S T Y R E S A K # 20/01 Vedrørende: STYREMØTET DEN 17.06.14 Forslag til vedtak: BYGGESAKEN KHIBS PROSJEKTORGANISERING Styret tar statusgjennomgang for nytt bygg til orientering og gir sin tilslutning til den interne prosjektorganiseringen. Vedlegg: Saksfremlegg Statusrapport pr 31. mai 2014 KHiBs organisasjonskart for byggeprosjektet Tidligere dokumenter: Styresak 20/01 i styremøte 08.04.14 Bergen, den 10.06.14 1
Saksfremlegg Byggesaken KHiBs prosjektorganisering Som styret har vært orientert om, sist i styremøte i april 2014, arbeides det nå intensivt med planlegging av nybygget og byggestart. I dette saksfremlegget beskrives KHiBs prosjektorganisering og status for arbeidet. 1) Overordnet organisering Styret har tidligere fått forelagt brev om prosjektråd og således prosjektets overordnete organisering. Prosjektrådet ledes av Kunnskapsdepartementet (KD), mens Kommunal- og moderniseringsdepartementet og Kunst- og designhøgskolen er deltakere. Prosjektrådet har hatt to møter. Vedlagt følger statusrapport pr 31. mai 2014. 2) Intern prosjektorganisasjon KHiB har etablert sin interne prosjektorganisasjon. Byggesaken involverer alle ansatte på ulik måte. Vedlagt følger organisasjonskart for prosjektet. Det er etablert en styringsgruppe og en prosjektgruppe. Underliggende arbeidsgrupper med mer spesialiserte oppgaver vil etableres underveis i prosessen. Styringsgruppen består av rektor og høgskoledirektør, mens prosjektgruppen ledes av prosjektleder, der dekaner, økonomisjef, tillitsvalgt og hovedverneombud er medlemmer. På den måten sikrer vi både at avdelingene trekkes tett inn i arbeidet, samtidig som økonomispørsmål og arbeidstakerinteresser er hensyntatt. Studentenes medvirkning vil vi sikre gjennom jevnlige møter i læringsmiljøutvalget, der byggesaken blir drøftet på alle møter. Prosjektets organisasjonskart følger vedlagt. 3) Prosjektgruppens oppgaver Prosjektgruppen er gitt følgende hovedoppgaver: Tett oppfølging av byggeprosjektet fra brukerståstedet. Sikre brukers medvirkning i de ulike fasene i prosjektet Utarbeide oversikt over brukerutstyr og inventar, samt kostnader med dette Lede prosessene som er knyttet til flyttingen, herunder forestå de anskaffelser som er vårt ansvar Sikre at KHiBs ordinære oppgaver forløper som normalt i hele byggeprosessen Etter hvert som arbeidet med nybygget skrider frem vil det trolig være nødvendig å revidere og konkretisere prosjektgruppens arbeid ytterligere. 4) Brukerutstyr Perioden fra desember og frem til i dag har i all hovedsak gått med til å gå igjennom byggets plantegninger og detaljene rundt bygg- og brukerutstyr som er registrert i Statsbygg sin utstyrsdatabase. Deler av dette arbeidet er fullføring av forprosjektet, mens vi også er på god vei over i detaljprosjektet. Det er nødvendig å forsikre oss om at det som er registrert er på et godt nok detaljeringsnivå i forhold til byggestart (såkalt byggpåvirkelig brukerutstyr). 1
Brukerutstyr bevilges KHiB med en beløpsramme på 15-20% av styringsrammen for byggeprosjektet, som pr i dag er 934 mill kr. I etatstyringsmøtet fikk vi bekreftet at dette er en bevilgning som vil bli stilt til rådighet for KHiB i løpet av byggeprosjektet. Det er ikke forventet en spesifisert søknad, og KHiB kan planlegge med at det kommer en bevilgning. I månedene mars, april og mai har det vært arbeidet intensivt med å få på plass en tilfredsstillende og kostnadseffektiv løsning knyttet til detaljering og anskaffelse av brukerutstyr. Gjennom samtaler med Statsbygg og vårt referanseprosjekt ved Høgskolen i Bergen har vi kommet frem til at det er nødvendig at KHiB selv tar hovedansvaret for brukerutstyrsprosjektet, men at vi vil måtte knytte til oss ekstern kompetanse for å få gjennomført dette. Dette har ført til at vi har inngått en avtale med Inventura for bistand til brukerutstyrs- og interiørprosjektet. Inventura er KHiBs rammeleverandør for tjenester knyttet til anskaffelser, og de har betydelig erfaring med tilsvarende prosjekter bl.a. ved Norges handelshøyskole, Høgskolen i Bergen og Avinor (Bergen lufthavn). 5) Utfordringer som det arbeides med I denne fasen jobbes det med 3 hovedproblemstillinger: a) Samarbeidet med Statsbygg er i godt gjenge det er etablert faste møtepunkter med prosjekteier og prosjektleder fra Statsbygg og KHiBs styringsgruppe. KHiBs prosjektleder deltar jevnlig på møter i Oslo sammen med Statsbygg, Snøhetta og underleverandører i byggeprosjektet. Videre får KHiB jevnlig oversikt over aktiviteter i byggeprosjektet noen uker fremover i tid, samt at vi har fått detaljerte planer for prosjektet ut 2014. b) KHiB må innen kort tid gå ut med en anbudsforespørsel knyttet til interiør i nybygget. Dette utføres gjennom vår avtale med Inventura. c) Arbeidet med å få på plass oversikt og kostnader med øvrig brukerutstyr må intensiveres. 6) Oppsummering I denne saken gis styret en oppsummering over status for fremdrift i byggeprosjektet. Videre bes styret om å godkjenne KHiBs prosjektorganisering. Forslag til vedtak: Styret tar statusgjennomgang for nytt bygg til orientering og gir sin tilslutning til den interne prosjektorganiseringen. Bergen, 10.06.14 Cecilie Ohm høgskoledirektør 2 vedlegg 2
Prosjekt 12416 Kunst- og designhøgskolen i Bergen (Illustrasjon: Snøhetta) STATUSRAPPORT pr. 31. mai 2014 Beskrivelse: Prosjektleder: Prosjekteier: Godkjent: Statusrapport Hans Thomas Holm Lars Hoberg Dato: 4/6 2014. Sign: LaHo Statsbygg Side 1 av 9 Prosjekt 12416 KHiB
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OVERORDNET STATUS 3 1.1 FREMDRIFT 3 1.2 ØKONOMI 3 1.3 KVALITET 3 2 STATUS I PROSJEKTET 3 2.1 VIKTIGE HENDELSER FORRIGE PERIODE (JAN MAI 2014) 3 2.2 VIKTIGE AKTIVITETER NESTE PERIODE (JUN SEP 2014) 3 2.3 SPESIELLE UTFORDRINGER/FOKUSOMRÅDER 3 3 SIKKERHET, HELSE OG ARBEIDSMILJØ OG YTRE MILJØ 4 4 USIKKERHETER / MULIGHETER 4 4.1 AKTUELLE TOPP USIKKERHETER I PROSJEKTET 4 4.2 OPPFØLGING AV TOPP USIKKERHETER 4 4.3 MULIGHETER 5 4.4 ANDRE SPESIELLE FOKUSOMRÅDER OG TILTAK 5 5 ØKONOMI 5 5.1 SAMMENDRAG KOSTNADER / FORVENTET SLUTTKOSTNAD 5 5.2 RAMMER OG NØKKELTALL 6 6 FREMDRIFT 6 6.1 SAMMENDRAG FREMDRIFT 6 6.2 FREMDRIFTSMESSIGE MILEPÆLER KOMMENDE PERIODER 6 6.3 PLANLAGTE AKTIVITETER NESTE PERIODE 6 7 BRUKERMEDVIRKNING 7 8 KOMMUNIKASJON OG INFORMASJON 7 8.1 AKTIVITETER SISTE PERIODE 7 8.2 PLANLAGTE AKTIVITETER KOMMENDE PERIODE 7 9 KUNSTNERISK UTSMYKNING 7 10 MYNDIGHETSFORHOLD 7 11 VEDLEGG 7 11.1 TOTALPROSJEKTETS KOSTNADSUTVIKLING, OVERORDNET GRAFISK OVERSIKT 7 11.2 HOVEDFREMDRIFTSPLAN / HOVEDMILEPÆLER 8 11.3 BRUKERENDRINGSLOGG (TIDLIGERE PERIODER) 8 11.4 KUTTLISTE 8 Statsbygg Side 2 av 9 Prosjekt 12416 KHiB
1 OVERORDNET STATUS 1.1 Fremdrift Pr. dato følges fremdriften iht. plan. (Jfr. avsnitt 11.2 under.) 1.2 Økonomi Gjeldende styringsramme (P50), er MNOK 934,1. Alle akkumulerte kostnader i totalprosjektet er inkludert i dette beløpet. a) Økonomien er pr. dato tilfredsstillende. 1.3 Kvalitet Prosjektet har sterk fokus på kvalitet: Best mulig detaljprosjektering. Statsbygg har pr. medio mai valgt å prosjektere iht. en passivhus-standard. 2 STATUS I PROSJEKTET 2.1 Viktige hendelser forrige periode (jan mai 2014) a) Kontrahert de rådgivende ingeniørene. (Januar) b) Lean prosessplanlegging-seminar. (U 9 og 11.) c) Oppstart detaljprosjekteringen (mars) og oppstart av de såkalte sekvenssamlingene, dvs. 3 dager annenhver uke samles prosjektet hos ARK. d) Informasjonsmøte om byggeprosjektet for KHiBs prosjektgruppe (9/4). Naboinformasjonsmøte (23/4). e) Evaluere, kontrahere og planlegge kontrakt K 201 Riving-graving. f) Sende ut anbudsforespørsel (prekvalifikasjon) på fasadeentreprisen. g) Jevnlige brukerbeslutningsmøter hvor bl.a. detaljer for planer og utstyr gjennomgås. 2.2 Viktige aktiviteter neste periode (jun sep 2014) a) Starte opp kontraktsarbeidene for K 201 Riving-graving. b) Ytterligere naboinformasjonsmøte (forventet 18/6). c) Prekvalifisere anbydere og sende anbud til prising på fasadeentreprisen. d) Sende ut anbudsforespørsel for hovedbyggelederentreprisen. e) Videre utvikling av brukerbeslutningsmøtene og brukerkontakten. 2.3 Spesielle utfordringer/fokusområder Det er en utfordring for byggeprosjektet at det ennå ikke foreligger noe oppdrag for brukerutstyrprosjektet. Møter mellom Statsbygg og KHiB har vært avholdt for både å forklare og avklare nærmere. Statsbygg Side 3 av 9 Prosjekt 12416 KHiB
3 SIKKERHET, HELSE OG ARBEIDSMILJØ OG YTRE MILJØ SHA-parametere (iht. skjema 16-04-M5) Denne måned [antall] Akkumulert i prosjektet [antall] Fraværsskader, dvs. fravær utover skadedagen. 0 0 Loggførte SHA-avvik / RUH 0 0 Loggførte SJA-analyser 0 0 Loggførte miljø-avvik (alle typer) 0 0 Rapporterte timeforbruk i prosjektet 0 0 SHA = Sikkerhet-Helse-Arbeidsmiljø. SJA = Sikker-Jobb-Analyse. RUH = Rapport om Uønsket Hendelse. Rapportering har ennå ikke begynt. Starter opp sammen med riveentreprisen. 4 USIKKERHETER / MULIGHETER Oppdaterte analyser er ennå ikke avholdt. Planlagt oppstart fra juni 2014. I denne statusrapporten inkluderes tornadodiagrammet fra KS-2. De viktigste styrbare punktene (grønne kuler) kommenteres. 4.1 Aktuelle topp usikkerheter i prosjektet 1. Gjenstående prosjektutvikling 2. Prosjektorganisasjon 3. Generelle kostnader 4.2 Oppfølging av topp usikkerheter 1. Sterk fokus på temaer som følger prosjektets virtuelle bygging i BiM (bygningsinformasjonsmodell, et 3D-tegneverktøy og drofus, dvs. romfunksjonsdatabasen). Fremdriften skal gjenspeile den senere byggingen. Temaene deles opp i mindre og håndterbare størrelser med en rådgiver som ansvarlig for hvert tema slik at kvaliteten og all Statsbygg Side 4 av 9 Prosjekt 12416 KHiB
nødvendig informasjon til enhver tid er tilgjengelig og riktig. Lean prosessplanlegging skal bidra til at prosjekteringen kan utføres mest mulig rasjonelt med færrest mulig feil (omarbeidinger) og best mulig kvalitet. 2. Sterk fokus på et godt organisert team, kontinuerlig teambygging og riktige personer i de riktige rollene, og mest mulig tilstedeværelse på byggeplassen når hovedbyggeprosjektet starter opp. Det må også utvikles et tett samarbeid mellom byggeprosjektet og brukerutstyrprosjektet (avhengig av hvem som tildeles oppdraget) ettersom disse to prosjektene er sterkt knyttet til hverandre i et fremdriftsmessig gjensidig avhengighetsforhold. 3. De generelle kostnadene skal følges opp tett og fortløpende med hensyn til både kalkyler (som vurderes proaktivt), usikkerhetsvurderinger, hindringsanalyser ol. Nødvendigheten av generelle kostnader skal prioriteres i takt med at kostnadene kan forutses. 4.3 Muligheter Prosjektets tiltak med lean prosessplanlegging på alle nivåer og i alle ledd, både for prosjekteringen og senere for byggingen, forventes å gi gode effekter for prosjektet. Effektene kan ikke kvantifiseres økonomisk, men de forventes å påvirke både økonomi, fremdrift og kvalitet positivt. Et samhandlingsdokument som beskriver lean-tankene nærmere, vil utarbeides og vedlegges anbudsforespørslene. 4.4 Andre spesielle fokusområder og tiltak Byggeprosjektet («BP») har startet opp detaljprosjekteringen. Det har vært en utfordring at det fortsatt ikke foreligger noe oppdrag for brukerutstyrprosjektet («BUP»). Statsbygg har sammen med KHiB bl.a. utarbeidet matriser for brukerutstyr. Videre planer med tidsfrister for grensesnittsinformasjon må utarbeides når KHiB har besluttet om et «BUP»-oppdrag. Den som gis oppdraget (dersom bruk av eksterne), må delta tett sammen med prosjekteringsgruppen i detaljprosjekteringen og følge byggeprosjektets tidsfrister. Alle grensesnitt for arbeidene («BP vs. BUP») må avklares. 5 ØKONOMI 5.1 Sammendrag kostnader / Forventet sluttkostnad Pr. dato er sluttprognosen satt til P50. Statsbygg Side 5 av 9 Prosjekt 12416 KHiB
5.2 Rammer og nøkkeltall Nøkkeltallene for prosjektet er pr. 31.05.2014 med kroneverdi pr. 01.07.2013: Totalprosjektets kostnadsramme (P85) 1.037,8 MNOK Totalprosjektets styringsramme (P50) 934,1 MNOK Totalt utbetalt pr. 31.05.2014 på totalprosjektet 138,5 MNOK Forpliktet pr. 31.05.2014 på totalprosjektet 242 MNOK Totalprosjektets forventede sluttprognose 934 MNOK Forpliktet = Inngåtte avtaler + Utbetalt fra tidligere prosjektnr. (Hhv. 122+120) I rammene og totalt utbetalt inngår tomtekjøpet fra 2001 på 34 MNOK. Kunstutvalgets tildelte beløp, 7,4 MNOK inkluderer mva og fremtidige LPS og er følgelig fastlagt for resten av prosjektet. (DL-nr: 200000151-365, datert 21.11.2013.) Kuttlisten fra forprosjektet gjenfinnes i vedleggene. En grafisk økonomisk oversikt på overordnet nivå er ennå ikke utviklet. 6 FREMDRIFT Se også fremdriftsdiagrammet i avsnitt 11.2, som er forventet fremdrift pr. dato. 6.1 Sammendrag fremdrift a) Hele prosjekteringsgruppen (Snøhetta og Rambøll) er nå kontrahert og har startet sitt arbeid. b) Entreprisen for riving og graving er kontrahert i mai 2014. planlegging pågår. Oppstart forberedende arbeider på byggeplassen og påfølgende rivearbeider utføres deretter. c) Byggeprosjektet har frem til dato organisert og gjennomført alle nødvendige arbeider for brukerutstyret (K1-4) i samarbeid med KHiB. 6.2 Fremdriftsmessige milepæler kommende perioder En konkret og detaljert milepelsplan er under utarbeidelse. Datoer og prosesser utarbeides og konkretiseres i takt med at detaljprosjekteringen utvikles. Det planlegges å kontrahere en fasadeleverandør i Q3/2014. Det planlegges videre med å legge til rette for utarbeidelse av entrepriser for hovedbyggeledelsen, fundamentering og råbygg. 6.3 Planlagte aktiviteter neste periode a) Detaljprosjektering: Dimensjoneringer og detaljeringer av byggeprosjektet. Tre-dagers sekvenssamlinger hos ARK hver annen uke. b) Oppstart av entreprisen for riving og graving. c) Tilrettelegging for utarbeidelse av entreprisen for fasader. d) Grensesnittdragninger for brukerutstyrsprosjektet sammen med KHiB. e) Ferieavvikling vil bli en naturlig del av juli måned. Statsbygg Side 6 av 9 Prosjekt 12416 KHiB
7 BRUKERMEDVIRKNING Dette punktet vil inneholde aktiviteter knyttet til brukermedvirkning i perioden. Pr. dato har bruker medvirket til å kartlegge forhold vedrørende brukerutstyr som påvirker såvel byggeprosjektet som også brukerutstyrprosjektet. Bruker har også deltatt i de mulige optimaliseringene og strategiske avklaringene av bygget som ikke var blitt løst fra forprosjektet. 8 KOMMUNIKASJON OG INFORMASJON 8.1 Aktiviteter siste periode Informasjonsmøte for KHiB avholdt 9. april 2014. Naboinformasjonsmøte avholdt 23. april. 2014. 8.2 Planlagte aktiviteter kommende periode Ytterligere et naboinformasjonsmøte vil tentativt avholdes 18. juni. 9 KUNSTNERISK UTSMYKNING Oppdragsbrev ble sendt fra Statsbygg til KORO 21. november 2013. Kunstutvalgets tildelte beløp, 7,4 MNOK inkluderer mva og fremtidige LPS og er følgelig fastlagt for resten av prosjektet. (DL-nr: 200000151-365, datert 21.11.2013.) Kunstutvalget avholdt sitt første møte 26/5. 10 MYNDIGHETSFORHOLD Prosjektet har oversendt (pr. 29/1) komplett søknad om rammetillatelse. Tilbakemelding mottatt 22/5 med ønske om ekstra dokumentasjon på hvordan (forurenset) grunn tenkes håndtert i anleggsperioden, hvordan forurensning hindres, tiltak mot evt. radonfare og rammeplan for avløp. Punktene besvares og dokumentasjon oversendes. Igangsettingstillatelse for riving og graving kan iflg. Bergen Kommune gjennomføres uten at rammetillatelsen foreligger. Prosjektet har tett kontakt med Bergen Kommune. 11 VEDLEGG 11.1 Totalprosjektets kostnadsutvikling, overordnet grafisk oversikt En grafisk økonomisk oversikt på overordnet nivå er ennå ikke utarbeidet, men den vil utvikles til kommende statusrapporter. Statsbygg Side 7 av 9 Prosjekt 12416 KHiB
11.2 Hovedfremdriftsplan / Hovedmilepæler Oversikt hovedfremdriftsplan pr. april 2014. 11.3 Brukerendringslogg (tidligere perioder) En logg er ennå ikke iverksatt. 11.4 Kuttliste De to første sidene (av syv) fra kuttlisten fra forprosjektet (feb. 2012) er gjengitt under. Listen, inkl. bl.a. frister, vil oppdateres fra og med juni 2014. Statsbygg Side 8 av 9 Prosjekt 12416 KHiB
* * * * * * * * * * * * * * * * * Statsbygg Side 9 av 9 Prosjekt 12416 KHiB
KHiBs prosjektorganisasjon Arbeidsmiljøutvalg Styringsgruppe Cecilie Ohm, høgskoledirektør (leder) Johan Sandborg, rektor Michael Jensen, prosjektleder (sekretær) Referansegruppe Endre Laastad, Høgskolen i Bergen Læringsmiljøutvalg Prosjektgruppe Michael Jensen (leder) Mari Aarre, dekan Bjarte Bjørkum, hovedverneombud Øystein Hauge, tillitsvalgt Mona Larsen, dekan Øivind Skaar, økonomisjef Delprosjekt 1 (interiør) Delprosjekt 2 (brukerutstyr) Delprosjekt 3 Delprosjekt 06.06.2014