Innkalling til 16. ordinære generalforsamling for Sjøvegen Huseierlag SJØVEGEN HUSEIERLAG TID: ONSDAG 07.03.07 KL 19.00 STED: STEINERSKOLEN PÅ ROTVOLL Saksliste: 1. Godkjenning av innkalling. 2. Valg av ordstyrer. 3. Valg av referent. 4. Valg av protokollunderskrivere. 5. Årsberetning 2006. (Vedlegg 1 og 1a) 6. Resultatregnskap 2006. (Vedlegg 2 og 3) Revisors bemerkning (Vedlegg 4) 7. Driftsplan 2007. (Vedlegg 5) 8. Budsjettforslag 2007.(Vedlegg 6) 9. Innkomne saker. (Vedlegg 7) 10. Valg. (Styre, Oppvekstgruppa, Sosialgruppa, Revisor, Valgkomité. Vedlegg 8) Dersom du ikke har anledning til å komme, ser Styret svært gjerne at du registrerer deltagelse/avgir stemme via skriftlig fullmakt. Denne slippen kan i så fall benyttes: ---- --------------------------------------------------------- Navn:. Adresse: Jeg registrerer min deltagelse på generalforsamlingen. Gir herved :.. fullmakt til en stemme. Forbehold/kommentarer: Styret ønsker spesielt alle nye medlemmer av huseierlaget hjertelig velkommen!
Vedlegg 1 SAK 5. ÅRSBERETNING 2006 Styrets sammensetning Styret har i 2006 bestått av følgende personer: Torbjørn Svendsen (leder) Hans Collins veg 9 Elisabeth Husebø (nestleder/kasserer) Hans Collins veg 5 Paal Østerlie (sekretær) Sjøvegen 28 Erlend Dalseg (medlem) Sjøvegen 22 Ole Henrik Johansen (medlem) Sjøvegen 30 Aino Indergaard (medlem) Sjøvegen 23 Ingebjørg Krogstad (medlem) Stuttvegen 1 Styremøter/styreinfo Det har vært avholdt i alt 14 styremøter. Informasjonsarbeid Det har vært sendt ut 3 Styreinfo. Høsten 2005 fikk vi etablert nettsider for Huseierlaget. Adressen er http://www.sjovegen.org. Nettsidene er fortsatt under bearbeiding og vi trenger tilbakemelding fra medlemmene om hva de ønsker skal finnes av informasjon på disse sidene. Det er mulig å sende epost til styret på adressen styret@sjovegen.org. Arbeid i henhold til driftsplan/langtidsplan Infrastruktur/parkering Som respons på oppfordring fra generalforsamlingen i mars 2006, har styret arbeidet med å få på plass en avtale med et vaktselskap for å få bukt med feilparkering i området. Det ble avholdt et medlemsmøte i oktober for å informere om dette. Det innkom krav om ekstraordinær generalforsamling for å behandle et forslag om å sette av deler av gjesteparkeringsplassen til avgiftsbelagte parkeringsplasser for Huseierlagets medlemmer. På den ekstraordinære generalforsamlingen som ble avholdt i november ble forslaget avvist. I desember ble det inngått avtale med P-Tjenester om håndheving av parkeringsreglementet. Iverksettelse av patruljering er utsatt inntil gravearbeidene i forbndelse med nytt VA-anlegg er avsluttet i Hans Collins veg og Stuttvegen. Parkeringsreglementet går ut på at: All parkering i gate eller på fortau er forbudt med følgende midlertidige unntak: o Sørsiden av Stuttvegen, utenfor Stuttvegen 8 og 10 kan benyttes av beboerne i disse husene og deres gjester. o Vestsiden av Hans Collins veg kan benyttes av beboere og gjester der dette kan foregå uten sjenanse for trafikken. Gjesteparkering skal være enten på oppstillingsplass til huset der besøket foregår eller på Huseierlagets gjesteparkeringsplass nord for Sjøvegen 22. Huseierlagets gjesteparkeringsplass er forbeholdt gjester av Huseierlagets beboere. Ved spesielle behov, f.eks. selskapelighet, arbeider på hus osv., som for en kortere periode gjør det nødvendig å parkere i gata, kan den enkelte beboer varsle P-Tjenester senest 3 dager på forhånd om dette. Varsling skal gjøres skriftlig, via epost eller faks. Varsling pr telefon kan bare gjøres dersom beboeren ikke har adgang til epost eller faks. Slik parkering skal da ikke medføre gebyr eller borttauing
Felles eiendom I 2006 ble det innkrevd en engangsinnbetaling for utbedre/erstatte de gamle garasjene ved akebakken. Som et minimum må vi ha lokaler for oppbevaring og vedlikehold av Huseierlagets utstyr som gressklipper, benker osv. Arbeidet med garasjeanlegget planlegges ferdigstilt i 2007. Styret ønsker at det opprettes en arbeidsgruppe for gjennomføring av byggearbeidene - se driftsplan 2007. Styret har kartlagt grenser mellom privat og felles eiendom og gitt pålegg om opprydning der oppstillingsplasser og beplantning har kommet inn på fellesområdene. VA-arbeid Trondheim Kommune startet på videreføring av arbeidet på VA-anlegget i området høsten 2006. Arbeidet omfatter skifting av vann- og kloakkledninger i Stuttvegen og Hans Collins veg og blir ferdigstilt i løpet av våren. Resterende utskifting i nedre del av Sjøvegen vil komme ved en senere anledning. Utomhusplan KappService ble leid inn i 2005 for å foreta beskjæring av popler og lindetrær på fellesområdet. Vi ønsker å benytte oss av firmaet som en ressurs for å bistå med faglige råd når det gjelder beplantning på fellesområdene. Krigsetterlatenskaper Det har vært avholdt flere møter med kommunen i anledning saken. Foreløpig er det ikke avklart ansvarsforhold, men det arbeides med dette på et nasjonalt plan gjennom fylkesmannen. Kommunen tok selv opp saken i forbindelse med gravingen i området og det ble pånytt avholdt befaring med påfølgende møter. Det vil etter all sannsynlighet bli utarbeidet et plankart over området med forskjellig gradert klassifisering utifra vurdert risiko for etterlatenskaper og kommunen sier de vil utarbeide retningslinjer for hvordan vi skal forholde oss til graving rundt husene (drenering o.l.) Dette vil bli fulgt opp av kommende styre. Veranda/platting for 1. etg Styret har hatt et innledende møte med arkitekt Eileen Garmann Johnsen og vil fortsette arbeidet i neste periode. Reguleringsplanen Historikk: Huseierlaget har tidligere fremmet et privat reguleringsforslag for Sjøvegen-området. Dette har til hensikt å bevare områdets særtrekk og kvaliteter som et godt boområde. En viktig del av forslaget er å unngå ytterlige fortetning og bebyggelse som ødelegger den helhetlige arkitekturen i området gjennom å omregulere de 6 tomtene i området (som Sør- og Nord-Trøndelag fylkeskommune eier i fellesskap) til ubebygd fellesområde for Sjøvegen. De to fylkeskommunene stilte seg ved saksbehandlingen i utgangspunktet positive til forslaget, men ønsker økonomisk kompensasjon for tomtene (markedspris). Bygningsrådet vedtok enstemmig reguleringsforslaget i møte den 11.01.2000. Saken ble fremmet for Bystyret i mars 2000 men ble trukket grunnet ikke avklarte forhold vedr. økonomisk kompensasjon. Fylkeskommunen har skriftlig tilbudt huseierlaget å kjøpe de 6 tomtene til takst (kr 3.200.000,-). Styret tilbudt eierne samlet kr 1.000.000 for tomtene. Dette er avvist, men med en gjentagelse av tidligere tilbud om å kjøpe de 3 mest sentrale tomtene samlet til denne prisen. Styret hadde høsten 2006 møte med Trondheim kommunes byplankontor for å prøve å bringe
saken ut av dødvannet. Kommunen er positive til reguleringsplanforslaget, men må innen rimelig tid enten fremme saken på nytt, eller formelt trekke den. Skal saken fremmes på nytt, er det nødvendig at det har kommet til en enighet mellom Huseierlaget og fylkeskommunene. Vi har derfor også vært i ny kontakt med fylkeskommunene, uten å oppnå noen nye tilbud. En løsning på saken dreier seg om fylkeskommunenes ønske om økonomisk kompensasjon. Størrelsen på kompensasjonen vil kunne være gjenstand for forhandlinger. Imidlertid har Huseierlaget begrensede muligheter til å oppta lån. Hvis fylkeskommunene fortsatt legger markedspris til grunn, vil det være vanskelig å bruke fellesområdene som sikkerhet overfor en långiver siden det første vi ønsker å gjøre er å omregulere tomtene til ubebygd fellesområde, noe som vil redusere markedsverdien drastisk. Styret arbeider videre med saken for å prøve å finne mulige alternative løsninger. Ballbinge Oppvekstgruppa har i høst begynt de første innledende undersøkelser angående etablering av ballbinge på grusbanen oppe i Sjøvegen. Vi har så langt funnet ut at de nærmeste naboene stiller seg positive, og at våre to nærmeste velforeninger ønsker å være med i startfasen for å finne ut om det hele "er noe for dem". Det neste i denne prosessen vil være å kontakte kommunen for å få klarhet i eierforhold og bruk av tomta, og ta et møte med de to andre velforeningene (og evt andre samarbeidspartnere) for å fordele arbeidsoppgaver, snakke økonomi og lignende. Å anlegge ballbinge er en kostbar og omfattende prosess. En eventuell realisering av prosjektet vil være et alt for stort prosjekt for oppvekstgruppa å holde styr på alene, og krever mandat fra generalforsamling og styre. Økonomi På Generalforsamlingen i mars 2005 ble styret oppfordret til å opprette kapitalkonto for deler av egenkapitalen for å få bedre avkastning. Huseierlaget har opprettet en sparekonto i Postbankens Folkefond med forventet gjennomsnittlig årsavkastning på 6%, med et innskudd på kr. 100.000. Det er mulig å gjøre uttak av inntil hele beløpet i spareperioden. Oppvekstgruppa/sosialgruppa Se egen rapport om virksomheten til Oppvekstgruppa. Styret 2006 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen tar årsberetningen til etterretning.
Vedlegg 1a Oppvekstgruppa 2006/07 Oppvekstgruppa har dette året bestått av Tom Østmo, Urd Schjetne, Marita Ugseth, Tine Eggen og Inger Margrethe Moa, med sistnevnte som leder. Gruppa har avholdt seks møter. Gaukrenn 6. april arrangerte vi Gaukrenn i akebakken, med aking og utkledning (oppvekstgruppa stilte også i kostymer). Akebakken ble pyntet med røde bånd og vi lånte oss ropert for høytidelig å kunne introdusere deltakerene. Alle som akte fikk utdelt diplom og sjokolademedaljong som premie. Vi serverte pølse med brød og saft, og med oppstart kl 17 la vi opp til at deltakerene kunne ta middagen i akebakken. Med 29 påmeldte anser vi arrangementet for å være en suksess, men på tross av stor apetitt blant deltakerne ble det altfor mye med 250 (!) pølser! Dette var et arrangement myntet på de yngste, eldste deltaker var åtte år. Dugnad 22. april ble den årlige vårdugnaden avholdt i Sjøvegen Huseierlag. Vi ble på forhånd spurt av styret om vi kunne stå for servering av vafler, brus og pølser til dugnadsarbeiderne. Vi inviterte sosialgruppa til samarbeid, og brukte mye tid på vafler og pølse. Ingen i oppvekstgruppa fikk tatt i et tak med selve dugnadsjobbingen. Styret ønsket at oppvekstgruppa også skulle tilrettelegge mat/aktivitet for «ungdommen», men det hadde vi ikke ressurser til. St. Hans-feiring Oppvekstgruppa tok i år initiativ til St. Hans-feiring i Rotvollfjæra. Vi hadde tilgang på trevirke fra oppussingsarbeid og kunne lage et kjempebål! Dermed sto oppvekstgruppa for bålet og inviterte medlemmene i Huseierlaget til å komme sammen å feire St. Hans i fjæra. Gjennom invitasjonsoppslag i forkant oppfordret vi fler til å hjelpe til med å bære veden fra Sjøvegen og ned i fjæra, men ingen utenom oppvekstgruppa stilte opp. St. Hansaften er en kveld i året hvor mange familier har tradisjoner og faste opplegg, men oppvekstgruppa synes også det er på sin plass med et organisert tilbud for Huseierlaget i regi oppvekstgruppa. Vi hadde håpet på større oppslutning enn det ble, men de som var der fikk varme seg på og oppleve et spektakulært bål og hadde det fint i hverandres selskap. Vi satser på å arrangere felles feiring også neste år, og regner med at oppslutningen stiger etterhvert som tilbudet blir mer kjent (og været blir bedre). Grunnlag for et stort bål i Huseierlagets regi finnes, i og med all oppussingen som foregår i dette området hvert år. Alt som skal til er litt planlegging! Julegrantenning 1. søndag i advent ble julegrana på lekeplassen tent. Snøen var fraværende, men med eventyrlig oppmøte og gang rundt juletreet, akkompagnert av Trond Hustad på trekkspill ble det julegrantenning av godt merke! Oppvekstgruppa fikk juletreet på plass, og serverte, tradisjonen tro, gløgg og pepperkaker. På tampen av året fikk oppvekstgruppa tips om å starte undersøkelser rundt muligheten for etablering av ballbinge på grusbanetomta. Vi har startet i det små, og funnet ut at begge de to nærmeste naboene til tomta stiller seg positive til bygging av ballbinge. Vi har også vært i kontakt med representanter for Charlottenlund Vel og Grilstadkleiva Vel, som begge ønsker å stille på et møte med oss hvis det viser seg at etablering av ballbinge er noe Huseierlaget ønsker å satse på. Det neste i denne prosessen vil være å kontakte kommunen for å få klarhet i eierforhold og bruk av tomta, og ta et møte med de to andre velforeningene (og evt andre samarbeidspartnere) for å fordele arbeidsoppgaver, snakke økonomi og lignende. Å anlegge ballbinge er en kostbar og omfattende prosess, og vil være et alt for stort prosjekt for oppvekstgruppa å holde styr på alene. Kanskje er dette prosjektet så omfattende at Huseierlaget/styret bør si noe om en ønsker å dra i
gang et slikt arbeid, ettersom det kan komme til å få store økonomiske og ressursmessige følger dersom det skulle bli en realitet med ballbinge på grusbanen. Oppvekstgruppa har det siste året gått til innkjøp av dobbel kokeplate og plastdunker til servering av drikke. For oppvekstgruppa 2006/2007, leder Inger Margrethe Moa
Vedlegg 2 Sak 6 Resultatregnskap 2006 Sjøvegen Huseierlag RESULTATREGNSKAP 2006 Budsjett 2006 Regnskap 2006 DRIFTSINNTEKTER Medlemskontingent+ ekstrabidrag 2006 200.000,- 191.500,- Medlemskontingent 2004/2005 2.500,- Diverse inntekter: 5.000,- 8252,98 Salg verandategninger: 3.750,- Salg brannutredninger: 4.000,- Renter: 502,98 SUM DRIFTSINNTEKTER 205.000,- 202.252,98 DRIFTSUTGIFTER Budsjett 2006 Regnskap 2006 Styrehonorar 8.000,- 9.000,- Kommunale avgifter 10.000,- 11.604,- Fellesarealer 30.000,- 21.616,66 Arrangementsgruppa 5.000,- 4.070,50 Oppvekstgruppa 5.000,- 3.611,- Dugnad 8.000,- 10.337,50 Utarbeide løsning for veranda/platting 20.000,- Utarbeide endring av reguleringsplan 30.000,- Restaurering av garasjeanlegg 100.000,- Diverse: 6.000,- 1.360,- Kontorutgifter: 1050,- Bankgebyr: 310,- SUM DRIFTSUTGIFTER 222.000,- 61.599,66 DRIFTSRESULTAT -17.000,- 140.653,32
Vedlegg 3 Sjøvegen Huseierlag BALANSE pr. 31.12.2006 EIENDELER Postbanken 31.12.06 335.755,53 Minus utgått fra bank i jan. 07-2.447,50* Kasse 31.12.06 1.143,50 SUM EIENDELER 334.451,53 *Dette er beløp som er tatt med i resultatregnskapet for 2006 GJELD OG EGENKAPITAL Egenkapital pr 01.01.2006 193.798,21 Overskudd regnskap 2006 140.653,32 SUM EGENKAPITAL 334.451,53 Fotnote: Per 31.12.06 hadde vi 8.500,- i utestående medlemskontingent, og 2.000,- utestående for en brannutredning. Dette er ikke tatt med verken i resultatregnskap eller balanse, men blir inntektsført i 2007 når pengene (forhåpentligvis) kommer inn.
Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner regnskapet for 2006. Vedlegg 4
Vedlegg 5 SAK 7. DRIFTSPLAN FOR 2007 Styret vil i det kommende år følge opp en rekke løpende saker, deriblant: Oppfølging av parkeringsavtalen og igangsetting av denne. Felles eiendom. Garasjene ved akebakken bør prioriteres i kommende år. Styret foreslår det opprettes en arbeidsgruppe med en kjernegruppe bestående av Ole Henrik Johansen, Tom Østmo og Paal Østerlie. Gruppen får ansvar med bygging av garasjene. Utomhusplan. Oppstartede arbeider følges opp. Videre befaring med Kappservice for å planlegge og gjennomføre vedlikehold av fellesarealet. Formingsrettlederen og reguleringsplanen. Oppstartet arbeid videreføres, spesielt med tanke på alternative løsninger for å frigjøre fylkeskommunenes tomter. Arbeid med retningslinjer for veranda/platting for 1.etg. videreføres. Krigsetterlatenskaper. Styret følger opp kommunen i etterkant av gravearbeidet for utarbeidelse av en kjøreplan for området. Ballbinge. Styret vil i samarbeid med Oppvekstgruppa arbeide for å få etablert ballbinge på grusbanetomta. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen støtter styrets forslag til driftsplan for 2007.
Vedlegg 6 Sak 8. Budsjettforslag 2007 Sjøvegen Huseierlag DRIFTSINNTEKTER Kommentar Medlemskontingenter 150 000 Diverse inntekter 20 000 Inkluderer utestående kontingenter 06, og økte renteinntekter fra høyrentekonto opprettet jan. 07 SUM DRIFTSINNTEKTER 170 000 DRIFTSUTGIFTER Honorar Kommunale avgifter 12 000 Fellesarealer 30 000 Arrangementgruppa 5 000 Oppvekstgruppa 5 000 Dugnad 10 000 Utarbeide løsning for 20 000 veranda/platting Utarbeide endring av 40 000 reguleringsplan. Fremme saken. Restaurering av garasjeanlegg 120 000. Diverse 5 000 SUM DRIFTSUTGIFTER 259 000 12 000 Styrehonorar er kr 1.500,- pr medlem(6 stk.), honorar leder 3.000,- Driftsresultatet blir et underskudd på 89.000,- Dette underskuddet er dekket av resultatet fra 2006, (140.653,- i overskudd) der penger til garasjerestaurering kom inn, men ennå venter på å bli brukt. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen vedtar styrets forslag til budsjett for 2007.
Vedlegg 7 Sak 9. Innkomne forslag Forslag fra Hans Collins veg 11 v/egil Gjølme På vegne av sameiet Hans Collins veg 11 foreslår undertegnede at det settes opp skilt for "ingen gjennomkjøring" eller" gjennomkjøring kun til eiendommene" (eller noe lignende) mellom Sjøvegen og Hans Collins veg. Dette for å hindre at "turkjørere" unødig trafikkerer på denne sterkningen. I Hans Colllins veg 11 bor det totalt 9 barn (5 av disse er under 2 år) og vi er bekymret for at noen vil bli påkjørt av unødig biltrafikk på denne strekningen. Dette er i tillegg en av de få strekninger på Ladestien som er tillatt for biltrafikk og en slik skilting vil kunne begrense dette. Det vil derfor også være til glede for brukere av Ladestien. Dette vil også være et bidrag til å åpne trase fra felles friområde ned til sjøen slik at vi alle kan slippe å være redd for kryssende trafikk ved kryssing av Sjøveien på vei til stranden, og således være til glede for alle som tilhører Sjøveien huseierlag. Jeg ber derfor om at Generalforsamlingen går inn for slik skilting, evt. fysisk stenging av forbindelsen mellom Sjøveien og Hans Collins veg. (Jeg ser imidlertid at den siste løsningen kan være til hinder for brøyting og utrykningskjøretøy) Styrets vurdering: Strekningen nederst i Hans Collins veg/ Sjøvegen er ekstra belastet med trafikk akkurat nå på grunn av gravearbeidet. Når dette er ferdigstilt, og forbindelsen mellom Hans Collins veg og parkeringsplassen er avstengt igjen, vil denne ekstra trafikken avta. En fysisk stenging av veistrekningen ville være til hinder for renovasjon, postutdeling og brøyting/ strøing, og er derfor ikke å anbefale.. Siden veiene i området er private, vil Huseierlaget vanskelig kunne håndheve et forbud uten fysisk stengning. Symbolske vedtak har liten effekt, og vil undergrave respekten for andre vedtak. Konklusjon: Styret støtter ikke forslaget. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen avviser forslaget.
Vedlegg 8 SAK 10. VALG 2007 STYRET Navn: Adresse: Tlf Valgkomitéens forslag Torbjørn Svendsen (leder) HC 9 73 91 46 88 Torbjørn Svendsen Ingebjørg Krogstad ST 1 73 90 22 68 Ingebjørg Krokstad Aino Indergård Sv 16 73 91 75 21 Erlend Dalseg SJ 22 99 24 11 77 Elisabeth Husebø HC 5 73 82 68 55 Ole Henrik Johansen SJ 30 73 90 13 62 Øyvin Sæther, ST 1, 73 91 52 91 Paal Østerlie SJ 28 73 91 98 23 Rolf Bakken, HC 3, 73 91 93 80 OPPVEKSTGRUPPA Navn: Adresse: Tlf Valgkomitéens forslag Tine Eggen SJ 23 920 59 589 Tom Østmo SJ 22 73 90 11 33 Tom Østmo Urd Schjetne SV 31 90 95 52 10 Urd Schjetne Inger Margrethe Moa SJ 21 73 90 05 33 Marita Ugseth SJ 25 47 87 94 24 SOSIALGRUPPA Navn: Adresse: Tlf Valgkomitéens forslag Nick Faradonbeh ST 2 73 91 51 64 Kerstin Monsees ST 4 73 90 24 63 Kerstin Monsees Tove Husebø HC 3 73 91 46 55 Benkeforslag?? Fernando Perez-Fernandez SJ31 73 91 74 64 REVISOR Navn: Adresse: Tlf Forslag Frode Frydenlund SV 21 73 91 44 05 VALGKOMITÉ Navn: Adresse: Tlf Styrets forslag Vera Albrigtsen SJ 31 73 91 74 64 Vera Albrigtsen Tone Anthonsen SJ 20 73 91 47 33 Astrid Vedvik, SJ 20 Nick Faradonbeh ST 2 73 91 51 64