UTKAST TIL PROTOKOLL FRA MØTE I UNIVERSITETSSTYRET Dato: 05.09.2014 Sted: Spiserommet, bygg 14, Campus Adamstuen Tid: Kl. 09.00-14.15 Tilstede: Siri B. Hatlen, Anne Storset, Camilla Kielland, Marianne Harg, Mikkel Brandt Berknæs, Morten Sørlie, Jørgen Skeide, Ruth Haug, Trond Langseth, Jens Oddershede Forfall: Alt Bjørseth, Marit Engelsjord Negård Administrasjonen: Mari Sundli Tveit, Siri Margrethe Løksa, Birger Kruse, Jan Olav Aasbø, Halvor Hektoen Protokoll: Lise Gorseth 96/2014 Godkjenning av innkalling og sakliste Universitetsstyret godkjente innkalling og saksliste. 97/2014 Godkjenning av protokoll fra 12.06.2014 Universitetsstyret godkjente protokollen. 98/2014 Referat fra IDF-møtet 03.09.2014 Referat fra sentralt IDF-møte 3. september 2014 ble delt ut i møtet. Punktene fra referatet ble orientert om under hver enkelt sak. Referatet legges ved protokollen. 99/2014 Orienteringssaker fra Styreleder Ingen orienteringer fra styreleder. Rektor Rektor informerte om og beklaget på det sterkeste epost med personsensitiv informasjon som kom på avveie siste uke. Rektor satte i gang tiltak umiddelbart da dette ble oppdaget.
2 Universitetsstyret ber om å bli orientert om tiltakene som har blitt gjennomført for å unngå at noe tilsvarende kan skje igjen, på et egnet tidspunkt. Studieopptaket høsten 2014 Universitetsstyret blir ytterligere informert 25.9. Immatrikulering 22.8. Bioforsk, Skog og Landskap og NILF skal fusjonere og det er opprettet et interimsstyre hvor rektor deltar 4 artikler publisert i Science på hvetegenomet tidligere i år to av artiklene hadde NMBU-forskere som førsteforfattere Rektor presenterte hvordan NMBU kan integrere arbeidet med strategisk campusplan og Statsbyggprosjektene. Rektor anbefaler å etablere én felles prosjektorganisasjon for disse prosjektene, da det er viktig å se prosjektene under ett. Rektor ønsker å knytte til seg ekstern kompetanse i ledelse og styring av prosjektarbeidet. Rektor vil legge fram sak om dette på styremøtet 25.9. og ba i møtet om foreløpige tilbakemeldinger fra Universitetsstyret. 100/2014 Faglig presentasjon av Hege Kippenes Skogmo, førsteamanuensis ved Institutt for sports- og familiedyr, VetBio: Bildediagnostikk i klinikk og forskning ved NMBU-NVH. Universitetsstyret takker førsteamanuensis Hege Kippenes Skogmo for en interessant og god presentasjon. Strategi og ledelse 101/2014 NMBUs deltakelse på dialogmøtet med kunnskapsministeren 12.09.2014 Rektor redegjorde for den videre prosess med utvikling av NMBUs SAKS-innspill hvor milepælene er: 12. september, dialogmøte med Kunnskapsdepartementet 15. september, internt seminar for ledere og tillitsvalgte 25. september, Universitetsstyret gir rammer og retning for NMBUs SAKS-innspill 6. november, Universitetsstyret vedtar det endelige innspillet til Kunnskapsdepartementet På dialogmøtet 12.9. møter: Styreleder Siri Hatlen Rektor Mari Sundli Tveit Eksternt oppnevnt styremedlem Marianne Harg Internt valgt styremedlem Anne Storset
3 Student Jørgen Skeide Prorektor Halvor Hektoen Det utarbeides en 10 minutters innledning for styreleder til dialogmøtet med Kunnskapsdepartementet med utgangspunkt i styrets innspill. Rektor innarbeider innspill gitt fra Universitetsstyret når ny SAKS-sak legges fram på styremøtet 25.9. 102/2014 Delstrategi innovasjon Universitetsstyret understreket at prioritering av tiltakene i strategien må hensyntas i de årlige budsjettbehandlingene. NMBU har utviklet en god strategi for innovasjon, men styret vurderer at det er behov for noen språklige presiseringer og å foreta noen avklaringer på forhold tatt opp i møtet. 1. Universitetsstyret ber om å få seg forelagt en endelig versjon av «Strategiske valg for NMBUs bidrag til innovasjon og verdiskaping 2014 2018» basert på styrets innspill til godkjenning på neste styremøte. 2. Gjennomføring av tiltak for å implementere de strategiske valgene som har budsjettmessige konsekvenser vurderes i forbindelse med budsjettbehandlingene. 103/2014 Lokale lønnsforhandlinger 2014 Universitetsstyret sluttet seg til rektors forslag om ikke å legge inn ekstra midler i potten til de lokale lønnsforhandlingene etter Hovedtariffavtalens 2.3.3 i 2014. Når det gjelder spørsmålet om utjevning av eventuelle ubegrunnede lønnsforskjeller som følge av fusjonen, ønsker styret at dette skal skje over tid innenfor rammen av lønnsoppgjørene og de gitte budsjettrammer. Dette i tråd med hva som er etablert praksis i de fleste fusjoner. Styret legger til grunn at rektor har fullmakt til å føre lokale lønnsforhandlinger på vegne av NMBU innenfor avsatt ramme og i tråd med premissene og føringene nevnt i saksfremlegget. Det legges ikke ekstra midler i potten til de lokale lønnsforhandlingene etter Hovedtariffavtalens (HTA) 2.3.3 i 2014. Styret ber rektor ha særlig oppmerksomhet mot eventuelle ubegrunnede lønnsforskjeller som følge av fusjonen ved kommende forhandlinger i 2014 og påfølgende år.
4 Økonomi og eiendom 104/2014 Revidert budsjett 2014 Universitetsstyret ønsket en noe mer åpen formulering for bruken av salgsinntektene fra Sem Øvre enn det som var foreslått fra rektor. 1. Universitetsstyret slutter seg til Styreleder og rektors beslutning (etter fullmakt) om bruk av SAK-midler. 1000 kroner Delprosjektleder BUP/SLP /SHF, i tillegg til brukerutstyrskoordinator 600 Frikjøp av brukermedvirkning fra VetBio i BUP/SLP inkl. sekretærfunksjon 2.000 Byggeplassprosjektleder 600 Avlevering av gammelt arkiv NVH/UMB til Riksarkivet 525 Styrkning av arbeidet med utrulling av P360 700 Fellestiltak for studenter/ansatte på studiesiden, stimulering til ulike prosjekter innenfor synergier undervisning 500 Økt støtteapparat innenfor EU-forskningen 400 NMBU-skilting, hovedskilt Adamstuen og Ås 675 Sum bruk av midler 6.000 2. Midler tildelt i revidert nasjonalbudsjett fordeles på følgende måte: 1000 Budsjettenhet kroner Institutt for landskapsplanlegging 0 Institutt for naturforvaltning 116 Institutt for husdyr- og akvakulturvitenskap 229 Institutt for kjemi, bioteknologi og matvitenskap 341 Institutt for plantevitenskap 15 Institutt for miljøvitenskap 0 Institutt for matematiske realfag og teknologi -2 Handelshøyskolen UMB 6 Noragric 0 Institutt for produksjonsdyrmedisin 0 Institutt for mattrygghet og infeksjonsbiologi 36 Institutt for sports- og familiedyrmedisin 0 Institutt for basalfag og akvamedisin 77 Styrets reserve 1.452 Sum 2.270 3. Universitetsstyret legger til grunn at de disponible midlene fra salget av Sem øvre i hovedsak disponeres til verdibevarende vedlikeholdstiltak. 4. Styrets reserve som utgjør 7,1 mill. kroner overføres til 2015 Organisasjon 106/2014 Rekruttering Tilsetjing av førsteamanuensis II ved Institutt for husdyrog akvakulturvitskap
5 I medhald av univ. 6 3 (4) tilset universitetsstyret Jørgen Ødegård, AquaGen, til stilling som førsteamanuensis II ved Institutt for husdyrog akvakulturvitskap, for ein periode på fire år. 107/2014 Referatsaker a) Plan for styresaker 2014/2015 b) Brev fra Kunnskapsdepartementet (KD) datert 11.06.2014: Etatsstyring 2013 Tilbakemelding til Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) c) Brev fra KD datert 18.06.2014: Brev til underliggende virksomheter om rapportering av tidstyver d) Brev fra KD datert 18.06.2014: Målbruken ved nokre universitet og høgskolar oppfølging av tidlegare brev e) Brev fra KD datert 19.06.2014: Fri stasjon og utleie av lokaler til andre aktører enn studentsamskipnadene f) Brev fra KD datert 26.06.2014: Informasjon om endringer i universitets- og høyskoleloven g) Brev fra KD datert 02.07.2014: Invitasjon til møte om eksportkontroll h) Brev fra KD datert 09.07.2014: Høring om bruk av internrevisjon i staten i) Brev fra KD datert 10.07.2014: Hovedinstruks fra Kunnskapsdepartementet om økonomiforvaltningen ved statlige universiteter og høyskoler j) Brev fra KD datert 10.07.2014: Supplerende tildelingsbrev revidert nasjonalbudsjett 2014 kap. 260 post 50 k) Brev fra KD datert 21.07.2014: Høring NOU 2014:4 Enklere regler for anskaffelser l) Referat fra møte i Studieutvalget 11.06.2014 m) Endelig rapport fra Agenda Kaupang: Evaluering av NMBUs organisering av Statsbyggprosjektene Universitetsstyret tar sakene til orientering. Universitetsstyret vil gjennomgå referatet fra etatsstyringsmøtet på neste styremøte (referatsak 107b/2014). 108/2014 Eventuelt Universitetsstyret ber om at rektor i etterkant av styremøtene publiserer en redaksjonell omtale fra møtet.
Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Personal- og organisajsonsavdelingen Dato 030914 Fra hovedsammenslutningene Lena Marie Kjøbli UNIO Mette Wik, UNIO Marit Nesje, UNIO Kirsten Ranheim Berg, YS Lise Thoen, HVO Haakon Aaen, LO Signe Kroken, LO Trude Wicklund, Akademikerne Anne Gravdal, Akademikerne Catharina Trangerud, Akademikerne Elin Pålerud, YS Kurt R. Johansen, YS Fra arbeidsgiversiden: Rektor Mari Sundli Tveit (sak 95/14 og 97/14) Administrasjonsdirektør Birger Kruse(møteleder) Personal og organisasjonsdirektør Jan Olav Aarflot Seksjonssjef for arbeidsliv og medbestemmelse Torborg Storaas Anne Marie Bjørkeng (referent) Referat sentralt IDF-møte 3.9.14 IDF- Saksliste: 93/14 Godkjenning av innkalling og referat fra møte den 20.8.14 94/14 Informasjon fra hovedsammenslutningene Utsatt til neste møte 95/14 Orienteringssaker fra administrasjonen Kort orientering fra rektor om hendelsen fredag. Hovedsammenslutningene ber om begrunnelse for at det er gjort innsyn i ansattes e-post, hvordan er dette gjort, hjemmelsgrunnlag. Rektor orienterte. Arbeidsgiver vil komme tilbake med en nærmere orientering Postboks 5003 NO-1432 Ås www.nmbu.no post@nmbu.no +47 67 23 00 00
på neste IDF-møte. HVO viste til at det er bekymringsfullt hvordan man ved NMBU omtaler kolleger i formelle og uformelle sammenhenger- her trengs en opprydding. Kontor Universitetsadministrasjonen- videre fremdrift. Jan Olav Aarflot orienterte om at den partssammensatte arbeidsgruppen har avsluttet arbeidet, og at det er innkalt til ID-møte i universitetsadministrasjonen om saken 4.9.2014 Involvering av tillitsvalgte i prosessen rundt SAKS Rektor orienterte kort om saken. Det vil bli henvist til berammet seminar den 15.9.14, hvor representanter fra hovedsammenslutningene er invitert til å delta. Hovedsammenslutningene ber om å få tilsendt agenda for dette møtet når den foreligger. Denne saken vil bli tatt opp på IDFmøtene utover høsten. Administrativt ansatte- spørreundersøkelse fra masterundersøkelse HVO ber om rapporten oversendt. Tjenestemannsorganisasjonene inviteres til presentasjon på AMU 17. september Prodekan status i arbeidet med prodekan Saken utredes på VetBio fakultetet. Status i arbeidet med evt. endringer i organisering av universitetsadministrasjonene. Kort orientering ved rektor som takket tjenestemannsorganisasjonene for innspill i saken. Informasjon om medarbeiderundersøkelse På bakgrunn av mulighet for og ønske om sammenligning med andre institusjoner i UH-sektoren er det besluttet å benytte det sektorspesifikke undersøkelsesdesignet ARK. Dette koster 200 000,- og er pga. budsjettsituasjonen besluttet utsatt til våren 2015. AMU orienteres om saken. 96/14 Fordeling av velferdsmidler 2014 - se vedlegg Velferdsmidlene fordeles iht. forslag. Resterende midler reserveres til julebord for ansatte på Adamstuen. Prinsipper for fordeling av velferdsmidler tas opp som egen sak på et IDFmøte i løpet av inneværende høst. 97/14 Saker til universitetsstyrets møte den 5.9.14 US sak 97/2014 Godkjenning av protokoll fra 12.06.2014 (Vedlegg til protokollen legges kun ut på internett) 2
Hovedsammenslutningene ønsker tilbakemelding på hva som ligger materielt i det som fremgår av referat fra siste US- møte, punkt. (s 7 ) hvor rektor blir pålagt å kartlegge/undersøke mulige effektiviseringsgevinster US sak 101/2014 NMBUs deltakelse på dialogmøtet med Kunnskapsministeren 12.09.2014 Administrasjonsdirektør Birger Kruse orienterte. Hovedsammenslutningene peker på viktigheten av at de som deltar fra NMBU får frem hvor krevende det er å være i en omstillingsprosess, og at man ser store potensielle utfordringer ved å knytte seg opp mot instituttsektoren. US sak 102/2014 Delstrategi innovasjon sluttbehandling Administrasjonsdirektør Birger Kruse orienterte. Hovedsammenslutningene stilte spørsmål hvordan skal man få til tilgjengeliggjøring av laboratorier og om det er lagt en strategi/plan for dette. Viktig å se dette punktet i sammenheng med nødvendigheten av at alle som benytter laboratoriene er kompetente til å ivareta de krav som stilles til sikkerhet og kvalitet. Hovedsammenslutningene viser til at det allerede er en stor satsning på innovasjon ved NMBU med blant annet fire personer i NMBUs TTO. Dette må balanseres mot administrativ støtte til EU og NFR. Det å lykkes mer med EU søknader er et viktig satsningsområde i vår strategi. US sak 103/2014 Lokale lønnsforhandlinger 2014 Rektor orienterte om saken og dens behandling i ledergruppene. Hovedsammenslutningene finner det meget uheldig at arbeidsgiver ikke bevilger ekstra penger til å rydde opp i mulige ubegrunnede lønnsforskjeller. Både arbeidsgiversiden og fagforeningene har lagt inn et betydelig arbeid i arbeidet med å synliggjøre disse forskjellene, og arbeidsgiver burde vise større vilje til å rydde opp i noe som kan påvirke trivsel og arbeidsmiljø. Arbeidsgiver er ikke enig med seg selv og har to ulike tolkninger av hovedtariffavtalen punkt 2.3.4, i henholdsvis sak 103 (s. 40-41) og sak 104 (s. 61). Forståelsen av 2.3.4. på side 61 er i henhold til hovedtariffavtalen og vi vil på basis av den kreve at det gjennomføres 2.3.4.1c-forhandling under høstens 2.3.4. forhandling. Lokale forhandlinger etter 2.3.3 skal ikke brukes til å jevne ut lønnsforskjeller etter en fusjon. Penger i lokale forhandlinger skal fordeles i henhold til vår omforente lønnspolitikk. Hovedsammenslutningene bebuder at man vil legge inn krav på 234 nr 1 c i kommende lokale oppgjør på særlige grunnlag- uavhengig av om universitetsstyret avsetter midler til dette. Forhandlingsretten knyttet til bestemmelsen 234 nr 1 c er ikke avhengig av en bevilling fra universitetsstyret. 3
Hovedsammenslutningene pekte på at det er uheldig at det sendes ut signaler til de ansatte som indikerer at dette ikke er en viktig sak, også sett i sammenheng med andre prioriteringer som er gjort i forhold til fusjonen. Det ble også påpekt at styresakens henvisning til arbeidsgruppens konklusjon er mangelfullt gjengitt i styresaken. Det ble videre orientert om at den avsatte lokal potten ikke inneholder resirkulerte midler, en sak som det pågår drøftinger med på sentralt hold. US sak 104/2014 Revidert budsjett 2014 Fagforeningene mener tildelingen over revidert nasjonalbudsjett i sin helhet burde fordeles på instituttene. Bakgrunnen for tildelingen er at den skal bidra til å styrke studiekvaliteten og gi økt handlingsrom i forskningen. Ved å fordele tildelingen i sin helhet på instituttene vil de bli benyttet til formålet. Vi sender feil signaler til departementet dersom vi ikke bruker opp denne tildelingen samtidig som noen institutter går på sparebluss. Styret bør prioritere byggeprosjektet nå og ikke sette av egne strategiske midler i det omfanget som foreslås. Hovedsammenslutningene er kritiske til at man ikke sier noe om hvor pengene skal gå til. Evt. nye stillinger som signaliseres i revidert budsjett skal drøftes med hovedsammenslutningene. Rektor orienterte om at formålet med avsetning av strategiske midler har vært å styrke den faglig-strategiskpotten. 98/14 Eventuelt YS ber en redegjørelse om evt. opprettelse- Senter for fiskeforsøk. Administrasjonsdirektøren vil komme tilbake med informasjon på neste IDF-møte. UNIO: Omgjøring av prosjektorganisering av byggeprosjektene. Arbeidsgiver orienterte kort om status. Rapporten fra Agenda Kaupang er sendt ut til hovedtillitsvalgte. Hovedsammenslutningene ber om en orientering om situasjonen ved IPV og SportFaMed, med tanke på budsjettmessige forhold og arbeidsmiljøsituasjonen. 4