VÅR DATO VÅR REFERANSE 08.12.2017 DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Gry Jessen, tlf. 41768876 PORSGRUNN KOMMUNE Postboks 128 3901 PORSGRUNN Orgnr 939991034 Tilsyn - PORSGRUNN KOMMUNE PSYKISK HELSETJENESTE OG RUSOMSORG AVD BOTEAM Vi viser til tilsyn den 19.10.2017. Fordi Arbeidstilsynet sender rapporten elektronisk, ber vi kommunen ta kopi og distribuere til verneombud Anna Stamland, virksomhetsleder Heidi Ekornrød Pedersen og avdelingsleder Arne Ø. Pettersen. Hensikten med tilsynet Arbeidstilsynet fører tilsyn med at virksomhetene følger arbeidsmiljølovens krav for å forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade. Forebygging av vold og trusler i helse- og sosialsektoren er en av hovedprioriteringene i 2017. Hensikten med tilsynet var å kontrollere og bidra til at virksomheten arbeider systematisk med helse, miljø og sikkerhet for å forebygge forekomsten av vold og trusler, herunder de arbeidsbetingelsene som er av betydning for dette. Sentrale tema for tilsynet var: HMS-opplæring for ledere, vernetjeneste/amu og øvrige ansatte Ledelse og medvirkning, samarbeid med verneombud Systematisk HMS-arbeid knyttet til vold og trusler Organisatoriske forhold som kan påvirke risikoen for at ansatte kan bli utsatt for vold eller trusler, herunder kompetanse, ansettelsesforhold og arbeidstidsordninger Informasjon og opplæring knyttet til risiko og håndtering av vold/trusler Hvordan virksomheten har ivaretatt krav til forsvarlige arbeidslokaler Kompetanse om regelverk og system for kontroll med arbeidstid Bruk av bedriftshelsetjeneste eller andre eksterne samarbeidspartnere Arbeidstilsynet sender e-post med invitasjon til å gi tilbakemelding på tilsynet etter de aller fleste forhåndsmeldte tilsyn. Dersom virksomheten deres får tilsendt undersøkelsen, håper vi at de som var til stede under tilsynsbesøket vil ta seg tid til å svare på den. Det vil være nyttig for vårt videre forbedringsarbeid. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Torgard post@arbeidstilsynet.no 73 19 97 00 974761211 7468 Trondheim INTERNETT Norge www.arbeidstilsynet.no
VÅR REFERANSE 2 Oppsummering av tilsynet Kontrollen ble utført på/ved: Rådhusgata 4 3915 PORSGRUNN Til stede fra virksomheten: Anne-Karin Nordmo (HMS-sjef), Arne Ø. Pettersen (avdelingsleder), Merete Hovinbøle (bedriftshelsetjeneste), Heidi E.Pedersen (virksomhetsleder), Vibeke E. Waaden (ass. avdelingsleder), Anna Stamland (verneombud) og Arvid Svendsen (hovedverneombud). Til stede fra Arbeidstilsynet: Gry Jessen (seniorinspektør), Tove Strand Nordhus (seniorinspektør) og Monica Engström (inspektør). Tilsynet ble gjennomført som et møte mellom de ovenfor nevnte. Tilsynet i avdeling Boteam er ett av tre som er gjennomført i virksomhet Psykisk helsetjeneste og rusomsorg i Porsgrunn. Rapportens oppbygning Under de ulike overskriftene i rapporten gjengis opplysninger, skriftlige og muntlige, som ble forelagt Arbeidstilsynet. Avsnitt i rapporten hvor virksomheten som en helhet eller deres felles system omtales, er lik i de tre rapportene. Der Arbeidstilsynet har kommentarer står dette til slutt under Arbeidstilsynets vurdering. Virksomheten Psykisk helsetjeneste og rusomsorg i Porsgrunn kommune er organisert i fem avdelinger med totalt 110 fast ansatte fordelt på 85 årsverk. I tillegg har virksomheten nærmere 50 vikarer. Personalansvar for stab og avdelingsledere ligger til virksomhetsleder, øvrig personalansvar er delegert til avdelingslederne. Historisk sett har sykefraværet vært høyt. Fraværet skal ikke ha vært arbeidsrelatert, i følge ledelsen. Virksomheten har fått bistand fra HMS-avdelingen i arbeidet med å redusere sykefraværet. Nå er sykefraværet nede i 7,9% kan hovedverneombudet opplyse. Virksomhetsleder sier hun tror at de ansatte har det bra. Det er lite utskiftning i personalgruppa. Virksomheten jobber på bestilling fra Porsgrunn kommunes tjenestekontor. Det vil si at vedtak om hvilke tjenester som skal ytes overfor enkeltpersoner gjøres av tjenestekontoret. Avdeling Boteam Boteam er en av fem avdelinger i virksomheten. Avdelingen har 25 årsverk fordelt på 32 fast ansatte. I tillegg har avdelingen 10-12 vikarer. Blant de 32 fast ansatte er det enkelte ufaglærte, resten er fagarbeidere eller har høyskoleutdanning. Snittalderen er drøyt 45 år, og det er en klar overvekt av kvinnelige ansatte. Avdelingsleder informerer om at han har fått delegert personalansvar og HMS-ansvar. Assisterende avdelingsleder bistår han i ledelsen av avdelingen, for eksempel i planleggingen av turnus. Avdelingen består av Bofellesskapet Osebrogate, Midlertidig botilbud Feiselsvei og Ambulerende tjeneste. Brukergruppa er primært rusavhengige, mange har en psykisk lidelse i tillegg.
VÅR REFERANSE 3 Arbeidstilsynets vurdering. Arbeidstilsynet har mottatt dokumentasjon som utfyller informasjonen vi fikk på tilsynet. Blant annet hvordan det arbeides med brukerne, men finner det ikke nødvendig å beskrive dette ytterligere i rapporten. Arbeidstid I avdelingen jobber endel ansatte dagtid, de fleste har to-delt turnus; dag, kveld og hver tredje helg. Avdelingen har egne nattevaktstillinger. Assisterende avdelingsleder orienterer om at turnusen planlegges i CapiTech, et digitalt verktøy. Grunnturnusen går over seks uker. De har ikke fleksitid, men et timeregnskap. Det ble opplyst at overtid forekommer sjelden. Overtid må avtales på forhånd og blir kompensert med overtidstillegg. Møter, veiledninger og annen kompetanseheving som er beskrevet i kompetanseplanen, er i følge virksomhetsleder lagt inn i de ansattes kalendere og bemanningsplan. Vernetjenesten Verneombudet er valgt, hun har fått opplæring og det er kjent blant de ansatte at hun har verneombudsrollen. Verneområdet er begrenset til avdeling Boteam. Hun sier at hun føler ansvar for at de andre har det bra, og oppfordrer kollegaene i avdelingen til å si ifra. Det oppfordres til, og det skrives mye avvik i virksomheten. Videre deltar hun i vernerunder, i forberedelsesmøte i forkant av vernerunde og ved utarbeidelse av risikovurderinger. Tillitsvalgte og ledere i virksomheten har møte jevnlig, verneombudet deltar på disse når det er aktuelle saker vedrørende arbeidsmiljøet. Arbeidstilsynet har mottatt dokumentasjon som beskriver Hovedarbeidsmiljøutvalget(AMU) og arbeidsmiljøutvalg ved hver virksomhet(vamu), deres oppgaver og ansvar. Det fremkom i tilsynet at VAMU i Psykisk helsetjeneste og rusomsorg jobber i henhold til de oppgavene og ansvaret som er beskrevet. Bedriftshelsetjenestens kontaktperson var tilstede i tilsynet. I følge virksomhetsleder og HMS-sjef har virksomheten et godt samarbeid med bedriftshelsetjenesten og har bistått virksomheten blant annet i opplæring i risikovurdering. Utfordringer Vold, trusler og uheldig belastning som følge av kontakt med andre forekommer ofte, og i mange deler av virksomheten, også i avdeling Boteam. Det fremkommer i tilsynet at det kan være utfordrende å yte lovpålagt helsehjelp og samtidig sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Virksomhetsleder sier at det arbeides med å forebygge at ansatte skal bli "fartsblinde". Arbeidstilsynet forsto det slik at fartsblind i denne sammenheng menes at ansatte blir tilvent utfordringene i arbeidet, blir for trygge og dermed utsetter seg for risiko ved at de ikke følger rutiner. Det ble videre nevnt at venner/besøkende eller andre i nærmiljøet rundt brukerne som ansatte kan møte på i sitt arbeid kan utgjøre en potensiell risiko.
VÅR REFERANSE 4 Arbeidstilsynets vurdering Arbeidstilsynet har fått dokumentasjon og informasjon i tilsynet om hvordan virksomheten risikovurderer sine utfordringer, innhenter kompetanse, og hvilke tiltak og rutiner som er iverksatt for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i avdeling Boteam. Kartlegging, vurdering av risiko og iverksettelse av tiltak og opplæring/øvelse Arbeidstilsynet har før tilsyn mottatt dokumentasjon på hvordan virksomheten er organisert, og roller og ansvarsfordeling for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet i kommunen. Kommunen har utarbeidet rutiner på overordnet nivå for hvordan vold, trusler og andre uheldige belastninger som følge av kontakt med andre skal forebygges, meldes og følges opp. Arbeidstilsynet har fått en innføring i tilsynet hvordan ledelse og verneombud i avdeling Boteam jobber med å holde oversikt over arbeidsmiljøet og hvilke utfordringer de har. Det gjennomføres årlige medarbeidersamtaler, jevnlige personalmøter, nattevaktsmøter og daglige morgenmøter. Ledelsen planlegger, gjennomfører vernerunder og utarbeider tiltaksplan med tidsfrister og ansvarlige for hvert tiltak i samarbeid med verneombudet. Informasjon og dialog via e-post er effektivt og fungerer godt, fordi alle ansatte har e-postkonto og bruker den, også vikarene, sier ledelsen. Verneombudet bekrefter dette. Det oppfordres til, og det skrives mye avvik i virksomheten. Det er stort fokus på at de ansatte skal ha en lavere terskel for å skrive HMS-avvik, sier avdelingsleder. Leder og verneombud diskuterer alle avvik. Avvik er også tema på personalmøter og i VAMU. Arbeidstilsynet har mottatt vurderinger av risiko med tilhørende tiltaksplan på overordnet nivå, for eksempel konsekvenser ved strømbrudd, og ekstremvær. Risikovurderinger er også gjennomført på avdelingsnivå og av fysisk utforming av de ulike arbeidslokalene i avdelingen, og handlingsplaner med risikoreduserende tiltak er utarbeidet. Det ble også opplyst at det gjennomføres rikovurderinger av enkeltpersoner jevnlig og ved endringer. Der det er risiko for vold og trusler om vold gjennomføres det voldsrisikovurderinger. Arbeidstilsynet fikk i tilsynet lese eksempler på slike risikovurderinger med tilhørende tiltaksplaner. Denne dokumentasjonen var anonymisert. Arbeidstilsynet fikk en innføring i hvordan virksomheten samarbeider med politi og sykehus, når det er aktuelt. Vi har mottatt dokumentasjon på hvordan virksomheten ivaretar informasjon om risiko for vold og trusler som annet kommunalt personale og øvrige eksterne kan utsettes for i kontakt med brukere i Psykisk helse og rusomsorg. Arbeidstilsynet har fått en oversikt over personer i kommunen som ansatte i Psykisk helsetjeneste og rusomsorg kan kontakte ved behov for assistanse i forbindelse med arbeid som vurderes som høyrisiko. Videre fikk vi informasjon om rutiner for samarbeid med politi og sykehus. Det fremkom under tilsynet eksempler på at ledelsen har vurdert risiko som så høy at det har vært fare for arbeidstakernes liv og helse. Spesialkompetanse som kommunen ikke besitter selv, har blitt satt inn
VÅR REFERANSE 5 fra 2. linjetjenesten for opplæring, veiledning og sikkerhet. Dette har vært nødvendig for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, ifølge virksomhetsleder. Opplæring/øvelse. Hele virksomheten Psykisk helsetjeneste og rusomsorg har en felles opplæringsplan som er oppdatert for 2017 og vedtatt i AMU. Denne tar for seg opplæring på alle nivåer i virksomheten, fra opplæring av nyansatte, til videreutdanning for erfarne og interne og eksterne kurs. Her fremgår det at de ansatte får ulike typer veiledning, refleksjonssamlinger, og hospiteringer. Videre ble Arbeidstilsynet informert om kommunens KKS internkontrollsystem, og systemet virksomheten har etablert for å sikre at den enkelte ansatte får relevant informasjon om nye og reviderte tjenester eller HMS-prosedyrer; den enkelte får påminnelse per epost og må kvittere for at informasjon er lest. Avdelingsleder kontrollerer jevnlig at alle ansatte har satt seg inn i relevante rutiner og prosedyrer. Arbeidstilsynets vurdering: I virksomheter der det er risiko for vold og trusler om vold, er regelverket tydeliggjort med hensyn til hvilke forhold som enkeltvis og samlet skal tas særlig hensyn til i planlegging, utforming og utførelse av arbeidet. I forskrift om Utførelse av arbeid, kap 23 A -1 er det laget en oversikt over forhold risikovurderingen særlig skal ta hensyn til. Videre i 23 A-2 til 5 er krav til opplæring og øvelse, informasjon, tiltak og oppfølging av arbeidstakere som har vært utsatt for vold eller trussel om vold beskrevet. Arbeidstilsynet har vurdert informasjon gitt i tilsynet og skriftlig dokumentasjon. Arbeidstilsynet mener at det ikke er grunn til å gi dere varsel om pålegg for de temaene vi gikk gjennom. Informasjon til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd. Vi har sendt en egen kopi av dette brevet til verneombudet. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på www.arbeidstilsynet.no og www.regelhjelp.no. Dere kan også kontakte oss på telefon 73 19 97 00. Dersom dere har spørsmål til saken, kontakt saksbehandler, oppgi referansenummer.
VÅR REFERANSE 6 Med hilsen Arbeidstilsynet Bjørn Tore Hansen tilsynsleder (sign.) Gry Jessen seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur.