Forvaltningsrevisjon. Rapport. Leasing av biler. Januar 2009 Gjesdal kommune. www.rogaland-revisjon.no

Forvaltningsrevisjon Rapport Leasing av biler Januar 2009 Gjesdal kommune www.rogaland-revisjon.no

Innhold Denne rapportens målgrupper er kontrollutvalget, andre folkevalgte, formelt ansvarlige i administrasjonen og utførende fagfolk i administrasjon. Behovene varierer, men her er en leserveiledning med nivåer for hvor dypt rapporten kan behandles: 1. Gå gjennom innholdsfortegnelsen, sammendraget og rådmannens kommentarer. 2. Les også vurderingene i kapittel 4. 3. Les dertil bakgrunnsstoffet i kapittel 2, faktaframstillingen i kapittel 3 og vedleggene. 1 Sammendrag... 2 2 Innledning... 4 2.1 Bakgrunn, formål og problemstillinger... 4 2.2 Revisjonskriterier og metode... 4 3 Faktabeskrivelse... 5 3.1 Generelt om leasing... 5 3.2 Leasingavtalen i Gjesdal kommune... 6 3.3 Administrasjon og bruk av bilene... 7 3.4 Utnyttelse av bilparken... 9 3.5 Utgifter i forbindelse med skader... 10 3.6 Leasingutgifter... 12 3.7 Alternativet kjøp av biler... 15 3.8 Alternativet bruk av privatbiler... 16 4 Revisjonens vurderinger og anbefalinger... 18 4.1 Leasing versus kjøp med lånefinansiering... 18 4.2 Leasing versus bruk av privatbiler... 19 4.3 Avtalene med Autolease biladministrasjon... 20 4.4 Vurdering av bilparkens utnyttelse... 20 4.5 Andre alternativer... 22 5 Rådmannens kommentarer... 23 6 Vedlegg... 24 Leserveiledning: Denne rapportens målgrupper er kontrollutvalget, andre folkevalgte, formelt ansvarlige i administrasjonen og utførende fagfolk i administrasjon. Behovene varierer, men her er en leserveiledning med nivåer for hvor dypt rapporten kan behandles: 1. Gå gjennom innholdsfortegnelsen, sammendraget og rådmannens kommentarer. 2. Les også vurderingene i kapittel 4. 3. Les dertil bakgrunnsstoffet i kapittel 2, faktaframstillingen i kapittel 3 og vedleggene. Leasing av biler - 1 - Gjesdal kommune

1 Sammendrag Gjesdal kommune har i flere år leaset biler som brukes av tjenesteområdene omsorg, ressurssenter for barn, unge og voksne, samt biblioteket. Nåværende leasingavtale er en del av en rammeavtale inngått av Innkjøpsassistanse Vest på vegne av flere kommuner. Formålet med prosjektet er å vurdere kost-nytte av leasingavtalen sammenholdt med aktuelle alternativer kjøp av biler eller bruk av ansattes privatbiler. Prosjektet skal også ta stilling til om bilene synes å være optimalt utnyttet og om behovet for biler er tilfredsstillende dekket, samt redegjøre for skattemessige forhold ved eventuell bruk av privatbiler. I prosjektet er følgende problemstillinger forsøkt belyst: Hvordan er leasingordningen i Gjesdal kommune administrert, hvilket omfang har den og hvilke utgifter medfører den? Hvilke alternativer finnes og hva er utgiftene knyttet til dem sammenlignet med leasingordningen? Hvilke ikke-økonomiske fordeler og ulemper er forbundet med de ulike alternativene? Hvordan er bilparken utnyttet og er den tilstrekkelig til å dekke behovet? Arbeidsmetodene har bestått av en kombinasjon av intervjuer, gjennomgang av kontrakter, regnskapsmateriale og annen dokumentasjon, samt beregninger av økonomiske størrelser. Våre funn og anbefalinger kan kort oppsummeres slik: Leasingordningen utgifter, administrasjon og omfang De nevnte tjenesteområdene disponerer i alt 18 biler under nåværende rammeavtale. Det er inngått separate leasingavtaler for hver enkelt bil. Leasingutgiftene for de 18 bilene er beregnet til i overkant av 1,6 mill kroner for hele avtaleperioden, det vil si tre år, sett under ett. Leasingutgiften er avhengig av anskaffelseskost og antatt salgsverdi, og er derfor forskjellig fra biltype til biltype. De enkelte leasingavtalene er dessuten ulike med hensyn til hvilke tilleggstjenester (f.eks. service, forsikring, årsavgifter) de omfatter. Kommunen får en samlefaktura hver måned som omfatter alle ytelsene, og mottar dessuten et eget regnskap for hver bil. Bilregnskapene gir oversikt over totale løpende utgifter (med unntak av eventuelle reparasjonsutgifter som følge av skader) og antall kjørte kilometer i perioden. Det ble imidlertid avdekket feil i disse regnskapene, noe som gjør at det er en viss usikkerhet knyttet til dem. Vi anbefaler kommunen å be leasingselskapet oppdatere og kvalitetssikre regnskapene slik at de kan benyttes for å overvåke og kontrollere bilutgiftene løpende. Alternativet kjøp av biler Når leasing skal sammenlignes med kjøp av biler, er det utgiftene knyttet til finansieringen av de ulike alternativene som skal måles mot hverandre. Det viste seg vanskelig å finne et relevant grunnlag for å sammenligne utgiftene ved henholdsvis kjøp og leasing av biler. Det skyldes at dersom kommunen skulle ha kjøpt bilene, ville de blitt avskrevet over en femårsperiode og finansiert med et lån med en løpetid på 25 år. Dette kan ikke uten videre sammenlignes med en leasingavtale som går over tre år. I rapporten er det likevel gjort beregninger som viser kontantstrømmene i to tenkte eksempler kjøp med lånefinansiering over 25 år og kjøp med lånefinansiering over tre år. Revisjonen kan imidlertid ikke komme med noen klare anbefalinger av hvilket alternativ som er å foretrekke. Leasing av biler - 2 - Gjesdal kommune

Alternativet bruk av privatbil Revisjonen møtte flere innsigelser mot bruk av privatbil, blant både ledere og medarbeidere. Dette ble begrunnet i flere forhold, blant annet at kombinasjonen av drivstofforbruk, slitasje og skader på bilene ikke stod i forhold til bilgodtgjørelsen (kr 3,50 per km ifølge statens regulativ). På ledernivå var bekymringen dessuten rettet mot at krav om bil kunne skape rekrutteringsproblemer. Ved bruk av privatbiler er utgiften for kommunen per kilometer konstant. Prosjektrapporten viser at dersom kjørelengden overstiger et visst antall kilometer, vil trolig utgiftene ved leasing være lavere enn å ha en ordning med bruk av privatbiler. Disse momentene gjør at revisjonen ikke vil anbefale kommunen å gå inn på en ordning med privatbiler. Andre alternativer I rapporten er ikke muligheten av og utgiftene ved å benytte taxi utredet. Det kan imidlertid tenkes at et lavere antall leasede eller eide biler kombinert med bruk av taxi kunne være et lønnsomt alternativ, som kommunen eventuelt kan vurdere dersom forholdene ellers ligger til rette for det. Ikke-økonomiske faktorer Det er flere faktorer som vil måtte spille en rolle i en vurdering av hvilken ordning som er gunstigst for kommunen. De ansattes holdninger er en av dem. Det er nokså entydig at et krav om privatbiler er svært uønsket. Det andre er de ressurser som går med til å administrere en bilpark sørge for dekkskifte, service og vedlikehold, leiebil ved behov, etc. Det tredje er bilenes standard når det gjelder sikkerhetsutstyr. Jo nyere biler, desto høyere er nivået på sikkerhetsutstyret. Det er mye som taler for at biler som kommunen selv eier, gjennomsnittlig er eller blir atskillig eldre enn det treårsperspektivet leasingavtalene legger til grunn. Utnyttelsen av bilparken Tjenesteområdene benytter bilene til ulike formål og graden av utnyttelse varierer sterkt. Mest brukt er bilene i hjemmetjenesten (omsorg), der flere av dem går i døgndrift. Tre av bilene er tilknyttet bestemte omsorgsboliger, og brukes kun av personalet og beboerne i boligen. Bilene som disponeres av ressurssenteret og biblioteket er registrert i kalenderen i MS Outlook og brukes delvis på tvers av ansvarsområdene. Dette medfører at bilene er i jevn bruk. Det er kun helsestasjonen, som disponerer én bil, som har gitt uttrykk for at transportbehovet ikke er dekket. Revisjonen har konkludert med at utnyttelsen av bilene synes å være relativt god, men at den kanskje kan bli enda bedre ved at flere av bilene legges inn i Outlook og gjøres tilgjengelig for andre. Revisjonen anbefaler dessuten at bilene sirkuleres mellom bruksområdene, slik at kjørelengden per bil blir tilnærmet lik. Slik vil en kunne få en jevnere slitasje på bilene og hindre at maksimal kjørelengde overskrides. Leasing av biler - 3 - Gjesdal kommune

2 Innledning 2.1 Bakgrunn, formål og problemstillinger Bakgrunnen for prosjektet er at Gjesdal kommune fra 01.01.2007 sluttet seg til en rammeavtale inngått av Innkjøpsassistanse Vest på vegne av flere kommuner. Under denne rammeavtalen har Gjesdal kommune inngått en avtale med DnB NOR Finans AS Autolease om leasing av biler. Kontrollutvalget besluttet i møte 08.04.2008 å gjennomføre en forvaltningsrevisjon av leasingavtalen. Prosjektets formål er å vurdere kost-nytte av leasingavtalen sammenlignet med aktuelle alternativer. Prosjektet skal også ta stilling til skattemessige forhold ved eventuell bruk av privatbiler, samt om behovet for biler innen de aktuelle tjenesteområder er dekket gjennom denne ordningen. I tillegg til formålet, framgår det også av kontrollutvalgets bestilling at følgende problemstillinger skal besvares: Hvordan er leasingordningen administrert av kommunen og hvilket omfang har den? Hvilke alternativer finnes og hva er utgiftene knyttet til dem? Hvordan er bilparken utnyttet og er den tilstrekkelig til å dekke bruksbehovet? Hvilke ikke-økonomiske fordeler og ulemper er forbundet med de ulike alternativene? 2.2 Revisjonskriterier og metode Revisjonskriteriene er krav eller forventninger som revisjonen bruker for å vurdere funnene i undersøkelsene. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området. I dette prosjektet er følgende kriteriegrunnlag anvendt: Politiske vedtak, mål og føringer Administrative retningslinjer, mål, føringer og lignende Reelle hensyn vurderinger av kost-nytte, hensiktsmessighet mv. Undersøkelsen er gjennomført ved intervjuer, dokumentgjennomgang, og beregninger. Revisjonen har intervjuet 12 personer fra kommunen, herunder alle de berørte tjenesteområder. Rammeavtalen, de enkelte leasingavtaler, bilregnskap og de aktuelle spesifikasjoner i kommunens regnskap, leasingfakturaer og leveringsbevis er gjennomgått. Denne dokumentasjonen har, sammen med en beregningsmodell innhentet fra Autolease, dannet grunnlag for de beregninger som er foretatt. Vår samlete vurdering er at metodebruk og kildetilfang har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å besvare de problemstillinger kontrollutvalget vedtok, som svar på prosjektets formål. Leasing av biler - 4 - Gjesdal kommune

3 Faktabeskrivelse 3.1 Generelt om leasing Leasing er en finansieringsform som kan sees på som en mellomting mellom leie og lånefinansiering. Utleier, som ofte er en finansinstitusjon, underavdeling av bank eller forsikringsselskap, har eiendomsretten til leasingobjektet, mens leasingtaker, eller leier, har bruksrett. Det skilles mellom finansiell og operasjonell leasing, men den nøyaktige definisjonen av disse kan ofte være flytende. Ved finansiell leasing er det leasingtakeren som har den finansielle risikoen, mens det ved operasjonell leasing er utleieren. (Fra Wikipedia) Leasing som finansieringsform er et alternativ til å kjøpe eiendelen og finansiere kjøpet gjennom ordinære låneavtaler. Den prinsipielle forskjellen mellom de ulike metodene er at mens et lån finansierer kjøp av en eiendel, finansierer leasing bruken av eiendelen. En leasingavtale inngås for et bestemt antall år, og ofte slik at leietaker har opsjon på å fortsette avtalen et visst antall år utover det opprinnelig fastsatte. Leasingselskapet har eiendomsretten til gjenstanden, mens leietaker har bruksretten samt ansvaret for ettersyn og vedlikehold. Etter avtalens utløp blir eiendelen levert tilbake til leasingselskapet, som enten kan selge den til andre eller levere den tilbake til den opprinnelige selgeren, avhengig av hva som er avtalt. Den månedlige leien leasingutgiften fastsettes på grunnlag av anskaffelseskost, nedbetalingsplan, rente og leasingobjektets antatte restverdi. Foreningen for god kommunal regnskapsskikk har behandlet leasing i sin foreløpige standard KRS 8. Foreløpig standard (F) leieavtaler. Ifølge standarden klassifiseres en leasingavtale som finansiell eller operasjonell i samsvar med avtalens reelle innhold. Dersom det vesentligste av økonomisk risiko og kontroll knyttet til leieobjektet er gått over på leietaker, klassifiseres avtalen som finansiell. Eiendelen og den tilhørende gjelden blir da balanseført. Indikatorer på at det dreier seg om en finansiell avtale kan for eksempel være at leietaker etter endt avtaleperiode har rett til å kjøpe gjenstanden til en pris som ligger vesentlig under markedspris eller fornye avtalen til en vesentlig lavere leie, at avtaleperioden dekker det meste av eiendelens økonomiske levetid eller at eiendelen er av en så spesiell karakter at den ikke kan benyttes av andre uten betydelige endringer eller modifikasjoner. Når en leieavtale ikke tilfredsstiller kriteriene for å bli klassifisert som en finansiell avtale, benevnes den operasjonell. For operasjonelle leasingavtaler er leiebeløpene en driftsutgift som periodiseres etter anordningsprinsippet. Eventuelle balanseposter som oppstår som følge av periodisering, for eksempel forskuddsbetalt leie, er en vanlig tidsavgrensning og innebærer ikke en balanseføring av selve eiendelen. Leasing av biler - 5 - Gjesdal kommune

3.2 Leasingavtalen i Gjesdal kommune Gjesdal kommune har fra 1. januar 2007 sluttet seg til en samarbeidsavtale som ble inngått av Innkjøpsassistanse Vest på vegne av flere kommuner. Avtalen ble inngått med DnB NOR Finans AS Autolease (heretter benevnt Autolease). Dette er den fjerde perioden for kommunens leasingavtaler, og den andre perioden med Autolease som finansiell partner. Autolease er et forretningsområde i DnB NOR Finans AS som har spesialisert seg på biladministrasjon. DnB NOR Finans AS er den juridisk ansvarlige part i avtalen. Samarbeidsavtalen har tre måneders gjensidig oppsigelsesfrist. En eventuell oppsigelse vil ikke innvirke på partenes rettigheter og forpliktelser etter allerede inngåtte leasingavtaler. Rammeavtalen mellom Innkjøpsassistanse Vest og Autolease omfatter leie og administrasjon av inntil 300 biler. Det var partenes intensjon at 66 biler skulle inngå i avtalen innenfor et tidsrom på 36 måneder. Nye biler som anskaffes, skal leiefinansieres hos Autolease. Per i dag leier Gjesdal kommune 18 biler innenfor denne avtalen. Avtalen legger til grunn at leiebeløpet justeres i samsvar med pengemarkedsrenten (3 måneders NIBOR 1 ) pluss en rentemargin på 0,65 %. I tillegg kommer administrasjonsgebyr på kr. 90 per bil per måned, eksklusive merverdiavgift. Leietaker, altså Gjesdal kommune, kan velge biler og utstyr fra de forhandlere som Autolease har leverandøravtale med eller som Autolease kan godkjenne som leverandør. Det inngås en separat avtale for hver enkelt bil. Avtalene kan dermed være forskjellige med hensyn til bilmodell, avtale- og leveringstidspunkt, samt hvilke utgifter månedsleien skal omfatte. Kommunen har valgt Svein Kvia AS som leverandør av alle bilene, med ett unntak: en firehjulsdreven Suzuki fra GoBil AS. Alle avtalene kommunen har inngått gjelder for en periode på 36 måneder og omfatter leasingbeløp, årsavgift, service- og vedlikeholdsavgift samt forsikring. Én avtale inkluderer i tillegg klimakvote, mens en annen omfatter utgifter til dekk. Enkelte avtaler omfatter også bompengeabonnement. Autolease fakturerer kommunen månedlig og etterskuddsvis. Det utstedes en samlefaktura fra 1.1.2008 en faktura per tjenesteområde for alle bilene, som omfatter både leasingleier og tilleggsytelser. Bilutgifter som ikke er omfattet av leasingavtalene, kan likevel faktureres til Autolease, slik at disse utgiftene også inkluderes i den månedlige samlefakturaen. I Gjesdal kommunes tilfelle er dette aktuelt for drivstoffutgifter. Her hadde kommunen i utgangspunktet gode vilkår hos den lokale bensinstasjonen, og valgte derfor å holde seg til denne avtalen. Fakturering og betaling skjer imidlertid via Autolease. Rent praktisk gjøres dette slik at hver bil har sitt eget kundekort. Når det fylles drivstoff, brukes kortet som betalingsmiddel. Bensinstasjonen fakturerer drivstoffutgiftene til Autolease, som deretter viderefakturerer beløpene til kommunen. Gjesdal kommune har valgt å benytte seg av Autoleases forsikringsordning. Kommunens økonomisjef skal ifølge omsorgssjefen ha undersøkt betingelsene for forsikring av bilene i kommunens eget forsikringsselskap. Konklusjonen var at dette ikke ville være en rimeligere løsning for kommunen. Det ble derfor ansett som det mest hensiktsmessige å også la forsikring inngå som en del av avtalen med Autolease. Autolease har under hele kontraktsperioden eiendomsretten til bilene og har rett til å tinglyse leieavtalene. Ved avtalenes utløp eller oppsigelse leveres bilene tilbake og Autolease kan selge dem. Gjesdal kommune har ingen rett til å bli eier av bilene, verken mot eller uten veder- 1 Norwegian Interbank Offered Rate NIBOR er den renten norske banker er villige til å låne hverandre penger for i en spesifisert periode. 3 måneders NIBOR fikses (justeres) hver tredje måned. Leasing av biler - 6 - Gjesdal kommune

lag. Avtalen faller dermed i kategorien operasjonell leasing 2. Kommunen er ansvarlig for at bilene leveres tilbake i rett tid, og har dessuten ansvaret for skader og unormal slitasje 3 på bilen på tilbakeleveringstidspunktet. Avtalene for de enkelte bilene er basert på et stipulert antall kjørte kilometer i de flestes tilfelle 60 000 km i alt, det vil si i gjennomsnitt 20 000 km per år. Konsekvensene av om kilometerantallet ved tilbakelevering overstiger det avtalte, er regulert i den enkelte bilavtale. Under nåværende avtaleordning er dette en problemstilling som kun er aktuell for to av bilene. En nærmere oversikt over gjeldende leasingavtaler finnes i vedlegg 6.1. 3.3 Administrasjon og bruk av bilene De 18 bilene som Gjesdal kommune per i dag leier, er fordelt på de ulike tjenesteområdene slik: Tabell 3-1 Fordeling av leasingbiler på tjenesteområder Omsorgstjenesten Hjemmetjenesten: 10 biler 4 varebiler og 6 personbiler Omsorgsbolig Fiskebekk: 1 personbil Omsorgsbolig Vestliveien: 1 personbil Ressurssenteret for barn, unge og voksne Psykisk helse: Omsorgsbolig Fotlandsveien: 1 stasjonsvogn Hjemmetjenesten: 2 personbiler Barnevern og sosialtjeneste: 1 personbil Helsestasjon: 1 personbil Biblioteket 1 varebil Omsorgstjenesten Omsorgstjenesten har i alt 12 biler til disposisjon, fordelt på ca 50 ansatte. Ni biler brukes av hjemmesykepleien, en av hjemmehjelpstjenesten, mens de to siste er permanent stasjonert ved omsorgsboligene for psykisk utviklingshemmede i henholdsvis Fiskebekkveien og Vestliveien. Hjemmesykepleien betjener hele Gjesdal kommune og har i utgangspunktet oppgaver over alt der det bor folk i kommunen. De fleste av kommunens innbyggere er imidlertid bosatt i Ålgård, og dermed er også de fleste pasientene hjemmehørende der. Mye av bilbruken består følgelig av småkjøring rundt i nærområdet. På dagtid, det vil si fra kl 08.00 til kl 15.00, er det ni pleiere på vakt, og disse har tilgang til hver sin bil. I løpet av dagskiftet er disse bilene så å si i kontinuerlig drift. På ettermiddags-, kvelds- og nattskift er det færre ansatte og behovet for bruk av bil er mindre. Det er derfor de arbeidsoppgavene som skal utføres på dagtid som avgjør antall biler. Biler som ikke er i bruk, står parkert i Solåsveien. Hver vakt i hjemmesykepleien innledes med et møte i Solåsveien, hvor de påtroppende pleierne blir oppdatert med de siste opplysningene om deres respektive pasienter. På møtet får pleierne utlevert hver sin arbeidsliste, hvor det framgår hvilke pasienter og hvilken kjørerute de har for dagen. Det er derfor ikke aktuelt å ta med seg bil hjem for eksempel om kvelden, for å kjøre direkte til pasienter morgenen etter. 2 Operasjonell leasing er definert i KRS 8: Foreløpig standard (F) leieavtaler, se ovenfor 3 Se punkt 3.5.2 Leasing av biler - 7 - Gjesdal kommune

Det er relativt store avvik mellom bilene når det gjelder kjørelengde. Suzukien er den mest populære, og blir kjørt mest. Varebilene er minst komfortable og derfor minst ettertraktet. De har derfor totalt sett en kortere kjørelengde. Det forekommer også at bilene blir benyttet i forbindelse med pasientenes private sosiale aktiviteter. Denne kjøringen faktureres basert på statens satser for bilgodtgjørelse. Inntektene fra dette varierer fra måned til måned, og er høyest i ferieperioden da brukerne drar på lengre turer. I gjennomsnitt utgjør dette ca kr 3 000 per måned. Bilene i omsorgsboligene benyttes til det man med en fellesbetegnelse kaller miljøtjenester ; kjøring til lege, tannlege mv. og diverse aktiviteter. Ansatte ved omsorgsboligen i Vestliveien betjener også enkelte hjemmeboende pasienter, og benytter bilen for dette formålet. Bilen som tilhører omsorgsboligen i Fiskebekkveien, er kjørt svært lite sammenlignet med de andre boligene som tilhører omsorgstjenesten. Dette begrunnes med at funksjonsnivået for beboerne i Fiskebekkveien er vesentlig lavere enn de øvrige, og at deres sosiale aksjonsradius derfor er atskillig mindre. Ressurssenteret Ressurssenteret disponerer i alt fem biler. Fire av dem er registrert i Outlook, slik at de kan reserveres på samme måte som man bestiller møterom. I utgangspunktet skal bilene først og fremst benyttes av den avdelingen de tilhører, men ved behov og dersom det er ledig kapasitet, kan de også bestilles av ansatte på andre avdelinger. Den femte bilen, en stasjonsvogn, er reservert for bruk i forbindelse med den permanente omsorgsboligen i Fotlandsveien. I avdelingen for psykisk helse brukes bilene av i alt rundt 15 personer. Ansvar for rengjøring, oppfølging av service og annet ettersyn er tillagt bestemte personer. Stasjonsvognen tilknyttet omsorgsboligen brukes ved kjøring til lege, tannlege, psykiater mv., i tillegg til turer. De øvrige bilene brukes i forbindelse med hjemmebesøk og turer. Bilene står parkert utenfor henholdsvis omsorgsboligen og ÅBOAS når de ikke er i bruk. Barnevern- og sosialtjenesten har en bil til felles disposisjon. I teorien kan den brukes av samtlige ansatte, det vil si 20 i alt. Sosialtjenestens behov for bilen er først og fremst knyttet til flyktningekonsulentens arbeid. I praksis er det barnevernstjenesten som benytter bilen mest. Her brukes den til deltakelse på møter utenfor kommunen, samt gjennomføring av hjemmebesøk og annen klientoppfølging. Bilen står parkert utenfor kontorene i Rettedalen når den ikke er i bruk. Det utpekes en bilansvarlig for ett år om gangen. Vedkommende skal ha ansvar for renhold, oppfølging av service og dekkskifte mv. Helsestasjonen disponerer en personbil. Den blir brukt i forbindelse med besøk på skoler og helsestasjoner i kommunen, hjemmebesøk, møter mv. Helsesøster har fast kontortid ved skolene hver uke: en dag i Oltedal, en dag i Dirdal, en dag ved hver av de tre barneskolene i Ålgård og to dager ved ungdomsskolen i Ålgård. Det er i alt 11 personer som deler bilen. Den som skal reise lengst får bruke leasingbilen, mens de øvrige må bruke sine private biler. Helsestasjonens bil er registrert i Outlook, og kan også bestilles av andre enheter i ressurssenteret. Helsesekretæren har ansvaret for renhold, service, dekkskifte og lignende. Bilen står parkert utenfor helsestasjonen om natten og når den ellers ikke er i bruk. Leasing av biler - 8 - Gjesdal kommune

Biblioteket Biblioteket har en varebil til disposisjon. Den nåværende leasingavtalen ble inngått i september 2008, da forrige avtale, som ble inngått høsten 2004, utløp. Bilen(e) ble anskaffet i tilknytning til en samarbeidsavtale mellom kommunene på Nord-Jæren Stavanger, Sandnes, Sola, Randaberg, Time, Klepp og Gjesdal samt Universitetet i Stavanger. Avtalen går ut på å transportere bøker mellom de ulike bibliotekene for på den måten å utvide og variere tilbudet på hvert sted. Det var biblioteket i Gjesdal som tok initiativet til denne avtalen, og som derfor også har påtatt seg hele transportansvaret. De øvrige kommunene betaler hver sin andel for denne tjenesten, i alt kr 82 000 per år. Bilen brukes vanligvis to halve dager i uken for dette formålet. Ellers er den tilgjengelig for andre avdelinger som måtte ha behov for den. Den kan, i likhet med bilene på ressurssenteret, reserveres gjennom Outlook. IKT og PPT nevnes som eksempler på andre avdelinger som ofte benytter bilen. 3.4 Utnyttelse av bilparken Det framgår av samtalene med både ledere og øvrige ansatte at de har en oppfatning om at bilene utnyttet godt. For ressurssenterets vedkommende skyldes dette ikke minst at bilene kan disponeres på tvers av avdelingene. En oversikt over antall kjørte kilometer totalt og per bil, ville også kunne gi en indikasjon på om bilene utnyttes optimalt. Autolease utarbeider bilregnskaper som en del av sitt totaltilbud. Bilregnskapet er spesifisert per bil, og inneholder opplysninger om kilometerantall, drivstoffutgifter, reparasjonsutgifter, månedsleie mv. hittil i år og totalt. Her er også utgiftene per kjørte kilometer beregnet. Kilometerstand skal registreres hver gang det fylles drivstoff, og det er disse opplysningene som danner grunnlaget for spesifikasjonen. Bilregnskapene utarbeides og sendes kunden omtrent samtidig med fakturaene. I utgangspunktet framstår bilregnskapene som et nyttig verktøy for å holde rede på så vel totalutgiftene som utgifter for den enkelte bilen. Revisjonen har imidlertid avdekket ganske betydelige avvik mellom antall kjørte kilometer ifølge bilregnskap og kilometerstand ifølge kjørebøkene. Målingen er gjort per 31.10.2008 og avdekket avvik for samtlige undersøkte biler. Med ett unntak var kilometerstand ifølge kjørebok atskillig høyere enn det bilregnskapet viste. Autolease har ikke kunnet gi noen tilfredsstillende forklaring på dette forholdet. Dels hevdes det at avvikene kan skyldes en systemsvikt i forbindelse med den forsinkede leveransen og overgangen mellom de to settene av biler, dels at det må skyldes at brukerne ikke registrerer kilometerstand slik som forutsatt. Revisjonen stiller seg imidlertid noe tvilende til det siste punktet, da en eventuell forglemmelse av å registrere kilometerstand en gang, nødvendigvis vil bli tatt inn igjen ved neste gangs fylling. Autolease mener imidlertid at eventuelle avvik som er oppstått på deres side, kun gjelder 2007. Forutsatt at brukerne har husket å registrere kilometerstand per 31.10.2008, skal dataene for 2008 ifølge Autolease være pålitelige. Det er dette kilometerantallet som legges til grunn i de videre beregninger. Kilometerstand ifølge kjørebøkene er ikke egnet for sammenligningsformål, da bilene ble tatt i bruk på så forskjellige tidspunkter. Det tas imidlertid et forbehold om at det oppgitte kilometerantallet ikke er helt nøyaktig. Det samme forbeholdet må gjelde anslaget på utgifter per kjørte kilometer per bil. Bilbruken kan oppsummeres slik: Leasing av biler - 9 - Gjesdal kommune

Omsorgstjenestens biler har i perioden 1.1.2008-31.10.2008 i gjennomsnitt gått 17 215 kilometer. Det er innbyrdes stor variasjon i kjørelengden mellom bilene, fra 6 927 km (bilen som tilhører omsorgsbolig Fiskebekk) til 27 156 km for en av personbilene tilknyttet hjemmesykepleien. Gjennomsnittlige bilutgifter per kilometer er ifølge bilregnskapet beregnet til kr 3,09, varierende fra kr 6,36 (omsorgsbolig Fiskebekk) til kr 2,18 per km. Ressurstjenestens biler har i samme tidsrom gjennomsnittlig blitt kjørt 9320 kilometer, noe som gir en gjennomsnittlig bilutgift per kilometer på kr 4,78. Gjennomsnittlige bilutgifter for de to tjenesteområdene sett under ett utgjør kr 3,40 per kilometer for årets første ti måneder. Beløpene omfatter ikke utgifter som følge av eventuelle skader. Dette er nærmere omtalt i punkt 3.5 nedenfor. Det vises til vedlegg 6.2 for nærmere detaljer om kjørelengde og utgifter per kilometer. 3.5 Utgifter i forbindelse med skader 3.5.1 Skader i det løpende bilholdet Utgifter i forbindelse med skader er en naturlig del av ethvert bilhold, enten det er privat eller kommunalt. Det er alltid ønskelig å holde skadeomfanget på et så lavt nivå som mulig, ikke bare på grunn av reparasjonsutgiftene, men også fordi skader skaper ekstraarbeid i form av nødvendig kontakt med forsikringsselskap, verkstedopphold, anskaffelse av leiebil m.v. Et spørsmål som har reist seg, er om omfanget av skader på noen måte er avhengig av hvilken bilordning som eksisterer. Det er ikke urimelig å anta at skadefrekvensen kan være høyere når sjåføren ikke selv eier bilen enn om vedkommende bruker egen bil. De fleste ønsker å ta godt vare på sine eiendeler, særlig når de representerer en så stor investering som en bil ofte gjør for en privatperson. Det kan derfor tenkes at en sjåfør er mindre oppmerksom og nøye når bilen er stilt til disposisjon fra arbeidsgiver. En annen sak er om leasede biler hyppigere får skader enn om kommunen selv hadde eid dem. Årsaken måtte i så fall være at brukerne opplever en enda større distanse til bilens eier og at dette medfører mer skjødesløs behandling av bilene. En indikasjon på at skadeomfanget er avhengig av eierform, ville være om forsikringsselskapenes premier varierte mellom leasede og selveide biler. Kommunens egen forsikringsmegler, WACO, opplyser at premien for en leiebil er kr 100 høyere per år enn for en bil som kommunen selv eier. Årsaken skal være en antatt høyere skadefrekvens. Fire andre forsikringsselskaper er også forespurt om det er noen forskjell i forsikringspremiene. Svarene er at det ikke er noen forskjell i selve premiene, men at det for leasingbiler tilkommer et administrasjonsgebyr, enten som et engangsbeløp eller som et tillegg til premien. Administrasjonsgebyret skal dekke utgifter forbundet med det ansvaret forsikringsselskapet har overfor leasingsselskapet med hensyn til rapportering av skader, manglende premiebetaling mv. Ett av forsikringsselskapene oppgir imidlertid å ha en noe høyere premie for leasede biler når kunden er en privatperson. Når det ikke gjøres det samme skille for bedriftskunder, er argumentasjonen at sjåføren uansett ikke er eier av bilen, og det er ofte dette som er utslagsgivende for skadefrekvensen. Uttrekk fra kommunens regnskap viser at sum bokførte utgifter i forbindelse med skader, egenandeler inkludert, i 2007 utgjorde drøye kr 60 000 for leasingbilene. I overkant av kr 4 000 av dette beløpet vedrører biler under nåværende leasingavtale. Det understrekes at dette Leasing av biler - 10 - Gjesdal kommune

gjelder utgifter til løpende reparasjoner. Reparasjonsutgifter som påløp ved tilbakeleveringen av bilene i 2007, er ikke omfattet av beløpet på kr 60 000. Per 31.10.2008 er det bokført reparasjonsutgifter for skader i størrelsesorden ca kr 27 000. Med ett unntak et skifte av baklykt til en pris av kr 2 365 vedrører alle de bokførte reparasjonsutgiftene biler som disponeres av omsorgstjenesten. De bokførte utgiftene utgjør imidlertid bare en del av bildet når det gjelder det totale skadeomfanget, da de utgiftene som dekkes gjennom forsikring, ikke kommer til uttrykk i regnskapet. I arkivsystemet WebSak finnes ytterligere opplysninger om skader. Dette gir supplerende informasjon, men ikke tilstrekkelig til å kunne trekke noen klare konklusjoner med hensyn til skadefrekvensen. Opplysningene fra WebSak er inntatt i vedlegg 6.3. Kommunen er også selv eier av flere biler. Disse disponeres i hovedsak av teknisk avdeling og brukes blant annet i forbindelse med renovasjon, gartnerarbeid, oppmåling, vaktmestertjenester mv. Ut fra en hypotese om at leide biler har en høyere skadefrekvens enn selveide, kunne en sammenligning av reparasjonsutgifter som følge av skader tenkes å være interessant. I kommunens regnskap bokføres imidlertid alle driftsutgifter forbundet med transportmidler på den samme arten, både drivstoff, service, vedlikehold og reparasjoner. For å kunne identifisere hvor stor andel av utgiftene som gjelder skader, må den enkelte faktura undersøkes. Dette anses imidlertid ikke hensiktsmessig da tallmaterialet uansett ikke ville vært direkte sammenlignbart. Begrunnelsen er sammensatt: Bilene brukt av teknisk avdeling er gjenstand for en mye røffere bruk enn de bilene omsorgstjenesten disponerer. Enkelt sagt brukes bilene i teknisk avdeling primært til å frakte utstyr med, mens bilene i omsorgs- og ressurstjenesten i første rekke benyttes til å transportere mennesker. Bilene som tilhører teknisk avdeling er dermed i langt større grad utsatt for slitasje og skader som følge av bruksområdet, enn både omsorgs- og ressurstjenestens biler. Samtidig hevdes det fra administrasjonen at tilbøyeligheten til å reparere skader på egne biler trolig er atskillig lavere enn tilfellet er for leasingbiler. Leasingbiler skal holde en viss standard ved tilbakelevering, se punkt 3.6 nedenfor, mens det er en langt høyere toleransegrense for hva som aksepteres av småskader på egne biler. Det å lease biler anses som et uaktuelt alternativ i teknisk avdeling, nettopp på grunn av slitasje- og skadeomfanget for disse bilene. Det er heller ikke grunnlag i det innsamlede materiale til å foreta en vurdering av om det kan være forskjell i skadeomfang mellom bruk av arbeidsgivers og egen bil. Bruken av privatbiler i kommunen er svært begrenset. Blant de områdene som dekkes av denne undersøkelsen, er det bare helsestasjonen som bruker privatbiler i et visst omfang. Her har man ikke lagt merke til noen forskjeller mellom skadeomfanget på leasingbilen og privatbilene, men noen dokumentasjon finnes ikke, og utvalget ville uansett ha vært for lite til å kunne trekke noen konklusjon. 3.5.2 Reparasjoner ved tilbakelevering i forbindelse med avtalens opphør Når den enkelte leasingavtale utløper, er kommunen ansvarlig for at bilen leveres tilbake i rett tid. Kommunen er dessuten forpliktet til å dekke utgifter til skader og unormal slitasje på tilbakeleveringstidspunktet. Såkalt normal slitasje forutsettes dekket gjennom leasingbeløpets avskrivningselement. Leasing av biler - 11 - Gjesdal kommune

I rammeavtalen inngått mellom Innkjøpsassistanse Vest og Autolease legges følgende til grunn når det skal skilles mellom normal og unormal slitasje: Normal slitasje: Riper i glass etter for eksempel vindusvisker og isskrape, som normalt ikke krever skifting av glass. Steinsprut i glass som ikke har gitt sprekkdannelse og som kan repareres/limes. Dekk som er slitt, men som har lovlig mønsterdybde. Steinsprut og små riper i karosseri som normalt ville ha blitt reparert med lakkstift/flekking. Riper i overflaten av lakken etter vask og lignende. Rimer rundt og på dørhåndtak. Små bulker der lakk ikke har sprukket (for eksempel små parkeringsbulker). En samlet vurdering av punktene overvil likevel kunne føre til skjønnsmessig trekk selv om de hver for seg er å anse som normale. Unormal slitasje: Knust eller sprukket glass. Skader i frontrute som ikke er lovlig. Hull og merker både inn- og utvendig etter montering av mobiltelefon. Hull og rifter i seter og innredning. Unormal lukt som ikke lar seg fjerne ved normal rens. Dekk med ulovlig mønsterdybde. Utelatte servicer. Skader der lakkering er nødvendig for å hindre rustdannelse. Karosseriskader, herunder bulker med sprukket lakk og sprekker i støtfangere. Fargeforskjeller i lakk etter fjerning av reklame og profilfolie, som ikke lar seg fjerne ved maskinpolering. Flere små bulker i dører og karosseri som til sammen bidrar til et redusert totalinntrykk. Eksemplene på normal versus unormal slitasje gjelder i utgangspunktet for personbiler. For varebiler legges det til grunn en høyere toleranse med hensyn til slitasje. Blant annet vil rifter, riper og andre forhold som følger av den bruk som er å forvente av slike biler, bli akseptert med mindre de krever full reparasjon. I april 2007 ble 14 biler tilbakelevert til leverandør i forbindelse med utløpet av daværende leasingavtaler. Kommunen måtte den gang dekke utgifter i henhold til Teknisk og karosserimessig takst, samt en skjønnsmessig vurdering av bilene samlet sett, på i alt kr 285 000 inklusive merverdiavgift. Blant manglene nevnes skader på støtfanger, skade på panser, bulker i dørene, skader på eller manglende hjulkapsler. 3.6 Leasingutgifter 3.6.1 Leasingutgifter per 31.12.2008 Det månedlige terminbeløpet kan grovt deles inn i to komponenter: leasingutgiften og tilleggsytelser. Tilleggsytelsene varierer noe i beløp fra biltype til biltype, men for alle gjelder Leasing av biler - 12 - Gjesdal kommune

det at de skal dekke service- og vedlikehold, årsavgift og forsikring. Som nevnt over inkluderer noen av avtalene også dekkhotell og bompengeabonnement. Formålet med denne rapporten er blant annet å gjøre en økonomisk vurdering av hva leasingordningen koster kommunen. Da må de bokførte månedsleiene renskes for alt som omfatter tilleggsytelser. Dersom kommunen skulle ha eid bilene selv, ville det uansett ha påløpt utgifter til både service, dekkskifte, årsavgift, forsikring mv., alt det som nå inngår i den månedlige leien til leasingselskapet. Det beløpet som er av interesse når leasingordningen skal vurderes, må være utgifter som kun vedrører selve finansieringsformen, altså leasingutgiften. Det framgår ikke av kommunens regnskapsmateriale verken av det som er bokført i regnskapet eller av fakturaene fra Autolease hva som er den egentlige leasingutgiften og hva som gjelder tilleggsytelser. De beløpene som benyttes i denne analysen, er derfor beregnede størrelser. Leasingavtalene bygger som nevnt på 3 måneders NIBOR pluss en rentemargin på 0,65 %. Oversikten nedenfor viser utviklingen i pengemarkedsrenten fra juli 2007 til oktober 2008. Figur 3-1 Utvikling i pengemarkedsrenten (3 mnd NIBOR) (Kilde: Norges Bank) 8 7 6 5 Prosent 4 3 Prosent 2 1 0 Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Des. Jan. Feb. Mars April Mai Juni Juli Aug. Sept. Okt. 2007 2008 Leasingutgiftene endrer seg i takt med utviklingen i rentenivået, det vil si at det har skjedd en økning i utgiftene hver tredje måned siden avtaleinngåelsen. Totale leasingutgifter i perioden 1. juli 2007 til 31.desember 2008 er beregnet til kr 818 830, fordelt med kr 256 542 på 2007 og kr 562 286 på 2008 4. Illustrasjonen nedenfor viser hvordan leasingutgiftene har utviklet seg i den aktuelle perioden, fordelt på de 18 terminene. I gjennomsnitt ligger de månedlige leasingutgiftene på kr 45 490 for alle bilene. 4 Beregningene legger til grunn at alle leasingavtalene trådte i kraft samtidig, den 1. Juli 2007. Dette er en forenkling, da bilene i virkeligheten ble anskaffet på forskjellige tidspunkter. Unøyaktigheten som følger av en slik gjennomsnittsbetraktning antas imidlertid å være utbetydelig. Leasing av biler - 13 - Gjesdal kommune

Figur 3-2 Oversikt over leasingutgifter per termin fra 01.07. 2007 til 31.12.2008 60000 50000 40000 30000 20000 10000 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Figuren viser at det fra september til oktober 2008 var en relativt stor økning i utgiftene, som tilsynelatende ikke samsvarer med utviklingen i NIBOR som vist ovenfor. Dette kan forklares med at Autolease foretar sin rentejustering basert på NIBOR på en bestemt dato, i dette tilfellet 29. september 2008, mens renteoversikten i figuren over legger til grunn en månedlig gjennomsnittssats for 3 måneders NIBOR. I månedsskiftet september - oktober lå denne renten på et svært høyt nivå mellom 7,6 % og 7,9 % - noe som altså har gitt seg utslag i en kraftig økning i leasingutgiftene for den aktuelle tremånedersperioden. 3.6.2 Estimerte leasingutgifter for perioden 1. januar 2009 til 30. juni 2010 Et anslag på framtidige leasingutgifter må bygge på estimerte rentestørrelser. Det å forutse hvordan rentenivået vil utvikle seg, er svært vanskelig, og ekstra komplisert på grunn av uroen på finansmarkedet. Det antas fra profesjonelt hold, herunder Norges bank, at renten vil komme til å synke, men hvor fort det skjer og hvor langt ned renten kommer, er det delte oppfatninger om. Estimatet på framtidige leasingutgifter er derfor utarbeidet ut fra to ulike forutsetninger om nivået på pengemarkedsrenten: 1. Gjennomsnittlig rente i 2009 6,5 % og i 2010 6 % (renteforutsetninger lagt til grunn i Gjesdal kommunes økonomiplan 2009-2011) 2. Gjennomsnittlig rente i 2009 5,5 % og i 2010 3,7 % (Statistisk sentralbyrås prognose for nivået på pengemarkedsrenten) Estimerte leasingutgifter for de to årene blir slik for de ulike alternativene (det er tatt hensyn til en rentemargin på 0,65 % slik det er forutsatt i avtalen med Autolease) 5 : Alle beløp er angitt i nærmeste hele 1 000 Alternativ 1 Alternativ 2 2009 (12 terminer) 553 000 521 000 2010 (6 terminer) 288 000 265 000 I alt (18 terminer) 841 000 786 000 5 Estimatet er gjort i 2008-kroner. Leasing av biler - 14 - Gjesdal kommune

Dette innebærer at de totale leasingutgiftene for hele avtaleperioden, det vil si fra 01.07.2007 til 30.06.2010, vil bli ca kr 1 660 000 under alternativ 1, mens de vil bli ca kr 1 605 000 under alternativ 2. 3.7 Alternativet kjøp av biler Det naturlige alternativet til å lease bilene, er å kjøpe dem. Det er imidlertid svært vanskelig å måle de to alternativene mot hverandre på en måte som yter begge rettferdighet. Leasingavtalene omfatter en rekke tjenester som kommer i tillegg til det rent finansielle, og som innebærer en administrativ besparelse for kommunen. I beregningene i punkt 3.6 ovenfor er dette tatt hensyn til ved at vederlaget for slike tilleggtjenester er tatt ut, slik at det som benevnes leasingutgift kun omfatter den finansielle delen av leiebeløpet. I utgangspunktet skal disse utgiftene dermed være sammenlignbare med andre finansieringsformer. Leasingavtalene inngås for en periode på 36 måneder, altså tre år. Dersom kommunen skulle ha kjøpt bilene, ville tidsperpektivet ha vært et helt annet. Regnskapsmessig ville de blitt avskrevet over en periode på fem år. Det innebærer at kommunen tar utgangspunkt i at bilene har en økonomisk levetid på fem år, noe som ikke utelukker at bilene har en realøkonomisk verdi etter dette tidspunktet. Det er tvert imot svært sannsynlig at kommunen ville ha beholdt bilene atskillig lenger enn tre år før de ble skiftet ut. Det vises i den forbindelse til kommunens tekniske tjenesteområde, som har biler som er opp mot ti år gamle. For det andre ville ikke kjøpet av bilene blitt finansiert med et eget billån. Anskaffelse av bilene ville ha inngått som en del av årets investeringer og blitt finansiert gjennom kommunens ordinære låneportefølje, med en normal avdragstid på 25 år. I eksemplet nedenfor er det tatt utgangspunkt i et lån med 25 års løpetid, og som avdras med like beløp hvert år. Det forutsettes at bilene anskaffes for det samme beløpet som leasingselskapet betalte, og at kjøpet fullfinansieres med lån. Oppstillingen viser summen av renter og avdrag for de første tre årene, som tilsvarer leasingperioden. Rentene beregnes ut fra gjennomsnittlig lån per år. For perioden 1. juli 2007 til 31.12.2008 benyttes kommunens gjennomsnittlige lånerente, henholdsvis 4,7 % i 2007 og 6,4 % i 2008. For den resterende delen av perioden legges de samme renteforutsetningene til grunn som ble benyttet i beregningene i punkt 3.6 ovenfor. Leasing av biler - 15 - Gjesdal kommune

Alle beløp er angitt i nærmeste hele kr 1 000 Alternativ 1 Alternativ 2 2007 (6 måneder) 154 000 154 000 2008 (12 måneder) 362 000 362 000 2009 (12 måneder) 356 000 324 000 2010 (6 måneder) 159 000 130 000 I alt (36 måneder) 1 031 000 970 000 Kontantstrømmer som følge av en leasingavtale som strekker seg over tre år må nødvendigvis avvike sterkt fra de kontantstrømmene et lån som tilbakebetales over 25 år medfører. Når premissene er så forskjellige, er en slik sammenligning lite relevant som grunnlag for å ta økonomiske beslutninger. Den andre ytterligheten er å tenke seg at bilene kjøpes og lånefinansieres med den samme tidshorisonten som leasingavtalene bygger på, altså tre år. Oversikten nedenfor viser hvilke kontantstrømmer dette ville ha medført for kommunen. Beregningene tar utgangspunkt i de samme anskaffelses- og salgsverdiene som Autolease legger til grunn for sin beregning av leasingutgifter, og forutsetter at salgsvederlaget for bilene i sin helhet benyttes til å nedbetale restlånet per 30. juni 2010. Renteforutsetningene er de samme som i tabellen ovenfor. Alle beløp er angitt i nærmeste hele kr 1 000 2007 ( 6 måneder) 2008 (12 måneder) 2009 (12 måneder) 2010 (6 måneder) I alt (36 måneder) Alternativ 1 672 000 1 341 000 1 267 000-1 534 000 1 746 000 Alternativ 2 672 000 1 341 000 1 255 000-1 537 000 1 731 000 I et slikt tidsperspektiv blir lånefinansiering faktisk noe mer kostbart enn leasingalternativet. Dette kan virke overraskende, ettersom leasingselskapet også skal tjene på avtalen. Årsaken er å finne i merverdiavgiftsbestemmelsene. Leasingselskapet får, i motsetning til kommunen, fradrag for merverdiavgift ved kjøp av personbiler. Deretter blir utgående merverdiavgift tillagt de månedlige terminbeløpene. Under leasingalternativet betaler dermed kommunen merverdiavgiften på tre års leiebeløp, mens den ved et eventuelt kjøp måtte ha betalt 25 % merverdiavgift av hele kjøpesummen. Merverdiavgift ved kjøp av varebiler er fradragsberettiget for både leasingselskapet og kommunen, og skaper dermed ingen slike skjevheter. Det gjøres oppmerksom på at begge disse eksemplene 6 legger til grunn at kommunen ville ha kunnet oppnå nøyaktig de samme rabatter ved kjøp av biler som Autolease har gjort, noe som representerer ytterligere et usikkerhetsmoment. 3.8 Alternativet bruk av privatbiler 3.8.1 Økonomiske og skattemessige konsekvenser Ansattes bruk av egne, private biler i yrket er et annet mulig alternativ til å lease biler. De ansatte ville i så fall måtte få en godtgjørelse for at de stiller bilen til disposisjon. Den vanligste formen er kilometerbasert godtgjørelse. Dersom godtgjørelsen er innenfor statens satser, for tiden kr 3,50 per km, regnes dette som en utgiftsgodtgjørelse som ikke er skattepliktig for mottakeren (skatteloven 5-11). Dersom antall kjørte kilometer overstiger 9 000 per år, godt- 6 Beregningene i begge eksemplene er i 2008-kroner Leasing av biler - 16 - Gjesdal kommune

gjøres det overskytende med en lavere sats: kr 2, 90 per km. Satsene ble endret per 1. mai 2008, tidligere var de henholdsvis kr 3,00 og kr 2,40 per km. Arbeidstaker må dokumentere kjørte kilometer med en kjørebok eller lignende. Kjøring til og fra jobb defineres ikke som yrkeskjøring og omfattes derfor ikke av utgiftsgodtgjørelser. Det er fullt mulig for en arbeidsgiver og en ansatt å avtale at godtgjørelsen skal overstige disse satsene, for eksempel ved at det i tillegg gis en fast årlig bilgodtgjørelse. Denne delen blir i så fall innberettet som lønn og skattlagt med den marginalskatten den enkelte har, men vil ikke inngå i grunnlaget for beregning av feriepenger. De nevnte satsene er ment å skulle dekke samtlige utgifter til bilhold som følge av yrkeskjøring. Det betyr for eksempel at dersom en privatbil skulle bli påført en skade som følge av yrkeskjøringen, er det eieren altså den ansatte som skal dekke dette. Det er ingen ting i veien for at kommunen og den ansatte eventuelt kan avtale at arbeidsgiver dekker slike skader, men det utbetalte beløpet blir i så fall å innberette som lønn. Det samme gjelder fartsbøter og parkeringsbøter. Arbeidsgivers dekning av parkeringsgebyrer som følge av manglende eller for lite betaling, regnes imidlertid som utgiftsgodtgjørelse og blir ikke beskattet. 3.8.2 Andre faktorer Samtlige ansatte som har vært intervjuet i forbindelse med denne kartleggingen, stiller seg uten unntak fullstendig avvisende til en ordning der det forutsettes at de benytter egen bil til yrkeskjøring. Begrunnelsene er flere: Bilene utsettes for stor slitasje, som ikke står i forhold til utgiftsgodtgjørelsen. Det kan ofte bli mye småkjøring og dermed høyt drivstofforbruk. Det er risiko for skader. Bruk av egen bil i yrkeskjøring betinger at en familie disponerer to biler. Krav om bruk av privatbil kan medføre at det blir vanskeligere å rekruttere nye medarbeidere. Holdningen til bruk av privatbiler synes å være uavhengig av om en er leder eller medarbeider, eller hvilket tjenesteområde vedkommende arbeider på. Den eneste tjenesten som benytter privatbiler i en viss utstrekning, er helsestasjonen. De ansatte er ikke tilfredse med dette, men ser seg tvunget til det siden behovet for transport er større enn den ene bilen kan dekke. Det er stor slitasje på bilene, og de må ofte parkeres på steder hvor de kan være utsatt for skader, for eksempel i nærheten av en ballplass eller sykkelparkering på en skole. Leasing av biler - 17 - Gjesdal kommune

4 Revisjonens vurderinger og anbefalinger 4.1 Leasing versus kjøp med lånefinansiering Når valget står mellom å lease en gjenstand og å kjøpe den, vil en ønske å vite hva som er den gunstigste ordningen. Det er imidlertid ikke mulig å si at det ene alternativet alltid er bedre enn det andre, da svaret vil være situasjonsavhengig. Det dreier seg om to ulike finansieringsmåter, som begge har sine fordeler og ulemper. Som nevnt tidligere, kan forskjellen enkelt illustreres ved å si at mens leasing finansierer bruk av en gjenstand, vil et lån finansiere anskaffelsen av den. Ved kjøp av en gjenstand, får en eiendomsretten til den og kan fritt disponere over den i hele levetiden. Det innebærer at en kan velge å sitte med gjenstanden til den må utrangeres, eller en kan selge den på et hvilket som helst tidspunkt. Det vil imidlertid alltid være en risiko knyttet til gjenstandens økonomiske levetid og hvilken verdi den vil ha ved et eventuelt salg. Et kjøp vil dessuten legge beslag på kapital, enten kjøpet finansieres med lån eller egenkapital, og redusere muligheten for å investere i andre og mer lønnsomme prosjekter. Ved leasing fås en tidsbegrenset bruksrett til gjenstanden. Utgiftene er i hovedsak kjente, selv om renteutviklingen kan være et uforutsigbart element. Ved ikke å binde kapital, oppnås en økonomisk fleksibilitet. Utgiftene periodiseres dessuten jevnt over avtaleperioden, noe som kan være en likviditetsmessig fordel. Det er en viss risiko forbundet med takseringen av eventuelle skader eller unormal slitasje 7 ved tilbakelevering av gjenstanden. Samtidig får leietaker ingen fordel av om verdien av gjenstanden skulle overstige den estimerte restverdien, det overskytende vil uansett ikke tilfalle leietaker. I Gjesdal kommunes tilfelle er betingelsene ved de respektive finansieringsformene så ulike at det ikke gir grunnlag for en sammenligning på rent økonomisk grunnlag. Det er i tillegg et usikkerhetsmoment knyttet til om kommunen hadde fått de samme kjøpsbetingelser som leasingselskapet. Hadde kommunen valgt å kjøpe bilene og finansiere dem med et lån som ble nedbetalt over 25 år, ville de årlige finansieringsutgiftene vært lavere enn leasingutgiftene. Bilene kunne beholdes så lenge kommunen fant det formålstjenlig, hvoretter de kunne selges og innbringe et større eller mindre salgsvederlag. Samtidig ville kommunen ha bundet opp kapital i bilparken, noe som ikke nødvendigvis ville vært heldig dagens økonomiske situasjon tatt i betraktning. Det er også sannsynlig at kommunen ville ha brukt mer ressurser på å administrere bilene enn tilfellet er i dag. Dette er en utgift for kommunen som er vanskelig målbar, men som ikke desto mindre må tas hensyn til. Leasing av biler gir mer økonomisk fleksibilitet, men dette koster. Utgiften må måles mot den likviditetsmessige fordelen og mulige innsparinger av ressurser som følge av at leasingselskapet håndterer deler av biladministrasjonen. De utgifter kommunen vil få som følge av skader og unormal slitasje ved tilbakelevering av bilene, er en usikkerhetsfaktor som også må tas med i vurderingen. Dessuten belaster leasingutgiftene driftsregnskapet, mens en finansiering av et eventuelt kjøp ville ha gått over investeringsregnskapet. Hadde kommunen valgt å kjøpe bilene i stedet for å lease dem, ville det med andre ord skapt et større rom i driftsbudsjettet for utgifter til andre formål, for eksempel innen omsorg, opplæring, sosial- eller barnevernstjenester. 7 Se punkt 3.5.2 Leasing av biler - 18 - Gjesdal kommune

Det kan i tillegg være et sikkerhetsaspekt forbundet med valget mellom disse to alternativene: Ved leasing har kommunen til enhver tid relativt nye biler til disposisjon, og det betyr biler som har det nyeste når det gjelder sikkerhetsutstyr. Dersom kommunen hadde eid bilene selv, ville det ikke vært økonomisk lønnsomt å skifte dem ut hvert tredje år. Det tilsier at bilparken trolig ville hatt en langt høyere gjennomsnittsalder og et tilsvarende lavere sikkerhetsnivå. Dette kan være et moment en arbeidsgiver ønsker å ta med i vurderingen av hvilken bil som tilbys de ansatte. Alle disse faktorene må veies mot hverandre, og hvilken finansieringsform som er den mest fordelaktige, er avhengig av hvilke av de ovennevnte forholdene som veier tyngst for kommunen. Rogaland Revisjon IKS kan derfor ikke gi noen anbefaling på dette punktet. 4.2 Leasing versus bruk av privatbiler Ansattes bruk av egne biler i yrkesskjøring innebærer ingen økonomisk risiko for kommunen. Utgiftene er kjente og bare avhengig av antall kjørte kilometer. Hvorvidt dette er lønnsomt sammenlignet med det å lease bilene, er avhengig av det totale antall kilometer som kjøres i løpet av et år. Jo flere kilometer bilene blir kjørt, desto rimeligere blir leasingalternativet, forutsatt at den avtalte maksimumsgrensen overholdes. I denne sammenligningen legges de totale bilutgiftene til grunn, det vil si både leasingutgiften og tilleggsytelsene. Beregningene tyder på at dersom den årlige kjørelengde for bilene totalt sett overstiger 246 000 km, vil det lønne seg å lease dem. Dette vil si ca 13 670 km i gjennomsnitt for hver bil. Med utgangspunkt i at den stipulerte kjørelengden per bil per år i henhold til avtalene er 20 000 km (15 000 km for en bil), framstår leasing som et lønnsomt alternativ. Det gjøres oppmerksom på at denne grensen ikke kan fastsettes helt nøyaktig, da utgiftene ifølge bilregnskapene som nevnt kan være usikre og dessuten ikke omfatter eventuelle reparasjoner som følge av skader., ser det ut til at dersom den årlige Bilregnskapene viser imidlertid stor innbyrdes variasjon når det gjelder bilenes kjørelengde, og det er ikke nødvendigvis det gunstigste å lease alle bilene. Ser en på tjenesteområdet omsorg, vil leasing utvilsomt være det mest lønnsomme når det gjelder hjemmetjenesten. Ved en jevnere bruk av bilene, vil en muligens med unntak av Suzukien oppnå en utgift per kilometer for samtlige biler som ligger betydelig lavere enn godtgjørelse etter den statlige satsen på kr 3,50 per km. Leasingalternativet framstår derimot ikke som svært lønnsomt for de bilene som er tilknyttet omsorgsboligene, og da særlig ikke Fiskebekkboligens bil, som blir kjørt relativt lite. Når det gjelder tjenesteområde ressurs, er bilbruken betydelig mindre enn innenfor omsorg. Også her er det innbyrdes store forskjeller, men med utgifter som varierer fra kr 3,74 til kr 6,47 per km, kan det synes som bruk av privatbiler økonomisk hadde vært mest fordelaktig. Tallmaterialet gir ikke grunnlag for å trekke helt klare konklusjoner. For det første er som nevnt dataene som er hentet fra bilregnskapene beheftet med en viss usikkerhet, og utgifter som følge av eventuelle skader er ikke medregnet i kilometerutgiften. For det andre er avtalen med Autolease bygget på en forutsetning om at det skal leases et visst antall biler over en viss periode. Dersom kommunen skulle velge en bilordning som besto av en kombinasjon av leasede og private biler, er det ikke gitt at de samme betingelser ville blitt oppnådd. Det er Rogaland Revisjon IKS` oppfatning at det også må tas hensyn til ikke-økonomiske faktorer. Motviljen mot å bruke privatbiler hos de intervjuede var massiv, og argumentene mot var mange. Brukerne så høyt drivstofforbruk, slitasje og risiko for skader som de største Leasing av biler - 19 - Gjesdal kommune