Vedtekter. Foreningens offisielle navn er: Login - Linjeforening for IT. Foreningen ble stiftet

Transkript

1 1 Foreningens navn Vedtekter Foreningens offisielle navn er: Login - Linjeforening for IT. Foreningen ble stiftet Formål Linjeforening for studenter ved avdeling for informatikk og medieteknikk ved Høgskolen i Gjøvik (HiG). Linjeforeningen skal arbeide for å forbedre studiemiljøet på HiG ved å bidra til å arrangere faglige og sosiale aktiviteter, gjerne i samarbeid med næringsliv og forelesere på HiG, samt være bindeleddet imellom studier og næringsliv. Foreningen skal være en partipolitisk uavhengig og frivillig idéell organisasjon. 3 Medlemskap Alle registrerte bachelor- og masterstudenter ved avdeling for informatikk og medieteknologi (IMT) på Høgskolen i Gjøvik, samt geomatikk og geografiske informasjonssystemer. 3.1 Medlemmers rettigheter Som medlem i linjeforeningen har man: Rett til å delta på linjeforeningenes arrangementer. Rett til å fremme sitt syn på linjeforeningens virke. Rett til å stemme på årsmøtet, og være valgbare til tillitsverv. Rett til innsyn i linjeforeningens vedtak og regnskap. Rett til å sende inn skriftlig det de ønsker at skal bli tatt opp i styremøter. Medlemmer som har utført arbeid for linjeforeningen har rett til å få en attest på dette fra styret ved forespørsel. 3.2 Opphør av medlemskap Medlemskap i linjeforeningen vil opphøre når kravet for medlemskap ikke lenger er oppfylt. Styret kan ekskludere et styremedlem, jfr Årsmøte Årsmøtet er linjeforeningens høyeste myndighet. Årsmøtet avholdes én (1) gang per kalenderår under vårmesteret. Styret har i ansvar å samle inn saker som medlemmene ønsker å sette på dagsorden. Årsmøtet innkalles av styret med minst tre (3) ukers varsel, til medlemmenes skole e- postadresse. Forslag fra medlemmer som skal behandles på årsmøtet skal være sendt inn til styret senest to (2) uker før årsmøtet. Fullstendig saksliste må være tilgjengelig for medlemmene senest en (1) uke før årsmøtet. Årsmøtet er vedtaksført med det antall stemmeberettigede medlemmer som møter. Ingen har mer enn én (1) stemme, og stemmegivning foregår med håndsopprekning. 1

2 Når et valg foregår, må en kandidat for å anses som valgt ha oppnådd mer enn halvparten av de gitte stemmene. Hvis ingen kandidater har oppnådd dette i første omgang, skal det foretas et bundet omvalg mellom de to (2) kandidatene som har oppnådd flest stemmer. Etter denne avstemmingen anses de valgt som har fått flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. 4.1 Årsmøteprosess Årsmøtet skal ledes av linjeforeningens styreleder, med linjeforeningens sekretær som referent. Dersom ingen av disse er tilgjengelige, herunder regnes også nestleder, skal styret velge ordstyrer og referent. Linjeforeningens vedtekter skal godkjennes på årsmøtet, jfr Årsmøtets oppgaver: 1. Valg av referent, tellekorps og protokoll underskrivere. 2. Godkjenne innkallingen. 3. Godkjenne sakslisten. 4. Behandle innkommende forslag og saker. 5. Vedta foreningens budsjett for neste periode. 6. Godkjenne vedtektene. 7. Foreta valg av: (a) Leder (b) Nestleder (c) Sekretær (d) Økonomiansvarlig (e) Teknisk ansvarlig 4.2 Ekstraordinært årsmøte Ekstraordinære årsmøter holdes når styret bestemmer det, eller minst en tredjedel av de stemmeberettigede medlemmene (også ved årsmøtet) krever det. Ekstraordinært årsmøte kan bare behandle og ta avgjørelse i de sakene som er kunngjort i innkallingen. Ekstraordinært årsmøte godkjenner vedtak med 2 3 flertall. 5 Styret Styret er høyeste myndighet mellom årsmøtene, og de plikter å handle i samsvar med formålsparagrafen. Styret kan godkjenne vedtak i alle saker dersom dette ikke strider med vedtektene. Enhver som påtar seg verv i linjestyret skal være lojal mot linjeforeningen og vise skjønn med tanke på hvilken informasjon som er forbeholdt styrets medlemmer. Kandidater som stiller til styrevalg må melde seg til styret senest dagen før årsmøtet, og kandidatene kan bli bedt om å presentere seg for de fremmøtte ved årsmøtet før avstemning. Styremedlemmer skal ikke ha noen form for lønn eller godtgjørelser, unntaket er refusjon for faktiske utgifter. Dette skal fremgå i regnskapet. Styret skal: 2

3 1. Iverksette årsmøtets bestemmelser. 2. Sørge for den daglige driften av Login - Lineforeningen for IT. 3. Oppnevne etter behov komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide instruks for disse. 4. Administrere og føre nødvendig kontroll med Login - Linjeforeningen for IT s økonomi i henhold til de til enhver tid gjeldende vedtekter. 5. Representere Login - Linjeforeningen for IT utad. Styremøtene er lukket for andre enn styremedlemmene. Styret kan likevel med konsensus invitere utenforstående ved behov. Innkalling til styremøter sendes til hvert styremedlem ut senest en (1) uke før møtet. Styret er beslutningsdyktig ved oppmøte av minimum tre (3) styremedlemmer på ordinære styremøter. Styremøtene ledes av møteleder, som selv avgjør når møtet settes og heves. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet teller møtelederens stemme dobbelt. Etter årsmøtet skal det minimum være en to (2) ukers overlappingsperiode mellom sittende og påtroppende styre. 5.1 Styrets sammensetning Styret velges på årsmøtet for en (1) periode av gangen, og stillingene i styret er som følger; leder, nestleder, økonomiansvarlig, sekretær og teknisk ansvarlig hvis titler og arbeidsoppgaver kan bestemmes av styret. Det sittende styret skal utpeke sin lederkandidat til neste styreperiode, for å sikre kontinuitet i linjeforeningens arbeid. Styret har også fullmakt til å supplere seg selv ved behov mellom årsmøtene. 5.2 Leder Lederen kaller inn til årsmøte og alle styremøter, og er ordstyrer ved disse. Lederen utarbeider møteplan og saksliste før alle møter, og sørger for at disse overholdes. 5.3 Nestleder Ved leders fravær fungerer nestleder som stedfortreder, og overtar alle dens plikter og oppgaver. Nestleder skal alltid være oppdatert på linjeforeningens foretak. 5.4 Økonomiansvarlig Økonomiansvarlig har det overordnede kontrollansvar for linjeforeningens økonomi og disponerer linjeforeningens konti. Økonomiansvarlig skal til enhver tid ha oversikt over linjeforeningens økonomi. Økonomiansvarlig kan ikke alene godkjenne vedtak som angår økonomien, jfr. 6. Økonomiansvarlig skal i samarbeid med ansvarlig for faglige og sosiale arrangementer utarbeide budsjett for arrangementet. 5.5 Sekretær Sekretær er referent ved alle styre- og årsmøter, og har ansvar for å reservere møterom. Sekretær har ansvar for å gjøre referat tilgjengelig for alle styrets medlemmer, og linjeforeningens medlemmer etter årsmøte. Sektretær er ansvarlig for arkivering av alle internt utarbeidede dokumenter, samt all korrespondanse mellom Login og eksterne aktører. 5.6 Teknisk ansvarlig Teknisk ansvarlig har ansvar for oppretting, vedlikehold og drift av hjemmeside og andre aktiviteter linjeforeningen har på Internett. 3

4 6 Økonomi Styret er ansvarlig for linjeforeningens økonomi i kraft av de vedtak som godkjennes. Linjeforeningens midler skal kun brukes etter linjeforeningens formål, jfr. 2. Styret eller medlemmer av styret er bare personlig økonomiske ansvarlige hvis de har vist grov uforsvarlig disponering av midler, eller har handlet til egen personlig økonomisk vinning. Linjeforeningen kan ikke ta opp lån. Regnskapsåret følger kalenderåret (1. januar desember). Leder og økonomiansvarlig kan i fellesskap vedta økonomiske utgifter på inntil ti tusen kroner (10 000,- NOK), styret skal da orienteres om dette på neste styremøte. Utgifter over ti tusen kroner (10 000,- NOK) må godkjennes av styret. 6.1 Økonomisk støtte For at enkelt arrangementer skal motta økonomisk støtte fra linjeforeningen, må det være levert skriftlig søknad til linjeforeningen. Den skriftlige søknaden skal inneholde et dokument som forklarer arrangementet og hvem det skal involvere, samt et ferdig utkast til budsjett. Styret tar stilling til om støtte skal gis. Linjeforeningen sine penger skal ikke gå til arrangementer med mye alkohol. Det skal ikke gis støtte til arrangementer som bare favoriserer en del av linjeforeningens medlemmer, eller diskriminering av personer på noen måte. 6.2 Støtte til grupper Linjeforeningen står fritt til å støtte grupper og lag på skolen som gjennomfører faglig relevante prosjekter og aktiviteter. For at grupper eller lag skal motta økonomisk støtte fra Login, må det være levert skriftlig søknad til styret i linjeforeningen. Den skriftlige søknaden skal inneholde et dokument som forklarer bruksområde for de økonomiske midlene, samt et ferdig utkast til budsjett. Styret tar stilling til om støtte skal gis. Økonomisk støtte til grupper som oppfattes som useriøs eller ekskluderende mot andre Login-medlemmer, vil automatisk bli avslått. Dersom gruppen opphører skal utstyr som er sponset av Login tilbakefalle Logins eie. Styret må selv ta en vurdering av hvordan dette skal disponeres i fremtiden. 7 Advarsel, eksklusjon og mistillitsforslag 7.1 Advarsel og eksklusjon Ved mindre brudd på vedtektene av en eller flere av styrets medlemmer vil føre til en skriftlig advarsel fra styret. Ved grove eller gjentatte brudd på vedtektene kan i verste fall medføre eksklusjon fra styrets aktiviteter. Styret avgjør ved styrevedtak om eksklusjon fra styrets aktiviteter skal inntreffe. 7.2 Mistillitsforslag Mistillitsforslag kan reises av hvilket som helst medlem av linjeforeningen. Mistillitsforslag kan gjelde for følgende: Enkelte styremedlemmer, komitémedlemmer og/eller styrets prioriteringer, herunder enkeltvedtak fattet av styret. Mistillitsforlsag sendes inn skriftlig til det sittende styret. 4

5 7.3 Prosessen ved eksklusjon eller mistillitsforslag Styret skal ta stilling til alle eksklusjonsvedtak og mistillitsforslag. Skriftlig svar skal gis og begrunnes. Dersom eksklusjonen fra styret ikke blir akseptert eller den som reiser mistillitsforslaget ikke aksepterer svaret, må en ny og begrunnet skriftlig klage sendes inn til styret. Ved andregangs klage skal styret opprette en komité dersom dette er hensiktsmessig. Komiteen skal bestå av klager, styreleder, én nøytral megler, samt én nøytral observatør og referent. Nøytral tilsier akseptert av begge parter. Observatør og referent skal ikke delta i meglingen, men observere passivt. Hvis klager får medhold i komiteen, må styret innrette seg og behandle saken på neste styremøte. 8 Om vedtekter Reviderte vedtekter trer i kraft to (2) uker etter avholdt årsmøte. Årsmøtet kan med 2 3 flertall vedta at en vedtaksendring trer i kraft på et senere tidspunkt, men før neste årsmøte. Tolking av vedtektene tilligger styret. Vedtektene skal være de gjeldene lover og regler for linjeforeningen. 8.1 Endring og godkjenning av vedtekter Alle sider ved linjeforeningens vedtekter kan endres, med unntak av oppløsning, jfr. 9.1, herunder formålsparagrafen, hovedparagrafer og underparagrafer med tilhørende underpunkter. Alle linjeforeningens medlemmer kan fremme forslag til endring av vedtektene. Forslag til endring i vedtektene skal rettes skriftlig til styret. Innholdet i vedtektene kan kun vedtas endret på årsmøtet med 3 4 flertall. 9 Oppløsning og navneendring 9.1 Oppløsning ( 9.1 kan ikke endres.) Linjeforeningen kan kun oppløses ved enstemmig vedtak i styret, med påfølgende innkalling til en ekstraordinært årsmøte. I årsmøtet kreves det 2 3 flertall for at styrets vedtak skal tre i kraft og linjeforeningen oppløses. Sammenslutning med andre foreninger anses ikke som oppløsning av Login - Linjeforeningen for IT. Om Login - Linjeforeningen for IT slutter å fungere, skal foreningens eiendeler og midler oppbevares av Høgskolen i Gjøvik i fem (5) år. Er det i dette tidsrommet ikke kommet i gang aktivitet igjen, skal midlene gå til sosiale tiltak på linjene som er listet opp i medlemskap, jfr. 3. 5

6 9.2 Navneendring Styret kan kun fremme navneendring av linjeforeningen ved enstemmig vedtak i styret. Dette skal kun skje med påfølgende innkalling til ekstraordinært årsmøte, hvor det kreves flertall for at styrets navneendringsvedtak skal tre i kraft. 2 3 Dersom det foreligger enighet om navneendring, skal styret nedsette en komité som tar imot forslag fra medlemsmassen, og presentere disse under årsmøtet hvor navnevalg avgjøres ved 2 3 flertall. 6