Dato: 6. januar 2010 AMUKIS /10 Sykefraværsarbeid i resultatenheter i Byrådsavdeling for barnehage og skole TOJO SARK-0766-200810771-15 Hva saken gjelder: Arbeidsmiljøutvalget for Byrådsavdeling for barnehage og skole behandlet sak om sykefraværstatistikk for 2. kvartal 2009 i møte 11. november 2009 i sak 32-09. Det ble tilføyd et nytt vedtakspunkt til administrasjonens innstilling. AMU ønsket tilbakemelding om hva som gjøres på tjenestestestedene i forbindelse med sykefravær. I tråd med dette vedtaket har administrasjonen via oppvekst- og personalrådgiverne innhentet oppdatert informasjon om eksempler på oppfølgingsrutiner av resultatenheter som sliter med et nærværsproblem og prøvd å få frem gode eksempler fra enheter som har hatt et økende fokus på disse utfordringene. Saksutredningen nedenfor gir et speilbilde på tilbakemeldinger som er mottatt sentralt i BBS. Administrasjonen konkluderer med at der foregår svært mye positivt nærværsarbeid i enhetene våre. Samtidig er det klart at man må holde trykket og fokuset vedlike fremover slik at man få langsiktighet i arbeidet og dermed også får testet langtidseffekten av ulike lokale tiltak som er i arbeid. Forslag til vedtak: AMU tar orientering om sykefraværsarbeid i resultatenheter i BBS til etterretning. Anne-Marit Presterud kommunaldirektør Torstein Johannessen administrasjonssjef 1
Saksutredning: Det meldes generelt fra rådgiverne i bydelene at særlig barnehagene som har slitt med høyt fravær har prøvd å ta tak i utfordringene. Det går særlig på samtaler med den enkelte ansatte der leder har prøvd å fange opp behovet til arbeidstakeren. Arbeidsmiljøgruppene har vist stor kreativitet blant annet etter inspirerende felleskonferanser i Grieghallen hvor motivasjon for å jobbe med tema har vært bygget opp. Fra Fana bydel er det blant annet meldt at noen barnehager har prøvd å øke den faste bemanningen for å forhindre for stor belastning på ansatte og de mener de har spart inn en del på sykefraværet. Fra Laksevåg byområde rapporteres disse eksemplene: Vadmyra barnehage hadde 2,4 % i siste kvartal. Her er noe av det de gjør: personalet får stort sett ferier og avs. når de ønsker får gå på behandling i arbeidstiden ettermid.pause 10 min. satt inn tiltak støy/hørselproblematikk. styrer har medarbeidersamtaler med ped.personal + vikarer renholder og ped. leder har med sitt personale laget eget skjema for samtale med assistene. setter inn vikar om behov ved alt fravær for å unngå dominoeffekt. gjennomfører personalmøter og planleggingsdager drøftingsmøter arbeidsmiljøgrupper søkt og fått tilretteleggingstilskudd for forbygging og ved sykemelding i forhold til 5 personer fått tilretteleggingstilskudd til slyngetrening ved fysioterapeut i bhg. søker nå tidsubegrenset lønnstilskudd for 1 medarbeider søkt og fått midler fra Bergen kommune for tilrettelegging for seniormedarbeider Damsgård skole hadde 3,8 % i siste kvartal og her er noe av de de gjør: Fokus på trivsel i det daglige arbeidet Diverse arrangementer i personalet Medarbeidersamtaler Vektlegge arbeidet med teamsammensetning og godt samarbeid på trinnene Gi de ansatte oppgaver de kan mestre og opplever som utviklende Skolens planer er resultat av prosessarbeid hvor vi prøver å involvere flest mulig Prioritere etterutdanning for personalet Oppvekstrådgiver melder at han i ledersamtalen og oppfølgingssamtalen tar opp punkt 4 i Handlingsplanen som omhandler arbeidsmiljøet. Det tas da utgangspunkt i medarbeiderundersøkelsen, fraværsstatistikk og det leder selv har skrevet i Handlingsplanen. I høst har det vært en stor satsning på nærværsarbeidet i Årstad og Bergenhus byområder. PPT Årstad har gjennomført et prosjekt der det har vært et tett samarbeid med NAV Dette prosjektet skal videreføres i 2010 for støttepedagoger. Ledergruppen i Årstad og Bergenhus har fått IA og Nærværsopplæring av personalrådgiver Kurt Frederich og NAV. Dette planlegges gjennomført i de andre bydelene i 2010. 2
Ledergruppen i Årstad og Bergenhus har også gjennomført en kortversjon av konflikthåndteringskurset. Dette planlegges gjennomført i alle bydelene i 2010. Nygårdsparken BH og Søre Skogvei BH har gjennomført IA og nærværs opplæring med personalrådgiver. Han planlegger videre prosjekter med Haukeland skole og Gyldenpris BH i 2010. Fra Åsane byområde meldes det blant annet at: Kyrkjekrinsen skole har startet et prosjekt med ledercoaching samt fellesprosjekt for hele skolen. Det samme er pågående på Kirkevoll skole i Fana. Liakroken BH har gjennomført prosjekt i kollegiet og har videre planlagt lederopplæring i 2010. Hordvik skole har gjennomført prosjekt for SFO, skole, og et samlet prosjekt. Lignende prosjekt er også gjennomført ved: Bønes SFO (Fyllingsdalen byområde) Bjørgedalen BH (Fyllingsdalen byområde) Haugatun BH (Laksevåg byområde) Oppsummert for alle byområdene kan man si at nærværsopplæring, IA opplæring, lederopplæring, kommunikasjon og konflikthåndtering er innsatsområder som må ses på under ett som nærværsfremmende tiltak. Avslutningsvis tar vi med et eksempel om hvordan gravide arbeidstakere kan ivaretas i jobbsituasjonen. Omtalen er hentet fra nærværesarbeidet ved Seljedalen skole og er publisert på regjeringens nettsted under Kvalitetskommuneprogrammet - gode eksempler : Du er her: regjeringen.no / Kommunal- og regionaldepart... / Kvalitetskommuneprogrammet / Gode eksempler / Vil ha gravide lenger i jobb Vil ha gravide lenger i jobb Gravide Maren Torkelsen får Daniel til å klatre opp til stellebordet selv. På den måten kan hun fortsatt skifte bleier på barna selv om hun ikke får lov til å ta tunge løft. Eli Kristine Korsmo (tekst og foto) I barnehagene er det full fart dagen lang. Mange løft opp og ned fra stellebord, bøying når klær skal på og hender vaskes. Maren Torkelsen er pedagogisk leder i Seljedalen barnehage i Bergen kommune og gravid i 26. uke. Så langt har hun nesten ikke vært borte fra jobb siden hun ble gravid. Med god støtte fra kolleger og leder blir hun skjermet fra det tyngste arbeidet og har mulighet til å ta en ekstra pause hvis hun trenger det. 3
Jordmor besøker arbeidsstedet Torkelsen har blitt fulgt opp av jordmor siden uke 14 og har fått gode råd og veiledning. For henne er tanken på å bli langtidssykemeldt pyton. Å bli langvarig sykemeldt under graviditeten kan jo i ytterste konsekvens føre til et fravær fra jobben på nærmere to år, påpeker hun. Da er det ikke enkelt å komme tilbake. Jeg trives så utrolig godt på jobb. Å stå opp om morningen for å møte barn som kommer i mot deg med åpne armer, smil og klemmer er noe jeg gleder meg til, forteller hun. Selv om Torkelsen er et eksempel på en typisk frisk gravid har hun gjort mange forebyggende tiltak etter råd fra jordmor. Stellebordet har en stige som barna kan klatre opp på selv i stedet for at vi må løfte dem. Før jeg ble gravid, brukte nesten ingen av oss den. Jeg har fått en pute å sitte på og jeg har en krakk som kan heves og senkes slik at jeg er på høyde med barna, forklarer hun. Puten gjør at hun må bruke musklene til å stabilisere ryggen, og dermed forebygge ryggvondt. Jordmoren rådet meg til å være åpen med barna helt fra starten og fortelle dem at de må være med og passe på babyen. De har vært helt fantastiske og passer alltid på at kontorstolen med masse innstillinger er ledig til meg eller de sørger for at jeg husker på å bruke puten når jeg skal sitte, smiler hun. Ansatt på heltid Birte G. Hellen startet som jordmor i Arbeidsmiljøavdelingen i Bergen kommune 1. februar i år i forbindelse med Nærværsprosjektet, som er et Kvalitetskommuneprosjekt. Hun skal veilede og følge opp gravide arbeidstakere i hele organisasjonen. Hittil har hun over 100 på lista. De aller fleste har hun møtt en eller flere ganger. Blant de om lag 17.000 ansatte, er det rundt 220-230 gravide hvert år. En tredel av sykefraværet for kvinner mellom 20-39 år kan knyttes til graviditet, ifølge Hellen. Nærværsprosjektet eies av helsebyråd Christine B. Meyer (H). Vi visste at dette var en gruppe som var mye sykemeldt og vi mente dette var et tiltak med stort potensial til å få ned sykefraværet. Ikke mange dagers redusert fravær skal til i året for at det skal lønne seg for oss å ha en jordmor i fast ansettelse, forsikrer Meyer. Hun mener det er en verdi i seg selv å beholde den gravide på jobb lengst mulig. Et pilotprosjekt der Nav Arbeidslivssenter i Hordaland hadde regien, deltok utvalgte enheter i Helse Bergen og Laksevåg bydel i Bergen kommune. Jobbnærværet blant de gravide økte gjennomsnittlig med fem uker, og i Bergen kommune økte det med 9 uker. Ledere med på laget Når en medarbeider har fortalt om graviditeten, er det lederne som tar kontakt med jordmor. Lederen har myndighet til og ansvar for å iverksette tiltak og få de andre ansatte med på laget. Informasjon til resten av personalgruppa er viktig, sier Hellen. Styrer Trine Horn Amundsen i Seljedalen barnehage har hatt mange ansatte som har vært gravide og langtidssykemeldte. Når vi får tilbud om hjelp, takker vi selvfølgelig ja. Det er ikke alltid det er lett å følge opp de gravide, men nå får jeg støtte til å beholde dem i jobb så lenge som mulig. Hellen er veldig direkte og hun kan og vet mye, sier hun. Veiledningen fungerer positivt ved at de ansatte blir sett og hørt. Leder får en gylden anledning til å fortelle den enkelte ansatte at hun er viktig på jobben. Når vi skal lyse ut vikariatet når Maren går ut i permisjon må vi søke etter en Maren, sier Horn Amundsen spøkefullt. Hun legger vekt på at vikarer for langtidssykemeldte gravide ikke er et like bra alternativ, både fordi den sykemeldte sitter på viktig kompetanse og fordi det blir dyrt. 4
Selv om vi får dekket selve lønna etter 16 dager, kommer vikarutgifter, arbeidsgiveravgift og så videre i tillegg. Den gravide som er borte blir fjernere fra jobben og det blir vanskeligere å komme tilbake etter permisjonen hvis de ikke følges opp. Kanskje finner de seg heller en annen jobb, sier hun. Veiledning fra jordmor Birte G. Hellen, t.v., må være forankret hos leder. Derfor er styrer Trine Horn Amundsen i Seljedalen barnehage med på møtene sammen med gravide Maren Torkelsen. Får råd om å roe ned Torkelsen har bare møtt positive holdninger på sin arbeidsplass. Noen ganger kan jeg kjenne dårlig samvittighet for at de andre må ta de tyngste jobbene. Derfor er det ekstra fint å ha en anbefaling fra jordmoren å vise til og en leder i ryggen. Det gjelder forresten hjemme og. Nå vet jeg at jeg må ta det litt mer med ro på fritiden, forteller hun. Hellen råder alle gravide til å roe litt ned under svangerskapet, som er en energikrevende prosess. De må skru litt ned på kravene og porsjonere ut energien. Når jeg møter de gravide snakker vi om helheten. Derfor har de også mulighet til å spørre om andre ting som handler om graviditeten men som ikke er direkte knyttet til jobben. Ofte er jeg den første jordmoren de kommer i kontakt med, forteller hun. Smitter over til andre I et kartleggingsmøte ute på arbeidsplassen mellom den gravide, lederen og jordmoren lager de en tilretteleggingsplan. Planens innhold varierer alt etter som hva slags type arbeid den gravide har, og underskrives av alle parter. For noen gjelder det å unngå tunge løft og ha mulighet til å ta en ekstra pause på 15-20 minutter, for andre med mer stillesittende arbeid er det bevegelse og avlastning for å unngå vond rygg og smerter i bekkenet som er rett medisin. Maren her har vært veldig flink til å legge av seg gamle vaner og følge de rådene hun har fått. Ansvaret hviler på den enkelte, sier Hellen, som ikke legger skjul på at en målsetning er at de gode rådene tas i bruk også av andre ansatte. I Seljedalen har flere av de ansatte fått barna til å ta i bruk 5
stigen til stellebordet. En av mine assistenter hadde problemer med ryggen, og hun har erfart at det hjelper å bruke den for å få mindre belastning, forklarer Torkelsen. Eget jordmornettverk Foreløpig er det for tidlig å si om tiltaket har ført til en økning i nærværet hos gravide arbeidstakere i kommunen. Prosjekter i andre kommuner og private bedrifter viser imidlertid gode resultater. Gjennom et pilotprosjekt ved Universitetssykehuset Nord-Norge i Harstad i 2004 utviklet jordmor Kathrine Kanebog Thorsen metoden de fleste jordmødre som jobber med gravide arbeidstakere nå følger. Nylig gjennomførte hun et nytt pilotprosjekt, et samarbeid mellom Sør-Troms HMS-Tjeneste, hvor Kanebog Thorsen nå arbeider, og Nav. Resultatet var klart i september. Ni private bedrifter og kommuner deltok. Målet var å beholde gravide sju uker lenger i arbeid. Målet ble nådd til gangs, de 65 deltakerne sto 13,6 uker lenger i jobb i gjennomsnitt. Dette tilsvarer besparelser på om lag 8,5 millioner kroner. Da jeg begynte med det første prosjektet måtte jeg rett og slett finne opp kruttet, siden ingen hadde gjort noe liknende før. Nå har vi startet et e-postnettverk for alle jordmødre som jobber med tilrettelegging for gravide i arbeid. Vi diskuterer og deler gode erfaringer og tanker. Det er kjempenyttig, vi er jo blitt en egen rase jordmødre etter hvert, forteller Kanebog Thorsen. Mange gode råd Den erfarne jordmoren har prøvd ut mange tiltak. Paradokset er at de er så utrolig enkle, sier hun. Her er hva hun mener en arbeidsgiver bør tenke på: Ha en gravidepolitikk med klare retningslinjer og rutiner. Trekantsamtaler mellom gravid, leder og en jordmor som er nøytral. Den første samtalen bør gjøres så tidlig som mulig, slik at den gravide ser muligheter før begrensninger. Informere om rettigheter, for eksempel om retten til svangerskapspenger. Ha tre samtaler i løpet av svangerskapet. Kanebog Thorsen mener at samtale med jordmor er viktig. Mange ledere er redde for å presse de gravide, og mannlige ledere er mer forsiktige enn kvinnelige. Men hvis de har kontakt med jordmor, fratas de dette ansvaret og den gravide føler seg tryggere. Hun tror ikke at sykehusene og kommunene vil tømmes for jordmødre dersom flere arbeidsgivere knytter til seg jordmødre i forbindelse med tilrettelegging, snarere tvert i mot. Jordmoryrket er tungt og mange orker ikke å stå i jobben. De går over i andre yrker. Hvis flere kunne ta tilretteleggingsoppgaver, som er lettere både fysisk og psykisk, kunne vi kanskje beholde flere i yrket, mener hun. Gravide i arbeid Jordmor i Nærværsprosjektet, Birthe G. Hellen, har samlet inn evalueringsskjema fra ledere og gravide hun har fulgt opp. Her er oversikten over tilretteleggingstiltak som er satt i verk: Fysiske hjelpemidler: 80 prosent Tilleggspause(r): 71 prosent Gradert sykemelding: 66 prosent 6
Avlastning fra oppgaver: 60 prosent Endring i arbeidstidsordning: 51 prosent Endring i arbeidsoppgaver: 26 prosent Annet (hjemmekontor 1-2 dager per uke): 3 prosent Grunnlaget for beregningen er svar fra 35 arbeidstakere som enten er ute i fødselspermisjon, full sykemelding eller av andre grunner ikke skal ha videre oppfølging av jordmor. Lesetips: Gravid og i arbeid Et pilotprosjekt i regi av Sør-Troms HMS-Tjeneste. Ekstern sluttrapport september 2009. Friske gravide i jobb av Ragnhild Fosse, Ingunn Haram, Gro Kristin Hornes og Gry Bjelland. Et prosjekt om hvordan tilrettelegge for gravide arbeidstakere i Helse Bergen og Bergen kommune i tidsrommet mai 2005-nov 2006. En lav stol gjør at gravide Maren Torkelsen slipper å bøye seg ned for å hjelpe Birk med håndvasken. Barna er med og passer på at hun bruker stolen når hun skal. 7