Budsjettmodul Agresso Planlegger

Budsjettmodul Agresso Planlegger Brukerveiledning Gjelder fra: 09.03.11

Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 2 2 BUDSJETTPROSESSEN I AGRESSO... 3 3 GENERELT... 4 3.1 FUNKSJONSKNAPPER... 4 4 DETALJERING AV ÅRSBUDSJETT... 5 4.1 FUNKSJONSKNAPPER FOR DETALJERING... 5 4.2 BUDSJETTRAMME... 5 4.3 DETALJBUDSJETTERING... 7 4.3.1 Konto 99 Feilkonto budsjett... 8 4.3.2 Begrense antall budsjettposter... 8 4.4 ENDRING AV FREMSKREVET DETALJBUDSJETT... 9 4.4.1 Endre beløpet i en eksisterende rad... 9 4.4.2 Slette en eksisterende rad... 9 4.4.3 Legge til en ny rad... 9 4.4.4 Felthjelp...10 4.5 KOMMENTARER TIL BUDSJETTET...10 4.6 TESTE VALIDERING AV BILAGET...11 4.7 LAGRE DETALJBUDSJETTET...11 4.8 ÅPNE LAGREDE BUDSJETTBILAG...12 4.9 SENDE BUDSJETTET TIL GODKJENNING...12 4.10 RETUR AV BUDSJETTBILAG...13 4.11 SAMMENDRAG: DETALJERING DETALJBUDSJETTERING...14 5 REGULERING AV ÅRSBUDSJETT...15 5.1 REGULERE (JUSTERE) BUDSJETTPOSTER...15 5.2 PERIODISERE BUDSJETTPOSTER...17 5.2.1 Periodisere endringer...18 5.2.2 Omperiodisering...18 5.3 BESKRIV BUDSJETTENDRINGENE...19 5.4 SENDE TIL GODKJENNING...20 5.5 SLETTE BILAG...20 1 Innledning ErgoGroups budsjettløsning bygger på AGRESSO Planlegger og en egen webmodul som støtter en desentralisert budsjettprosess. Budsjettmodulen støtter hele budsjettprosessen fra utarbeidelse av økonomiplan til detaljering, regulering og periodisering av årsbudsjett. Det er lagt opp til arbeidsflyt mellom enhetene og sentraladministrasjonen. Transaksjoner som sendes på arbeidsflyt må godkjennes før de blir oppdatert i saldotabeller. Det er lagt ut nye saldotabeller/rapporter som er tilpasset denne budsjettløsningen. Side 2 av 20

2 Budsjettprosessen i Agresso 1. Enheten tildeles rammebudsjett Rammebudsjett er summen av fremskrevet budsjett +/- endringer. Innlegging av rammebudsjett gjøres av administrasjonen. a. Fjorårets budsjett fremskrives Behandling av økonomiplan og budsjett begynner med fremskriving av fjorårets reviderte budsjett for enheten. Fremskrevet budsjett blir fordelt på konto, ansvar og tjeneste som foregående år. b. Endringer legges inn Rådmannens forslag til endringer i forhold til det fremskrevne budsjettet registreres som tiltak på den enkelte enhet. Tiltakene kan også være negative. 2. Enhetene detaljerer sitt budsjett Detaljering detaljbudsjettering skjer etter at forslag til budsjettrammer er klart. Det aller meste av budsjettet er nå fordelt på konto, ansvar og tjeneste som foregående år, men endringene/tiltakene må legges inn på ønskede konti. Andre budsjettposter kan også endres ved at man flytter beløp mellom konti. 3. Godkjenning av forslag til årsbudsjett Rådmannen godkjenner, evt returnerer, enhetenes forslag til detaljbudsjett for neste år. Returnerte budsjettbilag må behandles og sendes til godkjenning på nytt. 4. Tilleggsbevilgninger (evt reduksjoner) Endringer som kommer etter at budsjettforslaget er godkjent, f eks som følge av vedtak i kommunestyret, må behandles teknisk av administrasjonen. 5. Regulering og periodisering av vedtatt årsbudsjett Etter at budsjettet er vedtatt i kommunestyret, må budsjettpostene periodiseres. Det gjøres i hovedsak sentralt ved en automatperiodisering, men det kan være nødvendig å omperiodisere enkelte poster. Budsjettet åpnes nå også for regulering (justering) budsjettposter. Side 3 av 20

3 Generelt I Agresso Web finnes menypunktet ErgoGroup Budsjett Årsbudsjett. Her finner du valgene Regulering (budsjettendringer og periodisering i vedtatt budsjett) Detaljering opprinnelig budsjett (detaljbudsjettering av rammeforslag) 3.1 Funksjonsknapper Henter budsjettramme eller budsjett for enheten. Åpner bilag som er lagret, men ikke sendt til godkjenning. Henter opp dialogboks hvor kommentarer til budsjett eller budsjettreguleringer kan legges inn. Kommentaren følger med til godkjenner. Lagrer budsjettbilaget uten å sende til godkjenning Godkjenne (mellomlagre) linjer Sender detaljbudsjett eller budsjettjustering til sentral godkjenning. Krever at bilag er lagret og har fått bilagsnummer. Sletteknapp Viser budsjettbilag som er returnert (ikke godkjent) til enheten Side 4 av 20

4 Detaljering av årsbudsjett Etter at fjorårets budsjett er fremskrevet og rådmannens forslag til endringer (tiltak) er lagt inn på den enkelte enhet, må enhetene må hente sin ramme og detaljbudsjettere. Detaljering vi si at tiltakene/endringen fordeles på ønskede konti i budsjettet. Andre budsjettposter kan også endres ved at man flytter beløp mellom konti. 4.1 Funksjonsknapper for detaljering Hent Det øk.plan Slett Henter budsjettrammen for enheten, evt deler av budsjettet basert på angitte utvalgskriterier Henter økonomiplan for detaljering Sletter lagrede budsjettbilag som ikke er sendt til godkjenning, og evt budsjettbilag som er returnert fra godkjenning. Bilagene må hentes opp i skjermbildet før det kan slettes. Sletter ikke det gjeldende budsjettet for enheten. Forklaring på flere funksjonsknapper, se under punktet Generelt. 4.2 Budsjettramme Detaljbudsjettering ligger som et eget menypunkt i budsjettmodulen. Her åpnes følgende vindu: Velg Budsjettenhet Trykk øverst til venstre. Side 5 av 20

Dette henter budsjettrammen for hele enheten: Fremskrevet budsjett Tiltak Totalsum fra fremskrevet budsjett for ansvar og tjenester som inngår i enheten = revidert budsjett siste år. Viser de tiltak fra som angår enheten. Endring (+/-) i forhold til siste budsjett Ny budsjettramme Sum lagrede bilag Sum godkjente bilag Rest til fordeling Summen av Fremskrevet budsjett + Tiltak Summen av alle lagrede detaljbudsjettbilag for enheten i valgt budsjettår Summen av alle godkjente detaljbudsjettbilag for enheten i valgt budsjettår Budsjettramme minus Sum godkjente bilag Side 6 av 20

4.3 Detaljbudsjettering Nå skal rammen fordeles på de enkelte områder innenfor hver enhet. Til hjelp i dette arbeidet henter man opp en kombinasjon av revidert budsjettet for fjoråret, samt endringer i forhold til fjoråret økonomiplantiltakene. Velg på menyen øverst Nå vises hele budsjettet. (Man må evt øke antall rader pr side og oppdatere.) Siste års budsjett og Siste års regnskap (sist avlagte regnskap) vises som egne kolonner, og kan brukes som en veileder i budsjettarbeidet. Regnskapsførte beløp på konti uten budsjettpost, vises på egne linjer eller nederst i bildet som Aggregerte rader. (Det er en egen parameter som bestemmer om disse detaljene skal vises på separate linjer.) Side 7 av 20

4.3.1 Konto 99 Feilkonto budsjett Summen av Tiltak gir enhetene et beløp på konto 99 = Feilkonto budsjett Konto 99 skal slettes, og beløpet fordeles på andre poster. Når konto 99 er slettet, og før man begynner budsjettarbeidet, vil Rest til fordeling vise summen av tiltak (endringer i forhold til siste års budsjett) som er lagt inn. 4.3.2 Begrense antall budsjettposter Detaljbudsjettet består av svært mange poster, og det kan være hensiktsmessig å begrense antall poster mens man jobber med detaljbudsjettet. Angi Ansvar i boksen Dim1 og Tjeneste i boksen Dim2 Oppdater (Gjøres etter at hele budsjettet vises og linje 99 er slettet.) Dette viser den valgte delen av budsjettet, men hele budsjettet for enheten ligger fortsatt i bakgrunnen. Det er også mulig å velge ansvar og tjeneste i boksene øverst og trykk Hent på nytt før du velger knappen Det øk. plan. Dette gjør det imidlertid vanskelig å følge med på hvor mye som står igjen til fordeling til enhver tid. Metoden anbefales derfor ikke i detaljeringsarbeidet. Side 8 av 20

4.4 Endring av fremskrevet detaljbudsjett Forslaget til detaljbudsjett (som tilsvarer siste års reviderte budsjett) kan i hovedsak endres på følgende måter: 1. Skrive over budsjettbeløpet i en eksisterende rad 2. Slette en eksisterende rad 3. Legge til en ny rad (dvs. budsjettere på en konto, et ansvar, en tjeneste eller et prosjekt som ikke tidligere har vært i bruk) 4.4.1 Endre beløpet i en eksisterende rad Ved å åpne en budsjettrad, kan vi skrive over beløpet i denne raden. Vi klikker på raden og får opp et mer detaljert bilde. I feltet for Nytt budsjett skriver vi inn den nye totalsummen for denne posten. Lagre raden ved å trykke på. Dette lukker den detaljerte visningen av valgte rad, og endrer summen i Nytt budsjett -kolonnen 4.4.2 Slette en eksisterende rad For å slette en eksisterende rad, klikker man på symbolet : Deretter bekrefter man at man vil slette raden ved å klikke OK. 4.4.3 Legge til en ny rad Nye rader (nye konteringskombinasjoner) legges inn ved å trykke på Ny rad helt nederst i bildet. Den nye raden legger seg nederst. Klikk evt på symbolet for å søke opp og velge ønsket konto. Når dette er valgt, vises boksene for Ansvar og Tjeneste. Her er det også mulig å velge tjenester Side 9 av 20

som ikke tidligere har vært i bruk på enheten (NB: Nye tjenester må være meldt inn til Kommunekassen og koblet til din enhet.) 4.4.4 Felthjelp Felthjelp kan brukes for å søke opp f eks kontonummer. Til høyre for konteringsfeltet du står i, finner man et symbol : Dersom du trykker på dette symbolet, får du opp en boks der du kan søke etter hele eller deler av en begrepsverdi, for eksempel deler av tekst eller siffer i et kontonummer. Det er ikke nødvendig å bruke søketegn (*?). Søk på konti som begynner med 118 gir dette resultatet. 4.5 Kommentarer til budsjettet Forutsetninger/forklaringer til detaljbudsjettet kan skrives i boksen Kommentar, som er et dokument som kan benyttes gjennom hele budsjettprosessen og hentes opp i flere av skjermbildene i budsjettmodulen. Kommentarene følger med til godkjenner. Det kan være lurt å strukturere informasjonen i tekstdokumentet ved alltid å skrive inn bruker/dato for kommentaren. Skriv nye kommentarer øverst. Kommentarene vil følge enheten og være tilgjengelig i alle budsjetteringsbilder gjennom hele budsjettprosessen. Merk at dette bare er et vanlig tekstdokument, og at det er fullt mulig å slette de dataene som ligger i boksen. Side 10 av 20

4.6 Teste validering av bilaget Nederst i bildet ligger en knapp kalt. Validering sjekker at konti mv som er benyttet er gyldige og at nødvendige felt er fylt ut. Vær oppmerksom på at systemet ikke reagerer på tjenester som er lovlige, men ikke skal være i bruk på enheten. Dersom valideringen finner feil i bilaget, markerer den aktuell linje med rødt og gir en beskjed om hva som er feil. Feilen må rettes, og man må deretter trykke på Validering på nytt for å sjekke resten av bilaget. 4.7 Lagre detaljbudsjettet På et hvilket som helst tidspunkt i budsjetteringsprosessen kan man lagre budsjettet. Budsjettdetaljer lagres ved at man oppretter bilag, som tildeles et bilagsnummer. Dette vil følge bilaget i resten av prosessen. Før bilaget lagres husk: Alle linjer som endres må godkjennes/lagres på knappen etter hvert. Feltet Beskrivelse må fylles ut (dvs erstatt teksten Ny kladd med f eks Detaljbudsjett for enhet xx ). Velg Lagre på menylinja: Bilaget får nå et bilagsnummer, men er ikke sendt til godkjenning. Bilag som ikke er sendt til godkjenning kan endres eller slettes. De gjenfinnes ved å velge Åpne, se nærmere beskrivelse under neste punkt. (Det er mulig å detaljere en del av budsjettet f eks et ansvar om gangen, og lage flere budsjettbilag. Disse kan lagres og sendes samlet til godkjenning. Dette krever at man holder orden på fordelingen av Tiltakene beløpet på feilkonto 99 slik at man ikke overskrider rammen.) Side 11 av 20

4.8 Åpne lagrede budsjettbilag Bilaget er nå lagret som en kladd, og brukeren kan sende det til godkjenning eller fortsette budsjettarbeidet på et senere tidspunkt. Dersom du ønsker å fortsette budsjettarbeidet, gjenfinnes budsjettbilaget ved å velge: a. Hent b. Åpne på menylinja NB! Det er viktig at man IKKE henter et nytt detaljbudsjett ved å trykke på knappen Det øk.plan. c. Klikk på bilaget som kommer opp Budsjettet åpnes for arbeid. d. Fortsett budsjettarbeidet og lagre på på nytt ved avslutning. Bilagsnummer endres ikke. 4.9 Sende budsjettet til godkjenning Budsjett skal sendes rådmannen til godkjenning når det er ferdig detaljert. Før budsjettet sendes til godkjenning sjekk at Rest til fordeling = 0 Dersom man prøver å sende budsjettet til godkjenning med overskridelse, vil følgende melding vises. Kryss av i boksen til venste for bilagsnummer før bilaget sendes til godkjenning! Send til godkjenning Trykk OK for å bekrefte. Side 12 av 20

4.10 Retur av budsjettbilag Hvis budsjettet ikke godkjennes, sendes det i retur. I så fall blir Knappen Vis returer synlig når man går inn i budsjettmodulen, velger sin budsjettenhet og trykker Hent. Klikk på budsjettbilaget og det vil bli hentet opp i nytt vindu. Enheten kan nå foreta de nødvendige endringer i budsjettet og lagre disse før det på nytt sendes til godkjenning. Det er også mulig å slette hele bilaget og begynne på nytt. Dette gjøres ved å velge slett på menylinja. Eventuell forklaring/begrunnelser til returen fra administrasjonen kan man lese i boksen for kommentarer. Boksen hentes opp ved å klikke på kommentarknappen øverst. Side 13 av 20

4.11 Sammendrag: Detaljering detaljbudsjettering 1. Åpne budsjettmodulen Årsbudsjett Detaljering opprinnelig budsjett 2. Hent budsjettramme 3. Hent detaljbudsjett 4. Slett raden med konto 99 Feilkonto budsjett (øverst i detaljbudsjettet). 5. Detaljer hver enkelt konto som skal endres og godkjenn linje ved grønn hake Du kan: a. Endre beløp b. Slette rader c. Opprette nye rader NB! Viktig å godkjenne (mellomlagre) hver enkelt rad. 6. Sjekk at Rest til fordeling = 0 (Gjelder når budsjettet er ferdig detaljert) 7. Test Validering 8. Fyll ut feltet Beskrivelse med f eks Detaljering for Enhet xx 9. Lagre på Lageknapp på menylinja. Bilagsnummer tildeles. Man kan lagre et påbegynt budsjett, for så fortsette en annen dag. 10. Åpne bilag: Lagrede budsjettbilag gjenfinnes ved å velge: e. Hent (som i pkt 2) f. Åpne på menylinja NB! Det er viktig at man IKKE henter detaljbudsjett på nytt. (pkt 3) g. Klikk på bilaget som kommer opp Budsjettet åpnes for arbeid. h. Fortsett budsjettarbeidet og lagre på på nytt ved avslutning. Bilagsnummer endres ikke. 11. Send ferdig budsjett til godkjenning: ny boks kommer opp. 12. Kryss av i boksen til venstre for bilagsnummer 13. Velg OK og send til godkjenning! Side 14 av 20

5 Regulering av årsbudsjett 5.1 Regulere (justere) budsjettposter Etter at budsjettet er godkjent, fortsetter videre behandling av årsbudsjettet i budsjettreguleringsbildet. Dette skjer etter at budsjettet er vedtatt i kommunestyret. Når budsjettet åpnes for regulering, vil det samtidig bli lukket for detaljering. Budsjettet er nå åpent for justering av beløpene mellom budsjettposter, og for omperiodisering av enkeltposteringer. Den første oppgaven er å omperiodisere poster som avviker fra standard periodisering. Gå til Agresso Web ErgoGroup Budsjett Årsbudsjett Velg Regulering 1. Velg Budsjettenhet i nedtrekksmenyen Flere bokser vises 2. Velg Ansvar og Tjeneste du kan velge alle eller et utvalg 3. Velg evt Versjon for regulering av budsjett 2011: 2011/R1 4. Trykk Hent Alle budsjettrader for valgt ansvar og tjeneste(r) vises. Side 15 av 20

For å registrere en budsjettregulering, klikker du på raden som skal endres. Raden blir da åpnet slik at det er mulig å skrive inn beløpet i endringskolonnen. Skriv inn beløpet du vil endre budsjettposten med, og lukk raden ved hjelp av den grønne haken (godkjenne) eller entertasten. Du kan evt legge inn nytt totalbeløp i kolonnen Nytt budsjett. Ved behov for ny konto velg Ny rad. Du kan skrive kontonummeret direkte inn, eller velge fra nedtrekksmenyen. Her er det mulig å skrive inn et annet ansvar enn det først valgte. Side 16 av 20

Budsjettendringer må balansere. Det må derfor registreres en motpost slik at endringene til sammen blir 0. 5.2 Periodisere budsjettposter Når endringene er registrert, er det klart for periodisering. Trykk på kalkulatortasten til høyre i raden. Det åpnes et nytt vindu for periodisering. Budsjettet er automatperiodisert likt for alle enheter ved bruk av sentrale nøkler på denne måten: Lønn: 1/11 pr mnd unntatt i juni (= 0) (periodiseringsnøkkel 14) Andre driftsutgifter: 1/12 pr mnd (periodiseringsnøkkel 13) Inntekter: 1/12 pr mnd (periodiseringsnøkkel 13) Intern overføring og avskrivning 1/3 pr tertial (april, aug., des.) (periodiseringsnøkkel 15) Budsjettpostene kan omperiodiseres uten at man samtidig gjør budsjettjusteringer. Budsjettendringer kan periodiseres. Side 17 av 20

Periodiseringen kan skje på flere måter, og valget bestemmes av brukeren i forhold til hva som er mest hensiktsmessig. Det første du skal ta stilling til er om du vil - periodisere kun endringen (her: 12 000), eller om du vil - periodisere endringen pluss det som lå der fra før (her: 120 000). 5.2.1 Periodisere endringer Dersom du bare vil periodisere endringen, er det følgende muligheter: 1. Endringen fordeles likt det som lå der fra før 2. Endringen fordeles som regnskapet året før 3. Endringen fordeles etter forhåndsdefinerte fordelingsnøkler. Vi har nøklene 13 (1/12 pr mnd), 14 for lønn (1/11 pr mnd unntatt juni) og 15 (1/3 pr tertial) for avskriving og intern overføring 4. Endret budsjettbeløp registreres rett på periodene (kolonnen Endring): Etter at periodiseringen er gjennomført, trykker du på Lagre Du får da en beskjed om at periodiseringen er lagret og kan lukke vinduet. 5.2.2 Omperiodisering Omperiodisering vil si at du kan gjøre om på den opprinnelige periodiseringen i tillegg til endringen. NB! Endringen kan godt være 0, dvs. at det er mulig å omperiodisere det som tidligere er registrert uten å gjøre endring på selve beløpet. 1. Sum nytt budsjett fordeles som regnskapet året før 2. Sum nytt budsjett fordeles etter forhåndsdefinerte fordelingsnøkler. 3. Nytt budsjettbeløp registreres rett på periodene i kolonnen Nytt beløp. Side 18 av 20

Etter at periodiseringen er gjennomført, trykker du på Lagre Du får da en beskjed om at periodiseringen er lagret og kan lukke vinduet. NB! Dette er en mellomlagring. I tillegg må endringen lagres i reguleringsbildet (se nedenfor) - og deretter sendes til godkjenning. Vær oppmerksom på at også rene omperiodiseringer må godkjennes. 5.3 Beskriv budsjettendringene Etter at budsjettendringen er foretatt og riktig periodisert, kan du skrive inn en tekst i beskrivelsesfeltet. Teksten bør si noe om hva som er gjort. Trykk Lagre for å få tildelt bilagsnummer. Budsjettendringen er nå lagret, men ikke godkjent. Bilag som ikke er sendt til godkjenning kan endres eller slettes. De gjenfinnes ved å velge: Side 19 av 20

5.4 Sende til godkjenning Bilaget er nå lagret som en kladd, og brukeren kan sende det til godkjenning. Trykk OK for å bekrefte. Dersom budsjettreguleringen ikke aksepteres av godkjenner, sendes det i retur. Har man fått reguleringer i retur, vil denne funksjonsknappen knappen vises i reguleringsbildet: Vis returer henter opp et nytt vindu der man får tilgang til ikkegodkjente budsjettreguleringer og kan endre eller slette disse. 5.5 Slette bilag Dersom du har gjort en endring som viser seg å være feil (for eksempel dobbeltregistrering), kan bilaget slettes. Det er kun mulig å slette bilag som er lagret uten å bli sendt til godkjenning eller som er returnert. Side 20 av 20