1 av 7 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Ledergruppen ved fakultet for naturvitenskap og teknologi Referat fra møte i ledergruppen torsdag 25.10.2012, kl. 08.30-11.00 Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Deltakere (12) med vararepresentanter og forfallsliste: Representerer Navn Forfallsliste Fakultetet Fakultetet Fakultetet Institutt for kjemi (IKJ) Institutt for biologi (IBI) Institutt for fysikk (IFY) Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP) Institutt for materialteknologi (IMT) Institutt for bioteknologi (IBT) Studentene på Realfag Studentene på Sivilingeniør De midlertidige vitenskapelige ansatte Dekanus Bjørn Hafskjold X Prodekanus forskning Åse Krøkje X Prodekanus utdanning Anne Borg X Instituttleder Marie-Laure Olivier Vara 1: Instituttnestleder Øyvind Mikkelsen Vara 2:Kontorsjef Gunhild Meistad X Instituttleder Bjørn Munro Jenssen Vara 1: Kontorsjef Hans Jakob Jakobsen Vara 2: Professor Claus Bech X Instituttleder Asle Sudbø Vara 1: Instituttnestleder Jon Andreas Støvneng Vara 2: Kontorsjef Aud Lise Kulseth X Instituttleder Øyvind W. Gregersen Vara 1: Instituttnestleder Jens Petter Andreassen/Instituttnestleder Sigurd Skogestad Vara 2: Kontorsjef Tom Helmersen Instituttleder Arne Petter Ratvik X Vara 1: Instituttnestleder Gabriella Tranell Vara 2: Kontorsjef Trond Einar Hagen X Instituttleder: Kjetil Rasmussen Vara 1: Instituttnestleder Kjell Morten Vårum Vara 2: Professor Olav Vadstein X Ellen Stormo Vara: Elisa Elmies X Axel Lødemel Holene Vara: Anne Barsnes X Marit Takla Vara: Henrik Enoksen Sekretær/referent for ledergruppen: Martin Fjeldvær Dekanus Bjørn Hafskjold Instituttleder Arne Petter Ratvik (deltok på siste del av møtet) Vara 1: Instituttnestleder Gabriella Tranell (forlot møtet kl 10.00) Andre deltakere på møtet Eksempelvis foredragsholdere eller saksbehandlere Seksjonssjef Heidi Hugdal Seksjonssjef Lillian Hanssen Seniorkonsulent Sir Bremdahl
2 av 7 FASTE POSTER Godkjenning av referat Referat fra møtet 18.10.12 ble godkjent med redaksjonelle endringer. Oppfølging av tidligere saker NORHED. o Vi undersøker overhead spørsmålet internt ved NTNU for å få klarhet i hva som gjelder. o Det er også uavklart hvilke satser ph.d.-kandidatene skal gå på når de kommer til Norge. Bør undersøkes. Nyheter fra dekanatet, instituttene, NT-administrasjonen Ledermøte neste uke avlyses Fremdriftsrapportering. Sendes ut denne uken med frist 15.nov. Det jobbes med en digital løsning på sikt. SAKSKART Orienteringssaker: o O sak Høringsrunde ifm revisjon av ph.d. opptaksavtalen ved NTNU. (ca 08.40) Orientering ved Åse Krøkje. Behandlet i forskningsutvalget onsdag 24.okt Det bør være tydeligere hva veiledere og kandidater skriver under på. En betydelig forenkling bør være mulig. En opprydding og presisering i mye av tekstmaterialet er foreslått fra NT En alternativ avtaletekst er laget fra 14 sider opprinnelig til 3 sider i vårt forslag. IFY: Opphavsrett til graden (opprinnelig punkt 8.1) bør enten presiseres eller fjernes. Den skaper mye forvirring slik det fungerer i dag. Bra at dette punktet er ute i forslaget, men det bør kanskje presiseres på andre områder? IKP: Er ph.d. forskriften like bindende som en signert avtale? (f.eks. punkt om tvungen og frivillig avslutning). Holder det å referere til forskriften i en konfliktsak? Vesentlige momenter bør kanskje vurderes å tas med i avtalen for å være sikker. IBT er enig i at tvungen/frivillig avslutning er et vesentlig punkt. IKP: For kandidaten er det viktig å vite om rettighetene til veiledning dette bør også inn i avtalen i en eller annen form. IKJ: Rettigheter til bruk av resultater. Her må vi ivareta at det ofte er en ide fra veileder som videreutvikles av ph.d. studenten. Forskningsseksjonen prøver å arbeide inn momenter fra diskusjonen i forslaget til rektor. Et revidert forslag sendes ut på cirk før vi oversender rektor.
3 av 7 o O sak HMS status (ca 09.00) Orientering ved Espen Fjærvik Nye alvorlige avvik knyttet til avhending av farlig avfall har kommet siden forrige status. Nødvendige tiltak må settes inn for å hindre slike hendelser fremover, og det er viktig at instituttleder setter trykk på dette. IKP: Dette avdekker at det trengs kjemisk kunnskap for å avdekke faremomenter ved avhending. Presisering av rutinene og praksis prioriteres. IBT: Kompetanse hos de som avhender er avgjørende men hvilken kompetanse skal det stilles krav til? Hvordan sikre tettere oppfølging og støtte til de som jobber med dette? HMS: Felles kurs med våre kontaktpersoner for avhending og avhendingsleverandør vil bli gjennomført når rammeavtale er på plass. HMS: Fokus må være på hele linjen frem til avhending og selve avhendingspunktet. God dialog og samhandling internt er avgjørende for å minimere risiko. IFY: Hva gjør vi ved eventuelt sykefravær på våre interne avhendingsressurser?. o Ved korte fravær venter vi til vedkommende er tilbake. o Ved lengre fravær må det finnes andre løsninger. HMS: Det er en trend at avvikene skjer ved storoppryddinger, og det må derfor følges opp ekstra godt disse ryddedagene. HMS: Disse hendelsene skal varsles i avvikssystemet uten at det må etterspørres av fakultetet. Instituttledere bør ta ut rapporter fra avvikssystemet ved egen enhet for å følge opp jevnlig. Både i forhold til å holde trykk på lukking av avvik, men også for å forbedre kvaliteten på avvikene som meldes inn. HMS runden i sammenheng med avvikssystemet er foreløpig ikke god nok. Vi følger derfor gammel mal for HMS runde i år. Jobbe alene alarm blir ikke prioritert for investering i 2013 pga den økonomiske situasjonen. Utsettes til 2014 pga prioritering av avtreksskap. Samarbeid med SINTEF og relevante enheter er etablert Rammeavtale kommer på plass før jul SINTEF vil investere i dette tidlig 2013 de anser det som virksomhetskritisk. Instituttene kan prioritere dette innenfor sine egne rammer hvis de ser muligheten for det. o De som vurderer det sender e post til Espen Fjærvik så vi får en samlet oversikt. Vi må få vite kostnadene før vi tar en endelig vurdering. Det jobbes med å få et kostnadsestimat på plass.
4 av 7 o Beredskapsplan Bestilling ift varslingsliste er sendt ut dette er viktig å få på plass så snart som mulig. Instituttene vurderer selv hvem som passer best til å være stedfortredere. Instituttene må gjøre seg kjent med fakultetets wikiside for beredskap ved NT. Her vil all relevant informasjon samles. Risikoobjekter. Bestilling sendt til instituttene. det krever en skjønnsvurdering, men her er det de helt spesielle objektene som bør identifiseres. HMS runde Forslag til hovedfokus i år er: «Riktig bruk av avtrekksskap» O sak Utvekslingsprogram for brasilianske studenter kartlegging av interesse for å delta. (ca 09.30) 2 saksvedlegg. Orientering ved Siri Bremdal Brasil skal sende ut 100.000 studenter internasjonalt. Vi skal kartlegge interesse ved NT for å ta i mot bachelorstudenter i ett til to semester. De fleste studiene vi har er aktuelle for dette programmet. Vi bør som et minimum svare på de første 5 spørsmålene i høringen fra rektor. Dette opplegget ligner litt på Erasmus stipendet, men den store utfordringen er at dette er bachelorstudenter. Dette er i utgangspunktet utfordrende, men hvis de kommer i fjerde årskurs er det mulig siden vi der underviser mer på engelsk. Vårt tilbud må vurderes opp mot boligmangelen for studenter i Trondheim vi ser hvert år at flere drar hjem pga manglende bolig. Utvekslingen må knyttes til emner som undervises på engelsk, noe annet vil være umulig i praksis. Vi bør sette et tak på hvor mange NTNU skal ta imot totalt. Må disse studentene ta eksperter i team? Skal det være et spikret program eller skal det være valgfrihet? Det er en bedre løsning hvis de velger en pakke med spesialisering og ikke velger emner fritt. Dette vil gjøre oppholdet forutsigbart både for dem og oss. Mange labkurs er adgangsbegrenset, og der står utvekslingsstudenter sist i køen. Et opplegg bør derfor ta hensyn til vår kapasitet på dette området. o O sak Styringsdialog med rektor (ca 09.45) Agenda og forarbeid Saksvedlegg Orientering ved Åse Krøkje FTR skal med på styringsdialogen (del 2)
5 av 7 IKP: Skal nåværende ledelse gjøre noe aktivt opp mot å skaffe kandidater til ny ledelse? HR følger opp dette og gir beskjed når vi skal sette i gang noe. IFY: Vi må ha en prosess om innholdet i utlysningen slik at faglig tyngde innenfor instituttets felt blir godt ivaretatt. IKP: Punktet om midlertidige ansatte er viktig her mangler vi instruks fra rektor om hva vi gjør med midlertidig ansettelse. En oppfølging/konkretisering av styrevedtaket har aldri kommet fra rektor, og det er vanskelig å vite hvilke praktiske løsninger rektor ønsker at skal tas i bruk. Når det gjelder forskningsstrategi bør Instituttledere spesielt se på hva vi går inn med egeninnsats på. IKJ: NT bør ha en handlingsplan for hvordan vi øker kvaliteten på våre forskningssøknader slik at vi får større tilslagsprosent. o O sak Emneporteføljen (ca 10.00) Orientering ved Lillian Hanssen Instituttene skal melde inn forslag på emnereduksjon eller emnesammenslåinger. Dette er en mulighetsstudie innen fristen 31.10.12, og ikke en utredning av en faktisk sammenslåing. Forslagene vil bli grundigere behandlet i etterkant knyttet opp mot studieplanprosessen som har frist 20.11.12. Det gjøres nå en del analyser på områder det finnes faglig overlapp på, men dette bør også instituttene se nærmere på. Vi bør undersøke overlapp på emner selv om det er mange studenter. Arbeidsgruppen gjør en analyse av undervisningsbelastning opp mot antall vitenskapelige i tråd med bestillingen fra Dekanus. Vi må være oppmerksom på at det kan være overlapp mellom teoretiske fag gitt ved IFY, IKJ og IMT. Det er mulig det ikke er noe overlapp, men det må undersøkes. Vi må synliggjøre hvilke emner vi har nasjonalt ansvar for, og som av den grunn bør vurderes fredet. Denne prosessen synliggjør en del momenter vi kan vurdere i et mer langsiktig perspektiv Hvor stor bør valgfriheten for studentene være på de ulike områdene? Kan vi bruke emneevalueringene til å avdekke faglig overlapp? Kan vi løse emner i serie på en bedre og mer effektiv måte? Spesielt aktuelt hvis siste innslag i serien har få studenter. Dette er langsiktig arbeid som vi må holde trykk på over flere år for å få ut potensialet. FTR: Noe faglig overlapp er både ønskelig og nødvendig på enkelte fag. Hva betyr begrepet «stor faglig overlapp»?
6 av 7 Prodekanus Anne Borg: Et innslagspunkt for nærmere vurdering kan være hvis overlappen overskrider 30 %. o O sak Bemanningsplan (ca 10.30) Arne Petter Ratvik deltok for IMT på denne saken. IMT mener tallgrunnlaget fortsatt er upresist, og viste derfor en egenprodusert oversikt over administrative ressurser IMT mener det må sammenlignes mer mellom instituttene og tas en helhetlig vurdering. Sammenligningen som gjøres bør være transparent og gjøres på tvers av instituttene for hver stillingskategori separat. IMT mener det er på høy tid å lage en felles driftsmodell for administrative ressurser ved fakultetet. Dette bør være en strategisk helhetlig plan som gjør at de administrative ressursene er godt fordelt og effektivt organisert. Øyvind Gregersen orienterte om prosessene som ble utført i arbeidsgruppen: Grunnlaget for vurderingene var stillingene som er i prosess nå, det var aldri meningen å utføre en helhetlig vurdering for langsiktige grep siden handlingsrommet er knyttet til de vakante stillingene. Gruppen jobbet en del med budsjettrammene og hva man kunne tillate seg å foreslå innenfor denne rammen. Deretter diskuterte gruppen hvordan fordelingen skulle være mellom kategoriene tekniske, administrative og vitenskapelige. Dekanus foreslo deretter hvilke stillinger som burde prioriteres og forslaget ble diskutert i gruppen. Alle institutt fikk den stillingen de hadde prioritert på topp Til slutt ble det diskutert hvor det var mest virksomhetskritisk på kort sikt, og de fire resterende stillingene ble prioritert på tvers av instituttene. IBI mener denne prosessen tydeliggjør at vi må dele mer på ressursene mellom instituttene i fremtiden. Det er mer positiv stemning blant ansatte for å dele på ressursene fleksibelt nå enn før. IKJ støtter IMT i at prosessen har vært for enkel, og at det ikke er gjort en tøff nok prioriteringsprosess mellom instituttene. IBT mener det er dekanus som sitter med den beste totaloversikten, og at prosessen derfor har vært grei. IFY er usikker på om denne prosessen eller annen prosess hadde vært det beste, men erkjenner situasjonen slik den er nå og tar konsekvensene av dette. Prodekanus Åse Krøkje påpeker at hovedfokus i denne delen av prosessen har vært på virksomhetskritiske stillinger hvor vi bryter avtaler hvis vi ikke får inn folk. I det neste leddet av prosessen skal strategien konkretiseres, og dette må også medføre en revisjon av bemanningsplanen. Det er i denne delen av prosessen vi må sørge for en grundig helhetlig vurdering av vår kapasitet innenfor alle kategoriene på tvers av
7 av 7 instituttene slik IMT etterspør. Dette betyr også en vurdering av ressursfordelingen mellom instituttene. IFY: Den reelle reduksjonen for IFY blir 4 vitenskapelige stillinger neste år slik det ser ut nå. Det er viktig at man ser dette i sammenheng med oppgavene vi skal løse, og dette fører til at vi ved IFY er helt nødt til å effektivisere emneporteføljen. IKJ: Jobber med prosessen rundt den utlyste tekniker stillingen. Vi må få sendt ut informasjonen til de søkerne på stillinger som er utsatt/stoppet. HR utfører dette senest på mandag. EVENTUELT