ÅRSRAPPORT FOR HELSE-, MILJØ- OG SIKKERHETSARBEIDET VED UNIVERSITETET I STAVANGER 2008 1. Innledning Universitetet i Stavanger har et etablert system for helse-, miljø og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Det systematiske HMS-arbeidet er en integrert del av UiS sitt styringssystem og beskrevet i HMS-håndboken. HMS-håndboken ligger på intranett. Retningslinjene for HMS-arbeidet ved UiS er beskrevet i HMS-håndbokas dokument A-5.1. I dette dokumentet finner en beskrivelse av krav til det årlige, systematiske HMS-arbeidet som skal utføres ved den enkelte enhet: Utarbeidelse av årsplan for HMS-arbeidet Kartlegging av HMS- status gjennom HMS-møte/samling, HMS-runde/vernerunde og utviklingssamtaler Utarbeidelse av statusrapporter for foregående år Utarbeidelse av risikovurdering Utarbeidelse av handlingsplan Årsrapporten for HMS-arbeidet ved UiS 2008 tar utgangspunkt i det arbeidet som er gjort på sentralt nivå, i arbeidsmiljøutvalget (AMU), i tilretteleggingsutvalget, av bedriftshelsetjenesten og av enhetene. 2. HMS-arbeidet på overordnet nivå Universitetsdirektøren har det overordnede ansvaret for HMS-arbeidet ved universitetet. Direktøren har overfor styret ansvaret for å utforme, drive og føre tilsyn med helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet ved universitetet i henhold til forskrift om internkontroll. I det daglige ivaretas dette ansvaret av personaldirektøren. Ansvaret for det daglige HMS-arbeidet ligger hos linjeledelsen på alle nivå i organisasjonen. HMS-arbeidet følges opp av AMU og verneombudene. I tillegg har UiS et læringsmiljøutvalg (LMU) som skal være et rådgivende organ for universitetsstyret og ledelsen for øvrig, i spørsmål knyttet til det fysiske og psykososiale læringsmiljøet ved universitetet. 2.1 Utvalgsarbeid Arbeidsmiljøtuvalget Arbeidsmiljøutvalget har i oppgave å virke for gjennomføring av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Utvalget skal delta i planleggingen av verne- og miljøarbeidet, og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Arbeidsmiljøutvalget består av fire representanter fra arbeidsgiversiden og fire representanter fra arbeidstakersiden. Funksjonstiden er to år. Leder og nestleder velges for ett år om gangen. Ledervervet går på omgang mellom partene. Personalavdelingen ivaretar sekretærfunksjonen. Bedriftshelsetjenesten deltar i arbeidsmiljøutvalget som konsultativt medlem uten stemmerett. Arbeidsmiljøtvalget har hatt syv møter i 2008 og behandlet 69 saker, herunder orienteringssaker. 1
Av viktige saker kan nevnes: Byggesituasjonen på UiS jevnlig orientering fra ressursdirektør Brannsynsrapporter tilbakemelding fra brannvesenet Medarbeiderundersøkelsen Kvartalsvise sykefraværsrapporter Melding om uønskede hendelser (ulykker, nestenulykker og avvik) Statusrapporter, risikovurderinger og handlingsplaner HMS for enhetene Risikovurdering og handlingsplan HMS for UiS Årsrapporter for AMU, tilretteleggingsutvalget og bedriftshelsetjenesten Trim i arbeidstida videreføring av opplegget Røyking på UiS Inndeling i verneområde og regler for valg av verneombud/varaverneombud Revisjon av HMS-håndboka årlig gjennomgang Ny HMS-prosedyre: B-6.5.1 Håndtering av kjemisk og biologisk helsefare Arbeidsmiljøutvalget har utarbeidet årsrapport for verne- og miljøarbeidet i 2008. AMUs arbeidsutvalg Til å foreberede og initiere saker som skal/kan tas opp i arbeidsmiljøutvalget, er det opprettet et arbeidsutvalget. Arbeidsutvalget består av AMUs leder, hovedverneombudet, representant fra bedriftshelsetjenesten og arbeidsmiljøutvalgets sekretær. Arbeidsutvalget har hatt flere møter i 2008 og bl.a. arbeidet med risikovurdering og handlingsplan for UiS, røyking på UiS og revisjon av HMS-håndboka. Tilretteleggingsutvalget Det vises til egen rapport for tilretteleggingsutvalgets arbeid i 2008, se vedlegg. Bedriftshelsetjenesten Universitetet kjøper tjenester av privat bedriftshelsetjeneste, Hjelp24 HMS. Bedriftshelsetjenesten er en viktig bidragsyter i det forebyggende og behandlende HMS-arbeidet. Årsrapport for bedriftshelsetjenesten 2008 følger vedlagt. 2.2 Opplæring I 2008 ble følgende opplæring gjennomført: Bruk av hjertestarter, inkl. hjerte- lungeredning Det er pt. utplassert 14 hjertestartere på UiS. I løpet av 2008 har nye ressurspersoner fått opplæring i bruk av disse. Ergonomiopplæring Det har vært gjennomført ergonomiopplæring for ansatte i enheter i hht. oppsatt plan og fem kurs for nyansatte, se nærmere om dette nedenfor. I tillegg har UiS et introduksjonsprogram for nyansatte der formålet er at nyansatte skal få en god og tidlig innføring i forhold som gjelder det faglige innholdet i jobben, samt i forhold som vedr. HMS. 2
2.3 Inkluderende arbeidsliv (IA) Universitetet i Stavanger vedtok å fortsette som IA-virksomhet etter at partene i arbeidslivet undertegnet tillegg til intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv 2006 2009. UiS har utarbeidet på de tre områdene; sykefravær, rekruttere personer med redusert funksjonsevne og øke den gjennomsnittlige avgangsalder. IA-utvalget som består av representanter fra ansatte og ledere, bedriftshelsetjenesten og personalavdelingen har hatt flere møter i 2008. Dette for å se til at handlingsplanen blir fulgt opp og foreta revisjoner ved behov. Det har vært fokusert mye på sykefraværsarbeidet de siste årene, så også i 2008. UiS er opptatt av at fraværet skal være så lavt som mulig, og at det ikke skal være arbeidsrelatert fravær. Videre er det viktig at ansatte som er sykemeldte kommer tilbake i arbeid så rask som mulig. UiS har en målsetting om et nærvær på 96,48 % i 2009. Målet vurderes realistisk i en virksomhet der det i liten grad er tungt fysisk arbeid, og det heller ikke er fysiske utfordringer utover det en finner i tilsvarende virksomheter. Sykefraværet for UiS totalt var i 2008 4,7 %. Målsettingen var 3,7%. Av dette utgjør det egenmeldte sykefraværet 0,47 %. Både arbeidsmiljøutvalget og ledelsen ved UiS har uttrykt bekymring for den negative utviklingen i sykefraværet, og ønsket å finne ut hva dette skyldes. Med bakgrunn i sykefraværet 1. kvartal 2008 ble enheter med høyt sykefravær bedt om å gi en vurdering av utviklingen i sykefraværet, om sykefraværsarbeidet/ IA-arbeidet skjer i henhold til prosedyren og hvordan arbeidet med forebygging/tilrettelegging drives. Tilbakemeldingene fra fakultetsadministrasjonene viser at flere av langtidssykemeldingene antas å skyldes høyt arbeidspress over tid. Det ser imidlertid ut som at det arbeides godt og målrettet både når det gjelder å unngå at ansatte går ut i sykemelding og oppfølging med tanke på å få de ansatte raskt tilbake i arbeid. Det samme kan en si for enhetene i stab. Arbeidsmiljøutvalget holder også et våkent øye med sykefraværet for administrasjonene, institutter og sentre. Sykefraværet blant renholderne er betydelig høyere enn ønskelig. Driftsavdelingen har, i samarbeid med bedriftshelsetjenesten, arbeidet med en særskilt handlingsplan med sikte på reduksjon i sykefraværet. Planen ble ferdigstilt i 2009. Spørreundersøkelse foretatt i februar/mars 2008 blant ansatte ved UiS som var langtidssykemeldt i 2007 viser at sykemeldte ikke blir fulgt opp som forutsatt. Bl.a. var det skuffende få (kun 36 %, 24 av 67) som sa at de var kjent med HMS-prosedyren for oppfølging av sykemeldte. Det er også langt færre enn ønskelig som sa at de ble fulgt opp i tråd med prosedyren. Selv om undersøkelsen kun gjengir arbeidstakers opplevelser, viser den at det er nødvendig med bedre sykefraværsoppfølging. Som et ledd i det primærforebyggende arbeid har bedriftshelsetjenesten i 2008 avholdt fire samlinger i ergonomi og stresshåndtering for nyansatte. Videre er det ved flere enheter avholdt oppfriskningskurs/ undervisning innenfor dette temaet. I tillegg har bedriftshelsetjenesten behandlet en rekke henvendelser fra enkeltpersoner som går på ergonomi. Vinteren 2008 ble det gjennomført tilrettelagt trening over syv uker á to dager, samt en uke oppfølging for en gruppe på ansatte med belastningslidelser. De ni deltakerne var svært fornøyd med kurset og mente at det hadde virket positivt i forhold til deres plager. Det har vært avholdt møter der ledere utveksler erfaringer i forhold til forebyggende og oppfølging av sykemeldte, samt får relevant informasjon fra NAV og bedriftshelsetjenesten. I 2008 ble det innført en prøveordning som innebærer at ansatte kunne få dekket utgifter til inntil 10 behandlinger årlig hos fysioterapeut, kiropraktor, manuell terapeut eller psykolog. Ordningen ble gjort permanent fra 2009. 3
2.4 Velferdstiltak/HMS-tiltak UiS avsatte i 2008 kr. 300.000 til velferdstiltak for ansatte. Velferdsutvalget, som består av representanter for arbeidstaker og arbeidsgiver, fordeler disse midlene. For 2008 ble midlene gitt til: Tilskudd til høstfest Tilskudd til grillfest Tilskudd til bedriftskunstforeningen Tilskudd til bedriftsidrettslaget Tur til Jærmuseet I tillegg har UiS en ordning med Trim i arbeidstida (treningstilbud til ansatte). 2.5 Medarbeiderundersøkelsen Initiativet til medarbeiderundersøkelsen kom i sin tid fra Arbeidsmiljøutvalget. Både ledelsen ved UiS, personalavdelingen, arbeidsmiljøutvalget og faglig ressursgruppe har sammen med Sensus as v/lars Asle Einarsen, lagt ned mye arbeid i planleggingen av medarbeiderundersøkelsen. Selve undersøkelsen ble gjennomført i januar 2009. Arbeidsmiljøutvalget vil følge opp arbeidet med handlingsplaner i enhetene. 2.6 HMS på UiS oppfølging av handlingsplan Universitetsdirektøren og hovedverneombudet har, etter innstilling fra arbeidsmiljøutvalget, blitt enige om følgende handlingsplan for HMS 2008. a) Utarbeide prosedyre for varsling av kritikkverdige forhold. Prosedyren ble ikke ferdigstilt innen 30.06.2008 som planlagt. Prosedyren, sammen med prosedyre for forebygging og håndtering av mobbing, vil om kort tid bli ferdigstilt og utsendt. b) Utarbeide prosedyre for kjemikaliehåndtering. Prosedyre, samt retningslinjer for håndtering av kjemisk og biologisk helsfare, samt retningslinjer for vedlikehold av stoffkartotek ble vedtatt 15.12.2008. c) Utarbeide og iverksette rutiner for hovedrenhold. Det er vedtatt avsette midler til hovedrenhold. Renholdet fordeles over tre år. d) Arbeide videre mht. å få et røykfritt universitet. UiS er ikke fornøyd med at det røykes foran inngangene og utenfor kontorer/luftinntak. Det er skjemmende og skaper problemer for allergikere. Det ble arbeidet mye med denne saken i 2008. Der utarbeidet en handlingsplan med følgende hovedmål: På UiS skal vi ha et helsefremmende arbeids- og studiemiljø der vi tar hensyn til hverandre i forhold til røyking. Planen er delt i tre delmål. Delmål 1 dreier seg om å etablere røykfrie inngangspartier på UiS. Delmål 2 omtaler røyking på anviste, lett tilgjengelige steder. Det siste delmålet går på informasjon til ansatte og studenter. Det arbeides nå med å gjennomføre planen. 2.7 HMS-møter med enhetene Personaldirektør gjennomførte også i 2008 årlige HMS-møter med enhetene. Fokus for møtene var risikofaktorer og utfordringer og aktiv personalledelse. 4
2.8 Interne revisjoner I henhold til HMS-håndboka skal det hvert år gjennomføres en til to revisjoner ved universitetet for å se til at HMS-systemet fungerer slik det er forutsatt å gjøre. Hovedverneombud, vara hovedverneombud og sentral HMS-koordinator har i 2008 gjennomført to interne revisjoner en ved Institutt for allmennlærerutdanning og spesialpedagogikk (IAS) og en ved fakultetsadministrasjonen ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet (SV). Ved begge enheter ble det registrert at det arbeides godt med helse, miljø og sikkerhet. Ikke minst ble gitt uttrykk for at medvirkningen og informasjonen er bra. Det ble imidlertid gitt pålegg til begge enheter. IAS fikk bl.a. pålegg om å gjennomgå de aktiviteter som foregår med tanke på å kartlegge risikofylt arbeid og utarbeide nødvendige skriftlige retningslinjer/prosedyrer, samt utarbeide HMS-datablader i papirversjon og gjøre disse tilgjengelige for brukerne. Ved fakultetsadministrasjonen på SV ble en bl.a. bedt om å se systemet for informasjon, mottak av nyansatte/introduksjon til arbeidet og oppfølging av prosedyren Sikkerhet på reise. Fakultetsdirektøren ble videre pålagt å ta tak i utfordringen i forhold til stort arbeidspress. 2.9 Uønskede hendelser AMUs arbeidsgruppe arbeidet i 2008 med en forenkling av prosedyren for avvikshåndtering og forebyggende/korrigerende tiltak og prosedyren for melding av ulykker/nestenulykker. Dette resulterte i at de to prosedyrene ble slått sammen til en prosedyre; prosedyre B-6.3.1 Melding om uønskede hendelser. Samtidig ble det utarbeidet et forenklet meldeskjema som også ble trykket som en blokk som f.eks. renholdere og ansatte på laboratorier kan ha lett tilgjengelig for registrering om noe uønsket skjer. Følgende uønskede hendelser ble innrapportert: - Skader (ulykker/nestenulykker): 8 (Fire fallskader; tre pga. glatt uteområde, en pga. grus på asfalt og en i forbindelse med elevøvelse, Tre skader som følge av bruk av verktøy ol., samt lamelle som løsnet). Ingen av skadene var alvorlige. - Avvik: 6 (Røyking ved Kjell Arholms hus, eksponering av råolje/toluol, åpen branndør over natta, dårlig inneklima i møterom, vannlekkasje, løse fliser i rom) Innrapporteringen for 2008 er høyere enn for 2007. Om dette er tilfeldig, kommer av flere uønskede hendelser eller skyldes bevissthet omkring temaet er vanskelig å vite. Det er trolig fortsatt en underapportering av uønskede hendelser. 5
3. Lokalt HMS-arbeid Det utføres mye godt HMS-arbeid ved enhetene, selv om det fortsatt kan arbeides mer målrettet og systematisk. Det synes som om utfordringer av fysisk art blir fulgt opp som forutsatt. Det ser ut som om oppfølgingen av det psykososiale arbeidmiljøet blir mer vektlagt. Dette vil forhåpentligvis få et enda større fokus nå som resultatene av medarbeiderundersøkelsen skal følges opp. HMS-aktiviteter De fleste enheter melder at krav til dokumentasjon av HMS-aktiviteter er oppfylt og at det gjennomføres årlig HMS-runde/vernerunde. Det er imidlertid ikke alle enheter som har gjennomført HMS-møte/samling i 2008. Det er heller ikke alle som har gjennomført utviklingssamtale. Forebyggende HMS-arbeid En viktig del av HMS-arbeidet er det forebyggende arbeidet. Her er det svært mange som nevner ergonomi enten i form av tilrettelegging av arbeidsplass, anskaffelse av utstyr, ergonomiopplæring eller en kombinasjon av dette. Videre blir ulike trivselstiltak nevnt. Risikofaktorer og utfordringer Under dette punktet er det mange som sier at det blir utført risikofylt arbeid. De fleste har nok prosedyrer for dette, men interne revisjoner har avdekket at dette ikke alltid er tilfelle. Når det gjelder HMS-utfordringer er arbeidspress og stress noe som går igjen hos de fleste enheter. Det synes som om arbeidspresset på den enkelte blir stadig større. Ellers blir belastningslidelser nevnt av mange. Det er fortsatt utfordringer knyttet til bygningsmessige forhold, slik som ventilasjon og for lite lokaler i forhold til aktiviteten som drives. Utfordringer knyttet til informasjon blir nevnt enkelte steder. Utfordringer knyttet til psykososialt arbeidsmiljø blir nevnt. Ellers er det en enhet som nevner mobbing, og viktigheten av å styrke den gode sosiale tonen. 4. Utfordringer og oppgaver i 2009 Universitetet har fortsatt forbedringspotensiale når det gjelder det systematiske og forebyggende HMS-arbeidet, og da spesielt når det gjelder det gjelder primærforebyggende arbeid i forhold til psykososialt arbeidsmiljø og trivsel. Det er viktig at den enkelte leder tar i bruk de redskaper han/hun har for å kartlegge forholdene, det være seg utviklingssamtaler, HMS-møter, vernerunder, kartlegginger foretatt av bedriftshelsetjenesten eller andre, meldinger om ulykker/nestenulykker og avvik og risikovurderinger. Medvirkning fra de ansatte er et viktig stikkord i denne sammenheng. Medarbeiderundersøkelsen ble gjennomført i januar 2009 og den enkelte enhet er nå i ferd med å utarbeide handlingsplaner med bakgrunn i resultatet. Dette vil forhåpentligvis bidra til å gripe fatt i og løse viktige utfordringer. Medarbeiderundersøkelsen viser bl.a. at UiS har høyere mobbetall enn landsgjennomsnittet. Blant deltakerne i undersøkelsen er det 9,5 % som oppgir at de har blitt mobbet en sjelden gang eller oftere de siste seks månedene. 21,5 prosent har observert mobbing innenfor den samme perioden. Dette vil bli fulgt opp med ferdigstillelse av prosedyre for varsling, prosedyre for forebygging og håndtering av mobbesaker og opplæring av ledere, tillitsvalgte og verneombud. I planen for samarbeidet mellom universitetet og bedriftshelsetjenesten i 2009 er det avsatt mye ressurser til ergonomioppfølging/-bistand, både når det gjelder primær-, sekundær og tertiærforebyggende virksomhet. Ellers prioriteres det å bruke tid på psykososialt arbeid trivsel og nærværsarbeid. 6
Det vil fortsatt være et høyt fokus på det forebyggende og oppfølgende sykefraværsarbeidet. Målsettingen for 2009 er et sykefravær på 3,52 %. Som nevnt er UiS opptatt av at det ikke skal være arbeidsrelatert fravær ved virksomheten. Videre er det viktig å arbeide for at ansatte som er sykemeldte kommer tilbake i arbeid så rask som mulig. Satsingen på ergonomi med arbeidsplassgjennomgang, enhetsvise samlinger og samlinger for nyansatte innenfor ergonomi og stresshåndtering vil videreføres i 2009. Det tas også sikte på å gjennomføre et nytt treningskurs for ansatte med belastningslidelser. Det bør fortsatt brukes ressurser på å gjennomføre interne revisjoner. Tilbakemeldinger viser at ansatte i enheter som har deltatt i revisjoner har fått en større bevissthet om helse, miljø og sikkerhet. Det samme har ledere, verneombud og HMS-koordinatorer fått. HMS-møtene som personaldirektør har med enhetene vil finne sted også i 2009. Målet må være at en om få år har kommet så langt i HMS-arbeidet at disse møtene ikke lenger er nødvendige. Kjemikaliehåndteringen vil fortsatt være et prioritert område. Det arbeides nå med å gjennomføre kartlegge hvilke arbeidstakere som skal delta på forskriftsfestede helsekontroller. Ledelsen ved Det teknisk- naturvitenskapelige fakultet har lagt fram liste over ansatte ved UiS som skal delta i kartlegging i forbindelse med bruk av kjemikalier. Bedriftshelsetjenesten vil nå intervjue den enkelte ansatte for å vurdere behovet for kontroller. Bedriftshelsetjenesten er en ressurs som det er viktig å benytte seg av i arbeidet med helse, miljø og sikkerhet, spesielt i det forebyggende HMS-arbeidet. Videre er Arbeidslivssenteret (NAV) en viktig støttespiller. Personaldirektøren vil sørge for å bidra til at det blir arbeidet enda mer målrettet og systematisk med helse, miljø og sikkerhet på enhetene i tiden som kommer. Universitetsdirektøren og hovedverneombudet har, etter innstilling fra arbeidsmiljøutvalget, blitt enige om en slik handlingsplan for HMS ved Universitetet i 2009: 1. Mobbing: Utarbeide retningslinjer og gjennomføre opplæring 2. Brann: Gjennomgå og revidere brannvernprosedyren 3. Arbeidsprss og stress: Vurdere forholdet mellom tildelte oppgaver og ressurser 4. Røyking: Arbeide videre med å etablere egne røykesteder, samt arbeide for å iverksette visjonen om et røykfritt universitet 5. Inneklima: Fjerne allergifremkallende planter 6. Sosialt samspill: Vurdere hvordan få fram status mht. sosialt samspill enhetene imellom 7. Verdier og forventniger: Vurdere behovet for videre presisering av verdier og forventninger utover det som står i strategidokumentet 8. Helsekontroller/helseopplysning: Vurdere behov for utvidelse av ordningen med helsekontroller og vurdere behov for samling/kurs som går på livsstil 9. Avfallhåndtering: Utarbeide HMS-prosedyre 10. Tilrettelegge for syklister og gående Stavanger, 28. april 2009 Per Ramvi universitetsdirektør Halfdan Hagen personaldirektør Saksbehandler: Rådgiver Gry Åse Tjørhom 7