PROTOKOLL MENIGHETSRÅDSMØTE NR. 5, ÅR 2011 Tirsdag, 30. august 2011 Tilstede: Anfin Skaaheim, Nils Inge Haus, Astrid With Solvang, Bjørg Ohnstad, Åse Røyset Spalder, Hege Norset Blichfeldt, Arne Amundsen, Evelyn Høy Krog, sokneprest Dag Håland og daglig leder Eli Jordheim. Forfall: Heming Olsen-Bergem SAKER: SAK 45/11: GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE SAK 46/11: GODKJENNING AV PROTOKOLL MR 4/11 26.05.11 SAK 47/11: REFERAT FRA AU 6/11, 23.08.11 SAK 48/11: POST, REFERATSAKER OG INFORMASJON SAK 49/11: KIRKEVALGET SAK 50/11: REGNSKAPSRAPPORT SAK 51/11: INVENTAR/UTSTYR OG UTSMYKNING SAK 52/11: EVENTUELT
SAK 45/11: GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE Vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes uten merknader. SAK 46/11: GODKJENNING AV PROTOKOLL MR 4/11, 26.05.11 Vedtak: Protokollen godkjennes uten endringer SAK 47/11: REFERAT FRA AU 6/11, 23.08.11 Vedtak: Menighetsrådet tar referat fra AU til etterretning. SAK 48/11: POST, REFERATSAKER OG INFORMASJON Branntilsyn i Vardåsen kirke 16.09.11 Melding om delegert vedtak - midlertidig dispensasjon fra utdanningskravet til pedagogisk leder i Engelsrud barnehage Ny kirketjener engasjert: Nikolai Kaldahl - Miller Informasjon vedr. møter med kommunen i kirkebyggsaken Radonmålinger i kirken referat fra rapport Svar fra biskopen vedr. lokal trosopplæringsplan. Renholdstjeneste i kirken det er innhentet anbud Staben på konferanse i Oslo Willow creek, 4-5.11. Skrytebrev til kommunestyret SAK 49/11: KIRKEVALGET Planlegging og forberedelse til kirkevalget fortsetter, og det er fremdeles en del organisering som gjenstår. Dette gjelder rekruttering av valgfunksjonærer, bl.a. stemmestyret og leder for stemmestyret i hver valgkrets, opptellingsteam og organisering av opptelling. I to av valgkretsene vil det være forskjellige personer som åpner valgtinget og er leder for stemmestyret, og de som avslutter valgtinget. Menighetsrådet skal godkjenne leder for stemmestyret i hver valgkrets, samt hvem som skal ta ansvar for opptelling. Vedtak: 1. Følgende personer oppnevnes som leder for stemmestyrene i de ulike valgkretsene: Borgen: Anfin Skaaheim (hele dagen) Vardåsen: Kim Andreas Vedvik (08.30 17.00) Drengsrud: Kirsten Ragnhild Grimstad (08.30-17.00) 2
Daglig leder delegeres myndighet til å oppnevne hvem som avslutter valgtinget i Vardåsen stemmekrets og Drengsrud stemmekrets. 2. Følgende personer oppnevnes som ansvarlige for opptelling av stemmer: Anfin Skaaheim Dag Håland Eli Jordheim Nils Inge Haus (kun mandag kveld) 3. godkjenner de personer som er oppnevnt som valgfunksjonærer. Daglig leder gis, i samarbeid med leder for Menighetsrådet, fullmakt til å oppnevne resterende funksjonærer. 4. Dag Håland får ansvar for å telle forhåndstemmer fredag den 09.09 etter kl.14.00, sammen med en annen tilstedeværende fra staben. 5. Daglig leder delegeres myndighet til å sende inn rapport etter at valget er avsluttet. SAK 50/11: REGNSKAPSRAPPORT Det foreligger en regnskapsrapport fra første halvår 2011. Rapporten synliggjør et foreløpig overskudd. Dette kan ha flere årsaker: vi har fått noe mer tilskudd fra andre, vi har hatt noe færre utgifter i forhold til undervisnings- og aktivitetsmateriell, samt at vi ikke har benyttet det som var satt av til inventar og utstyr for første halvår. Det har imidlertid vært utgifter i august som ikke er registrert, og man kan ikke utelukkende vurdere regnskapet ihht budsjett for første halvår. Utgiftene spres ofte litt ulikt utover året. I møtet ble det stilt spørsmål til ulike poster i budsjettet, og det ble foretatt en gjennomgang av regnskapet. Vedtak: Menighetsrådet tar regnskapsrapporten til etterretning. SAK 51/11: INVENTAR/UTSTYR OG UTSMYKNING Det framgår av regnskapsrapporten at det er et overskudd på budsjettet i forhold til inventar og utstyr. AU har derfor anbefalt at mulighetene for innkjøp av låsbart skap/benk bak i kirkerommet undersøkes. Det samme gjelder fjernstyrt knapp for klokkeringing, samt fastmonterte møbler på ytre kirketorg, dvs kirketorget utenfor kirken. Det er foreslått å henge skilt/bokstaver på ytterveggen av kirken, ved innkjøringen, med navnet på kirken, samt et ønske om en 3
informasjonsskjerm på kirketorget. Videre foreligger det et forslag om å sette opp et finere, tydeligere og mer værbestandig skilt nede ved veien, der det opplyses om gudstjenester og bruktmarked. En må da undersøke med veivesenet. Videre foreligger det et ønske om å anskaffe to nye messehagler, en rød og en fiolett. AU er gjort kjent med at to ulike kunstnere har meldt sin interesse i forhold til å lage disse. Det har tidligere vært planlagt å utarbeide tepper, tilsvarende det teppet som henger på kirketorget nå, i kirkeårets ulike farger. Dette var ment å være et skole-kirke-samarbeid. I møtet ble det understreket viktigheten av at møblene på ytre kirketorg må være fastmonterte. Videre ble det fremmet forslag om å henge skilt el.l. under det skiltet som står ved veien, eller evt. sette opp et nytt skilt, under forutsetning av at veivesenet godkjenner dette. Det ble også foreslått å sette opp et informasjonsskilt på en av kirkeveggene med punktskrift. Videre ble det foreslått å vurdere innkjøp av ny prekestol. Menighetsrådet var for øvrig positive til å undersøke de andre ovennevnte forslag nærmere. Vedtak: Menighetsrådet ber staben undersøke ovennevnte saker, i samarbeid med Eiendomsutvalget og andre frivillige. SAK 52/11: EVENTUELT 1. Utleie av kirken Vardåsen menighet leide ut til Asker symfoniorkester en helg i april. De leide flere rom en av helgedagene og kun kirkerommet den andre dagen. De har i ettertid reagert negativt på at de må betale for begge dagene, samt at de må betale for flere rom. De har derfor et ønske om å betale leie kun for kirkerommet en av dagene, da det er slik de har gjort det tidligere., dvs. kr.1500. Spørsmålet er da om øvelsesdagen kan være kostnadsfri. Vedtak: Saken utsettes da den må drøftes på et prinsipielt grunnlag. Asker symfoniorkester får imidlertid noe reduksjon i prisen (fra 4950,- til kr.3000,-), grunnet hva de antok at de skulle betale på utleietidspunktet.. 2. Det ble reist en forespørsel vedr valgstand i Asker sentrum på lørdag. Det var ulike erfaringer fra forrige valgperiode, men kandidatene ble anbefalt å møte opp. 4
5