Tilbakemelding på FT-sak 7/14 Tryggleik og beredskap - Rapport

Transkript

1 Side 1 av 5 Fylkesrådmannen Notat Sakshandsamar: Paal Fosdal E-post: Paal.Fosdal@sfj.no Tlf.: Vår ref. Sak nr.: 13/ Gje alltid opp vår ref. ved kontakt Internt l.nr. 5435/15 Dykkar ref. Dato LEIKANGER, Frå: Paal Fosdal Til: Einar Ulla, SEK Kopi til: Tilbakemelding på FT-sak 7/14 Tryggleik og beredskap - Rapport Bakgrunn for saka. FT sak 7/14 (11.juni 2014) har følgjande vedtak: 1. Fylkestinget tek rapporten etter gjennomført forvaltningsrevisjon Tryggleik og beredskap til etterretning 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen gjennomføre tilrådingane i kapittel 6 i rapporten 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å melde tilbake til kontrollutvalet status for gjennomføring og plan for eventuelt vidare arbeid innan Fylkesrådmannen seier seg lei for at kontrollutvalet ikkje har fått tilbakemeldinga innan fristen som punkt 3 i vedtaket legg til grunn. Utsettinga skuldast behov for å gjennomføre ein møterunde med avdelingar/einingar, behov for ein justert intern prosess, samt skifte i leiing/sakshandsamar. Tilrådingane (kap. 6) i rapporten etter forvaltningsrevisjonen er i 14 punkt, der risiko- og sårbarheitsanalysen er særleg omtalt i punkt 3 og 4: Etter handsaming av endeleg revisjonsrapport i fylkesrådmannen si leiargruppe 10.mars 2014 og handsaming i kontrollutvalet 18.mars 2014, vart det sendt ut bestilling til avdelingane og tenesteeiningane i epost datert 10.april d.å. Bestillinga var særleg retta inn mot punkt 3 og 4, og grunnlag for bestillinga var SIRS rapporten utarbeidd av Incertus AS i oktober Denne bestillinga er formulert slik: De skal no gå igjennom dykkar ansvarsområde i kap. 2 i den vedlagde analysen og revidere den. Dvs: 1. Vurdere om de skal endre opplistinga av dei uønska hendingane som skal vere med i kriseplanen og som det skal lagast konkrete tiltak for. 2. Vurdere og eventuelt revidere dei konkrete tiltak for å takle desse hendingane, slik tiltaka går fram av kap Vurdere om de skal endre opplistinga av dei uønska hendingane som skal vurderst, dvs. hendingar som vi ikkje skal lage konkrete tiltak for nå. 4. Revidert liste skal sendast inn til meg innan 5. mai. Fylkeshuset Askedalen LEIKANGER Tlf.: Bankgiro: postmottak.sentraladm@sfj.no Org.nr.: NO MVA

2 Side 2 av 5 Tilbakemeldingane på denne bestillinga gir eit klart inntrykk av at det er gjort mykje arbeid med risiko- og sårbarheitsvurderingar på den enkelte eining. Tilbakemeldingane er likevel slik at det er vanskeleg å gi ei samla framstilling utan ei nærare gjennomgang av materialet saman med avdelingane. I tillegg kjem at: fleire av dei kritiske hendingane, tiltaka eller arbeidsprosessane som blir vurderte går på tvers av eller er samanfallande for fleire einingar og bør difor vurderast heilskapleg organiseringa er endra etter 2007 og at inndelinga i avdelingar og einingar i dag ikkje er i samsvar med det som ligg til grunn for SIRS-analysen. Ei nærare gjennomgang vart gjort i møte med IKT 3.desember f.å. og med opplæringsavdelinga, samferdselsavdelinga og byggje- og eigedomstenesta i møte 11.desember f.å. For dei andre avdelingane/einingane (plan og samfunn, næring og kultur) legg ein til grunn at den skriftlege tilbakemeldinga er dekkande og/eller at risikovurderingane som er gjort av andre einingar er tilstrekkeleg til også å omfatte desse avdelingane/einingane. Punktvis agenda for møta var primært: Tilrådingar (tiltaksliste i 14 punkt), kap. 6, rapport etter forvaltningsrevisjon Tryggleik og beredskap Tilbakemelding frå avdelingane (jf bestilling datert 10.april d.å.) Planar og tiltak for den enkelte avdeling/eining Gjennomgang av tiltaksliste (FT-sak 7/11) Resultatet etter gjennomgangen med avdelingane følgjer punktvis tiltakslista (tilrådingane) i revisjonsrapporten (tiltakspunkt/tilrådingane står i kursiv): 1) Sørgjer for at tryggleik og beredskap i større grad blir integrerert i fylkeskommunen sitt styringssystem og system for internkontroll. Dette vert innarbeidd i årshjulet for fylkeskommunen som viser årlege arbeidsprosessar som skal gjennomførast. 2) Tydeleg formidlar kva fylkeskommunen si rolle er knytt til tryggleik og bereskap, og kven som er viktige samarbeidspartar ved ei eventuell krise. Dette vil bli innarbeidd i aktuelle dokument og omtalt i øvingar og møte om beredskapsarbeidet. Sogn og Fjordane fylkeskommune vil i liten grad vere førstelinje i situasjonar som krev særskilte tiltak. For dei områda der det er særleg viktig at vi har gjort ROS-vurderingar og lagt planar for handtering av kriser (opplæringssektoren og byggje- og eigedomsdrift), er det utarbeidd lokale planar. Det er mellom anna gjort ROS-vurdering for kvar enkelt vidaregåande skule med tilhøyrande beredskapsplanar. Det same er gjort for særskilte tiltak innanfor eigedomstenesta sitt ansvarsområde. 3) Innan kort tid gjennomfører risikoanalyse for fylkeskommunen, inkludert alle verksemdene, og sørgjer for at analysen blir følgt opp med naudsynte handlingsplanar og tiltak. Vi legg her til grunn følgjande definisjon av risikoanalyse og risikovurdering: Ein risikoanalyse utførast for å avdekke risikoen knytt til eit tiltak, ein aktivitet, eit system eller ein situasjon. Føremålet med analysen er å skaffe underlag for beslutningar. På bakgrunn av analysen kan ein gjere ei risikoevaluering og velje å la vere å gjere aktiviteten, eller setje inn risikoreduserande tiltak som gjer at aktiviteten likevel kan gjennomførast.

3 Side 3 av 5 Risikoanalyse og risikoevaluering er ein del av risikovurdering, som igjen er ein del av risikostyring. Risikovurdering er ein systematisk gjennomgang av kva som kan gå galt på arbeidsplassen eller innanfor eit område som ei avdeling eller eining har ansvar for. Risikovurdering blir nytta for å vurdere om eksisterande tiltak er gode nok, eller om eininga må setje inn og gjennomføre nye tiltak for å redusere risikoen. Det ein har lagt opp til i fylkeskommunen fell inn under definisjonen risikovurdering og bør vere tilstrekkeleg for å sikre ei god risikostyring. Dersom det skal utførast risikoanalyse for alle tiltak, aktivitetar, system eller situasjonar som fylkeskommunen kan tenkjast å møte, er det snakk om eit særs omfattande arbeid som vil krevje tid, ressursar og ekstern kompetanse. Fylkesrådmannen har ikkje lagt til grunn at revisor og kontrollutvalet ser for seg at vi skal arbeide så breitt på dette området. Risikovurdering er utført på avdelingsnivå innanfor IKT, opplæring (vidaregåande skular), byggje- og eigedomsdrift, og innanfor situasjonar som omfattar alle einingar, slik som t.d. arbeidsreiser og tenestereiser. Det er behov for å gjere ytterlegare risikovurderingar innanfor samferdsle og det er behov for å samle dei ROS-vurderingane som er gjort innanfor den enkelte sektor i eit felles dokument for heile fylkeskommunen. Dette ønskjer fylkesrådmannen frist til utgangen av 2015 med å få på plass. 4) Ferdigstiller den overordna kriseplanen med handlingsplanar for identifiserte hendingar og vurderer om kriseplanen kan oppdaterast med meir utfyllande informasjon om fylkeskommunen sitt arbeid med tryggleik og beredskap. Jf siste avsnitt i punkt 3 over, samt siste punkt i notatet om vidare arbeid i ) Sikrar at skildringa i kriseplanen er i samsvar med praksis når det gjeld om kriseleiinga skal aktiviserast når fylkesberedskapsrådet blir aktivert. Kriseplanen er endra i samsvar med dette. 6) Leggje fram kriseplan og eventuelt ROS-analysen for politisk nivå Punktet utgår i samsvar med vedtak 7) Etablerer overordna retningslinjer for korleis fylkeskommunen og verksemdene i fylkeskommunen skal arbeide med tryggleik og beredskap, herunder krav til risikoanalysar, bereskapsplanar, øvingar, evalueringar, fordeling av ansvar og oppgåver, varsling, kommunikasjon, rapportering m.m. 8) Utarbeider ei rutine for skriftleg evaluering av øvingar og eventuelle hendingar slik at ein sikrar læring og forbetring i beredskapsarbeidet.

4 Side 4 av 5 IKT har eit eige system for dette der alle hendingar blir logga og alle avvik blir meldt. 9) Sikrar at det går klårt fram av rutinane kva oppgåver den einskilde i kriseorganisasjonen sentralt og lokalt har ansvar for ved ei krise, og korleis oppgåvene skal utførast. 10) Sikrar at fylkeskommunen og dei einskilde verksemdene har tenlege varslingssystem, plan for krisekommunikasjon og gode loggføringsrutinar uavhengig av kva system ein legg til grunn. Dette er innarbeidd i del 1 i kriseplanen som omhandlar kriseorganiseringa og i del 2 som omhandlar konkrete handlingsplanar for kriseleiinga og institusjonane. Jamfør også punkt 3 over. 11) Vurderer om einskilde medarbeidarar som har viktige rollar i kriseorganisasjonen, både sentralt og lokalt i verksemdene, har behov for opplæring i forhold til dei rollene dei er gjeve. Dette vil bli gjort årleg når kriseorganisering er oppe som tema i leiargruppa til fylkesrådmannen. 12) Ferdigstiller og godkjenner bereskapsplan for samferdsle. Beredskapsplanen for samferdsle er ferdigstilt og den vert godkjent i løpet av kort tid. Planen må oppdaterast kontinuerleg. 13) Utarbeider ei oversikt over transportberedskapsbehovet i fylket, herunder eit samla oversyn over kaier som kan nyttast i tilfelle vegstengingar. Dette er eit omfattande arbeid der vi må samarbeide med transportnæringa og kommunane. Arbeidet er ikkje starta opp, men vi vil sette i gang ein prosess med kommunane for å få eit samla oversyn over kaier som kan nyttast i tilfelle vegstengingar. Dette vil bli innarbeidd i beredskapsplanen når arbeidet er ferdigstilt. Dette ønskjer fylkesrådmannen frist til 1.juli 2015 med å få på plass. 14) Set tryggleik og beredskap som fast punkt på agendaen på dei årlege kontaktmøta mellom fylkeskommunen og transportselskapa. Som følgje av innføring av anbodsregime på kollektivtransporten er dei årlege kontaktmøta(rutemøta) mellom fylkeskommunen, kommunane og transportselskapa avvikla. Tema som tryggleik og beredskap vil bli ein del av dialogmøta med transportselskapa. Vidare arbeid med tryggleik og beredskap i Sogn og Fjordane fylkeskommune Som det går fram av svar til dei 14 tiltakspunkta i revisjonsrapporten, er det gjort mykje arbeid på avdelingsnivå, særleg for dei einingane der risikovurderinga viser at system og rutinar er påkrevd (IKT, vidaregåande skuler og byggje- og eigedomstenesta). I 2015 vil fylkesrådmannen å jobbe vidare med følgjande: Betre overordna samordning og strukturering av tryggleiks- og beredskapsarbeidet.

5 Side 5 av 5 Overordna retningslinjer for korleis det skal arbeidast med tryggleik og beredskap, herunder kva omfang system og rutinar skal ha sett i høve til fylkeskommunen sitt ansvar og funksjon i beredskapssamanheng. Fylkeskommunen si rolle Rutinar for kontinuerleg ajourhald og oppdatering av system, organisering og varsling. Klargjering av fylkeskommunen si rolle i sett i høve til eksterne samarbeidspartnarar (Politi, brann, redning, Fylkesmann, Statens vegvesen, kommunane). *