Porsgrunn kommune Kontrollutvalget Vår ref. 15/5-2 033 /BERO Medlemmer og varamedlemmer Dato 06.01.2015 Christian Moulin Grunde Grimsrud Aud Fleten Rådmannen/adm. Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Leder kaller inn til møte: Dato: tirsdag 13.01.2015 Tid: kl 09:00 15:00 Sted: Rådhuset, møterom 3. etg. Dersom du ikke kan møte må du snarest melde ifra til sekretær for kontrollutvalget, på e-post: oystein.bergh@temark.no eller tlf 97646606. Vara møter bare etter egen innkalling. Edvard Garmo har meldt forfall og Christian Moulin kalles inn. Vedlagt følger sakene 1/15-5/15 Kl 0900: PROSJEKT; INTEGRERING OG SYSSELSETTING AV FLYKTNINGER Kl 1030: ORIENTERING FRA OMSORG Kl 1200: FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT TJENESTEKONTORET - SAKSBEHANDLING OG SERVICE Porsgrunn, 06.01.2015 (sign.) Svein Tore Uldal Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 97646606 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
Sakliste for Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Møtedato: 13.01.2015 Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 1/15 15/2 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 09.12.2014 2/15 14/931 PROSJEKT; INTEGRERING OG SYSSELSETTING AV FLYKTNINGER 3/15 13/483 ORIENTERING FRA OMSORG 4/15 14/129 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT TJENESTEKONTORET - SAKSBEHANDLING OG SERVICE 5/15 15/3 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 13.01.2015
Porsgrunn kommune Kontrollutvalget Sak nr. 1/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 09.12.2014 Arkivsaksnr.: 15/2 Arkivkode: 033 Møtedato: 13.01.2015 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 1/15 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Møteprotokoll 09.12.2014 godkjennes. Saksopplysninger Møteprotokollen fra 09.12.2014 legges fram for godkjenning. Vedlegg: Møteprotokoll 09.12.2014 Sak 1/15 Side 3 av 14
Porsgrunn kommune Kontrollutvalget Sak nr. 2/15 PROSJEKT; INTEGRERING OG SYSSELSETTING AV FLYKTNINGER Arkivsaksnr.: 14/931 Arkivkode: 217 Møtedato: 13.01.2015 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 2/15 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Uten innstilling. Saksopplysninger Kontrollutvalget ønsker å få vurdert behovet for et forvaltningsprosjekt innenfor tema; Integrering og sysselsetting av flyktninger. Ønsket er å få fram problemstillinger, hvilke spørsmål er det man ønsker svar på. Hvilke avgrensinger skal et prosjekt ha. Leder av NAV Porsgrunn, Grunde Grimsrud, vil gi en innledning om situasjonen i Porsgrunn, i forhold til situasjonen rundt integrering og sysselsetting av flyktninger. Tema: Kommunikasjon med IMDI og UDI Kommunale beslutningsprosesser Boligsituasjonen Mottak og bosetting Introduksjonsprogrammet Andre kommunale tjenester Sysselsetting Familiegjenforening Samarbeid med frivillige/ ideelle organisasjoner Økonomi Forbedringsarbeid Asylmottaket i Porsgrunn (Fossnes AS) Evt Etter innledningen er det debatt. Forvaltningsrevisor møter og deltar i debatten. Sak 2/15 Side 4 av 14
Porsgrunn kommune Kontrollutvalget Sak nr. 3/15 ORIENTERING FRA OMSORG Arkivsaksnr.: 13/483 Arkivkode: 030 Møtedato: 13.01.2015 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 46/13 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 3/15 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om Omsorg og demensomsorg i Porsgrunn kommune til orientering. Saksopplysninger Kontrollutvalget ble orienterte om Omsorg og demensomsorg 24.09.2013. Kontrollutvalget ber om å bli oppdatert. Hva har skjedd og hvordan har utviklingen vært. Porsgrunn kommune - kontrollutvalget i møte den 24.09.2013 sak 46/13 Vedtak i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om Omsorg og demensomsorg i Porsgrunn kommune til orientering. Behandlinga i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Kommunalsjefen orienterte generelt om omsorg og spesielt om demensomsorg. Tema som ble tatt opp var bl.a. hvordan dette er organisert i Porsgrunn, driften og de forskjellige tjenestene og institusjoner kommunen har. Foliene som ble brukt ved orientering om demensomsorg er sendt medlemmene på epost. Vedtaket var enstemmig. Saksopplysninger Sak 3/15 Side 5 av 14
Sak 3/15 Kontrollutvalget ønsker å bli kjent med virksomhetene ute og har gjort avtale om å få orientering om Omsorg og spesielt demensomsorg i Porsgrunn kommune. Kommunalsjefen vil orientere. Som en del av kontrollutvalget sitt tilsyn med forvaltningen, ønsker kontrollutvalget en orientering fra utvalgte deler av organisasjonen. Bakgrunnen for dette er at kontrollutvalget gjerne vil ha orientering og en dialog om den administrative styringen i kommunen. Utvalget er også opptatt av å få bedre innsikt i kommunens ulike arbeidsoppgaver. Hvordan kommunen fungerer og er organisert for å løse de oppgavene som er pålagt ved lov eller vedtatt av kommunens politiske organer. Kontrollutvalget ønsker en kort oversikt/orientering med utgangspunkt i følgende veiledende punkter. Det må settes av tid til spørsmål fra kontrollutvalget. 1. Kort innledning om Omsorg og demensomsorg 2. Avvikshåndtering 3. Kvalitet 4. Bemanning og rekrutering 5. Evt Side 6 av 14
Sak 3/15 På kommunen sin hjemmeside står det: Omsorg, trygd, helse og sosiale tjenester i Porsgrunn kommune Tjenester i Porsgrunn kommune innenfor området omsorg, trygd, helse og sosial. Målet med tjenestene er at alle som bor i kommunen skal få hjelp, pleie og omsorg når det er behov for det. Det er en stor bredde i helsetilbudet til våre innbyggere. Dette omfatter både helsefremmende og forebyggende hjelp. Du kan få informasjon om rettigheter og plikter. Tjenestene omfatter blant annet råd og hjelp i sosiale spørsmål, sosialhjelp, tjenester til rusavhengige, mottak og etablering av flykninger og låneordninger, og arbeidstrening. Tjenestekontoret tildeler etter søknad helse-, sosial- og omsorgstjenester til innbyggere i alle aldre i kommunen. Trygd: For spørsmål og orientering om trygdeytelser og bostøtte vises det til NAV. Tjenestetilbud i Porsgrunn Porsgrunn kommune har et variert tjenestetilbud til personer med demens. Det er store variasjoner for hvilken hjelp den enkelte ønsker og har behov for. Alle får en individuell vurdering av hvilke tjenester som best møter den enkeltes behov. I takt med sykdomsutviklingen øker behovet for hjelp og støtte fra pårørende. Det finnes også tilbud for å avlaste pårørende. Nedenfor finner du en kortfattet presentasjon om tilgjengelig tjenestetilbud til personer med demens og deres pårørende i Porsgrunn kommune. For mer informasjon, ta kontakt med Tjenestekontoret. For å søke tjenester benytt søknadskjema (link), som du også får utlevert ved Servicekontoret eller Tjenestekontoret. Støttekontakt. En støttekontakt kan bidra til en aktivitet og sosialt samvær noen timer i uken/hver 14. dag. Dagopphold. Dagopphold skal bidra til en meningsfull hverdag, individuelt tilrettelagte aktiviteter, sosialt samvær og gode opplevelser. Dagopphold fungerer også som avlastning for pårørende. Det er to dagtilbud tilrettelagt for personer med demens i Porsgrunn kommune, lokalisert ved Mule sykehjem og St. Hansåsens sykehjem. Side 7 av 14
Sak 3/15 Dagtilbudet ved St. Hansåsens sykehjem er tilpasset for yngre personer med demens (under 65 år). Hjemmetjenester. Hjemmetjenesten kan bistå med hjelp til rengjøring, handling, medisiner, personlig hygiene, mat osv. Ergoterapitjeneste. Ergoterapeutene kan f.eks. bistå med kartlegging av svikt og ressurser hos den syke og å finne egnede hjelpemidler for å øke egenmestring av dagliglivets aktiviteter. Korttids- og avlastningsplasser i institusjon (sykehjem). Vanlig er tre ukers opphold av gangen. Noen vil også ha behov for rullerende opphold, som innebærer at den syke bytter på å være hjemme og på sykehjem. Tiden mellom sykehjemsoppholdene kan variere. Bokollektiv for personer med demens. Porsgrunn kommune har to kollektiv for personer med demens. Kollektivene består av små ett-roms leiligheter med eget bad. Det er felles spisestue/oppholdsrom og kjøkken. Kollektivene er bemannet hele døgnet. Langtidsopphold i institusjon (sykehjem). Demenssykdommen leder til et behov for døgnkontinuerlig pleie og omsorg og den syke må ofte flytte fra eget hjem til institusjon. Det finnes sykehjemsavdelinger som er spesielt tilrettelagt for personer med demens, men demens forekommer ved alle avdelinger. Dersom du allerede har en tjeneste og ønsker å utvide eller søke nye tjenester, kan du også få hjelp til dette av den virksomhet du har kontakt med. Side 8 av 14
Porsgrunn kommune Kontrollutvalget Sak nr. 4/15 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT TJENESTEKONTORET - SAKSBEHANDLING OG SERVICE Arkivsaksnr.: 14/129 Arkivkode: 217 Møtedato: 13.01.2015 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 10/14 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 4/15 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Kontrollutvalget tar informasjon om kommunens behandling og rapportering av prosjektet, Tjenestekontoret saksbehandling og service, til orientering. Saksopplysninger Rapporten, Tjenestekontoret saksbehandling og service, ble behandlet i kontrollutvalget 18.03.2014, KU-sak 10/2014. Rapporten ble lagt fram for Bystyret 08.05.2014, sak 33/2014. Kontrollutvalget ber administrasjonen orientere om hva som er gjort etter bystyrets vedtak og kommunens behandling av saken. Bystyrets vedtak: Bystyret ber administrasjonen vurdere revisjon sine anbefalinger: sørge for at delegasjoner av myndighet er korrekte bedre informasjon om egne tjenester sikre at foreløpig svar gis i tråd med lovkravene sikre at informasjon til søker i underretning om vedtak, blir godt nok tilpasset den enkelte sak sikre hensiktsmessige og oppdaterte prosedyrer på saksbehandling Porsgrunn kommune utarbeider en brosjyre/hefte med informasjon om tjenestekontoret i mappa på intensivavdelingen for nyfødte. Brosjyren er rettet mot foreldre med barn med funksjonshemming. Her må det blant annet informeres om rettigheter generelt og muligheter videre for familier fra Porsgrunn. Bystyret ber om tilbakemelding innen 6 måneder. Sak 4/15 Side 9 av 14
Sak 4/15 Bystyrets behandling 08.05.2014, sak 33/2014: Før behandling av saken informerte revisor Anne Sæterdal om forvaltningsrapporten. Forslag fra Endre Løwe MDG: Forslag 1 Porsgrunn kommune utarbeider en brosjyre/hefte med informasjon om tjenestekontoret i mappa på intensivavdelingen for nyfødte. Brosjyren er rettet mot foreldre med barn med funksjonshemming. Her må det blant annet informeres om rettigheter generelt og muligheter videre for familier fra Porsgrunn. Forslag 2. Tjenestebrukerne fra revisjonens kartlegging skal vurdere administrasjonens vurderinger før saken igjen kommer til politisk behandling. Votering Ordførerens innstilling til vedtak enst vedtatt. Endre Løwes forslag punkt 1 enst vedtatt, punkt 2 falt med 3 stemmer. Bystyrets vedtak: Bystyret ber administrasjonen vurdere revisjon sine anbefalinger: sørge for at delegasjoner av myndighet er korrekte bedre informasjon om egne tjenester sikre at foreløpig svar gis i tråd med lovkravene sikre at informasjon til søker i underretning om vedtak, blir godt nok tilpasset den enkelte sak sikre hensiktsmessige og oppdaterte prosedyrer på saksbehandling Porsgrunn kommune utarbeider en brosjyre/hefte med informasjon om tjenestekontoret i mappa på intensivavdelingen for nyfødte. Brosjyren er rettet mot foreldre med barn med funksjonshemming. Her må det blant annet informeres om rettigheter generelt og muligheter videre for familier fra Porsgrunn. Bystyret ber om tilbakemelding innen 6 måneder. Side 10 av 14
Sak 4/15 Kontrollutvalgets behandling 18.03.2014, sak 10/14: Kontrollutvalget innstiller til bystyret: Bystyret har mottatt rapporten, Forvaltningsrevisjon av Tjenestekontoret saksbehandling og service. Bystyret ber administrasjonen vurdere revisjon sine anbefalinger: sørge for at delegasjoner av myndighet er korrekte bedre informasjon om egne tjenester sikre at foreløpig svar gis i tråd med lovkravene sikre at informasjon til søker i underretning om vedtak, blir godt nok tilpasset den enkelte sak sikre hensiktsmessige og oppdaterte prosedyrer på saksbehandling Bystyret ber om tilbakemelding innen 6 måneder. Behandlinga i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Forvaltningsrevisor presenterte rapporten. Forvaltningsrevisor presenterer rapporten i bystyret. Foiler som ble brukt ved presentasjonen er sendt kontrollutvalget på post. Svein Tore Uldal satte fram følgende forslag til innstilling, som ble enstemmig vedtatt: Kontrollutvalget innstiller til bystyret: Bystyret har mottatt rapporten, Forvaltningsrevisjon av Tjenestekontoret saksbehandling og service. Bystyret ber administrasjonen vurdere revisjon sine anbefalinger: sørge for at delegasjoner av myndighet er korrekte bedre informasjon om egne tjenester sikre at foreløpig svar gis i tråd med lovkravene sikre at informasjon til søker i underretning om vedtak, blir godt nok tilpasset den enkelte sak sikre hensiktsmessige og oppdaterte prosedyrer på saksbehandling Bystyret ber om tilbakemelding innen 6 måneder. Kontrollutvalget bestilte forvaltningsrevisjon fra Telemark kommunerevisjon IKS om Tjenestekontoret saksbehandling og service, i sak 42/13. Revisjonen har nå gjennomført prosjektet og legger fram rapporten. Forvaltningsrevisjonen vil svare på følgende problemstillinger: 1) Ivaretar kommunen krav satt til saksbehandling på tjenestekontorets område? a) Er oppgaver, myndighet og ansvarsområder til tjenestekontoret klart avgrenset og i samsvar med tildelte fullmakter? b) I hvilken grad har kommunen etablert et system for å sikre at veiledningsplikten overfor brukere av tjenestekontoret blir ivaretatt? c) Hvordan er saksbehandlingstiden og overholdes krav satt til saksbehandlingstid? Side 11 av 14
Sak 4/15 d) I hvilken grad gir underretning om vedtak tilfredsstillende informasjon til brukerne? 2) Hvordan opplever foresatte til barn og unge med hjelpebehov, møtet med tjenestekontoret? 3) I hvilken grad er Porsgrunnsverdiene implementert i tjenestekontorets behandling av sakene og i møte med brukerne? Revisjonen sine undersøkelser viser følgende: Oppgaver, myndighet og ansvarsområder Fordeling av oppgaver og ansvar og utøving av myndighet er ikke fullt ut i samsvar med tildelte fullmakter. Virksomhetsleder ved tjenestekontoret var ikke delegert myndighet etter pasient- og brukerrettighetsloven, og hadde derfor ikke delegert tilstrekkelig myndighet til å utføre de oppgavene som tjenestekontoret er pålagt. Tjenestekontoret har etablert et vedtaksmøte som fatter vedtak på saksområdene revisjon har undersøkt. Vedtaksmøtet er etter revisjon sin vurdering ikke gitt tilstrekkelig delegasjon i tråd med kommunens delegasjonsreglement. Formelt sett er det saksbehandlere som har delegert myndighet til å fatte vedtak. Saksbehandlere har dermed større myndighet enn de utøver i praksis. Utover dette har saksbehandlerne klart avgrensede ansvars- og arbeidsoppgaver, som er kjent av de ansatte og i samsvar med tildelte fullmakter. Veiledning Gjennom informasjon på kommunens nettsider, utarbeiding av informasjonsmateriell, etablering av et servicekontor og interne rutiner, mener revisjon at kommunen har etablert et system som kan bidra til at veiledningsplikten blir ivaretatt. En svakhet er at informasjonen på nettsidene ikke er enhetlig, og at ikke alt er oppdatert etter nytt lovverk. Saksbehandlingstid Med unntak av saker som gjelder brukerstyrt personlig assistanse, er saksbehandlingstiden 30 dager eller kortere i flertallet av sakene. Saksbehandlingstiden er over 3 måneder i 13 % av sakene som revisjonen har undersøkt. Kommunen har ikke gitt foreløpig svar som er i tråd med kravene satt i forvaltningsloven. Underretning om vedtak Tjenestekontoret har rutiner, maler og praksis som ivaretar flere av kravene som er satt til underretning om vedtak. Imidlertid viser revisjon sine undersøkelser at det ikke gis tilstrekkelig informasjon om søkers rettigheter i tilknytning til vedtaket. Begrunnelsene som gis i vedtak kan bedres noe på de mest skjønnspregede saksområdene som omsorgslønn, og i saker der søker får helt eller delvis avslag på søknaden. Møte med tjenestekontoret Flertallet av de foresatte opplever å bli møtt på en god måte av tjenestekontoret. De stoler på at tjenestekontoret ivaretar deres rettigheter. Det er imidlertid noen som ikke opplever dette. Det er også noen som har påpekt at saksbehandling og måten tjenestekontoret behandler dem på, er blitt betydelig bedre. De er godt fornøyd nå, men var det ikke tidligere. Undersøkelsen viser at informasjon om tjenestene som kommunen gir kan bli bedre. Dette gjelder ikke bare tjenestekontoret. Porsgrunnsverdiene Revisjon mener at tjenestekontoret har iverksatt tiltak for å sikre implementering av Porsgrunnsverdiene i behandling av saker og i møte med brukerne. Brukerundersøkelsen som er gjennomført, viser også at flertallet opplever å bli møtt på en god måte. Side 12 av 14
Sak 4/15 Anbefalinger Revisjon mener at kommunen bør: sørge for at delegasjoner av myndighet er korrekte bedre informasjon om egne tjenester sikre at foreløpig svar gis i tråd med lovkravene sikre at informasjon til søker i underretning om vedtak, blir godt nok tilpasset den enkelte sak sikre hensiktsmessige og oppdaterte prosedyrer på saksbehandling Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Tjenestekontoret saksbehandling og service Side 13 av 14
Porsgrunn kommune Kontrollutvalget Sak nr. 5/15 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 13.01.2015 Arkivsaksnr.: 15/3 Arkivkode: 033 Møtedato: 13.01.2015 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 5/15 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Kontrollutvalget tar informasjon til orientering. Saksopplysninger Saker/tema vurdert av leder og nestleder. Tilbakemelding til kontrollutvalget. Kommunens oppfølging av ungdom som var på Utøya Problematikk rundt sykemelding, deltidsstilling og flere arbeidsgivere Utfordringer møteplan for 2015, kommende møter Evt Vedlegg: Ingen Sak 5/15 Side 14 av 14