MØTEPROTOKOLL Nittedal kontrollutvalg Dato: 28.09.2017 kl. 19:00 Sted: Møterom Slåttemyra Arkivsak: 15/00015 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: John Ivar Rygge (leder), Berit Hvidsten (nestleder), Øistein Lid, Gunvor A. Olsen. - Ole Erik Yrvin Daglig leder i Romerike Revisjon, Nina Neset. Konsulent Øystein Hagen Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS SAKSKART Side Saker til behandling 27/17 15/00140-41 Revisjonsåret 2016/2017 - Rapport fra Romerike Revisjon 3 28/17 17/00046-4 29/17 17/00077-2 Prosjektplan - Styring av investeringsprosjekter i Nittedal kommune Prosjektplan: Forvaltningskontroll og oppfølging av tidligere eierskapskontroll i Romerike Krisesenter IKS 4 5 30/17 15/00140-38 Engasjementsbrev fra Romerike Revisjon IKS 6 31/17 15/00140-37 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor for regnskapsrevisjon 7 32/17 15/00140-39 Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 8 33/17 15/00152-4 Budsjett for kontroll og tilsynsvirksomheten 2018 9 34/17 16/00010-23 Referater 11 1
35/17 16/00011-26 Eventuelt 12 Det var ingen merknader til innkallingen og sakslisten. Møtet hevet kl. 20:30. Nittedal, 28.09.2017 John Ivar Rygge (sign.) Kontrollutvalgsleder 2
Saker til behandling 27/17 Revisjonsåret 2016/2017 - Rapport fra Romerike Revisjon 1 Nittedal kontrollutvalg 28.09.2017 27/17 Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og viser til de forhold som er kommentert i saksfremstillingen. Daglig leder Nina Neset la frem rapport om revisjonsåret 2016/2017. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og viser til de forhold som er kommentert i saksfremstillingen. 3
28/17 Prosjektplan - Styring av investeringsprosjekter i Nittedal kommune 1 Nittedal kontrollutvalg 28.09.2017 28/17 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjonsprosjektet Styring av investeringsprosjekter i Nittedal kommune, og ber om at vedlagte prosjektplan legges til grunn for det videre prosjektarbeidet. 2. Prosjektet leveres til februar/mars møtet 2017, og gjennomføres innenfor en ramme på inntil 450 timer. Daglig leder Nina Neset la frem prosjektplanen. Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjonsprosjektet Styring av investeringsprosjekter i Nittedal kommune. 2. Kontrollutvalget ber revisjonen komme tilbake med en oppdatert framdriftsplan og prioriteringer for prosjektet. 4
29/17 Prosjektplan: Forvaltningskontroll og oppfølging av tidligere eierskapskontroll i Romerike Krisesenter IKS 1 Nittedal kontrollutvalg 28.09.2017 29/17 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningskontroll og oppfølging av tidligere eierskapskontroll i Romerike Krisesenter IKS. Vedlagte prosjektplan vedtas. 2. Prosjektet leveres medio desember 2017, og gjennomføres innenfor en ramme på inntil 400 timer. 3. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. Kontrollutvalget gjennomgikk prosjektplanen. Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningskontroll og oppfølging av tidligere eierskapskontroll i Romerike Krisesenter IKS. Vedlagte prosjektplan vedtas. 2. Prosjektet leveres medio desember 2017, og gjennomføres innenfor en ramme på inntil 400 timer. 3. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. 5
30/17 Engasjementsbrev fra Romerike Revisjon IKS 1 Nittedal kontrollutvalg 28.09.2017 30/17 Kontrollutvalget tar revisjonens engasjementsbrev til orientering. Kontrollutvalget gjennomgikk engasjementsbrev fra Romerike Revisjon IKS. Kontrollutvalget tar revisjonens engasjementsbrev til orientering. 6
31/17 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor for regnskapsrevisjon 1 Nittedal kontrollutvalg 28.09.2017 31/17 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. Kontrollutvalget gjennomgikk uavhengighetserklæring fra Romerike Revisjon IKS. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. 7
32/17 Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 1 Nittedal kontrollutvalg 28.09.2017 32/17 Saken tas til orientering. Revisjonen orienterte om sin løpende virksomhet. Saken tas til orientering. 8
33/17 Budsjett for kontroll og tilsynsvirksomheten 2018 1 Nittedal kontrollutvalg 28.09.2017 33/17 1. Følgende forslag til budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen for Nittedal kommune vedtas, med forbehold om representantskapsbehandling i Romerike Revisjon IKS og ROKUS IKS, og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag til ordningen for 2018. Budsjett 2018 Budsjett 2017 Poster Kontrollutvalget Godtgjørelser kontrollutvalget 70 000 65 000 Uforutsette oppgaver Disp. KU 75 000 75 000 Arbeidsgiveravgift 10 000 10 000 Abonnementer 3 000 3 000 Møteutgifter 4 000 4 000 Kurs 35 000 35 000 Sum 197 000 192 000 Kjøp av tjenester 25 000 - Sekretariatet Ramme for virksomheten 232 799*) 227 168 Revisjonen Ramme for virksomheten 1 910 174 1 910 174 2 364 973 2 329 342 *) Ikke behandlet i representantskapet 2. Forslaget følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Nittedal kommune 2018. Kontrollutvalget gjennomgikk budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen 2017. 1. Følgende forslag til budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen for Nittedal kommune vedtas, med forbehold om representantskapsbehandling i Romerike Revisjon IKS og ROKUS IKS, og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag til ordningen for 2018. 9
Budsjett 2018 Budsjett 2017 Poster Kontrollutvalget Godtgjørelser kontrollutvalget 70 000 65 000 Uforutsette oppgaver Disp. KU 75 000 75 000 Arbeidsgiveravgift 10 000 10 000 Abonnementer 3 000 3 000 Møteutgifter 4 000 4 000 Kurs 35 000 35 000 Sum 197 000 192 000 Kjøp av tjenester 25 000 - Sekretariatet Ramme for virksomheten 232 799*) 227 168 Revisjonen Ramme for virksomheten 1 910 174 1 910 174 2 364 973 2 329 342 *) Ikke behandlet i representantskapet 2. Forslaget følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Nittedal kommune 2018. 10
34/17 Referater 1 Nittedal kontrollutvalg 28.09.2017 34/17 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Kontrollutvalget gjennomgikk referatene. Kontrollutvalget tar referatene til orientering. 11
35/17 Eventuelt 1 Nittedal kontrollutvalg 28.09.2017 35/17. Kontrollutvalget vil avholde et ekstra møte så snart rapporten Forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling - selvkost er klar for behandling. Kontrollutvalget vil be om en orientering fra rådmannen i forbindelse med mobbesaken på Li skole. I tillegg ønsker kontrollutvalget å få en orientering om hvordan kommunen ivaretar nytt kapittel 9A i opplæringslova (spesielt 9A-3, 4, 5, 6 og 12). 12