Rapport Søkefase Del av Bacheloroppgave 2008

Rapport Søkefase Del av Bacheloroppgave 2008 Prosjekt: Lagerstyring på Trostrud-Freno AS Prosjektdeltagere: 05HBTEKDA 05HBTEKDA Utgavedato: 28.03.2008 ole.vaslien@hig.no 1 jon.gronli@hig.no

Innholdsfortegnelse 1. Sammendrag... 3 2. Innledning... 4 2.1 Bakgrunn for oppgavevalg... 4 2.2 Prosjektets organisering... 5 3. Prosjektets målsetning og rammebetingelser... 7 3.1 Målsetning:... 7 Hovedmål:... 7 3.2 Delmål:... 7 3.3 Resultatmål:... 7 3.4 Effektmål:... 7 3.5 Hvorfor bør Trostrud-Freno AS innføre et lagersystem?... 8 3.6 Forskningsrelatert:... 8 3.7 Kvalitetssikring:... 9 4. Metodevalg... 9 4.1 Kravspesifikasjoner fra bedriften (rammebetingelser):... 10 Steg 1 Innsamling av tilbydere... 11 Steg 2 Utvelgelse av 5 potensielle tilbydere.... 12 Steg 3 Utvelgelse av de 3 mest aktuelle tilbyderne... 18 Steg 4 Valgt tilbyder.... 20 5. Økonomi... 22 Hvorfor Trostrud-Freno AS bør investere i softwareprogram:... 22 Fremtidsrettet... 22 Økonomisk vinning... 23 ole.vaslien@hig.no 2 jon.gronli@hig.no

1. Sammendrag I faget LiB, Læring i Bedrift, har vi fått i oppgave av Trostrud-Freno AS, å definere en programvare og leverandør, som kan brukes i praksis og passer deres kravspesifikasjoner. Vi har i denne perioden hatt en omfattende søkefase, hvor vi har søkt i markedet for tilbydere av logistikkprogrammer til bruk i bedrift. Gruppen har kontaktet de 5 mest egnede tilbyderne, hvor vi tilslutt satt igjen med den bedriften som kunne tilby det beste programmet og kom til å holde Trostrud-Freno AS i fokus som kunde. Ved at Trostrud-Freno får en god og solid leverandør, med egnet logistikkprogram, vil dette hjelpe dem med å opprettholde et mer strukturert og oversiktlig lager. Selv om det er en stor engangskostnad, vil dette resultere i fremtidlig økonomisk vinning. ØkonomiBistand(Lena) fant vi som beste leverandør til Trostrud-Freno AS. De har allerede en forbindelse seg imellom siden ØkonomiBistand er leverandør av systemet de bruker på å kjøre lønninger og CRM(bistandsprogram). Dette vil da si at Trostrud-Freno AS ikke må betale noe ekstra for servicen på den nye tilleggsmodulen. Dette er en konklusjon vi og Trostrud-Freno AS er veldig enige i og de støtter oss i denne avgjørelsen. ole.vaslien@hig.no 3 jon.gronli@hig.no

2. Innledning 2.1 Bakgrunn for oppgavevalg Høsten 2007 hadde vi i TDL (Teknologidesign og ledelse) sammen med IDT (Industriell design og teknologiledelse), faget Teknologiledelse. I dette faget skulle vi ha en praksisuke ute hos en bedrift i samsvar med relevant fagstoff. I den forbindelse fikk Ole Jonny utplassering på Trostrud-Freno AS på Kraby, hvor han og hans gruppe hadde som oppgave å se på lagerstruktur, noe som viste seg å være en utfordring. Etter endt utplasseringsuke, var det ønskelig fra bedriften å få hjelp til et lagersystem, hvor man enkelt kan få en oversikt av hva som befinner seg på lageret til enhver tid. Prosjektet er gitt av Trostrud-Freno AS, som er en produksjonsbedrift med bred og lang erfaring innen tilvirkning av trekister. De leverer produkter over hele landet og har 63% markedsandel av det Norske markedet. De ønsker å ta i bruk et dataprogram til å styre sitt lagersystem. I den forbindelse har de ytret ønske om at vi skal være behjelpelige med å komme opp med et slikt program. Dette gjelder for både interne og eksternt lager i bedriften. Implementering og oppstart av lagersystemet på bedriften, vil ikke være en del av dette faget. ole.vaslien@hig.no 4 jon.gronli@hig.no

2.2 Prosjektets organisering Prosjektet blir gjennomført av to studenter fra studieretningen Teknologidesign og Ledelse (TDL) ved avdelingen for ingeniørfag av Høgskolen i Gjøvik. Gruppen: 05 TDL Tlf: 971 23 661 E-post: ole.vaslien@hig.no 05 TDL Tlf: 416 48 762 E-post: jon.gronli@hig.no Oppdragsgiver: Prosjektansvarlig ved Trostrud-Freno AS Øystein Skinstad Tlf: 61 14 35 50/61 16 01 70 E-post: oystein@trostrud.no Veiledere HiG: Terje Bokalrud 1. amanuensis Tlf: 61135271 E-post: terje.bokalrud@hig.no Magnar Eikerol 1. amanuensis Tlf: 61135269 E-post: magnar.eikerol@hig.no ole.vaslien@hig.no 5 jon.gronli@hig.no

Kontaktpersoner: (brukt som kontaktperson for informasjonsinnhenting) ØkonomiBistand (Innlandet, Lena) v /Jens Ramstad Konsulent Tlf: 90 80 72 50 / 61 16 10 00 Faks: 61 16 10 75 E-post: jens.ramstad@okonomibistand.no Mamut ASA v/joakim Lersbryggen Salgskonsulent Tlf: 23203465 Faks: 23203551 E-post: joakiml@mamut.com PC-System Senteret AS v/trond Ramstad Salgskonsulent Tlf: 61236700 Faks: 61236701 E-post: tr@pc-system.no ole.vaslien@hig.no 6 jon.gronli@hig.no

3. Prosjektets målsetning og rammebetingelser 3.1 Målsetning: Hovedmål: Komme frem til et program og leverandør, eller utforme et system(databaseapplikasjon) for vareoversikt på Trostrud-Freno AS. 3.2 Delmål: Gruppa skal sette seg inn i det eksisterende lagersystemet på Trostrud-Freno AS, og ut i fra dette enten utvikle en databasemodul i Access, eller finne et verdig logistikkprogram som kan gi bedriften en god, men enkel oversikt over lagerbeholdningen til enhver tid. 3.3 Resultatmål: Gruppa ønsker å se en mer systematisert og strukturert lageroversikt hos Trostrud-Freno AS. Muligheten for å kunne se hva slags produkter som befinner seg på eksternt lager skal også ligge til grunn. 3.4 Effektmål: Bedriften har i lang tid ikke hatt noen god oversikt på lagerbeholdning. De har i den senere tid fått flere konkurrenter, og innsett nå lønnsomheten med å ha en god og strukturert lageroversikt. Bedriften er nå villig til å legge inn ressurser for å få innført et godt system på Trostrud-Freno AS på Kraby. ole.vaslien@hig.no 7 jon.gronli@hig.no

3.5 Hvorfor bør Trostrud-Freno AS innføre et lagersystem? For å ha oversikt over lagerbeholdning til enhver tid For å redusere papirforbruket internt For lettere kunne utføre varetelling For å få kontroll over vareflyt Lettere å gjøre beregninger for lagerbeholdningen Flere av produksjonsarbeiderne kan benytte logistikksystemet, slik at driften av lageret ikke blir personavhengig. Redusere muligheten for feilkilder (missforståelser, dårlig håndskrift, ødelagte papirark etc.) Fremtidsrettet 3.6 Forskningsrelatert: Oppgaven er forskningsrelatert for oss fordi: Vi måtte fordype oss det systemet de har i dag på Trostrud-Freno AS. Utarbeide en kravspesifikasjons liste for Trostrud-Freno AS. Søke blant bekjente og på internett etter mulige tilbydere. Sette oss inn i og sammenligne de mulige tilbyderne med de kravspesifikasjonene vi har utarbeidet. Velge en tilbyder etter nøye samtaler med Trostrud-Freno AS. Knytte oss til ressurspersoner med kompetanse innenfor de forskjellige programmene. ole.vaslien@hig.no 8 jon.gronli@hig.no

3.7 Kvalitetssikring: For at vi skal kvalitetssikre vår løsning av problemstillingen er det viktig for oss at vi har et tett samarbeid med Trostrud-Freno AS. All den informasjonen vi har fått av dem har skjedd gjennom samtaler på deres kontor på Kraby. Vi har også på veien knyttet til oss viktige ressurspersoner som har dypere egenskaper innenfor deres områder. Dette har hjulpet oss til å holde et overvåkende fokus samt at vi har undersøk nærmere der vi har følt det har vært nødvendig. Det er også veldig viktig at vi har gjevnlige møter med våre veiledere som er Terje Bokalrud i læring i bedrift og Magnar Eikerol i bacheloroppgaven. Vi har satt opp en detaljert plan over hva vi skulle gjøre og til hvilke tider de skulle avsluttes. Denne planen var det veldig viktig at vi fulgte til punkt å prikke. Milepælene var der for å hjelpe oss å holde fokus og fortelle oss når det kunne flyttes. 4. Metodevalg Det er mange programvare- og utviklere på dagens marked. Alle har produkter som kan brukes i en eller annen sammenheng med vårt prosjekt, men det er i bunn og grunn bedriftens kravspesifikasjon som bestemmer hvilket program vi kan benytte, og som vi til slutt velger ut. Gruppen har valgt å bruke en divergent og konvergent modell ut i fra det som er beskrevet i H. Westhagen sin bok. (Westhagen 2004, Fig 9.3 Divergent og konvergent tenkning s.168). Dette for å få mest mulig ut av søkefasen. Vi har valgt en 4-stegs utvelgelse (henviser til vedlegg 8.5). Først konvergerer vi og samler alle programvarer og utviklere i én samlet gruppe. Ut i fra disse, divergerer vi og velger ut 5 potensielle kandidater som blir nærmere undersøkt i forhold til kravspesifikasjonen (pkt 4.1 i oppgaven). Denne spesifikasjonen inneholder alle krav og ønsker fra bedriften sin side. Så velger vi ut 3 av de 5 som treffer på flest kriterier. Disse 3 blir nøye vurdert opp mot hverandre, og til slutt velger vi ut den kandidaten som vil være mest egnet til bruk på Trostrud-Freno AS. ole.vaslien@hig.no 9 jon.gronli@hig.no

4.1 Kravspesifikasjoner fra bedriften (rammebetingelser): Kravspesifikasjon Produkt: 1. Enkelt, lettfattelig og oversiktlig lagersystem (se vedlegg for ordforklaring) 2. Lageroversikt (hva som befinner seg på internt og eksternt lager til enhver tid) 3. Mulighet til å foreta en utskrift over lagerprodukter for vareopptelling 4. Programmet skal ikke koste mer enn 20 000 kr 5. Varenummer 6. Varenavn 7. Lokasjon på lageret 8. Antall 9. Dato for siste registrerte endring Leverandør: 10. Tilknytting til lokalmiljø, nærhet 11. Service avtale, dette er viktig for at bedriften Trostrud-Freno AS ikke skal stoppe opp pga et lite dataproblem. Derfor er nærhet viktig slik at service kan utøves med kort responstid. 12. Kort responstid 13. Kravspesifikasjon 14. Hvordan sikrer de seg fornøyde kunder? 15. Utvikle seg i takt med tiden. Sørge for at det de tilbyr, er best for kunden. ole.vaslien@hig.no 10 jon.gronli@hig.no

Steg 1 Innsamling av tilbydere Dette er virksomheter og konsulenter som har mulighet for å kunne utføre eller bidra med programvare til vårt prosjekt. Det blir ut i fra denne listen vi velger ut 5 mest sannsynlige tilbydere som vi skal undersøke nærmere. ole.vaslien@hig.no 11 jon.gronli@hig.no

Steg 2 Utvelgelse av 5 potensielle tilbydere. Vi valgte å se i denne utvelgelsen på punkt 10, tilknytting til lokalmiljø, nærhet, i kravspesifikasjonen. Dette vil være blant annet på grunn av punkt 11, serviceavtale, slik at ikke det blir problemer med geografiske forhold. Bedriften kunne tenke seg å benytte noen som ligger i nærområdet, på grunn av mulig flytting av eksternt lager til Kraby. ole.vaslien@hig.no 12 jon.gronli@hig.no

1. Mamut ASA Mamut (OSE MAMUT ) ble etablert i 1994 og er en ledende leverandør av administrative programvareløsninger og Internettbaserte tjenester til små og mellomstore virksomheter i Europa. Mamut tilbyr komplette og brukervennlige løsninger til markedets beste forhold mellom pris og ytelse med integrerte løsninger for økonomistyring/regnskap, salgsstøtte, kunde- og kontaktoppfølging (CRM), innkjøp/logistikk, lønn/personal, prosjektstyring, e- handel, domener, e-post og webhotell. Mer enn 335.000 kunder i Europa forenkler hverdagen med løsninger fra Mamut. (http://www.mamut.com/no/about/ ) Programmet Mamut er mye brukt i logistikk og økonomisammenhenger i mellomstore bedrifter i Norge. Dette programmet er godt egnet Trostrud-Freno AS sitt bruk, og inneholder mer enn vi trenger. Av alle programpakkene Mamut ASA tilbyr kunder, ville Mamut Enterprise E5 Logistikk, vært den mest aktuelle (http://www.mamut.com/no/enterprise/productchart.asp?pid=2442). Mamut Enterprise E5 Logistikk inneholder følgende: Ledelse rapporter Kundeoppfølging (CRM) Salgsstøtte Timeregistrering Innkjøp/logistikk Lønn/personal Eget nettsted og elektronisk handel System databasen Prisen for systemet koster per lisens eks. mva Obligatorisk serviceavtale, per lisens, per mnd, eks. mva 299,- NOK 6900,- NOK Sum for én lisens av Mamut Enterprise E5 Logistikk : Program 6900,- Serviceavtale 12x299,- 3588,- Sum eks. mva. 10488,- Sum inkl. mva. 13110,- Punkt 4 og 11 i kravspesifikasjonen er oppfylt uten at vi har satt oss grundigere inn i programmet enn overfladisk på dette tidspunktet. ole.vaslien@hig.no 13 jon.gronli@hig.no

2. Microsoft Access. Microsoft Access er et databaseverktøy hvor brukeren selv lager sin egen database og modellerer denne til å ha de funksjoner som trengs. Programmet bygger på SQL koder, så det ville i vårt tilfelle vært en konsulentvirksomhet eller en programutvikler som hadde designet dette programmet til å nå de kriterier som er fastsatt. Programmet er én av flere programmer som kan bli kjøpt som en komplett pakke, Microsoft Office. Denne pakken er en av de mest kjente og brukte i verden. De aller fleste som har brukt en datamaskin, har også brukt Microsoft Word. For å få MS Access, må man kjøpe pro utgaven av MS Office. Selv om selve databasemodulene blir satt opp og designet av et eksternt firma, må Trostrud-Freno AS også skaffe seg programvaren for å kunne bruke programmet. Microsoft Office Pro inneholder følgende: Microsoft Access Microsoft Excel Microsoft Power Point Microsoft Publisher Microsoft Word Microsoft Outlook med Business Contact Manager Prisen for systemet koster per lisens eks. mva 4236,- NOK Obligatorisk serviceavtale, per lisens, per mnd, eks. mva ukjent Sum for en lisens av Microsoft Office Pro 2007 : Program 4236,- Serviceavtale 0,- Sum eks. mva. 4236,- Sum inkl. mva. 5295,- (Priser er hentet fra http://www.komplett.no/k/ki.aspx?sku=330349 og http://www.komplett.no/k/ki.aspx?sku=330349) Med MS Access kommer konsulenthjelp i tillegg, samt serviceavtale med en egnet bedrift. Programmet står sterkt i forhold til kravspesifikasjonen, men minuset er at man må bygge det opp med hjelp av en konsulent. ole.vaslien@hig.no 14 jon.gronli@hig.no

3. Visma Unique AS Visma er en av Nordens ledende leverandører av programvare og tjenester knyttet til økonomi og administrasjon. Visma forenkler og gjør virksomhetsprosesser elektroniske innenfor både privat og offentlig sektor. Våre kunder er alt fra små gründerbedrifter til mellomstore og store virksomheter. De skriver også på sin hjemmeside: Innenfor programvare leveres systemer for økonomistyring, innkjøp/logistikk, CRM, lønn/personal, ehandel/nettbutikk, portal/publisering, time/prosjekt, retail/butikkdata, samt fagsystemer for kommuner. (http://www.visma.no/index.asp?strurl=//applications/system/publish/view/showobject.asp?in foobjectid=1001005&menuid=1000925) Visma er allerede kjent for Trostrud-Freno AS. De benytter dette programmet for å sende fakturaer til sine kunder. I og med at programmet er allerede kjent, står denne tilbyderen sterkt. Det er også her på lik linje med Mamut, mange forskjellige versjoner av Visma. Programpakken som ville ha vært mest aktuell i dette tilfellet, vil være Visma Business. Henviser her til produktinformasjonen som står på bedriften sin hjemmeside: Visma Business gir deg mulighet for å effektivisere logistikkprosessene mellom virksomheten, leverandører og kunder, uavhengig av størrelse på vareutvalg eller ordrestrøm. Mulighetene for skreddersøm tilfredsstiller krevende kunder med kompliserte logistikkprosesser. Systemet har integrasjoner mot fagsystemer som strekkode, materialstyring og produksjonsstøtte. Automatiseringen av den elektroniske handelen mellom innkjøpere og leverandører muliggjøres også med EDI fra Visma. (http://www.visma.no/index.asp?strurl=//applications/system/publish/view/showobject.asp?i nfoobjectid=1001853) Det vil da si at programmet har blant annet disse funksjonene: Innkjøp Lagerstyring Prisen for systemet koster per lisens eks. mva Obligatorisk serviceavtale, per lisens, per år, eks. mva 6300,- NOK 1200,- NOK Sum for én lisens av Visma Global : Program 6300,- Serviceavtale 1200,- Sum eks. mva. 7500,- Sum inkl. mva. 9375,- ole.vaslien@hig.no 15 jon.gronli@hig.no

4. PC-System Senteret AS PC-System Senteret AS leverer tjenester og ADB-løsninger som vi tilpasser de behov hver enkelt kunde måtte ha. (http://www.pcss.as/index.php?n=10). Denne bedriften har spesialisert seg på Visma, noe som gjør dem til en servicebedrift. Bedriften har en avdeling på Lillehammer, noe som gjør dem til en sterk kandidat for både punkt 11 i kravspesifikasjonen Serviceavtale og punkt 10 Nærmiljø. I og med at Visma Unique AS har egne konsulenter som kan bli dyrt i forhold til å bruke en nærliggende servicebedrift, vil denne bedriften med logistikk programmet Visma Global være en mulighet. Prisen for systemet koster per lisens eks. mva Obligatorisk serviceavtale, per lisens, per år, eks. mva 6300,- NOK 1200,- NOK Sum for én lisens av Visma Global : Program 6300,- Serviceavtale 1200,- Sum eks. mva. 7500,- Sum inkl. mva. 9375,- I tillegg vil konsulenthjelp og andre oppstartkostnader komme i tillegg. ole.vaslien@hig.no 16 jon.gronli@hig.no

5. ØkonomiBistand Konsulentarbeid på linje med telefonbistand/support, er et av våre aller viktigste satsningsområder. Vi har høyt kvalifiserte ansatte med god formell utdannelse og relevant praksis. ØkonomiBistand har et bredt fagområde innen økonomi, logistikk, CRM og lønn. Hos oss er oppfølging etter at implementeringen er utført det aller viktigste. ØkonomiBistand utfører blant annet: Installasjon Oppgradering Bedriftsintern opplæring Rådgivning Feilrettinger og avstemninger Tilpasning av systemet til bedriftens ulike behov Prosjekter Driftstjenester Online backup (http://www.okonomibistand.no/kat/000171.asp) ØkonomiBistand har en avdeling på Lena, noe som er meget positivet for Trostrud-Freno AS, i og med at de holder til på Kraby. Det vil si at servicebedriften ØkonomiBistand ligger kun 15-20 minutter unna Trostrud-Freno AS. Også her er punkt 10 og 11 oppfylt. Samme som PC-System Senteret AS, har ØkonomiBistand spesialisert seg på Visma, som er en stor fordel for Trostrud-Freno AS. Visma er allerede kjent for Trostrud-Freno AS per dags dato. De har lønn- og CRM (oversikt over avtaler med konsulenter), noe som gjør dem kjent med oppbyggingen og utformingen av systemet. Prisen for systemet koster per lisens eks. mva 10400,- NOK Obligatorisk serviceavtale, per lisens, per mnd, eks. mva ukjent Sum for én lisens av Visma Business : Program 10400,- Serviceavtale 0,- Sum eks. mva. 10400,- Sum inkl. mva. 10400,- ole.vaslien@hig.no 17 jon.gronli@hig.no

Steg 3 Utvelgelse av de 3 mest aktuelle tilbyderne De 3 mest aktuelle programtilbyderne blir valgt ut. Program/ leverandør Program/ leverandør Program/ leverandør Lokasjon for Nr. Navn på bedrift Levert produkt hovedkontor Avdelinger andre steder i Norge? Kilde 1 Mamut ASA Mamut Enterprise Oslo Nei http://www.mamut.com/no/ 2 Pc-system Senteret AS Delleverandør av Visma Sel Lillehammer http://www.pcss.as/index.php?n=10 6 ØkonomiBistand Delleverandør av Visma Noresund Mange, blant annet Lena http://www.okonomibistand.no/ Disse tre er valgt ut, etter å ha sammenliknet de forskjellige programmene opp i mot hverandre. Alle stilte relativt likt, og det var kun noen få punkter hvor ett program lot seg fremheve. ole.vaslien@hig.no 18 jon.gronli@hig.no

Spesifikasjoner Mamut Enterprise E5 logistikk Visma Visma Er programmet enkelt, lettfattelig og oversiktlig? Ja Ja Ja Er programmet kjent allerede for bedriften? Nei Ja Ja Inneholder programmet en oversikt over lagerbeholdning? Ja Ja Ja Har programmet mulighet til å foreta en varetellingsoversikt? Ja Ja Ja Koster programmet mer enn NOK 20 000,- ferdig installert? Nei Nei Nei Har programtilbyderen tilknytning til lokalmiljøet? Lillehammer Lillehammer Lena Har programtilbyderen mulighet til en serviceavtale med bedriften? Ja Ja Ja Trenger Trostrud-Freno AS å oppgradere sitt eksisterende system for å ta i bruk programmet? Nei Nei Nei Mulighet for implementering av strekkodeleser? Ja Ja Ja Oversiktlig utskrifter? Ja Ja Ja Har bedriften konkrete mål å henvise til? Nei Ja Ja Er kunden i fokus? Ja Ja Ja Er tilbyderen en fullverdig leverandør av programvaren eller bare en konsulentvirksomhet? (se rammebetingelser) Fullverdig Fullverdig Fullverdig ole.vaslien@hig.no 19 jon.gronli@hig.no

Steg 4 Valgt tilbyder. Vi har nå gått igjennom 3 steg med utvelgelse. For hver utvelgelse har sterke kandidater gått ut, men som nevnt tidligere i oppgaven, er det rammebetingelsene gitt i kravspesifikasjonen (leverandør og produkt) hvilket er utarbeidet i samarbeid med bedriften som teller. Etter nøye undersøkelser og vurderinger, falt valget på tilbyder ØkonomiBistand på Lena. Lenge var også bedriften Pc-System Senteret AS en sterk kandidat, men etter nærmere undersøkelser, viste det seg at de la veldig mye vekt på at kunden/brukeren selv skulle opparbeide seg kompetanse, og klare-seg-selv. Vi kjenner til fra før at pc-kunnskapene til Trostrud-Freno AS er begrenset, så det er helt nødvendig at de kan få bistand så fort det skjer noe. Dette skal ØkonomiBistand være best på. ØkonomiBistand har en del avdeling på Lena, noe som gav utslag på en av de viktigste kriteriene som ble satt opp i kravspesifikasjonen pkt. 11 nærhet for eventuell servicehjelp. Trostrud-Freno AS har allerede kjennskap til programmet Visma, dermed er det ingen nye og ukjente faktorer annet enn bruken av tilleggsprogrammer. Programmet kan tilpasses Trostrud-Freno sitt lager. Data kan bli registrert på forskjellige måter, eksempel strekkode, manuell innplotting og lignende. Programmet vil ikke overstige det fastsatte budsjettet (kommer an på hvor mange lisenser som skal tas i bruk). ØkonomiBistand har konkrete mål de jobber med. ØkonomiBistand har kunden i fokus (her Trostrud-Freno AS) Et av de viktigste satningsområdene til ØkonomiBistand er telefonbistand og konsulenthjelp til kunder som har bistandavtale. De er en av Norges største forhandlere av Visma Software Norge AS. ØkonomiBistand har 4 grunnleggende verdier: 1. De gir kunden konkrete løsninger som skaper målbar verdi. 2. De tar ansvar og holder det de lover. 3. De tar ansvar for at kundene deres lykkes. 4. De optimerer den emosjonelle opplevelsen. ØkonomiBistand sier selv de går lenger enn sine konkurrenter ved å gi kunden også trygghet. ØkonomiBistand sender ut en årlig spørreundersøkelse til alle sine kunder for å få tilbakemeldinger på hvordan de klarer å opprettholde kundekontakten. ole.vaslien@hig.no 20 jon.gronli@hig.no

Dette viser at ØkonomiBistand besvarer alle våre punkter i kravspesifikasjonen. Kunden er hele tiden i fokus, noe som er meget viktig for gode resultater. Ved at ØkonomiBistand sender ut en årlig spørreundersøkelse, sikrer de seg en informasjonsinnhenting som viser dem hvordan kundene opplever kundekontakten og tilfredsheten. ØkonomiBistand skal være en konstruktiv og samarbeidsvillig organisasjon med høy faglig kompetanse innen ovennevnte produkter og tilhørende fagområder. Tilbakemeldinger fra kundene våre tilsier at vi lykkes med dette. Tre fjerdedeler av kundene besvarer den årlige spørreundersøkelsen. Av disse svarer 85 % at de er meget godt fornøyd med ØkonomiBistand som samarbeidspartner, resten svarer godt fornøyd. (http://www.okonomibistand.no/kat/000003.asp) Punkt 10 i kravspesifikasjonen er viktig for Trostrud-Freno AS. De føler selv at de har en god tilknytning til nærmiljøet, noe som styrer dem veldig til å benytte bedrifter som ligger innenfor rimelighetens grenser. Skulle det være et kritisk problem, eller kun at systemet stopper opp, vil ØkonomiBistand være klar til å yte servicehjelp. Skulle ikke telefonhjelp eller veiledning over internett være nok for å løse problemet, stiller de opp personlig med konsulenthjelp. Trostrud-Freno AS er en produksjonsbedrift som ikke har råd til store og lange datastopp. Derfor er nærhet med kort responstid og god serviceavtale meget viktig, noe som blir oppfylt av ØkonomiBistand. De har et mål om å ha høy kundetilfredshet, og gir seg ikke før kunden er fornøyd! Programmet Visma er, som nevnt tidligere i oppgaven, allerede kjent for Trostrud-Freno AS. De besitter kun enkel datakunnskap, derfor er ord som enkelhet, lettfattelig og strukturert viktig i en slik avgjørelse. Ingen komplekse menyvalg, oversiklig og god navigering blant programvinduer må være i fokus. ØkonomiBistand har konstant utvikling av sine kundekonsulenter med tanke på at kundene skal få det som er best for dem. Disse kursene gir konsulentene bedre grunnlag på å vurdere hva kunden behøver ut i fra deres ønsker. ole.vaslien@hig.no 21 jon.gronli@hig.no

5. Økonomi Hvorfor Trostrud-Freno AS bør investere i softwareprogram: Fremtidsrettet Hos Trostrud-Freno AS har de planer om å flytte lageret de har i Ski til Kraby(kommet frem via samtaler med Trostrud-Freno AS). Da vil lageret bestå av både sikkerhetslager og lager. Når dette skjer vil de få store problemer med å holde oversikten og de vil trenge et program som hjelper/holder kontroll på lageret. Et slikt program vil fremstille ferdige lister over hva som skal befinne seg på lager til det gitte tidspunktet. Det er lettere å kontrollere noe ut fra en eksiterende liste enn det er å konstruere enn ny når man klatrer rundt. Slik som lageret er i dag er det ikke mulig å fremstille beregninger og analyser for å få til bedre lagerstyring. Det vil si vi vet ikke hvor stort lager de trenger i fremtiden, men at dette kan kartlegges og planlegges med/via registreringer av programmet. De trenger også et slikt program for å kartlegge gjennomstrømmingen på lageret. Det eneste vi vet er at de har et lager, men ikke hva som befinner seg på det. Dette er et problem, ikke bare for oss men også dem, og det vil ikke bli noe bedre med fremtiden på grunn av at lageret i Ski kommer til Kraby. Det er viktig å kunne lage noen gode prognoser slik at man kan danne seg et bilde av hvordan fremtiden kommer til å bli. Dette er tall som ofte baserer seg på tidligere salg og erfaringer. Ut i fra det tideligere salget vil det kunne gjøres beregninger, analyser og fremtidsrettede kalkulerte anslag på hva behovet i den gitte perioden kommer til å bli. Med dette programmet vil dette forenkle denne prosessen betraktelig. Følge utviklingen som skjer innenfor liknende bransjer. Dette er viktig med tanke at det kan skje uforutsette ting. Dette kan være ting som renteoppgang, nye konkurrenter, brann og sykmeldinger på nøkkelpersoner. Ved innføring av dette programmet vil det gjøre disse hendelsene enklere å takle. Vi ser på dette som forebyggende og det er bedre enn å drive brannslokking. ole.vaslien@hig.no 22 jon.gronli@hig.no

Økonomisk vinning Vi har utført noen enkle beregninger bare for å vise at det er økonomisk forsvarlig å investere i dette programmet. Under samtaler med bedriften kom det frem at alle investeringer som kan nedbetales/avskrives på under 3 år er akseptabelt. Vi valgte å se på hvor mye de kan spare eller omdisponere arbeidskraften til andre ting, på det å forenkle varetelling og bestilling av nye varer i Ski. Den lageransvarlige i Ski har en årslønn på 371 208 kr og bruttolønnen pr time er 182,00 kr. Vi har regnet ut hva dette koster Trostrud-Freno AS med en del av de sosiale kostnadene, men i realiteten vil pålegget på bruttolønnen være på et sted mellom 40-55%, men her er det bare 33,5%. Dette kommer av at yrkesskadetrygden, forskjellige forsikringsordninger, kortidsfravær, pensjonspremier osv er ikke tatt med. Brutto lønn 182,00,- + 4,5 % bevegelige helligdager 8,19,- = Feriepengegrunnlag 190,19,- + 12 % Feriepenger 22,80,- = Arbeideravgiftsgrunnlag 212,99,- + Arbeidsgiveravgift (sone 1, 14,1 %) 30,03,- = Sum timekost for bedrift 243,02,- (Kjell G. Hoff Bedriftens økonomi s 96) ole.vaslien@hig.no 23 jon.gronli@hig.no

Timelønnen * Antall arbeidstimer = Årlige lønnskostnader for den ansatte. Pr år vil det koste Trostrud-Freno AS 454 447,40,- å ha denne personen på lønnslisten medregnet noen av de sosiale kostnadene. Forbruk ved varetelling Ski Kroner 30000 25000 20000 15000 10000 5000 0 25274,08 18955,56 18955,56 12637,04 14216,67 12637,04 6318,52 9477,78 9477,78 4738,89 6318,52 3159,26 1 2 3 4 Kvartal 1 time 1,5 time 2 timer Denne kalkylen forteller oss hvor mye det koster bedriften at den ansatte bruker 1-1,5-2 timer på varetellingen på Ski. Dette er midler Trostrud-Freno AS, via den ansatte, kan disponere til å gjøre andre ting. For å vise hvor mye lageransvarlig på Ski koster Trostrud-Freno AS i varetelling, fremstiller vi her et diagram som viser kostnadene fra ukentlig til kvartalsvis telling. 1 time 1,5 time 2 timer Telling hver uke 12637,04 18955,56 25274,08 Telling hvert kvartal 972,08 1458,12 1944,16 Kvartal vs Ukentlig telling Kroner 30000 25000 20000 15000 10000 5000 0 1 time 1,5 time 2 timer Tid Telling hver uke Telling hvert kvartal ole.vaslien@hig.no 24 jon.gronli@hig.no

Summene er ikke så store for tellingen på Kraby, men uten 1 krone får man ikke 10 kroner. Tellinger pr. år 0,5 time 1 time 1,5 time 1 16,2 32,4 48,6 2 32,4 64,8 97,2 3 48,6 97,2 145,8 4 64,8 129,6 194,4 5 81 162 243 6 97,2 194,4 291,6 Kostnader på varetelling Kraby Kroner 350 300 250 200 150 100 50 0 1 2 3 4 5 6 Antall tellinger 0,5 time 1 time 1,5 time Vi har valgt å sette opp et eksempel på kjøpe av to tilleggsmoduler a 10400,- stk. Avskrivningstiden har vi satt til 3 år, Vi har valgt i dette eksemplet valgt å bruke lineære avskrivninger, som vil si at den årlige avskrivningssum er den samme hvert år. Årlig avskrivning kr 20 800 = = kr 6 933,33 Økonomisk levetid 3 (Hoff K. 2005. Bedriftens Økonomi, utgave 6 av Universitetsforlaget) Lineær avskrivning kr 25 000,0 kr 20 000,0 kr 20 800,0 Kroner kr 15 000,0 kr 10 000,0 kr 5 000,0 kr 0,0 kr 13 866,7 kr 6 933,3 kr 0,0 Program År ole.vaslien@hig.no 25 jon.gronli@hig.no