Rapport fra arbeidsgruppe om omorganisering av Drift, innkjøp og IT

Rapport fra arbeidsgruppe om omorganisering av Drift, innkjøp og IT Arbeidsgruppen har bestått av: Mette J. Bjørtomt personal Vidar Iversen drift Tone Veisten renhold Geir Hamre Moe IT Liv Astrid Tessem plan og økonomi Jon Ivar Strømmen plan og økonomi Sven Syversen teknisk Bjørg Valvik hovedverneombud Yngve Muri NTL Espen S. Matheussen STAFO Bakgrunnen for at gruppen ble satt ned, erat Seksjonssjef for Drift, innkjøp og IT slutter i sin stilling 01.01.2013. Gruppen skal komme med alternative løsninger til en evnetuell omorganisering. Det har vært avholdt fire møter i gruppen. 12., 19., 23. og 27. november 2012. Seksjonssjefene for Plan og økonomi og Personal og organisasjon har vært tilstede på et møte for å svare på spørsmål fra gruppen. Direktør har også vært tilstede på et møte for å si litt om bakgrunnen for ønske om omorganisering. Gruppen har kommet opp med fire alternative organiseringsformer. Hver modell drøftes, men gruppen kommer ikke med noen anbefaling. Vedlagt er også en oversikt over de involverte seksjoners arbeidsoppgaver. 1

Alternativ 1: Dagens organisering Direktør Drift, innkjøp og IT Teknisk Kommunikasjon og service Bibliotek Plan og økonomi Personal og organisasjon Studie og forskning 19 ansatte 30 ansatte 6 ansatte 8 ansatte 8 ansatte 4 ansatte 15 ansatte Drift: 5 Renhold: 8,5 IT: 6 Organisering Det er i dag syv seksjoner som er underlagt direktør. Seksjonssjefene har totalt lederansvar med tilhørende personalansvar og budsjettansvar for sine seksjoner. I dagens organisasjonsstruktur er det to ledernivåer. Direktør og rektor på øverste nivå, og neste nivået består av syv seksjonssjefer og seks dekaner. Det er allerede i dag to ansatte på teknisk og tre på drift/it/renhold som har en uformell mellomlederfunksjon. Dette framgår ikke av organisasjonskartet. Disse har ikke noe formelt lederansvar eller budsjettansvar. (attestasjon) Ved å beholde dagens organisering vil Drift, renhold, innkjøp og IT forbli en egen seksjon som er synlig i organisasjonskartet. Da rekrutteres en ny seksjonsleder som er har spesialkompetanse på disse fagfeltene. Seksjonen er i dag velfungerende, og det er viktig å finne en leder som kan videreføre det som er bygget opp gjennom flere år. Det er viktig å ha en faglig sterk seksjonssjef som blant annet ivaretar det juridiske og faglige ansvaret i forhold til gårdeier, og som også vil være seksjonens klare stemme i ledergruppa. Ansvar driftsleder, renholdsleder og IT-leder Driftsleder, renholdsleder og IT-leder har allerede i dag et utvidet ansvar overfor de ansatte i drift, renhold og IT. Det er i dag en slags mellomløsning med operativ koordinering, ved at de har daglig oppfølging av de ansatte og har medarbeidersamtaler, men har f.eks. ikke sykefraværsoppfølging eller annet tilhørende personalansvar. 2

I dag utarbeider de budsjett i samarbeid med seksjonssjef. De vil gjerne ha mer kontroll over sine budsjetter, slik at de kan utøve reelt lederansvar med tilhørende personalansvar fullt ut. Med andre ord opplever de at de i realiteten har et utvidet ansvar som må formaliseres. Personaloppfølging, møter, koordinering mv. Dagens organisering har sin styrke i en nær og tilgjengelig leder i seksjonens eget bygg. It-leder har i dag egne møter med sin enhet uten seksjonssjef. Drift og renhold har mer sporadiske møter. Både drift og IT har i tillegg egne «Helpdesk»-møter. På disse møtene fordeles og koordineres de sakene som har kommet inn til «Helpdesk». Økonomiske konsekvenser Ved å videreføre dagens modell vil det bety at seksjonsleder erstattes, og at dette ikke utløser noen ekstra ressurser. Driftsleder er muligens tiltenkt en funksjon innenfor innkjøp sentralt på skolen. Det er foreløpig uvisst i hvor stor grad, og driftsavdelingen må tilføres en tilstrekkelig og hensiktsmessig erstatning i forhold til dette. 3

Alternativ 2: Økonomi, innkjøp, drift, renhold og IT Direktør Seksjonssjef IT-leder Driftsleder Renholdsleder Plan og økonomi IT Drift, innkjøp Renhold Antall ansatte: Seksjonen totalt - 27 Mellomledere - 3 Lønns/regnskap - 8 IT - 5 Drift - 3,5 Renhold - 7,5 Lederansvar med tilhørende personalansvar: I denne modellen vil seksjonssjef ha lederansvar med tilhørende personalansvar for økonomi, samt for Driftsleder, Renholdsleder og IT-leder. IT-leder, Renholdsleder og Driftsleder har lederansvar med tilhørende personalansvar for sine enheter. I denne modellen vil mellomlederne få et mer formalisert ansvar enn de har hatt tidligere. De vil få større muligheter til å gjøre prioriteringer innenfor 4

sine ansvarsområder. Organiseringen vil gi gode muligheter for en enkel og smidig gjennomføring av arbeidsdagene med et nært og tilstedeværende samarbeid mellom mellomleder og medarbeidere. Seksjonssjef for økonomi, drift, IT, renhold og innkjøp vil bli mindre tilstedeværende for mellomlederne enn sånn det har vært med dagens organisering. Seksjonen blir stor i antall medarbeidere, og vil ha en stor og mangfoldig spredning av fagområder. Dette vil spesielt være belastende/utfordrende for seksjonssjef. Denne organiseringen har vært prøvd tidligere, og da fungerte det ikke optimalt. Enhetene kunne ikke ta egne avgjørelser, og lederen satt langt unna. Det faglige spennet var stort, og drift og IT fikk ikke ivaretatt sine interesser. Driftsleder forutsetter å ha lederansvar med tilhørende personalansvar for drift, uten å ta del i den praktiske utøvelsen av avdelingens oppgaver. Han vil også ha ansvar for innkjøp. Økonomi: Seksjonssjef har det hele budsjettansvar for den nye organisasjonen av økonomi, innkjøp, drift, renhold og IT. De nye mellomlederne vil ha budsjettmedvirkning og attestasjonsrett. Det faktum at mellomlederne ikke tildeles fullt budsjettansvar vil legge en begrensing på utførelsen av personalansvaret og deler av den daglige driften. Med endrede arbeidsoppgaver for Driftsleder er det i tillegg behov for en ny 100 % stilling som arbeidsleder på drift. Det vil også være behov for en ekstra ressurs på renhold når Renholdsleder får personalansvar. Det vil være naturlig å justere lønn for henholdsvis Itleder, renholdsleder og driftsleder som følge av utvidet ansvar og oppgaver og endring i stillingsinnhold. Seksjonssjefen vil også få et utvidet ansvarsområde, som kan føre til krav om høyere lønn. Organisering I offentlig sektor gjelder det ulovfestede kvalifikasjonsprinsippet. Det medfører en klar hovedregel: Dersom en arbeidstaker skal få en annen stilling i virksomheten, må vedkommende søke stillingen og konkurrere om denne. Prinsippet er bl.a. slått fast i tjenestemannsloven 2 som fastsetter at ledig embete eller stilling skal kunngjøres offentlig. Det bør vurderes om stillingen som seksjonsleder må lyses ut når stillingsinnholdet og spennet i fagområdet blir vesentlig forandret. Det vil være veldig viktig å lage tydelige stillingsbeskrivelser for både Seksjonssjef, IT-leder, renholdsleder og driftsleder, for å avklare ansvarsforhold. Personaloppfølging/ledelse Drift, renhold, IT og økonomi bør ha separate personalmøter, da arbeidsoppgavene til gruppene vil være svært forskjellige. 5

Alternativ 3: Økonomi, innkjøp, drift, renhold og IT Direktør Seksjonssjef IT-leder Driftsleder Leder økonomi Renholdsleder IT Drift, innkjøp Lønn, regnskap Renhold Seksjonen totalt - 27 Mellomledere - 4 Lønns/regnskap - 7 IT - 5 Drift - 3,5 Renhold -7,5 Lederansvar med tilhørende personalansvar: I denne modellen har seksjonssjef lederansvar med tilhørende personalansvar for de fire enhets-lederne. Lederne for IT, renhold og Drift vil ha fullt lederansvar med tilhørende personalansvar for sine enheter slik det også er skissert i modell 2. Dette innebærer ledelse, drift og organisering av respektive enheter. 6

Seksjonssjef vil få et utvidet overordnet ansvar for innkjøp og kontrakter, både juridisk Praktisk og politisk. Økonomiseksjonen trenger daglige oppfølgingen, og derfor bør det også lages et mellomledernivå for økonomi. Denne bør ha lederansvar med tilhørende personalansvar for sin enhet, på samme måte som de andre mellomlederne har for sine. Her må det også lages detaljerte og tydelige stillingsbeskrivelser for å avklare ansvarsområder til henholdsvis seksjonsleder og leder for plan og økonomi. Denne modellen vil gi en bedre balanse mellom de ulike enhetene i seksjonen, sammenlignet med Modell 2. Alle de ansatte i seksjonen har en mellomleder som de kan forholde seg til i det daglige arbeidet, og seksjonssjef kan forholde seg til de overordnede oppgavene, samt ha personalansvar for de fire mellomlederne. Økonomi Seksjonssjef har det hele budsjettansvar for den nye organisasjonen av økonomi, innkjøp, drift, renhold og IT. De nye mellomlederne vil ha budsjettmedvirkning og attestasjonsrett. Det må ansettes en arbeidsformann som erstatning for Driftsleder. Det vil også være behov for en ekstra ressurs på renhold når Renholdsleder får personalansvar. Driftsleder, IT-leder, renholdsleder og mellomleder på Plan og økonomi, kompenseres for økt ansvar. En av de som allerede i dag er ansatt på Plan og økonomi kan eventuelt få denne nye funksjonen. Denne modellen vil redusere seksjonssjefens kontrollspenn sammenlignet med modell 2. Organisasjonsstruktur: Med fire nye ledere som har fullt leder og budsjettansvar, oppretter man et nytt ledersjikt i organisasjonskartet. Hva som i realiteten blir forskjellen på disse mellomlederne og seksjonssjefene er noe uklart. De vil ha det samme ansvaret med arbeidsledelse og personaloppfølging, men ikke det totale ansvaret for budsjett. De vil ikke ha plass i ledergruppen, og vil måtte tale sin sak gjennom seksjonssjef. Dersom seksjonssjef ikke har relevant og nødvendig kompetanse på avdelingens fagfelt, vil dette kunne svekke avdelingenes saksfremlegg i diskusjoner i ledergruppen. 7

Alternativ 4: IT flyttes til Plan og økonomi Direktør Seksjon drift, renhold og innkjøp Seksjon økonomi og IT 5 seksjoner... Seksjon drift, renhold og innkjøp: Drift - 4,5 Renhold - 8,5 Økonomi og IT: Lønn/regnskap - 8 IT - 6 Lederansvar med tilhørende personalansvar Denne modellen er relativt lik dagens organisering. Seksjon for Drift, renhold og innkjøp består slik som i dag. Den viktigste forskjellen ligger i at IT slåes sammen med Plan og økonomi. Medarbeiderne i drift og renholdsavdelingen peker på at den optimale organiseringen er denne modellen, dersom dagens driftsleder går inn i stillingen som seksjonsleder. Dette vil sikre avdelingens fagkompetanse i ledergruppa og på daglig basis. I offentlig sektor gjelder det ulovfestede kvalifikasjonsprinsippet. Det medfører en klar hovedregel: Dersom en arbeidstaker skal få en annen stilling i virksomheten, må 8

vedkommende søke stillingen og konkurrere om denne. Prinsippet er bl.a. slått fast i tjenestemannsloven 2 som fastsetter at ledig embete eller stilling skal kunngjøres offentlig. Dette vil medføre at stillingen som seksjonssjef for Drift, renhold og innkjøp må lyses ut. Økonomi: I denne organisasjonsmodellen vil seksjonssjefene ha personal og budsjettansvar. Denne modellen vil kreve utlysning av seksjonssjefsstillingen på Drift, renhold og IT. Lønnskostnadene fra dagens seksjonssjef overføres til nye. Siden driftsleder skal eventuelt over i en 50 % stilling på innkjøp, vil det være behov for en 50 % ressurs for å opprettholde samme kapasitet som i dag. Den nye seksjonssjefen vil ha det overordnete ansvaret for innkjøp, slik som nåværende seksjonssjef har det i dag. Organisering Dersom man skiller ut IT fra Drift, innkjøp og renhold, kan det bli enklere å rekruttere en ny leder med relevant kompetanse. Seksjonsleder blir nær og tilgjengelig i seksjonens egen bygning. For IT-avdelingen vil dette være positivt i forhold til nødvendigheten av et nært samarbeid med lønnsavdelingen og da sett i sammenheng med SAP. Samtidig kan det være en utfordring at det blir en stor geografisk avstand mellom IT-enheten og seksjonsleder. I en delt løsning hvor seksjonssjefen for drift inngår som en del av IT/driftsmiljøet uten å inngå i ledelsesstrukturen for IT, kan det oppstå utfordringer ved utøvelsen av lederskapet for IT. 9

Vedlegg Oversikt over ansvarsomra der i seksjonene ved dagens organisering Bygningsdrift, innkjøp og IT Seksjon for bygningsdrift, innkjøp og IT har ansvaret for KHiOs bygningsmasse inkludert bygningstekniske drift, vedlikehold og datasystemer. Seksjonen er delt i to enheter/ansvarsområder. IT- avdelingen er ansvarlige for utvikling av KHiOs datasystemer, drift og brukerstøtte. Dette omfatter både data og tele inkludert innkjøp, drift og brukerstøtte. IT-AVDELINGENS OPPGAVER: Geir Ivan IT-leder, datasikkerhet, anskaffelser. Telefoni, Backup. Lashkar Klargjøring av klienter, lisensadministrasjon, AV-utstyr, brukeradmin Adheed Drift av servere, virtualisering, e-post, databaser, nettverksutstyr Thomas MAC/PC, Administrativ programvare, integrering mellom systemer, utskriftsløsninger, databaser, nettverk. Dag Trådløst nettverk, nettverk. For alle: brukerstøtte/feilretting/uttesting DRIFTSAVDELINGENS OPPGAVER: JAN: Personal og økonomiansvar tar en vesentlig del av arbeidet. Utvikling av driftsfeltet og identifisering av oppgaver. Dialog med andre enheter. Støtte til Geir, Tone og Vidar. Ivareta de ansattes interesser overfor ledergruppa og resten av skolen. 10

Utredning og avansert saksbehandling. Utviklingsansvar for innkjøp. Juridisk rådgivning. VIDAR: Arbeidsledelse av egne medarbeidere Budsjettarbeid med attestasjonsmyndighet Oppfølging av driftsavtaler Administrering av HelpDesk-systemet (alle) Innkjøp for egen avdeling og KHiO for øvrig Oppfølging og arbeidsledelse av innleide håndverkere o.l Vindusvask (eksternt firma utfører det våre egne renholdere ikke kan ta) Service og praktisk bistand overfor alle skolens brukere Alle Leveranse av gass og trykkluft til verksteder i form av egne tekniske anlegg YNGVE: Sikring av bygg. Dette innebærer kortproduksjon og administrering av adgangskontroll og alarmsystem, oppfølging av vaktselskapet samt administrering av skolens låssystemer VIDAR/ JOHANNES/ YNGVE Brannvern inkl. brannvernopplæring ALLE: Innvendig vedlikehold av rom og øvrig bygningsmasse. Innebefatter bl.a maling, VVSanlegg (varme, kjøling og ventilasjon), lysanlegg, musikkanlegg mm. Administrere skolens førstehjelpsutstyr inkl. hjertestarter Daglig avfallsbehandling inkl. deponering av farlig avfall. Dette arbeidet gjøres i samarbeid med renholdsavd. Sommerrydding og klargjøring av skolen til studiestart. Dette arbeidet gjøres i samarbeid med renholdsavd. Praktisk tilrettelegging for opptaksprøver. Dette arbeidet gjøres i samarbeid med renholdsavd. Klargjøring av undervisningsrom, møterom mm. Bygging av studentatelierer Møbler og øvrig inventar Montering av utstillinger JOHANNES (alle) 11

RENHOLDSAVDELINGENS OPPGAVER: TONE: Arbeidsledelse av egne medarbeidere Budsjettarbeid med attestasjonsmyndighet Oppfølging av drifts- og leie/leasingavtaler Vareinnkjøp Hovedrenhold (alle) Periodisk vedlikehold av et mangfold av gulvtyper TONE (alle) Utførelse av renhold ut fra ekstrabestillinger til sceneproduksjoner - TONE ALLE: Daglig renhold inkl. renh. med maskiner Møbelrens Vindusvask Vedlikehold av avløpsnett. Arbeidet gjøres i samarbeid med driftsavd. Sommerrydding og klargjøring av skolen til studiestart. Dette arbeidet gjøres i samarbeid med driftsavd. Daglig avfallsbehandling. Dette arbeidet gjøres i samarbeid med driftsavd. Praktisk tilrettelegging for opptaksprøver. Dette arbeidet gjøres i samarbeid med driftsavd. Vedlikeholdsmaling Vedlikehold av lyskilder Plan og økonomi Seksjon for plan og økonomi har ansvaret for kunsthøgskolens planarbeid, økonomi- og regnskapsforvaltning samt lønn. Seksjonen er delt i to faglige enheter. Fakultetskoordinatorer er plankoordinator og administrativt bindeledd mellom fakultet og administrasjon. Fakultetskoordinatorene har særskilt ansvar for budsjett- og økonomioppfølging på fakultetene. Økonomi ivaretar daglig regnskapsføring og lønnsadministrasjon, samt rapportering av regnskapsdata til sentrale myndigheter. Denne enheten består i dag av fem faste og en midlertidig ansatt. Seksjonssjef Ledelse, budsjett, regnskap, internkontroll, m.m.m. Regnskap 12

Gunn Marit: Systemansvar Agresso. Rapportering til Kunnskapsdepartementet. Rapportering av økonomidata til DBH. Dialog med Riksrevisjonen på regnskapsområdet. Innlesning av budsjetter i Agresso. Deltager i SAK-prosjektet på Internkontrollsiden. Har ellers vært ansvarlig for en del implementeringer i tidligere år som: Basware, ESS, utarbeidelse av åpningsbalanse (telling av alle eiendeler), ny versjon Agresso, ny kontoplan, nye moduler i Agresso. Avstemminger og overordnet fagansvar for regnskap inklusive avsetninger, periodiseringer, avskrivinger, innlesing av lønnsfiler fra SAP, moms, omkonteringer, prosjektavregninger, oppfølging av FOU-vedtak ++ (regnskapslederfunksjon) Merete: Systemansvar Basware. Inngående fakturaer. Innlesning fakturafiler fra Basware. Innlesning bankfiler fra DnB NOR. Remittering. Deltager i SAK-prosjektet på Innkjøpsområdet. Prosjektansvarlig for innføring av Basware Purchase Management Shirley/Pannee: Utleggsrefusjoner. Utgående fakturaer. Purringer. Føring manuelle inntekter. Bankavstemming. Bistå i Basware ved behov. Lønn Liv Astrid Tessem Hovedansvar fast ansatte, + registrerer timelønnede. Inn og utmelding av fast ansatte til både DFØ (portal)og IT Help-desk (for adgangsskort og epost-tilgang). Kontroll av lisensene (SAP og portal) fra DFØ (kvartalsvis) Rapportering til statens pensjonskasse. Registrere/kontrollere EK-tjenester både i SAP og i TDC sitt register, innrapportering av alle ansattes EK-tjenester ved årsavslutning. 13

Registrere og utbetale reiseregninger. Fakturaer fra selvstendig næringsdrivende og ellers honorar utbetalinger via SAP eller Agresso. Kontrollere og utbetale Hovedlønn, bonuslønn og reisekjøring Mythili Thanabalasingham Hovedansvar timelønnede Registrere og utbetale reiseregninger Fakturaer fra selvstendig næringsdrivende og ellers honorar utbetalinger via SAP eller Agresso. NAV-refusjoner + sykemeldingsrapportering Kontrollere og utbetale Hovedlønn, bonuslønn og reisekjøring Koordinatorer Budsjettarbeid, saksbehandling m.v., beslutningsstøtte for dekaner Britt Wold Bodil Kårvatn Jon Ivar Strømmen 14