Kvam, Voss og Granvin Prosjektbeskrivelse Forprosjekt
Godkjent av: Side 2 av 10 Innholdsfortegnelse 1.0 Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Forankring i strategier/planer... 5 2.0 Forprosjektets mål og ramme... 5 2.1 Hovedmål... 6 2.2 Delmål... 6 2.3 Avgrensing i forprosjektet... 6 3.0 Gjennomføring... 7 4.0 Prosjektorganisering og ansvarsfordeling... 9 4.1 Prosjektansvarlig... 9 4.2 Styringsgruppe... 9 4.3 Prosjektleiar... 9 4.4 Prosjektgruppe... 9 5.0 Budsjett og finansieringsplan... 9 5.1 Timerapportering... 9 6.0 Milepælsplan... 9 7.0 Planlegging, oppfølging og statusrapportering... 10 8. Referanser... 10 2
Godkjent av: Side 3 av 10 1.0 Innledning 1.1 Bakgrunn Kvam herad saman med Voss kommune og Granvin herad ynskjer å komme i gang med elektronisk meldingsutveksling mellom legekontor og omsorgstenestene for å: spare arbeid med dobbelregistrering betre kvalitetssikring av data i samhandlinga mellom lege/ omsorg og på sikt apotek, Helse Bergen og Nav. Dagen situasjon Kvam Omsorgstenestene bruker elektronisk pasientjournal/ sakshandsaming, men har ikkje fullelektronisk arkiv. Har eit papirarkiv pr. sone. Ingen scanning pt, men systema er lagt til rette for dette. Omsorgssystemet Gerica vert brukt av: pleiepersonell, miljøpersonell personell i psykiatritenesta, tilsynslegane og dei kommunale fysio/ ergoterapeutane. Sosialkuratorar bruker også sakshandsamingsbiten av systemet. Legekontoret nyttar Winmed og profdoc Vision, og her er legane og hjelpepersonell på legekontoret brukarar. Systemansvarleg for Gerica tek ansvar for opplæring på dette systemet til alle som treng det (både for nye brukarar og oppfriskingskurs). På legekontoret er det legane/ hjelpepersonell som lærer opp nye brukarar. Avvik i høve HMS, og kvalitetsystem vert meldt via elektronisk eller papir system. Legekontora i Kvam er i ferd med å verta brukarar av Elin på elektronisk meldingsutveksling på henvisning og epikrise med Helse Bergen, og skal sende sjukemelding og legeoppgjer til rikstrygdeverket og NAV. Legesenteret må endra til dei nye ebxml-standardane, med applikasjonskvitteringar og virksomhetssertifikat. Dagens situasjon Voss Granvin. Omsorgstenestene bruker elektronisk pasientjournal/ sakshandsaming, men har ikkje fullelektronisk arkiv. Dei har eit papirarkiv på Forvaltningskontor / bestillarkontor /soner/ institusjonar. Dei er i test/start fase med scanning, av meldingsblankettar. Vil starte opp med scanning av søknader osv. når dei har fått ny skanner, rutinar og ting på plass. Omsorgssystemet Gerica vert brukt av: fagutdanna pleiepersonell, assistentar i pleien, personell som utfører psykiatrisk pleie og omsorg utanfor institusjon, rus /psykiatri, tilsynslegane/turnuslegar og dei kommunale fysio- / ergoterapeutane. Sosialkuratorar bruker Gerica til sakshandsaming av støttekontaktar. Systemansvarleg for Gerica tek ansvar for opplæring på Gerica fagprogram til alle som treng det (både for nye brukarar og oppdateringskurs). På Kommunelegekontoret er det legane/ hjelpepersonell som lærer opp nye brukarar på deira fagprogram Avvik i høve HMS, og kvalitetssystem vert meldt via papir system. Kommunelegekontoret, helsesyster og legevakta nyttar Infodoc, og her er legane og hjelpepersonell på legekontoret brukarar. Kommunelegekontoret i Voss er ikkje kopla opp mot helsenett. Laboratoriesvar og epikriser vert henta inn via modem frå ein del laboratoria og sjukehus. Denne tenesta vert lagt ned når helsenettet er oppe og går for fullt. Andre dokument vert scanna inn i journalen. Fastlegane på Voss nyttar anten Infodoc eller Winmed og er ikkje kopla opp mot Norsk helsenett. 2 av legane er kopla opp mot Helse-Bergen sitt nett og har outsourca serveren til Helse-Bergen. Elles er mottak av epikrisar og laboratoriesvar som for kommunelegekontoret. Formatert: Norsk (nynorsk) 3
Godkjent av: Side 4 av 10 Dagens situasjon Granvin Omsorgstenestene bruker elektronisk pasientjournal/ sakshandsaming, men har ikkje fullelektronisk arkiv. Legekontoret benytter Winmed, helsesøster skal inn på same versjon som legekontoret. Legekontoret er kobla opp mot Norsk helsenett. Utfordringar med dagens situasjon og behov for endring i Kvam, Voss og Granvin: Kommunaneen brukar ein del tid på registering av inngåande post frå legekontoret som vert plassert i papirarkiv. Det går tid med til både opning og arkivering av dokumenta. Legekontoret brukar tilsvarande tid på si side for å handtere bestilling av reseptar, iplosdiagnose-brev, løyve til medisinhandtering med mer. Det er ekstra arbeid for begge partar å skrive ut og sende desse opplysningane manuelt mellom partane. Dei manuelle systema vi har i dag krev dobbelregistrering av data med dei feilkjelder dette gjev. Elektronisk meldingsutveksling vil spara tid. Fordi det er behov for tett kontakt mellom lege og omsorgtenestene genererer dagens manuelle løysingar mange telefonhenvendingar mellom omorg og lege som elektronisk meldingsutveksling kan redusere. Kvam heradkommunen har jobba med samhandling (lege/ omsorg) og rutineforbetring i høve til medisin for dei tenestemottakarane heimetenesta har overteke medisinansvaret for. No fungerer dette med manuelle rutinar som har gjort til at avvik mellom registrerte legemiddel på EPJ i dei to systema er redusert. Dagens løysing krev veldig strenge rutiner og god kultur på melding om medikamentendring. Legane brukar mykje tid på å kontrollere medikamentlistene og melde vidare til omsorgstenestene det som dei treng informasjon om. Og dei på si side brukar mykje tid på å registrere dette manuelt i omsorgsystemet. Forhold til organisasjonens mål og strategi. Kommunaneen arbeider for tida mykje med kvalitetssikring i omsorgstenestene og med fokus på betre tenester til brukarane. Elektronisk meldingsutveksling vil vere eit av fleire middel for å kome nærare dette målet. Kommunaneen har også eit økonomisk mål ved å bruke mindre administrativ tid på rutinar som kan effektiviserast ved å gjere dei elektroniske. I Kvam herad er Llegane er eit private legekontor med unntak av Strandebarm som Fastlegane bemannar, og har no nett fått tilgong til Helsenettet. Derfor er dei svært motiverte for å kome i gang mot omsorgstenestene i kommunen. Kommunen har ein fordel med at alle legane er knytta til samme infrastruktur via Kvam herad. I Voss kommune er det flere privatpraktiserende legar i tillegg til kommunelegane. Granvin herad har ein kommunelege. Voss kommune og Granvin herad vil gå for ein felles løysing med oppkobling mot norsk helsenett. Initiativtaker, Prosjekteier. Legane, IKT og systemansvarlege for omsorgsystemet har sett nytten av å få elektroniks meldingsutveksling raskt på plass. Dette er det forståing for hjå leiinga i kommunaneen. Prosjekteigar vert derfor rådmannen i Kvam herad ved Pleie og omsorgsjef og Kommuneoverlegen. Forhold til andre prosjekter. 4
Godkjent av: Side 5 av 10 Legane i Kvam er som nemnt tidlegare i gong med papirlaus elektronisk meldingsutveksling med Helse Førde på henvisning og epikrise. Det er nytta dei nye ebxml-standardane og kontoret nyttar virksomheitssertifikat. (Bypass). Vi har lang tradisjon gjennom samarbeidsrådet for Voss Sjukehus med å samarbeide omkring utvikling av helsetenester i sjukehusområdet. Dette gjeld både meldingsutviklsing og prosedyrearbeid. Vaksdal er ein av samarbeidskommunane men samarbeider i denne samanheng med Osterøy. Ulvik og Modalen er førebels ikkje med i prosjektet. 1.2 Forankring i strategier/planer Samspill 2.0 Nasjonal strategi for elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren 2008 2013 føl opp S@mspill 2007. Grunngjeving er Visjonen om helhetlige pasient- og brukerforløp gjennom elektronisk samarbeid. Strategien er basert på vidareføring av eksisterande og starta arbeid. Satsninga på samhandling mellom allmennleger og sykehus og kommunesatsning vert ført vidare. Samspel 2.0 er forankra i Nasjonal helseplan (2007 2010) NFS ehelsestrategi, ehelse er alles ansvar og i alles interesse sykepleiernes bidrag Prosjektet er forankra i NSF sin ehelsestrategi 2008 2013. Overordna mål i strategien er at ehelse støtter eit heilheitleg pasientløp og er integrert i sykepleiepraksis, ledelse og kompetanse- og kunnskapsutvikling. Delmål 3.4 handlar om at elektronisk informasjonsutveksling og samhandling er formalisert i alle deler av helsetjenesta, riktig dimensjonert infrastruktur og tilkobling til Norsk Helsenett er tilgjengeleg for sykepleietjenesten og at gode og brukervennlege elektroniske løysingar for samhandling er utvikla og implementert i heile helsetjenesta. KS ekommune 2012 Prosjektet er også forankra i KS IKT-strategi ekommune 2012 i pkt. 5 Elektronisk samhandling i helse- og omsorgstjenesten, der eit av tiltaka er; KS vil bidra til å utvikle og implementere løsninger for elektronisk meldingsutveksling mellom helse- og omsorgstjenesten i kommunene og fastlegene, og mellom kommunene og helseforetakene. KS: Strategi og handlingsplan for pleie- og omsorgssektoren i kommunene Strategiplanen er ein delplan til ekommune 2012 og set opp mål for kommunane når det gjeld bruk av IKT til å kvalitetssikra pasientløpet og bidra til effektive tjenester. Nasjonal IKT Prosjektet er i tillegg forankra i dei regionale helseforetaka sine overordna IKT-strategi utarbeida av Nasjonal IKT, tiltak 19, delprosjekt 2, som handlar om elektronisk samhandling i den omsorgsmessige samhandlingskjeden. Statlig strategi 2004-2007, S@mspill 2007 2.0 Forprosjektets mål og ramme 5
Godkjent av: Side 6 av 10 2.1 Hovedmål Kommunaneen ser føre seg at når forprosjektet er ferdig skal vi vere klar for å starte hovudprosjektet med sending/ mottak av papirlaus elektronisk meldingsutveksling mellom epjsystemet til omsorg og legekontoret sitt epj-system. opplæring og produksjon i løpet av året 2009. Forprosjektet har som hovudmål at oppkopling mot helsenett er i orden og testa, at dei tilsette har fått opplæring i ny funksjonalitet i Gerica i høve til å motta administrativ post, og være postansvarleg. Vi skal også ha laga klart retningslinjer for bruk av elektronisk meldingsutveksling ut frå følgjande prinsipp: Kva type melding Sendt til/frå kven Med kva innhald Til kva tid Har vi desse tinga på plass, kan vi nå målet om å stå heilt klare til sending av den første elektroniske meldinga den 01.06.09. 2.2 Delmål 1. Godkjent prosjektplan 2. Avtale med Legane er inngått. 3. Oppkopling mot Norsk helsenett er på plass og fungerer inn mot omsorgsystemet og legekontora. 4. Rutine og ansvar i høve til elektronisk meldingsutveksling er avklart. 5. Kommunane skal gjennomgå krav til installasjon og laga plan for oppgradering i fagsystemet. Gerica/ Tieto og kommunen har installert og konfigurert programvare som må vere på plass i Epjsystemet og kommunikasjonssystemet for omsorg. 6. Profdoc og Legane evaluerer det som trengs for installasjon av programvare kva som trengs i høve opplæring for utveksling av informasjon. har installert og gjort dei endringane som skal til i epj-systemet og kommunikasjonssystemet for Legegruppa. 7. Opplæring for involvert personell 8. Evaluering av forprosjekt 9. Overføring til hovudprosjekt 2.3 Avgrensing i forprosjektet Kvam herad, Voss kommune og Granvin herad vel å avgrense prosjektet til elektronisk meldingsutveksling mellom omsorgstenestene og Legane. Formatert: Skrift: Kursiv 6
Godkjent av: Side 7 av 10 Vi skal ikkje starte opp med elektronisk meldingsutveksling mellom omsorgstenestene og sjukehus i denne omgang. I forprosjektet konsentrerer vi oss om å gjere klart til denneklargjere rutiner og organisasjon til denne typen meldingsutveksling, slik at sjølve uttestinga vil skje i hovudprosjektet. Vi ser også føre oss eit stort behov for standardisering av kodeverk på tvers av dei ulike epjsystema. Dette vil heller ikkje kunne takast inn direkte i dette prosjektet men vi vil, i alle høve i hovudprosjektet, få ei oversikt over kva kommunen og legane ynskjer at det må jobbast vidare med frå systemleverandørane si side. Sentralt er det nasjonal prosjekt som NST, Elin-K og Kith som set rammer for standard. Vi forventar at den sentrale prosjektorganisasjonen i ElinK- prosjektet tek ansvar for samordna tilbakemelding til programleverandørane og utviklingsjobben mot dei. Dette med bakgrunn i allereie eksisterande kodeverk og nasjonale retningsliner, og evt komme med innspel til utvikling av nye retningslinjer. Formatert: Skrift: Kursiv 3.0 Gjennomføring Dette kapittelet syner delmåla med tilhøyrande aktivitetar slik vi ser det i dag. Det vil nok i prosjektet dukke opp nye postar eller ting som må endrast på. Dette vil vi synleggjere ved å lage ein eigen milepelsplan / aktivitetsplan som vert revidert framfor kvart statusmøte. (dvs ca 1 gong i månaden) 1. Godkjent prosjektplan. Lage utkast til prosjektplan Godkjenning i styringsgruppa Informere i pleie og omsorg 2. Avtale med Legane er inngått. Lage ei skriftleg avtale om deltaking i prosjektgruppe og styringsgruppe. 3. Oppkopling mot Norsk helsenett er på plass inn mot omsorgsystemet. Inngå avtale om oppkopling av Norsk Helsenett inn i kommunen. Linja er levert i kommunesamarbeidet Ruter frå Norsk Helsenett skal settast opp og konfigurerast. Lage dokumentasjon i høve til norm for informasjonssikkerhet. Dokumentere sikkerhet i eigen kommune vha ROS analyse? Intern brannmur klargjerast for kommunikasjon. 4. Rutine og ansvar i høve til elektronisk meldingsutveksling er avklart. Utarbeide retningslinjer for bruk av dei ulike meldingstypane. Kva meldingar, til kven, i kva tilfelle og med kva innhald. (Hente informasjon frå Stavanger kommune.) Vurdere adresseringsnivå for kommunen kor mange avdelingsadresser og korleis adressere i høve til kva avdeling brukaren høyrer til. Korleis skal merking skje i legekontorsystemet? Tydeleg gjere rutinar rundt ansvar i høve meldingsutveksling knytt til fastlege, tenesteleiar, gruppeleiar, primærsjukepleier og ansvarleg sjukepleiar på vakt. 7
Godkjent av: Side 8 av 10 Utarbeide retningslinjer for avvikshandtering i samband med meldingsutveksling. (melding sendt til feil mottakar, melding med feil innhald, brukt feil meldingstype, avtalte felt ikkje utfylte eller feil utfylte.) 5. Gerica/ Tieto og kommunen har installert og konfiguret programvareklargjere for installasjon av programvare som må vere på plass i Epj-systemet og kommunikasjonssystemet for omsorg Avtale om kjøp av tileggsmodular i Gerica og tidspunkt for installasjon. Legge inn siste versjon av Gerica. Gjere klart til oppgradering av programvaren som trengs. Installasjon av tilleggsfunksjonar i Gerica Installasjon av kommunikasjonsmodul. Klargjering av valde meldingstypar Legge inn kommunikasjonspartnarar Lage oversikt over kommunikasjonspartnarar. Få på plass virksomheitsertifikat og utveksle public del med legekontoret. Test av kommunikasjon og meldingstypar. Formatert: Punktmerket + Nivå: 1 + Justert ved: 18 pt + Tabulator etter: 36 pt + Innrykk ved: 36 pt Formatert: Punktmerking og nummerering 6. Profdoc og Legane har installert og gjort dei endringane som skal til iklargjer kva som trengs for epj-systemet og kommunikasjonssystemet for Legane. Avtale om bistand i samband med nye meldingstypar. Konfigurere og eventuelt legge inn ny funksjonalitet for nye meldingstypar. Skaffer seg oversikt over kva som trengs i programvare opplæring. Legge inn ny kommunikasjonspartnar og klargjere i høve til virksomheitsertifikat. 7. Opplæring for involvert personell Lage opplæringsplan Opplæring avfor personell som skal overvake logg i kommunikasjonsprogram. Lage oppøæringsplan for personell Opplæring av personell som skal ta imot og sende elektroniske meldingar, med fokus på rutine rundt utsjekking og handsaming av innkomne meldingar. Bruke retningslinjer for bruk av elektronisk meldingar, som er utarbeida i punkt 4. Opplærings skal vere tilpassa rollen den einskilde har i meldingsutvekslinga. Lage veiledning for Avvikshandtering.Avvikshandtering 8. Evaluering av forprosjektet er gjennomført Oppsummere forprosjektet; nådde vi måla våre? Kvifor?/ kvifor ikkje? Gjere eventuelle endringar / forbetringar. Lage sluttrapport med desse oppsummeringane 9. Overføring til hovudprosjekt: Punkt som evt må jobbast meir med. Plan for innføring av fleire meldingstypar. 8
Godkjent av: Side 9 av 10 4.0 Prosjektorganisering og ansvarsfordeling Beskriv /lag fig.som viser organiseringen 4.1 Prosjektansvarlig Rådmannen ved pleie og omsorgsjef: Åslaug B Botnen og Kommuneoverlege Arne Aksnes. 4.2 Styringsgruppe Åslaug B. Botnen Kvam Arne Aksnes Kvam Richard Jacobsen Voss og Granvin Magne Vassenden Voss 4.3 Prosjektleiar Prosjektleiar: HCBerstad Prosjektleiar har ansvar for å kalle inn til møte, sikre framdrift i prosjektet og statusrapportere til Elin-K og styringsgruppa. 4.4 Prosjektgruppe Prosjektgruppene på Voss og Kvam har ansvar for å: Gjennomføre dei tiltak som er naudsynte for å nå målet som er sett med å få i gang papirlaus elektronisk meldingsutveksling. Prosjektgruppa i Kvam vil bestå av : Håkon Helgesen IKT koordinator PLO Martin Erdal Norheimsund legesenter Jon Sivert Sandven Helsebanken Kari Øystese Tilsynslege Toloheimen Behov for arbeidsgruppe vert oppnemt etterkvart. 5.0 Budsjett og finansieringsplan Budsjett, finansieringsplan og kostnadsspesifisering er vedlegg til prosjektdirektivet. 5.1 Timerapportering Prosjektleder og prosjektdeltakere skal dokumentere timer brukt i prosjektet. Timerapportering sendes til elin-k@sykepleierforbundet.no den 10. i hver måned. 6.0 Milepælsplan Detaljert milepælsplan med alle oppgåvene som skal utførast vert lagt ved som eige vedlegg, Dette vert oppdatert med endringar og eventuelt nye oppgåver som vi ser vi må ha med i prosjektet. 9
Godkjent av: Side 10 av 10 Aktivitet 1. mnd 2. mmd 3. mnd 4. mnd 5. mnd Godkjent prosjektplan 7.0 Planlegging, oppfølging og statusrapportering Statusrapport ved oppstart leveres prosjektleder ELIN-k senest 1 mnd etter prosjektstart. Månedlig statusrapport leveres prosjektleder ELIN-k senest dagen før avtalt telefonmøte. Sluttrapport leveres prosjektleder ELIN-k senest 15.04.09 og hovedprosjektbeskrivelse senest 30.04.09. 7.1 Rettigheter og taushetserklæringer Alle parter som deltar i prosjektet forplikter seg til å overholde de restriksjoner som gjelder ved tilgang til taushetsbelagt informasjon og rettighetsbeskyttet dokumentasjon. Prosjektets resultater skal være åpent tilgjengelig for alle interesserte. 7.2 Signatur et er gjennomgått og godkjent av 8. Referanser - Florø kommune og mal 10