Dato: 11. juni 2014 KFVANN 23/14. Styret for Bergen Vann KF. Anskaffelse av TV-bil BV Hva saken gjelder:

Transkript

1 Dato: 11. juni 2014 KFVANN 23/14 Styret for Bergen Vann KF Anskaffelse av TV-bil JOTA BV Hva saken gjelder: Bergen Vann KF (BV) disponerer i dag to biler med TV-utstyr for rørinspeksjon av avløpsnettet, begge bilene er i daglig drift. Behovet for rørinspeksjonstjenester i Bergen kommune dekkes ved hjelp av bilene til Bergen Vann samt innkjøpte tjenester fra det private marked. BV sine biler er 10 og 4 år gamle. For den eldste bilen er utgifter til drift og reparasjoner begynt å bli høye. Bilen kan likevel benyttes i en kortere periode fram til det oppstår behov for en større reparasjon. Det er likevel på tide å starte prosessen med å erstatte denne bilen. Produksjon i egen regi med ny bil i forhold til kjøp av tjenester Behovet for slike tjenester er stort og eget utstyr vil kunne utnyttes 100 %, i tillegg vil det være behov for å kjøpe tjenester av et visst omfang også fra det private markedet. Basert på rene økonomiske betraktninger vil det derfor være lønnsomt for Bergen kommune og VAetaten at rørinspeksjon utføres som egenproduksjon og at den enheten som nå må fases ut på grunn av alder blir erstattet. Det er vurdert lønnsomheten av å anskaffe egen bil i forhold til kjøp av disse tjenestene på det private markedet. Vi finner da at produksjon i egen regi med egen bil er det mest lønnsomme, både for Bergen kommune og BV isolert sett. Viser her til «Pris per meter rør filmet» i tabell 1 i saksutredningen, denne viser en årlig besparelse på ca 0,9 mill ved produksjon i egen regi. Alternative modeller for anskaffelse Det er vurdert ulike alternative modeller for anskaffelse av en ny bil til formålet. Alt. 1 Kjøp av bil og utstyr Alt. 2 Lease bil i 7 år, kjøpe utstyret Alt. 3 Lease både bil og utstyr i 7 år og deretter eie utstyret etter leasingperioden Vi viser til tabell 2 i saksutredningen som viser at kostnadene blir lavest ved alternativ 3 (lease både bil og utstyr). BV vurderer derfor situasjonen slik at det er mest ønskelig å velge alt. 3, for deretter å inngå en ny leasingavtale for bilen og installere utstyret vi da eier i denne. 1

2 Fordelen ved leasing er at krav til startkapital er lavere og en får større forutsigbarhet over årlige utgifter til drift og vedlikehold. Dessuten er prosessen knyttet til anskaffelsen enklere. Forslag til vedtak: Styret vedtar å anskaffe ny bil med utstyr for rørinspeksjon på avløpsnettet. Anskaffelsen forutsettes gjennomført ved leasing. Jostein Tarlebø økonomisjef 2

3 Saksutredning: Status Bergen Vann KF (BV) disponerer i dag to biler med TV-utstyr for rørinspeksjon av avløpsnettet. Begge bilene er i daglig drift. Behovet for rørinspeksjonstjenester er større en det som dekkes ved hjelp av bilene til BV. Resten av behovet dekkes inn via bruk av rammeavtale som VA-etaten har inngått med privat firma. Denne avtalen brukes også av BV ved behov. Rehabilitering av ledningsnett er for eksempel en prioritert oppgave. Behovet for rørinspeksjon er for en del knyttet til dette. Den ene bilen til Bergen Vann er 4 år gammel. Den andre er 10 år gammel og utgifter til drift og reparasjoner begynner å bli høye. Bilen kan likevel benyttes i en periode fram til det oppstår behov for en større reparasjon. Det er likevel på tide å starte prosessen med å erstatte denne bilen. Kjøretøyet er ikke en «bil» i ordinær forstand, men kan snarere kalles et «spesialutstyr». Bilen står stille under utførelsen av oppdrag og brukes til transport av utstyret fra oppdrag til oppdrag. En avskrivningstid på 10 år er derfor naturlig for en slik bil med utstyr. Det skyldes at årlig kjørelengde er lavere enn for vanlige kommunale biler. Kommunalt regelverk er basert på gjennomsnittlig årlig kjørelengde og krever at biler normalt skiftes hvert 3 år. Vi har fått mulighet til å skifte våre tjenestebiler, som har kostbart utstyr og innredning, hvert 5 år. Det kjøretøyet vi nå snakker har vi fått tilbud om å kunne lease over en periode på 7 år grunnet kostbar innredning og lav kjørelengde. Utstyret til BV er dimensjonert for rørdimensjoner som finnes på offentlig nett. Det er dimensjoner fra 250 mm diameter og oppover. Kameratraktor og TV utstyr for øvrig er tilpasset slike dimensjoner. De private leverandørene har for det meste utstyr for mindre rørdimensjoner, for eksempel stikkledninger og ledninger inne i hus. Det skyldes at oppdragsgivere i det private markedet etterspør slikt utstyr. Det kan være gårdeiere, borettslag, forsikringsselskap etc. Utstyr for mindre dimensjoner kan selvfølgelig også brukes i større rør, men resultatet blir ofte lite tilfredsstillende. Etter hvert har midlertid også private aktører anskaffet utstyr dimensjonert for offentlig ledninger. Sammenligning av produksjon i egen regi med en ny bil i forhold til å kjøpe tjenesten Statistikk over total produksjon med to biler og 4 mann i 2013 viser at det ble produsert totalt timer hvorav timer etter oppdrag for VA-etaten. Det ble da filmet ca meter. Første tertial i 2014 ble det filmet ca meter. En årlig produksjon på meter pr år regnes derfor å være sannsynlig. En ny bil bemannet med 2 personer vil derfor kunne antas å ha en årsproduksjon på minst meter. Priser som er innhentet fra privat marked (en eksisterende rammeavtale) sammenlignet med kalkyler over produksjon i egen regi. Alt Timepris bil Timepris bil med 2 mann Pris pr meter rør filmet Egenregi Privat regi Tabell 1 3

4 Alternative modeller for anskaffelse av ny bil med utstyr Kalkylepriser er innhentet fra leverandør. Pris for utstyr i henhold til spesifikasjon er kr I tillegg kommer prisen for installering og innredning av bil på kr Pris på bil inklusive nødvendig utstyr for bruk som tjenestebil etc. er kr Total kalkylepris for utstyr og bil i henhold til spesifikasjon blir da totalt ca kr 2,1 mill. Anskaffelse basert på konkurranse i henhold til regelverket kan resultere i noe lavere priser. Alternative måter å anskaffe en ny bil med nytt rørinspeksjonsutstyr. 1. Kjøpe bil og kjøpe utstyr bil og utstyr avskrives på 10 år. 2. Lease bil og kjøpe utstyr når leasingavtalen på bilen går ut etter 7 år må ny bil leases og utstyret må installeres i den nye bilen. 3. Lease bil og lease utstyr da er utstyret nedbetalt etter leasingperiodens utløp om 7 år. En kan da installere eget utstyr i en ny bil som blir leaset for en ny periode på 7 år. Alternativene er vurdert i forhold til hverandre ved å stipulere utgifter for en periode på 10 år (avskrivningsperioden). Totalkostnad 10 år Alt 1 Alt 2 Alt 3 Anskaffelse bil Anskaffelse utstyr Innredning og montering Restverdi Driftskostnader Finanskostnader Totalt Tabell 2 Anbefaling Behovet er stort og eget utstyr vil kunne utnyttes 100 % mens det i tillegg er behov for å kjøpe tjenester i et visst omfang fra det private marked. Prisene i det private marked er vanskelige å sammenligne direkte med egenproduksjon fordi en rekke tillegg kommer på. For eksempel ulike gebyrer pr. oppdrag eller pr. utkalling. Gebyrer som varierer i forhold til tidspunkt på døgnet og i forhold til om det er enkeltoppdrag eller en større samling av oppdrag i et område. Dessuten operer private ofte bare med en person i bilen og forutsetter at oppdragsgiver stiller med ekstra person til assistanse. Reelle timepriser for private tjenester kan derfor i realiteten være noe høyere enn det som er oppgitt her. På den annen side har muligens private aktører noe større effektivitet i form av flere arbeidstimer pr. dag. Men dette er basert på antagelser. Ved sammenligningen har en valgt å se bort fra dette og baserer sammenligningen kun på oppgitt timepris med to personer pr bil. Ut fra slike økonomiske betraktninger synes det da å være lønnsomt for Bergen kommune og VA-etaten at rørinspeksjon for en del kan utføres som egenproduksjon og at utstyr som nå må fases ut på grunn av alder nå blir fornyet. Av praktiske årsaker bør det nye utstyret kunne brukes sammen med det utstyret vi har i dag. Å kunne bruke deler av eksisterende og nytt TVutstyr om hverandre vil øke driftstiden på bilen når noe av utstyret må til reparasjon. Det finnes en rekke argumenter i tillegg til de økonomiske for hvorfor det er hensiktsmessig å ha en andel egenproduksjon på området. Det gjelder både å ha et korrektiv til priser i 4

5 markedet, ha rask tilgang til eget utstyr i en krisesituasjon samt å ha tilgang til folk med spesiell erfaring og lokal kompetanse der forholdene er særlig vanskelige. Det er ikke gått nærmere inn på disse argumentene her. 5