Kongsberg (Magazinet Event og Konferansesenter) Christian Augusts gt 2, 3611 Kongsberg https://grandkongsberg.no/magazinet-konferansesenter/

Møteinnkalling Fellesnemnda Møtested: Kongsberg (Magazinet Event og Konferansesenter) Christian Augusts gt 2, 3611 Kongsberg https://grandkongsberg.no/magazinet-konferansesenter/ Tidspunkt: 04.01.18, kl 13:00-17:00 Fellesnemda settes Sakene 1/18 5/18 behandles 05.01.18, kl 11:00-17:00 Fellesnemda settes Sakene 6/18 8/18 behandles 06.01.18, kl 09:00-17:00 Fellesnemda settes Sakene 9/18 13/18 behandles Detaljert program for fellesnemdas møte foreligger som vedlegg i sak 1/18. Grupperom vil være til disposisjon for fellesnemda alle dager. Eventuelle forslag til sakene som skal behandles sendes til polsek@bfk.no Eventuelle forfall meldes til: Østfold Kjerstin Berg, telefon 69 11 74 01, eller kjeber1@ostfoldfk.no Akershus Ole Kjendlie, telefon 22 05 57 03, eller ole.kjendlie@afk.no Buskerud Marianne Israelsen, telefon 40 20 90 12, eller marianne.israelsen@bfk.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Se egen innkalling for møte i partssammensatt utvalg, 05.01.18 kl 09:00-11:00 Møteinnkallinger i Viken er tilgjengelig på hjemmesiden, se http://viken.no/ 1

Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Anette Solli LEDER AKERSHUS: H Gunnar Melgaard MEDL AKERSHUS: H Lise Hagen Rebbestad MEDL AKERSHUS: H Sebastian Næss Langaas MEDL AKERSHUS: H Ketil Nordengen MEDL AKERSHUS: H Tonje Brenna MEDL AKERSHUS: AP Amund Kjernli MEDL AKERSHUS: AP Ine Rangønes Libak MEDL AKERSHUS: AP Torunn Skottevik MEDL AKERSHUS: AP Vibeke Limi MEDL AKERSHUS: FRP Arne-Rune Gjelsvik MEDL AKERSHUS: FRP Øyvind Solum MEDL AKERSHUS: MDG Solveig Schytz MEDL AKERSHUS: V Morten Vollset MEDL AKERSHUS: SP Lars Salvesen MEDL AKERSHUS: KRF Roger Ryberg NESTL BUSKERUD: AP Anne Sandum MEDL BUSKERUD: AP Bjørn Tore Ødegården MEDL BUSKERUD: AP Olav Skinnes MEDL BUSKERUD: SP Hanne Lisa Matt MEDL BUSKERUD: MDG Anders Wengen MEDL BUSKERUD: V Rune Kjølstad MEDL BUSKERUD: H Iselin Haugo MEDL BUSKERUD: H Sandra Bruflot MEDL BUSKERUD: H Ole Haabeth NESTL ØSTFOLD: AP, SV Siv Henriette Jacobsen MEDL ØSTFOLD: AP, SV Andreas Lervik MEDL ØSTFOLD: AP, SV Cecilie Agnalt MEDL ØSTFOLD: AP, SV Simen Nord MEDL ØSTFOLD: HØYRE Monica Gåsvatn MEDL ØSTFOLD: HØYRE Leif Willy Eriksen MEDL ØSTFOLD: FRP, V Britt Gulbrandsen MEDL Ø: KRF, SP, MDG Johan Edvard Grimstad MEDL Ø: KRF, SP, MDG Sted, dato Drammen, 20.12.2017 Anette Solli Leder av fellesnemda Viken 2

Saksliste Saksnr. Sakstittel Side PS 1/2018 Godkjenning av innkalling og dagsorden PS 2/2018 Godkjenning av protokoll fra møte i fellesnemnda 8. desember 2017 PS 3/2018 Hvordan jobbe i fellesnemnda PS 4/2018 Møteplan 2018 for fellesnemnda - ny behandling PS 5/2018 Orientering om saker i Partssammensatt utvalg 05.01.18 PS 6/2018 Lokalisering av Viken fylkeskommune PS 7/2018 Politiske prosjekter og arbeidsgrupper PS 8/2018 Oppnevning og retningslinjer - valgkomité PS 9/2018 Status rekruttering av hovedprosjektleder PS 10/2018 Prosjektkontor, bemanning og lokalisering PS 11/2018 Godtgjøring og arbeidsvilkår for politikere i fellesnemnda og partssammensatt utvalg PS 12/2018 Økt frikjøp til arbeidstakerorganisasjonene til arbeidet med etableringen av Viken PS 13/2018 Eventuelt 3

Saksnr.: 2017/26 Løpenr.: 51/2017 Klassering: Saksbehandler: Mona Bjørnsrud Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Fellesnemnda 04.01.2018 1/2018 Godkjenning av innkalling og dagsorden Vedlegg 1 Fellesnemnda på Kongsberg 4. - 6. januar 2018 Forslag til vedtak Innkalling og dagsorden til fellesnemndas møte 4. januar 2018 godkjennes. 19. desember 2017 Tron Bamrud Georg N. Smedhus Anne Skau fylkesrådmann Akershus fylkesrådmann Buskerud fylkesrådmann Østfold 4

Fellesnemnda 04.01-06.01. Torsdag 04.01. Kl. 12.00 Kl. 13.00 Kl. 13.30-17.00 Kl. 18.00 Kl. 19.00 Lunsj Velkommen til Buskerud og Kongsberg v/ fylkesordfører Roger Ryberg v/ordfører i Kongsberg Kari Anne Sand Saker til behandling 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden 2. Godkjenning av protokoll fra møte i fellesnemnda 08.12.2017 3. Hvordan jobbe i fellesnemnda 4. Møteplan 2018 for fellesnemnda ny behandling 5. Orientering om saker i Partssammensatt utvalg 05.01. Besøk og omvisning i Skimuseet Middag på Smeltehytta Fredag 05.01. Kl. 09.00-11.00 Frokost Partssammensatt utvalg 1. Partssammensatt utvalg valg av leder og nestleder 2. Omstillingsdokument innledende drøftinger 3. Økt frikjøp til arbeidstakerorganisasjonene til arbeidet med etablering av Viken 4. Rekruttering av hovedprosjektleder 5. Eventuelt Saker til behandling Kl. 11.00-12.00 6. Lokalisering av Viken fylkeskommune Kl. 12.00-13.00 Lunsj Saker til behandling Kl. 13.00-17.00 7. Politiske prosjekter og arbeidsgrupper Kl. 17.00 8. Oppnevning og retningslinjer valgkomite` Kl. 18.30 Middag 5

Lørdag 06.01. Kl. 09.00-12.00 Kl. 12.00 Frokost Saker til behandling 9. Status for rekruttering av hovedprosjektleder 10. Prosjektkontor, bemanning og lokalisering 11. Godtgjøring og arbeidsvilkår for politikere i fellesnemnda og partssammensatt utvalg 12. Økt frikjøp til arbeidstakerorganisasjonene til arbeidet med etablering av Viken 13. Ytterligere drøftinger/ konklusjoner på saker fra torsdag/fredag 14. Saker til neste møte Stillingskontroll Administrative prosjekt Valg av politiske arbeidsgrupper Budsjett for fellesnemnda De enkelte fylkeskommunenes budsjett Omstillingsdokument Kommunikasjonsstrategi 15. Eventuelt Lunsj Vel hjem! 6

Saksnr.: 2017/26 Løpenr.: 52/2017 Klassering: Saksbehandler: Mona Bjørnsrud Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Fellesnemnda 04.01.2018 2/2018 Godkjenning av protokoll fra møte i fellesnemnda 8. desember 2017 Vedlegg 1 Protokoll fra møte i fellesnemnda 8. desember 2017 Forslag til vedtak Protokoll fra møte i fellesnemnda 8. desember 2017 godkjennes. 19. desember 2017 Tron Bamrud Georg N. Smedhus Anne Skau fylkesrådmann Akershus fylkesrådmann Buskerud fylkesrådmann Østfold 7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

Saksnr.: 2017/23 Løpenr.: 45/2017 Klassering: Saksbehandler: Thore Desserud Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Fellesnemnda 04.01.2018 3/2018 Hvordan jobbe i fellesnemnda Forslag til vedtak Saken legges fram til drøfting. 19. desember 2017 Tron Bamrud Georg N. Smedhus Anne Skau fylkesrådmann Akershus fylkesrådmann Buskerud fylkesrådmann Østfold Bakgrunn for saken Etablering av Viken innebærer at tre ulike kulturer og arbeidsmåter skal endres til noe som er felles. Med kultur menes ikke formelle eller praktiske retningslinjer, men mer en etisk bevissthet og holdning hos medlemmene til hvordan arbeidet skal skje, dvs. en type arbeidskultur eller spilleregler for fellesnemndas arbeid. Hver fylkeskommune har sin kultur og sine arbeidsmåter med seg inn i samarbeidet. En vil derfor kunne oppleve at en snakker forbi hverandre, misforstår hverandre og bruker forskjellig begreper. Videre er det normalt å tenke at egen praksis er bedre enn den praksis andre har. Det er derfor avgjørende for en god prosess at en har åpenhet for å bli kjent med 18

hverandres kulturer og arbeidsmåter. Videre er det avgjørende å ha en åpenhet for andres tilnærming og tankesett. Hensikten med saken er å legge grunnlaget for en drøfting av hvordan fellesnemnda skal arbeide. Fakta Det formelle grunnlaget for fellesnemnda er hjemlet i 26 i inndelingsloven: Ved samanslåing av kommunar eller fylkeskommunar og ved deling som nemnt i 3 andre ledd bokstav b skal det opprettast ei fellesnemnd til å samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga eller delinga. Nemnda bør spegle av innbyggjartalet i dei enkelte kommunane eller fylkeskommunane. Det skal likevel vere minimum tre medlemmer i nemnda frå kvar kommune eller fylkeskommune. Fellesnemnda blir valt av og blant medlemmene i kommunestyret eller fylkestinget. Også medlemmer av kommunerådet eller fylkesrådet kan veljast. Nemnda vel sjølv leiar og nestleiar. Reglane i kommunelova om val og saksbehandling i folkevalde organ gjeld elles tilsvarande. Kommunane eller fylkeskommunane kan også opprette eit felles partssamansett utval etter kommunelova 25 for behandling av saker som gjeld forholdet mellom den nye eininga som arbeidsgivar og dei tilsette. Fellesnemnda skal ta hand om det førebuande arbeidet med økonomiplanen og med budsjettet for det første driftsåret etter at samanslåinga eller delinga som nemnt i 3 andre ledd bokstav b, er sett i verk. Nemnda skal i sin verkeperiode gi fråsegn til departementet om årsbudsjetta og økonomiplanen for dei kommunane eller fylkeskommunane saka gjeld. Andre arbeidsoppgåver og fullmakter for nemnda blir fastsette i reglement som må vedtakast i alle kommunestyra eller fylkestinga. Kvar av kommunane eller fylkeskommunane kan be departementet om å ta avgjerd i slike spørsmål dersom det ikkje er mogleg å kome til semje. Nemnda kan få fullmakt til å tilsetje personale i den nye eininga. Dette omfattar også tilsetjing av administrasjonssjef og revisor. Tilsetjing av revisor skjer på bakgrunn av innstilling frå kontrollutvala. Nemnda kan òg få fullmakt til å vidareføre deltaking i interkommunalt samarbeid om revisjon eller vidareføre avtale med annan revisor. Tilsvarande gjeld for sekretariatet for kontrollutvalet. Slikt vedtak skjer etter innstilling frå kontrollutvala. Fellesnemnda kan gi eit arbeidsutval myndigheit til å gjere vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell art. Reglane i kommunelova om møte- og talerett for ordførar, leiar av kommuneråd eller fylkesråd, administrasjonssjef og tilsette gjeld tilsvarande for nemnda. Reglane i 59 om lovlegkontroll gjeld tilsvarande for avgjerder fellesnemnda tek. Funksjonsperioden for fellesnemnda går ut når det nye kommunestyret eller fylkestinget er konstituert etter reglane i 27. 2 19

Utover det som er særskilt nevnt i lovteksten eller i reglementet for fellesnemnda, behandler de enkelte fylkesting saker som gjelder fylkeskommunenes ordinære drift på vanlig måte i perioden fram til sammenslåing. Sakene som behandles i de enkelte fylkesting i perioden fram til 1.1.2020 forberedes av fylkesrådmennene i den enkelte fylkeskommune som tidligere. Et avklart og ryddig forhold mellom hovedprosjektet og fylkeskommunenes ordinære drift i linjen er viktig. Vurdering Østfold, Buskerud og Akershus har i dag noe forskjellig tilnærming til bl.a. hvordan formannskapsmodellen praktiseres. Dette gjelder samhandlingen mellom administrasjon og politikk, og det vil trolig også gjelde hvordan en arbeider innenfor politiske grupper og på tvers av disse. Når ulik praksis møtes i fellesnemnda vil det kunne bli misforståelser og unødvendige fronter. Slik vil det være uansett hvilke fylkesorganisasjoner man sammenlikner seg med. Det kan derfor være fornuftig at man orienterer hverandre om hvordan prosessene håndteres og hvordan administrasjon og politikk samhandler. Møtekultur er noe som utvikles over tid fra møte til møte. Med en slik bevissthet kan det være hensiktsmessig å lage noen «kjøreregler» for hvordan prosessene skal være i fellesnemnda mv. Fellesnemnda er ment å tilstrebe konsensus. Det bør få konsekvenser for hvordan arbeidet/diskusjonene i fellesnemnda foregår. Utviklingen i diskusjonen bør ta sikte på å nærme seg et felles multiplum, en sentrum for standpunktene. Videre kan klare kjøreregler og god møtepraksis bidra til å styrke kulturen i nemnda. Møtekultur bør bygge på gode etiske tradisjoner for hvordan et slikt fellesskap skal arbeide. I stor grad er disse nedfelt i de verdiene som hver av fylkeskommunene har. Dette verdigrunnlaget vil være et godt utgangspunkt for å etablere en god kultur for fellesnemndas arbeid. Viktige momenter kan være: - Være rause - Vise respekt, ha som utgangspunkt at alle vil Vikens beste - Være saklig og redelig - Være optimistiske og løsningsorienterte - Være åpne og inkluderende, del informasjon - Tilstrebe høy integritet - Overholde frister - Likeverdige parter For å legge til rette for gode prosesser i fellesnemnda må det forberedes gode saker. Hovedprosjektleder til fellesnemnda vil ha ansvar for å legge fram saker for behandling i fellesnemnda. Inntil hovedprosjektleder er på plass vil de tre fylkesrådmennene sammen ivareta dette ansvaret. 3 20

Med utgangspunkt i de tre fylkeskommunene har ulik praksis er samarbeid om møtene i fellesnemnda viktig. Lederkollegiet ved de tre fylkesordførerne bør få et særskilt ansvar for å forberede møtene i fellesnemnda. Dette gjelder også å forberede behandlingen av sakene. 4 21

Saksnr.: 2017/6 Løpenr.: 32/2017 Klassering: Saksbehandler: Kjerstin Berg Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Fellesnemnda 04.01.2018 4/2018 Møteplan 2018 for fellesnemnda - ny behandling Vedlegg 1 Møteplan 2018 for fellesnemnda Forslag til vedtak Det gis tilslutning til møteplanforslaget for 2018. 18. desember 2017 Tron Bamrud Georg N. Smedhus Anne Skau fylkesrådmann Akershus fylkesrådmann Buskerud fylkesrådmann Østfold Bakgrunn for saken Det visest til behandling i fellesnemndas møte 8. desember 2017 hvor følgende ble vedtatt: Fellesnemnda legger alternativ 1 til grunn inntil videre, men saken settes opp til ny behandling på neste møte med tanke på behov for justeringer. Fakta Det er satt opp nytt forslag til møteplan, hvor møtene i fellesnemnda i hovedsak er lagt til starten av måneden. Partssammensatt utvalg har møte samme dag som fellesnemnda med møtestart kl. 09.00 og beregnet avslutning senest kl. 11.30. 22

Fellesnemnda har møtestart kl. 12.00 med avslutning kl. 17.00. For fellesnemnda foreslås det to-dagers samling i mai og oktober som går fra lunsj til lunsj. Møteinnkalling og saker til fellesnemnda og partssammensatt utvalg sendes ut senest 7 dager før møtedato. Møteplan for andre politiske grupper og eventuelt et arbeidsutvalg vil komme i senere sak. Møteleder for de tre utvalgene vil i kraft av sin funksjon ha myndighet til å innkalle til ekstraordinære møter, avlyse møter eller ta stilling til å endre møtestrukturen underveis. Dette følger av møteleders funksjon og rolle jf. kommunelovens 32. 2 23

Møteplan Viken fylkeskommune 2018 Utvalg Jan. Feb. Mars Apr. Mai Juni Aug. Sep. Okt. Nov. Des. Fellesnemnda 4.-6. 2. 5. 4. 3.4. 4. 14. 4. 2.3 5. 3. Partssammensatt utvalg 4. 2. 5. 4. 3. 4. 14. 4. 2. 5. 3. Østfold Fylkestinget 15. 15.* 19. 20.-21. 20. 25. 5.-6. Fylkesutvalget 8. 8. 12. 3. 7. 22. 13. 18. 22. 13. Opplæringskomiteen 6. 10. 5. 11. 16. 20. Samferdselskomiteen 6. 10. 5. 11. 16. 20. Næring og kulturkomiteen 7. 11. 6. 12. 17. 21. Akershus Fylkestinget 12. 19. 14. 18. 10. 22. 19. 17. Fylkesutvalget 22. 5. 12. 7. 11. 3. 15. 12. 26. 10. Hovedutvalg for utdanning og kompetanse 30. 6. 2. 5. 28. 9. 6. 4. Hovedutvalg for kultur, frivillighet og folkehelse 30. 6. 2. 5. 28. 9. 6. 4. Hovedutvalg for plan, næring og miljø 31. 7. 2. 6. 29. 10. 7. 5. Hovedutvalg for samferdsel 31. 7. 2. 6. 29. 10. 7. 5. Buskerud Fylkestinget 14. 15. 25. 26 20. 21. 29. 30. 24. 25. 12. 13. Fylkesutvalget 24. 21. 14. 18. 9. 13. 22. 19. 17. 21. 22. 5. Hovedutvalg for utdanning 25. 21. 22. 19. 16. 27. 12. 18. 7. 8. 19. Hovedutvalg for samferdsel 8. 22. 3. 6. 7. 6. 11. 29. Hovedutvalg for miljø, innovasjon, næring 22. 2. 28. 12. 13. 28. Hovedutvalg for kultur, idrett, folkehelse 31. 21. 6. 26. 27. 14. Partssammensatt utvalg: møte samme dag som fellesnemnda. Kl 0900-1200 Fellesnemnda 1200-1700. To dagers møte lunsj til lunsj 24

Møtesteder 2018 Utvalg Dato Sted / ansvar Fellesnemda 4.-6. januar Kongsberg (Buskerud) 2. februar Fornebu (Akershus) Arbeidsutvalget Partssammensatt utvalg 25

Saksnr.: 2017/31 Løpenr.: 56/2017 Klassering: Saksbehandler: Lasse Narjord Thue Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Fellesnemnda 04.01.2018 5/2018 Orientering om saker i Partssammensatt utvalg 05.01.18 Forslag til vedtak Saken tas til orientering. 20. desember 2017 Tron Bamrud Georg N. Smedhus Anne Skau fylkesrådmann Akershus fylkesrådmann Buskerud fylkesrådmann Østfold Bakgrunn for saken Oversikt over saker som skal behandles av Partssammensatt utvalg 05.01.18 legges fram for orientering for fellesnemnda. Oversikt over saker som skal behandles: 1. Partssammensatt utvalg valg av leder og nestleder 2. Omstillingsdokument innledende drøftinger 3. Økt frikjøp til arbeidstakerorganisasjonene til arbeidet med etablering av Viken 4. Rekruttering av hovedprosjektleder 5. Eventuelt 26

Oversikt over medlemmer i Partssammensatt utvalg: Medlem Akershus Anette Sollie (H) Tonje Brenna (Ap) Morten Vollset (Sp) Buskerud Bjørn Tore Ødegården (Ap) Sandra Bruflot (H) Østfold Siv Henriette Jacobsen (Ap) Simen Nord (H) Varamedlem Gjermund Skaar (SV) Øyvind Solum (MDG) Solveig Schytz (V) Olav Skinnes (Ap) Rune Kjølstad (H) Andreas Lervik (Ap) Monica Gåsvatn (H) 2 27

Saksnr.: 2017/13 Løpenr.: 33/2017 Klassering: Saksbehandler: Kjersti Bærug Hulbakk Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Fellesnemnda 04.01.2018 6/2018 Lokalisering av Viken fylkeskommune Utrykte vedlegg: Vedtak i fylkestinget i Akershus, sak 109/17 Vedtak i fylkestinget i Buskerud, sak 74/17 Vedtak i fylkestinget i Østfold, sak 123/17 Forslag til vedtak Vikens hovedkontor skal ligge ved togstasjon i Akershus vest, nærmest mulig Oslo. I tillegg vil Viken ha kontor i Nedre Glomma i umiddelbar nærhet til togstasjon, med om lag en fjerdedel av arbeidsplassene knyttet til sentraladministrative funksjoner. Det legges til grunn at også kontoret i Nedre Glomma skal ha viktige kompetansearbeidsplasser, blant annet med oppgaver innenfor videregående opplæring og regional utvikling. 18.12.2017 Tron Bamrud Georg N. Smedhus Anne Skau fylkesrådmann i Akershus fylkesrådmann i Buskerud fylkesrådmann i Østfold 28

Bakgrunn for saken De tre fylkesrådmennene la fram likelydende saker til sine respektive fylkesting om forberedelse av Viken fylkeskommune. Ett av punktene omhandlet lokalisering: «Vikens hovedkontor skal ligge ved togstasjon i Akershus vest, nærmest mulig Oslo. I tillegg vil Viken ha kontor i Nedre Glomma i umiddelbar nærhet til togstasjon, med om lag en fjerdedel av arbeidsplassene knyttet til sentraladministrative funksjoner. Det legges til grunn at også kontoret i Nedre Glomma skal ha viktige kompetansearbeidsplasser, blant annet med oppgaver innenfor videregående opplæring og regional utvikling.» Fakta Ved behandling i de tre fylkestingene vedtok Akershus og Buskerud punktet om lokalisering slik det fremkom i forslag til vedtak mens Østfold gjorde et annet vedtak. Fylkestinget i Østfolds vedtak: «I Viken må investeringsbehov knyttet til nye skolebygg prioriteres foran investeringer i nye administrasjonsbygg. Eksisterende administrasjonsbygg må derfor kunne utnyttes ved etablering av fylket. Målet om en flerkjernet utvikling på Østlandet må være det bærende prinsipp for plassering av administrasjonsbygg og strategiske funksjoner i Viken. Utviklingen må legge til rette for at byer og regioner i fylket kan avlaste Oslo, redusere press- og miljøproblemer og utnytte infrastruktur gjennom motstrøms pendling. Dersom man på sikt ønsker å lokalisere administrasjonen på kun to steder må disse være mest mulig likeverdige i form av arbeidsplasser, strategiske funksjoner og viktige utviklingsoppgaver. Bygget på østsiden av fylket lokaliseres nedre Glomma.» Vurdering Akershus fylkeskommune og Buskerud fylkeskommune har vedtak om lokalisering i tråd med den fremforhandlede enigheten mellom fylkesordførerne. Denne avtalen bør fremdeles være gjeldende. 2 29

Saksnr.: 2017/14 Løpenr.: 41/2017 Klassering: Saksbehandler: Anne Line Berglia Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Fellesnemnda 04.01.2018 7/2018 Politiske prosjekter og arbeidsgrupper vedlegg: * Forslag til vedtak 1. Fellesnemnda vedtar at følgende politiske prosjekt igangsettes: 1) Visjon, mål og verdier for Viken fylkeskommune 2) Styringsform, eierskap og organisering av Viken fylkeskommune 3) Oppfølging av ekspertutvalgets arbeid 4) Delegasjon, økonomiske handlingsregler, politisk reglement 5) Valg 2019 6) Samfunnsutviklerrollen 7) Symboler 2. Fellesnemnda ber valgkomiteen foreslå representanter til arbeidsgruppene for de vedtatte politiske prosjektene. 3. Fellesnemnda ber fylkesrådmennene utarbeide nødvendig grunnlag og stille tilstrekkelige administrative ressurser til rådighet for de politiske prosjektene. 18.desember 2017 Tron Bamrud Georg N. Smedhus Anne Skau fylkesrådmann Akershus fylkesrådmann Buskerud fylkesrådmann Østfold 30

Bakgrunn for saken Fellesnemnda er valgt av de tre fylkestingene for å samordne og lede prosessen med etableringen av Viken fylkeskommune. Det er et omfattende arbeid å etablere en ny organisasjon klar for oppstart 1.1.2020. Det er mye som må utredes og besluttes både politisk og administrativt. Arbeidet som igangsettes må kjennetegnes ved god kvalitet, god forankring og effektive prosesser. Arbeidet med etablering av Viken fylkeskommune organiseres på en måte som ivaretar kompleksiteten i de oppgavene som skal løses. Mange områder og oppgaver henger sammen med hverandre og har avhengigheter til hverandre. Tiden til disposisjon er kort. og god framdrift er avgjørende. Samtidig er planlegging nødvendig. Hensiktsmessig organisering både med tanke på avhengigheter og effektiv fremdrift vil være en suksessfaktor. Selv om tiden frem til 2020 er knapp, vil det være viktig å bruke tilstrekkelig tid til å identifisere hvordan en ny og fleksibel organisasjon best kan utvikles. Etablering av Viken fylkeskommune handler om å skape noe nytt. Visjon, mål og verdier vil gi retning og legge grunnlag for en endringskultur. Involvering og samskaping med berørte interessenter vil være en suksessfaktor. Fakta Organisering av arbeidet med å etablere Viken fylkeskommune For å sikre helhetlig tilnærming, sammenhenger og nødvendige prioriteringer vil alle oppgave samles i et styringsdokument for etablering av Viken Fylkeskommune. Dette setter rammene for hvordan arbeidet med etablering av Viken fylkeskommune skal gjennomføres, slik at en ny organisasjon er godt forberedt ved oppstart 01.01.2020. Dette handler både om hvilke oppgaver som skal løses, og hvilke roller og ansvar de involverte i arbeidet har. Intensjonen er at Viken fylkeskommune skal styres etter en parlamentarisk styringsform. I arbeidet frem mot etablering av Viken kan politikk og administrasjon strekke seg gradvis mot prinsippene for parlamentarisme. Det vil gi en gradvis forberedelse til ny styringsform. Etableringen av Viken koordineres og administreres av en ansatt hovedprosjektleder. Inntil vedkommende er tilsatt er det de tre fylkesrådmennene som har denne oppgaven. Når den nye administrative ledelsen er ansatt må det foretas en rolleavklaring mellom hovedprosjektleder og den nye ledelsen som blir rekruttert inn i Nye Viken fylkeskommune. Alle politiske prosjekter gjennomfører en innledende fase for å identifisere hvilke oppgaver som skal løses og hvordan arbeidet organiseres mest mulig hensiktsmessig. Basert på prosessens innledende fase utformes det konkrete målsettinger for prosessen, tydelige beslutningslinjer, prioritering av oppgaver og fastsettelse av fremdriftsplan. Den innledende fasen vil også avdekke behov for kunnskapsgrunnlag. 2 31

Noen prosjekter er komplekse og må deles opp i flere underliggende delprosjekter. I hvert av de politiske prosjektene opprettes det en politisk arbeidsgruppe. Representanter foreslås av fellesnemdas valgkomité. Erfaringer fra andre store sammenslåingsprosesser viser at det er mye forberedende arbeid som må gjøres, og det foreslås at de mest omfattende prosjektene tilknyttes administrative ressurser. Innenfor den enkelte prosjekt bør arbeidsgruppen vurdere hva som er ressursbehovet for å løse oppgavene i prosjektet, både arbeidsinnsats og økonomiske midler. Erfaring viser at god planlegging, tydelige i roller og ansvar, god kommunikasjon og god medvirkning av relevante interessenter gir gode resultater. Det foreslås derfor at prosjektene benytter metodikk hvor disse elementene er ivaretatt, og at det knyttes administrative ressurser til prosjektene. Interessentinvolvering Bred involvering av relevante interessenter er vesentlig. Det handler både om hvem som anses som interessenter og hvilke metoder som brukes i involveringen. Prosjektene må strekkes seg etter metoder som skaper engasjement, mobilisering og ekte medvirkning. God og reel medvirkning bygger på grundig analyse av hvem som er interessentene, samt når i prosessene og på hvilke måte de involveres. Både de politiske og administrative prosjektene kommer til å ha sammenfallende interessentgrupper. Det er derfor nødvendig at hovedprosjektet koordinerer involveringen. Dette for å koordinere hvilke problemstillinger og prosesser de involveres i, og på hvilket tidspunkt. Det er særlig viktig å vurdere involvering i fylkeskommunens egne tjenester opp mot behovet for involvering i regional planstrategi som følger av plan- og bygningsloven. Administrative utredninger Fylkesrådmennene har satt i gang følgende administrative arbeidsgrupper for å utrede hvilke administrative prosesser som skal gjennomføres: Arbeidsgiverpolitikk, HRM, ansatte, tillitsvalgte IKT, digitalisering og samhandling Kommunikasjon Økonomi, økonomisystem, lønn, regnskap, anskaffelser og eiendomsforvaltning Kompetanse Samferdsel Regional utvikling administrative prosesser og rutiner ved gjennomføringen av lovpålagte oppgaver og politiske vedtak Disse følger rammeverk for god prosjekt- og programstyring anbefalt av Difi (Direktoratet for forvaltning og ikt) og KS www.prosjektveiviseren.no.) 3 32

Utredningsgruppene vil gi forslag til administrative prosjekter, delprosjekter og øvrige oppgaver som skal gjennomføres. De vil også identifisere hvilke oppgaver det er kritisk å få på plass raskt. De administrative prosjektene legges frem for fellesnemda. Fylkesrådmennene anbefaler at også de politiske arbeidsgruppene som hovedregel følger samme metodikk slik at det blir mest mulig helhetlige, koordinerte og effektive prosesser. Vurdering Framdrift Noen av prosjektene som foreslås må igangsettes umiddelbart, da de har stor betydning for framdriften i etablering av Viken, men noen kan ha en senere oppstart. Noen av de mest komplekse prosjektene vil vare lenge, andre har kortere varighet. Alle prosjektene starter opp ved at fellesnemda nedsetter en politisk arbeidsgruppe med en leder. I oppstartsfasen vil de enkelte prosjektene identifisere arbeidsomfang og hvilken organiseringsform som er best egnet. Denne fasen skal samtidig identifisere behov for ressurser, avhengigheter til andre prosjekter, usikkerhet (risiko og muligheter) til oppgavene og interessenter som bør involveres. På bakgrunn av dette utarbeides det et mandat og en fremdriftsplan som legges frem for fellesnemda. Forslag til politiske prosjekter 1. Visjon, mål og verdier for Viken fylkeskommune Prosjektet skal utvikle visjon, overordnede mål, og verdier for Viken fylkeskommune Dette skal gi uttrykk for hvilke ambisjoner Viken fylkeskommune har for sin rolle som samfunnsutvikler, tjenesteleverandør og tilrettelegger for demokratiske prosesser. Bred involvering i prosessen vil bidra til endringsvilje og endringskultur i arbeidet med å etablere Viken fylkeskommune. Visjon, mål og verdier gir retning, og derved føringer for de øvrige politiske og administrative prosjektene. Prosjektet bør ferdigstilles innen juni 2018. Det vil være nødvendig å balansere hvilke mål som settes i dette arbeidet som gjelder Viken fylkeskommune, og hvilke mål som utarbeides gjennom regional planstrategi og den medvirkning som følger av plan- og bygningsloven (ref. prosjekt nr. 6, Samfunnsutviklerrollen). 2. Styring, eierskap og organisering av Viken fylkeskommune Aktuelle temaer er: 4 33

Styring og organisering Eierstrategi Prinsipper for organisering via foretak Prinsipper for å sette ut oppgaver sett opp mot bruk av egne ansatte Prinsipper for eksisterende lokasjoner/eiendommer og behovet ved ny organisering Noen av resultatene fra dette prosjektet vil legge føringer for administrativ organisering og må derfor gjennomføres tidlig. Andre sider av prosjektet kan vente. Dette må identifiseres straks arbeidsgruppen starter sitt arbeid. 3. Delegasjon, økonomiske handlingsregler, politisk reglement for Viken fylkeskommune Herunder reglement for folkevalgtes arbeidsvilkår i Viken fylkeskommune, og i arbeider for prosjektperioden. 4. Oppfølging av ekspertutvalgets arbeid Ekspertutvalget skal etter planen legge frem sitt arbeid knyttet til fordeling av oppgaver, myndighet og ansvar mellom de ulike forvaltningsnivåene 01.02. 2018. I etterkant er det behov for: a) å følge opp ekspertutvalgets forslag frem til stortingets behandling b) å konkretisere hvordan nye oppgaver organiseres i Viken fylkeskommune. Dette gjøres gjennom innspill til de politiske arbeidsgruppene hvor det naturlig hører hjemme. 5. Valg 2019 Forberede valg 2019. 6. Samfunnsutviklerrollen i Viken fylkeskommune Aktuelle tema er: Utvikling og utøvelse av samfunnsutviklerrollen (st.mld 22) Regional planstrategi Styringsformer for samfunnsutvikling (samstyring vs. tradisjonell styring). Samarbeidsformer og arenaer (regionråd, partnerskap o.l) Viken fylkeskommune sine egne mål, strategier og planer for egne tjenester, ansvarsområder og egne virkemidler i samfunnsutviklingen Plansystematikk (Hvilke type strategier og planer Viken fylkeskommune har behov for, hvordan de henger sammen og hvilke status skal de skal ha) 7. Symboler Kjede, våpen, logo/grafisk design. 5 34

Forslagene til politiske prosjekt som her legges fram følger av lovgiving og myndighetskrav. Inndeling av prosjekter må vurderes utfra politiske ønsker og behov. Det er både mulig å slå sammen de foreslåtte prosjektene eller dele det inn i flere prosjekter. Underveis vil det sannsynligvis avdekkes flere oppgaver som må håndteres. 6 35

Saksnr.: 2017/17 Løpenr.: 43/2017 Klassering: Saksbehandler: Lasse Narjord Thue Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Fellesnemnda 04.01.2018 8/2018 Oppnevning og retningslinjer - valgkomité Vedlegg 1 Retningslinjer for valgkomite for fellesnemnda Forslag til vedtak 1. Fellesnemnda vedtar vedlagte forslag til retningslinjer for valgkomite` for fellesnemnda. 2. Fellesnemnda velger følgende.. personer til valgkomité for fellesnemnda: Fra Akershus : Fra Buskerud : Fra Østfold : 3. Fellesnemnda velger som leder av valgkomiteen. 4. Fellesnemnda velger som nestleder av valgkomiteen 19. desember 2017 Tron Bamrud Georg N. Smedhus Anne Skau fylkesrådmann Akershus fylkesrådmann Buskerud fylkesrådmann Østfold 36

Bakgrunn for saken Stortinget vedtok 8. juni 2017, jf. vedtak II i Innst. 385 S (2016-2017) at Buskerud, Akershus og Østfold fylkeskommuner skal slås sammen fra 1. januar 2020. Sammenslåing av fylker reguleres av Lov om fastsetjing og endring av kommune- og fylkesgrenser (inndelingslova). En fellesnemnd valgt av og blant medlemmene i fylkestinget, skal etter inndelingslovas 26 samordne og forberede sammenslåingen. Denne saken omhandler oppnevning av en valgkomite for fellesnemnda og forslag til oppgaver for denne nedfelt i et forslag til retningslinjer. Fakta Som ramme for saksframstillingen er lagt til grunn fellessaken til fylkestingene om forberedelsen av den nye fylkeskommunen som behandles i de tre fylkestingene i perioden 20. november 6. desember 2017, herunder forslag til reglement for fellesnemnda. Denne er igjen utarbeidet med bakgrunn i saksframlegget og anbefalingene fra forhandlingene mellom fylkesordførerne til felles fylkestingsmøte 20. oktober 2017. Vurdering Oppnevning Forslaget om å nedsette en valgkomite for fellesnemnda med vedlagte forslag til retningslinjer er basert på fylkeskommunenes praksis med valgkomite/valgnemnd for å forberede politiske valg. Erfaringer fra arbeidet til fellesnemnda i andre fylkeskommunale og kommunale sammenslåinger viser at det vil bli behov for å gjennomføre mange valg i virkeperioden til fellesnemnda. Å etablere en valgkomite som sikrer at fellesnemnda får innstillinger med forberedte forslag på navn når det skal gjennomføres valg vil både effektivisere arbeidet til fellesnemnda, men også sikre likeverdigheten mellom de tre fylkene og ivareta helhetshensyn. Sammensetning For å vurdere hva som er riktig antall medlemmer i en valgkomité er det ulike hensyn som bør vektes. Hvis det velges mange medlemmer til valgkomiteen vil det kunne gjøre arbeidet praktisk vanskelig, for eksempel å finne ledig møtetidspunkt. Hvis det velges for få medlemmer kan det gjøre at valgkomiteen ikke er representativ for sammensetningen i fellesnemnda. I tillegg bør det sikres likeverdighet mellom fylkeskommunene, sammensetning fra partigrupper, kjønn m.m. For å sikre balansen mellom de ulike hensynene foreslås det at valgkomiteen har tre representanter fra hvert fylke. Dette bør kunne sikre at valgkomiteen ikke blir større enn at den lar seg samle, men samtidig skal kunne favne flere hensyn. Oppgaver og fullmakter Forslaget på valgkomiteens oppgave og fullmakter er begrenset. Valgkomiteen må sees som 2 37

en del av fellesnemndas mandat i sammenslåingsprosessen. Innstillinger fra valgkomiteen skal behandles i fellesnemnda, som igjen står fritt til å fatte sine vedtak. Arbeidsbelastningen for valgkomiteen må sees i sammenheng med de saker hvor fellesnemnda skal velge medlemmer til politiske arbeidsgrupper. Det vil bety at med dagens fremdriftsplan så vil valgkomiteen sannsynligvis allerede til møtet i februar innstille på de første valgene, avhengig av hvilke vedtak som fattes av fellesnemnda 4.-6. januar. Gitt en slik fremdrift har valgkomiteen sannsynligvis bare perioden 8.-22. januar før sakspapirer må sendes ut til neste møte i fellesnemnda. 3 38

Retningslinjer for valgkomitéen for fellesnemnda i Viken 1. Oppgaven til valgkomitéen for fellesnemnda i Viken (heretter valgkomitéen) er å innstille på valg av medlemmer (og eventuelt varamedlemmer) for de arbeidsgrupper, utvalg, styrer, med mer, som fellesnemnda skal oppnevne politikere til. Valgkomitéen skal også gi en anbefaling om hvem som bør velges til leder og nestleder der dette skal velges. 2. Valgkomitéen skal bestå av tre medlemmer fra hvert av fylkene Østfold, Akershus og Buskerud - totalt ni medlemmer. 3. Valgkomitéen skal i sine innstillinger sikre likeverdigheten mellom fylkene. I tillegg skal valgkomiteen søke å hensynta eventuelle behov for utjevning, eksempelvis geografisk spredning og kjønnsbalanse. 4. Det forutsettes at valgkomitéens medlemmer selv velger sin arbeidsform, og setter møter ved behov. 39

Saksnr.: 2017/25 Løpenr.: 48/2017 Klassering: Saksbehandler: Kristin Ødegård Vegar Arndal Birgit Hansen Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt utvalg (PSU) 05.01.2018 4/2018 Fellesnemnda 04.01.2018 9/2018 Status rekruttering av hovedprosjektleder Forslag til vedtak 1. Det igangsettes en prosess med kjøp av hovedprosjektleder. 2. Fellesnemnda ber fylkesordførerne om å lede en prosess og foreta anskaffelsen av en hovedprosjektleder 20.12.2017 Tron Bamrud Georg N. Smedhus Anne Skau fylkesrådmann Akershus fylkesrådmann Buskerud fylkesrådmann Østfold Bakgrunn for saken Det er behov for en dyktig hovedprosjektleder i en midlertidig stilling fram til Viken fylkeskommune er etablert. Alternativene som ble skissert i fellesnemndas møte 8. desember 2017 vil omtales nedenfor. Saken beskriver prosesser med hhv. tilsettingsprosess eksternt og med kjøp av hovedprosjektleder fra et selskap i perioden fram til Viken fylkeskommune er etablert 1.1.2020. Mulig prosess ekstern tilsetting 40

Dersom det velges en tilsettingsprosess eksternt kan dette enten skje ved hjelp av intern støtte fra HR-enhetene eller ved bruk av rekrutteringsbyrå. Det foreslås at rekrutteringsbyrå benyttes i dette alternativet. Prosessen kan starte med brev til tre eksterne rekrutteringsmiljøer i uke 2 med kort beskrivelse av oppdraget og frist for både svar på henvendelsen og frist for gjennomføring av oppdraget. Søk i markedet må ligge i oppdraget. Oppdraget bør i tilfelle starte med at rekrutteringsbyrået intervjuer fylkesordførerne og eventuelt andre. Dette gir et godt grunnlag for en kandidatprofil som rekrutteringsfirmaet vil bruke i sin vurdering av kandidater. Utplukk bør skje i tett samarbeid med fylkesordførerne, og avsluttes med et intervju/en samtale med aktuelle kandidater, der også en representant for arbeidstakerorganisasjonene bør delta. Med god planlegging og relativt kort søknadsfrist, to uker, kan programleder være rekruttert i løpet av mars 2018. Tiltredelse vil avhenge av kandidatens nåværende situasjon, men det kan drøye til 1. juli 2018. Mulig prosess kjøp av interimleder Dersom det velges kjøp av en ekstern hovedprosjektleder kan dette starte med kunngjøring i uke 2. En kravspesifikasjon bør utarbeides i tett samarbeid med de tre fylkesordførerne. Også i dette alternativet bør utplukk skje i tett samarbeid med fylkesordførerne og avsluttes med et intervju/en samtale med aktuelle kandidater, der også en representant for arbeidstakerorganisasjonene bør delta. Også ved kjøp av hovedprosjektleder vil tiltredelse være avhengig av kandidatens nåværende situasjon, men innleide ledere kan ofte tiltre på kortere varsel enn en vanlig oppsigelsesfrist på tre måneder. Vurderinger I fellesnemndas møte 8. desember 2017 ble en kombinasjon av ekstern rekruttering og kjøp av interimleder vurdert. Ved en eventuell parallell prosess med anskaffelse av interimleder samtidig med utlysning av stillingen som hovedprosjektleder vil det kunne oppstå komplikasjoner knyttet til om anbudet var et reelt anbud hvis den som får stillingen har søkt ordinært. Det kan også oppstå komplikasjoner hvis det ansettes en interimleder og en person som har søkt stillingen har bedre formalkompetanse. Det anbefales derfor ikke å gå videre med et slikt alternativ. Det foreslås at en saksbehandler/hr-ressurs følger saken, legger til rette og skriver eventuell innstilling. Oversikt over mulig tidsplan Kjøp av ledertjenester Rekruttering av hovedprosjektleder Januar Uke 2 kunngjøring av oppdrag Uke 2 brev til rekrutteringsfirma Uke 4 svarfrist rekrutteringsfirma Februar Uke 6 anbudsfrist Uke 7 kåre vinner Uke 8-9 - klagefrist Uke 5 annonse og søk i markedet Uke 8 - søknadsfrist 2 41

Mars Uke 10 mulig å signere kontrakt Uke 10 mulig å tilby søkere jobb April-Juli Oppstart kan muligens skje raskt Oppstart kan muligens først skje etter 3 mnd. Kostnader Det antas at en timepris for en interimleder vil være 1500-2000 kr i timen. Det gir en årlig kostnad på 2,5-3,5 mill. kr. Anslaget er usikkert. Selv om oppdraget som programleder er ferdig 31.12.2019, kan det være aktuelt å fortsette som konsulent noe lenger, f.eks. fram til 01.04. 2020. Det vil medføre ekstra kostnader. Bistand fra et rekrutteringsbyrå, inkl. søk og annonsering etter kandidater antas å koste ca. 250 000. Timeprisen for en midlertidig ansatt hovedprosjektleder vil være lavere, men vil i tillegg ha sosiale kostnader. Det anslås en kostnad på 1,5-2 mill. kr pr. år. Anslaget er usikkert. Kravspesifikasjon I prosjektperioden fram til 2020 vil det etter hvert bli rekruttert administrative ledere til den nye organisasjonen. Når den nye administrative ledelsen er ansatt må det foretas en rolleavklaring mellom prosjektleder og den nye ledelsen som blir rekruttert inn i Viken fylkeskommune. En hovedprosjektleder bør ha omfattende administrativ erfaring og god forståelse for samspillet mellom politikk og administrasjon. Vedkommende bør også ha personlige egenskaper som bidrar til å nå målene for regionreformen og redusere utrygghet blant ansatte i organisasjonene. ARBEIDSOPPGAVER (foreløpig innspill): Akershus, Buskerud og Østfold fylkeskommune styres i dag etter formannskapsmodellen. Disse skal «fusjoneres» til Viken fylkeskommune, som skal styres etter en parlamentarisk modell. Viken fylkeskommune skal være i funksjon fra 1.1.20. Hovedprosjektlederen skal i samarbeid med fylkesrådmennene og den framtidige ledergruppen lede det administrative arbeidet i denne prosessen, være tilrettelegger for arbeidet i fellesnemnda, arbeidsutvalget og PSU og gi godt begrunnede anbefalinger/saksframlegg til de besluttende organer. Sikre godt samspill mellom politikk og administrasjon og sikre at prosessene ivaretar politiske signaler og føringer. Bidra til utviklingen av en bærekraftig framtidsrettet Viken fylkeskommune. Må ha evne til å prioritere og fokusere på de viktigste sakene. ERFARING/BAKGRUNN: God kjennskap til offentlig sektor og ledelse komplekse kompetanseorganisasjoner. Erfaring 3 42

fra og god forståelse for prosjektorganisasjoner og endringsprosesser. God forståelse for samspillet fag/politikk og samfunn. UTDANNELSE: Universitets-/høyskole utdannelse. Fordel med utdanning innen prosjektorganisering og prosjektarbeid, ledelse og økonomi. PERSONLIGE EGENSKAPER: Tydelig lederskap, god rolleforståelse, strategisk og relasjonsbygger. Anbefalinger Ut fra fellesnemndas føringer i siste møte og de forhold som er belyst i saken er det naturlig å anskaffe en hovedprosjektleder gjennom å kjøpe tjenesten. De tre fylkesordførere bør sammen lede prosessen og inngå avtalen. En representant for de tillitsvalgte inviteres inn i arbeidet. Det må i løpet av våren foretas en nærmere rolleavklaring mellom prosjektleder og den nye ledelsen som blir rekruttert inn i Viken fylkeskommune, samt prosjektleders grenseflate mot de tre fylkesrådmenn. I disse vurderinger må det tas særlig hensyn til at Viken skal ha en parlamentarisk styringsform. 4 43

Saksnr.: 2017/22 Løpenr.: 44/2017 Klassering: Saksbehandler: Lasse Narjord Thue Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Fellesnemnda 04.01.2018 10/2018 Prosjektkontor, bemanning og lokalisering Forslag til vedtak 1. Fellesnemnda gir fylkesrådmennene i oppdrag å finne egnede kontorlokaler for prosjektkontoret i tråd med prinsipper for valg av lokasjon og fasiliteter som beskrevet i saksfremlegget. 2. Størrelse og møteromskapasitet skal være i tråd med minimumsløsningen på ca 250-300 kvm. Ved lokalisering må kostnader til leie veies opp mot effektiv reisevei for medarbeiderne i hovedprosjektet. 3. Fellesnemnda gir fylkesrådmennene fullmakt til å bemanne nødvendige funksjoner på programkontoret inntil hovedprosjektleder er tilsatt, herunder prosjektledere til prosjektene HR og Økonomi. 19. desember 2017 Tron Bamrud Georg N. Smedhus Anne Skau fylkesrådmann Akershus fylkesrådmann Buskerud fylkesrådmann Østfold 44

Bakgrunn for sak Arbeidet med å etablere en ny fylkeskommune er omfattende. Prosessen vil i tillegg til å legge beslag på ressurser i de tre organisasjonene fordre at det avsettes dedikerte ressurser til å støtte de politiske og administrative prosessene. Denne saken vil belyse behovet for personalressurser knyttet til et prosjektkontor, og mulige måter å organisere og lokalisere denne funksjonen. For å dekke engangsutgifter knyttet til dannelsen av den nye fylkeskommunen har Kommunalog moderniseringsdepartementet utbetalt 45 millioner kroner til de tre fylkeskommunene. Det er ventet at kostnadene knyttet til dannelsen av Viken vil overstige det nevnte tilskuddet. Fakta Det praktiske arbeidet knyttet til dannelsen av Viken fylkeskommune organiseres som et politisk styrt hovedprosjekt underlagt fellesnemnda. Som ledd i etableringen av Viken er det bli behov for å gjennomføre en rekke prosjekt og prosesser av både politisk og administrativ karakter. For å sikre en effektiv og god gjennomføring av disse prosessene og prosjektene må det knyttes administrative ressurser til arbeidet. Erfaringer fra liknende prosesser i kommune- Norge tilsier at det vil være et betydelig behov for å benytte eksisterende kompetanse og ressurser i de eksisterende organisasjonene, men at det også vil være behov for dedikerte ressurser knyttet til prosessen. Vurderinger Det finnes ulike modeller for organisering av arbeidet knyttet til slike prosesser. I det følgende vil det redegjøres for vurderinger knyttet til noen sentrale spørsmål. Funksjoner Det vil være behov for å løse en rekke oppgaver knyttet til prosessen med å etablere Viken. Disse oppgavene kan forenklet tilordnes to hovedfunksjoner; et politisk sekretariat som sørger for effektiv og god gjennomføring av de politiske møtene og et prosjektkontor som støtter, driver og koordinerer de ulike politiske og administrative prosjektene og prosessene som skal lede til etableringen av Viken. Oppgavene vil blant annet være: - Politisk sekretariat: o Innkalle til møter, bestille møtelokaler og evt. overnattinger o Sende ut sakspapirer og notater o Skrive referater o Ivareta informasjons- og kommunikasjonsoppgaver 2 45

- Prosjektkontor o Innhente og utarbeide notater/betenkninger/saksframlegg o Iverksette, følge opp og evt. styre, underprosjekter o Ivareta dokumentasjonsoppgaver og informasjonsforvaltning for fellesnemnda og de utvalg som opprettes av nemnda, og sekretariatets arbeid fram til dette nedlegges o Etablere, sikre og følge opp og videreutvikle verktøy for styring og prosjekter/metodikk, herunder gi nødvendig opplæring til brukere o Ivaretakelse av ansattes interesser, grunnlag for kontakt med tjenestemannsorganisasjonene o Juridisk kvalitetssikre alle deler av hovedprosjektets arbeid og foreta juridiske utredninger o Økonomiske utredninger og kvalitetssikringer o Regnskapsfunksjoner for prosjektkontoret og fellesnemnd Deler av disse oppgavene kan løses i linjen, i prosjekter som fellesnemnda initierer, eller ved et prosjektkontor. Dette kan gjøres på midlertidig eller fast basis. Oppgavene og funksjonene vil være tett knyttet til hovedprosjektlederen som senere ansettes av fellesnemnda. Det er naturlig at den personen som ansettes for å lede hovedprosjektet er delaktig i å avgjøre hvordan funksjonene som er nevnt over skal fylles. Det bemerkes at oppgavene over fordrer god kjennskap til fylkeskommunenes arbeidsoppgaver og organisering og legger føringer på eventuell rekruteringsmåte og stillingsbeskrivelser. Videre vil behovene og funksjonene variere i prosessen frem mot dannelsen av Viken. I dette ligger at det bør være rom for en gradvis opptrapping, nedtrapping og endring under prosessens gang. Forslag til bemanning For å sikre forsvarlig drift i prosessen er det behov for et prosjektkontor med en grunnbemanning som i en senere fase kan utvides og eller omdefineres. Grunnbemanning: Hovedprosjektleder Politisk sekretariat Jurist HR-rådgiver Økonom IT-støtte Tidsperspektiv 3 46

01.01.2020 skal Viken fylkeskommune, med tilhørende funksjoner, system og tjenester være i drift. Det innebærer at alle sentrale prosesser skal være gjennomført i løpet av 2 år. Ut fra allerede eksisterende behov bør prosjektkontoret etableres i første kvartal 2018, og må påregnes å være i drift ut 2019. Lokaler Det legges til grunn at det er ønskelig at det opprettes et prosjektkontor som plasseres utenfor de eksisterende fylkesadministrasjonene. Før det letes etter et konkret lokale må det avklares om det er aktuelt med delt lokalisering, og hvilke funksjoner et prosjektkontor skal inneholde og omfanget av disse. Antall kontorplasser, utforming av arbeidsplassen (cellekontorer eller i kontorlandskap) og i hvor stor grad kontoret skal være en møteplass og hvilke fasiliteter som skal tilbys i forbindelse med prosjektarbeid er momenter som må avklares før arbeidet med å finne lokaler starter. Et annet moment som bør avklares for å beskrive lokalisering til prosjektkontoret er hvor tilgjengelig lokalene skal være. I dette ligger to moment som må vurderes. Det første er knyttet til bemanningen av kontoret. Det anses naturlig at en del av stillingene knyttet til prosjektkontoret kan rekrutteres fra de tre fylkesadministrasjonene. En regional balanse er i så måte noe som bør etterstrebes. Det andre er en vurdering av kontorets funksjon som møteplass. Selv ved en minimumsløsning som møteplass så vil det med stor sannsynlighet være mye møter ved prosjektkontoret med deltakere fra linjen som vil ha behov for å komme seg effektivt til/fra fylkesadministrasjonene. Nærhet til jernbane er derfor nødvendig, sammen med tilgang på parkeringsmulighet. Plassering bør ta hensyn til effektive reiseveier, klimaregnskap og eventuelle klimamål knyttet til prosessen med å danne den nye fylkeskommunen. Antall kontorplasser: Forslaget til bemanning legger opp til en grunnbemanning på 6 personer, men antyder at dette kan utvides. I tillegg vil et antall prosjektledere og støttefunksjoner være knyttet til de politiske og administrative prosjektene og prosessene som fellesnemnda på et senere tidspunkt initierer. Prosjektlederne og de administrative ressursene kan ha sitt ordinære virke i en av de eksisterende fylkesadministrasjonene, men vil tidvis ha behov for å kunne ha en arbeidsplass ved prosjektkontoret. Videre er det sannsynlig at personer som er tilknyttet linjen i de tre fylkeskommunene vil ha behov for tilgang på arbeidsplass i forbindelse med møter på prosjektkontoret. Det kan videre også være aktuelt for nøkkelpersonell i perioder å arbeide en eller flere dager i uken ved prosjektkontoret, dette kan eksempelvis være aktuelt for fylkesrådmennene og ledere. Dette innebærer at det er svært vanskelig å angi det eksakte behovet for antall arbeidsstasjoner. Det bør derfor etterstrebes å finne fleksible lokaler med en grunnkapasitet til minimum 6 faste plasser, og 10-12 kontorplasser som kan disponeres fritt. Møteromskapasitet: Det bør tidlig tas stilling til hva slags møteplass prosjektkontoret skal være, og hva som er gode løsninger for prosessene som skal gjennomføres i hovedprosjektet, før det gjøres ytterligere vurderinger på arealbehovet blir til møterom. Dette vil i stor grad 4 47

avklare hva slags kontor- og møteromskapasitet som skal legges til grunn for prosjektkontoret. Det er tre hovedløsninger som kan legges til grunn for vurderingen: Minimumsløsning behovet for kontorplasser og møteromsfasiliteter til de som jobber ved programsekretariatet, samt 10-12 fleksible arbeidsstasjoner 250-300m2 Mediumsløsning - som møteplass for alle møter i delprosjektene i tillegg til kontorer som nevnt ovenfor 500+ m2 Maksimum - som møteplass for dagsmøter i fellesnemnda i tillegg de nevnte funksjonene ovenfor 700+m2 Sentrale avveininger Ved valg av lokaler er det en rekke faktorer som bør vurderes. Kontorets omfang, standard og plassering synes å være de mest sentrale knyttet til kostnadsbildet. Den fysiske tilgjengeligheten og plassering vil være sentralt for de ansatte og de som skal benytte kontoret. Størrelse, organisasjonsform og støttefunksjoner vil være viktig for arbeidsforhold og effektiviteten i prosjektorganisasjonen. Det vil være ønskelig å skape et prosjektkontor som er en møteplass for alle som er involvert i prosjektet. Dette vil imidlertid være kostnadsdrivende. En desentralisert organisasjonsform med deler av prosjektorganisasjonen fysisk plassert hos de tre fylkeskommunene vil være den rimeligste løsningen. Det er imidlertid problematisk med tanke på effektivitet og tidspresset i prosessen. Tilsvarende avveininger må gjøres knyttet til geografisk plassering. En løsning kan være å benytte en av de eksisterende fylkeshusene som lokaler. Dette kan imidlertid gi feil signaler og det er fare for at prosessen får en for sterk kulør av en av de tre fylkeskommunene. Det mest kostbare alternativet ligger ikke innenfor fylkesgrensene, men er samtidig det stedet som er mest tilgjengelig for brukerne av kontoret. Når man vurderer økonomien må man imidlertid også vurdere effektiviteten i arbeidet, herunder reiseavstander og tid. En annen avveining er føringen fra saksfremlegget som ble drøftet i felles fylkesting om at «Vikens hovedkontor skal ligge ved togstasjon i Akershus vest, nærmest mulig Oslo.» Med en slik føring til grunn er det vanskelig å ikke peke på Lysaker, eventuelt Sandvika eller Asker som steder som bør vurderes for lokaler til sekretariatet. Prosjektene vil i stor grad bli bemannet av personell som til daglig har sin arbeidsplass på Galleriet, i Sarpsborg eller i Drammen. Deres tidsbruk vil være sentral for gjennomføringen av dannelsen av den nye fylkeskommunen, samtidig som de har viktige oppgaver å ivareta i den ordinære driften i perioden. Å minimere belastningen, både gjennom å legge til rette for elektroniske møter og samarbeidsformer, men også ved å minimere reisetid synes svært viktig for et vellykket resultat. Kostnader Avhengig av antall personer som skal tilsettes, hvilket lønnsnivå de innplasseres og hvilken stillingsprosent og varighet som er knyttet til stillingene, vil personalkostnadene variere. 5 48