Brukerveiledning Søknadssystemet esg Elektronisk søknadsblankett for søknad om sentral godkjenning for ansvarsrett Side 1 av 24
Innholdsfortegnelse 1 Om esg... 3 2 Ny bruker... 4 3 Logg inn... 6 3.1 Mine søknader... 7 4 Sidenes oppbygging... 8 5 Utfylling av søknad... 10 5.1 Generelle opplysninger... 10 5.2 Organisasjon... 11 5.3 Godkjenningsområder... 11 5.4 Utdanning... 12 5.5 Referanseprosjekter... 13 5.6 Organisasjonsplan... 16 5.7 Styringssystem... 17 5.8 Vedlegg... 18 5.9 Kontroller søknad... 19 5.10 Send søknad... 20 6 Søknad om sentral godkjenning etter tilbaketrekking... 22 7 Søknad om endring av sentral godkjenning... 23 8 Send inn tilleggsdokumentasjon... 24 Side 2 av 24
1 OM ESG esg benyttes av til å sende inn søknad om sentral godkjenning, tilleggsinformasjon ved foreløpig svarbrev, endring av kontaktinformasjon og avslutning av godkjenningen. Underveis i søknadsutfyllingen gis det tilgang til nyttig informasjon fra andre databaser. Riktig utfylt søknad fra start sikrer en rask saksbehandling både søker og mottaker sparer tid og ressurser. Side 3 av 24
2 NY BRUKER Første gang du skal bruke esg må du registrere deg for å få tilsendt brukernavn og passord. Gå til følgende nettadresse http://esg.dibk.no. Side 4 av 24
Klikk på knappen Ny bruker og siden for registrering åpnes. På registreringssiden fyller du inn de aktuelle feltene. Feltene er aktive/inaktive avhengig av om du velger norsk eller utenlandsk nasjonalitet. Norske foretak må være registrert i Enhetsregisteret for å kunne få sentral godkjenning. For norske foretak hentes opplysninger fra Enhetsregisteret i Brønnøysund. NB Hvis opplysningene fra Enhetsregisteret ikke er korrekte er eneste mulighet for korrigering via Enhetsregisteret. Foretaket må selv gjøre dette ved å kontakte Brønnøysundregistrene. Brukernavn velger du selv. Når alle feltene er fylt ut, klikk på knappen Registrer. Da får du følgende melding. Umiddelbart etter registrering mottar du en epost med brukernavn og passord og du kan deretter starte utfyllingen av meldingen. Merk Passordet er elektronisk generert og kan derfor være vanskelig å huske. For å endre passordet kan du klikke på knappen Endre passord på siden for Logg- inn. Side 5 av 24
3 LOGG INN Gå til følgende nettadresse http://esg.dibk.no. Skriv inn brukernavn og passord som du har mottatt i e- post. Klikk deretter på Logg inn. Side 6 av 24
3.1 Mine søknader Etter Logg inn kommer du til siden som styrer dine videre valg. Referanse 1 Opprett ny søknad Valgene aktiveres utifra følgende Ny søknad (førstegangssøknad) kan kun velges hvis foretaket ikke har hatt eller har sentral godkjenning. Endring av eksisterende godkjenning kan kun velges hvis foretaket har sentral godkjenning. Fornyelse kan kun velges i 3- måneders perioden før utløpsdato Søknad etter tilbaketrukket godkjenning kan kun velges hvis den sentrale godkjenningen er tilbaketrukket. Referanse 2 Andre henvendelser Valgene aktiveres kun hvis foretaket innehar sentral godkjenning. Endre kontaktinformasjon og/eller fakturaadresse for norske foretak er det kun informasjon som ikke finnes i Enhetsregisteret i Brønnøysund som kan oppdateres. Avslutte godkjenning hvis foretaket velger å avslutte sin sentrale godkjenning før utløpsdato kan dette valget benyttes. Referanse 3 Svar på foreløpig svarbrev Dette valget benyttes hvis søknaden ikke var tilstrekkelig dokumentert og foretaket blir bedt om å sende inn flere opplysninger. Referanse 4 Mine søknader Tabellen viser hvilke søknader som foretaket har under arbeid eller er sendt. Søknader ligger lagret i 120 dager etter at de er sendt, deretter slettes de automatisk. For å åpne en søknad klikker du på gjeldende rad under Søknadstype. For å slette en søknad klikker du på Slett i gjeldene rad i tabellen og deretter akseptere ved å klikke Enig. Side 7 av 24
4 SIDENES OPPBYGGING Etter at du er logget inn kommer du til sidene for utfylling. Dette kapitlet beskriver hvordan siden er bygget opp. Referanse 1 Mine søknader Ved å klikke på denne returnerer du til oversikten over dine søknader. Referanse 2 Logg ut Ved å klikke på denne logger du ut av systemet. Alle opplysninger i en søknad lagres automatisk og det er bare å fortsette neste gang du logger på. Referanse 3 Venstremeny Denne viser trinnene du må i gjennom for å fylle ut en komplett søknad. Du kan manøvrere frem og tilbake ved å klikke på de ulike valgene. Referanse 4 Skjemaet Feltet i midten inneholder alle detaljene du må fylle ut. Felt markert med rød stjerne (*) må fylles ut. Referanse 5 Endre kontaktinformasjon Her vises navnet til pålogget bruker. Klikk på dette og du kan endre kontaktinformasjon i pop- up menyen. Side 8 av 24
Referanse 6 Hjelpetekst Her vises ulike hjelpetekster. Som standard vises en spesifikk hjelpetekst for den siden du har åpnet. Enkelte felt har en i- knapp ved siden av seg. Klikk på denne og du får en spesifikk hjelpetekst for det ene feltet. Referanse 7 Knapper for manøvrering I tillegg til manøvrering direkte i venstremenyen kan du benytte knappene Forrige og Neste for å bla deg frem og tilbake mellom ulike sider. Side 9 av 24
5 UTFYLLING AV SØKNAD Etter at du har logget inn, åpnet en eksisterende søknad eller valgt søknad og klikket på Neste - knappen kommer du til selve utfyllingen av søknaden. 5.1 Generelle opplysninger Fyll ut opplysninger om foretaket og oppgi en kontaktperson og opplysninger om denne. BE trenger både forretningsadresse, postadresse og fakturaadresse. Da disse ofte er like er systemet lagt opp slik at det kan krysses av dersom postadresse og forretningsadresse er identisk. Det samme gjelder dersom fakturaadresse er identiskmed forretningsadresse og/ eller postadresse. Dersom et felt ikke er relevant kan en skrive inn f. eks. ikke relevant eller 0, men merk at dette ikke kan gjøres dersom opplysningen er obligatorisk. Når ferdig, klikk Neste for å gå videre. Side 10 av 24
5.2 Organisasjon For foretak som er registrert i Enhetsregisteret i Brønnøysund fylles organisasjonsform ut automatisk. Oppdatering av denne informasjonen, med unntak av Stiftelsesdato, må foretaket gjøre selv ved å kontakt Brønnøysundregistrene. Fyll ut opplysninger om størrelse på foretaket, om foretaket bruker underleverandører eller ikke. Når ferdig, klikk Neste for å gå videre. 5.3 Godkjenningsområder Velg godkjenningsområder foretaket ønsker godkjenning innen. Et godkjenningsområde består av en funksjon, ett fagområde og en tiltaksklasse. Velg funksjon, velg fagområde og så tiltaksklasse. Klikk på Legg til. Godkjenningsområdet legger seg dermed til i tabellen nedenfor på siden. Side 11 av 24
Gjenta til tabellen inneholder alle godkjenningsområder foretaket ønsker å søke godkjenning innen. Dersom det skrives inn feil område, kan området slettes fra listen ved å klikke på linjen området står på og klikke på knappen Slett. Begynner en på å beskrive et godkjenningsområde, men trykker feil, kan en ved å trykke på knappen Blank ut begynne på nytt. Når ferdig, klikk Neste for å gå videre. Tips Alle godkjenningsområder må ha minimum ett referanseprosjekt knyttet til seg. Kolonnen ref.prosjekt angir hvor mange referanseprosjekter som er registrert på hvert godkjenningsområde. Ett til tre referanseprosjekter er vanligvis tilstrekkelig. 5.4 Utdanning Her skal det legges til foretakets utdanning knyttet til hvert av de søkte godkjenningsområdene. Klikk på et av de søkte godkjenningsområdene fra tabellen nede på siden. Klikk på riktig utdanningsnivå og dernest på knappen Oppdater. Gjenta operasjonen på de øvrige godkjenningsområdene. De søkte områdene står oppført i tabellen nedenfor på siden. Det skal stå Ja i kolonnen med tittelen Dokumentert for alle godkjenningsområdene når ferdig. Dersom en ønsker å korrigere et angitt utdanningsnivå kan en trykke på det aktuelle godkjenningsområdet i tabellen, registrere inn nytt utdanningsnivå og deretter klikke på knappen Oppdater. Side 12 av 24
Når ferdig, klikk Neste for å gå videre. 5.5 Referanseprosjekter Dernest skal det legges til referanseprosjekter som viser erfaring med arbeider fra alle søkte godkjenningsområder. Klikk på søkt godkjenningsområde fra rullegardinmenyen øverst på siden. Fyll så ut alle feltene på siden. Når ferdig, klikker du på knappen Legg til. Legg til så mange prosjekter innen hvert godkjenningsområde som anses tilstrekkelig. Referanseprosjektene legger seg til i tabellen nederst på siden. Ønskes endringer kan prosjekter slettes eller oppdateres. Angi ønsket prosjekt og klikk på knappen Slett dersom prosjektet skal slettes. Angi ønsket prosjekt og korriger opplysninger og klikk deretter på Oppdater dersom prosjektopplysninger ønskes korrigert. Når ferdig, klikk Neste for å gå videre. Side 13 av 24
Tips Hvis du ønsker å benytte samme referanseprosjekt for flere godkjenningsområder kan følgende fremgangsmåte benyttes. Side 14 av 24
Velg et godkjenningsområde fra nedtrekkslisten øverst på siden. Fyll ut all informasjon og klikk Legg til Velg neste godkjenningsområde og klikk Legg til Dette gjør du for alle godkjenningsområder som dette referanseprosjektet er reelt for Side 15 av 24
5.6 Organisasjonsplan Deretter skal opplysninger knyttet til organisasjonsplan fylles ut. Under a) skal det angis nummer på et vedlegg som må legges ved søknaden. Vedlegg legges til senere i søknadsprosessen. Punkt b) innebærer at det skal fylles ut summen av foretakets ressurser. Fyll ut i tabellen. Vertikal linje angir utdanningsnivået, mens horisontal linje med tall (0-3, 4-7, 8+) angir antall års relevant praksis på den enkelte ansatte. Når ferdig, klikk Neste for å gå videre. Side 16 av 24
5.7 Styringssystem På denne siden fyller en ut alle felter som blir aktivert. Noen felt er avhengig av valg på foregående sider. Opplysninger om ekstern revisjon fylles bare ut dersom det har vært gjennomført. Når ferdig, klikk Neste for å gå videre. Side 17 av 24
5.8 Vedlegg Det siste søkeren da gjør er å legge til vedleggene. Organisasjonsplan og revisjonserklæring er obligatorisk. Klikk på Type og marker for eksempel organisasjonsplan. Beskriv vedlegget, angi plassering for dokumentet (nedlastet dokument eller om det skal vedlegges som papir). Velg fil (fra egen maskin) og klikk på knappen Legg til. Dersom vedleggene lastes ned så vil søknaden tas tidligere til behandling enn dersom de sendes i posten. Tillatte filformater og størrelser er angitt nederst på siden Når ferdig, klikk Neste for å gå videre. Side 18 av 24
Kontroller søknad Nå kommer det opp en side som heter Kontroller søknad. Her følger en liste over eventuelle mangler ved søknaden. Ved å klikke på en linje åpnes siden som mangler obligatorisk informasjon. Legg inn manglende informasjon, kontroller søknad på nytt og gjenta prosessen inntil all manglende informasjon er fylt ut. Side 19 av 24
5.9 Send søknad Klikk på menyen Kontroller søknad. Når alle obligatoriske felt er fylt ut vil valget Send søknad komme opp. Klikk på knappen og søknaden sendes. Vi ber så om en bekreftelse på at opplyningene gitt i søknaden er korrekte, samt reglene om tilbaketrekking av sentral godkjenning. For å sende søknaden må foretaket bekrefte ved å klikke Enig. Side 20 av 24
Nå får du en bekreftelse på skjerm at søknaden er sendt. I tillegg får du en bekreftelse på e- post at søknaden er mottatt. Denne e- posten inneholder diverse opplysninger bl.a. tildelt saksnummer som benyttes som referanse ved kontakt med oss. Side 21 av 24
6 SØKNAD OM SENTRAL GODKJENNING ETTER TILBAKETREKKING Hvis et foretak har mistet sin sentrale godkjenning (tilbaketrukket) og søker på nytt er det i praksis samme fremgangsmåte som beskrevet i foregående kapittel med unntak av en egen meny som beskriver hvilke forbedringstiltak som er utført. Tips En god del opplysninger er preutfylt på bakgrunn av informasjon i tidligere søknader. Slett eller endre de opplysningene som ikke angår denne søknaden. Side 22 av 24
7 SØKNAD OM ENDRING AV SENTRAL GODKJENNING Foretaket kan fortløpende søke endring av sin sentrale godkjenning. I praksis er det samme fremgangsmåte som beskrevet i foregående kapittel med unntak av en egen meny der det kan skrives en egen beskrivelse av endringene. Tips En god del opplysninger er preutfylt pba informasjon i tidligere søknader. Slett eller endre de opplysningene som ikke angår denne søknaden. Dette gjelder spesielt godkjenningsområder som er innvilget tidligere og som ikke skal endres. Side 23 av 24
8 SEND INN TILLEGGSDOKUMENTASJON I de tilfeller det sendes ut foreløpig svarbrev kan foretaket sende inn tilleggsinformasjonen elektronisk. Logg på esg, velg Svar på foreløpig svarbrev, klikk neste, fyll ut det som er tilleggsopplysninger og send inn. Side 24 av 24