Norsk Forening for Medisinsk Fysikk Norwegian Association of Medical Physics Postboks 70, 1332 Østerås URL: www.nfmf.org E-post: post@nfmf.org Org.nr. 981 402 154 Stiftet 1976 Til medlemmene i NFMF Oslo, 04.03.15 REFERAT STYREMØTE #04/15 Tid/ Sted: Onsdag 4. mars kl. 10.00 11:30 Telefonmøte Tilstede: Einar Waldeland, Sigrun S. Almberg, Ingvild Dalehaug, David Byberg, Børge Sæter (referent) Forfall: Ingen kommentarer til sakslisten eller saker til eventuelt. Sak 04/15 1 Referat styremøte #03/15 Sak 04/15 2 - Godkjent. Børge sender ut godkjent referat til medlemmene Post inn/ut - Gjennomgått Sekretæren sørger fra nå for at postliste inn/ut oppdateres og at dette tas opp på styremøtene. Sekretæren skal motta kopi av relevant post inn/ut fra de andre styremedlemmene. Verv NFMF: Leder E..Waldeland Sekretær B.Sæter Kasserer I. Dalehaug Webredaktør D Byberg Internasjonal kontakt (EFOMP/IOMP/NACP): S.S. Almberg Web-designer på www.nfmf.org: M Denstedt HMT-kontakt:: S Danielsen Revisor: T.A. Vestad Valgkomite: B.L. Rekstad, M Gårseth Arbeidsgrupper: Fagkomitè: K.N. Bolstad, T. Danielsen, J Sæterstøl, K S Helland Utdanningsråd: A.C. Martinsen, L.H. Djupvik, T.H. Storås, T.P. Hellebust, J.A.. Skjelvareid Bedømmelsesråd: S. Tveiten, B. Konst, C.A Jensen
Side 2 27/3 2015 Sak 04/15 3 Interne styresaker Pliktliste: - Oppdatert med unntak av punktet for kasserer. - Enighet i møtet om at det skal presiseres i pliktlisten at styrets internasjonale kontakt også har ansvar for intern sertifisering. Intern sertifisering skal fremdeles stå som eget punkt i listen. - Pliktlisten legges ut på forningens nettsider med mulighet for redigering av styremedlemmene (egen tilgangsgruppe). Medlemskap: - Arpit Arpit er tatt opp som studentmedlem (UiO) Sekretær: - Ny styresammensetning oppdatert i Altinn. Ingvild og Børge sørger for å skaffe tilgang til foreningens bankkontoer i DNB. - Nettskjema for søknad om innmelding i foreningen bør harmoneres mer med innmeldingen i Mamut. Børge og David ser på dette til neste styremøte. Reisestipend: - Søknadsfrist 1. juni, søknadene som kommer inn behandles på første styremøte etter fristen. - Referat fra kurs fra de som har fått innvilget reisestipend legges inn i HMT og på nettsidene. Viktig at sekretær, kasserer og webredaktør samarbeider om at HMT-kontakt får nødvendig informasjon. Kasserer - Ingvild har ikke hatt overlappingsmøte med Endre enda, planen er å få dette gjort innen få uker. Faktura for medlemskontingent 2015 sendes da ut av Ingvild og Endre i fellesskap. - Regnskap for MedFys 2015 må prioriteres. - Ønskelig å finne en løsning for å kunne fakturere firma via Mamut. - Ingvild prioriterer å få utbetalt reiseregninger fra MedFys 2015, i samarbeid med Endre. Stillingsannonser: - Én ny stillingsannonse lagt ut på nett og sendt til medlemmene sendt per e-post. 2
Side 3 27/3 2015 Sak 04/15 4 - Webredaktør ønsker info om stillingsannonser som skal legges på nett sendt til privat e-postadresse i tillegg til jobb e-post slik at de blir lagt ut raskest mulig.. Arkiv: - David er ansvarlig for arkivet. Han skal få filer fra Vidar og Rune, muligens i fysisk format i forbindelse med neste styremøte. Viktig å sjekke plassbehovet, 5GB tilgjengelig på webhotellet per i dag. De andre styremedlemmene oppfordres til å komme med forslag til god arkivløsning. David oppdaterer om status på neste styremøte. - Arkiv må inn som eget punkt i pliktlisten. David følger opp dette. Fysisk styremøte Bestemmes lagt til onsdag 25. mars kl. 10 14 på Radiumhospitalet. Lunsj og reise dekkes. Børge sender ut innkalling i Outlook.. Internasjonal kontakt Sigrun informerte om de internasjonale organisasjonene foreningen har mest samarbeid med, EFOMP, IOMP og NACP. Dette var hovedsakelig tenkt som orientering til de nye styremedlemmene og refereres ikke i sin helhet. - EFOMP (European Federation Of Organizations for Medical Physics). Paraplyorganisasjon for nasjonale (europeiske) organisasjoner innen medisinsk fysikk. Forslag om å legge ut lenke til EFOMPS kurskalender på foreningens nettsider, i stedet for å liste opp kurene som tilbys. EFOMP ønsker at medlemslandene skal adoptere deres sertifiseringsordning, men NFMF har ikke hatt mye dialog med foreningen om dette. - IOPM (International Organizations for Medical Physics): Tilsvarende som EFOMP, men på internasjoalt nivå. Mest fokus på utviklingsland. NFMF bør vurdere å sende ut representant til neste IOPM kongress, ev. også på EFOMP kongress. Børge sender lenke til siste utgave av e-medical Physics World sammen med referatet. - ESTRO (European Society for radiotherapy and oncology). Kun stråleterapi, bygger på personlig medlemskap. NFMF står oppført på nettsidene til ESTRO som fysikerorganisasjon i Norge. NFMF vil ikke prioritere å formidle informasjon fra ESTRO ut til medlemmene, da dette allerede er godt kjent i stråleterapimiljøet. 3
Side 4 27/3 2015 - NACP (Nordic Association for Clinical Physics). 4 styremøter i året (ett fysisk). o Neste fysiske møte i Reykjavik 28. 29. mai 2015. Sigrun får innvilget støtte for å reise på dette. Hun ønsker blant annet å foreslå på møtet at det skal lages et mandat for arbeidet i NACP-styret, et forslag som støttes av de andre i styret. NACP bør også registreres med organisasjonsnummer i et land Forslag til andre tema Sigrun kan ta opp på NACP styremøtet settes opp som sak til neste styremøte.. o Varian NACP reisestipend frist 1.mars utsatt p.g.a. endringer i tildelingsrutiner hos Varian, utstrakt krav om dokumentasjon. o NACP bør vurdere å bygge opp et økonomisk fundament til for eksempel kursing. Mulig løsning å be om innskudd fra hver medlemsorganisasjon. Dette forslaget følges opp på neste styremøte. o Få fra Norge påmeldt til NACP-kurs i Aalborg, tidlig frist utsatt til 1. april 2015. Info om dette inkluderes i referate-posten til medlemmene. Sak 04/15 5 Sak 04/15 6 Sak 04/15 7 Intern sertifisering Fra styret jobber Sigrun med dette, Rune vil også fortsette å jobbe med saken. Planer om fysisk møte snart. Saken følges opp videre på neste styremøte. 40-års jubileum Foreningen ønsker å markere jubileet på MedFys i 2016 og ev. på Medical Physics Day. Rune skal arbeide med dette. Forslag fra Einar om at foreningen lager noe i forbindelse med jubileet, for eksempel en kalender med bilder og tekst som illustrerer en medisinsk fysikers hverdag. Foreningens møter Foreningen er involvert i 3 hovedmøter: MedFys, Høstmøtet (tildl. vårmøtet) og Norsk Stråleterapimøte. MedFys 2015 - Veldig positive tilbakemeldinger fra deltakerne. - Arrangementet vil fortsatt avholdes på Gubrandsgard Hotell med mindre noe utforutsett skulle skje. - Nina og Anette har fått beskjed om å kjøpe en kake hver til avdelingene sine som takk for innsatsen. 4
Side 5 27/3 2015 MedFys 2016 - Mandatforslag for MedFys vedtatt. Børge sender ut mandatet til leder av arrangements- og fagkomité. David legger ut mandatet på foreningens nettsider. - Arrangementskomitè: Kristine E. Fasmer (leder), Ingvild Dalehaug, Kari S. Helland (kontakt med fagkomitè), Børge Sæter (utstilling, sekretariat) - Det vil bli arrangert overlappsmøte mellom ny og gammel arrangementskomitè. NACP/ACTA-symposium 2017 - Tema: Bridging imaging and therapy. - Foreløpig arrangementskomitè: Einar Waldeland (leder) og Anette Aarsnes. - Programkomitè: Eirik Malinen (leder), Anne Catrine Martinsen, Pål Erik Goa, Liv B. Hysing, Ursula Søndergaard (erstatter Samuel Kuttner), Ludvig Muren. - I møtet ble det vedtatt at det er greit at Ursula Søndergaard erstatter Samuel Kuttner i programkomitèen. MedFys 2018 + 2019. - Einar arbeider med å lage avtaler med hotell og PCO. - Konferansen vil bli arrangert mandag onsdag i uke 6 disse årene. Sak 04/15 8 Samarbeidsmøter Norsk stråleterapimøte 2015 - Det er underskrevet samarbeidsatale mellom NFMF, NOF og NRF. - NFMF sine representanter i arrangeringen: Einar Waldeland (styringsgruppe), Stine Christoffersen (arrangementskomitè), Turi Danielsen (programkomitè) og Mari H. Hjelstuen (programkomité) - Det ble foreslått å legge ut fane med stråleterapimøte og høstmøte til venstre på foreningens nettsider. - Børge sender ut teaser for stråleterapimøtet 2015 til medlemmene sammen med referatet fra forrige styremøte. Høstmøte 2015 - Samarbeidssamtale er ferdig underskrevet. - NFMF sine representanter til arrangeringen: Einar Waldeland (Styringsguppe), Kirsten N. Bolstad (Programkomtiè) og 5
Side 6 27/3 2015 Hilde K. Andersen (Programkomtiè). Kirsten går ut i permisjon 1. juli 2015 og vil da bli erstattet med Solveig K. Hammonds. Høstmøte 2016 Arrangeres uke 43, arbeidet med hotellvalg og samarbeidsavtale er i emning. Sak 04/15 9 HMT Signe Danielsen er foreningens HMT-kontakt. Saken følges opp videre på neste styremøte. Sak 04/15 10 Nettsider Saken flyttes til neste styremøte. Sak 04/15 11 Prioritering av arbeidet i styret Ingvild får nødvendig opplæring av Endre. I fellesskap sender de ut faktura for kontingent 2015 og ordner regnskapet for MedFys2015. Ingvild og Børge lærer seg å bruke Mamut og setter seg inn programmets funksjonaliteter. De skaffer seg også tilgang til foreningens bankkonto. David jobber med arkivet Sigrun jobber videre med intern sertifisering Einar følger opp Norsk stråleterapimøte og Høstmøtet. Sak 04/15 12 Styrets neste møter Onsdag 25. mars 2015 kl. 10.00 14.00, fysisk møte på Radiumhospitalet Torsdag 30. april 2015 kl. 10.00 11.30 Torsdag 4. juni 2015 kl. 10.00 11.30 6