Brukerveileding for bruk av system for registrering av prevalens av infeksjoner og antibiotikabruk i helsetjenesten (PIAH)

Transkript

1 Brukerveileding for bruk av system for registrering av prevalens av infeksjoner og antibiotikabruk i helsetjenesten (PIAH) INNHOLD: BESKRIVELSE AV SYSTEMET...2 Sikkerhetskrav og overføring av data...2 Kvalitetssikring og feilregistrering...2 PÅLOGGING...2 Ny bruker...2 Finner ikke min institusjon på listen...3 Pålogging...3 Passordet kommer ikke på e-post...4 Glemt brukernavn/passord...4 Venstremenyen...4 Min Side...4 Registrering Infeksjoner...4 Registrering Antibiotika...4 Rapporter...4 Logg ut...4 REGISTRERING AV DATA - FELLES...5 Registreringsdato...5 Spesialitetskode...5 Avdelinger som evt. ikke har deltatt...5 Velg avdeling/opprett avdeling...5 AvdelingsID...7 Avdelingsnavn...7 Kommentar...7 Innlagte pasienter kl 08: REGISTRERING AV DATA INFEKSJONER...7 Antall opererte pasienter...7 Obligatoriske (infeksjoner)...7 Frivillige (infeksjoner)...7 Knapper nederst på siden...7 Antibiotikaregistrering...7 Lagre...7 Status...7 REGISTRERING AV DATA - ANTIBIOTIKABRUK...8 Ingen pasienter på antibiotika på denne avdeling/spesialitetskode...9 Klassifisering av antibiotikabruk og profylakse...9 Oppgi indikasjon for pasienten...9 Varenavn...9 Knapper nederst på siden...10 Infeksjonsregistrering...10 Lagre...10 Nytt medikament denne pasienten...10 Ny pasient...10 Slett dette medikament for pasienten...10 Status...10 List alle...11 Brukerveileding PIAH Mai

2 BESKRIVELSE AV SYSTEMET Systemet sikrer elektronisk overføring av data fra prevalensundersøkelsen av infeksjoner og antibiotikabruk fra helseinstitusjoner (sykehus) til Folkehelseinstituttet (FHI) to ganger i året. Antibiotikadelen (del 2) er frivilling. I tillegg er det mulig å registrere to ekstra undersøkelser i året til eget bruk. Informasjon om undersøkelsesdato blir lagt ut på Prevalensundersøkelser av helsetjenesteervervete infeksjoner - Folkehelseinstituttet. Som bruker får institusjonen en oversikt over alle registrerte data gjennom rapporter og tabeller, og dermed mulighet å bruke systemet som et eget register over historiske data. Sikkerhetskrav og overføring av data PIAH inneholder kun aggregerte og anonyme data. Det er ikke er mulig å identifisere enkeltindivider. For å sikre anonymitet skal personidentifiserbare data ikke oppgis. Kvalitetssikring og feilregistrering Folkehelseinstituttet har tilgang til en oversikt over alle som registrerer seg og alle data, slik at data kan kvalitetssikres. Dersom du har gjort en feilregistrering som du ikke klarer å rette selv, kontakter du oss på prevalens@fhi.no så gjør vi de nødvendige rettelser i databasen. PÅLOGGING Ny bruker Følg denne linken til elektronisk prevalensregistrering [PIAH]. Når web-siden for prevalens åpnes får du opp dette bildet: Brukerveileding PIAH Mai

3 For å komme inn i databasen for prevalensregistrering må man registrere seg og få tilsendt passord. Brukernavn velger du selv. Dette gjøres ved å klikke på link for registrering av Registrer deg her!. Her registrerer du Informasjon om virksomheten din; foretakstype (sykehus, helseinstitusjon for eldre, rehabiliteringsinstitusjon, annet). Legg inn/velg informasjonen som systemet ber om. I tillegg registrerer du informasjon om kontaktperson (data om deg selv eller navn på annen person som kan kontaktes hvis spørsmål), e-post, hvilket brukernavn som skal brukes (dette velger du selv), samt telefonnummer. Etter at du har registrert dette vil du i løpet av noen sekunder få tilsendt brukernavn og passord på den oppgitte e-post adressen, det er derfor meget viktig at e-postadressen er skrevet riktig. Den samme adressen bruker du hvis du glemmer passord og trenger nytt. Finner ikke min institusjon på listen Dersom du ikke finner din institusjon på rullegardinmenyen, må du kontakte oss på prevalens@fhi.no, så vil vi legge din institusjon inn i datasystemet. Pålogging Etter at registrering er fullført og du har fått passord kan du logge deg på i åpningsbildet ved å skrive ditt valgte brukernavn og passordet som du har fått tilsendt på e-post og klikke Logg inn knappen. Hvis du er registrert, men har glemt Brukerveileding PIAH Mai

4 passord kan du få tilsendt dette på nytt ved å klikke på Glemt brukerid/passord i påloggingsbildet. Passordet kommer ikke på e-post Dersom du ikke får feilmeldinger når du har lagret, men likevel ikke mottar en e-post med passord etter noen få sekunder er det mulig at du har en skrivefeil i e-post adressen din. Kontakt oss på prevalens@fhi.no for å få hjelp. Glemt brukernavn/passord Dersom du har glemt brukernavn eller passord kan du bestille nytt ved å klikke på Glemt brukerid/passord og oppgi e-post adressen din. Du vil få brukernavn og nytt passord på e-post i løpet av noen sekunder. VENSTREMENYEN Min Side oppdatere informasjon om din institusjon og kontaktinformasjon Registrering Infeksjoner registrere resultatene av din undersøkelse av infeksjonsforekomst Registrering Antibiotika registrere resultatene av din undersøkelse av antibiotikabruk Rapporter velg ønsket rapport fra infeksjons- eller antibiotikaregistreringen Logg ut logger deg ut av [Prevalens] Brukerveileding PIAH Mai

5 REGISTRERING AV DATA - FELLES Det finnes to sider med registrering: infeksjonsregistreringen (del1, gammel prevalens) og antibiotikaregistreringen (del 2, ny i 2009). Begge er forklart nærmere nedenfor. Registreringsdato Dette er den formelle datoen som undersøkelsen gjennomføres. Spesialitetskode Velg hvilken spesialitetskode du ønsker å registrere fra rullegardinmenyen. Spesialitetskodene er basert på Organisasjonskodeverk for spesialisthelsetjenesten (se malen). Dette feltet er det obligatorisk å fylle ut. Avdelinger som evt. ikke har deltatt Her kan du skrive ned avdelinger som ikke har deltatt. Dette feltet er i hovedsak tenkt til eget bruk for institusjonen, slik at man kan notere mangler ved registreringen for å dokumentere grunnen til eventuelle avvik. Velg avdeling/opprett avdeling Her kan du spesifisere egendefinerte avdelinger. Det er mulig å registrere flere avdelinger på samme spesialitet, for eksempel under spesialiteten generell kirurgi kan man registrere kirurgisk avdeling 1, 2 og 3. Man kan også opprette flere spesialiteter på en avdeling, for eksempel kan man registrere spesialitetene plastikkirurgi og nevrokirurgi på kirurgisk avdeling A. Det er viktig å holde orden på disse kombinasjonene, slik at summen til slutt blir korrekt. Rapportene baserer seg i hovedsak på spesialitetskode som er et tvunget felt. Muligheten til å registrere Brukerveileding PIAH Mai

6 egendefinerte avdelinger er laget for å gjøre dataverktøyet mer brukervennlig for institusjonene. For å opprette en ny avdeling velger du Opprett avdeling. Dette åpner et nytt vindu. Du kan opprette en ny avdeling ved å klikke [Ny] eller ved å velge arket. For å redigere en eksisterende avdeling, klikk på blyanten. For å slette en avdeling, vel den røde X en. Dersom du allerede har opprettet avdelinger kan disse hentes fra Velg avdeling. Når du velger NY kommer det et nytt vindu: Brukerveileding PIAH Mai

7 Det er tre felter som skal fylles ut: AvdelingsID Kortnavn for avdelingen du vil registrere Avdelingsnavn Fulltekst avdelingsnavn Kommentar Her kan du legge inn eventuell tilleggsinformasjon om avdelingen til eget bruk. Innlagte pasienter kl 08:00 Registrer hvor mange pasienter som var innlagt kl 08:00 på undersøkelsesdagen. REGISTRERING AV DATA INFEKSJONER Dette er en side for å registrere forekomst av helsetjenesteervervete infeksjoner for din institusjon. Antall opererte pasienter Registrer hvor mange av de innlagte pasientene som er operert i løpet av de siste 30 dagene (1 år for implantatkirurgi). Obligatoriske (infeksjoner) Her registreres hvor mange av hver av de obligatoriske helsetjenesteervervete infeksjonstypene som finnes på avdelingen på undersøkelsesdagen. Dersom infeksjonen er oppstått i annen institusjon registreres den som Annen inst. Frivillige (infeksjoner) Her registreres eventuelt andre helsetjenesteervervete infeksjoner som institusjonen ønsker å føre oversikt over for eget bruk. Knapper nederst på siden Antibiotikaregistrering Tar deg til antibiotikadelen av undersøkelsen for denne avdelingen/spesialiteten. Lagre Sender det du har lagt inn på denne pasienten til databasen. Status Gir en oversiktsrapport over det du har registrert hittil. Velg Status for å se hva du har registrert hittil. OBS! Den siste registreringen vil ikke vises i Status før du har lagret den. Brukerveileding PIAH Mai

8 Nederst på registreringssiden vil du få en liste over de spesialitetene og avdelingene du har registrert. Disse kan du klikke på for å hente dem opp igjen dersom du vil korrigere noe. Da kan du skrive over eksisterende informasjon og velge lagre for å lagre endringen. Det er kun tillatt å endre egne registreringer. Dersom det er flere ved samme institusjon som legger inn data, kan dere ikke endre hverandres registrering. REGISTRERING AV DATA - ANTIBIOTIKABRUK Se avsnitt om Registrering av data felles for felter som er felles for de to delene. Brukerveileding PIAH Mai

9 Ingen pasienter på antibiotika på denne avdeling/spesialitetskode Dersom en avdeling/spesialitet har deltatt i undersøkelsen, men ikke hadde noen pasienter på antibiotika den aktuelle dagen, krysses det av i dette feltet. Det er viktig at antall pasienter er registrert, slik at oversikten blir riktig. Klassifisering av antibiotikabruk og profylakse Indiker klassifisering av antibiotikabehandlingen av pasienten ved å velge fra rullegardinmenyen. Hvis klassifiseringen er ukjent, velg ukjent i menyen. Oppgi indikasjon for pasienten Velg indikasjon med hovedkode fra rullegardinen. Når indikasjon med hovedkode er valgt, kommer det opp ny rullegardinmeny med mulighet for valg av indikasjon også med underkode. Velg indikasjon også med underkode, eller velg alternativet x (hovedkode uten at underkode er nærmere spesifisert). Hvis hovedkode for indikasjonen er ukjent, velg ukjent i menyen. Varenavn Registrering av antibiotikaforskrivning for pasienten består av flere deler. Man kan registrere et ubegrenset antall forskjellige antibiotika for samme pasient, selv om det Brukerveileding PIAH Mai

10 vil være sjeldent at én pasient står på mer enn for eksempel tre medikamenter samtidig. (Dersom en pasient får ett antibiotikum for to forskjellige indikasjoner, registreres den indikasjonen som er viktigst for forskrivningen.) For hvert antibiotika-medikament en pasient står på skal det angis varenavn, døgndose, måleenhet, og administrasjonsmåte. ATC-kode og substans er koblet til varenavn og kommer automatisk opp. Du må lagre for hvert medikament. Knapper nederst på siden Infeksjonsregistrering Tar deg tilbake til infeksjonsdelen (del 1) for denne avdelingen/spesialiteten. Lagre Sender opplysningene du har registrert om dette medikamentet på denne pasienten til databasen. Nytt medikament denne pasienten Åpner for å registrere et nytt medikament på den pasienten du holder på å registrere for. Ny pasient Åpner for å registrere medikamenter på en annen pasient enn de du har registrert på til nå. Slett dette medikament for pasienten Sletter informasjonen som er registrert om det medikamentet som vises i skjermbildet for aktuelle pasient. Status Gir en oversiktsrapport over det du har registrert hittil. Velg Status for å se hva du har registrert hittil. OBS! Den siste registreringen vil ikke vises i Status før du har lagret den. Brukerveileding PIAH Mai

11 List alle Viser alle pasientene du har registrert hittil nederst på siden. Nederst på siden vil du få en liste over de pasientene med tilhørende spesialitet og avdeling som du har registrert. Disse kan du klikke på for å hente dem opp igjen dersom du vil korrigere noe. Da kan du skrive over eksisterende informasjon og velge lagre for å lagre endringen. Det er kun tillatt å endre egne registreringer. Dersom det er flere ved samme institusjon som legger inn data, kan dere ikke endre hverandres registrering. Brukerveileding PIAH Mai