Møteprotokoll Kontrollutvalget Hvaler Møtedato: 09.05.2012, Tidspunkt: fra kl. 18:00 til kl. 21:00 Møtested: Rådhuset, møterom Stuevika Fra til saksnr.: 12/8-12/16 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Håkon Lorentzen, leder forfall Magne Aarum Aud Iversen X Øyvind Kristiansen x Mogens Christensen x Knut Ramberg forfall Sverre Johnsen Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra ØKUS: Bjørn Gulbrandsen Møtende fra ØKR: Jolanta Betker og Ole Hagen Møtende fra administrasjonen: Kemner Hilde Pedersen til sak 12/9, prosjektleder Ole Kristian Helgesen til sak 12/10,økonomisjef Kurt Skarning til sak 12/11 og 12/12 og rådmann til sak 12/14 Innkalling og dagsorden:... Magne Aarum (vara) Mogens Christensen Aud Iversen. Sverre Johnsen (vara). Øyvind Kristiansen
Saksnr Innhold PS 12/8 Protokoll fra møtet 8.2 2012 PS 12/9 Orientering om skatteregnskapet for 2011 PS 12/10 Orientering om kommunens nye kvalitetssystem PS 12/11 Revisjonens tilbakemelding på revisjonsbrev nr. 1/2011 PS 12/12 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2011 for Hvaler kommune PS 12/13 Forvaltningsrevisjonsrapport: Internkontroll og saksbehandling i barneverntjenesten PS 12/14 Melding om kritikkverdig handling PS 12/15 Referater og meldinger PS 12/16 Eventuelt PS 12/8 Protokoll fra møtet 8.2 2012 1. Protokoll fra møtet 8.2 2012, godkjennes 1. Protokoll fra møtet 8.2 2012, godkjennes PS 12/9 Orientering om skatteregnskapet for 2011 1. Kemnerens redegjørelse om skatteregnskapet for 2011, tas til orientering 1. Kemnerens redegjørelse om skatteregnskapet for 2011, tas til orientering PS 12/10 Orientering om kommunens nye kvalitetssystem 1. Informasjon om kommunens nye kvalitetssystem, tas til orientering
1. Informasjon om kommunens nye kvalitetssystem, tas til orientering PS 12/11 Revisjonens tilbakemelding på revisjonsbrev nr. 1/2011 1. Kontrollutvalget tar revisjonens tilbakekalling av revisjonsbrev nr. 1/2011 til etterretning 2. Revisjonsbrev nr. 1/2011, lukkes 1. Kontrollutvalget tar revisjonens tilbakekalling av revisjonsbrev nr. 1/2011 til etterretning 2. Revisjonsbrev nr. 1/2011, lukkes PS 12/12 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2011 for Hvaler kommune 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskap for 2011 for Hvaler kommune som vist i vedlegg 1 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2011 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet I kontrollutvalgets uttalelse prikkpunkt 3 endres ordet merknader til forbehold før det videre sendes til politisk behandling. Sekretariatets innstilling vedtas. 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskap for 2011 for Hvaler kommune som vist i vedlegg 1 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2011 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet
PS 12/13 Forvaltningsrevisjonsrapport: Internkontroll og saksbehandling i barneverntjenesten 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport Internkontroll og saksbehandling i barneverntjenesten, til etterretning med følgende kommentar: Rapportens innhold viser at barneverntjenesten har en internkontroll som sikrer at kommunen utfører oppgavene sine i samsvar med krav fastsatt i lov og forskrift. Praksis er i hovedsak er i tråd med regelverk og rutiner. Kontrollutvalget merker seg imidlertid tre utfordringer: Opplysninger fra andre kommunale virksomheter er ikke tilstrekkelig som grunnlag for tiltak fra barnevernet. Det forekommer enkelte fristoverskridelser i undersøkelsesfasen og i arbeidet med tiltaksplaner. I vedtakene mangler det bekreftelse på at det er utarbeidet tiltaksplan. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at kommunen gjennomgår sine rutiner for samarbeid med aktuelle instanser for å sikre tilstrekkelig saksinformasjon innen angitte frister. 2. Kontrollutvalget foreslår for kommunestyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til utvalg for kultur og personrettelde tjenester, slik at dette utvalget kan ivareta sitt styringsansvar. Kommunestyret kan selv sette en tidsfrist. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp (jf 12 i kontrollutvalgsforskriften). Kontrollutvalget kan selv rapportere til kommunestyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for 2012. 3. Rapporten oversendes til kommunestyret med følgende forslag til vedtak 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Internkontroll og saksbehandling i barneverntjenesten, og kontrollutvalgets uttalelse til etterretning. Kommunestyret er enig i at rapportens innhold viser at internkontrollen fungerer og at praksis i hovedsak er i tråd med regelverk og rutiner. Kommunestyret merker seg imidlertid noen utfordringer. 2. Kommunestyret ber derfor rådmannen om at han gjennomgår sine rutiner for samarbeid med aktuelle instanser for å sikre tilstrekkelig saksinformasjon innen angitte frister Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til utvalg for kultur og personrettelde tjenester innen (dato...), slik at dette utvalget kan ivareta sitt styringsansvar. 3. Kommunestyret viser for øvrig til forskrift om kontrollutvalg 12, om kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp.
1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport Internkontroll og saksbehandling i barneverntjenesten, til etterretning med følgende kommentar: Rapportens innhold viser at barneverntjenesten har en internkontroll som sikrer at kommunen utfører oppgavene sine i samsvar med krav fastsatt i lov og forskrift. Praksis er i hovedsak er i tråd med regelverk og rutiner. Kontrollutvalget merker seg imidlertid tre utfordringer: Opplysninger fra andre kommunale virksomheter er ikke tilstrekkelig som grunnlag for tiltak fra barnevernet. Det forekommer enkelte fristoverskridelser i undersøkelsesfasen og i arbeidet med tiltaksplaner. I vedtakene mangler det bekreftelse på at det er utarbeidet tiltaksplan. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at kommunen gjennomgår sine rutiner for samarbeid med aktuelle instanser for å sikre tilstrekkelig saksinformasjon innen angitte frister. 2. Kontrollutvalget foreslår for kommunestyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til utvalg for kultur og personrettelde tjenester, slik at dette utvalget kan ivareta sitt styringsansvar. Kommunestyret kan selv sette en tidsfrist. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp (jf 12 i kontrollutvalgsforskriften). Kontrollutvalget kan selv rapportere til kommunestyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for 2012. 3. Rapporten oversendes til kommunestyret med følgende forslag til vedtak 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Internkontroll og saksbehandling i barneverntjenesten, og kontrollutvalgets uttalelse til etterretning. Kommunestyret er enig i at rapportens innhold viser at internkontrollen fungerer og at praksis i hovedsak er i tråd med regelverk og rutiner. Kommunestyret merker seg imidlertid noen utfordringer. 2. Kommunestyret ber derfor rådmannen om at han gjennomgår sine rutiner for samarbeid med aktuelle instanser for å sikre tilstrekkelig saksinformasjon innen angitte frister Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til utvalg for kultur og personrettelde tjenester innen (dato...), slik at dette utvalget kan ivareta sitt styringsansvar. 3. Kommunestyret viser for øvrig til forskrift om kontrollutvalg 12, om kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp. PS 12/14 Melding om kritikkverdig handling Unntatt offentlighet offl. 24
PS 12/15 Referater og meldinger 1. Vedlagte referater og meldinger og muntlig orientering fra revisor, tas til orientering 2. Per Sturla Wærnes fra prosjekt Knutepunkt Østfold, inviteres til kontrollutvalgets møte i september for å informere om viktigheten av miljøvennlige offentlige anskaffelser 1. Vedlagte referater og meldinger og muntlig orientering fra revisor, tas til orientering 2. Per Sturla Wærnes fra prosjekt Knutepunkt Østfold, inviteres til kontrollutvalgets møte i september for å informere om viktigheten av miljøvennlige offentlige anskaffelser PS 12/16 Eventuelt Ingen saker.