MØTEPROTOKOLL Eidsvoll kontrollutvalg Dato: 05.09.2016 kl. 17:00 Sted: Rådhuset, møterom 322 Arkivsak: 15/00012 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Vegard Ellingsen (leder), Jorunn Mathiesen (nestleder), Lars Henrik Øberg, Vidar Doknes og Ingrid Rongen. Jørund Lægland i sak 35/16. Forfall: - Andre: Protokollfører: Fra administrasjonen: Virksomhetsleder i Familiens hus, Cecilie Roverudseter, i sak 34/16. Fra Romerike revisjon: Prosjektleder forvaltningsrevisjon, Øyvind N. Grøndahl. Konsulent Øystein Hagen Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS SAKSKART Side Saker til behandling 34/16 15/00073-5 Virksomhetsbesøk til Familiens hus 3 35/16 15/00080-2 Henvendelse til kontrollutvalget 4 36/16 15/00077-1 Plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020 - utkast 5 37/16 15/00076-15 38/16 15/00247-20 39/16 15/00071-13 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 2017-2020 - utkast Revisjonsbrev nr. 8 Revisors underskrift på kontrolloppstillingen Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig revisor for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon 6 7 8 40/16 15/00071-14 Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 9 41/16 15/00079-1 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2017 10 1
42/16 15/00262-11 Referater 12 43/16 15/00263-10 Eventuelt 13 Det var ingen merknader til innkallingen og sakslisten. Møtet hevet kl. 20:30. Eidsvoll, 05.09.2016 Vegard Ellingsen (sign.) Lars Henrik Øberg (sign.) Kontrollutvalgsleder Kontrollutvalgsmedlem/møteleder sak 35/16 2
Saker til behandling 34/16 Virksomhetsbesøk til Familiens hus 1 Eidsvoll kontrollutvalg 05.09.2016 34/16 Kontrollutvalget tar virksomhetsbesøket til orientering. Kontrollutvalget fikk en orientering vedrørende virksomheten. Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. Kontrollutvalget tar virksomhetsbesøket til orientering. 3
35/16 Henvendelse til kontrollutvalget 1 Eidsvoll kontrollutvalg 05.09.2016 35/16 Saken legges frem uten innstilling. Kontrollutvalget startet med å drøfte habilitet i kontrollutvalget i forbindelse med MAGO B prosjektet. Jorunn Mathiesen og Vegard Ellingsen ble erklært inhabil i saken og fratrådte under behandlingen. Varamedlem Jørund Lægland tiltråde. Da leder og nestleder i utvalget fratrådte ble ny møteleder valgt for denne saken. Et av styremedlemmene til Romerike Revisjon IKS sitter også i styret til MAGO B. På dette grunnlag erklærer revisjonen seg ikke tilstrekkelig uavhengig for dette oppdraget. Når revisjonen ikke er tilstrekkelig uavhengige for å ta oppdraget vil Romerike Revisjon finansiere leveranse fra ekstern leverandør med bruk av gjenstående timer for forvaltningsrevisjon 2016 for Eidsvoll kommune. Jorunn Mathiesen og Vegard Ellingsen erklæres inhabil i saken, jf. Forvaltningslovens 6, 2 ledd og fratrådte under behandlingen. Lars Henrik Øberg ble valgt som møteleder for denne saken. Kontrollutvalget ber om at prosjektet MAGO B gjennomgås fra A til Å. I første omgang ber kontrollutvalget om en dokumentgjennomgang som tar sikte på å avdekke om intensjonen for prosjektet er fulgt og om det har vært noen uregelmessigheter i saken. På grunnlag av dokumentgjennomgangen vil kontrollutvalget vurdere videre arbeid i saken. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å sende ut en tilbudsforespørsel til 3 revisjonsenheter (Hedmark Revisjon IKS, BDO AS og Østfold kommunerevisjon IKS) med et revisjonsoppdrag for dette prosjektet. Kontrollutvalget ber om at oppdraget holdes innenfor en ramme på 100 timer, og at kriterier for valg av leverandør er pris. 4
36/16 Plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020 - utkast 1 Eidsvoll kontrollutvalg 05.09.2016 36/16 Forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020 vedtas og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020 vedtas. 2. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å foreta endringer i planen. Kontrollutvalget behandlet utkast til plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020. Forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020 vedtas, med de endringer som fremkom i møtet, og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020 vedtas. 2. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å foreta endringer i planen. 5
37/16 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 2017-2020 - utkast 1 Eidsvoll kontrollutvalg 05.09.2016 37/16 Utvalgets innspill innarbeides i planen, som legges frem for vedtak i neste møte. Kontrollutvalget gjennomførte en risiko- og vesentlighetsvurdering av selskapene, og dette vil danne grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020. Selskaper der flere kommuner er eiere, vil sekretariatet samordne kontrollen gitt at flere kontrollutvalg har prioritert samme selskap. Utvalgets innspill innarbeides i planen, som legges frem for vedtak i neste møte. 6
38/16 Revisjonsbrev nr. 8 Revisors underskrift på kontrolloppstillingen 1 Eidsvoll kontrollutvalg 05.09.2016 38/16 Kontrollutvalget tar revisjonsbrev nr. 8 til orientering.. Kontrollutvalget tar revisjonsbrev nr. 8 til orientering. Kontrollutvalget ser alvorlig på revisjonens anmerkninger i revisjonsbrev nr. 8. Kontrollutvalget forventer at lønnssystemet vil bli avstemt periodevis mot regnskapssystemet, i tråd med revisjonens anbefalinger. 7
39/16 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig revisor for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon 1 Eidsvoll kontrollutvalg 05.09.2016 39/16 Oppdragsansvarlig revisors egenvurderinger tas til orientering. Revisjonen la frem oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæringer. Oppdragsansvarlig revisors egenvurderinger tas til orientering. 8
40/16 Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 1 Eidsvoll kontrollutvalg 05.09.2016 40/16 Saken tas til orientering. Revisjonen orienterte om sin løpende virksomhet. Saken tas til orientering. 9
41/16 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2017 1 Eidsvoll kontrollutvalg 05.09.2016 41/16 1. Følgende forslag til budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen for Eidsvoll kommune vedtas, med forbehold om representantskapsbehandling i Romerike Revisjon IKS og ROKUS IKS, og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag til ordningen for 2017. Budsjett 2017 Budsjett 2016 Poster Kontrollutvalget Godtgjørelser kontrollutvalget 91 000 81 000 Reiseutgifter/kjøregodtgj. 1 000 1 000 Arbeidsgiveravgift 13 000 11 000 Kontorutgifter, telefon, aviser, tidsskrifter 10 000 10 000 Møteutgifter 5 000 3 000 Kurs 35 000 35 000 Sum 155 000 141 000 Sekretariatet Ramme for virksomheten 228 474*) 222 542 Revisjonen Ramme for virksomheten 1 909 134*) 1 992 817 2 292 608*) 2 356 359 *) Ikke behandlet i representantskapet 2. Forslaget følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Eidsvoll kommune 2017. Kontrollutvalget gjennomgikk budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen 2017. 1. Følgende forslag til budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen for Eidsvoll kommune vedtas, med forbehold om representantskapsbehandling i Romerike Revisjon IKS og ROKUS IKS, og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag til ordningen for 2017. Budsjett Budsjett Poster 2017 2016 Kontrollutvalget Godtgjørelser 91 000 81 000 10
kontrollutvalget Reiseutgifter/kjøregodtgj. 1 000 1 000 Arbeidsgiveravgift 13 000 11 000 Kontorutgifter, telefon, aviser, tidsskrifter 10 000 10 000 Møteutgifter 5 000 3 000 Kurs 35 000 35 000 Sum 155 000 141 000 Sekretariatet Ramme for virksomheten 228 474*) 222 542 Revisjonen Ramme for virksomheten 1 909 134*) 1 992 817 2 292 608*) 2 356 359 *) Ikke behandlet i representantskapet 2. Forslaget følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Eidsvoll kommune 2017. 11
42/16 Referater 1 Eidsvoll kontrollutvalg 05.09.2016 42/16 Kontrollutvalget tar referatene og redegjørelsen til orientering. Revisors undersøkelser om investeringer i forbindelse med Bårlidalen renseanlegg bygger på en misforståelse, det er ikke igangsatt noen undersøkelse fra revisjonens side. Kontrollutvalget tar referatene til orientering. 12
43/16 Eventuelt 1 Eidsvoll kontrollutvalg 05.09.2016 43/16. Det ble gitt en kort orientering fra Forum for kontrollutvalg som ble holdt 31. august i Ullensaker rådhus. Høsten 2013 innførte Eidsvoll kommune Agresso lønn- og personalsystem. I den forbindelse ble det gjort feilutbetalinger på lønn (KLP). Kontrollutvalget drøftet saken. I forbindelse med feilutbetalinger på lønn (KLP) vil kontrollutvalget be rådmannen om dokumentasjon på alle feilutbetalinger som ble gjort, hva som har blitt ettergitt/avskrevet og eventuelt utestående fordringer. 13