Ryddeprosedyrer og nøkkelinformasjon for tekniske arkiv KDRS samling 13. - 14. november 2013 Erik Solem
Etablering av digitale, tekniske arkiv for historiske dokumenter Viktige momenter: Aktuelle arkiver Arkivstruktur Ryddeprosedyrer Nøkkelinformasjon Arkivstruktur Sak/Arkiv Nøkkelfelt i Sak/Arkiv
Historiske dokumenter Historiske dokumenter i tekniske arkiv omfatter her Objektarkiv organisert på Gnr/Bnr Aktuelle arkiver: Byggesak Deling- og oppmålingssak Vann og avløp (på eiendom) Landbruk Kommunal eiendom
Arkivstruktur Er det separate fysiske arkiver Dvs: Det er behov for å søke separat i fysisk arkiv Det bør være separate arkivdeler i historisk arkiv Er det felles fysisk arkiv for Bygg, Deling, VA osv. med felles mappe for hver eiendom og egne omslag for hver sakstype Dvs: Det er behov for å søke separat i fysisk arkiv Det bør være separate arkivdeler i historisk arkiv Alt. Felles arkivdel i historisk arkiv med bruk av mappetype (ephorte) eller sakart (ESA) Muligheter for søking må avgjøre hvilken arkivstruktur som velges i historisk arkiv
Historiske dokumenter i digitalt arkiv Papirbaserte arkiver som skal digitaliseres Viktige momenter: Papirarkivet består som offisielle arkiv! Det betyr at papirarkivet må tas vare på - Kan plasseres i Fjernarkiv - Kan avleveres til IKA - Kan beholde hos kommunen Digitalt arkiv blir da et hjelpearkiv Det digitale arkivet kan da brukes av alle brukere
Viktige egenskaper med digitalt arkiv Hva er forskjellen på søk i et fysisk arkiv og et digitalt arkiv? Hvordan ønsker vi å gjenfinne dokumenter i et digitalt arkiv? Hvilke nøkkelfelt må vi registrere innenfor det aktuelle saksområdet Bygg, Deling, Oppmåling, Seksjonering, Rør-sanitær (GBnr), Landbruk, Kommunal eiendom for å hente fram aktuelle dokumenter på en gitt eiendom (GBnr)?
Viktige egenskaper digitalt arkiv: Kommentar Hva er forskjellen på søk i et fysisk arkiv og et digitalt arkiv? - En kan ikke bla i et digitalt arkiv Hvordan ønsker vi å gjenfinne dokumenter i et digitalt arkiv? - Søk som gir kort treffliste med aktuelle dokumenter Hvilke nøkkelfelt må vi registrere innenfor det aktuelle saksområdet Bygg, Deling, Oppmåling, Seksjonering, Rør-sanitær (GBnr), Landbruk, Kommunal eiendom for å hente fram aktuelle dokumenter på en gitt eiendom (GBnr)? - Ikke for mange felt: Tidkrevende og dyrt! - Ikke for få felt: Tilstrekkelig til god treffliste!
Historiske dokumenter i digitalt arkiv Hvordan etablere et historisk, digitalt arkiv Viktige momenter: Arkivene må ryddes > Ryddeprosedyrer IKKE arkivverdige dokumenter kan kastes Evt. arkivverdige dokumenter som ikke skannes beholdes i saksmappen Registrere nødvendige nøkkelfelt
Ryddeprosedyre digitalt arkiv
Ryddeprosedyre digitalt arkiv
Verifisere eiendom og bygning Kontroller om eiendommen finnes og om den har tilsvarende adresse som er påført dokumenter i mappen. Ved avvik, verifiser ytterligere. Kontakt fagpersonell hvis nødvendig. Hvis det er flere Gnr/Bnr for én mappe, påfør alle på mappeforsiden. Hvis flere adresser, finn frem Gnr/Bnr for alle. Verifiser ytterligere og påfør alle på mappeforsiden.
Ryddeprosedyre digitalt arkiv Gruppere dokumentene per sak Sortere ut arkivverdige dokumenter som ikke skal skannes Sortere ut ikke arkivverdige dokumenter kan kastes Fjerne stifter, binders, tape, plast og lignende Registrere nøkkelinformasjon pr sak Gnr/Bnr, Bygningsnr, Bygningstype Saksnummer, Saksdato, Tiltaksart Registrere nøkkelinformasjon pr dokument Dokumentkategori Dokumentdato
Dokumentkategorier - eksempel Ferdigattest Vedtak Søknad Ansvar og kontroll Korrespondanse Avtale Erklæring Uttalelse (Offentlig myndighet) Politisk sak (saksfremlegg) Kart, skisse Foto Tegning
braarkiv demonstrasjon
braarkiv eksempel: Målebrev GBnr 501/15 27.7.1866 Protokoll: 01 Side: 30
Forutsetninger digitalt arkiv 1. Dokumentene må kunne søkes fram igjen! Oppnås gjennom: Registrering av riktig nøkkelinformasjon! Ikke for mange felt Tidkrevende og dyrt! Ikke for få felt - Tilstrekkelig til god treffliste 2. Lik registrering av nye dokumenter i Sak/Arkiv systemet og historiske dokumenter er viktig!
Nøkkelfelt historisk arkiv Nøkkelfelt for Byggesakarkiv: Arkivdel BYGG Gnr/Bnr Gårds- og bruksnummer Matrikkel (Gnr/Bnr/[Fnr/Snr]) Mappetype: BS Byggesak Saksdato: / Holder dokumentene i saken samlet Saksnummer: / Benyttes for nye saker Tiltaksart: / Oppslagsverdier Dokumentkategori: / Søknad, Tegning, Kart, Vedtak osv. Obs! Viktig for historiske dokumenter Dokumentdato: / Fra dokumentet
Samspill mellom historiske dokumenter og nye dokumenter i Sak/arkiv systemet Lik arkivstruktur for historiske- og nye dokumenter En sakstype må kunne søkes fram i begge arkiv Må kunne begrense søket til én sakstype Egen arkivdel: BYGG eller Felles arkivdel og egen mappetype/sakart EIENDOM + BS / BYG
Arkivstruktur Sak/Arkiv system Felt som bør være like i Sak/Arkiv system og historisk arkiv: Arkivdel - Felles EIENDOM - eller separate BYGG, DELING, SANITÆR,.. For Arkivdel = EIENDOM kombineres med Mappetype BS, DS, VA, KE, Klassering (primær) Gnr-Bnr-[Fnr-Snr] Dokumentkategori! Meget viktig for samspill med historiske dokumenter
Samspill mellom historiske dokumenter og nye dokumenter i Sak/arkiv systemet Felles søk i historiske- og aktive arkiv Eksempel: Søk etter tegning på en gitt eiendom, evt. med et saksår Arkivdel: Mappetype: EIENDOM Gnr/Bnr: 501/15 Dok.kategori: Tegning + evt. Saksår: 2005 BS eller Sakart: BYG Bør gi treff i historisk arkiv og/eller i aktivt arkiv i Sak/Arkiv systemet
Nøkkelfelt Sak/Arkiv system Aktuelle felt for nøkkelinformasjon: Arkivdel EIENDOM Ordningsprinsipp GBNR Klassering (primær) Matrikkel (Gnr-Bnr-[Fnr-Snr]) Mappetype BS, DS, VA, KE, Sakstittel Obs! Kun nye dokumenter! Dokumentkategori! Meget viktig for samspill med historiske dokumenter Dokument tittel Obs! Kun nye dokumenter Dokumentdato Saksnr automatisk for nye saker
Ryddeprosedyre og nøkkelinformasjon for etablering av digitale arkiv Kom i gang! - Det lønner seg ikke å vente