Agenda/Saksliste for årsmøtet

Transkript

1

2 Agenda/Saksliste for årsmøtet 1. Godkjenne stemmeberettigede 2. Godkjenne innkallingen, sakliste og forretningsorden 3. Velge dirigent/møteleder, referent, samt 2 medlemmer til å underskrive protokollen 4. Behandle tennisklubbens årsmelding 5. Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand a. Regnskap 2017 b. Revisors rapport c. Kontrollkomites rapport 6. Behandle innkomne forslag og saker a. Ingen saker er meldt inn 7. Fastsette medlemskontingent Vedta idrettslagets budsjett og organisasjonsplan 9. Valg: a. Styrets leder b. Styrets nestleder c. Øvrige 4 styremedlemmer d. 2 varamedlemmer til styret e. Revisor f. Ev. representanter til ting og møter i de organisasjoner idrettslaget er tilsluttet g. Valgkomite med leder, 2 medlemmer og 1 varamedlem h. Kontrollkomité med leder og 2 medlemmer 2

3 ÅRSRAPPORT 2017 Styrets beretning Klubbens virksomhet omfatter aktivitet som idrettslag tilknyttet Norges Idrettsforbund. Virksomheten er lokalisert i Stavanger kommune. Styret i Stavanger Tennisklubb valgt på årsmøtet i mars 2017 er: Leder: Lars Gjerdåker Nestleder: Line Hoff Nilsen Styremedlem: Karl Petter Aarthun Styremedlem: Inge Bjørkevoll Styremedlem: Christoffer Sandsdalen Styremedlem: Veronica Westbø Tønnessen Vara styremedlem: Ingrid Asher Olsen Vara styremedlem: John Baxter Varamedlemmene har vært invitert på alle styremøter, og deltatt i samme omfang som ordinære styremedlemmer. Inge Bjørkevoll fikk permisjon fra styret i perioden juni-oktober grunnet jobbsituasjon. Styret har i perioden avholdt månedlige formelle styremøter med unntak av juli. Styret har i tillegg gjennomført diverse møter for diskusjon om klubbutvikling og prioriteringer, samt strategisamling sammen med trenere og stab. Klubbdrift Stavanger Tennisklubb er en av Norges største tennisklubber og et av Stavangers største idrettslag. Ved utgangen av 2017 hadde klubben 796 medlemmer, som er en liten oppgang frå 771 medlemmer fra Rundt halvparten av medlemmene er mellom 6 og 19 år, og brorparten av disse har i løpet av 2017 vært aktive enten innenfor tennisskole eller konkurranse/ turneringsgrupper på nasjonalt nivå. Strategi og målsetting I løpet av 2017 har styret jobbet videre sammen med klubbens administrasjon og trenere for å videreføre klubbens visjon og strategi som har et klart hovedmål: Stavanger Tennisklubb skal være en foregangsklubb i Norge Stavanger Tennisklubb er en klubb som inkluderer både bredde og topp, unge og eldre og har et stort nedslagsfelt i Stavanger og Rogaland. Vi arbeider som en «regionsklubb» og vi skal være blant de beste når det gjelder: 3

4 Sportslig tilbud som inkluderer både bredde og topp, fra barn til veteran Sportslig resultat junior, senior og veteran Sosial aktivitet positivt og inkluderende miljø Kommunikasjon eksternt og internt Anlegg moderne og funksjonelle Økonomi sunn drift med finansiell frihet Konkrete årlige målsettinger for de 6 punktene over er spesifisert i STK sin Handlingsplan. Denne er oppdatert for 2018 og lagt som vedlegg til årsmøtepapirer 2018 (og også på STKs hjemmesider). Klubbens organisasjonsplan Styret har i 2017 jobbet etter organisasjonsplan som vist i figur nedenfor der alle styremedlemmene har hatt spesifikke ansvarsområdet. Dette har på en god måte fordelt arbeidsoppgavene til styret og sikret et bredt nedslagsfelt med stor arbeidsflate. I løpet av 2017 ble det gjort noen forsøk på å få flere medlemmer til å bli med i komitearbeid, men dessverre uten stor suksess. For 2018 bør en prøve å få dette til. Særlig for anleggskomiteen forventes mye arbeid framover, både rundt Tennishuset og Hafrsfjord, og for å sikre både kapasitet og kompetanse vil det være viktig å kunne trekke på ressurser blant alle klubbens medlemmer. De ulike styremedlemmenes ansvarsområder er videre beskrevet i Klubbhåndboka. Drift Klubbens hjemmeside er en viktig informasjonskanal i klubben og sammen med Facebook blir mye av klubbens informasjon delt på denne måten. Klubbhåndboken som ble opprettet i 2016, har blitt oppdatert i løpet 2017 og vil bli revidert årlig. Gjennom 2017 har klubben sett at online betalings- og bookingsystemet har fungert veldig bra og ønsker å fortsette med det. Uheldigvis valgte Senserio å legge ned 4

5 driften av systemet og dermed har klubben jobbet med å finne nytt tilsvarende system (per mars 2018 er «MATCHi» valgt som nytt system og blir nå implementert). Gullkortordningen, som gir utvidet spilletid utover betjent åpningstid, har vært en suksess og har i praksis økt banekapasiteten betydelig og er også et billig alternativ til våre medlemmer. Vi har imidlertid observert at gullkortordningen har blitt brukt feil av en del spillere og klubben har derfor jobbet med oppdatere retningslinjene på spill under gullkorttidene. Cezar Johansson som daglig leder i klubben har sammen med resten av trenerteamet og de ansatte videreført arbeidet med å løfte klubbens aktivitetstilbud enda ett hakk videre. Vi har et svært bredt spekter av tilbud fra de aller yngste i TFO til bredde i Tennisskolen og klubbturer for våre veteraner. På turnerings- og arrangementssiden leverer vi i toppklasse. Vi vet at dette er krevende og styret er svært tilfreds med arbeidet som er blitt gjort i 2017 og registrerer både nytenkning og kontinuitet med våre faste trenere med Ole Storhaug, Marius Tangen, Henning Frøystein, Oscar Barrios Torres, Andrè Jacobsen, Ole Magnus Bækkelund, Rikhard Holmstrøm og Christian Martinsson. De faste trenerne har alle definerte ansvarsområder. I tillegg til det «faste trenerteamet» har vi et stort team med trenere som går på timebasis og gjør en kjempejobb med alt fra TFO til Tennisskole. I løpet av 2017 har klubben jobbet med å forbedre tilbudet til de voksne spillerne i klubben ved å arrangere flere samlinger og opprette en pyramide liga. Samtidig har klubben utvidet treningstilbudet og rekrutteringen helt ned i fireårsalderen. Tennis for fireåringer har vært en stor suksess. I sum har vi en svært kompetent og komplementær trenergruppe med stor grad av kontinuitet. Totalt utførte klubben i 2017 cirka 12 årsverk inkludert administrasjon og kiosk/medlemsservice. Etter styrets oppfatning har arbeidsmiljøet i klubben vært bra. Det har ikke vært rapportert skader eller ulykker på arbeidsplassen. Selskapet forurenser ikke det ytre miljøet. 5

6 Sportslig aktivitet og resultat Stavanger Tennisklubb har som mål å være en foregangsklubb. Dette innebærer blant annet at klubben skal tilby et godt aktivitetstilbud og medlemsservice i toppklasse, i tillegg til gode sportslige resultater. TFO og Tennisskolen STK var den første tennisklubben i Norge med å tilby Tennisfritidsordning som alternativ til SFO. Antall barn som spiller tennis i Stavanger Tennisklubb har hatt god vekst og vi ser nå resultat av et godt og spesifikt arbeid som startet for noen år siden. Fokus er på kvalitet og at det skal være kjekt; barna skal lære god teknikk som legger grunnlaget for å være i sporten i langt tid, samtidig som at det skal være lystbetont og gøy. Aktiviteten har vokst i løpet av 2017 og vi har over 250 aktive barn under 13 år. Ved inngangen til 2018 har det aldri vært flere barn som spiller tennis, det er i dag ventelister på barn som ønsker å delta både på Tennisskolen og TFO. Gjennom 2016 startet vi med kampanjer der vi inviterte de fleste barneskolene i Stavanger (inkl. SFO) til å komme på besøk i løpet av skoledagen eller SFO-tiden. Vi har tilbudt en time med 6

7 organisert trening og stilt med 1-3 trenere avhengig av alder og antall. Dette resulterte i nærmere 20 timer på dagtid. Et sted mellom 400 og 500 barneskoleelever fra Auglend, Madlavoll, Lassa, Eiganes og Våland kom på besøk i løpet av mars, april og mai i Dette prosjektet har vi fortsatt med i 2017 har hatt besøk av over 1000 elever på tennis i skoletiden. Dette har gitt en positiv effekt, for vi har i 2016 og 2017 satt ny rekord både på sommercamp og TFO. Demografisk så ser vi at vi har et potensial i å utvide «nedslagsfeltet» til hvor TFO-barna bor (se kart nedenfor) har vært året hvor vi har fokusert på de yngste og eldste i klubben. Vi har hatt en stor økning på 4 og 5 åringer. Samt organisert flere aktiviteter for våre voksne medlemmer. Vi har i 2017 fortsatt som i 2016, fokusert på å få flere til å spille mer enn en time i uken og status nå er at flertallet av TFO-barna gjør dette. Vi ser også at fortsettelsesandelen for de med to treninger i uken er høyere. Nesten alle barna tilknyttet STKs Tennisunivers høsten 2017, deltar fortsatt når vårsemesteret starter. STKs Tennisunivers dekker alle som går på Tennissskole i STK og bidrar til å ta bedre vare på den enkelte som tennisspiller. Vi legger opp til en helhetlig utvikling av tennisspillerne våre som også inkluderer tenniskamper. Vi er også tydelige på at man ikke trenger å delta i et NM for å utfordre seg selv - planetcupene er lavterskel-turneringer hvor du får erfaring med kamp innenfor uhøytidelige og oppbyggende rammer. Men det STKs Tennisunivers kanskje handler aller mest om, er å knytte bånd til andre barn i tennisklubben. Vi arrangerer planetsamlinger for å spleise spillere på tvers av treningsgruppene, sånn at du får spille med og bli kjent med jevnaldrende du ikke trener med til vanlig. 7

8 Arrangement i STK - fra Red Tour 2015 Arrangement i STK - fra Red Tour 2018 (betydelig vekst siden 2015) 8

9 Konkurransetennis Antall juniorspillere i klubben som er med i satsningsgruppene våre for konkurransetennis var i spillere i alder 11 til 19 år. Klubbens konkurransegruppe reiser og spiller turneringer nasjonalt og internasjonalt. Prestasjonsmessing gjøres det stadige fremskritt. Noen har også begynt å markere seg med gode internasjonale resultater og aktivitetsnivået for de mest aktive i konkurransegruppen er god. Flere Norges Cup-vinnere i både u16 og u19 klassen. NM innendørs: u12 single Sturle Hoff Skigelstrand Finalist u12 double Sturle Hoff Skigelstrand Finalist u12 mix-double Sturle Hoff Skigelstrand Finalist u16 single Anne Sedberg Myhre Norgesmester u16 double Unn Helliesen Ramsland og Anne Sedberg Myhre Finalister u16 double Nils Tveit Gjerdåker Finalist u16 mix-double Nils Tveit Gjerdåker og Anne Sedberg Myhre Semifinalister u19 single Lars Peder Minsaas Kvartfinalist u19 single Johannes Tveit Gjerdåker Kvartfinalist u19 single Marcus Sulen Finalist u19 double Christopher Børresen og Lars Peder Minsaas Semifinalister u19 double Marcus Sulen Norgesmester u19 double Elida Frafjord Landa Norgesmester u19 mix-double Fabian Jensen Semifinalister u19 mix-double Lars Peder Minsaas og Julia Constanze Oftedahl Knoth Semifinalister u19 mix-double Erik Sedberg Aarthun og Elida Frafjord Landa Finalister NM utendørs u12 single Sturle Hoff Skigelstrand Vinner u12 double Sturle Hoff Skigelstrand Vinner u16 single Anne Sedberg Myhre Semifinalist u16 double Unn Helliesen Ramsland og Anne Sedberg Myhre Finalister u19 single Lars Peder Minsaas Kvartfinalist u19 single Johannes Tveit Gjerdåker Kvartfinalist u19 single Marcus Sulen Semifinalist u19 double Marcus Sulen Semifinalist 9

10 Lagtennis Klubben stilte også i 2017 med 4 herrelag og 2 damelag i det nasjonale seriespillet til Norges Tennisforbund. Lagene er en kombinasjon av junior- og seniorspillere og vi ser at lagtennisen knytter junior- og seniortennis sammen. Herrelaget kom til semifinalen og damelaget berget plassen i eliteserien med et veldig ungt lag. Tredjelaget på herresiden rykket opp til 2. divisjon, dette betyr at klubben igjen har et lag i alle divisjonene. Aktivitet og turneringer gjennomført i 2017 Stor lokal turneringsaktivitet vil være viktig både for å redusere reisevirksomhet og for å ha et godt lokalt turneringstilbud for alle segmenter. Klubben ønsker å videreutvikle administrasjonens- og trenerstabens idretts- og servicekompetanse og STK er ledende i Norge på turneringsarrangement. Både med hensyn til antall gjennomførte turneringer, men også på den kvalitative gjennomføringen. Vi jobber kontinuerlig med å bli enda bedre slik at vi kan opprettholde vår status som en av landets aller beste turneringsarrangør og således bli ytterligere attraktive (tildeling av årets Davis Cup er et eksempel på det). 10

11 I 2017 ble følgende nasjonale og internasjonale turneringer gjennomført: Uke 3 Tennis Europe u16 og Vestlandsmesterskapet Uke 5 Juvesen Uke 5 Grand Prix Uke 10 Norges Cup u14 Uke 12 Hafrsfjord Cup veteran Uke 14 NM u12, u16 og u19 Uke 14 DAVIS CUP Uke 17 Juvesen Uke 18 U10 & Race U12 Uke 35 Juvesen Uke 46 Juvesen Team Uke 47 Masters U14 U16 U19 Uke 48 TE U14 Uke 48 ITF U18 Uke 48 ITF Seniors Uke 48 Grand Prix Uke 50 U10 & Race U12 & Challenge U12 Regionale og sosiale arrangementer gjennomført 2017: Lagtennissamlinger Multiturnering Tennis & Bossanova Sommerfest Mix turnering Planet turneringer & Samlinger ca. 1 hver måned Red Orange Green (ROG) Tour, to ganger Klubbturer/Gruppeturer gjennomført i 2017: NTF cup Oslo Sverige tur NM Frognerparken alle klasser Treningsleir i Kroatia i høstferien Treningsleir i Spania for voksne Arendalstur for Merkur gruppen oransje spillere Treningsleir i Sverige for tennisskolen 11

12 Anlegg Klubben disponerer i dag 8 innendørsbaner på Tjensvoll og 4 utendørsbaner på Madla. På innendørsbanene er utnyttelsesgraden tilnærmet 100 % innenfor kjernetiden Hafrsfjordbanene holdt bra kvalitet gjennom 2017 og anlegget fremstår i dag som attraktivt, men med for liten kapasitet. STK er i dialog med kommunen for å utvide anlegget på Hafrsfjord med 2 nye baner. Klubbens driftsavtale ble i april 2017 sagt opp av Stavanger kommune med bakgrunn i at trekantsamarbeidet mellom klubben, kommunen og Stavanger Forum måtte opphøre grunnet utfordringer i Stavanger Forum. I den oppsagte avtalen fra 1997 har STK måttet ta all driftskostnad for drift av hallen (strøm, renovasjon, resepsjon, renhold, osv) i tillegg til at vi betaler direkte leie til kommunen. Styret har brukt mye tid i 2017 og inn i 2018 til reforhandlinger av denne driftsavtalen og mener at den nye avtalen som nå utformes (forventes signert i løpet av april), vil gi klubben betydelig bedre vilkår. Avtalens primære punkt er: Avtaleperiode: år Leiebeløp: kr 0 (kr i tidligere avtale) Kommunen vil drifte tennisanlegget som et kommunalt idrettsanlegg og tar alle FDV kostnader (Forvaltning, Drift og Vedlikehold) Andre tennisklubber kan benytte Tennishuset i begrenset omfang (6 banetimer i ukedager + 4 banetimer i helger). Kommunen kan benytte tennishallene til messer og konferanser. STK blir kompensert for dette etter 7 dager Det gjenstår nå å etablere et oppgraderingsprogram for anlegget. Kommunen har utarbeidet "FAGPLAN IDRETT " som et høringsdokument for all idrett i kommunen. STK må engasjere seg i dette videre arbeidet for å få politisk prioritet. STK fraskriver seg tiltenkte arealer på Revheim ved signering av ny avtale med kommunen. Etter avtaleperioden på 15+5 år vil rekkefølgekravet ihht. gjeldende reguleringsplan tre i kraft slik at vi har sikret fremtidig anlegg til klubben. Klubben har en målsetning om at vi må ha et anlegg som gir muligheter for vekst og den foreslåtte nye driftsavtalen er området bak tennishuset foreslått omregulert til bruk for tennis. Styret mener dette vil gi grunnlag for videre sportslig utvikling samtidig som at klubben også vil kunne bedre tilbudet til alle medlemmer og gi økt tilhørighet og et bedre miljø. Styret jobber med å implementere intensjonen i driftsavtalen og således få en endring av reguleringsplanen for området bak Tennishuset. Her er det tiltenkt 2 nye innendørs tennisbaner + 3 innendørs padelbaner. Finansiering av dette nybygget blir STK s ansvar. Kommunen vil påta seg «flyttekostnad» (inkludert gjenoppføring) til nytt område dersom STK må flytte fra Tjensvoll. 12

13 Stavanger kommune dekket alle kostnader for installasjon av nytt lysanlegg for alle de 8 banene i Tennishuset i løpet av februar En oppgradering av foaje og fellesområder i tillegg til nytt banedekke bør komme på plass i løpet av 2018/2019. Regnskap 2017 og budsjett

14 Avsluttende kommentar Styret vil avslutningsvis takke alle medlemmer, ansatte og interessenter til klubben for et meget godt samarbeid i Det høye aktivitetsnivået, det positive engasjement og det konstruktive samarbeidet motiverer til fortsatt innsats for å legge forholdene til rette slik at alle som vil spille tennis skal kunne drive idretten med størst mulig utbytte og ha mulighet for å oppnå et prestasjonsnivå i samsvar med egne ambisjoner. Stavanger, mars 2018 Styret i Stavanger Tennisklubb Lars Gjerdåker (leder) Line Hoff Nilsen (nestleder) Karl Petter Aarthun (medlem) Inge Bjørkevoll (medlem) Christoffer Sandsdalen (medlem) Veronica Westbø Tønnesen (medlem) Ingrid Asher Olsen (varamedlem) John Baxter (varamedlem) 14

15 Vedlegg 1: Oversikt inntekter og utgifter 2017 og 2016, samt budsjett

16 Vedlegg 2: Styrets forslag til medlemskontingent 2018 «Medlemskontingenter holdes uendret fra 2017». Medlemskap 2016 (Hoveddel) Familie kr Senior/pensjonist kr Jr/Student kr

17 Vedlegg 3: Stavanger Tennisklubb innstilling til valg Valgkomiteens innstilling: Styret Styreleder: Lars Gjerdåker Nestleder: Line Hoff Nilsen 4 styremedlemmer: o Karl Petter Aarthun, Veronica Westbø Tønnesen, John Baxter, Christoffer Sandsdalen 2 varamedlemmer: Ingrid Asher Olsen, Sverre Bjelland (ny) Note: Styret velges som følger: styreleder, individuelt, nestleder individuelt, styremedlemmer som gruppe, varamedlemmer som gruppe Revisor: KPMG (tidligere Sumergo) Kontrollkomite: Inge Bjørkevoll (leder), Pål Jæger-Pedersen, Egil Undem (vara) Ev. representanter til ting og møter i de organisasjoner idrettslaget er tilsluttet Styret gis fullmakt til å utnevne representanter Styrets innstilling: Valgkomite: Bente Baxter Karoline Trondsen xxxx xxxx 17

18 18