Handlingsplan for innkjøp og logistikk 2014 MÅL 1.0 TILTAK BESKRIVELSE HSØ: Helseforetaket må etablere egne anskaffelsesplaner 1.1 Planlegging prioritering og gjennomføring av anskaffelser ANSKAFFELSER OG AVTALEDEKNING Utarbeide en helhetlig anskaffelsesplan etter samme kategoristruktur som Helse Sør Øst. Denne skal kvalitetssikres opp mot regional og nasjonal plan slik at disse utfyller hverandre på best mulig måte og sørger for god avtaledekning i foretaket. Plan skal omfatte rammeavtaler og driftsavtaler. Anskaffelser basert på vedtatte investeringer i SI og anskaffelser basert på utstyrshavarier håndteres gjennom etablert investeringsråd. HSØ Styringsmål: Helseforetaket skal oppnå 80 % bruk av avtaler. 1.2 Regionale innkjøpsprosjekter SI skal følge opp mål i Helse Sør Øst med hensyn til samordning og gjennomføring av større SI skal ha løpende fokus på å utnevne fagutvalgsrepresentanter til deltagelse i planlagte anskaffelser etter føringer fra HSØ. Dette innebærer at SI skal tilrettelegge for samordning av rammeavtaler innen områder der det er fattet vedtak om felles innkjøpsstrategi. Innkjøpsavdelingen melder inn anskaffelsesplan til regional nettverksgruppe (FIL) i HSØ. SI skal følge opp forespørsler fra Helse Sør Øst med hensyn til deltagelse og tilslutning til nasjonale SI vil foreta risiko- og konsekvensvurdering mht. krav til standardisering, faglig kvalitet, lokale tilpasninger og egnethet før man slutter seg til nasjonale innkjøpsprosjekter. 1.3 Nasjonale innkjøpsprosjekter Dette innebærer at SI skal tilrettelegge for samordning av rammeavtaler innen områder der det er fattet vedtak om felles innkjøpsstrategi. SI vil bidra aktivt til å prioritere innkjøpsområder som er egnet for nasjonal samordning gjennom aktivt nettverkssamarbeid, herunder fellesmøter i regional innkjøpsgruppe (FIL), legemiddelsamarbeidet LIS og den nasjonale innkjøpsorganisasjon, HINAS. SI skal etablere felles 1.4 Kontroll og oppfølging av styringsmål Det skal gjennomføres årlig kontroll av utbetalinger over kroner kr 500.000,- eks mva opp mot foretakets avtaleportefølje. Side 1
kategoristruktur med Sykehuspartner (SP) og flere andre Helseforetak etter anbefalinger fra HSØ. 1.5 Kategoristruktur og avtaleforvaltning HSØ sin kategoristruktur er etablert. Tiltaket for inneværende år vil ha fokus på å etablere en tydeligere ansvar og rollefordeling som skal bedre samordning med regionalt og nasjonalt innkjøpsnivå. Iverksettelse av tiltak som tydeliggjør rolle- og ansvarsforholdet mellom ulike forvaltningsnivåer når det gjelder avtaleimplementering, informasjon/opplæring, avtaleforvaltning og leverandøroppfølging. MÅL 2.0 TILTAK BESKRIVELSE BRUK AV ELEKTRONISKE BESTILLINGSLØSNINGER 2.1 Oppgradere innkjøpssystemet Oppgradere innkjøpssystemet for derigjennom å legge bedre til rette for nye anvendelsesområder. Nye versjoner av vårt innkjøpsystem, Visma Enterprise, inneholder funksjonalitet som vil hjelpe oss å nå flere av våre målsettinger. Da flere helseforetak bruker samme system, planlegges et felles oppgraderingsprosjekt i løpet av 2014. Dette gjelder Sykehuset Innlandet, Vestre Viken og Telemark. Helseforetaket skal oppnå 70 % bruk av innkjøpssystem. Helseforetaket skal oppnå 90 % bruk av elektronisk produktkatalog. 2.2 Bruk av elektroniske produktkataloger Tilrettelegge for bedre utnyttelse av foretakets innkjøpssystem og kjøp av artikler gjennom bruk av varekataloger Aktivt arbeid med å tilrettelegge alle lokale, regionale og nasjonale avtaler med artikkelregister som dekkende for avtalt sortiment. Løpende oppfølging av fritekstbestillinger i foretaket. Disse skal ikke utgjøre mer enn 10 % av alle forbruksvarekjøp. Avdekke manglende bruk av avtaleartikler og iverksette tiltak mot brukere som trenger opplæring eller bistand. Legge til rette for kategoribaserte innkjøp som omfatter småkjøp som kjennetegnes med små enkeltbeløp men store volum. Eksempelvis blomster, gavekort osv. 2.3 Utvikling av e- handelsplattformen Effektivisering og bruk av mobile plattformer. Tilpasse innkjøpssystemet slik at ansvarlige bestillere kan benytte smarttelefoner for å godkjenne bestillinger og utbetalinger. Tiltaket omfatter tilpasset integrasjon mellom Visma / Basware og mobile plattformer (smart telefoner). Side 2
MÅL 3.0 TILTAK BESKRIVELSE LOGISTIKK OG FORSYNING Omsetningsmål HSØ: 65 MNOK i kjøp fra felles forsyningssenter 3.1 3.2 Økt bruk av Forsyningssenteret Aktiv forsyning skal rulles ut så langt det er hensiktsmessig Delta i prosjekt for evaluering og forbedring av HSØ sitt konsept for felles forsyningssenter (FS). Tiltak for å forbedre logistikk og forsyningsstrukturen skal implementeres i foretaket. Mål om økt volum gjennom felles forsyningssenter. SI vil jobbe aktivt for å utvide sortiment på FS slik at SI kan nå vårt mål om MNOK 65 i omsetning i 2014. Aktiv forsyning innebærer at forsyningsavdelingen etterfyller forbruksmateriellet automatisk, uten av sykehusavdelingene selv må bestille eller håndtere materiellet. Tiltaket omfatter å øke dagens servicenivå ytterligere ved å øke andelen aktiv forsyning. Dette hovedsakelig for å frigjøre tid til mer pasientbehandling. Økonomi og besparelser 3.3 Verdi lagerbeholdning Kapitalbinding: Tiltak for reduksjon av lagerbeholdning er iverksatt for 2013 og skal videreføres i 2014. Mål må balanseres mot brukerbehov og forsyningssikkerhet (beredskap). Side 3
MÅL 4.0 TILTAK BESKRIVELSE INFORMASJON OG OPPLÆRING Etterlevelse av lover og forskrifter om offentlige 4.1 4.2 Informasjon / kommunikasjon til ledere, bestillere, attestanter og anvisere Opplæring av ledere, bestillere, attestanter og anvisere Informasjonsbehovet i en stor organisasjon med en omfattende delegering av fullmakter fordelt på mange lokasjoner er krevende å imøtekomme. Våre intranettsider vil tilrettelegges med mer målrettet informasjon som gjør det enklere å bruke avtaler riktig. Dette omfatter: Utfyllende informasjon om ulike kategorier, avtalegrupper med nøkkelopplysninger beregnet på brukere og bestillere. Relevant informasjon om alle fellesavtaler skal ligge på intranett: Divisjonsledelse og avdelingsledelse skal tilbys opplæring i gjeldende regelverk, innkjøpsrutiner og systemer, herunder: Fullmaktsdirektivet Rutiner om innkjøp og anskaffelser Prosedyrer og regelverk Etiske retningslinjer og miljø Kunnskap om prosedyrer og krav tilknyttet økonomiske fullmakter 4.3 Forvaltning av økonomiske fullmakter Alle med innkjøps- og anvisningsfullmakt skal tilbys opplæring i praktisk bruk av bestillingsverktøy. Forenkling av prosess med økonomiske fullmakter. Tiltak for å etablere elektronisk prosessverktøy for søknad, godkjenning og tildeling av økonomiske fullmakter. Årlig gjennomgang av tildelte fullmakter. Innkjøpsavdelingen skal aktivt bidra til vurdering og utvikling av en optimal fullmaktsstruktur. Gjennomføringen er avhengig av at vi får nok IKT ressurser til å gjennomføre tiltaket. Side 4
MÅL 5.0 TILTAK BESKRIVELSE INTERNKONTROLL OG RAPPORTERING Etterlevelse av direktiv for økonomiske fullmakter. 5,1 Intern revisjon: Etterlevelse av direktiv for økonomiske fullmakter Stikkprøvekontroll av utplukk utbetalinger (fakturaer) fra regnskapssystem: bruk av elektronisk bestillingsverktøy tilbudsinnhenting - protokollføring /dokumentasjon / arkivering lojalitet til avtaler fullmakt knytning av faktura til avtale/bestilling ved utbetaling i Basware Etterlevelse av lov og forskrifter om offentlige 5.2 Intern revisjon: Dokumentrevisjon miljøkrav ved anskaffelser i SI. Resultatet gjennomgås med divisjonsledelsen. Avvik og forbedringer behandles i avvikssystemet. Prosedyrer og rutiner vil gjennomgås mht. krav for å støtte opp om foretakets miljø- og klimamål. Dokumentrevisjon av miljøhensyn og bruk av miljøkrav i konkurransegrunnlag, kontraktsvilkår og prosedyrer. 5.3 Rapportering i SI og oppfølging Tertialvis rapportering til divisjonsledelsen på innkjøpmål, status og tiltak. Rapporter per divisjon med: Utbetalinger på utvalgte avtaleområder Vurderinger og anbefalinger. Oppfølgingsmøter Rapportering og oppfølging 5.4 Rapportering til styret og eier (HSØ) Tertialvis rapportering til HSØ på følgende styringsmål og nøkkel: Bruk av avtaler Bruk av innkjøpssystem Bruk av elektroniske produktkataloger Omsetning og andel av lagerkjøp fra HSØ Forsyningssenter Årlig statusrapport med revidert handlingsplan. Side 5
MÅL 6.0 TILTAK BESKRIVELSE Kompetanse- og lederutvikling 6.1 Faglig utvikling av innkjøpere med ansvar for å forestå offentlige anskaffelser og kontraktsinngåelser UTVIKLING AV INNKJØP- OG LOGISTIKKORGANISASJON Kompetanseutvikling innen utvalgte temaer og fastsatte utviklingsområder. Kurs og kompetansebygging som støtter opp om langsiktige mål i HSØ. Relevante temaer som vil bli behandlet: Opplæring i bruk av miljøkrav ved offentlige Opplæring i bruk av e-handelssystemet og felles grunnlagsdata som skal sikre en bedre avtaleoppfølging i foretaket. Annen relevant opplæring i offentlige anskaffelser Utvikling av bransjekompetanse, kunnskap om leverandørmarkeder iht. definerte kategorier i HSØ. Intern opplæring av eget personell for å utnytte mulighetene i e-handels- og innkjøpssystemet for å optimalisere driften av vareforsyningen. Forankring av styringsmål, kvalitet og økonomi 6.2 Lederavtaler med fokus på roller, mål, kvalitet og samhandling. Gjennomføring av ledersamtaler med innkjøps- og logistikkansvar skal ha fokus på styringsmål, tiltak og resultater for den enkelte divisjon i SI. Herunder: Klargjøring av roller og ansvar ovenfor den enkelte divisjon Mål og nøkkeltall Avtaleimplementering Kategoriutvikling og brukermedvirkning Effektivisering og gevinstrealisering 6.3 Effektivisering av innkjøp og intern forsyning Prosjekt for å bedre rutiner ved avtaleimplementering i den hensikt å gjøre bestillingsarbeid, varemottak og fakturabehandling mer effektivt og enklere for klinisk personell. Prosjektet startet opp i 2013 og videreføres i 2014. Målsettingen vil være økt andel aktiv forsyning, bedre avtalelojalitet, mindre sortiment og reduksjon i antall bestillinger og fakturaer. Standardisering og kvalitet 6.4 6.5 Standardisering av krav til utstyrsanskaffelser Standardisering og bruk av miljøkrav i anskaffelser For å sikre mer ensartede krav til medisinteknisk utstyr vil det bli iverksatt et prosjekt for å standardisere kvalitet og funksjonskrav (kravspesifikasjoner) på en rekke utstyrsgrupper. Tilpasning av prosedyrer og maldokumenter i den hensikt å gjøre riktig bruk av miljøkrav ved innkjøp slik at foretakets miljø- og klimamålsetting også blir ivaretatt blant våre leverandører. Side 6