Innkalling til årsmøte i Prinsdal tennisklubb tirsdag 6. mars kl 19.00

Transkript

1 Innkalling til årsmøte i Prinsdal tennisklubb tirsdag 6. mars kl Årsmøtet avholdes i klubbhuset, Øvre Prinsdalsvei 60 Saksliste: 1. Godkjenning av innkalling og saksliste 2. Valg av møteleder, sekretær og to representanter til å underskrive protokollen. 3. Valg av revisor Årsberetning for Årsregnskap for 2017 med balanse, noter og revisors beretning. 6. Fastsettelse av ny kontingent og styrets godtgjørelse for Budsjett for Innkomne forslag 9. Valg (valgkomite, styremedlemmer) Forslag og saker som medlemmene ønsker tatt opp på årsmøtet må være styret i hende senest 20. februar og sendes til leder Nils Ally. Mail: nils@ptk.no

2 Sak nr. 1 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak nr. 2 Valg av møteleder, sekretær og to representanter til å underskrive protokollen. Sak nr 3 Valg av revisor 1 og 2 Se pkt 9 Valg. Sak nr. 4 Årsberetning for 2017 Klubben Prinsdal Tennisklubb ble stiftet 28. februar 1989 og er beliggende i Øvre Prinsdalsvei 60. Klubbhus inneholder dame og herregarderober, sal, to kjøkken, hc-wc. Anlegget har fire utendørs grusbaner, en ballvegg samt redskapsbod. Klubben har ingen innendørsbaner. Virksomhet Klubben har totalt 164 medlemmer. Medlemskap gir rett til bruk av grusbanene samt klubbhusets garderober og dusj i sommerhalvåret Klubben har drevet organisert treningsvirksomhet som har fungert godt for rekruttering av nye medlemmer, spesielt takket være innsats fra Jan Palm og Paul Misic. Klubbmesterskapet ble avholdt tidlig i sesongen i juni. Det ble spilt mange spennende kamper. Prinsdal tk har egen hjemmeside som er den viktigste informasjonskanal til våre medlemmer og webredaktør er Nils Ally. Vi oppfordrer våre medlemmer til jevnlig å besøke oss på Første weekend i mai, arrangerte Prinsdal Tennisklubb nasjonal veteranturnering (fra klasse 35 + til 80+ damer og herrer). Det var 52 påmeldte deltakere. Turneringen fikk god omtale av deltakerne. Turneringen ble ryddig arrangert av Paul Misic med god bistand fra Torulv Tjomsland og Jan Palm. Klubben hadde i 2017 en relativt stabil medlemsmasse sammenlignet med året før og takket være god rekruttering fra særlig Jan Palm som klarte å balansere en del frafall. Prinsdal tk har nå også fått ordnet VIPPS betalingssystem, hvor innbetaling av medlemskap og andre påmeldingsavgifter kan gjøres «der og da», når det er ønskelig. Klubben har leid ut klubbhuset til ulike selskapsaktiviteter som jubileer, konfirmasjoner o.l. Grunnet uforholdsmessige store utgifter til oppvarming i vinterhalvåret, har styret valgt å takke nei til utleie mellom oktober 2016 og ut april Utgifter til oppvarming i oktober 2015 til april 2016 ble vesentlig høyere enn inntektene. Klubben er likevel åpne for forespørsler om jevnlig utleie til foreningsvirksomhet o.l. som gjør at det også vil være lønnsomt med utleie i vinterhalvåret. Det ble avholdt fire styremøter og årsmøte i Baneanlegg (fra baneansvarlig Øystein Lund) Banene ble også i 2017 klargjort i god tid før den årlige veteranturneringen i begynnelsen av mai. Iherdige medlemmer gjennomførte en del snikdugnader i forkant til den offisielle dugnadshelgen, slik at vi lå godt an. Oppmøtet på vårdugnaden var brukbar, dog ikke mange nok til at en del planlagte oppgaver ikke ble utført. Banene ble satt i bra stand før veteranturneringen og deltakerne var fornøyd med baneanlegget. Side 2 av 11

3 Beklageligvis må styret konstatere at dugnadsånden i klubben er skuffende laber, med klart best innsats om våren. På høstdugnaden var det, med unntak av en person, kun tre styremedlemmer som dukket opp. Dette medførte at vi ikke fikk gjort ferdig det planlagte høstarbeidet på banene. To baner er ferdig preparerte. Styret takker spesielt Øystein Lund som ene og alene kjørte ut rød grus og fordelte på disse to av banene. To baner må nå tas til våren Dette er særs uheldig, da det er viktig å få på ny grus på høsten, slik at den setter seg godt til banen i løpet av vinteren. Banene blir da mer komprimerbare ved valsing og gir et mer slitesterkt og stabilt toppdekke. På grunn av at banene har litt vel mye fall vestover, sliter vi med underminering av linjene ved mye regn. Likevel synes det som om at dette problemet var mindre i 2017, til tross for mye regn i perioder. Ordentlig grunnarbeid på vårdugnaden er essensielt for gode linjer gjennom sesongen. Når det gjelder mose og ugress er dette et tilbakevendende problem, delvis pga. av banene brukes for lite og at det slurves med å koste helt ut til kantene. Ugress og mose får da anledning til å spre seg uforstyrret. Det tar maks ett minutt ekstra å koste helt ut til gjerdet rundt banen! Baneansvarlig foreslår at vi setter opp plakater på banen som oppfordrer til å ta kosting av baner på al kosting av baner på alvor etter endt spill. Vi håper å få lagt brostein foran klubbhuset i 2018, og planlegger å bruke grus fjernet fra banen som underlag. Vi ble heldigvis spart for alvorlig hærverk i Sportslige og sosiale aktiviteter og resultater (fra Jan Palm - Sportslig leder) Sesongen 2017 ble en sesong med gode resultater for våre klubblag. Veteranlaget startet sesongen med å bli nummer to i 1.divisjon i innendørs serien for menn. I utendørsserien spilte veteranlaget i 2 divisjon. Plassering ble nr. 3 og dermed spiller laget i samme divisjon også Herrelag 1. ble nummer to i 3. divisjon og fortsetter i samme divisjon Herrelag 2. ble nummer fire 3. divisjon og fortsetter i samme divisjon Veteranlag 2 hadde vanskeligheter med å stille fullt mannskap i alle kamper og spiller i samme divisjon Prinsdal arrangerte nasjonal veteranturnering i mai, med deltagere fra ulike klubber i Norge. Medlemmer av Prinsdal Tennisklubb fikk flere bra plasseringer, her nevnes; Mette Degerstrøm ble nr 2 i damer 45+. Petter Naustdal vant herrer 60+ Torulv Tjomsland vant herrer 70+ Prinsdal har endel spillere som er ivrige til å spille turneringer. Knut Alfheim, Torulv Tjomsland, Petter Naustdal, Pål Mathisen, Paul Misic, Ken Ditlefsen og Petter Auk er alle spillere som deltar i turneringer Torulv Tjomsland har deltatt både i VM og EM, og vunnet NM både ute og inne sesongen Klubbmesterskapet ble avholdt i mai med deltakere kun i herreklassen. Jan Palm ble klubbmester Han vant finalen 2 0 i sett mot Petter Auk. Lagledere: Herrer 1 Petter Auk Herrer 2 Torulv Tjomsland Veteranlag 1 Knut Alfheim Veteranlag 2 Jarle Bråthen Side 3 av 11

4 Økonomiske forhold Driftsinntekter ble på kr ,- som er kr lavere enn budsjettert. Driftskostnader ble på kr ,- som er kr lavere enn budsjettert. Årets resultatet ble på kr 2 023,- som er kr 423 bedre enn budsjettert. Det skal her kommenteres, at det er refunderte kostnader for 2016 på til sammen kr ,- som redder årets regnskap. Uten disse refusjoner, ville resultatet vært på kr ,-. Klubben har derfor en betydelig oppgave i å øke inntektssiden, først og fremst ved økt rekruttering og utleie av både bane og klubbhus. Balansen viser positiv egenkapital på kr ,-. Medlemskontingent for 2017: Familie kr Senior kr Junior/Student kr Junior under 16 kr 600 Pensjonister kr Passivt familie kr 300 Støttemedlem kr 100 Se SAK 5 for Resultatregnskap, Noter og kommentar Inntekter: Det har vært en økning i medlemsinntekter på kr Dette skyldes i stor grad en økning av kontingenten. Av andre inntekter er offentlige tilskudd redusert med kr 8 816,-. Leieinntekter klubbhus er redusert med kr 6 750,-, dette oppveies av baneutleie på kr 7 150,- som hovedsakelig er til Faye Sport. Turneringsinntekter balanseres av turneringskostnader. Det er ellers ikke avholdt kurs for medlemmer i Kostnader: PTK har i 2017 forsøkt å holde kostnadene på et lavest mulig nivå og er kr lavere enn budsjett. Det har likevel kommet et par større kostnader til vedlikehold av bane i form av grus, valse og annet utstyr. Det er også innkjøpt ny benk til uteområdet ved klubbhuset. Vi har hatt fokus på kostnader til energi og klart å redusere dette. Vi har også tatt opp vannforbruk og kostnader til dette med kommunen. Dette har ført til refundert energikostnader på kr ,- og vann på kr 8 487,-, til sammen kr ,-. Dette innebærer at det reelle årsresultatet egentlig er tilsvarende lavere, dvs. et underskudd på kr ,-. På grunn av bevisst redusert energiforbruk, ligger årets kostnad til dette på ca. kr ,-. rt Regnskapsprinsipper Årsregnskap er satt opp i samsvar med regnskapsbestemmelser for små organisasjoner tilsluttet Norges Idrettsforbund og Olympiske og Paralympiske komité. Inntekts- og kostnadsføring: Inntekter registreres i den periode de er inntjent og utgifter registreres i den periode de er påløpt. Resultatet er korrigert for forskuddsbetalte poster og utestående gjeld. Side 4 av 11

5 Sak nr. 5 - Årsregnskap 2017 med balanse, noter, revisors beretning Side 5 av 11

6 (Sluttet i styret) Side 6 av 11

7 Side 7 av 11

8 Sak nr. 6 Fastsettelse av kontingenten. Samt styrets godtgjørelse Kontingent 2018 Styret foreslår at medlemskontingenten settes til følgende satser for 2018 Senior kr (uforandret) Junior/Student kr (uforandret) Pensjonister kr (uforandret) Familie kr (uforandret) Støttemedlem kr 100 (uforandret) Passivt familie kr 300 (uforandret) Styrets godtgjørelse 2018 Det fremlegges forslag om at styrets godtgjørelse settes tilsvarende familiemedlemskap med fradrag av kr 100,- som skal innbetales og merkes «Medlemskontingent styremedlem Ptk 2018» Side 8 av 11

9 Sak nr. 7 Budsjett for 2017 Side 9 av 11

10 8 Innkomne forslag Styret har ikke mottatt noen forslag til behandling i årsmøtet. Side 10 av 11

11 9 Valg Valgkomiteen har følgende kandidater som har stilt seg til rådighet for styreverv i Medlemmer som deltar på årsmøtet, kan fremsette forslag til andre kandidater til votering på årsmøtet. Funksjon: Ansvar: Kandidat: Varighet: Kommentar: Styremedlem Leder Nils Ally 1 år Gjenvalg Styremedlem Sekretær Pål Mathisen 1 år Ny Styremedlem Sportslig leder Petter Are Naustdal 2 år Ny Styremedlem Kasserer Lars Eriksson 1 år Gjenvalg Styremedlem Baneansvarlig Øystein Lund 1 år Gjenvalg Revisjon regnskap Revisor 1 Julius Lund 1 år Gjenvalg Revisjon regnskap Revisor 2 Warren George 1 år Gjenvalg Valgkomite Leder Charlotte Bærnholt 1 år Ny Valgkomite Medlem Ingen kandidat 1 år Må verves Valgkomite medlem Ingen kandidat 1 år Må verves Side 11 av 11