Januar 2009 Audit & Advisory Forvaltningsrevisjon Hordaland fylkeskommune Oppfølging av tildeling av tilskot til barn og unge
Deloitte AS Forvaltningsrevisjon Hordaland Fylkeskommune Oppfølging av tildeling av tilskot til barn og unge 28. januar 2009 1
Innhald 1. Innleiing... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Føremål og problemstillingar... 3 2. Metode... 3 2.1 Innleiing... 3 2.2 Dokumentanalyse... 4 2.3 Intervju... 4 2.4 Verifiseringsprosessen... 4 3. Revisjonskriterium... 4 3.1 Forvaltningsloven... 4 3.2 Fylkeskommunale vedtak om innsyn... 4 3.3 Hordaland fylkeskommune sine retningsliner... 5 3.4 Tilsegnsbrev frå Hordland fylkeskommune til mottakar av tilskot... 6 4. Datadel... 6 4.1 Vedtak i kultur- og ressursutvalet... 6 4.2 Retningsliner og søknadsbehandling... 6 4.2.1 Retningsliner... 6 4.2.2 Søknader... 7 4.2.3 Vurdering av søknader... 7 4.2.4 Dokumentasjon av søknadsbehandling... 9 4.2.5 Tilskot frå andre instansar i Hordaland fylkeskommune... 9 4.2.6 Tilsegnsbrev... 9 4.3 Bruk av motteke tilskot... 9 4.4 Rapportering og oppfølging... 10 4.4.1 Rapportering til Hordaland fylkeskommune... 10 4.4.2 Oppfølging frå Hordaland fylkeskommune... 11 5. Vurderingar... 11 5.1 Atterhald om innsyn og opplysningar om klageåtgang... 11 5.2 Retningsliner og søknadsbehandling... 12 5.3 Rapportering og oppfølging av tilskotsmottakarar... 12 5.4 Bruk av motteke tilskot... 13 6. Forslag til tiltak... 13 Referansar... 15 Vedlegg 1: Fylkesrådmannen sine merknadar... 16 2
1. Innleiing 1.1 Bakgrunn I samsvar med bestilling frå kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune, sak 28/08, 22. oktober 2008 er det gjennomført ein forvaltningsrevisjon som tar for seg oppfølging av tildeling av tilskot til barn og unge i Hordaland fylkeskommune. Hordaland fylkeskommune ved Kultur- og ressursutvalet vedtok utdeling av tilskot til barn og unge i 2007. Samla tilskot til særlege tiltak til barn og unge i 2007 var kr. 427.000,-. Av desse vart kr. 220.000,- gjeve som stønad til faste tiltak i vedtak av 06. februar 2007. Restsummen på kr. 207.000,- vart fordelt etter vedtak i kultur- og ressursutvalet 17. april 2007 og 20. november 2007. Kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune ønskte å gjennomføre oppfølging av dei fem største tildelingane som vart vedteke 17. april 2007 og 20. november 2007 og forvaltningsrevisjonen omfattar difor følgjande tilskot: 1. Bergen Dansesenter kr. 20.000,- 2. Teater UNO kr. 15.000,- 3. Stiftinga Ekstreme Voss kr. 10.000,- 4. Pinocchio Musikk og Drama kr. 10.000,- 5. De Unges Orkesterforbund i Hordaland kr. 10.000,- 1.2 Føremål og problemstillingar Føremålet med oppdraget er å gje svar på følgjande problemstillingar: 1. I kva grad er vedtak om utdeling av tilskot til barn og unge i samsvar med Hordaland fylkeskommune sine retningsliner? 2. I kva grad er tilskota brukt i høve mottakar sin opphavlege søknad og vedtak frå Kultur og ressursutvalet i Hordaland fylkeskommune? 2. Metode 2.1 Innleiing Prosjektet er gjennomført i samsvar med RSK 001, standard for forvaltningsrevisjon. Revisjonen har samla inn data i samband med forvaltningsrevisjonen ved hjelp av dokumentanalyse og intervju. 3
2.2 Dokumentanalyse I prosjektet har vi mellom anna gjennomgått Hordaland fylkeskommune sine retningsliner for utdeling av tilskot til barn og unge, korrespondanse med tilskotsmottakarane, vedtak gjort av Ressurs- og kulturutvalet, opphavleg søknad frå mottakar samt dokumentasjon om korleis stønaden er nytta frå mottakarane. 2.3 Intervju Dokumentanalysen en supplert med til saman 7 intervju. Vi har gjennomført intervju med to personar ved Kultur- og idrettsavdelinga i Hordaland fylkeskommune og eit intervju med kvar av dei 5 tilskotsmottakarane. 2.4 Verifiseringsprosessen Referat frå intervjua er verifisert av dei som har blitt intervjua. Utkast til rapporten med vurderingar og forslag til tiltak har blitt sendt til Hordaland fylkeskommune ved fylkesrådmannen for verifisering og uttale. 3. Revisjonskriterium 3.1 Forvaltningsloven 27. (underretning om vedtaket). Det forvaltningsorgan som har truffet vedtaket, skal sørge for at partene underrettes om vedtaket så snart som mulig. (.) I underretningen skal videre gis opplysning om klageadgang, 6 klagefrist, 6 klageinstans og den nærmere fremgangsmåte ved klage, samt om retten etter 18, jfr 19 7 til å se sakens dokumenter. 3.2 Fylkeskommunale vedtak om innsyn I sak 17/05 1 pkt. 3 vedtok Hordaland fylkesting at: Fylkestinget ber om at det i fylkeskommunen vert innarbeidd standard atterhald om kontroll. Dette gjeld der det av fylkeskommunale midlar vert ytt tilskot til verksemd som ikkje er undergitt fylkeskommunal kontroll, eller der fylkeskommunen går inn på eigarsida i selskap som ikkje er underlagt fylkeskommunal kontroll. I slike døme skal det takast atterhald om høve for fylkeskommunen og fylket sin revisor til å setje i verk kontroll med at midlane vert forvalta slik som føreset. Fylkeskommunen og fylket sin revisor skal ha rett til dei opplysningane ein finn påkrevd for sin kontroll. 1 Fylkesting sak17/05 Selskapskontroll 4
3.3 Hordaland fylkeskommune sine retningsliner I møte av 6. februar 2007 slutta Kultur- og ressursutvalet seg til følgjande retningsliner for 2007 vedrørande tildeling av tilskot til særlege tiltak til barn og unge: 1. Hordaland fylkeskommune prioriterer tiltak med verdi for heile fylket eller store deler av det. T.d stønad til turnear, tilskipingar eller liknande som anten femner om minst totre kommunar, eller som vil samla deltakarar frå fleire kommunar. 2. Hordaland fylkeskommune har eit regionalt kulturansvar. Reint lokale kulturtiltak må finansierast av vedkomande kommune. Ta kontakt med kommunen. 3. Tilskot kan ikkje nyttast til investeringar i bygg og anlegg. 4. Stønaden skal gå til prosjekt og aktivitetar. Det vert normalt ikkje gjeve stønad til drift. 5. Det vert ikkje gjeve tilskot til utanlandsreiser. Unntak har vore for deltaking i internasjonale tevlingar m.m. etter kvalifisering. 6. Stønad til CD-produksjonar og prenting av bøker vert berre vurdert når det er tale om dokumentasjon med kulturhistorisk verdi. 7. Søknader frå fylkeskommunale institusjonar t.d. vidaregåande skular ligg ikkje under ansvarsområda på kulturfeltet. 8. Det er ein føresetnad for søknad at melding og rekneskap for tiltaket vert sendt Hordaland fylkeskommune i ettertid. Slik rapportering vil vera eit element i vurderinga av eventuelle framtidige søknader om stønad. 9. Aktivitetsstønad skal gjevast til tiltak som ikkje kan reknast som ledd i det vanlege arbeidet i barne- og ungdomsorganisasjonane. Desse vil kunna få tilskot gjennom driftstilskotsordninga. Barne og ungdomsorganisasjonar som får driftstilskot kan ikkje i tillegg rekna med å få aktivitetsstønad. Unntaka kan vera fellestiltak mellom fleire organisasjonar eller tiltak som er opne og rettar seg mot andre eller fleire enn dei som soknar til organisasjonen. Søknader frå organisasjonar må fremjast gjennom fylkeslekken så framt ein slik finst. 10. I samband med informasjon om tiltaket skal det opplysast at tiltaket er støtta av Hordaland fylkeskommune. 11. Tilskotsmottakarar må akseptera ordninga med følgjekort for funksjonshemma. 12. Vedtak kan påklagast til fylkeskommunen, jfr. Forvaltningslova sin 28. Eventuell klage skal stilast til Hordaland fylkeskommune innan tre veker etter at vedtak er sendt ut. 5
3.4 Tilsegnsbrev frå Hordland fylkeskommune til mottakar av tilskot Av tilsegnsbrevet kjem det fram at rapport og rekneskap vert å senda Kultur- og idrettsavdelinga så snart dette ligg føre. Slik rapportering vil vera eit element i vurderinga av eventuelle framtidige søknader om støtte. Vidare står det i tilsegnsbrevet under følgjekort for funksjonshemma at Hordaland fylkeskommune har vedteke at det skal vera eit vilkår for å motta stønad frå Hordaland fylkeskommune at tilskotsmottakarar som driv kulturformidling og idrettsarrangement mot billettsal skal akseptera ordninga med følgjekort for funksjonshemma. Funksjonshemma som kjøper billett skal ha rett til gratis billett til sitt følgje. Vi ber om tilbakemelding når det gjeld dette punktet." I tilsegnsbrevet står det og at gjennom tilskotsmottakar sine aktivitetar og informasjonsmateriell skal det synleggjerast at Hordaland fylkeskommune er tilskotsgjevar. 4. Datadel 4.1 Vedtak i kultur- og ressursutvalet Vedtak i Kultur- og ressursutvalet blir gjort på bakgrunn av ei administrativ innstilling frå fylkesrådmannen. I forkant av dette er tilskotsmidlar lyst ut med søknadsfristar 1. mars og 15. september for søknadsbehandling ved Kultur- og idrettsavdelinga i Hordaland fylkeskommune. Kultur- og idrettsavdelinga er tildelt ansvaret for denne tilskotsordninga og representerer Hordaland fylkeskommune i denne samanheng. 4.2 Retningsliner og søknadsbehandling 4.2.1 Retningsliner Hordaland fylkeskommune har utarbeidd retningsliner for tildeling av tilskot til særlege tiltak til barn og unge. Retningslinjene blir gjort kjent for søkjar via Hordaland fylkeskommune si heimeside på internett. Tilskotsordninga blir utlyst gjennom annonsering i Bergens Tidende og BA. Kulturog idrettsavdelinga mottek mange førespurnader frå folk som vil søkje. Dei får informasjon om ordningane og retningslinene, samt blir vist til Hordaland fylkeskommune si heimeside på Internett. I følgje Kultur- og idrettsavdelinga er det varierande kor godt kjent søkjar er med retningslinene. I intervju med tilskotsmottakarane vart dei spurde om dei var kjent med retningslinene for tilskotsordninga. Ein av dei fem tilskotsmottakarane seier at dei er kjent med Hordaland fylkeskommune sine retningsliner, mens dei fire andre gav uttrykk for at dei ikkje kjente til retningslinene. Gjennom intervju med Kultur og idrettsavdelinga kjem det fram at det er retningslinene som legg føringar for tildeling av tilskot til særlege tiltak til barn og unge. I intervju med det eine av intervjuobjekta ved Kultur- og idrettsavdelinga blir det opplyst at dei og prøver å fordele tilskota på ulike aktørar, mellom anna til ulike delar av fylket og å støtte meir uorganiserte tiltak. Det kan til dømes vere spelfestivalar som tiltrekker seg andre ungdomsgrupper enn dei som er aktive i tradisjonelle organisasjonar. Nytenkande prosjekt, til dømes kulturtiltak i ei litt 6
anna retning enn det tradisjonelle, kan bli prioritert for å gje grunnlag for eit mangfaldig kulturliv. Det kjem ikkje fram av retningslinene at det ved tildeling av tilskot skal takast atterhald om at fylkeskommunen og fylket sin revisor har rett til å setje i verk kontroll med at midlane vert forvalta slik som føreset. 4.2.2 Søknader Kultur- og idrettsavdelinga mottek søknader til søknadsfrist 1. mars og 15. september. Det er utarbeidd eit elektronisk søknadsskjema som er lagt ut på heimesidene til Hordaland fylkeskommune. Kultur- og idrettsavdelinga har ikkje sett som krav at standardisert søknadsskjema skal nyttast, eller har formalisert noko krav til innhald i søknadane. Folk blir oppmoda til å gå inn på Hordland fylkeskommune sitt elektroniske søknadsskjema for å sjå kva opplysningar Kultur- og idrettsavdelinga ønskjer. Det blir peika på i intervju med Kultur- og idrettsavdelinga at det elektroniske søknadsskjemaet har for liten plass til skildring av tiltaket. Dette kan gjera at nokre søkjarar ikkje får uttrykt seg godt nok i søknaden i forhold til tiltaket, og det blir vanskeligare å vurdere om søknad og søkjar oppfyller krava i retningslinjene for tildeling. I dei sakene Kultur- og idrettsavdelinga er usikker blir søknaden supplert med anna informasjon om søkjar, til dømes via Internett. Det hender også av og til at innhaldet i søknader blir avklara med søkjar dersom noko er uklart, og nokre søkjarar avklarar moment i forkant. Er søknaden for dårleg blir det gjeve avslag. Kvar av dei 5 tilskotsmottakarane som inngår i forvaltningsrevisjonsprosjektet har sendt søknad til Hordaland fylkeskommune. Fire av dei har nytta standardisert søknadsskjema, og to av desse har valt å leggje ved beskriving av tiltak og budsjett for tiltaket. Dei to andre har gjeve beskriving og budsjett for tiltaket i skjemaet. Den femte av tilskotsmottakarane har nytta brev med vedlagt budsjett for tiltaket. 4.2.3 Vurdering av søknader Kravet i retningslinene om at tiltaket må ha ein verdi for heile fylke eller store delar av det blir av Kultur- og idrettsavdelinga framheva som viktigast ved tildeling av tilskot. I saksførelegg for innstilling til vedtak av 17. april 2007 står det at det fylkeskommunale ansvaret gjeld kulturoppgåver som har verdi for heile fylke eller større delar av det. Reint lokale tiltak har kommunane ansvar for. Det er eit prinsipp som ikkje alltid let seg praktisera like lett. Her må fylkeskommunen jamt bruka skjøn. Denne oppgåva har vore praktisert ved å gje stønad til turnear, tilskipingar eller liknande som femner om minst to-tre kommunar, eller som der er grunn til å tru vil samla born og unge frå fleire kommunar. I følgje Kultur- og idrettsavdelinga skal dei gjennom søknadsbehandlinga sikra at tilskot er i samsvar med intensjonen om at tiltaket har verdi for heile fylket eller store delar av det (minst to-tre kommunar). Det er i intervju og gjeve uttrykk for at tiltak i Bergen blir vurdert litt annleis på grunn av storleiken på kommunen. I tillegg er det påpeika at verdi for kan bety at aktørar frå fleire kommunar er direkte involvert, eller at tiltaket har ein slik karakter eller storleik som gjer at det tiltrekk seg publikum utover kommunen det blir arrangert i. Det blir i eit av intervjua vist til at ein ved særskilte tiltak kan gjera unntak, til dømes tiltak som retter seg mot funksjonshemma. 7
Fire av dei fem tilskota som inngår i revisjonen er i grunnlaget for innstilling til vedtak i Kultur- og ressursutvalet merka med regionalt tiltak. Den siste er merka med særskilt tiltak. I intervju med Kultur- og idrettsavdelinga kjem det fram at særskilt tiltak blir definert som tiltak gjennomført av spesielle grupper (til dømes funksjonshemma) og/eller er tiltak som er eingongstilfelle (til dømes jubileum). I følgje Kultur- og idrettsavdelinga er dette ei skjønnsmessig vurdering som ikkje går direkte fram av retningslinjene. Det er og nemnt at dette er tiltak som ikkje vert dekka gjennom driftsstøtte. Tilskotet som var merka med særskilte tiltak var tildelt ein mottakar som også får driftstøtte frå Hordaland fylkeskommune og i dokumentasjon for søknadsbehandlinga er denne merka særskilt tiltak som følgje av at tiltaket er eit eingongstilfelle. I forhold til dei 5 tilskotsmottakarane som inngår i revisjonsprosjektet er tre av søknadane knytt til feiring av jubileum (10 år og 25 år), ein søkjer om midlar til å laga ei framsyning for dei minste (1-4 år) som skal framførast på turne i kulturhus, bibliotek og barnehagar. Den femte søkjer om tilskot til orkesterfestival i Bergen. I tre av søknadene er det kryssa av for at tiltaket omfattar kommunar i heile Hordaland. I ein av dei andre søknadene (Pinocchio) er det skrevet at vi ønsker å invitere nåværende og tidligere elever med venner til en kavalkade og festforestilling. Vi har en drøm om å tilby forestillingen til en lav billettpris, slik at flest mulig av byens barn og deres foreldre har en mulighet til å oppleve det vi tror kommer til å bli en stor og forrykende opplevelse. I den siste søknaden (Bergen Dansesenter) er det omtalt at målet er å laga en flott forestilling full av danseglede som kan være interessant for et danseinteressert publikum langt ut over foreldre og venner. Gjennom intervju med Kulturog idrettsavdelinga peika den eine av intervjuobjekta på at Pinocchio Musikk og Drama kan vere litt på sida av kravet om at tiltaket skal ha ei regional verknad, sjølv om det også rettar seg mot born utanom Bergen. Den andre av intervjuobjekta vel å trekke fram Stiftinga Ekstreme Voss som kan tenkast å vere lokalt, men vurderinga er at det tiltrekker seg mange folk som er lokalisert rundt Voss. Bergen Dansesenter vart og nemnt då det blir vurdert å vere ein liten organisasjon blant mange i Bergen. Her vart tilskotet gjeve på grunn av at det var ei spesiell tilstelling (jubileumsførestilling). Kultur- og idrettsavdelinga nemde to andre forhold i retningslinene som det kan vere vanskeleg å få tryggleik for ved behandling av søknadene. For det første om rapportering og rekneskap dei har motteke frå søkjarane tidligare er gode nok. Manglande innrapportering eller mangelfull innrapportering blir ikkje fanga opp i så stor grad som dei kunne ønskt. Det kjem fram i intervju med Kultur- og idrettsavdelinga at ein ikkje er konsekvent med omsyn til om manglande rapportering får konsekvensar for om søkjar blir gjeve nye tilskot. For det andre blir det nemnt at det kan vere vanskeleg å vurdere kva som er drift og kva som er prosjekt/aktivitet, og at dette kanskje ikkje er godt nok definert. Det blir poengtert at Hordaland fylkeskommune gjennom tilskotsordninga støttar tidsavgrensa tiltak/prosjekt og legg elles ei meir heilskapleg vurdering til grunn for behandling av saker som kan liggja i grenseland mellom drift og prosjekt. I følgje Kultur- og idrettsavdelinga får alle søkjarar svarbrev. I brev om avslag er grunngjevinga oftast knytt til at det ikkje var tilstrekkeleg økonomiske midlar for tiltaket. I tilfeller der søknaden fell klårt utanfor retningslinjene blir dette påpeika. Det blir sjeldan gjeve noko individuell grunngjeving, men i avslaget blir det formidla at dei har rett til å klage. 8
4.2.4 Dokumentasjon av søknadsbehandling I grunnlaget for innstilling til vedtak i Kultur- og ressursutvalet 17. april 2007 var retningslinene for tildeling opplista, samt at enkelte punkt i retningslinene vart ytterligare kommentert. Som vedlegg til innstilling til vedtak i Kultur- og ressursutvalet har administrasjonen lagt ved eit oversyn over søkjarar fordelt etter sjanger med omtale av tiltak, kostnad i budsjettet, søknadssum, tilråding og merknader. Kultur- og idrettsavdelinga opplyser i intervju at søknadsvurderinga ikkje blir dokumentert utover det som kjem fram av dette vedlegget. 4.2.5 Tilskot frå andre instansar i Hordaland fylkeskommune Det kjem fram i intervju med Kultur- og idrettsavdelinga at det ved søknadsbehandlinga ikkje blir gjennomført noko systematisk kontroll med om søkjar får andre tilskot frå Hordaland fylkeskommune, til dømes driftstilskot gjennom Hordaland Barne og ungdoms Råd (HBUR). Avdelinga opplyser om at dei er i ferd med å utarbeida ei rutine for å sikra at det i forkant av søknadsbehandlinga blir gjeve informasjon om kva for organisasjonar som får tilskot gjennom HBUR. I intervju med Kultur- og idrettsavdelinga blir det sagt at organisasjonar som har motteke driftstøtte frå andre stønadsordningar i Hordaland fylkeskommune i nokre tilfelle også får stønad til tiltak. Det kan til dømes bli gjeve stønad til spesielle tiltak fordi den faste driftsstønaden til organisasjonen ikkje er kome opp på eit nivå som er tilstrekkeleg og som ikkje gjev rom for spesielle satsingar. Av dei 5 tilskotsmottakarane som inngår i forvaltningsrevisjonsprosjektet er det gjennom intervjua med tilskotsmottakarane kome fram at tre av dei har motteke anna type stønad frå Hordaland fylkeskommune i 2007. Bergen Dansesenter har motteke driftstilskot på kr. 100.000,- frå potten for kulturinstitusjonar og scenekunst som dei søkjer om på årsbasis, Stiftinga Ekstreme Voss har motteke kr. 75.000,- ved bokutgjeving i samband med eit 10 års jubileumog UNOF i Hordaland fekk ca. kr. 49.000,- til driftstilskot frå Hordaland Fylkeskommune sitt barne og ungdomsråd. I intervju med Kultur- og idrettsavdelinga er det eit av intervjuobjekta som seiar at ein ikkje er kjent med at nokon av dei mottakarane som inngår i revisjonen har motteke anna stønad frå Hordaland fylkeskommune i 2007. Den andre var kjent med at to av dei har motteke anna type stønad frå Hordaland fylkeskommune. 4.2.6 Tilsegnsbrev Alle mottakarane av tilskot har fått tilsendt eit tilsegnsbrev med informasjon om kva tilskot dei har fått innvilga. Det kjem ikkje fram av tilsegnsbrevet at det ved tildeling av tilskot er teke atterhald om at fylkeskommunen og fylket sin revisor skal ha rett til å setje i verk kontroll med at midlane vert forvalta slik som føreset. Det kjem heller ikkje fram av tilsegnsbrevet at dei har rett til å klage på vedtaket. 4.3 Bruk av motteke tilskot Det kjem fram i intervju med tilskotmottakarane at alle har nytta motteke tilskot til omsøkt tiltak. 4 av 5 av tilskotsmottakarane har i tillegg dokumentert at motteke tilskot er nytta til 9
omsøkt tiltak gjennom rapport og rekneskap for tiltaket. Den femte har rapportert inn årsmelding og årsrekneskap som ikkje direkte synliggjer at tilskotet er nytta til tiltaket. I intervju med tilskotsmottakarane oppgjev 4 av 5 at Hordaland fylkeskommune som tilskotsgjevar vart synleggjort gjennom annonsering og/eller program for tiltaket. Den femte opplyser om at tiltaket vart gjennomført før dei hadde fått svar på søknaden. Gjennom intervju med tilskotsmottakarane vart det stilt spørsmål om geografisk nedslagsfelt for tiltaket. Ein av tilskotsmottakarane svara at det først og fremst trakk publikum frå Stor- Bergen, men at det og vart annonsert nasjonalt gjennom nasjonal danseinformasjon som går ut til eit stort dansemiljø. Ein annan seiar at tiltaket var open for alle og annonsert i Bergens Tidende og at det kom folk frå Bergen sentrum, Olsvik, Loddefjord, Åsane, Fana samt frå Øygarden og Hardanger. Ein seier at det aktuelle tilskotet har inngått i produksjon av ei framsyning og at 2007 var eit produksjonsår for den aktuelle framsyninga. Den vart ferdigstilt hausten 2007 og at dei hovudsakeleg hadde hatt oppsetnader i Bergen, med unntak av ei framsyning på Sotra og ei i Samnanger. Ein av tilskotsmottakarane seier at orkestra frå store deler av fylket, og utover, var representert på festivalen. Den siste av tilskotsmottakarane seier at det for arrangementet vart sendt ut invitasjonar til skular og barnehagar i Voss, Granvin og Ulvik. I tillegg var arrangementa blitt annonsert i et medium med dekning i store deler av Hordaland (Avisa Hordaland). 4.4 Rapportering og oppfølging I intervju med Kultur- og idrettsavdelinga blir det formidla at Hordaland fylkeskommune sikrar seg at tilskota blir nytta i samsvar med søknad, vedtak og retningsliner ved gjennomgang av rapport og rekneskap frå mottakar. I tilegg prøver dei å følgje med i lokalpresse, samt at Kultur- og idrettsavdelinga har kontakt med kulturkontoret i ulike kommunar. 4.4.1 Rapportering til Hordaland fylkeskommune Hordaland fylkeskommune sine rapporteringskrav for denne tilskotsordninga kjem fram av vedteke retningsliner og tilsegnsbrev til tilskotsmottakarar. Når Hordaland fylkeskommune ber om å få tilsendt rapport og rekneskap frå tilskotsmottakarane svara den eine av intervjuobjekta ved Kultur- og idrettsavdelinga at dei meinar rapport og rekneskap for tiltaket, og ikkje for heile drifta. Vedkommande meinar at rekneskap for heile drifta ikkje er så interessant. Den andre som vart intervjua ved Kultur- og idrettsavdelinga seiar at det kan vere litt ulik praksis om dei meinar for heile året eller berre for tiltaket. At tilskotmottakar vel å sende årsmelding og årsrekneskap gjev i følgje intervjuobjektet eit uttrykk for at organisasjonen er stødig og reieleg. I tillegg meinar vedkommande at det då ikkje nødvendigvis er noko poeng å få rapport og rekneskap for sjølve tiltaket. Det er ikkje stilt noko krav til innhald i meldingar/rapporter som Hordaland fylkeskommune ber om å få tilsendt. I intervju med Kultur- og idrettsavdelinga kjem det fram at det er vanleg at tilskotsmottakar seier noko om prosjektgjennomføringa. Kontroll av innsend dokumentasjon viste at ein av tilskotsmottakarane hadde sendt inn rapport og rekneskap for prosjektet/tiltaket, ein hadde ikkje rapportert noko til Hordaland fylkeskommune og tre hadde sendt årsmelding og årsrekneskap. 10
Ingen av tilskotsmottakarane hadde gjeve tilbakemelding på korleis dei hadde handtert krav om følgjekort for funksjonshemma. I samband med forvaltningsrevisjonsprosjektet sende Hordaland fylkeskommune brev til dei fire mottakarane som ikkje hadde sendt rapport og rekneskap for tiltaket og bad om at det vart sendt inn. Dette førte til at to av tilskotsmottakarane sende inn rapport og rekneskap for tiltaket. Ein av tilskotsmottakarane sende årsmelding og årsrekneskap for 2007, og ein sende brev med spesifisert rekneskap kor dei hadde merka av dei postane som var knytt til tiltaket. 4.4.2 Oppfølging frå Hordaland fylkeskommune Det kjem fram i intervju med Kultur- og idrettsavdelinga at det generelt er mange som ikkje rapporterer i tråd med retningslinene og at det er varierande kva dei rapporterer. Det kan vere rapporter, årsmeldingar, rekneskap for heile året og rekneskap for sjølve tiltaket, samt rapport utan rekneskap. Det blir opplyst om at Hordaland fylkeskommune ikkje har vore så streng på dette punktet, og godtek årsmelding og rekneskap for drifta av organisasjonane som skipar til tiltaket som har fått stønad. Det blir gjeve uttrykk for at det kan ligga ei fortolkingsmoglegheit i retningslinjene i forhold til kva som meinast med rapportering av tiltaket. I følgje Kultur- og idrettsavdelinga er det ikkje alle som rapporterer tilbake til Hordaland fylkeskommune om dei aksepterar ordninga om følgjekort for funksjonshemma eller korleis dei har handtert dette kravet. Det er likevel deira inntrykk at tilskotsmottakarane stort sett følgjer opp følgjekort for funksjonshemma og har akseptert ordninga. Det kjem fram i intervju med avdelinga at Hordaland fylkeskommune ikkje har formelle rutinar for å følgje opp manglande eller mangelfull rapportering. Det er ikkje noko oppfølging gjennom året, og dei som ikkje sender inn blir ikkje følgt opp. Manglande eller mangelfull rapportering blir eventuelt først avdekka ved behandling av nye søknader. Vidare blir det opplyst om at det er eit kapasitets- og prioriteringsspørsmål om og eventuelt korleis ein følgjer dette opp og at tilskota til tiltak for barn- og unge er forholdsvis små summar. Gjennom intervju med tilskotsmottakarane kjem det fram at det er ingen av tilskotsmottakarane som har motteke purring frå Hordaland fylkeskommune på manglande eller mangelfull rapportering. Eit av intervjuobjekta uttalar at: manglende rapportering var en forglemmelse og at det nok hadde blitt fulgt opp tidligere hvis de hadde mottatt en purring fra Hordaland fylkeskommune. Vedkommande meinar og: at fravær av konsekvenser ved manglende rapportering gjorde at man lett prioriterer andre ting. 5. Vurderingar 5.1 Atterhald om innsyn og opplysningar om klageåtgang Verken i retningslinene eller i tilsegnsbreva til mottakarane vert det presisert at det skal takast atterhald om at fylkeskommunen og fylket sin revisor skal ha rett til å setje i verk kontroll med at midlane vert forvalta slik som føreset. Dette gjer at revisjonen ikkje kan krevje innsyn i bruk av tilskota i dei verksemdene som mottek tilskot. Dette er ikkje i tråd med fylkesting vedtak 17/05. Kravet om atterhald er på nytt presisert i fylkestingvedtak 61/08. Det kjem heller ikkje fram av tilsegnsbrevet at mottakarane har rett til å klage på vedtaket. Dette ikkje er i tråd med forvaltningslova 27 der det vert presisert at det i underretninga skal bli gjeve opplysningar om klageåtgang, klagefrist, klageinstans og den nærmare framgangsmåte ved klage m.m. 11
5.2 Retningsliner og søknadsbehandling Gjennom intervju med tilskotsmottakarane kjem det fram at retningslinjene i liten grad er kjent for dei, noko som kan tyda på at Hordaland fylkeskommune ikkje i tilstrekkeleg grad har klart å kommunisera sine retningsliner eller gjera dei tilgjengelege for søkjarane. Kultur- og idrettsavdelinga peika på at det kan vere vanskeleg å vurdera kva som er prosjekt/aktivitet og kva som er drift. Desse omgrepa synes ikkje klart nok definert, og Hordaland fylkeskommune bør søkje å definere desse omgrepa slik at dei kan praktiserast likt og i tråd med retningslinene. I forhold til dei 5 tilskotsmottakarane som inngår i forvaltningsrevisjonsprosjektet synes likevel kravet om at stønaden skal gå til prosjekt eller aktivitet å vere tilfredsstilt. Kultur- og idrettsavdelinga trekk fram at det kan vere vanskeleg å få tryggleik om rapportar og rekneskap som dei har motteke tidligare er gode nok. Manglande eller mangelfull rapportering blir ikkje i tilstrekkeleg grad fanga opp og vert difor heller ikkje trekt inn i vurderinga av søknadane. Dette synes ikkje å vere i samsvar med retningslinjene punkt 8 som seiar at slik rapportering vil vera eit element i vurderinga av eventuelle framtidige søknader om stønad. Det kjem fram i intervju med Kultur- og idrettsavdelinga at det ikkje blir gjennomført ei systematisk undersøking ved søknadsbehandlinga om søkjar får annan type tilskot frå Hordaland fylkeskommune. Gjennomgangen syner at blir gjeve stønad gjennom denne tilskotsordninga til organisasjonar som også får anna type stønad. Etter revisjonens vurdering bør tilskot til desse grunngjevast ved søknadsbehandlinga mellom anna i forhold unntaka som kjem fram av retningslinjene punkt 9. Revisjonen har registrert at Kultur- og idrettsavdelinga skal utarbeide ein rutine som sikrar at det i forkant av søknadsbehandlinga blir gjeve informasjon om søkarar får tilskot gjennom HBUR. Etter revisjonens vurdering er det viktig at saksbehandlar har god oversikt over kva for organisasjonar som får anna type stønad frå Hordaland fylkeskommune for å oppfylle punkt 9 i retningslinjene. Det er viktig at vurderingar som er gjort i søknadsbehandlinga blir notert i merknadsfeltet i dokumentet som Kultur og idrettsavdelinga nytter. Det gjeld spesielt i dei tilfeller kor det er gjeve innstilling på tilskot til tiltak som kan vurderast å vere i grenseland i forhold til eit eller fleire punkt i retningslinjene. 5.3 Rapportering og oppfølging av tilskotsmottakarar Når det gjeld rapporteringskrava som er stilt til tilskotsmottakar har revisjonen merka seg at Kultur- og idrettsavdelinga har nytta ein tekst i tilsegnsbrevet som avviker frå det som står i punkt 8 i retningslinjene for fylkeskommunen. I tilsegnsbrevet står det rapport og rekneskap og ikkje melding og rekneskap for tiltaket som går fram av retningslinjene. Uttrykka rapport og melding oppfattar vi å vere identiske, men det er synes uklart kva konkrete krav som er stilt til innhaldet i rapport eller melding. Det er også uklart om kravet til rapport og rekneskap gjeld for heile drifta eller berre for tiltaket. Rekneskapsinformasjon i form av årsrekneskap omfattar heile organisasjonens drift og gir ikkje nødvendigvis informasjon om tilskotet er nytta til omsøkt tiltak. Det er difor revisjonens vurdering at Hordaland fylkeskommune innanfor denne tilskotsordninga er best 12
tent med å vere konsekvent med å krevje rekneskap for tiltaket. Revisjonen finn også at det i tildelingsbrevet ikkje er sett frist for rapportering. Dette kan gjere det vanskeleg for mottakarane å vite når Hordaland fylkeskommune ønskjer at dei skal sende inn rapport. Ingen av dei tilskotsmottakarane som hadde sal av billetter har rapportert tilbake på korleis dei har handtert kravet om følgjekort for funksjonshemma. Dette er ikkje i tråd med rapporteringskravet slik det kjem fram av tilsegnsbrevet. Etter revisjonens vurdering er Hordaland fylkeskommune si oppfølging av tilskotsmottakarane mangelfull. Kultur- og idrettsavdelinga har ikkje etablert formelle rutinar for å følgje opp manglande eller mangelfull rapportering frå tilskotsmottakar. 5.4 Bruk av motteke tilskot Det kjem fram av intervju med tilskotmottakarane at alle har nytta motteke tilskot til omsøkt tiltak. 4 av 5 av tilskotsmottakarane har dokumentert at motteke tilskot er nytta til omsøkt tiltak gjennom rapport og rekneskap for tiltaket. Den femte har rapportert inn årsmelding og årsrekneskap som ikkje direkte synliggjer at tilskotet er nytta til tiltaket. Revisor har ikkje avdekka forhold som skulle tilsei at tilskotsmottakarane ikkje har nytta tilskota til omsøkt tiltak og vedtak frå Kultur- og ressursutvalet. 6. Forslag til tiltak 1. Hordaland fylkeskommune må sikre at det blir teke atterhald om høve for fylkeskommunen og fylket sin revisor til å setje i verk kontroll med at midlane vert forvalta slik som føreset ved tildeling av tilskot. 2. Hordaland fylkeskommune må sikre at opplysningar om klageåtgang, klagefrist, klageinstans og den nærmare framgangsmåte ved klage vert ivareteke i tråd med forvaltningslova ved tildeling av tilskot. 3. Det bør vere ei målsetting at søkjarar nytter eit standard søknadsskjema både elektronisk og manuelt slik at man oppnår einsarta framstilling av søknadsopplysningar. Det kan bidra til effektiv søknadsbehandling, samt at det kan gje betre statistikk over kva type tiltak det blir gjeve tilskot til. 4. Hordaland fylkeskommune bør internt definere klårare kva som reknast som drift og kva som reknast for å vere prosjekt/aktivitet. 5. Hordland fylkeskommune bør sikre at ein under søknadsbehandlinga fangar opp om søkjar mottek tilskot gjennom andre tilskotsordningar i Hordaland fylkeskommune. 6. I dokumentasjon til søknadsbehandlinga bør det gjevast ytterligare grunngjeving når det blir gjeve innstilling på tilskot til tiltak som kan vurderast å vere i grenseland i forhold til eit eller fleire punkt i retningslinjene. 13
7. Hordaland fylkeskommune bør utarbeide klare rapporteringskrav, til dømes: a. Samle krav til rapportering i tilsegnsbrevet b. Krevje rekneskap for sjølve tiltaket c. Krevje rapport for sjølve tiltaket etter standardskjema som blir vedlagt tilsegnsbrev. d. Sette frist for rapportering. 8. Hordaland fylkeskommune bør etablere rutinar for oppfølging av tilskota overfor tilskotsmottakar. 14
Referansar Regelverk Justis- og politidepartementet: LOV 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Hordaland fylkeskommune Hordaland fylkeskommune: Vedtak i Kultur- og ressursutvalet 06.02.07, saksførelegg Fylkesrådmannen 25. januar 2007. Hordaland fylkeskommune: Vedtak i Kultur- og ressursutvalet 17.04.07, saksførelegg Fylkesrådmannen, 23. mars 2007 med vedlegg. Hordaland fylkeskommune: Tilsegnsbrev til tilskotsmottakarar, datert 26. april 2007 Hordaland fylkeskommune: Brev, oppfølging av tildeling av tilskot til barn og unge i 2007, datert 26. november 2008. Anna De Unges Orkesterforbund i Hordaland, Stiftelsen Bergen Dansesenter, Pinocchio Musikk og Drama, Teater Uno og Stiftinga Ekstreme Voss: Søknader om tilskot, diverse rapporter og rekneskapsinformasjon. 15
Vedlegg 1: Fylkesrådmannen sine merknadar 16