Arbeidsflyt i Public360 godkjenning og gjennomgang UiS 2017 Innhold Hvorfor sende et saksdokument på arbeidsflyt... 1 Ansvarsvarsler... 1 Sende et dokument til godkjenning:... 2 Sende et dokument til gjennomgang:... 4 Hvordan behandle en oppgave du har mottatt på arbeidsflyt... 5 Hvordan behandle en oppgave du har mottatt for godkjenning... 6 Elektronisk godkjenning... 6 Hvordan behandle en oppgave du har mottatt for gjennomgang... 6 Hvordan trekke tilbake et saksdokument som er sendt på arbeidsflyt... 7 Hvorfor sende et saksdokument på arbeidsflyt Arbeidsflyter er til for at man enkelt skal kunne dele saksdokumenter som er under arbeid før disse ekspederes til mottakerne. Godkjenning er en enkel måte for ledere å sette sitt stempel på et dokument og dekker i stor grad behovet for signatur ettersom alle handlinger logges i systemet Du kan sende saksdokumenter til gjennomgang til en eller flere personer for evaluering, eller for å få kommentarer på et dokument. Denne arbeidsflyten anbefales hvis flere skal skrive i ett og samme saksdokument under arbeid (status R- Reservert). Du sender til godkjenning for å sende et eller flere dokumenter til leder, saksansvarlig eller en fagperson for godkjenning. En godkjenning fra leder fungerer som en elektronisk godkjenning hvor leder aktivt godkjenner dokumentet for utsendelse. Ansvarsvarsler Du kan sette Public360 til å sende deg en e-post melding når du blir tildelt ansvaret for en sak, aktivitet eller et saksdokument. Det er satt på et par obligatoriske ansvarsvarsler globalt i Public360 for sak, saksdokument og arbeidsflyt (godkjenning og gjennomgang). Disse vil vises med en grønn hengelås og kan ikke velges bort. 1
Ansvarsvarsler finner du nederst i nedtrekksmenyen under navnet ditt i public360. Huk av de varslene du vil abonnere og velg lagre hvis du vil ha flere varslinger. Sende et dokument til godkjenning: 1. Klikk på knappen «Arbeidsflyt» og velg Godkjenning 2
2. Søk opp og legg inn mottaker og trykk «Fullfør» I arbeidsflyter av typen "Send til godkjenning" mottar mottakerne i utgangspunktet oppgaven sekvensielt. Hvis du vil at to eller flere mottakere skal motta oppgaver i denne flyten parallelt, kan du koble dem sammen med funksjonen "Koble til som en gruppe". Legg mottakere og naviger til kategorien "Mottakere" marker alle og velg "Koble til som en gruppe": 3. Du kan «overvåke» saksdokumentet du har sendt til godkjenning i detaljfanen eller i arbeidsflaten saksbehandler 4. Ekspedering av godkjente dokumenter Når oppgaven er utført vil saksdokumentet få status Godkjent. Selve arbeidsflyten vil få status Godkjenning Godkjent. Når arbeidsflyten er blitt godkjent må ansvarlig saksbehandler (den som igangsatte arbeidsflyten) ekspedere saksdokumentet til mottakerne. Først da blir dokumentet sendt/tilgjengelig for mottakerne og saksdokumentet kan journalføres. 3
Sende et dokument til gjennomgang: 1. Klikk på knappen «Arbeidsflyt» og velg Gjennomgang: 2. Når dialogboksen «Arbeidsflyt» åpnes, velger du mottakere på gjennomgangen. Du kan velge om alle mottakere skal motta oppgaven samtidig (Parallell) eller om de skal avløse hverandre (Sekvensiell). Når saksdokumentet sendes til gjennomgang til en mottaker anbefaler vi arbeidsflyten sekvensiell. Legg til mottakere og velg Fullfør: 3. Du kan «overvåke» saksdokumentet du har sendt til gjennomgang i detaljfanen eller arbeidsflaten saksbehandler under webdelen «Mine dokumenter som ikke er ferdigstilt» i kolonnen prosess 4
4. Ekspedering av dokumenter som har vært til gjennomgang. Når en gjennomgang er utført vil saksdokumentet fortsatt ha status R-reservert. Arbeidsflyten vil få status Gjennomgang Lukket. Når oppgaven er utført (lukket), må saksbehandler ekspedere saksdokumentet til mottakerne. Først da blir dokumentet tilgjengelig for mottakerne og saksdokumentet kan journalføres. Hvordan behandle en oppgave du har mottatt på arbeidsflyt Saksbehandlere med brukerrollen Leder som har mottatt saksdokumenter til godkjenning eller gjennomgang finner oppgavene under arkfanen og webdelen «Oppgaver». I webdelen oppgaver vises saksdokumenter du har mottatt på arbeidsflyt (godkjenning/gjennomgang). For brukerrollen saksbehandler ligger disse oppgavene under arkfanen «Innkommende» og webdelen «Dokumenter mottatt på arbeidsflyt og mottatte oppgaver». Trykk deg inn på saksdokumentet som ligger til godkjenning eller gjennomgang: Brukerrolle Leder: Brukerrolle Saksbehandler: 5
Hvordan behandle en oppgave du har mottatt for godkjenning Du har tre valg muligheter for å behandle en oppgave til godkjenning: : Velg godkjenn skriv eventuell notat til avsender og bekreft med OK. Arbeidsflyt oppgaven og saksdokumentet får status «Godkjent» og kan E-ekspederes av avsender. : Velg Ikke godkjent og skriv eventuelt ett notat til avsender og bekreft med OK. Arbeidsflyten får status «Ikke godkjent» mens saksdokumentet fortsatt står i status R-reservert. Avsender må eventuelt redigere dokumentet på nytt og starte en ny arbeidsflyt (godkjenning). : Velg Send tilbake for å sende oppgaven for redigering tilbake til avsender. Oppgaven vises ikke lenger hos Leder men ligger åpen hos avsender for redigering som igjen kan fortsette i samme arbeidsflyt ved å trykke "Fortsett" eller avslutte arbeidsflyten og starte ny arbeidsflyt. Ved å fortsette i samme arbeidsflyt, oppbevares arbeidsflyt-historikken. Dokumentet står fortsatt i status R-reservert frem til oppgaven godkjennes, status "G-godkjent". Elektronisk godkjenning Ved elektronisk godkjenning av et saksdokument logges dette i Public360 og fungerer som leders underskrift, og man behøver da ikke å skrive ut brevet for å scanne det inn i systemet på nytt med signert versjon av dokumentet. Det vil være synlig for mottaker at dokumentet er elektronisk godkjent av leder da det i brevmalen allerede står «Dokumentet er elektronisk godkjent». Hvordan behandle en oppgave du har mottatt for gjennomgang Saksbehandler med brukerrollen Leder som har mottatt saksdokumenter til gjennomgang finner oppgavene under arkfanen og webdelen «Oppgaver». I webdelen oppgaver vises saksdokumenter mottaker har mottatt på arbeidsflyt (godkjenning/gjennomgang). For brukerrollen saksbehandler ligger disse oppgavene under arkfanen «Innkommende» og webdelen «Dokumenter mottatt på arbeidsflyt og mottatte oppgaver». 1. Du har tilgang til å redigere saksdokumentet, trykke OK og skrive ett notat eller en merknad til avsender av arbeidsflyten. Vi anbefaler å velge status OK på arbeidsflyten og heller bruke notat- eller merknadsfeltet til kommentarer. Når man trykker OK får arbeidsflyten status lukket. Alternativt kan statusen «Ignorert» eller «Lukket» settes fra kontekstmenyen: 6
Hvordan trekke tilbake et saksdokument som er sendt på arbeidsflyt Har du sendt et saksdokument til gjennomgang/godkjenning, vil du ikke få ekspedere saksdokumentet før oppgaven er behandlet av mottaker. Blir ikke oppgaven behandlet eller du vil angre arbeidsflyten, kan du avslutte arbeidsflyten. Dette gjør du slik: 1. Klikk deg inn på aktiviteten i kolonnen «Prosess» 2. Klikk på aktivitetens kontekstmeny og velg Avslutt arbeidsflyt 7