Mediebyråtjenester Versjon 01
1 INNLEDNING... 3 1.1 Invitasjon... 3 1.2 Definisjoner av begrepene i konkurransegrunnlaget... 3 1.3 Oppdragets omfang... 3 1.4 Lovanvendelse... 3 1.5 Kontraktens varighet... 3 1.6 Etiske betingelser... 4 2 KONKURRANSEGRUNNLAGETS OPPBYGNING... 4 3 UNDERLEVERANDØRER OG SAMARBEIDENDE FIRMAER... 4 4 ENDRINGER I KONKURRANSEGRUNNLAGET... 5 4.1 Generelt... 5 4.2 Spørsmål i forbindelse med anbudskonkurransen... 5 5 TILBUDETS OPPBYGNING... 5 5.1 Generelt... 5 5.2 Tilbudsbrev... 5 6 INNLEVERING AV TILBUD... 6 6.1 Generelt... 6 6.2 Språk... 6 6.3 Deltilbud... 6 6.4 Frister for anbudsgjennomføring... 6 6.5 Antall eksemplarer av tilbudet... 6 6.6 Avvik fra konkurransegrunnlaget/forbehold... 7 6.7 Innsyn... 7 6.8 Innleveringssted... 7 7 BEHANDLING AV TILBUDET... 8 7.1 Generelt... 8 7.2 Tilbudsregistrering... 8 7.3 Gjennomføring... 8 7.4 Avvisning... 8 7.5 Utvelgelse ved forhandlinger... 8 7.6 Tildelingskriterier... 9 7.7 Meddelelse... 9 8 KLAGEFRIST... 9 9 AVLYSNING... 9 10 KONTAKTPERSON / KONTAKTADRESSE... 9 Side 2 av 9
1 INNLEDNING 1.1 Invitasjon inviterer med dette kvalifiserte tilbydere til konkurranse med forhandling om levering av konsulenttjenester innenfor området Mediebyråtjenester. Ruter har kvalifisert 6 tilbydere. Det vil bli aktuelt å intervjue aktuelle/tilbudte teammedlemmer. Konkurransegrunnlaget er tilgjengelig på nettadressen http://www.ruter.no/kollektivanbud under fanen Pågående konkurranser. 1.2 Definisjoner av begrepene i konkurransegrunnlaget KGL: Konkurransegrunnlaget dvs. tilbudsinnbydelse, generelle kontraktsvilkår og tilhørende vedlegg Kontraktsinngåelsen: Dato for signering av rammeavtaledokumentet Oppdrag: Oppdragsgiver: Leverandør: Tilbyder: Den ytelse som leveres av leverandøren i henhold til kontraktens bestemmelser forkortet til Ruter Det selskap som inngår kontrakt om utførelse av oppdrag i Ruters konkurranse om leveranse av konsulenttjenester innenfor området Mediebyråtjenester Et selskap som deltar i konkurransen om å komme i betraktning som leverandør 1.3 Oppdragets omfang Oppdragsgiver har til hensikt å signere rammeavtale med en - 1 leverandør. Antall oppdrag under rammeavtalen er ukjent. Estimert volum for hele kontraktsperioden er satt til inntil 48 mill. Estimatet er kun retningsgivende og innebærer ingen forpliktelse for oppdragsgiver. 1.4 Lovanvendelse Konkurransen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 med Forsyningsforskriften av 7. april 2006 nr 403, med kjøpsformen konkurranse med forhandling. 1.5 Kontraktens varighet Kontraktene gjelder fra 01.01.2016 til 31.12.17. Oppdragsgiver har en opsjonsrett på inntil to (2) år med ett år av gangen (1 + 1). Side 3 av 9
1.6 Etiske betingelser Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell Tilbyder/Tilbyders ansatte og Oppdragsgiver/Oppdragsgivers ansatte på annen måte enn forutsatt i prosedyrebeskrivelsen punkt 9 og i henhold til FOA. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller avvise aktuell leverandør dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 2 KONKURRANSEGRUNNLAGETS OPPBYGNING 1. Prosedyrebeskrivelsen (dette dokument) som inneholder informasjon og rettledning for hvordan konkurransen vil bli gjennomført. 2. Et utkast til Rammeavtale som angir vilkår for kontraktsforholdet mellom oppdragsgiver og leverandøren med følgende vedlegg: Vedlegg 1: Oppdragsgivers oppdragsbeskrivelse (kompetansebehov) Vedlegg 2: Leverandørens svar på kompetansebehovet Vedlegg 3: Prisskjema Vedlegg 4a-b: Konfidensialitetserklæring (konsulent og leverandør) 3 UNDERLEVERANDØRER OG SAMARBEIDENDE FIRMAER Tilbudet skal omtale eventuell bruk av underleverandører eventuelt hvilke firmaer som samarbeider. Tilbyder er fullt ut ansvarlig på vegne av underleverandører. Det stilles samme krav til underleverandør, som til hovedleverandør. Tilbyderen har det samlede ansvaret for sine ytelser under denne avtale, herunder all oppfølging av eventuelle underleverandører. All kommunikasjon/kontakt vil foregå mellom Ruter og tilbyder. Det skal ikke være kontakt mellom Ruter og eventuelle underleverandører. Det skal opplyses om hvorvidt leverandør har kompetanse på alle felt som omfattes av tilbudet. Hvilke del/deler av oppdraget en eventuelt underleverandør skal utføre, skal oppgis. Leverandør må dokumentere at han har råderett over nødvendige/tilbudte ressurser. Ruter forbeholder seg retten til å underkjenne tilbyders valg av underleverandør. Eventuelle økonomiske krav fra underleverandører eller omkostninger i denne forbindelse, skal bæres av tilbyderen. forbeholder seg retten til å avvise bruk av konkrete underleverandører og/eller enkelt firmaer hvis disse ikke oppfyller kravene til konkurransen. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at en Tilbyder kan bli avvist hvis det benyttes underleverandører som ikke oppfyller kravet til god vandel. En Tilbyder vil kunne bli avvist hvis en sentral person hos Tilbyderen eller en eventuell underleverandør har begått alvorlige forsømmelser mot faglige og/eller etiske bransjekrav. Også forhold knyttet til ansatte i andre posisjoner enn de som er listet i erklæringen, vil etter omstendighetene kunne føre til avvisning. Side 4 av 9
4 ENDRINGER I KONKURRANSEGRUNNLAGET 4.1 Generelt Eventuelle rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget som oppstår i Tilbudsfasen vil bli meddelt senest seks dager før innleveringsfristens utløp. 4.2 Spørsmål i forbindelse med anbudskonkurransen Alle spørsmål vedrørende konkurransen rettes skriftlig via eget spørreskjema på nettadressen www.ruter.no/kollektivanbud under Pågående anbud. Spørsmål og svar vil være tilgjengeliggjort for alle, etter maksimalt seks dager. Slike forespørsler må være registrert senest 27.10.2015. Siste dag Oppdragsgiver legger ut svar på spørsmål, eventuelt en oppdatering av Konkurransegrunnlaget er 29.10.2013. I perioden frem til Tilbudsfristens utløp, har Oppdragsgiver anledning til å foreta rettelser, suppleringer, eller endringer av konkurransegrunnlaget. Informasjon om dette vil bli lagt ut på ovennevnte nettadresse. Dersom endringene kommer så sent at det er vanskelig for Tilbyderne å ta hensyn til endringene/suppleringene ved utarbeidelsen av Tilbudet, vil Tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Det er potensielle Tilbyderes ansvar å holde seg à jour med de rettelser og endringer som publiseres på nettadressen www.ruter.no/kollektivanbud. 5 TILBUDETS OPPBYGNING 5.1 Generelt Tilbudet skal innleveres i papirversjon etter følgende oppsett i en ringperm: Tilbudsbrev med vedlegg Tilbudsbrev Vedlegg 1: Tilbyders svar på oppdragsbeskrivelsen Vedlegg 2: Utfylt prisskjema Oppgitt timepris skal inkludere alle typer administrative kostnader. I tillegg skal tilbudet levers på en minnepinne. 5.2 Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal som minimum angi: Oversikt over dokumentene i tilbudet samt en kort beskrivelse av innholdet. Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist ref. punkt 8. Tilbyders kontaktperson med kontaktinformasjon (epost og tlf). En bekreftelse på at tilbudet gis basert på de vilkår som fremgår av kontrakten. Side 5 av 9
Tilbyder skal bekrefte at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i Oppdragsbeskrivelsen. En uttømmende oversikt over eventuelle forbehold, ref punkt 6.6 Tilbudsbrevet skal være undertegnet av en person som har fullmakt til å forplikte Tilbyderen og det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette. Tilbyder skal oppgi en kontaktperson som Ruter kan kontakte for å få presisert uklarheter i tilbudet. Ruters eventuelle behov for avklaringer av tilbudet vil bli meddelt pr. e-post. Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet blir betraktet som nytt tilbud. 6 INNLEVERING AV TILBUD 6.1 Generelt Tilbyder plikter å gjennomgå Konkurransegrunnlaget på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke Tilbudet. Ingen innrømmelser vil bli gjort for feil eller unnlatelser fra Tilbyders side. 6.2 Språk Tilbudet skal være utformet på norsk og all kommunikasjon med potensielle tilbydere/kontraktspartner(e) skal foregå på norsk. 6.3 Deltilbud Det er ikke anledning til å gi tilbud på bare deler av kravspesifikasjonen. 6.4 Frister for anbudsgjennomføring Oppdragsgiver har satt opp følgende foreløpige fremdriftsplan: Tidsplan Dato Klokkeslett Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 27.10.2014 Siste dag oppdragsgiver legger ut svar på spørsmål 29.10.2014 evt. også oppdatering av konkurransegrunnlaget Frist for innlevering av tilbud (tilbudsfrist) 04.11.2014 Kl 10:00 Forhandlinger Uke 46-48 Vedståelsesfrist 31.12.2014 6.5 Antall eksemplarer av tilbudet Tilbudet med dokumentasjon skal leveres i en ringperm. Side 6 av 9
6.6 Avvik fra konkurransegrunnlaget/forbehold Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, herunder om det er tatt forbehold, skal dette fremgå av tilbudsbrevet. Det skal vedlegges en oversikt som uttømmende angir alle avvik/forbehold. Oversikten skal inneholde en henvisning til hvor i tilbudet et forbehold er nærmere beskrevet. Alle forbehold skal være beskrevet presist og entydig, og skal være prissatt i tilbudsbrevet. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å vurdere og fastsette priskonsekvens av alle forbehold. Det er ikke anledning til å ta forbehold som er vesentlige. Tilbud som etter oppdragsgivers vurdering inneholder vesentlige forbehold, vil bli avvist. 6.7 Innsyn Ruter er f.o.m. 1.1.2009 underlagt den nye offentleglova med derav følgende innsynsrett i søknader/tilbud som Ruter mottar. Innsyn i søknader/tilbud i denne konkurransen vil uansett ikke bli gitt før tildelingen av oppdraget er gjennomført. Hvis tilbudet inneholder forretningshemmeligheter skal Tilbyder levere en komplett elektronisk versjon av tilbudet hvor forretningshemmeligheter er sladdet (papirversjon av sladdet versjon er ikke nødvendig). Den sladdede versjonen av tilbudet skal legges på egen mappe på ovennevnte minnebrikke i punkt 5.1. Ruter forbeholder seg retten til å vurdere om sladdede opplysninger faktisk er forretningshemmeligheter. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte Tilbyder. 6.8 Innleveringssted Potensielle tilbydere har ansvaret for at dokumentasjonen når frem til Ruters lokaler i Dronningens gate 40, 4. etasje innen fristen. Eventuelt kan tilbudet sendes som vanlig post til Ruter. Postkvittering og annet som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen, vil ikke bli godtatt, hvis tilbudet blir mottatt etter tilbudsfristen. Postadresse Postboks 1030 Sentrum 0104 OSLO 0154 OSLO Leveringsadresse Dronningensgate 40, v/resepsjonen 4 etasje Tilbudet skal være undertegnet av en person som har fullmakt til å forplikte den potensielle tilbyderen, og det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette. Potensielle tilbydere skal oppgi en kontaktperson med tlf. nr. og e-post som Ruter kan kontakte for å få presisert uklarheter i søknaden. Ruters eventuelle behov for avklaringer i forbindelse tilbudet vil bli meddelt pr. e-post. Tilbudet skal merkes: " Mediebyrå" Side 7 av 9
7 BEHANDLING AV TILBUDET 7.1 Generelt Tilbudene vil bli undergitt skriftlig administrativ behandling hos. Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbudsdokumentasjonen til de tilbydere som ikke blir valgt. Tilbudsåpningen er lukket for andre enn prosjektgruppen hos Ruter. Kostnader som tilbyderen pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering og avklaring av tilbudet, skal dekkes av tilbyder. 7.2 Tilbudsregistrering Samtlige Tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Oppdragsgiver ved levering skriftlig bekrefte tidspunktet for når Tilbudet er mottatt. 7.3 Gjennomføring Oppdragsgivers eventuelle behov for avklaringer av Tilbudet vil bli meddelt skriftlig pr. e-post. Oppdragsgiver vil evaluere Tilbudene bakgrunn av tildelingskriteriene og tilby den Tilbyderen med høyest poengsum kontrakt. 7.4 Avvisning Ruter vil avvise Tilbud som er levert inn etter frist for innlevering av Tilbud, gitt i punkt 5.5. Ruter forbeholder seg retten til å avvise Tilbud, som ikke er i samsvar med vilkårene i konkurransegrunnlaget eller senere endringer av dette, herunder dersom Tilbudet inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene. det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en anbudskonkurranse kan medføre tvil om hvordan Tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige Tilbudene. 7.5 Utvelgelse ved forhandlinger Oppdragsgiver vil innkalle 3 tilbydere til forhandling. Forhandlingene kan bli gjennomført i to (2) forhandlingsrunder. Tilbyderne kalles inn til første (1.) forhandlingsrunde, med mulighet til å levere reviderte tilbud. Etter første (1.) forhandlingsrunde vil oppdragsgiver vurdere om det kan gjøres en innstilling, eller om det skal fases ut en tilbyder, for så å ta ett andre (2.) forhandlingsmøte med de to (2) gjenværende tilbyderne. Reduksjonen vil skje på bakgrunn av de reviderte tilbud og tildelingskriteriene. Oppdragsgiver kan forhandle om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene, forretningsmessige vilkår, pris og tekniske spesifikasjoner. Dersom forhandlingene fører til endring av tilbudet, skal endringene dokumenteres skriftlig i et revidert tilbud fra tilbyder. Forhandlingene skal skje i samsvar med de alminnelige regler i forskriftens del I, herunder kravene til likebehandling, taushetsplikt og god forretningsskikk. Om prisforhandlinger vil oppdragsgiver presisere følgende: Side 8 av 9
Tilbyderne vil kun få én tilbakemelding på tilbudt pris. Tilbakemeldingen vil bli gitt i første forhandlingsrunde, i form av en angivelse av om den tilbudte prisen er «i øvre/midtre/nedre sjikt». Tilbyderne vil få kun én mulighet til å forbedre sin pris og levere sin «beste pris». Det vil skje ved levering av reviderte tilbud etter første forhandlingsrunde. I påfølgende forhandlingsrunder vil det ikke bli forhandlet om pris. Det vil bli gitt nærmere informasjon om innhold og agenda for forhandlingsmøte. Basert på en endelig vurdering av forhandlingsresultatet og tilbudene i forhold til tildelingskriteriene, vil kontrakt tildeles den Tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. 7.6 Tildelingskriterier Oppdragsgiver vil inngå kontrakt med den Tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Tildelingskriterier Vekting Hovedteamets kvalifikasjoner (pkt 3 i oppdragsbeskrivelsen) 20 30 % Hovedteamets evne til å håndtere Ruters løpende behov 30 40 % Oppgave (pkt 3 i oppdragsbeskrivelsen) 20-30 % Prosjektering (pkt 4 i oppdragsbeskrivelsen) 10 20 % 7.7 Meddelelse Før kontrakt med valgt tilbyder signeres blir samtlige tilbydere meddelt hvilket tilbud som er valgt. Det vil bli gitt en begrunnelse for valg av leverandør og opplysninger om klageadgangen. 8 KLAGEFRIST Klagefristen på kontraktstildeling er 10 kalender dager før Ruter signerer kontrakt med valgt tilbyder. 9 AVLYSNING Ruter kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. 10 KONTAKTPERSON / KONTAKTADRESSE Rolf Korneliussen er Ruters kontaktperson i forbindelse med denne anskaffelsen. Mobiltelefon: +47 913 59 370 - Sentralbord: 400 06 700 Epost: rolf.korneliussen@ruter.no - anbud@ruter.no Merk: alle spørsmål skal legges inn som spørsmål på nettsiden www.ruter.no/kollektivanbud Side 9 av 9