1302 1901 US-SAK NR: 93/2010 SAKSANSVARLIG: ELIZABETH DE JONG SAKSBEHANDLER(E):CHRISTIAN ELIND, ARKIVSAK NR: ÅR/MÅNED 09/214 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP ADM.DIREKTØR Innføring av tidsregistrering ved UMB Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg - Retningslinjer for tidsregistrering - Fleksiskjema - Brev fra Kunnskapsdep. 16.02.2009 Forslag til vedtak Retningslinjer for registrering av arbeidstid og overtid vedtas. Retningslinjene vedlegges protokollen. Ås, 10.06.2010 Siri Margrethe Løksa Universitetsdirektør UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 17.06.2010
1 2
1302 1901 a) Saksframlegg Innledning UMB er sammen med andre universiteter og høyskoler pålagt av Kunnskapsdepartementet (brev datert 16.02.2009, vedlegg 3) å innføre rutiner for overtidsregistrering for ansatte innen utgangen av juni 2010 i tråd med regelverk og avtaleverk. Kunnskapsdepartementets (KD) instruks omhandler registrering av overtidsarbeid, og berører selve adgangen til overtidsarbeid. Det poengteres også at departementet legger til grunn at registrering av overtid i flere tilfeller forutsetter en registrering av ordinær arbeidstid, blant annet for å kunne dokumentere at overtidstimer i realiteten skjer i ordinære arbeidstid og således ikke gir rett til overtidsbetaling. Dette er særlig relevant for ansatte med fleksitid. Av den grunn vil de foreslåtte nye retningslinjene (vedlegg 1) omhandle registrering av ordinær arbeidstid, og ikke bare registrering av overtidsarbeid. Bakgrunn Bakgrunnen for departementets pålegg er at Riksrevisjonen har påpekt brudd i sektoren. Særavtale om lønns- og arbeidsvilkår for undervisnings- og forskerstillinger ved universitetene og høgskolen er sagt opp (ikke fornyet). I tillegg har endringer i arbeidsmiljøloven ført til at undervisningssektoren ikke lenger er unntatt overtidsreglene. Således gjelder et annet regelverk for universitetene når det gjelder overtid for ansatte, herunder registrering av overtid, enn tidligere. Kort om overtidsarbeid Når en ansatt skal jobbe overtid med rett til overtidsbetaling skal det ligge til grunn en instruks om overtid fra leder/overordnet. Overtid kan også avtales med leder etter forespørsel fra arbeidstager. Instruks/avtale bør foreligge skriftlig med en angivelse av tillatt tidsbruk, samt en kort angivelse av arbeidsinnhold. Overtid skal alltid være en unntaksordning og skal ikke avtales i større grad enn det maksimale antall timer det gis anledning til i henhold til arbeidsmiljølov og hovedtariffavtale. For instruert/avtalt overtidsarbeid skal det betales overtidslønn. Dersom en ansatt jobber utover instruks/avtale gis det ikke rett til overtidsbetaling. Hva de ansatte driver med på sin fritid er i utgangspunktet ikke arbeidsgivers ansvar. Frivillig bruk av tid på arbeid i fritiden er ikke å anse som arbeidstid/overtidsarbeid og gir følgelig heller ingen rett til lønn eller overtidsbetaling. Arbeidsgiver har imidlertid et ansvar for å påse og legge til rette for at det ikke skal være nødvendig for arbeidstagere å jobbe utover normal arbeidstid. Hvem vil i praksis bli berørt av kravet om tidsregistrering, unntaket for ansatte i ledende/særlig uavhengige stillinger Innføringen av tidsregistrering som følge av kravet fra Kunnskapsdepartementet vil ikke i praksis bety endring for det store flertallet av UMBs ansatte. Det vises til at ansatte som i dag registrerer arbeidstid og overtid i flexi-skjemaer allerede oppfyller kravene fra Kunnskapsdepartementet. Dette gjelder for eksempel for samtlige ansatte i sentraladministrasjonen som allerede benytter flexitidsskjema, og også for de fleste andre teknisk/administrativt ansatte ved UMB. INA har innført tidsregistrering for samtlige av sine ansatte, herunder vitenskapelige ansatte. Arbeidstagere som har en ledende stilling eller en særlig uavhengig stilling er unntatt fra overtidsreglene når det gjelder krav på overtidsbetaling og registrering av overtid. Ansatte som kommer inn under disse unntakene vil derfor ikke bli omfattet av tidsregistreringkravet til Kunnskapsdepartementet. De ansatte som vil bli berørt av innføringen av tidsregistreringsplikten er derfor hovedsakelig vitenskapelige ansatte som ikke er i ledende stilling og/eller som ikke har en særlig uavhengig stilling. Nærmere om ledende stilling og særlig uanhengig stillinger. 2 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 17.06.2010
Som det fremkommer fra avsnittene over vil ikke ansatte som er i særlige uavhengige stillinger eller i ledende stillinger bli berørt av tidsregistreringsplikten. Det blir derfor viktig å klargjøre hvem som kommer innunder disse unntakene, samt at retningslinjene i tilknytning til overtidsregistreringen klargjør dette. UMB har i dag ingen samlet oversikt over hvilke ansatte som er i ledende eller særlig uavhengig stilling. Spørsmålet blir i denne sammenheng hvordan UMB skal forholde seg til dette i forhold til overtidsregistreringen. I utgangspunktet skal det ved vurderingen av om en ansatte er i særlige uavhengige/ledende stillinger foretas en individuell vurdering av om arbeidstakere faller inn under begrepene. Dette er imidlertid ikke til hinder for at arbeidstakere med samme type oppgaver kan vurderes samlet. I grensetilfeller skal vurdering foretas ut fra typiske kjennetegn ved den aktuelle stillingskategori. Det individuelle elementet vil da knytte seg til variasjoner i faktisk situasjon for den enkelte arbeidstaker, sett opp mot typekriterier for stillingskategorien. Det foreslås i retningslinjene at det legges til grunn at følgende stillinger i utgangspunket er ledende og særlig uavhengige: Ledende stillinger Rektor Prorektorer Universitetsdirektør og assisterende universitetsdirektør Instituttledere Avdelingsdirektører, avdelingsledere og fagdirektører Særlig uavhengig stillinger Amanuensis 1010 Førsteamanuensis 1011 Professor 1013 Professor 1404 Forsker 1109 Forsker 1110 Forsker 1183 Post.doc 1532 Stipendiat 1017/1378 Spesialistkandidat 1476 Dosent 1532 For stillinger som ligger i grenseland, i forhold til om de kan karakteriseres som særlig uavhengige stillinger eller ikke, vil følgende momenter kunne gi veiledning til den konkrete avgjørelsen. - Selve stillingsbetegnelsen eller tittelen har ingen betydning, kun arbeidets art. En professor trenger ikke nødvendigvis ha en særlig uavhengig stilling, men det kan også være motsatt slik at en tittel som ikke indikerer selvstendighet kan tenkes å være en uavhengig stilling. - Prosjektledere som hovedsakelig styres av omgivelsene anses ikke å ha en særlig selvstendig stilling. Eksempelvis kan en prosjektleder ha så mange utenforliggende føringer at vedkommende ikke gis stort spillerom i styringen av sitt arbeid. - Overordnet stilling indikerer uavhengighet 4
- Særlig ansvar utover det vanlige kan indikere selvstendighet. - Der en arbeidstager kan trekke selvstendige avgjørelser i større omfang kan dette tyde på at det er en uavhengig stilling - Personalansvar indikerer uavhengighet, særlig der en har innflytelse eller ansvar for fastsettelse av lønn, ferier, avspasering, delegering av arbeidsoppgaver eller kompetanseutvikling. - Budsjettansvar indikerer uavhengighet For øvrig har departementet uttalt at de legger til grunn at arbeidstakere med en stor andel av arbeidstiden til FOU har en særlig uavhengig stilling. Utvalget nedsatt av HR-ledere ved Universitetene i Oslo, Bergen, Trondheim, Tromsø og Stavanger (HR-utvalget) har i rapport av 10. november 2009 uttalt at forskningsarbeid medfører et sterkt moment i favør av selvstendighet i en stilling. Juridisk professor ved UiO, Stein Evju, har uttalt til overnevnte utvalg at ansatte i vitenskapelige stillinger normalt vil falle inn under begrepet særlig uavhengig stilling. Han legger vekt på at den dominerende delen av stillingen er forskning og undervisningsforberedelser som styres av arbeidstageren selv. Arbeidstilsynet har lagt seg på en streng fortolkning i saker som omhandler hvorvidt en stilling er særlig uavhengig eller ikke. Selv om en ansatt er i en ledende eller særlig uavhengig stilling kan vedkommende motta overtidsbetaling i enkelte tilfeller, se nærmere hovedtariffavtalen 13 (4). I så fall gjelder kravet til registrering av arbeidstid på lik linje med ansatte som ikke er i en særlig uavhengig/ledende stilling. Aktuelt lovverk og avtaleverk er: Arbeidsmiljøloven kap. 10, særlig 10-6 og 10-12. Hovedtariffavtalen 7 og 13. Statens Personalhåndbok 7.3.13 og 7.3.7 Ved siste IDF-møte (07.06.2010) fremkom det at NTL hadde innsigelser mot å forhåndsbestemme at arbeidstakere med bestemte stillingskoder var å anse som særlig uavhengige stillinger. Det var etter NTL sin vurdering ikke anledning til å gjøre dette i tråd med lovverket. Det ble vist til at dette også var oppfatningen til NTL sentralt og Forskerforbundet sentralt. Resten av tjenestemannsorganisasjonene ved UMB (inkludert FFUMB) hadde imidlertid ingen innsigelser mot dette. Etter NTLs innsigelse er teksten i retningslinjene omgjort noe slik at det fremkommer at det kun er et utgangspunkt å anse de enkelte stillingskodene som særlig uavhengig/ledende stillinger og at ansatte som er i de presiserte stillingskodene, men som ikke har særlig uavhengig stilling, skal unntas. Klassifiseringen av særlig uavhengige/ledende stillinger, inkludert unntaksbestemmelsen innebærer således preg av å være en tilnærmings- og registreringsprosess for komme frem til samme resultat som om man hadde foretatt en konkret enkeltvurdering av hver enkelt ansatte ved hele UMB. Lederen må i begge tilfellene vurdere særskilt tilfellene som kan være i gråsonen. UMBs tilnærming til denne saken er helt i tråd med UiOs tilnærming. Med noen få unntak har UMB listet opp de samme stillingskoder som UiO. Delkonklusjon: Universitetsdirektøren vurdere at den beste løsningen vil være å anse ansatte å være i ledende stilling og særlig uavhengig stilling dersom de tilhører stillingskoder eller stillingsgrupper som opplistet ovenfor. Unntak fra dette skal være bekreftet skriftlig av arbeidsgiver for den enkelte arbeidstaker. Nærmere om registrering av arbeidstid og overtidsarbeid Det er registrering av overtidsarbeid departementet har fokusert på i sin instruks. Det har imidlertid fremkommet at departementet legger til grunn at registrering av overtid nødvendigvis vil måtte forutsette at arbeidstakers ordinære arbeidstid må foreligge tilstrekkelig klart. Særlig i tilfeller hvor ansatte har fleksibel arbeidstid er det ekstra viktig at ansattes ordinære arbeidstid kan avgrenses tydelig 5
fra den ansattes overtidsarbeid og at dette skillet med tydelighet kan dokumenteres i ettertid. Av den grunn vil ansatte som har fleksibel arbeidstid måtte påregne å registrere ordinær arbeidstid. Det understrekes at det for ethvert tilfelle er et lovkrav at ansattes arbeidstid skal kunne kontrolleres, det vises særlig til arbeidsmiljølovens 10-7. For ansatte med fleksibel arbeidstid er det vanskelig å se at arbeidsgiver kan ha denne kontrollen uten at den ansattes arbeidstid registres fra dag til dag. I tillegg til at UMB er pålagt å ha et kontrollerbart system over ansattes tidsbruk er det også et krav til at systemet er sporbart. Hva som legges i sporbart er noe usikkert, men det antas at sporbarhet indikerer at man til enhver tid skal kunne finne en oversikt over den enkelte ansattes bruk av overtid i en gitt periode. Blant annet i departementets brev av 16.02.2009 la departementet tyngde på at tidsregistreringen skulle sikres notoritet, dvs sikres mot tilbakedatering og lignende Det kan imidlertid virke som om departementet har gått noe tilbake på dette punktet. Det siktes blant annet KDs brev av 24.11.2009 (som igjen henviser til FADs brev av 27.10.2009) hvor det fremkommer en noe mer åpning for tillitsbasert tidsregistrering så lenge det føres tilstrekkelig kontroll fra ledere. Det vises for øvrig også til rapporten utarbeidet fra HR-utvalget hvor det gjøres et skille mellom ansatte som har fast arbeidstid, ansatte som har flexitid, samt ansatte som er unntatt fra tidsregistrering (pfr av ledende/uavhengig stilling). Som det fremkommer av retningslinjene vil UMB legge opp til at den enkelte ansatte og dets leder vil ha kontinuerlig tilgang til den enkeltes tidsregistreringsdokument. Leder vil med dette kunne føre kontroll etter eget ønske. Praktisk teknisk løsning. Departementet har angitt både stemplingsur, fremmøteprotokoll og pc-basert løsning som alternativer for registreringsløsninger. I praksis vil det antas at en pc-basert løsning er å foretrekke grunnet enkel implementering, samt lite resurskrevende både hva gjelder tid og kostnad. Alternative løsninger ville vært er å benytte systemer som Agresso, PAGA eller andre tidsregistreringsapplikasjoner. Problemet med systemer som Agresso og PAGA er imidlertid at erfaring fra universitet tilsier at disse applikasjonene ikke er egnet til tidsregistrering og lite populære der det har vært forsøkt prøveprosjekter. Et tilrettelagt Excel-dokument fremmes derfor som den beste løsningen, se vedlegg 2. Et Excel-dokument er enkelt, tar kort tid å åpne, det er raskt å registrere og lagre data, er implementert på alle pc-er og er et kjent verktøy for alle ansatte. Dokumentet skal lagres på K:-området på UMBs server. Tilgang vil bli gitt kun til den enkelte ansatte, samt dennes leder. IT-avdelingen har bekreftet at dette er fullt ut mulig å implementere uten særlig mye ressursbruk. Slik delt tilgang mellom den ansatte og leder gjøres for eksempel for ansatte ved sentraladministrasjonen i dag som har fleksitid. Andre vurderinger Enkelte avdelinger har på plass et system i dag som fyller lovens minimumskrav (stemplingsur og forskjellige former for digitale registreringsløsninger). Selv om det er et godt utgangspunkt å innføre et likt system for alle vil det på den andre siden være svært tungvint å endre systemer der det allerede fungere. Vedtaksforslaget er derfor å innføre et likt system for alle institutter og avdelinger, bortsett fra de avdelinger som allerede har et system som er i tråd med reglene. Det er universitetsdirektørens vurdering at disse avdelingene kan fortsette som før. Enkelte instituttledere har hevdet at når vi først skal innføre et nytt inngripende system så bør vi utnytte situasjonen til å hente inn mer informasjon en kun klokkeslett for tidsregistrering. Dette kan være å kreve informasjon også om hva den enkelte bruker tiden sin på. Et registreringsdokument som har mulighet for å registrere inn mer informasjon kan derfor være å foretrekke. Det er altså noe 6
foreskjellige meninger i hva som bør legges i registreringspålegget, dog er de fleste enige om at det bør være en lik håndtering av dette mellom alle instituttene. Universitetsdirektøren mener at sett i lys av den oppmerksomhet saken om tidsregistrering har fått, både ved UMB og i det offentlige, vil universitetsdirektøren på det nåværende tidspunkt ikke innføre for store endringer. Forslag til vedtak Retningslinjer for registrering av arbeidstid og overtid vedtas. Retningslinjene vedlegges protokollen. 7
VEDLEGG 1 Retningslinjer for registrering av arbeidstid og overtidsarbeid ved UMB Det følger av lovverk (arbeidsmiljøloven 10-7) og avtaleverk (statens personalhåndbok 7.3.13) at arbeidsgiver skal ha full kjennskap til ansattes gjennomføring av det arbeid som utføres, samt at arbeidsgiver til enhver tid kan fremvise en oversikt over den tid den enkelte arbeider. UMB har derfor utarbeidet nærmere retningslinjer for registrering av arbeidstid og overtid. Hvem skal registrere arbeidstid og overtid: - I utgangspunktet skal alle ansatte ved UMB registrere arbeidstid og overtid. - Ansatte som har ledende eller særlig uavhengige stillinger er unntatt fra reglene om registrering av arbeidstid og overtid. - Normalt anses følgende stillinger som særlig uavhengige stillinger: Amanuensis 1010 Førsteamanuensis 1011 Professor 1013 Professor 1404 Forsker 1109 Forsker 1110 Forsker 1183 Post.doc 1532 Stipendiat 1017/1378 Spesialistkandidat 1476 Dosent 1532 og følgende stillinger anses normalt som ledende stillinger: Rektor Prorektorer Universitetsdirektør og assisterende universitetsdirektør Instituttledere Avdelingsdirektører, avdelingsledere og fagdirektører - Enkeltstillinger innen disse kategoriene som ikke anses å oppfylle vilkårene for å kategoriseres som særlig uavhengig/ledende stilling skal unntas. Unntak skal bekreftes skriftlig av arbeidsgiver i det enkelte tilfelle. Bekreftelse skal arkiveres i den ansattes personalmappe. - Ansatte som ikke er omfattet av overnevnte stillingskoder kan etter en konkret vurdering vurderes til å inneha særlig uavhengig/ledende stilling. Dette bør bekreftes skriftlig av arbeidsgiver og arkiveres i den ansattes personalmappe. Kommentar: Lovverket krever at det i prinsippet skal foretas en individuell vurdering av om arbeidstakere faller inn under begrepet særlig uavhengig og ledende. Det er imidlertid ikke til hinder for at arbeidstakere med samme type oppgaver kan vurderes samlet. I grensetilfeller skal vurdering foretas ut fra typiske kjennetegn ved den aktuelle stillingskategori. Det individuelle elementet vil da knytte seg til variasjoner i faktisk situasjon for den enkelte arbeidstaker, sett opp mot typekriterier for stillingskategorien. For nærmere redegjørelse av særlig uavhengig stilling og ledende stilling se her (link kommer). 8
Krav til registrering av tid: Det stilles i utgangspunktet noe forskjellige krav til registrering av arbeidstid avhengig av hva slags arbeidstid den ansatte har. - Ansatte som har fast arbeidstid trenger kun å registrere avvik fra den faste arbeidstiden. Med fast arbeidstid menes ansatte som har forutbestemt klokkeslett for arbeidsdagens påbegynnelse og avslutning. Et eksempel er der den ansatte har fast arbeidstid fra kl 0800 til 15.45 hver dag. Mindre korttidsfravær, som korte nødvendige lege- og tannlegebesøk i arbeidstiden trengs ikke registreres, men skal meldes til leder. Overtidsarbeidsarbeid skal alltid registres. - Ansatte som har fleksibel arbeidstid må registrere når den ansatte kommer til og går fra arbeidsstedet hver dag. Dette for å sikre at arbeidsgiver har kontroll med at ansatte utfører arbeid i henhold til avtale. Ansatte som innenfor visse rammer kan bestemme tidspunkt for når arbeidsdagen starter og avsluttes ansees å ha fleksibel arbeidstid. En arbeidstaker som kan velge å påbegynne arbeidsdagen mellom kl 07.00 og 0900, samt avslutte arbeidsdagen mellom kl 14.30 og 20.00 er et eksempel på en arbeidstaker som har fleksibel arbeidstid. - Ansatte som er i ledende stilling eller i særlig uavhengig stilling skal ikke registrere arbeidstid eller overtid. Unntak fra dette er dersom det arbeides overtid jf. unntaksbestemmelsen i Hta. 13-4. I disse tilfellene må den ansatte registrere påbegynt og avsluttet overtid. - Midlertidig ansatte følger i utgangspunktet samme retningslinjer som fast ansatte innen samme stillingskategori. Nærmere om registrering. - Når arbeidstid og overtid skal registreres er det dato og klokkeslett for påbegynt og avsluttet arbeidsøkt som skal registreres. Tidspunktene skal i størst mulig grad registreres på den aktuelle arbeidsdagen. - Ansatte som tilhører institutter og avdelinger som allerede har prosedyrer som omfatter tidsregistrering i henhold til retningslinjene trenger ikke innføre ytterligere tidsregistreringsprosedyrer. - Ansatte med fleksitid som ikke allerede er omfattet av andre tidsregistreringsrutiner skal benytte følgende fleksitidsskjema (link kommer). Skjemaet skal lagres på K-området på serveren i folderen med navn Tidsregistrering. Den ansatte og den ansattes leder har tilgang til dette dokumentet. - Ansatte med fast arbeidstid som ikke er omfattet av andre tidsregistreringssystemer skal benytte følgende avviksskjema (link kommer). Skjemaet skal lagres på (K) området på serveren i folderen med navn Tidsregistrering. Den ansatte og den ansattes leder har tilgang til dette dokumentet. Utbetaling av overtid - Retningslinjene gitt i dette dokument er ikke ment å endre lønnsavdelingens prosedyre for utbetaling av tillegg. Skjema for anvisning av lønn og tillegg skal fortsatt leveres til lønnsseksjonen etter lønnsavdelingens retningslinjer. Retningslinjer for arbeidstid og overtid - For nærmere retningslinjer om arbeidstid i staten se statens personalhåndbok om arbeidstid. - For nærmere retningslinjer for overtid i staten se statens personalhåndbok om overtid 9
VEDLEGG 2 Utsnitt av fleksitidsskjema 10