Britt Gulbrandsen Medlem ØSTFOLD: KRF, SP, MDG Johan Edvard Grimstad Medlem ØSTFOLD: KRF, SP, MDG

Transkript

1 1 Møteprotokoll Utvalg: Fellesnemnda Møtested: Kongsberg (Magazinet konferansesenter) Dato: Tid: Kl 13:00 17: Kl 11:00 17:00 06:01.18 Kl 09 :00 12:00 Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Anette Solli Medlem AKERSHUS: H Gunnar Melgaard Medlem AKERSHUS: H Lise Hagen Rebbestad Medlem AKERSHUS: H Sebastian Næss Langaas Medlem AKERSHUS: H Ketil Nordengen Medlem AKERSHUS: H Tonje Brenna Medlem AKERSHUS: AP Amund Kjernli Medlem AKERSHUS: AP Kari Aalerud Medlem AKERSHUS: AP Torunn Skottevik Medlem AKERSHUS: AP Finn Terje Tønnessen Medlem AKERSHUS: FRP Arne-Rune Gjelsvik Medlem AKERSHUS: FRP Øyvind Solum Medlem AKERSHUS: MDG Solveig Schytz Medlem AKERSHUS: V Morten Vollset Medlem AKERSHUS: SP Lars Salvesen Medlem AKERSHUS: KRF Gjermund Skaar Medlem AKERSHUS: SV Roger Ryberg Nestleder BUSKERUD: AP Anne Sandum Medlem BUSKERUD: AP Bjørn Tore Ødegården Medlem BUSKERUD: AP Olav Skinnes Medlem BUSKERUD: SP Hanne Lisa Matt Medlem BUSKERUD: MDG Anders Wengen Medlem BUSKERUD: V Terje Vegard Kopperud Medlem BSUKERUD: H Britt Homstvedt Medlem BUSKERUD: H Dag Øivind Henriksen Medlem BUSKERUD: H Ole Haabeth Nestleder ØSTFOLD: AP, SV Siv Henriette Jacobsen Medlem ØSTFOLD: AP, SV Andreas Lervik Medlem ØSTFOLD: AP, SV Cecilie Agnalt Medlem ØSTFOLD: AP, SV Simen Nord Medlem ØSTFOLD: HØYRE Monica Gåsvatn Medlem ØSTFOLD: HØYRE Leif Willy Eriksen Medlem ØSTFOLD: FRP, V

2 2 Britt Gulbrandsen Medlem ØSTFOLD: KRF, SP, MDG Johan Edvard Grimstad Medlem ØSTFOLD: KRF, SP, MDG Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Representerer Iselin Haugo MEDL BUSKERUD: H Sandra Bruflot MEDL BUSKERUD: H Rune Kjølstad MEDL BUSKERUD: H Vibeke Limi MEDL AKERSHUS: FRP Ine Rangønes Libak MEDL AKERSHUS: AP Varamedlemmer som møtte: Navn Møtte for Representerer Terje Vegard Kopperud Iselin Haugo BUSKERUD: H Britt Homstvedt Sandra Bruflot BUSKERUD: H Dag Øivind Henriksen Rune Kjølstad BUSKERUD: H Kari Aalerud Ine Rangønes Libak AKERSHUS: AP Finn Terje Tønnessen Vibeke Limi AKERSHUS: FRP Fra administrasjonen møtte: Navn Georg N. Smedhus Anne Skau Tron Bamrud Marianne Israelsen Stilling Fylkesrådmann i Buskerud Fylkesrådmann i Østfold Fylkesrådmann i Akershus Leder politisk sekretariat (Buskerud) Fylkesordfører i Buskerud fylkeskommune, Roger Ryberg (Ap) ønsket fellesnemda velkommen til Buskerud og Kongsberg. Ordfører i Kongsberg, Kari Anne Sand (Sp), ønsket velkommen til byen, og orienterte om utviklingen av kommunen, blant annet om Kongsbergklyngen og autonome løsninger sammen med Statens vegvesen. På møtedag 2 i fellesnemda ( ), ble representanten Olav Skinnes (Buskerud Sp) innvilget permisjon fra kl 13:00. Det var 33 stemmeberettigede i behandlingen av sak 06/2018. På møtedag 2 i fellesnemda ( ), ble representanten Andreas Lervik (Østfold Ap) innvilget permisjon fra kl 16:00. Det var 33 stemmeberettigede under behandlingen av sakene 09/2018 og 10/2018. Saksliste Saksnr. Sakstittel Side

3 3 PS 1/2018 Godkjenning av innkalling og dagsorden PS 2/2018 Godkjenning av protokoll fra møte i fellesnemnda 8. desember 2017 PS 3/2018 Hvordan jobbe i fellesnemnda PS 4/2018 Møteplan 2018 for fellesnemnda - ny behandling PS 5/2018 Orientering om saker i Partssammensatt utvalg PS 6/2018 Lokalisering av Viken fylkeskommune PS 7/2018 Politiske prosjekter og arbeidsgrupper PS 8/2018 Oppnevning og retningslinjer - valgkomité PS 9/2018 Status rekruttering av hovedprosjektleder PS 10/2018 Prosjektkontor, bemanning og lokalisering PS 11/2018 Godtgjøring og arbeidsvilkår for politikere i fellesnemnda og partssammensatt utvalg PS 12/2018 Økt frikjøp til arbeidstakerorganisasjonene til arbeidet med etableringen av Viken PS 13/2018 Eventuelt PS 1/2018 Godkjenning av innkalling og dagsorden Innkalling og dagsorden til fellesnemndas møte 4. januar 2018 godkjennes. På vegne av Buskerud H fremsatte representanten Terje Vegard Kopperud (H) følgende forslag: Valg av arbeidsutvalg i Viken fylkeskommune settes på dagsorden i dagens møte. Saken ble behandlet som utsatt sak i dette møtet, se sak 14/2018. Fylkesrådmennenes forslag, med Kopperuds tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Innkalling og dagsorden til fellesnemndas møte 4. januar 2018 godkjennes. Valg av arbeidsutvalg i Viken fylkeskommune settes på dagsorden i dagens møte. Følgende hadde ordet under behandlingen: Anette Solli, Terje Vegard Kopperud. PS 2/2018 Godkjenning av protokoll fra møte i fellesnemnda 8. desember 2017

4 4 Protokoll fra møte i fellesnemnda 8. desember 2017 godkjennes. Enstemmig Protokoll fra møte i fellesnemnda 8. desember 2017 godkjennes. Følgende hadde ordet under behandlingen: Anette Solli, Lars Salvesen. PS 3/2018 Hvordan jobbe i fellesnemnda Saken legges fram til drøfting. På vegne av fellesnemda fremsatte fylkesordfører i Akershus Anette Solli (H) følgende forslag: Saken tas til orientering. Enstemmig vedtatt. Saken tas til orientering. Følgende hadde ordet under behandlingen: Siv Henriette Jacobsen, Gunnar Melgaard, Gjermund Skaar, Anders Wengen, Simen Nord, Anette Solli, Ole Haabeth, Morten Vollset, Monica Gåsvatn, Arne Rune Gjelsvik, Hanne Lisa Matt, Johan Edvard Grimstad, Britt Guldbrandsen, Lars Salvesen, Terje Vegard Kopperud, Siv Henriette Jacobsen, Roger Ryberg. PS 4/2018 Møteplan 2018 for fellesnemnda - ny behandling Det gis tilslutning til møteplanforslaget for På vegne av fylkesordførerne fremsatte møteleder Anette Solli (H) følgende forslag:

5 5 Fylkesordførerne får anledning til å se å på ny dato for møtet oppsatt i høstferien. Fylkesrådmennenes forslag med møteleders tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Det gis tilslutning til møteplanforslaget for Fylkesordførerne får anledning til å se å på ny dato for møtet oppsatt i høstferien. Følgende hadde ordet under behandlingen: Lars Salvesen, Anette Solli. PS 5/2018 Orientering om saker i Partssammensatt utvalg Saken tas til orientering. På vegne av fellesnemda fremla møteleder Anette Solli (H) følgende forslag: Hovedverneombudene i de tre fylkeskommunene gis møte- og talerett i partssammensatt utvalg (PSU). For øvrig fastholdes vedtaket om 12 representanter i PSU, med fordelingen 7 folkevalgte, og 5 tillitsvalgte og talerett må ansees begrenset til disse. På vegne av Buskerud fylkeskommune fremsatte representanten Terje Vegard Kopperud (H) følgende forslag: Da medlem og personlig vararepresentant fra Buskerud har forfall til møte i PSU , gis representanten Dag Øivind Henriksen (H) anledning til å delta i PSU med stemmerett. Enstemmig vedtatt. Saken tas til orientering. Hovedverneombudene i de tre fylkeskommunene gis møte- og talerett i partssammensatt utvalg (PSU). For øvrig fastholdes vedtaket om 12 representanter i PSU, med fordelingen 7 folkevalgte, og 5 tillitsvalgte og talerett må ansees begrenset til disse.

6 6 Da medlem og personlig vararepresentant fra Buskerud har forfall til møte i PSU , gis representanten Dag Øivind Henriksen (H) anledning til å delta i PSU med stemmerett. Følgende hadde ordet under behandlingen: Anette Solli og Terje Vegard Kopperud. Etter behandling av sak 5, behandlet fellesnemda sak om arbeidsutvalget (AU). Se sak 14/2018 i protokollen. PS 6/2018 Lokalisering av Viken fylkeskommune Vikens hovedkontor skal ligge ved togstasjon i Akershus vest, nærmest mulig Oslo. I tillegg vil Viken ha kontor i Nedre Glomma i umiddelbar nærhet til togstasjon, med om lag en fjerdedel av arbeidsplassene knyttet til sentraladministrative funksjoner. Det legges til grunn at også kontoret i Nedre Glomma skal ha viktige kompetansearbeidsplasser, blant annet med oppgaver innenfor videregående opplæring og regional utvikling. Saken ble behandlet over to dager. Behandlingen i fellesnemda : På vegne av Østfold Sp fremla representanten Johan Edvard Grimstad (KrF, Sp, MDG) følgende forslag: Vi ønsker utredning av hvordan framtidens kontorarbeidsform bør se ut sett i relasjon til eksisterende og framtidige oppgaver. Det legges til en politisk arbeidsgruppe å jobbe fram et forslag til en modell med desentralisert arbeidsform i workspace (satellitter) flere steder i fylket og flerkjernet utvikling for et moderne og framtidsrettet fylke. På vegne av Ap i Akershus, Buskerud og Østfold fremla representanten Tonje Brenna (Ap) følgende forslag: Fellesnemnda understreker at fremtidige administrasjonsbygg bør være plasseffektive, tilgjengelige og nøkterne. Det skal legges til rette for fleksible løsninger, som bidrar til at Viken fylkeskommune kan rekruttere bredt og sikre best mulig kompetanse på alle nivåer og alle fagområder i organisasjonen. Viken skal være en spennende arbeidsgiver som tilbyr sine ansatte gode karrieremuligheter og varierte oppgaver, og som oppleves interessant for arbeidstakere i hele regionen. Behandling i fellesnemda :

7 7 Fellesnemda ble satt med 33 stemmeberettigede under behandling av saken. Gruppeleder i Akershus Ap, Tonje Brenna (Ap) ba om gruppemøter. Det ble avholdt gruppemøter. Etter gruppemøter fremla Ap i Akershus, Buskerud og Østfold ved representanten Tonje Brenna (Ap) følgende forslag: Vikens hovedkontor skal ligge ved togstasjon i Akershus vest, nærmest mulig Oslo. I tillegg vil Viken ha kontor i Nedre Glomma i umiddelbar nærhet til togstasjon, med om lag en fjerdedel av arbeidsplassene knyttet til sentraladministrative funksjoner. Det legges til grunn at også kontoret i Nedre Glomma skal ha viktige og likeverdige kompetansearbeidsplasser med gode karrieremuligheter, blant annet med oppgaver innenfor videregående opplæring og regional utvikling. Det skal legges til rette for fleksible løsninger, som bidrar til at Viken fylkeskommune kan rekruttere bredt, sørge for, og sikre best mulig kompetanse på alle nivåer og alle fagområder i organisasjonen. Viken skal være en spennende arbeidsgiver som tilbyr sine ansatte gode karrieremuligheter og varierte oppgaver, og som oppleves interessant for arbeidstakere i hele regionen. Fellesnemnda understreker at eventuelt nye administrasjonsbygg bør være plasseffekive, tilgjengelig, miljøvennlige og nøkterne. På vegne av fellesnemda fremsatte møteleder Anette Solli (H) følgende forslag: Forslaget til John Edvard Grimstad oversendes til rådmannsgruppen for utredning. Rådmannsgruppen ivaretar alle tre opprinnelige fylkene, og sender utredningen til en av de politiske arbeidsgruppene. Saken oversendes fellesnemda for endelig beslutning. På vegne av Sp og Ap i Østfold, varslet representanten Andreas Lervik (Ap) at det vil bli oversendt protokolltilførsel. Enstemmig vedtatt. Vikens hovedkontor skal ligge ved togstasjon i Akershus vest, nærmest mulig Oslo. I tillegg vil Viken ha kontor i Nedre Glomma i umiddelbar nærhet til togstasjon, med om lag en fjerdedel av arbeidsplassene knyttet til sentraladministrative funksjoner. Det legges til grunn at også kontoret i Nedre Glomma skal ha viktige og likeverdige kompetansearbeidsplasser med gode karrieremuligheter, blant annet med oppgaver innenfor videregående opplæring og regional utvikling.

8 8 Det skal legges til rette for fleksible løsninger, som bidrar til at Viken fylkeskommune kan rekruttere bredt, sørge for, og sikre best mulig kompetanse på alle nivåer og alle fagområder i organisasjonen. Viken skal være en spennende arbeidsgiver som tilbyr sine ansatte gode karrieremuligheter og varierte oppgaver, og som oppleves interessant for arbeidstakere i hele regionen. Fellesnemnda understreker at eventuelt nye administrasjonsbygg bør være plasseffekive, tilgjengelig, miljøvennlige og nøkterne. Forslaget til John Edvard Grimstad oversendes til rådmannsgruppen for utredning. Rådmannsgruppen ivaretar alle tre opprinnelige fylkene, og sender utredningen til en av de politiske arbeidsgruppene. Saken oversendes fellesnemda for endelig beslutning. Protokolltilførsel fra Østfold Sp og Østfold Ap: Fellesnemda er et konsensusorgan og disse representantene ønsker derfor å understreke at følgende har vært vårt utgangspunkt for diskusjonene i saken; Det har i denne prosessen vært viktig for disse representantene å sikre en flerkjernestruktur i Viken og at flest mulig av Vikens arbeidsplasser skal bygge opp under dette. På denne bakgrunn har disse representantene ment at den tidligere framforhandlede avtalen av juni 2016 mellom de tre fylkene, som la til grunn utnyttelse av eksisterende admistrasjonsbygg, ville vært et bedre utgangspunkt for å sikre dette. Følgende hadde ordet under behandlingen : Tonje Brenna, Gunnar Melgaard, Lars Salvesen, Gjermund Skaar, Sebastian Næss Langaas, Johan Edvard Grimstad, Øyvind Solum, Terje Vegard Kopperud, Anette Solli, Hanne Lisa Matt, Andreas Leirvik, Simen Nord. Følgende hadde ordet under behandlingen : Tonje Brenna, Dag Øivind Henriksen, Gunnar Melgaard, John Edvard Grimstad, Lars Salvesen, Anette Solli, Andreas Lervik, Sebastian Næss Langaas, Anders Wengen, Roger Ryberg. PS 7/2018 Politiske prosjekter og arbeidsgrupper 1. Fellesnemnda vedtar at følgende politiske prosjekt igangsettes: 1) Visjon, mål og verdier for Viken fylkeskommune 2) Styringsform, eierskap og organisering av Viken fylkeskommune 3) Oppfølging av ekspertutvalgets arbeid 4) Delegasjon, økonomiske handlingsregler, politisk reglement 5) Valg ) Samfunnsutviklerrollen 7) Symboler

9 9 2. Fellesnemnda ber valgkomiteen foreslå representanter til arbeidsgruppene for de vedtatte politiske prosjektene. 3. Fellesnemnda ber fylkesrådmennene utarbeide nødvendig grunnlag og stille tilstrekkelige administrative ressurser til rådighet for de politiske prosjektene. Representanten Olav Skinnes (Buskerud Sp) gjeninntrådte. Fellesnemda er fulltallig. På vegne av fylkesordførerkollegiet fremsatte Roger Ryberg (Buskerud Ap) følgende forslag: Prosjektgruppe 1 og 7 slås sammen. På vegne av Buskerud Høyre og Buskerud Arbeiderparti fremsatte representantene Dag Øivind Henriksen (H) og Bjørn Tore Ødegården (Ap) følgende forslag: Nytt 4. Det legges frem et forslag til fremdriftsplan for sentrale prosesser i neste møte. Dette som utgangspunkt for organisering av gruppenes arbeid, framdriftsplanen skal ikke være uttømmende, men avklare tidskritiske steg i prosessen videre. Datoer for kritiske delbestillinger fremmes som del av sak i neste møte. Nytt tillegg til punkt 2. Valgnemda presenterer forslag til kandidater på neste Fellesnemdsmøte etter en modell der hver fylkeskommune er representert med tre medlemmer med vara. Det ble avholdt gruppemøter. På vegne av Buskerud Høyre og Buskerud Arbeiderparti, fremsatte representantene Dag Øivind Henriksen (H) og Bjørn Tore Ødegården (Ap) justert forslag: Nytt 4. Det legges frem et forslag til fremdriftsplan for sentrale prosesser i neste møte. Dette som utgangspunkt for organisering av gruppenes arbeid, framdriftsplanen skal ikke være uttømmende, men avklare tidskritiske steg i prosessen videre. Datoer for kritiske delbestillinger fremmes som del av sak i neste møte. Nytt tillegg til punkt 2. Valgnemda presenterer forslag til kandidater på neste Fellesnemdsmøte etter en modell der hver fylkeskommune er representert med tre eller fem medlemmer med vara. Følgende grupper i punkt 1 har 15 medlemmer; På vegne av Akershus Venstre fremsatte representanten Solveig Schytz (V) følgende tilleggspunkter:

10 10 - Mandat for arbeidsgruppene samt plan for hvordan arbeidsgruppenes innspill forankres i fellesnemda vedtas på fellesnemdas møte 2.februar. - Arbeidsgruppe for prosjekt nr 1+7 samt, 3,4 og 5 skal ha 9 medlemmer, tre fra hvert fylkesting. Arbeidsgruppe for prosjekkt nr 2 skal ha 15 medlemmer, fem fra hvert fylkesting. Arbeidsgruppe for prosjekt nr 6 skal ha 12 medlemmer, fire fra hvert fylkesting. Rybergs forslag ble enstemmig vedtatt. Henriksen og Ødegårdens forslag ble enstemmig vedtatt. Schytz forslag ble enstemmig vedtatt. 4. Fellesnemnda vedtar at følgende politiske prosjekt igangsettes: 8) Visjon, mål og verdier og symboler for Viken fylkeskommune 9) Styringsform, eierskap og organisering av Viken fylkeskommune 10) Oppfølging av ekspertutvalgets arbeid 11) Delegasjon, økonomiske handlingsregler, politisk reglement 12) Valg ) Samfunnsutviklerrollen 5. Fellesnemnda ber fylkesrådmennene utarbeide nødvendig grunnlag og stille tilstrekkelige administrative ressurser til rådighet for de politiske prosjektene. Valgnemda presenterer forslag til kandidater på neste Fellesnemdsmøte etter en modell der hver fylkeskommune er representert med tre eller fem medlemmer med vara. Følgende grupper i punkt 1 har 15 medlemmer ; 2 (5 fra hvert fylkesting) Følgende grupper i punkt 1 har 12 medlemmer ; 6 (4 fra hvert fylkesting) Følgende grupper i punkt 1 har 9 medlemmer ; 1, 3, 4 og 5 (3 fra hvert fylkesting) 6. Det legges frem et forslag til fremdriftsplan for sentrale prosesser i neste møte. Dette som utgangspunkt for organisering av gruppenes arbeid, framdriftsplanen skal ikke være uttømmende, men avklare tidskritiske steg i prosessen videre. Datoer for kritiske delbestillinger fremmes som del av sak i neste møte. 7. Medlemmer til de politiske arbeidsgruppene rekrutteres fra fylkestingene. 8. Mandat for arbeidsgruppene samt plan for hvordan arbeidsgruppenes innspill forankres i fellesnemda vedtas på fellesnemdas møte 2.februar. Følgende hadde ordet under behandlingen: Solveig Schytz, Johan Edvard Grimstad, Anette Solli, Lars Salvesen, Gunnar Melgaard, Dag Øivind Henriksen, Terje Vegard Kopperud, Simen Nord, Roger Ryberg, Tonje Brenna, Britt Gulbrandsen, Anne Sandum, Siv Henriette Jacobsen, Hanne Lisa Matt.

11 11 PS 8/2018 Oppnevning og retningslinjer - valgkomité 1. Fellesnemnda vedtar vedlagte forslag til retningslinjer for valgkomite` for fellesnemnda. 2. Fellesnemnda velger følgende.. personer til valgkomité for fellesnemnda: Fra Akershus : Fra Buskerud : Fra Østfold : 3. Fellesnemnda velger som leder av valgkomiteen. 4. Fellesnemnda velger som nestleder av valgkomiteen På vegne av Akershus fremsatte representanten Gunnar Melgaard (H) forslag på følgende kandidater: Medlem Tonje Brenna Solveig Schytz Gunnar Melgaard Varamedlem Vibeke Limi Gjermund Skaar Øyvind Solum På vegne av Østfold fremsatte representanten Andreas Lervik (Ap) forslag på følgende kandidater: Medlem Leif Eriksen Britt Guldbrandsen Andreas Lervik Varamedlem Simen Nord Johan Edvard Grimstad Cecilie Agnalt På vegne av Buskerud fremsatte representanten Roger Ryberg (Ap) forslag på følgende kandidater: Medlem Olav Skinnes Anne Sandum Rune Kjølstad Varamedlem Hanne Lisa Matt Bjørn Tore Ødegården Sandra Bruflot På vegne av Østfold Frp og V fremsatte representanten Leif Willy Eriksen (Frp,V) følgende forslag: Valgkomiteen konstituerer seg selv.

12 12 Melgaard, Lervik og Rybergs forslag ble enstemmig vedtatt. Eriksen sitt forslag ble enstemmig vedtatt. 5. Fellesnemnda vedtar vedlagte forslag til retningslinjer for valgkomite` for fellesnemnda. 6. Fellesnemnda velger følgende 9 personer til valgkomité for fellesnemnda: Medlem Varamedlem Tonje Brenna Akershus Ap Vibeke Limi Akershus Frp Solveig Schytz Akershus V Gjermund Skaar Akershus SV Gunnar Melgaard Akershus H Øyvind Solum Akershus MDG Leif Eriksen Østfold Frp, V Simen Nord Østfold H Britt Guldbrandsen Østfold KrF, Sp, MDG Johan Edvard Grimstad Østfold KrF, Sp, MDG Andreas Lervik Østfold Ap, SV Cecilie Agnalt Østfold Ap, SV Olav Skinnes Buskerud Sp Hanne Lisa Matt Buskerud MDG Anne Sandum Buskerud Ap Bjørn Tore Ødegården Buskerud Ap Rune Kjølstad Buskerud H Sandra Bruflot Buskerud H 7. Valgkomiteen konstituerer seg selv. Følgende hadde ordet under behandlingen: Gunnar Melgaard, Andreas Lervik, Roger Ryberg, Tonje Brenna, Lars Salvesen, Leif Willy Eriksen. PS 9/2018 Status rekruttering av hovedprosjektleder 1. Det igangsettes en prosess med kjøp av hovedprosjektleder. 2. Fellesnemnda ber fylkesordførerne om å lede en prosess og foreta anskaffelsen av en hovedprosjektleder Representanten Lervik ble innvilget permisjon. Det var 33 stemmeberettigede tilstede. Fylkesordfører i Akershus Anette Solli (H) fremsatte følgende forslag: 1 Fellesnemda ønsker en raskest mulig rekruttering/ansettelse av hovedprosjektleder. 2 Fylkesrådmennene får fullmakt til å velge metode for å finne de rette kandidatene. Representanten Terje Vegard Kopperud ba om gruppemøte. Det ble avholdt gruppemøter.

13 13 Etter gruppemøtene fremla Anette Solli (H) revidert forslag: 1 Fellesnemda ønsker en raskest mulig rekruttering/ansettelse av hovedprosjektleder. 2 Fylkesrådmennene får fullmakt til å velge metode for å finne de rette kandidatene. 3 Kravspesifikasjon fremlegges for fylkesordførerne for godkjenning. 4 Det orienteres om fremgang i denne prosess på neste møte i fellesnemda. Sollis forslag ble enstemmig vedtatt. 1 Fellesnemda ønsker en raskest mulig rekruttering/ansettelse av hovedprosjektleder. 2 Fylkesrådmennene får fullmakt til å velge metode for å finne de rette kandidatene. 3 Kravspesifikasjon fremlegges for fylkesordførerne for godkjenning. 4 Det orienteres om fremgang i denne prosess på neste møte i fellesnemda. Følgende hadde ordet under behandlingen: Anette Solli, Solveig Schytz, Gunnar Melgaard, Anne Skaug, Jon Haabeth, Lars Salvesen, Anders Wengen, Sebastian Næss Langaas, Terje Vegard Kopperud, Siv Henriette Jacobsen, Gjermund Skaar, Anne Sandum. PS 10/2018 Prosjektkontor, bemanning og lokalisering 1. Fellesnemnda gir fylkesrådmennene i oppdrag å finne egnede kontorlokaler for prosjektkontoret i tråd med prinsipper for valg av lokasjon og fasiliteter som beskrevet i saksfremlegget. 2. Størrelse og møteromskapasitet skal være i tråd med minimumsløsningen på ca kvm. Ved lokalisering må kostnader til leie veies opp mot effektiv reisevei for medarbeiderne i hovedprosjektet. 3. Fellesnemnda gir fylkesrådmennene fullmakt til å bemanne nødvendige funksjoner på programkontoret inntil hovedprosjektleder er tilsatt, herunder prosjektledere til prosjektene HR og Økonomi.

14 14 På vegne av Akershus Frp fremsatte representanten Arne-Rune Gjelsvik (Frp) følgende forslag: Nytt punkt 1: Prosjektkontoret lokaliseres til partikontorfløyen på Galleriet (Akershus fylkeskommune). På vegne av Akershus Høyre fremsatte representanten Gunnar Melgaard (H) følgende forslag: Første setning i pkt 2 fjernes. Fylkesrådmennenes forslag ble vedtatt med 31 mot 3 (Frp) stemmer avgitt for Gjelsviks forsalg. Melgaards forslag ble enstemmig vedtatt. 1. Fellesnemnda gir fylkesrådmennene i oppdrag å finne egnede kontorlokaler for prosjektkontoret i tråd med prinsipper for valg av lokasjon og fasiliteter som beskrevet i saksfremlegget. 2. Ved lokalisering må kostnader til leie veies opp mot effektiv reisevei for medarbeiderne i hovedprosjektet. 3. Fellesnemnda gir fylkesrådmennene fullmakt til å bemanne nødvendige funksjoner på programkontoret inntil hovedprosjektleder er tilsatt, herunder prosjektledere til prosjektene HR og Økonomi. Følgende hadde ordet under behandlingen: Arne-Rune Gjelsvik, Gunnar Melgaard, Lars Salvesen, Terje Vegard Kopperud, Anders Wengen, Georg N. Smedhus, Ole Haabeth. PS 11/2018 Godtgjøring og arbeidsvilkår for politikere i fellesnemnda og partssammensatt utvalg 1. Godtgjøringen og arbeidsvilkårene omfatter politiske medlemmer og varamedlemmer i fellesnemnda, arbeidsutvalget, partssammensatte utvalg, og eventuelle adhoc-utvalg fellesnemnda oppretter. 2. Leder, nestledere og medlemmer mottar kr i årsgodtgjøring i fellesnemnda. 3. Leder, nestleder og medlemmer mottar kr i årsgodtgjøring i partssammensatt utvalg.

15 15 4. Varamedlemmer for de politiske medlemmene til utvalg nevnt i punktene 2 og 3 mottar kr pr. møte 5. Hver fylkeskommune dekker kostnadene for sine politikere. 6. Dersom et medlem har forfall i mer enn halvparten av møtene trekkes årsgodtgjøringen forholdsvis etter antall møter. 7. Godtgjøringen stoppes dersom et medlem får fritak fra sitt verv. 8. Medlemmer og varamedlemmer fra hver av fylkene følger sine egne fylkers reglementer for øvrige arbeidsvilkår 9. Fellesnemnda fastsetter godtgjøringssatser dersom det opprettes andre utvalg i perioden fram til 1. januar Det forutsettes at fellesnemnda setter ned et eget prosjekt for å utarbeide et reglement for folkevalgtes arbeidsvilkår i Viken fylkeskommune. På vegne av Buskerud V fremsatte representanten Anders Wengen (V) følgende forslag: Varamedlemmer for de politiske medlemmene til utvalg nevnt i punktene 2 og 3 mottar 6000 per møte. På vegne av Akershus Frp fremsatte representanten Arne Rune Gjelsvik (Frp) følgende forslag: Tillegg punkt 2: Heltidspolitikere mottar ikke ekstra godtgjørelse. På vegne av fylkesordførerkollegiet fremsatte Ole Haabeth (Ap) følgende forslag: Nytt pkt 4 Medlemmer i de politiske prosjektgruppene, samt varamedlemmer for de politiske medlemmene til fellesnemda, partssammensatt utvalg og de politiske prosjektgruppene, mottar kr 3000,- pr møte. Pkt. 9 utgår På vegne av fylkesordførerkollegiet fremsatte Anette Solli (H) følgende forslag: Nytt pkt 6 Dersom et medlem har forfall over tid, trekkes årsgodtgjøringen forholdsvis etter antall møter, og tilkommer møtende vararepresentant. Representanten Wengen opplyste at han trakk sitt forslag. Gjelsvik sitt forslag fikk 3 (Frp) stemmer og falt. Fylkesrådmennenes forslag pkt 1-3, 5, 7-8 og 10 ble enstemmig vedtatt. Haabeth sitt forslag til nytt pkt 4 ble enstemmig vedtatt. Solli sitt forsalg til nytt pkt 6 ble enstemmig vedtatt. Haabeth sitt forslag om pkt 9 ble enstemmig vedtatt.

16 16 1 Godtgjøringen og arbeidsvilkårene omfatter politiske medlemmer og varamedlemmer i fellesnemnda, arbeidsutvalget, partssammensatte utvalg, og eventuelle adhoc-utvalg fellesnemnda oppretter. 2 Leder, nestledere og medlemmer mottar kr i årsgodtgjøring i fellesnemnda. 3 Leder, nestleder og medlemmer mottar kr i årsgodtgjøring i partssammensatt utvalg. 4 Medlemmer i de politiske prosjektgruppene, samt varamedlemmer for de politiske medlemmene til fellesnemda, partssammensatt utvalg og de politiske prosjektgruppene, mottar kr 3000,- pr møte. 5 Hver fylkeskommune dekker kostnadene for sine politikere. 6 Dersom et medlem har forfall over tid, trekkes årsgodtgjøringen forholdsvis etter antall møter, og tilkommer møtende vararepresentant. 7 Godtgjøringen stoppes dersom et medlem får fritak fra sitt verv. 8 Medlemmer og varamedlemmer fra hver av fylkene følger sine egne fylkers reglementer for øvrige arbeidsvilkår 9 Det forutsettes at fellesnemnda setter ned et eget prosjekt for å utarbeide et reglement for folkevalgtes arbeidsvilkår i Viken fylkeskommune. Følgende hadde ordet under behandlingen: Anders Wengen, Arne-Rune Gjelsvik, Gunnar Melgaard, Cecilie Agnalt, Terje Vegard Kopperud, Ole Haabeth, Lars Salvesen, Anette Solli, Tonje Brenna, Britt Gulbrandsen. PS 12/2018 Økt frikjøp til arbeidstakerorganisasjonene til arbeidet med etableringen av Viken Det dekkes ekstra frikjøp for arbeidstakerorganisasjonene knyttet til ekstraarbeid i forbindelse med Viken til en kostnad på ca. 3,6 mill. kr. per år. Enstemmig vedtatt.

17 17 Det dekkes ekstra frikjøp for arbeidstakerorganisasjonene knyttet til ekstraarbeid i forbindelse med Viken til en kostnad på ca. 3,6 mill. kr. per år. Følgende hadde ordet under behandlingen: Morten Vollset, Tonje Brenna PS 13/2018 Eventuelt Ingen saker. Ingen saker meldt opp under eventuelt. PS 14/2018 Utsatt sak - Oppnevning av arbeidsutvalg (AU) Som sak 14/2018 ble sak om valg til arbeidsutvalget behandlet. Saken ble behandlet rett etter sak 5, på første dag i fellesnemda ( ). På vegne av Buskerud fremsatte representanten Terje Vegard Kopperud (H) følgende forslag: De tre fylkesordførerne gis ansvar for å forberede møtene i fellesnemda. Kopperuds forslag ble enstemmig vedtatt. De tre fylkesordførerne gis ansvar for å forberede møtene i fellesnemda. Følgende hadde ordet under behandlingen: Anette Solli, Terje Vegard Kopperud, Lars Salvesen, Hanne Lisa Matt, Morten Vollset, Ole Haabeth, Anders Wengen, Andreas Leirvik, Tonje Brenna, Hanne Lisa Matt, Roger Ryberg.

18 18 Forhandlingene avsluttet. Møtet hevet. Anette Solli Roger Ryberg Ole Haabeth leder nestleder nestleder Marianne Israelsen sekretær