Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Narvik rådhus, 23.05.2013 Formannskapssalen Fra sak: Til sak: 06/2013 12/2013 Fra kl.: Til kl.: 10.00 12.30 Følgende medlemmer møtte: Roger Bergersen Fredrik Dobak Kvensjø Elisabeth Wallenius Hilde Berg IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ingen MELDT FORFALL: Brith Trude Rist Heidi Kristin Rondestvedt FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra administrasjonen møtte til sak 19/12: Sølvi Anita Simonsen Arne Woldstad Cato Gaustad Fra sekretariatet møtte: Håvard Nystad ANDRE: Fra KomRev Nord møtte: Elsa Saghaug Jan Egil Dørum Fra Narvik VAR KF møtte til sak 18/12: Trude Bertnes 4 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling ble enstemmig godkjent.
Sak 06/13 Godkjenning av protokoll fra møte den 31. januar 2012. Protokoll fra kontrollutvalgsmøtene 31. januar 2013 ble gjennomgått. Etter å ha gjennomgått protokoll fra kontrollutvalgsmøtene 31. januar 2013 fattet kontrollutvalget slikt : Protokoll fra møte i Narvik kontrollutvalg den 31. januar 2013 godkjennes.. Sak 07/13 Gjennomgang av protokoll fra siste bystyremøte(r). Kontrollutvalget gjennomgikk siste protokoller fra Bystyret og fattet følgende : Kontrollutvalget finner det ikke nødvendig med videre oppfølging av noen av sakene fra møtene i bystyret.. Sak 08/13 Regnskap Narvik Kommune 2012. Sølvi Anita Simonsen, Arne Woldstad og Cato Gaustad fra administrasjonen var til stede i møtet og hadde en generell presentasjon av regnskapet for 2012. KomRev NORD IKS hadde en god orientering for kontrollutvalget om regnskapet og deres erfaring med revisjonen for 2012. Kontrollutvalget og sekretariatet stilte spørsmål til administrasjonen og revisjonen, som ble tilfredsstillende besvart. Etter en grundig diskusjon avsa kontrollutvalget følgende UTTALELSE: 1: Kontrollutvalget vil anbefale at regnskap 2012 godkjennes. 2: Kontrollutvalget vil likevel få rette oppmerksomheten mot følgende: 2-1: Kontrollutvalget er bekymret for den økonomiske utviklingen i kommunen. I følge regnskapsskjema 1B har enhetene i kommunen brukt 12,3 millioner kroner mer enn budsjettert i 2012. Av regnskapsskjema 1A ser man at en konsekvens av dette er at kommunen har fått dekket inn 5,1 millioner kroner mindre av tidligere års merforbruk enn det som var budsjettert i 2012. Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik 23_05_13 sak 06/13 12/13 Side 2 av 5
2-2: Av revisjonsberetningen fremkommer forbehold knyttet til bundne driftsfond i balansen som kan omfatte midler som ikke er bundet. Det foreligger ikke tilfredsstillende dokumentasjon som bekrefter denne delen av kommunens balanseregnskap. Kontrollutvalget er gjennom revisjonsbrev nr. 10 blitt informert om at administrasjonen har gitt tilbakemelding på at de skal gjennomgå fondene og forelegge sak for bystyret om disponering av midler som ikke lenger er bundne. På bakgrunn av dette anser en det ikke nødvendig med ytterligere kommentar til forbehold i revisors beretning. Ut over ovenstående har kontrollutvalget ingen kommentarer til regnskapet for 2012. Enstemmig uttalelse. Sak 09/13 Revisjonsbrev nr. 10 Narvik kommune. Revisjonen refererte innholdet i brevet og bakgrunn for at dette er rettet til kontrollutvalget. Kontrollutvalget hadde noen oppfølgingsspørsmål som ble diskutert med revisjonen og diskuterte deretter brevets innhold. Revisjonen har allerede fått tilfredsstillende svar fra administrasjonen og det anses ikke nødvendig med videre oppfølging fra kontrollutvalget. På bakgrunn av dette fattet kontrollutvalget følgende Revisjonsbrev nr. 10 tas til etterretning. Sak 10/13 Regnskap Narvik VAR 2012. Daglig leder Trude Bertnes i Narvik VAR KF var tilstede i møtet og orienterte om regnskapet for 2012. Kontrollutvalget fikk også tilfredsstillende svar på spørsmål som ble stilt. Kontrollutvalget har merket seg at Narvik VAR KF s regnskap for 2012 viser et mindreforbruk (overskudd) for 2012 på kr. 250.742,-. Etter en grundig gjennomgang avsa kontrollutvalget følgende UTTALELSE Kontrollutvalget har i møte 23. mai 2013 behandlet regnskapet til Narvik VAR KF for regnskapssåret 2012. Grunnlaget for behandlingen har vært det fremlagte årsregnskapet, styrets beretning og revisjonsberetningen datert 12. april 2013. Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik 23_05_13 sak 06/13 12/13 Side 3 av 5
Daglig leder Trude Bertnes i Narvik VAR KF orienterte kort om regnskapet for 2012 og brukte resten av tiden til å orientere om foretakets virksomhet, samt strategier og utfordringer for Narvik VAR KF. Det ble også svart på spørsmål fra kontrollutvalgets medlemmer. Kontrollutvalget har merket seg at Narvik VAR KF s regnskap for 2012 viser et mindreforbruk (overskudd) for 2012 på kr. 250.742,-. Ut over dette har kontrollutvalget ingen merknader til Narvik VAR KF s årsregnskap for 2012. Enstemmig uttalelse. Sak 11/13 Forvaltningsrevisjon bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt i hht. plan. Kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 er godkjent og vedtatt av bystyret. Kontrollutvalget foretok en oppsummering av planen og ble enige om å sette prosjekt nr. 1 «Næringsutvikling i bestilling hos KomRev NORD. Kontrollutvalget fattet slikt Kontrollutvalget ber sekretariatet om å bestille prosjekt nr. 1 Næringsutvikling» hos KomRev NORD. Sak 12/13 Eventuelt/orienteringssaker. Sakslister og protokoller til kontrollutvalget. Kontrollutvalgets leder orienterte om at han har registrert at sakslistene og protokoller til kontrollutvalget ikke har vært oppdatert på hjemmesiden til sekretariatet. Kontrollutvalget ber om at dette blir oppdatert fortløpende. Sekretariatet ga tilbakemelding om at dette tas til etterretning. Ingen vedtak, kun til informasjon. Postliste Narvik kommune. Kontrollutvalget hadde en generell diskusjon om oppslag i lokalavisen om offentliggjøring av saker unntatt offentlighet på kommunens postliste på internett. Det ble drøftet om det kunne være aktuelt for kontrollutvalget å lage en egen sak på dette til neste møte. Siden kontrollutvalget nylig har hatt dette opp ble man enig om at man retter en muntlig henvendelse til Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik 23_05_13 sak 06/13 12/13 Side 4 av 5
administrasjonen og ber om tilbakemelding om hvordan dette er blitt håndtert i etterkant av oppslag i media. På bakgrunn av dette fattet så kontrollutvalget slikt Kontrollutvalgets leder tar kontakt med administrasjonen og ber om tilbakemelding på postrutiner og evt. hvilke tiltak som er gjort etter feilhåndtering som er belyst i media. Møte ble deretter hevet ca. kl. 12.30. Narvik, 23. mai 2013 Roger Bergersen Leder kontrollutvalget i Narvik Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik 23_05_13 sak 06/13 12/13 Side 5 av 5