ÅRSMØTE STAVANGER TENNISKLUBB 9. APRIL 2015 Agenda/Saksliste for årsmøte 1. Godkjenne stemmeberettigede. 2. Godkjenne innkallingen, sakliste og forretningsorden. 3. Velge dirigent/møteleder, sekretær samt 2 representanter til å underskrive protokollen. 4. Behandle tennisklubbens årsmelding. 5. Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand. 6. Behandle forslag til vedtektsendring for vedtekter for Stavanger Tennis klubb 7. Behandle innkomne forslag og saker. a. Gullkortet prising b. Oppgraderingsprosjekt 8. Fastsette medlemskontingent. 9. Vedta idrettslagets budsjett og plan. 10. Valg: Styret o Styrets leder og nestleder o 4 styremedlemmer og 2 varamedlemmer Revisor Ev. representanter til ting og møter i de organisasjoner idrettslaget er tilsluttet Valgkomite med leder, 2 medlemmer og 1 varamedlem Kontroll komité med 2 medlemmer og 1 varamedlem
STAVANGER TENNISKLUBB ÅRSRAPPORT 2014 Til årsmøtet i Stavanger Tennisklubb April 2015 Styrets beretning Klubbens virksomhet omfatter aktivitet som idrettslag tilknyttet Norges Idrettsforbund. Virksomheten er lokalisert i Stavanger kommune. Styret i Stavanger Tennisklubb valgt på årsmøtet i april 2014 er: Leder: Nestleder: Styremedlem: Styremedlem: Styremedlem: Styremedlem: Styremedlem: Styremedlem: Ole Martinsen Lars Gjerdåker Jan Undem Helge Koll Frafjord Anett Eskeland Hilde Sommerfeldt Pål Jæger-Pedersen Sverre Bjelland Styret har i perioden avholdt månedlige formelle styremøter med unntak av feriemåneder juli/august og desember. Styret har i tillegg gjennomført diverse møter for diskusjon om klubbutvikling, og prioriteringer, ansettelsesprosesser, samt strategisamling sammen med med trenere og stab. Styret har videreført sitt arbeid med fokus på 4 områder som basis for prioriteringer og hva klubben skal kjennetegnes av og disse danner også basis for årsrapporten: Positivt og inkluderende miljø som favner bredt Sportslig utvikling og nytenking med høy idrettsfaglig kompetanse Moderne og tidsriktige anlegg Sunn drift finansiell frihet Styret har i 2014 jobbet videre med arbeidet med organisasjonsutvikling og verdigrunnlag som ble startet i 2012. Positivt og inkluderende miljø som favner bredt Stavanger Tennisklubb er Norges største tennisklubb og et av Stavangers største idrettslag. Ved utgangen av 2014 hadde klubben 941 medlemmer. Rundt halvparten av medlemmene er mellom 6 og 19 år, og brorparten av disse har i løpet av 2014 vært aktive enten innenfor tennisskole eller konkurranse/ turneringsgrupper på nasjonalt nivå. Klubben har som mål å være et idrettslag og en arbeidsplass der det råder full likestilling. Klubbens hjemmeside www.stavangertk.no er en viktig informasjonskanal i klubben. Funksjonaliteten for databasert banebestilling fungerer bra, både for Hafrsfjordbanene og Tennishuset. Bruken av Tournament Planner som turnerings-gjennomføringsverktøy er blitt videreutviklet til påmeldings- og planleggingsverktøy og gir en oversikt over alle sportslige
resultater gjennom året. I tillegg er Gullkortordningen som gir utvidet og da nærmest gratis spilletid utover betjent åpningstid blitt en suksess og har i praksis økt banekapasiteten betydelig. Trenings- og konkurranseformer som treffer bredt i medlemsmassen, slik som Juvesen (Junior Veteran Senior) turneringen, liga-spill og tennis & tango har vært gjennomført som tidligere år og bidratt til tennismoro på tvers av årskull og generasjoner. Etter styrets oppfatning har arbeidsmiljøet i klubben vært bra. Det har ikke vært rapportert skader eller ulykker på arbeidsplassen. Selskapet forurenser ikke det ytre miljøet. I 2014 ble det gjennomført en questback hvor alle medlemmer ble invitert til å si sin mening om det tilbudet som eksisterer i klubben. Totalt 135 responderte. Svarene på undersøkelsen ble lagt ut klubbens nettside. Sportslig utvikling og nytenkning med høy idrettsfaglig kompetanse. Stavanger Tennisklubb har som mål å bli et skandinavisk kraftsenter. Dette innebærer blant annet at klubben skal tilby et godt aktivitetstilbud sammenlignet med andre ledende skandinaviske klubber. Stor lokal turneringsaktivitet vil være viktig både for å redusere reisevirksomhet og for å ha et godt lokalt turneringstilbud for alle segmenter. Videre ønsker klubben å videreutvikle administrasjonensog trenerstabens idretts- og servicekompetanse. Dette er også et viktig tiltak for å kunne lykkes med å bli et kraftsenter i Skandinavia Lokale arrangementer Stavanger TK er ledende i Norge på arrangementer. Både mht. antall gjennomførte turneringer, men også på den kvalitative gjennomføringen. Vi jobber kontinuerlig med å bli enda bedre slik at vi kan opprettholde vår status som turneringsarrangør og bli ytterligere attraktive. I 2014 ble følgende arrangementer gjennomført: - Norgescup - Juvesen - flere - NM alle klasser - Tennis Europe 14 europacup under 14 år - ITF 18 verdenscup under 18 år - Åpne turneringer flere klasser - Ligaspill - Regionmesterskap alle klasser - Multiturnering - TFO turnering - Tennis & Tango - Mix turnering - Masters (sluttspill for de 8 beste i juniorklassene i Norge) - Grand Prix 60.000 kr. Største nasjonale premieturneringen i Norge - NM lag junior - Planet turneringer Resultater 2014 Klubbens konkurransespillere gjør stadig fremskritt. Noen har også begynt å markere seg med internasjonale resultater og aktivitetsnivået for de mest aktive i konkurransegruppen er god. Se mer detaljert informasjon under. Januar 2014 - Vestlandsmesterskapet i Bergen. Nils Tveit Gjerdåker tok andreplass i gutter U12. I jenteklassen U12 vant Ylva Frafjord Landa. I U14 klassen for jenter ble det en hel stavangersk finale mellom Anne Sedberg Myhre og Julia Oftedahl Knoth der Anne vant etter en tre-sets kamp. I U16 klassen for jenter vant Brit Storhaug. U18 gutter ble Johannes Tveit Gjerdåker nummer 3. Herreklassen ble vunnet av Leonard Faa Hviding.
Februar 2014 - NC U16 i Stavanger. Johannes Helgø og Dorthea Faa Hviding vant sine klasser. April 2014 - Norgesmesterskap 14,16 og 18 og Landsturnering under 12 år - Stavanger. Dette var et stort arrangement for klubben som ble gjennomført på en svært tilfredsstillende måte. I U12 gutter ble Nils Tveit Gjerdåker nummer 3. I U16 klassen vant både Johannes Helgø og Dorthea Faa Hviding sine klasser. I gutter double U16 vant Johannes Helgø og Markus Anker Sulen. Juni 2014 - Lagtennis. Det øverste damelaget gjorde en sterk innsats i eliten og spilte seg frem til finale. Der tapte de mot Furuset i en meget jevn kamp. Øverste herrelag klarte å sikre opprykk til elite etter fjorårets forsmedelige nedrykk. I 2015 har vi 2 elitelag som skal kjempe om NM tittel for lag. August 2014 - Norgesmesterskap under 14, 16, 18 og senior + Landsturnering under 12 år Frogner I mix-double U16 ble Dorthea Faa Hviding og Johannes Helgø Norgesmestere. I singelklassene U16 ble det 3 tredjeplasser. November 2014- International week Stavanger. Nok et nytt, stort og omfattende arrangement som ble vellykket på alle mulige måter. Følgende arrangementer gikk av stabelen: Tennis Europe 14, ITF 18, GP og Masters 14, 16 og 18 år. Våre gjorde gode resultater. Markus Sulen gikk helt til semifinale og Hviding og Helgø gikk til kvartfinaler i single. Desember 2014 NM lag Stavanger. Stavanger ble Norgesmester både for piker og gutter. Klubbturer/Gruppeturer 2014: Følgende klubbturer ble gjennomført i 2014: - NC Drøbak/HTK - TE Stabekk - TE Asker - SEB Oslo - NM Frognerparken alle klasser - Vestlandsmesterskapet i Bergen - NC i Bergen Svithun talenter mot toppen (TMT) og toppidrett Høsten 2014 ble det oppstart av TMT i samarbeid med St. Svithun videregående skole. Dette er en fantastisk mulighet for spillere som vil kombinere skole med å utvikle sin tenniskarriere. I 2014 var det 2 spillere i TMT og 3 på toppidrett. I 2015 blir det flere. Tennistreningene for TMT og toppidrettselevene gjennomføres på morgenen mandag, onsdag og fredager. Moderne og tidsriktige anlegg Klubben disponerer i dag 8 innendørsbaner på Tjensvoll og 4 utendørsbaner på Madla. På innendørsbanene er utnyttelsesgraden tilnærmet 100 % innenfor kjernetiden 14.00-21.00. Hafrsfjordbanene holdt bra kvalitet gjennom 2014 og anlegget fremstår i dag som attraktivt, men med for liten kapasitet. 2014 ble et vesentlig bedre år enn 2013 med hensyn på banekapasitet. I 2014 var det kun ONS i august og eksamensavvikling i mai/juni som reduserte kapasiteten noe. 2015 ser ut til å få samme banekapasitet som 2014 versus messearrangementer. Ny leieavtale blir underskrevet med Stavanger Kommune i 2015.
Et fortsatt viktig arbeidsområde for de kommende år blir planlegging for utviklingen av nytt tennisanlegg på Revheim. Klubbens ambisjon er at dette anlegget må bli både større og bedre enn dages eksisterende anlegg. Styret mener dette vil gi grunnlag for videre sportslig utvikling samtidig som klubben også vil kunne bedre tilbudet til alle medlemmer og gi økt tilhørighet og bedre miljø. Revheim er noen år frem i tid. Derfor er det igangsatt en prosjektgruppe som skal utarbeide og gjennomføre en oppgradering av Tennishuset på Tjensvoll. Uteanlegget på Hafrsfjord vil også bli tatt i betraktning. Sunn drift finansiell frihet Klubbens økonomiske situasjon er god. Aktivitetsnivået i klubben er høyt. Klubben har på en god måte styrt veksten med et balansert inntekts- og kostnadsfokus. Klubbens årsresultat er et underskudd på kr 142 680, som er 242 880 dårligere enn budsjettert. Avvik skyldes hovedsakelig behov for innleie av ekstern hjelp i daglig leders permisjonsfravær. Resultatet er basert på driftsinntekter på kr 8.211.292, driftskostnader på kr. 8.433.574 og positive finansposter på kr 79.602. Klubbens balanse er god med likviditetsreserver plassert med meget lav risiko. Hovedpunkter i regnskapet for 2014 målt mot foregående år og budsjett er som følger; Nøkkeltall Endring Faktisk 2013 Budsjett 2014 Faktisk 2014 Avvik mot fjorår Avvik mot budsjett Sum driftsinntekter 8 146 268 7 966 000 8 211 292 65 024 245 292 Sum driftskostnader 8 043 207 7 950 800 8 433 574 390 367 482 774 Driftsresultat 103 061 15 200-222 282-325 343-237 482 Finansposter 83 947 85 000 79 602-4 345-5 398 Årsresultat 187 008 100 200-142 680-329 688-242 880 Klubbens budsjett for 2015 er vist under. (Detaljert 2015 budsjett i Vedlegg 2): Budsjett 2015 2014 Budsjett 2015 Kommentar Driftsinntekter 8 211 292 8 468 000 Driftskostnader - Varekjøp 200 503 235 000 - Lønn 5 415 297 5 406 888 - Annen kostnad 2 761 774 2 443 000 - Avskrivning 56 000 150 000 Driftsresultat - 222 282 233 112 Finansposter 79 602 90 000 Årsresultat - 142 680 323 112 Styret foreslår å videreføre policy om at bruk av klubbens oppsparte midler knyttes opp mot arbeid for oppgradering av anlegg, samt å holde og bygge en kapitalbase for fremtidig anlegg forventet etter 2024. Styret har i 2015 satt i gang et prosjekt for å se på nødvendige oppgraderingstiltak på anlegget på Tjensvoll samt utebanene på Madla, for å sikre at anlegg tilfredsstiller de krav som stilles fra medlemmene til klubbens fasiliteter. Deler av investering er tatt inn i budsjett i form av økte avskrivninger.
Det er styrets vurdering at klubbens økonomiske situasjon er meget bra og at klubbens drift er sunn og balansert. Styret bekrefter at forutsetning om fortsatt drift er lagt til grunn ved utarbeidelsen av regnskapet. Etter styrets oppfatning gir årsregnskapet et riktig uttrykk for selskapets utvikling og stilling, samt resultatet av virksomheten for 2014. Styret bekrefter at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av driften i 2014. Det har ikke inntrådt forhold etter regnskapsårets utgang som er av betydning ved bedømmelsen av selskapets stilling. Avsluttende kommentar Styret vil avslutningsvis takke alle medlemmer, ansatte og interessenter til klubben for meget godt samarbeid i 2014. Det høye aktivitetsnivået, det positive engasjement og det konstruktive samarbeidet motiverer til fortsatt innsats for å legge forholdene til rette slik at alle som vil spille tennis skal kunne drive idretten med størst mulig utbytte og ha mulighet for å oppnå et prestasjonsnivå i samsvar egne ambisjoner. Stavanger, april 2015 Styret i Stavanger Tennisklubb Ole Schei Martinsen (leder) Lars Gjerdåker (nestleder) Jan Undem (medlem) Sverre Bjelland (medlem) Hilde Sommerfeldt (Medlem) Anett Eskeland (medlem) Pål Jæger-Pedersen (medlem) Karen Faa Nåstad (varamedlem)
Vedlegg 1 Stavanger Tennisklubb Regnskap 2014 Vedlagt i separat dokument.
Vedlegg 2 Stavanger Tennisklubb Fastsette budsjett og medlemskontingent Budsjett 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Budsjett 2015 Proshop mat 168 879 254 304 264 466 262 584 212 981 176 152 151 292 163 930 205 167 200 000 Proshop utstyr 319 799 433 589 368 327 331 661 253 202 244 844 311 306 268 040 181 379 150 000 Konkurransegruppa 0 475 650 1 269 452 930 365 893 178 838 783 641 127 883 922 825 735 850 000 Tennisskole Barn/Voksen 2 010 865 1 776 521 1 314 557 1 469 219 1 403 027 1 491 047 1 828 008 1 808 335 1 949 978 2 000 000 Turneringsinntekter 63 365 192 830 242 004 182 551 629 672 527 904 292 725 335 850 413 080 450 000 Fast baneleie 280 266 228 986 363 278 303 392 427 722 451 771 443 599 391 589 419 813 420 000 Løpende baneleie 294 000 334 981 314 009 516 759 270 104 253 772 328 436 278 819 314 151 320 000 Medlemskontigent 291 400 347 489 742 901 746 462 559 048 774 365 704 113 756 170 818 075 838 000 TFO 0 0 0 0 477 424 633 185 1 137 415 970 392 852 148 900 000 Tenniscamp 132 266 192 590 222 955 323 290 115 500 406 650 353 665 525 650 239 775 220 000 Drop in 48 048 100 000 Turneringsoppfølging 75 145 92 440 2 100 0 0 66 450 74 630 112 330 38 400 100 000 Firmakurs 219 000 268 240 248 550 255 651 140 066 186 000 156 900 190 500 243 390 250 000 Sponsormidler 22 250 28 500 125 800 118 994 103 588 157 910 46 918 48 400 40 000 250 000 Messeinntekter 253 300 57 000 490 500 0 237 000 0 465 000 343 000 100 000 100 000 Offentlig støtte 267 061 226 549 470 579 332 583 504 323 653 357 517 852 644 116 754 992 635 000 Privattimer 38 982 61 645 126 025 140 425 89 200 68 115 90 166 183 100 139 310 150 000 Diverse inntekter 12 035 0 11 675 53 083 202 305 180 180 120 470 51 027 391 353 295 000 STK Lag tennis (inkl. refusjon) 5 600 0 29 600 0 53 200 117 795 156 118 84 506 85 910 90 000 Samlinger 174 364 21 648 28 654 23 661 201 666 13 350 95 900 90 780 96 135 100 000 Viderefakturert strøm 116 938 65 755 140 848 36 972 82 596 58 378 121 826 117 866 54 453 50 000 Totale inntekter 4 407 756 5 058 716 6 772 080 6 027 651 6 855 800 7 300 006 8 037 466 8 146 268 8 211 292 8 468 000 8 128 266 Varekjøp utstyr 266 089 308 665 327 777 332 620 130 509 331 382 141 000 105 905 55 045 150 000 Varekjøp mat 107 834 197 206 184 657 176 658 122 938 107 049 91 073 129 759 145 458 85 000 Total varekost 373 923 505 872 512 434 509 278 253 447 438 431 232 073 235 664 200 503 235 000 Lønn 2 177 689 2 289 252 2 758 474 3 115 054 3 471 445 3 204 552 3 713 766 3 845 631 4 213 770 4 153 189 Feriepenger 185 034 187 621 237 912 316 698 352 024 347 296 376 611 406 535 436 239 461 811 OTP - 39 504 38 170 45 566 59 474 48 964 47 966 94 363 69 899 60 000 Arbeidsgiveravgift 315 300 346 117 424 094 492 871 532 307 508 682 592 812 630 930 626 625 617 616 Div personalkost 31 312 54 157 68 763 114 272 Total lønnskostnader 2 678 023 2 862 494 3 458 650 3 970 189 4 415 251 4 109 494 4 762 467 5 031 616 5 415 296 5 406 888 Husleie/Leie eksterne baner 549 996 579 502 549 996 550 098 112 522 165 571 274 784 403 747 268 441 250 000 Vann/renovasjon/Forsikring/Eiendomsavgift/Vedlikehold/Inventar 129 702 47 511 176 028 69 136 106 332 126 654 26 701 50 920 53 495 102 000 Strøm 423 587 313 089 364 740 368 360 471 946 385 184 336 187 410 622 334 109 330 000 Vedlikehold baner 7 045 48 366 214 918 29 434 27 669 29 019 83 228 136 725 61 466 75 000 Telefoni 66 030 48 028 60 334 74 685 93 627 76 996 77 007 49 031 48 533 50 000 Internett/Alarm 4 217 1 560-1 832 1 856 38 404 61 022 52 479 58 254 50 000 Kontingent NTF/Rogaland Idrettskrets/Startkontigenter 101 924 76 440 141 980 151 627 143 510 134 520 139 180 147 520 149 570 160 000 Turneringsoppfølging 36 183 17 086 35 021 46 182 96 523 296 836 330 542 100 098 56 796 80 000 Reisekostnader 27 471 46 502 44 688 78 438 100 899 98 697 113 813 61 134 52 804 50 000 Kostnader turneringer/premier 102 531 112 029 245 514 159 267 232 007 170 232 132 928 73 188 182 127 150 000 Kostnader samlinger 3 229 12 413 16 565 4 276 8 153 7 824 6 011 70 148 9 662 30 000 Regnskapskostnad 35 000 56 474 58 761 169 545 274 711 98 823 31 218 16 609 - - Revisjonskostnader 18 750 28 750 20 000 28 875 37 500 38 438 51 250 52 500 88 750 60 000 Web- sider/booking - 12 454-2 468 2 579 38 014 29 588 7 223 9 239 3 453 9 000 IT- kostnader 23 599 6 801 74 665 13 358 9 036 26 464 108 106 50 569 175 522 15 000 Kontormateriell/rekvisita/porto/aviser 59 590 62 523 31 825 36 709 48 863 61 026 50 547 41 007 57 269 30 000 Kurs/Utdannelse 31 013 26 851 89 830 6 988 17 271 66 864 60 577 87 024 174 013 150 000 Annonser/tryksaker 5 000 30 877 62 560 16 732 21 458 55 116 32 706 93 457 107 469 60 000 Tap på fordringer - 2 000 12 640 25 360-97 955 - - - - Tennisutstyr 109 762 69 447 67 543 78 517 78 580 23 663 29 713 135 593 161 812 200 000 Kostnader tenniscamps - 4 660 11 546 907 95 862 40 942 14 557 358 156 - - Kostnader tennisskole 36 869 7 559 4 000 13 644 2 200 - - - - - Diverse kostnader 63 179 39 604 55 266 66 048 143 388 106 974 363 629 208 668 621 418 542 000 Kostnader lagtennis 34 982 25 548 70 622 35 631 34 958 158 403 177 138 167 493 152 813 200 000 Avskrivninger 26125 21276 47747 77487 106701 100000 100300 72900 56000 150 000 Totale driftskostnader 1 869 659 1 676 075 2 406 574 2 028 226 2 196 885 2 334 193 2 508 067 2 775 927 2 817 776 2 593 000 2 443 000 Sammendrag Inntekter 4 407 756 5 058 716 6 772 080 6 027 651 6 855 800 7 300 006 8 037 466 8 146 268 8 211 292 8 468 000 Varekost 373 923 505 872 512 434 509 278 253 447 438 431 232 073 235 664 200 503 235 000 Personalkost 2 678 023 2 862 494 3 458 650 3 970 189 4 415 251 4 109 494 4 762 467 5 031 616 5 415 296 5 406 888 Driftskost 1 869 659 1 676 075 2 406 574 2 028 226 2 196 885 2 334 193 2 508 067 2 775 927 2 817 776 2 593 000 Driftsresultat - 513 849 14 275 394 422-480 042-9 782 417 889 534 859 103 061-222 283 233 112 Netto Finans - 46088-875593,82-167976,57-79395 - 47589,04-86035,29 82174 83947 79602 90 000 Årsresultat - 559 937-861 319 226 445-559 437-57 371 331 854 617 033 187 008-142 681 323 112
Framlegg til vedtektsendring av vedtekter til Stavanger Tennisklubb Til årsmøtet i Stavanger Tennisklubb 2015: I 12, punkt 10 i vedtekter for Stavanger Tennisklubb er val av styre definert til: 10. Foreta følgende valg: a. Leder og nestleder b. 6 styremedlemmer og 2 varamedlemmer Framlegg til vedtak: Styret i Stavanger Tennisklubb gjev med dette framlegg til å redusera antal styremedlemmer til 4 og såleis endra tekst til: 10. Foreta følgende valg: a. Leder og nestleder b. 4 styremedlemmer og 2 varamedlemmer
Prising av Gullkortet Gullkort i dets nåværende form settes til 250 kr per måned. Det opprettes dessuten et gullkort pluss som gjelder frem til kl 14 på hverdager som koster 350 per måned.
Oppgraderingsprosjekt Styret ser et behov for oppgradering av vårt anlegg, gitt situasjon hvor vi vil være i dagens lokaler ut 2024. Oppgradering vil måtte tas over flere år, og prosjektering og prioterings-arbeidet er i igangsatt. Prosjekter som innenfor prioritert scope i 2015 er: Oppgradering av garderober /bad Oppgradering av lysanlegg for begge haller Oppgradering av treningsrom/tribune 2. etasje Oppgradering av resepsjon/kontorer i 1. etasje Styret ber om godkjenning fra årsmøte til å gjøre nødvendig oppgradering av anlegg innenfor en ramme på NOK 1.5 mill for 2015 (Fordelingsnøkkel for fordeling av kostnader med Stavanger Forum er ikke avklart).
Styrets forslag til medlemskontingent 2016 «Kontingenter justeres for konsumprisindeks og rundes opp nærmeste NOK 50» Medlemskap 2014 (Hoveddel) Familie kr. 2.800 Senior/pensjonist kr. 1.750 Jr./student kr. 1000
Vedlegg 3 Stavanger Tennisklubb Valg Valgkomiteens innstilling til nytt styre vil bli lagt fram på årsmøtet. Styret Styrets leder: Styrets nestleder: Andre valg 4 styremedlemmer: 2 varamedlemmer: Note: Styret velges som følger: Formann/Nestformann individuelt, Styremedlemmer som gruppe, Varamedlemmer som gruppe Revisor: Ev. representanter til ting og møter i de organisasjoner idrettslaget er tilsluttet Styret gis fullmakt til å utnevne representanter Valgkomite med leder og 2 medlemmer og 1 varamedlem for neste årsmøte Leder Medlem Medlem Kontrollkomite med 2 medlemmer Medlem Medlem