Lenvik kommune ELIN-k i Lenvik kommune 15.04.09
Godkjent av: Side 2 av 2 Innhold 1. Sammendrag... 3 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen... 3 3. Målrealisering... 4 4. Prosjektorganisering... 5 5. Erfaringer som samspill kommune... 5 6. Viktige erfaringer... 6 7. Regnskap... 7 8. Avslutning... 8 Vedlegg... 8
Godkjent av: Side 3 av 3 1. Sammendrag Lenvik kommune ble invitert til å delta i Samspillkommune-prosjekt 30. Lenvik kommune startet opp Distriktsmedisinsk senter (DMS) 1.oktober 2004, og er også interkommunal legevakt for flere kommuner. Samarbeid både på tvers av kommunegrenser og innad i kommunen er derfor viktig å få til, og samspillkommune-prosjektet en unik mulighet for Lenvik kommune til å utvikle og forbedre sine samhandlingsrutiner. Samhandlingsbehovet er stort, og dermed er ELIN-k-prosjektet med på å kunne gjøre dette lettere, sikrere og mer effektivt. Første nettverksamling var 2 dager på Gardermoen den 28.10.08. Har var det 3 representanter fra kommunen som møtte, og de fikk et godt inntrykk av prosjektet, og var positive når de kom hjem igjen. Prosjektleder ble ansatt etter denne nettverksamlingen, noe som gjorde at prosjektleder ikke deltok på den første nettverksamlingen. Det var noe ugunstig, og prosjektleder brukte en del tid på å sette seg inn i prosjektet. Men etter mye dialog med prosjektleder i NSF, og mye lesing av dokumenter ble det etter hvert klart hva kommunen måtte arbeide med, og hvilke utfordringer kommunen stod over. Det ble på første prosjektmøte med ledelsen innen pleie- og omsorg i kommunen, at kommunen i første omgang skulle fokusere på elektronisk samhandling innad i kommunen. Vi skulle ikke ta med andre kommuner nå. Forprosjektplanen ble godkjent i januar. Den inneholder en beskrivelse på de ulike oppgaver og utfordringer som må gjennomføres før et hovedprosjekt kan starte. Det skulle inngås avtale med hjemmesykepleien avd. Finnsnes og Legekontoret DMS. Rapporter og retningslinjer for elektronisk samhandling, opplæringsplan og månedlige telefonsamtaler med Sissel Skarsgaard var noe vi skulle arbeide med i forprosjektperioden. De utfordringer som lå i prosjektet for Lenvik kommune var å få tatt i bruk hele EPJ, blant annet medisinkardex, få oppdaterte hovedkort. I prinsippet var det kun plan/rapport som var tatt i bruk i kommunen, med unntak av én sykehjemsavdeling, som har tatt i bruk medisinkardex. Gjennom forprosjektet har det vært et mål å få gjennomført opplæring, og tatt i bruk medisinkardex i hjemmesykepleien avd. Finnsnes. Dette har ikke lykkes, men det er avtalt med virksomhetsleder og fagleder ved hjemmesykepleien avd. Finnsnes at dette skal gjøres i løpet av våren/høsten. Dette er noe som må være på plass før et hovedprosjekt kan starte opp. Andre oppgaver i forprosjektet var å få koblet pleie og omsorg opp mot Norsk Helsenett, innhente tilbud på programvare fra leverandørene. Det skulle lages rutiner for elektronisk samhandling og rutiner for avvikhåndtering, og prosjektet skulle forankres i kommunen. 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen I forprosjektbeskrivelsen hadde vi satt opp en plan for gjennomføring av prosjektet. De administrative oppgavene er gjennomført i henhold til planen. Prosjektbeskrivelse med kostnads- og finansieringsplan er levert og godkjent. De månedlige oppgavene, som telefonmøter, timeregistrering og statusrapporter er utført i henhold til planen. og hovedprosjektbeskrivelse skal også leveres innen fristene. De tekniske oppgavene bestod i å inngå avtale med Norsk Helsenett. Det viste seg at kommunen allerede var tilkoblet Norsk Helsenett, og det eneste man trengte å gjøre var å opprette en EDI-adresse til Pleie og Omsorg i kommunen. Dette arbeidet er nå i gang. Vi har valgt å opprette èn adresse for hele Pleie og Omsorg. Vi har innhentet tilbud fra de ulike leverandørene. Det er ikke inngått avtale med noen av disse. Det vil gjøres ved oppstart av hovedprosjektet. Vi avventer anskaffelse av
Godkjent av: Side 4 av 4 PKI/virksomhetssertifikat, men har innhentet pris på dette. Alle leger ved legekontoret har egen PKI, men det er ikke alle legene som har tatt dette i bruk. Derfor kan det hende at det må ny opplæring til her. De personellmessige oppgavene har vist seg å bli noe mer utfordrende å få til. Det er ikke gitt ny opplæring i alle deler av elektronisk pasientjournal, der i blant medisinkardex. Derfor er ikke dette tatt i bruk. Dette må gjøres før vi starter opp et hovedprosjekt, da medisinopplysninger er noe som skal være med i de elektroniske meldingene. Opplæringen av personellet må gjøres før et hovedprosjekt starter opp, og det må være tatt i bruk. Dette vil medføre noen kostnader for kommunen. I første omgang må sykepleierne ved Hjemmesykepleien avd. Finnsnes gis opplæring, og det må vurderes mulighetene for å få pc-tilgang på medisinrommet. I forhold til det å planlegge opplæring for de ansatte i elektroniske meldinger, er dette tatt med i budsjettet for hovedprosjektet. Vi planlegger å bruke en dag opplæring på sykepleierne i Hjemmesykepleien avd. Finnsnes. På legekontoret blir det satt av ca 3 timer til opplæring av legene. De organisatoriske oppgavene er stort sett gjennomført. Prosjektet er forankret i egen organisasjon. Det er etablert en samarbeidsavtale om elektronisk samhandling med Finnsnes Legekontor DMS og Hjemmesykepleien avd. Finnsnes. Det eneste som gjenstår er å utarbeide endelige retningslinjer for bruk av de elektroniske meldingene, og utarbeide rutiner for avvikshåndtering. Dette arbeidet er startet, men de endelige rutinene må utarbeides når hovedprosjektet starter opp, og vi ser hvordan meldingene vil fungere. 3. Målrealisering Kommunen hadde som hovedmål at kommunen skulle være klar til å ta i bruk kommunale meldinger mellom PLO og legekontoret når vi starter opp med hovedprosjektet. Vi skulle gjennom dette Samspillkommune-prosjektet skaffe oss en oversikt over hva som kreves i form av personellressurser, opplæring, tid, tekniske løsninger og økonomi for å kunne starte med elektronisk meldingsutveksling. Vi har gjennom dette forprosjektet fått en god oversikt over hva som må gjøres når vi starter opp med hovedprosjektet og hva vi må få på plass. Det er ennå en del arbeid som gjenstår, og som må gjøres når hovedprosjekt starter opp. Mye av dette er ting som ikke kan gjøres før dette er bestemt. For eksempel avtaleinngåelse med leverandørene og installasjon av programvare. Videre følger en oversikt over de oppgavene som var satt inn i milepælsplanen, og status på disse: Forprosjektbeskrivelse og budsjett er godkjent: Utført Avtale med samarbeidspartnere er inngått: Utført Rutiner og avvikshåndtering for bruk av meldinger er utarbeidet: Delvis utført. Her benyttes Tromsøs utgave som mal. Denne endres etter hvert som meldingene prøves ut, og evalueres. Avtale om tilkobling mot Norsk Helsenett er inngått: Utført. Kommunen var koblet opp mot Norsk Helsenett. Det som gjenstår er å lage en egen EDI-adresse for pleie og omsorg i kommunen. Dette arbeidet er i gang nå.
Godkjent av: Side 5 av 5 Avtale med leverandør av programvare er inngått: Utsatt. Har innhentet tilbud fra ulike leverandørene. Disse er gått igjennom, men det blir ikke inngått avtale med disse, og installert før hovedprosjektet starter opp. Dette er fordi kommunen ikke ønsker å betale for årlige vedlikeholdskostnader når programmene ikke blir tatt i bruk før hovedprosjektet starter. Det må tas stilling til hvilken leverandør vi skal velge. Tilbudene er lagt ved denne rapporten. Opplæring for å ta i bruk hele EPJ i kommunen: Ikke utført. Dette har vist seg å være noe mer komplisert enn først antatt. Med dette punktet tenkte man i først omgang på å få innført medisinkardex. Det har vært en del frem og tilbake for om dette var nødvendig, eller om man kunne ha det slik som man bruker det i dag. Men nå er det klart at medisinopplysninger SKAL legges ved når man sender elektroniske meldinger, og at det derfor vil være nødvendig å ta i bruk elektronisk medisinkardex. Derfor er dette noe som må gjøres før man kan starte opp med elektronisk meldingsutveksling. Dessverre har vi ikke kommet i gang med dette i forprosjektperioden. Definert og planlagt opplæringsbehov for hovedprosjekt: Delvis oppnådd. Opplæring avventes til programmene er kjøpt og installert. Men det er definert hvem som skal ha opplæring, og ca hvor mye opplæring som skal gis. I hjemmesykepleien er det sykepleierne som får opplæring, og vi beregner ca 4 timer opplæring på hver. På legekontoret er det legene som får opplæring, de beregner vi ca 2 timer opplæring på, i og med at de er vant til å motta og sende elektroniske meldinger med sykehuset. 4. Prosjektorganisering Rådmannen i Lenvik kommune har siden oppstart av prosjektet vært involvert og engasjert i prosjektet. Rådmannen har vært en del av styringsgruppa, sammen med 2 kommunalsjefer og økonomisjef i kommunen. Styringsgruppa er beslutningsdyktig slik at ved behov kan viktige avgjørelser kan tas i forhold til omdisponering av personell, økonomi og lignende. Det er rådmannen som har vært kontaktperson for prosjektleder, og har informert de andre i styringsgruppen. Oppdatering av styringsgruppen skjer oftest via e-post til rådmannen, som tar dette videre til styringsgruppa. Underordnet styringsgruppen er prosjektgruppen. Her sitter det personer fra legekontoret, fagleder i hjemmetjenesten, IKT-sjef, systemansvarlig for Profil, en sykepleier på ei sykehjemsavdeling og prosjektleder. Prosjektet har vært organisert med en prosjektleder, som har ansvaret for den ukentlige fremdriften, holde oversikt, og skrive rapporter. Prosjektleder har ansvaret for å holde prosjektmøter, og informere styringsgruppen, og holde kontakten med prosjektledelsen i ELIN-k sentralt. Denne formen for organisering har fungert bra. Det er en fordel at Rådmannen har sittet i styringsgruppen, og vært eier av prosjektet i kommunen. Prosjektleder har kontinuerlig jobbet med prosjektet, sørget for fremdrift i prosjektet. Dette har helt klart vært en fordel. Kommunikasjon og samarbeid i organisasjonen har vært uproblematisk. 5. Erfaringer som samspill kommune De erfaringene Lenvik kommune har gjort seg med å være en samspillkommune har vært positive. Den første nettverksamlingen fikk ikke prosjektleder vært med på, da det ikke var klart hvem dette skulle være på det tidspunktet. Tre andre representanter fra kommunen var med på dette. De syntes det
Godkjent av: Side 6 av 6 hørtes ut som et spennende prosjekt. I og med at prosjektleder ikke var med på dette, og bare fikk informasjon fra de som hadde deltatt, gikk det en del tid for prosjektleder å sette seg inn i prosjektet, og alle maler som skulle utfylles. Andre nettverksamling var spennende, og lærerik. Men det skulle ha vært mer tid til samtale og utveksling av erfaring med de andre kursdeltakerne. Gjennom prosjektperioden synes vi det har vært litt lite informasjon fra Elin-k. Det har vært lite oppdateringer på internettsidene, noe vi i Lenvik kommune har savnet. Det vi har savnet er oppdateringer på hvordan fremgangen i prosjektet har vært, informasjon om hvordan piloteringen av elin-k meldingene går og liknende. Telefonmøtene med Sissel Skarsgaard har vært informative og hun har gitt gode råd i forhold til hva som bør være fokus videre, og hva som er viktig å arbeide videre med. Disse møtene skulle helst ha vart mer enn i 20 minutter, da det ofte ble for kort tid. Sissel Skarsgaard har vært flink å svare på spørsmål, og henvist videre til rådgivingsgruppen der det har vært mest hensiktsmessig. Rådgivningsgruppen har også vært veldig god å ha når man står litt fast, og trenger tips til forskjellige ting i prosjektet. Disse har blitt brukt mye. Det har vært positivt å få utveksle erfaringer med disse kommune, som er kommet noe lenger i prosjektet enn det vi er. Rådgivningsgruppa har gjort en del oppgaver enklere for oss, siden vi har fått råd og forslag fra dem når det har vært noe vi har lurt på. Det har vært nyttig å ha kontaktopplysninger til de øvrige samspillkommunene, siden man da kan ta kontakt med dem man ønsker, og utveksle erfaringer. Prosjektleder har vært på besøk i Dyrøy kommune og Tromsø kommune, for å se hvordan de har arbeidet med prosjektet. I Tromsø fikk jeg se hvordan meldingsutveklingen fungerte, og fikk mange råd og vink hos prosjektleder der. Det som er positivt med å opprette kontakt med andre samspillkommuner, er at man har noen å rådføre seg med senere, også etter at prosjektet er avsluttet. Dette kan kanskje igjen føre til et samarbeid mellom kommunene, og som igjen kan resultere i at man samarbeider om andre prosjekter. Når det gjelder samarbeid med legekontoret har det gått problemfritt. De har vært representert i prosjektgruppa, og det har ikke vært noe problem å avtale møter med dem. De har vært positive til prosjektet siden oppstart. Videre oppfølging når vi skal i gang med hovedprosjekt ville vært nyttig. Det hadde vært bra å få litt veileding når man skal starte opp med dette arbeidet. I forprosjektet har jeg vært ansatt i 50 % stilling som prosjektleder, og har samtidig arbeidet 35 % natt i hjemmesykepleien. Dette har stort sett fungert veldig bra. Dette fordi jeg har kunnet tilpasse arbeidstid som prosjektleder litt selv, og derfor har det fungert bra for meg. Men det har vært noen dager da jeg har måttet gå fra nattevakt og rett over på dagvakt for å være med på møter. Dette har vært slitsomt, men det har kun vært noen få tilfeller. Jeg synes også det er positivt å være ute i tjenesten, og ha god kjennskap til rutiner, slik at det kanskje vil være noe lettere å starte opp med meldingsutveksling. Jeg har kunnet informere sykepleierne som arbeider i hjemmesykepleien avd. Finnsnes om hva prosjektet innebærer, og jeg håper det vil være positivt når vi starter opp med et hovedprosjekt. De har da kjennskap til prosjektet. Så alt i alt synes jeg at det har fungert bra å jobbe i ei kombinert stilling som prosjektleder og sykepleier. 6. Viktige erfaringer Gjennom forprosjektet er det avdekket at det er nødvendig at det er felles rutiner, og at alle ledd forplikter seg til å følge disse rutinene. Disse rutinene må utarbeides i samarbeid med de som skal bruke elektronisk meldingsutveksling, slik at rutinene blir fulgt.
Godkjent av: Side 7 av 7 Det som jeg som prosjektleder har erfart er at det hadde vært en fordel med gode datakunnskaper i et slikt prosjekt som dette. Det har vært litt utfordrende å forstå de ulike ord og uttrykk når jeg skulle innhente tilbud fra de ulike programleverandørene. Derfor skulle det ha vært en med-prosjektleder med IT-bakgrunn, som hadde en større forståelse for disse terminologiene, og som hadde et medansvar for prosjektet. Men det har vært en god erfaring for meg som prosjektleder å få gjøre disse oppgavene også, og jeg har fått noe hjelp fra IKT-sjef. 7. Regnskap Regnskapet for prosjektet er betydelig mindre enn det som var budsjettert. Det var i budsjettet tatt med midler til opplæring, og i og med at dette var noe som ikke ble gjennomført i prosjektperioden, er denne posten ikke brukt i regnskapet. Vi hadde også budsjettert med høyere lønnsutgifter enn det som er brukt. Dette kommer nok av at møter har funnet sted i arbeidstiden til de som er involvert i prosjektet, og de har fått sin vanlige lønn. Derfor er dette litt misvisende i regnskapet. I regnskapet er det kun prosjektleder sin lønn som er med. REGNSKAP 2008-2009 - PROSJEKT ELIN-k Art Art(T) Regnskap 103002 Engasjementer/ prosjekter 83 828,00 104000 Overtidslønn 120,00 105000 Annen lønn og trekkpl. godtgj. 83,00 109000 Pensjonspremie KLP 15 081,00 109003 Kollektiv ulykke/gr.livsforsikringer 155,00 109900 Arbeidsgiveravgift 5 043,74 0 Lønn 104 310,74 115002 Andre kursutgifter (opph/billetter) 10 305,00 116000 Kjøregodtgjørelse 386,00 116001 Kostgodtgjørelse diett 265,00 1 Kjøp av varer og tjenester 10 956,00 142900 Mva utenfor mva-loven 626,00 4 Overføring til andre 626,00 1 Utgift 115 892,74 254 Pleie, omsorg, hjelp i hjemmet 115 892,74 38121 UTGIFTER PROSJEKT 93812 - ELIN-k 115 892,74
Godkjent av: Side 8 av 8 8. Avslutning Videre fremdrift er å planlegge når et hovedprosjekt skal starte opp. Hvis alt går i orden, og prosjektet kommer inn i kommunebudsjettet for 2010, starter vi opp hovedprosjekt i januar 2010. Med utgangspunkt i malen for hovedprosjektet, må det lages en videre plan for iverksetting av elektroniske meldinger mellom pleie og omsorg og legekontoret. Det skal inngås avtale med programleverandørene, og det må også settes i gang opplæring av de ansatte. Retningslinjer og rutiner må utarbeides, og godkjennes. Det må tas med i beregningen til at Senjalegene skal starte opp, og dette vil ha innvirkning på hvordan vi skal bredde prosjektet videre til de andre avdelingene etter hvert. Et kommunesamarbeid vil da kanskje være nødvendig. Det vi også må tenke på er at vi har et privatpraktiserende legekontor, Hamna Legekontor, som vi må få med oss i prosjektet etter hvert, da de har en stor andel pasienter på sine lister. Dette er ting som må arbeides videre med når et hovedprosjekt starter opp, og få de med etter hvert. Vedlegg Vedlegg 1: Tilbud fra Visma Vedlegg 2: Tilbud fra Dips Vedlegg 3: Prisoverslag fra Profdoc, Winmed Vedlegg 4: Prisoversikt på de to ulike mulighetene vi har på programvalg