samla samfunnsdokumentasjon D E L P R O S J E K T Arkiv i e-forvaltning
1. Kva er gjort så langt? 1 av 8 September Ca. 15.09 Prosjektleiarar på plass 11.-13.09 KAI-konferansen 2013, Arkiv i endring. Riksarkivaren om lovrevisjon og SAMDOK-arbeidet. Dialog mellom KS, MD og Riksarkivet om etablering av eit tenestegrensesnitt mot Noark 5. August Invitasjon til oppstartmøte i strategigruppene (oktober) Juni-juli Mai April Mars Etablert strategigrupper 03.-04.06 Konferanse privatarkiv (LLP og Kulturrådet). Riksarkivaren om privatarkiv. 23. 05 Foredrag Riksarkivaren på kontaktkonferansen i Møre og Romsdal 02.05 Dialogmøte i Riksarkivet med KS, LLP, Norsk arkivråd og arkivleiarar i departementa 26.04 Fagdag i Riksarkivet Ny metodikk i arbeidet med elektroniske arkiv med IKA Kongsberg og NXC 09.04 Dialogmøte i Riksarkivet KAI og Statsarkiva 21.03 Møte med statsarkivarane om tilsynsarbeidet Utlysing av 2 stillingar (prosjektleiar). Søknadsfrist 16. april. Februar 26.02 Innspel frå eksterne og interne til strategi-2017 Invitasjon til dialogmøte med KAI-leiarar og statsarkivarar (april) 12.-13.02 KAI leiarkonferanse (12.-13.) Info til KAI-leiarar. Januar 09.01 Notat frå Riksarkivaren om oppfølging av stortingsmeldinga 2. Hovudpunkt frå Arkivmeldinga Sjå http://samdok.com/nytt-fra-prosjektene/underlag/. Revisjon av arkivlov med forskrifter. Arkivlova og dei tilhøyrande forskriftene bør reviderast og oppdaterast for å ta omsyn til den teknologiske utviklinga i sektoren. Sidan forvaltninga i all hovudsak er i ferd med å gå over til elektronisk sakshandsaming, bør regelverket gjennomgåast og oppdaterast. - Arkivskaping (dokumentfangst, lagring og tilgjengelegheit) bør vere ein pålagd funksjon i alle system som handterer offentlege arkivdokument. Arkivfunksjonane til systema må i så fall stette lovheimla standardar og krav.
2 av 8 - Riksarkivarens forskrift, kapittel IX om elektronisk arkivering, skal endrast slik at forskrifta samsvarar med tilsvarande reglar i arkivforskrifta. - Ein ny forskriftsregel om langtidsoppbevaring av digitalt skapt arkivmateriale skal ta utgangspunkt i den internasjonale standarden på området, Trustworthy Repositories Audit and Certification (TRAC). - Normalinstruksen for depota i kommunar og fylkeskommunar bør reviderast og få rang av forskrift. I tilknyting til dette skal det vurderast om regelverket for arkivdepotordningar i kommunar og fylkeskommunar er godt nok til at materialet blir bevart og tilgjengeleggjort. I arbeidet med revisjon av arkivlova vil det òg bli teke stilling til korleis ein skal handtere spørsmålet om journalføring og arkivering av elektroniske meldingar som t.d. SMS-meldingar. Ein del endringar av instruksar og regelverk er sette i verk: - Det er eit siktemål å harmonisere Noark-standarden med den tilsvarande MoReqstandarden i EU. Digitalisering, tilgang og formidling - Digital kommunikasjon skal vere hovudregelen for kontakt med forvaltninga. - Forvaltninga skal tilby fullstendige og brukarvennlege digitale tenester. 3. Hovudpunkt frå Fonnes notat av 9. januar Sjå http://samdok.com/nytt-fra-prosjektene/underlag/. Her fylgjer nokre sitat frå notatet som er særs relevante for arkiv i e-forvaltninga. For alle sektorer er det store utfordringer knyttet til behandling av digitalt skapt arkivmateriale, både i arkivdanningsfasen (jf. e-forvaltning) og når det gjelder bevaring på kort og lang sikt samt tilgjengeliggjøring. Meldingen understreker at gode funksjoner for dokumentfangst og arkivdanning både er nødvendig for arkivskapernes egne behov og for ettertidens bruk av materialet. På dettegrunnlag slås det fast at det er behov for å inkludere arkivfunksjonar i statens strategiar for e-forvaltning, og ein må ta høgd for at arkivfunksjonane skal sikre både kortsiktige og svært langsiktige behov (side 97). Mer spesifikt sies det (side 99) at det er behov for arkivfaglig medvirkning i utvikling av elektroniske systemer som lagrer dokumentasjon. Og det pekes på at utviklingen har ført til endringer i arkivtjenestens rolle, med behov for spesialkompetanse innen elektronisk arkivdanning og bevaring. For kommunal sektor derimot uttrykkes det en langt mer offensiv holdning til e- forvaltning og arkivfunksjonenes plass i en slik strategi (side 98, etter innspill fra KS). Aktørene på kommunal side er KommIT (program for it-samordning i kommunesektoren) og KS. Min vurdering er at vi bør utnytte de intensjoner som er uttrykt i meldingen til å gå mer offensivt ut på e-forvaltningsområdet, både overfor statlig og kommunal sektor. Vi bør
3 av 8 satse på å komme i en direkte og konstruktiv dialog med Difi og med KS/KommIT. Difi er trolig vanskeligst å få med i et konkret samarbeid, men det kan godt hende at kontakten med kommunal sektor kan bidra til å åpne flere muligheter. Videre bør vi gå inn i et tettere samarbeid med arkivfaglige aktører innen arkivdanning, dels for å vise dem at vi tar arkivdanningen på alvor, dels for at vi skal ha godt forankret arkivfaglig ståsted i det vi gjør. Jeg tenker her først og fremst på Norsk Arkivråd, arkivledergruppen i departementene og arkivutvalget i KS. I statlig sektor dreier det seg om å finne bedre løsninger for hva som skal skje med digitalt materiale før formell avlevering til Arkivverket kan finne sted. Vi har i dag en deponeringsordning, dvs. en foreløpig overføring til Arkivverket i påvente av formell avlevering etter 25 år. Men ordningen har svakheter. Statskonsult har tidligere i samarbeid med Riksarkivaren utredet en løsning for såkalt mellomlangsiktig lagring. Difi har nå signalisert i en av sine rapporter at de er åpne for å gå i dialog med Riksarkivaren om slike løsninger. Dette er også tatt inn i meldingen, hvor det heter at Riksarkivaren skal gjere greie for ei slik løysing. 4. Oppsummering av eksterne innspel Sjå http://samdok.com/nytt-fra-prosjektene/underlag/. Her fylgjer innspel frå eksterne interessentar til Arkivverkets Strategi 2014 2017 knytt til arkiv i e-forvaltning. Dette er ikke nødvendigvis helt dekkende utvalg. Se den komplette lista. 1. Det er betydelige utfordringer knyttet til produksjon, testing og langtidslagring av elektronisk skapt arkivmateriale. - Produksjon: I mange tilfeller er dette knyttet til spørsmålet om arkiv skapt i henhold til Noark-4 kan leveres i Noark 5-format. Det er en utbredt oppfatning, blant annet hos leverandører at det vil være kostnadsbesparende å avlevere alt i Noark 5-format. - Testing: En viktig utfordring er utvikling og distribusjon av testverktøy, både for uttrekk i henhold til Noark-4 og Noark 5. Særlig i kommunal sektor er behovet for koordinasjon og samarbeid stort. - Langtidslagring: Her er det også behov for koordinering og samarbeid. Det er kommet inn ulike signaler på hvorvidt det er tjenlig at Arkivverket utvikler en felles depotordning for hele det offentlige arkiv-norge. 2. Det er ønsker om en revisjon av Noark-standarden for å få den mer i takt med tiden. Det er et utstrakt ønske om involvering fra aktører også utenfor arkivverket. Sist, men ikke minst, ønsker både leverandører og arkivskapere betydelige endringer i godkjenningsordningen for Noark 5-løsninger. Presisering. 3. I tilbakemeldingene etterlyses større fokus på dokumentfangst fra forskjellige formater, medier og plattformer. Vi sliter fremdeles med e-post! Journalføring av e-post. Uttrekk fra e- postkasser.
4 av 8 4. Mellomlangsiktig lagring og den gjeldende deponeringsordningen er et tema som må tas på alvor. Fra kommunalt perspektiv: Veldig snevert og statlig orientert. Trenger forskrift om depot. Vil komme som et resultat av rev. av forskriften. 5. Det er et betydelig behov for å styrke kommunenes bevissthet og kompetanse rundt elektronisk arkivdanning og langtidsbevaring. Det er ønskelig at Arkivverket kan ha en koordinerende rolle i dette. En viktig del av arbeidet må bestå i å spre kompetansen bedre utover i Arkivverket. Ikke bare kommuner! 6. Det er kommet ønsker om at Arkivverket skal bli et felles service- og kompetansesenter for alle aspekter rundt arkiv. Arkivverket bør ha en sentral rolle i utviklingen av kompetanse rundt elektronisk arkiv, dokumentfangst og generell arkivdanning i hele den offentlige forvaltningen. NA ønsker som kjent at arkivdanning burde være under et annet departement. En samling er mest ønskelig, og kan være mulig med en reorientering i Arkivverket mot arkivdanning. Kommunesektoren må være en del av kompetansemiljøet. 7. Revisjon av arkivlov med forskrift anses å være et svært viktig arbeid i tiden som kommer, og det er flere aktører som ønsker å ta aktivt del i dette arbeidet. 8. Det er et bredt ønske om mer kontakt med Arkivverket, gjerne på et lavterskelnivå. Jevnlige kontaktmøter og annet etterlyses. 9. Arkivverket bør i større grad benytte seg av best practice i arkivfeltet, blant annet ved å lære av dyktige aktører i privat sektor. Lære av de høye dokumentasjonskravene i privat sektor. F.eks. være på møtene til AIIM. 10. Det etterlyses et klarere skille mellom Arkivverkets mange roller: Lovforvaltning, utviklingsoppgaver og operative oppgaver. Et klart skille mellom tilsyn og veiledning. Ikke relevant for e-forvaltning 11. Det er ønskelig at Arkivverket skal ha raskere saksbehandling og bedre informasjon om vedtak som berører kommunal sektor. 12. Stiftelsen Asta ønsker seg et samarbeid med Riksarkivet om elektronisk arkiv, produksjon av uttrekk, med mer. 13. Big data. Skal vi ta vare på alt, og utforske det med big data -teknikker? Virkemiddel for komplett arkivdanning. Vi ønsker at arkivet skal inneholde alt det som skal arkiveres, og bare det! 5. Mulige fokusområde og prioriteringar Arkivmeldinga, Riksarkivarens notat om oppfølging av denne, Arkivverkets Strategi 2014 2017 og innspel til denne vil vere styrande for Arkivverkets vidare arbeid. Desse må og verte tekne omsyn til ved val av fokusområde og prioriteringar i dette prosjektet. Her fylgjer ei stikkord-prega, ikkje utfyllande, liste over mulige emne/aktivitetar/oppgåver for prosjektet som kan vere grunnlag for drøfting i strategigruppa. Den inneheld punkt frå innspela over i tillegg til eigne punkt, om emne som kan krevje utvikling eller utgreiing. 1. Revisjon av Arkivlov med forskrift. 2. Levering av Noark-4 på Noark 5-format. KS mener det ikke er relevant for gruppa. N4 bør kunne leveres på N5-format. Det blir gjort i et annet prosjekt i Riksarkivet. Veiledning om ordning før uttrekk. [kvalitetsprosjektet til HiOA m.fl.]
5 av 8 3. Funksjonell klassifikasjon. KS og NA: det er viktigere å få på plass BK-reglene og veilederen. Er det behov for et klassifikasjonsskjema i det hele tatt, og hvordan. Langt ned på prioriteringslista. Dette må vi gjøre noe med! 4. Multiproveniens. Hvem er arkivskaper? Standardisering og beste praksis. (Spørsmålet om multiproveniens og arkivdanning etter funksjon henger sammen. Det kan argumenteres for at det er viktigere å holde sammen dokumenter som har oppstått pga samme funksjon, enn dokumenter som er skapt i samme organ. For mange er det mer logisk å ta utgangspunkt i funksjonen når en søker etter dokumenter, enn i organisasjon/arkivskaper.) Dette eksisterer allerede. Hva gjør vi med dette? Hvilke krav skal RA stille for å sikre god arkivdanning og avlevering? Ikke i vårt fokus. Gjelder også en del kommunesamarbeid (vertskommunesamarbeid). Det finnes en veiledning om arkiv i interkommunalt samarbeid. Er dette et punkt for kommunegruppa? 5. Deponeringsordningen. Utrede alternativer for overføring til depot. Inkludert inndeling (periodisering, hva deponeres/avleveres når, f.eks. når sak avsluttes), tidlig integritetskontroll (umiddelbar overføring av sjekksum for dokumenter, journalposter, mapper, etc.). Mellomlangsiktig lagring (MLL). Først må vi vite hva vi har, lengt ned på lista for NA. Viktig i det store bildet fra arkivet er avsluttet til det er godkjent i depot. Ikke bare på deponeringsordningen men dokumentenes livssyklus. Jf punkt 4.4. En sak for kommunegruppa? 6. Sentralisering av journal/arkivsystem. Inkludert det mest ekstreme, felles nasjonalt system. (Arkiv som skytjenester nytt punkt). IT-arkitektur. Interessant. 7. Utvikling av arkivkjerne som felleskomponent. Tas inn i pkt 6. 8. Etablering av Noark 5 tjenestegrensesnitt. Tas inn i pkt 6. 9. Arkivstrukturer og standarder (Noark 5, MoReq2010, andre). Inkludert representasjon, uttrekksmekanismer og leveringsformat (Noark 5, MoReq2010, tabeller). Det gjelder også andre standarder ISO 15489 m.fl. 10. Dokumentfangst, arkivering, uttrekk og bevaring av Strukturer, representasjon, uttrekksmekanismer og leveringsformat for arkivmateriale som ikke er arkivdokumenter (records), f.eks. informasjonsdatabaser, filkatalogstrukturer, e-post (er i sin natur records), nettsteder (inkludert intranett med saksgang, diskusjonsgrupper, arbeidsrom m.m.). Inkludert spesielle nettjenester som de mest populære sosiale medier. Leveringsformat for komplekse strukturer som regneark, bygningsinformasjonsmodeller. Dokumentinterne eller eksterne metadata. Dette er like aktuelt for innsamling (dokumentfangst)!!! NB! Husk skjemaer! 11. Dokumentfangst av komplekse strukturer, lyd, bilde, video, applikasjoner (læringsprogrammer, interaktive fortellinger, dynamiske presentasjoner osv.) Inngår i pkt 10. 12. Samhandling, dokumentfangst, arkivering, uttrekk og bevaring. Semantisk interoperabilitet mellom arkiver (data fra ulike fagsystemer og sakarkiv, og mellom versjoner av standarder m.m.). Utrede mulighet for å benytte SERES e.l. i våre metadatamodeller. I det minste ta i bruk felles nasjonale identifikatorer (personnr, orgnr, matrikkel,...). Harmonisering av begrepsbruk i arkivuttrekk. Samordning med internasjonale standarder. 13. Uttrekks- og SIP-produksjonsverktøy (ESSArch Tools, Arkadukt). Testverktøy til arkivskaperne/depotene (Arkade, ArkN4, ArkN5, andre), filformatkonverterings- og
6 av 8 verifikasjonsprogrammer. Svært ønskelig med distribusjon av verktøy til depoter og arkivskapere. 14. Dokumentfangst fra elektroniske tjenester og elektronisk kommunikasjon (Altinn, Meldingsboks, SvarUt kanskje irrelevant her, det store antallet elektroniske tjenester i etater, kommuner, organisasjoner, firmaer) Dette er dokumentfangst! NB! Journalføring. 15. Sikker informasjonsutveksling. Kartlegge og anbefale løsninger (BEST, andre) SvarUt, digital postkasse, osv. 16. Løsninger for sonedelte nett (sikker sone for sensitive data). Må det være ett arkivsystem i hver sone? Ulike teknologiske løsninger er mulige, er dette et tema for oss? 17. Tilgjengeliggjøring og gjenbruk av arkivmateriale (fra arkivdanning til depot) som åpne data. Publisere metadatabeskrivelser (for eksempel fra Noark) på data.norge.no. Kan ASTA brukes til noe her? I alle fall viktig for Arkivverket. Også interne åpne data. 18. Juridiske og økonomiske konsekvenser av at Arkivverket påtar seg rollen som produsent av arkivuttrekk og overtar eierskap og forvaltningsansvar tidligere. Hører kanskje hjemme under deponeringsordningen. Ja. 19. Utvidet ordning (sikring av konsistens) av elektroniske arkiver (parallell til ordning av papirarkiver) før produksjon av arkivuttrekk. Se verktøy i pkt. 13. 20. Gjennomgang av godkjenningsordningen for Noark. Dette er RAs oppgave. 21. Vurdere om det ville være hensiktmessig med et klarere skille mellom et produksjonssystem (med løpende journalføring og dokumentfangst) og et rent arkivsystem (med avsluttede saker), jf. skillet mellom e-diarium og e-arkiv i Sverige. Et rent arkivsystem skal kun inneholde funksjonalitet for søking, visning og opprettholdelse av autentisitet og integritet (evt. med funksjonalitet for bevaring/kassasjon og avgradering). Et rent arkivsystem kan brukes både av arkivskaper (for "mellomlangsiktig" lagring) og arkivdepot. Det ville også kunne forenkle periodisering. Det må fremdeles sikres sammenheng fra saksbehandling, journalføring og arkivering. Én måte er å ha det i Noark, men det kan også finnes i andre regelverk. 22. Undersøke i hvilken grad det finnes "records" i databaser. Rader og felter fra tabeller kan utgjøre dokumenter. (I Moreq2010 finnes en illustrasjon av dette på side 513, figur 301c). I så fall må det stilles krav om integritet og autentisitet også til denne type dokumenter. Ser ikke tydelig relevansen for denne gruppa. 23. Revisjon og videreutvikling av selve Noark-standarden. I det videre arbeidet med standarden er det viktig både å få innspill fra bred front, men også søke å bringe inn nye bidragsytere. Kan det være aktuelt med et Noark-seminar til vinteren for å starte dette arbeidet? Hører hjemme under rev. av Noark. NB! Noark og regelverket er verktøy for de som skal sørge for god arkivdanning. 24. Samarbeid på tvers. Etablere bedre kontakt mellom teoretikere (bl.a. regelutformerne) og praktikere. 25. Synlighet. Teknologi og holdninger/kultur. Vanskelig å nå fram i media. Vi må synliggjøre vår kompetanse. Tema 28. januar. Vi må bli bedre på kommunikasjon. Prioritering:
7 av 8 Hvem Vilde Ole Martin Kari Tor Eivind Tor Anton Elisabeth Hva Hans Fredrik 5.3 (inkl. 5.4), 5.6 (inkl, 5.7, 5.8)
8 av 8 Punkt Hvem Kommentar Antall 5.3 (inkl. 5.4) Hans Fredrik Prosessbasert tilnærming til arkiv 5.6 (inkl. 5.7, 5.8) Hans Fredrik Teknologi 4 5.12 (inkl. 5.17) Hans Fredrik Åpne data 1 4.6 (inkl. 4.5, 5.17, 5.21, 5.24, 5.25) 5.10 (inkl. 4.13, 5.3, 5.11, 5.12) 4.4 (inkl. 5.5, 5.6, 5.7, 5.8, 5.13, 5.15, 5.16, 5.19) 4.3 (inkl. 5.10, 5.11, 5.14) Vilde Ett felles kompetanse- /servicesenter for alle aspekter rundt arkiv. Vilde Dokumentfangst 4 Vilde Ole Martin Teknologi Dokumentfangst 4.6 (inkl. 5.24) Ole Martin Kompetanse 5.13 (inkl. 5.19) Ole Martin Verktøy 4 4.6 (inkl. 4.5, 5.25) Kari Kompetanse- /servicesenter 5.6 (inkl. 5.7, 5.8) Kari Teknologi 5.13 (inkl. 5.19) Kari Verktøy 5.13 (inkl. 5.19) Tor Eivind Verktøy 5.10 (inkl. 5.11, 5.14) Tor Eivind Dokumentfangst 5.6 (inkl. 5.7, 5.8) Tor Eivind Teknologi 5.23 (inkl. 5.8, 5.21) Tor Anton Noark 2 5.3 (inkl. 5.4) Tor Anton Prosessbasert tilnærming til arkiv 5.13 (inkl. 5.19) Tor Anton Verktøy 4.3 (inkl. 5.10, 5.11, 5.14) Elisabeth 5.23 (inkl. 5.8) Elisabeth Noark Dokumentfangst 4.6 Elisabeth Kompetanse 2 4