Forvalting av tilskot til regional utvikling

Forvalting av tilskot til regional utvikling Kapittel 551 post 60 - Telemark fylkeskommune - Forvaltningsrevisjonsrapport nr: 700030 2012

Innhald Samandrag... iv 1 Innleiing... 6 1.1 Bakgrunn og ramme... 6 1.2 Tema... 6 1.3 Problemstillingar og revisjonskriterium... 6 1.4 Forvaltning av KRD-midlane etter kapittel 551 post 60... 7 1.5 Avgrensing... 8 1.6 Metode og kvalitetssikring... 9 1.7 Høyring... 9 2 Tildeling av midlar i Telemark 2009-2011... 10 2.1 Revisor sin vurdering... 13 3 Verkeområdet i sakshandsaminga... 14 3.1 Revisor sin vurdering... 14 4 Tildelingskriterium... 15 4.1 Revisor sin vurdering... 16 5 Kunngjering... 16 5.1 Revisor sin vurdering... 16 6 Handsaming av søknad... 17 6.1 Habilitetsvurdering... 17 6.2 Kontroll av søkars informasjon... 17 6.3 Prosjektplanen... 17 6.4 Nasjonale og fylkeskommunale mål... 18 6.5 Vurdering av drift... 18 6.6 Dokumentasjon av tildeling... 18 6.7 Revisor sin vurdering... 18 7 Tilskotsbrev og utbetaling... 20 7.1 Tilskotsbrev... 20 7.2 Budsjettdisponeringsmynde... 20 7.3 Attestasjon... 20 7.4 Revisor sin vurdering... 21 8 Rapportering og oppfylging... 22 8.1 Innhenting av resultatrapportering... 22 8.2 Vurdering av resultat opp mot størrelsen på endeleg tilskotssum... 22 8.3 Prosjektrekneskap og samanlikning med kostnadsoverslag... 23 8.4 Revisorattestasjon... 23 8.5 Revisor sin vurdering... 23 9 Registrering av inngåtte forpliktingar... 24 Telemark kommunerevisjon IKS ii

9.1 Revisor sin vurdering... 24 10 Revisor sin konklusjon og tilrådingar... 25 Litteratur og referanse til kjelder... 31 I. Vedlegg: Høyringsuttale frå fylkesrådmannen:... 32 II. Vedlegg: Revisjonskriterium... 37 II. Vedlegg: Metode og kvalitetssikring... 42 III. Vedlegg: Mappegjennomgang... 44 IV. Vedlegg: Oversikt over utbetalte tilskot... 58 Telemark kommunerevisjon IKS iii

Samandrag Denne forvaltningsrevisjonen er bestilt av Kontrollutvalet i Telemark fylkeskommune i sak 44/12. Vi har undersøkt: Varetek Telemark fylkeskommune forvaltningsoppgåva med KRD -midlar på ein forsvarleg måte? Vi har funne: Vi har funne brot på gjeldande retningsliner innan fleire område under våre undersøkingar. Dei distriktspolitiske midlane skal som hovudregel tildelast innan det distriktspolitiske verkeområdet. Revisor meiner at den samla forvaltninga av midlane er i strid med denne hovudregelen, ved at ein større del av midlane er tildelt organisasjonar lokalisert utanfor verkeområdet enn innanfor. I følgje retningslinjene for forvaltning av kap. 551 post 60 kan fylkeskommunen nytte noko av midlane utanfor verkeområdet for å medverke til å løyse ut regionale potensial for verdiskaping, men opplysningar om det distriktspolitiske verkeområdet har ikkje gått fram av dei saksutgreiingane vi har sett på. Ein har såleis ikkje hatt eit synleg fokus på om ein tildeler i samsvar med hovudregel, eller som eit unntak frå hovudregel. Fråvik frå hovudregelen gir også ein risiko for at tildelt støtte er i strid med EØS-avtalen. Revisor meiner at forvaltninga av kap. 551 post 60 midlane i Telemark fylkeskommune i for stor grad ber preg av tildeling gjennom nettverk, og at sakshandsaminga i for stor grad kviler på munnleg praksis. Telemark fylkeskommune har nokre skriftlege rutinar som også dekker forvaltninga av post 60 midlane, men dei er å finne ulike stader i organisasjonen, og det vert noko stykkevist og delt. Vi meiner at det er behov for ei avklaring av ansvar og kva forvaltningsoppgåver som faktisk fylgjer midlane. Det er revisor sitt inntrykk at Telemark fylkeskommune er sterkare i prosjekta si startfase enn på oppfølging av resultat. Vi har sett fleire døme på at tilskota går til utbetaling sjølv om ein ser at resultatet ikkje vert som venta eller sentral dokumentasjon som til dømes prosjektrekneskap og revisorattestasjon manglar. Rolla som regional utviklingsaktør er ei av fylkeskommunens viktigaste oppgåver. Ein bør difor samle og betre rutinane på dette forvaltningsområdet transparens, likebehandling og å vere føreseieleg er viktige prinsipp å ivareta. På bakgrunn av dette tilrår revisor: Telemark fylkeskommune bør i større grad ta omsyn til hovudregelen om at tildeling av midlar skal skje inn i det distriktspolitiske verkeområdet Fakta knytt til det geografiske verkeområdet for den einskilde søknad bør koma fram i fylkesrådmannens sakutgreiing Telemark fylkeskommune bør utarbeide eigne retningsliner som definerer målgruppe og tildelingskriterium for midlane Telemark fylkeskommune bør kunngjere midlane Telemark kommunerevisjon IKS iv

Telemark fylkeskommune bør vurdere å samle, avklare ansvar og betre sine rutinar med forvaltinga av midlane. Det bør særleg leggast eit fokus på å betre oppfylging av resultat hjå tilskotsmottakar Bø, 23.1.13 Telemark kommunerevisjon IKS sign Kirsti Torbjørnson oppdragsansvarleg for forvaltningsrevisjon sign.. Inger Lognvik prosjektleiar Telemark kommunerevisjon IKS v

1 Innleiing 1.1 Bakgrunn og ramme Denne forvaltningsrevisjonen er bestilt av Kontrollutvalet i Telemark fylkeskommune i sak 44/12. Bakgrunnen for prosjektet er overordna analyse gjennomført hausten 2011, og som vart vedtatt av kontrollutvalet i sak 5/12. Heimel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelova 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutval kapittel 5 og forskrift om revisjon kapitel 3. 1.2 Tema Dei overordna måla for distrikts- og regionalpolitikken til regjeringa er nedfelte i St.meld. nr. 25 (2008-2009): Lokal vekstkraft og framtidstru, Om distrikts- og regionalpolitikken. Regjeringa vil leggje til rette for at alle skal vere frie til å busetje seg der dei ynskjer, og vil løyse ut verdiskapingspotensialet i alle delar av landet. Dei distrikts- og regionalpolitiske verkemidla som denne rapporten omhandlar (programkategori 13.50 i statsbudsjettet) skal styrke grunnlaget for busetjing og verdiskaping i område og landsdelar med særlege utfordringar, og skal i hovudsak brukast innanfor det distriktspolitiske verkeområdet. Noko av midlane kan nyttast utanfor verkeområdet for å medverke til å løyse ut regionale potensial for verdiskaping. Kommunal- og regionaldepartementet har frå 2003 desentralisert til fylkeskommunane og vere forvaltar for kapittel 551 post 60 tilskudd til fylkeskommuner for regional utvikling og frå 2004 post 61 næringsrettede midler til regional utvikling, kompensasjon for økt arbeidsgiveravgift. Midlane skal være med på å realisere nasjonale og fylkeskommunale mål for regional utvikling. Denne forvaltningsrevisjonen handlar om korleis Telemark fylkeskommune forvaltar denne oppgåva. 1.3 Problemstillingar og revisjonskriterium 1. Varetek Telemark fylkeskommune forvaltningsoppgåva med KRD-midlar på ein forsvarleg måte? - Har regionalstøtte, etter kap. 551 post 60, som hovudregel vorte tildelt innanfor det distriktspolitiske verkeområdet i Telemark? - Omtalar saksutgreiinga i tildeling av distriktspolitiske utviklingsmidlar regelverket og dei faktiske forholda knytt til det geografiske verkeområdet? - Har Telemark fylkeskommune retningsliner som seier noko om målgruppe og tildelingskriterium for midlane? - Sørgjer Telemark fylkeskommune for at kunngjering om midlane når målgruppa? - Fylgjer Telemark fylkeskommune sentrale sakshandsamingskrav og gjeldande retningsliner ved godkjenning av søknad? - Utformar og formidlar Telemark fylkeskommune tilskotsbrev etter gjeldande sakshandsamingsreglar og retningsliner? Telemark kommunerevisjon IKS 6

- Sørgjer Telemark fylkeskommune for at rapportering og oppfølging av tilskotsmidlar er i tråd med gjeldande retningslinjer? - Sørgjer Telemark fylkeskommune for at utbetaling av tilskotsmidlar skjer etter gjeldande retningslinjer? - Fører Telemark fylkeskommune oversikt over tilskotsbeløp og inngåtte forpliktingar? Revisjonskriteria i dette prosjektet er henta frå: Forvaltningslova Offentleglova Kommunal- og regionaldepartementets (KRD) sine retningslinjer for KRD-midlar Rettleiar EØS-avtalas reglar for offentleg støtte Bestemmelser om økonomistyring i staten COSO rammeverk for internkontroll Kriteria kjem konkret fram i vedlegg 2 bak i denne rapporten. 1.4 Forvaltning av KRD-midlane etter kapittel 551 post 60 Hovedutval for kompetanse Interreg Hovudutval for samferdsel Kommunale og regionale næringsfond Fylkesutvalet fordelar KRDmidlar som TFK får tildelt over statsbudsjettet (kap 551, post 60 ) Hovudutval for kultur Innovasjon Norge - Telemark Hovedutval for næring Telemark fylkeskommune (TFK) mottar eit tilsegnsbrev frå Kommunal- og regionaldepartement (KRD) i februar kvart år. Fylkesutvalet fordelar rammer til dei fire hovudutvala i TFK. Dei politiske hovudutvala får prosjektsøknader relatert til deira respektive ansvarsområde til handsaming. Frå 2010 vart også fylkesutvalet ein del av fordelingsnykkelen, fordi utvalet handsamar saker innan energi og miljø, friluftsområde og folkehelse. Telemark kommunerevisjon IKS 7

Hovudutval for næring har alltid fått den største ramma, fordi KRD sine retningsliner vektlegg fokus på nyskaping, sysselsetting og busetting. Hovudutval for næring handsamar saker innan næring/den gode bustad og kulturbasert næringsutvikling. Fylkesutvalet vedtar også kvart år ei ramme til Innovasjon Norge som forvaltar bedriftsretta verkemiddel på vegne av fylkeskommunen. Mens Innovasjon Norge gjev pengar til direkte bedriftsretta utvikling, er ei overvekt av prosjekta fylkeskommunen gjev pengar til tilretteleggande på samfunnsnivå. Fylkeskommunen tildelar og midlar vidare til Interreg, kommunale og regionale næringsfond. Frå 2011 vart det og fordelt 7,4 mill. til kommunale næringsfond. Summen som vert tildelt er fast og er basert på ein fordelingsnykel satt av KRD. Næringssvake kommunar har ei viktig oppgåve med å drive aktivt lokalt næringsutviklingsarbeid ovanfor entreprenørar og bedrifter i eigen kommune (St.meld. nr. 25 (2008-2009). Tildeling frå fylkeskommunen til kommunale og regionale næringsfond er eit bidrag til dette arbeidet. Kommunale næringsfond kan både tildelast direkte til bedrifter og/eller til samfunnsutvikling. 1.5 Avgrensing Fyrst vil vi understreke at dette er ein forvaltningsrevisjon av Telemark fylkeskommune, ikkje av dei mange aktørane som fylkeskommunen er i kontakt med gjennom forvaltninga av regionale utviklingsmidlar. Sjølv om vi påpeikar avvik hjå fylkeskommunen treng ikkje dette seie noko om den interne styringa hjå tilskotsmottakar. Ut frå dette omsynet unngår vi så langt det er mogleg å bruke einskildnamn på tilskotsmottakar i sjølve rapporten. Vi ynskte i rapporten å gjennomføre ei analyse av kva søkarar som har fått avslag på sine førespurnadar om stønad, men TFK fører ikkje oversikt over slike henvendigar. Ei påliteleg analyse på dette området vart difor vanskeleg og ressurskrevjande å gjennomføre. Vi valde difor å avgrense til ein gjennomgang av søkarar som har fått stønad. Denne forvaltningsrevisjonsrapporten handlar om utviklingsmidlane som vert forvalta av administrasjonen er i tråd med gjeldande regelverk og retningsliner. Rapporten evaluerer ikkje kva resultat og effektar Telemark fylke har fått ut av midlane. Rapporten vil i all hovudsak dreie seg om midlane i kap. 551 post 60. Vi tar i liten grad opp samarbeidet med Innovasjon Norge, Interregprosjekt og kommunale og regionale næringsfond. Vi kjem inn på desse områda i den grad dei vert ein del av vårt utplukk i mappegjennomgang og vår kontroll av fylkeskommunens internkontrollsystem. Desse områda kan vere gjenstand for eigen forvaltningsrevisjon om kontrollutvalet ynskjer det. Under mappegjennomgangen støtte vi ved fleire høve på prosjekt som vi meiner skulle vore drøfta opp mot loven om offentlege anskaffingar altså om oppdraget er å vurdere som ei anskaffing, og med det konkurranseutsett. Vi kunne ikkje sjå teikn til at det har vore gjort slike vurderingar i mappene vi gjekk gjennom. I tilbakemeldinga frå KRD (2011) tok departementet særleg for seg støtte til reiselivsselskap, og skriv at «departementet er kjend med at nokre fylkeskommunar nyttar midlar til å fremje reiselivsmål i fylket. Peikar i den samanheng på at fylkeskommunen har ansvaret for at tilskot blir gitt i samsvar med gjeldande regelverk. Dette gjeld og i tilfelle der tilskot blir gitt til regionale/fylkesoverskridande destinasjonsselskap. Fylkeskommunen må i kvart tilfelle vurdere kva prosedyre som er mest tenleg; tilskot, kjøp eller kompensasjon for tenester av Telemark kommunerevisjon IKS 8

ålmenn økonomisk interesse». Av ressursmessige årsakar må vi avgrense mot reglane om offentlige anskaffingar. Kontrollutvalet kan bestille eigen forvaltningsrevisjon på dette området om ein ynskjer det. 1.6 Metode og kvalitetssikring Ifølge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomførast og rapporterast i samsvar med god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standardar på området. Denne rapporten er utarbeidd med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 1. Val av metode og andre tiltak for kvalitetssikring er omtalt i vedlegg 3 til rapporten. 1.7 Høyring Rapporten er presentert i eit høyringsmøte med fylkesrådmannen og send på høyring 10.01.13. I høyringsbrevet gir fylkesrådmannen fleire kommentarar til fakta og konklusjonar i rapporten. Når det gjeld fakta, så viser høyringsbrevet tal for fordeling av tilskot i 2009, 2010 og 2011. Vi har ikkje gjort endringar rapporten på grunnlag av desse, då det ikkje går fram kva som er grunnlagsmaterialet for tala og korleis tala i høyringsbrevet er kategorisert i forhold til våre tal. Vi ser at tala i høyringsbrevet gir om lag same hovudfordeling av tilskot som er lagt til grunn for våre konklusjonar i rapporten. Vi viser til vedlegg 5 for nærare oversikt over grunnlaget for tala i rapporten. Når det gjeld retningsliner for målgruppe og tildelingskriterier og kunngjering av midlane, viser høyringsbrevet til fylkestingsvedtak 77/12 og 78/12. Tidsramme for forvaltningsrevisjonen er 2009 2011, og vi har såleis ikkje omtala desse vedtaka i rapporten. Vi gjer difor merksam på at desse vedtaka kan ha verknad for vår tilråding om å utarbeide eigne retningsliner som definerer målgruppe og tildelingskriterium for midlane. Til slutt i høringsbrevet viser rådmannen til sjekklister for sakshandsaminga. Desse sakshandsamingsrutinane er omtala i pkt. 6.4. Høyringsuttalen frå fylkesrådmannen ligg ved som vedlegg 1. 1 Gjeldande RSK 001 er fastsett av Noregs Kommunerevisorforbund sitt styre med verknad frå 1. februar 2011, og gjeld som god kommunal revisjonsskikk. Standarden byggjer på norsk regelverk og internasjonale prinsipp og standardar som er fastsett av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). Telemark kommunerevisjon IKS 9

2 Tildeling av midlar i Telemark 2009-2011 Har regionalstøtte, etter kap. 551 post 60, som hovudregel vorte tildelt innanfor det distriktspolitiske verkeområdet i Telemark? Revisjonskriterium: Regionalstøtte, etter kap. 551 post 60, skal som hovudregel tildelast innanfor det distriktspolitiske verkeområdet. Regionalstønad kan som hovudregel berre tildelast innanfor det geografiske virkeområdet for dei distriktspolitiske virkemidla. Verkeområdet er avgrensa til regionar/områder med ein folketettleik som er mindre enn 12,5 innbyggarar per km2 på fylkesnivå. Kommunar innanfor virkeområdet i Telemark er: Sone 4 Sone 3 Tinn, Hjartdal, Seljord, Kviteseid, Nissedal, Fyresdal, Tokke og Vinje Notodden, Kragerø, Drangedal, Nome, Bø og Sauherad Kjelde: Veileder - EØS-avtalens regler for offentlig støtte, KRD retningsliner for kap. 551 post 60 og 61, vedlegg 3 Sone 1 ligg utanfor det distriktspolitiske verkeområdet. Kommunar i sone 1 er Bamble, Skien, Porsgrunn og Siljan I Stortingsmelding nr. 25 om lokal vekstkraft og framtidstru (s 51) står det at midlande etter kap. 551 post 60 og 61 i all hovudsak vert nytta innan det distriktspolitiske verkeområdet, som ein distriktspolitisk ekstrainnsats. Ein mindre del vert også nytta til å møte regionalpolitiske utfordringar. Nedanfor skal vi sjå nærare på korleis midlande i post 60 vart fordelt i Telemark 2009-2011. Figur 1: Stønadsmottakarar av KRD-midlar i Telemark 2011: Fordeling av post 60 i 2011 10000000 9000000 8000000 7000000 6000000 5000000 4000000 3000000 2000000 1000000 0 3609007 9371750 3846500 2835500 7670000 870000 Sone 1 Sone 3 Sone 4 Telemark TFK Andre Totalt sett fekk Telemark fylkeskommune tildelt 62 mill. kr i 2011 der 28 mill. kr vart tildelt Innovasjon Norge og 7,4 mill. til kommunale næringsfond. Figuren over viser korleis utbetalte midlar (kap. 551 post 60) vart fordelt i 2011 (utan Innovasjon Norge). Dei grøne søylene, sone 3 og 4, viser tildelingar til prosjekt lokalisert i det distriktspolitiske verkeområdet. Tildelingar til prosjekt i sone 1 er tilnærma likt tildelingar til prosjekt lokalisert i sone 4. Telemark kommunerevisjon IKS 10

Vi får opplyst i intervju at tildelingar til prosjekt lokalisert i sone 1 gjerne har ein pilotstatus, som igjen kan kaste av seg effektar inn i verkeområdet. Det same gjeld søyla kalla «Telemark», som er midlar tildelt organisasjonar som omfattar fylket som heilskap t.d. Telemarksreiser, NHO Telemark, Tel-Tek, Høgskulen i Telemark etc. I 2011 var om lag 90 % av mottakarane innan «Telemarksprosjekta» lokalisert i Grenland. Vi har funne få teikn på at «Telemarksprosjekta» rettar særlege tiltak inn mot verkeområdet, men tenderar mot eit fokus på Telemark som heilskap. Totalt sett vart det tildelt meir midlar til mottakarar lokalisert utanfor verkeområdet i 2011 enn direkte inn i verkeområdet. Vi gjer merksam på at her er nokre av midlane øyremerka, eller sett av til dømes til administrasjon av 551 ordninga, noko som er i tråd med gjeldande retningsliner. Tabell 1. Aktørane som fekk utbetalt mest midlar i 2011 2 Prosjektnamn Stønadsmottakar Sum utbetalt VRI prosjekter Telemark fylkeskommune 3600000 Utvikling av Brenna næringsområde Midt-Telemark Næringspark AS 2500000 Midlar til administrasjon av 551-ordningen Telemark fylkeskommune 2000000 Kommunalt næringsfond Kommunane Bø, Sauherad, 1200000 kvar Samarbeidsprosjekt GBN og TFK miljø- og miljøteknologi Drangedal, Kragerø og Nome Green Business Norway 1000000 VRI-prosjekt vart tildelt mest midlar i 2011. VRI er Forskingsrådet si særlige satsing på forsking og innovasjon i norske regionar. VRI skal fremme innovasjon, kunnskapsutvikling og verdiskaping gjennom regional samhandling og ein forsterka FoU-innsats i og for regionane. I statsbudsjettet programkategori 13.50 (2011-2012) om distrikt og regionalpolitikk vert VRI-prosjekt omtala under målet om økt verdiskaping, sysselsetting og internasjonalt konkurransedyktig næringsliv. 3 Kommunale næringsfond som det er gjeve tilsegn om, er øyremerka frå Kommunal -og regionaldepartementet. Midt-Telemark Næringspark AS (med Bø kommune som største aksjonær) fekk tildelt 2,5 mill. til utvikling av Brenna industriområde. Mottakar og prosjekt er lokalisert i verkeområdet, sone 3. I intervju blir det sagt at det er ein svært liten del av prosjekt med postadresse i sone 1 som får støtte, og at det er gjennomsyra i heile organisasjonen at midlane først og fremst skal gå til det distriktspolitiske virkeområdet. Denne haldninga er ikkje skriftleggjort hos TFK. Det er fyrst og fremst i den munnlege dialogen med prosjekta at denne haldninga vert formidla, vert revisjonen fortald. 2 Vi har plukka ut dei 5 aktørane som har fått utbetalt mest midlar frå 2009-2011. Der det er fleire som har fått same stønadssum har vi tatt med alle, slik at talet på aktørar i tabellane varierer noko. 3 For meir informasjon: http://www.forskningsradet.no/servlet/satellite?c=page&pagename=vri%2fhovedsidemal&cid=1224529235249 Telemark kommunerevisjon IKS 11

Figur 2: Stønadsmottakarar av KRD-midlar i Telemark 2010 Fordeling av post 60 i 2010 2500000 2000000 1500000 1000000 500000 0 1337250 710000 2368750 2117500 2080000 1162500 Sone 1 Sone 3 Sone 4 Telemark TFK Andre I 2010 var ramma over statsbudsjettet, post 60 til Telemark fylkeskommune på 61,5 mill. kr, der 2,5 mill. kr var øyremerka den statlege delen av Interreg samarbeid. Fylkesutvalet løyvde 27 mill. kr til Innovasjon Norge og direkte bedriftsretta stønad. Dei grøne søylene, sone 3 og 4, viser tildelingar til prosjekt lokalisert i det distriktspolitiske verkeområdet i 2010. Tildelingar til prosjekt i sone 1 er om lag det dobbelte av tildelingar til prosjekt lokalisert i sone 3. Den søyla vi har kalla «Telemark», som er midlar tildelt organisasjonar som femner fylket som heilskap, er alle lokalisert i Grenland og i sone 1. Eit av prosjekta omhandlar utgjeving av jubileumsbok om Telemarkskanalen. Elles finn vi få teikn på at «Telemarksprosjekta» rettar særlege tiltak inn mot verkeområdet, men tenderar mot eit fokus på Telemark som heilskap. Totalt sett vart det tildelt meir midlar lokalisert utanfor det distriktspolitiske verkeområdet også i 2010. Tabell 2. Aktørane som fekk utbetalt mest midlar i 2010 Prosjektnamn Mottakar Sum utbetalt VRI prosjekter Telemark fylkeskommune 1000000 Moderne turisme i Norge 200 år. Moderne turisme i Norge 200 år 845000 Ungt entreprenørskap i Telemark Ungt Entreprenørskap Telemark 825000 Samarbeidsprosjekt GBN og TFK miljø- og Green Business Norway 562500 miljøteknologi Fylkesdelplan Hardangervidda Buskerud fylkeskommune 400000 Tel-Tek FoU-Inkubator 2010-2011 Tel-Tek 400000 Inkubator for mat- og naturbasert næring Dyrsku'n Arrangementet AS 400000 Tabellen over viser at VRI-prosjekt fekk utbetalt mest midlar i 2010. Moderne turisme i Norge 200 år, var eit nasjonalt prosjekt, men retta i Telemark fokus særleg mot Hjartdal og Tinn kommunar, som ligg innanfor verkeområdet. Prosjektleiar/administrasjon var lokalisert utanfor Telemark. I 2010 var det berre Dyrsku`n Arrangement AS, av dei som fekk tildelt mest midlar, som var direkte lokalisert innanfor det distriktspolitiske verkeområdet. Telemark kommunerevisjon IKS 12

Figur 3: Stønadsmottakarar av KRD-midlar i Telemark 2009 Fordeling av post 60 i 2009 6000000 5000000 4000000 3000000 2000000 1000000 0 3259000 5590000 4868000 4804000 3926946 1680000 Sone 1 Sone 3 sone 4 Telemark TFK Andre TFK si ramme for 2009 var på 54, 9 mill. kr. Innovasjon Norge fekk tilvist 27 mill. kr av desse til direkte bedriftstiltak. Totalt sett vart det utbetalt meir midlar til prosjekt lokalisert utanfor verkeområdet i 2009 enn direkte inn i verkeområdet. Tabell 3. Aktørane som fekk utbetalt mest midlar i 2009 Prosjektnamn Mottakar Tildelt sum VRI prosjekter Telemark fylkeskommune 2000000 Etablering av villreinutstilling Hardangervidda senteret AS 1250000 Ungt entreprenørskap i Telemark Ungt Entreprenørskap Telemark 1100000 Rehabilitering og oppgradering av kanalbåtene Skien Dalen Skipsselskap AS 600000 Grevinne Wedels Gruver, opplevelsessenter Stigeråsen AS 600000 I 2009 var to av prosjekta som fekk tildelt mest midlar direkte lokalisert i verkeområdet. Green Business Norway (GBN) er ein av dei aktørane som har fått mest midlar i perioden vi har kontrollert. GBN fekk i 2011 tilsegn om 1 mill. kr, og har i perioden 2009-2011 fått tilsegn om til saman 2,1 mill. kr. GBN er ein interesseorganisasjon for verksemder innan Miljø- og energiteknologisektoren i Noreg. Særleg marknadsutvikling internasjonalt har vore i fokus. Interesseorganisasjonen er lokalisert i sone 1, som hovudregelen seier er utanfor verkeområdet. GBN har 19 medlemmer frå heile landet der tre er lokalisert innanfor verkeområdet i Telemark. Telemark fylkeskommune og GBN er samarbeidspartnarar. Vi kan ikkje finne at fylkesrådmannen har informert om eller har gjort vurderingar ikring det distriktspolitiske verkeområdet i saksførebuingane om tilskot til GBN, til politisk vedtaksmynde. 2.1 Revisor sin vurdering Er regionalstøtte, etter kap. 551 post 60, som hovudregel tildelt innanfor det distriktspolitiske verkeområdet? Ut frå våre funn meiner vi at Telemark fylkeskommune har brote med hovudregelen om at tildeling av midlane skal skje innan det distriktspolitiske verkeområdet. I åra 2009-2011 har Telemark kommunerevisjon IKS 13

det til saman vorte utbetalt meir midlar til organisasjonar lokalisert utanfor verkeområdet enn inn i verkeområdet. Midlane vil i fyrste rekke skape aktivitet der mottakarorganisasjonen er lokalisert. Midlane innan kap. 551. post 60 skal styrke grunnlaget for busetjing og verdiskaping i område og landsdelar med særlege utfordringar, og skal i hovudsak brukast innanfor det distriktspolitiske verkeområdet (sone 3 og 4). Ei rekke av prosjekta som har fått tildelt midlar er fysisk lokalisert i sone 1 altså geografisk plassert utanfor verkeområdet. Vi fann at prosjekta lokalisert i sone 1 i liten grad har hatt eit særleg fokus retta inn mot verkeområdet, men har heller hatt nedslagsfelt i heile Telemark. 3 Verkeområdet i sakshandsaminga Omtalar saksutgreiinga i tildeling av distriktspolitiske utviklingsmidlar regelverket og dei faktiske forholda knytt til det geografiske verkeområdet? Revisjonskriterium: Saksutgreiinga bør omtale regelverket og dei faktiske forholda knytt til det geografiske verkeområdet for dei distriktspolitiske verkemidlane. Dei sakene vi har undersøkt, inneheld ikkje i saksutgreiinga til politisk vedtaksmynde informasjon om prosjektet er lokalisert innanfor eller utanfor det distriktspolitiske verkeområdet. Vi har heller ikkje sett i utplukket vårt at sakshandsamar har gjort vurderingar knytt til om prosjektet som søker midlar vil ha særlege verknader innan det distriktspolitiske verkeområdet. 3.1 Revisor sin vurdering Omtalar saksutgreiinga i Telemark fylkeskommune regelverket og dei faktiske forholda knytt til det geografiske verkeområdet for dei distriktspolitiske verkemidlane? Revisjonen kan ikkje finne at regelverk og dei faktiske forholda blir omtala i saksutgreiingane. I følgje kommunelova 23 nr. 2 skal rådmannen sjå til at saker til politisk handsaming er forsvarleg utgreidde. Det er ikkje spesifisert i lova kva som ligg i uttrykket. Generelt gjer ein minimum greie for dei faktiske forholda, handlingsrommet/dei rettslege rammene for saka, og økonomiske konsekvensar. I saksutgreiinga av enkeltvedtak, bør ein sikre at saksutgreiinga dekkjer dei forholda som går fram av forvaltningslova 25 om grunngiving av vedtak. I sakene om KRD-midlar bør saksutgreiinga såleis gjere greie for dei reglane som gjeld for ordninga, dei faktiske forhold som vedtaket bygger på og dei hovudomsyn som gjer seg gjeldande i vurderinga. Utgreiingar knytt til det geografiske verkeområdet for dei distriktspolitiske verkemidlane er etter vår vurdering ein naturleg del av grunngivinga og bør kome fram som grunnlag for fylkesrådmannens innstilling. Telemark kommunerevisjon IKS 14

4 Tildelingskriterium Har Telemark fylkeskommune retningsliner som seier noko om målgruppe og tildelingskriterium for midlane? Revisjonskriterium: Telemark fylkeskommune bør ha retningsliner som seier noko om målgruppe og tildelingskriterium for midlane. TFK har tidlegare ikkje definert nærare retningsliner for målgrupper og tildelingskriterium for midlane. På spørsmål om retningsliner får vi opplyst at det frå 2011 vart gjort eit vedtak som presiserer at TFK ikkje støttar meir enn 50 % av den totale kostnadsramma i prosjekta. I intervju vert det sagt at stønad opp til 50 % av kostnadsramma har vore vanleg praksis tidlegare, som ein nå har formalisert gjennom eit vedtak. I 2009-2011 støtta TFK ca. 100 prosjekt årleg. I 2008 støtta ein ca. 200 prosjekt. Det vert sagt i intervju at ein er nøgd med å få ned talet på småprosjekt, og ein meiner også at kvaliteten på prosjekta er betre i dag enn dei var tidlegare. I NIBR rapporten «Harmoni innen vide rammer» (2009) som evaluerer kap. 551, post 60 kan ein lese at fylka har avgrensa tilgang til midlar og difor må prioritere mellom prosjekt og målsettingar. Det går fram av rapporten at dei nasjonale måla er såpass vidt definert at ein relativt enkelt kan gjennomføre prosjekt som er i tråd med dei nasjonale måla. NIBR skriv vidare at uavhengig av kva beløp ein mottar, er det sjølvsagt mogleg å smøre midlane tynt utover alle KRD sine målsettingar. Men ein kan også velje å prioritere hardt i forhold til kven av KRD sine målsettingar ein ynskjer å bruke pengar på. Dersom ein ynskjer å satse på entreprenørskap, kan det det være nødvendig å spisse satsinga kraftig. Det kan være nødvendig og seie at ein berre vil satse på tiltak retta mot entreprenørar som har forretningsidear med høgt kompetansenivå, stort vekstpotensial og eksportpotensial. På grunn av silinga som vert gjort, kan det være slik at ein vil oppnå betre resultat per tildelt krone. Dette vil då til ein viss grad vege opp for størrelsen på ramma (NIBR, Harmoni innen vide rammer (2009); 30-36). Revisor ser at aktørar som TFK er i partnarskap med har mottatt midlar. Nokre av desse er ikkje etablert innanfor det distriktspolitiske virkeområdet. Vi har heller ikkje funne prosjekt i vårt utplukk som har ei særleg tyngde inn mot det distriktspolitiske verkeområdet. I St.meld. nr 25 (2008-2009;s 47) vert det peika på at partnarskap krev at roller og mandat innanfor dei enkelte samarbeidsforuma er avklarte, inkludert forståinga av partnarskapsomgrepet og dei konkrete situasjonane. Dette gjeld også tilhøvet mellom demokratisk forankring av avgjerder og påverknad på politiske avgjerder frå deltakande aktørar. Revisor vert fortald at TFK for ca. 1,5 år sidan starta eit arbeid for å betre styringa av bruken av midlane. Vi vert fortald at det skal definerast målgrupper og rammer for ytterlegare tildelingar i framtida. Arbeidet har tatt tid fordi TFK har arbeidd med nye planar, som fyrst blir vedtatt vinteren 2012/13. Vi vert fortald at desse strategiane og planane vil vere eit viktig grunnlag for vidare definering av målgrupper og tildelingskriterium. Telemark kommunerevisjon IKS 15

4.1 Revisor sin vurdering Har Telemark fylkeskommune utarbeidd retningsliner som seier noko om målgruppe og tildelingskriterium for midlane? Telemark fylkeskommune har ikkje utarbeidd retningsliner som seier noko om målgruppe og tildelingskriterium for midlane. Revisor meiner at det er naturleg at TFK er ein tydelegare premissleverandør for korleis midlane skal prioriterast og nyttast. TFK bør formidle tydelegare kva søknadar ein ynskjer å få inn. TFK sine planar og mål er mange, og det vil vere naturleg at politikarane avgjer om det skal rettast særleg økonomisk kraft mot nokre av dei prioriterte måla. Revisor meiner det er viktig at Telemark fylkeskommune i forkant av tildelingar er tydelegare og meir proaktiv på kva målgrupper og prioriteringar ein ynskjer å gjere i Telemark, slik at det ikkje er den meir eller mindre tilfeldige søkarmassen som vert styrande for korleis midlane vert brukt. Retningsliner på området kan bidra til at fylkeskommunen kan ta ei tydelegare proaktiv rolle i høve til korleis midlane blir brukt. 5 Kunngjering Sørgjer Telemark fylkeskommune for at kunngjering om midlane når målgruppa? Revisjonskriterium: Telemark fylkeskommune bør kunngjere midlane slik at informasjon når heile målgruppa. Kommunal- og regionaldepartementets retningslinjer set krav til at fylkeskommunen kunngjer midlane. For å sikre lik behandling skal midlane kunngjerast. Ordninga må kunngjerast på en slik måte at ein når heile målgruppa som tilskotsordninga tar sikte på. Vidare må kunngjeringa seie noko om formålet med ordninga, tildelingskriterium, kva opplysningar søkaren må gje i søknaden, og eventuell tidsfrist. Midlane er ikkje kunngjort slik Kommunal- og regionaldepartmenetets retningsliner krev. Fylkeskommunane har hatt praksis med å spreie informasjon om midlane gjennom sine faglege nettverk/samarbeidspartnarar. 5.1 Revisor sin vurdering Kunngjer Telemark fylkeskommune midlane slik at dei når heile målgruppa? Telemark fylkeskommune har ikkje kunngjort midlane og har med det ikkje sikra at informasjonen når målgruppa. Kunngjering skal sikre at distriktsutviklingsmidlane faktisk når dei aktørane midlane er tiltenkt. Revisor meiner det har vore risiko for forskjellsbehandling når TFK har nytta nettverk og samarbeidspartnarar til å informere om midlane. TFK har ikkje sikra lik behandling av aktørane og transparens i sakshandsaminga. Telemark kommunerevisjon IKS 16

6 Handsaming av søknad Fylgjer Telemark fylkeskommune sentrale sakshandsamingskrav og gjeldande retningsliner ved godkjenning av søknad? 6.1 Habilitetsvurdering Revisjonskriterium: Sakshandsamar bør vurdere eigen habilitet i dei sakene han/ho handsamar. Dette kravet er viktig for å unngå spørsmål om tildeling av midlar basert på slektskap, venskap eller andre forhold som kunne vere med å påverke sakshandsamars objektivitet i saka. Mappegjennomgangen synte at TFK ikkje har rutinebeskrivingar som minner sakshandsamar på dette. Fylkeskommunen har ikkje skriftlege rutinar for vurdering av habilitet. I samtale vert det sagt at det er opp til sakshandsamar sjølv å vere merksam på, til ei kvar tid, eigen habilitet. Forvaltningslova krev ikkje at slike rutinar skal vere skriftlege. 6.2 Kontroll av søkars informasjon Revisjonskriterium: Sakshandsamar skal kontrollere søkars informasjon som har betyding for stønadsbeløpet Telemark fylkeskommune har ikkje skriftlege rutinar som sikrar at alle sakshandsamarar kontrollerar informasjonen som har tyding for stønadsbeløpet hjå søkar. Mappegjennomgangen syner at TFK ikkje kan dokumentere at ein kontrollerer informasjon som kjem inn. I samtale seiast det at kontrollen vert gjort munnleg gjennom rettleiing og diskusjonar kring t.d. størrelse på prosjektadministrasjon etc. Det vert vidare sagt at det i utgangspunktet kan vere vanskeleg å innhente all type dokumentasjon, og at eventuelle feil eller manglar lettare kan verte fanga opp undervegs i prosjektet. Vi såg ved eit høve at det var utbetalt midlar til ein kommune, utan spesifisert kostnadsoverslag. Det vert oppgjeve ein enkelt sum på 11 mill., og då er kontroll ikkje mogleg Det vert sagt i intervju at når det gjeld samarbeid med offentlege instansar, så er mykje basert på tillit og at instansen sjølv har gode interne kontrollrutinar. 6.3 Prosjektplanen Revisjonskriterium: - Prosjektsøknaden skal innehalde etterprovbare og realistiske mål - Prosjektsøknaden skal innehalde ein realistisk prosjektplan med milepælar, aktivitetsog resultatutgreiingar - Prosjektsøknaden skal innehalde kostnadsoverslag og finansieringsplan TFK har ikkje skriftlege rutinar for å hente inn prosjektplan eller rutinar som seier noko om kva ein prosjektplan/søknad innan dette området skal innehalde. Mappegjennomgangen syner at det er vanleg praksis å hente inn prosjektplanar som grunnlag for søknad. Prosjektplanane er av varierande kvalitet. Ikkje alle planar inneheld t.d. milepælar og aktivitetsutgreiingar. Telemark kommunerevisjon IKS 17

Nokre prosjekt har mål som revisjonen oppfattar som svært vide. Prosjektsøknadane inneheld for det aller meste kostnadsoverslag og finansieringsplan, men vi har funne avvik. 6.4 Nasjonale og fylkeskommunale mål Revisjonskriterium: Stønadstildeling bør vere i tråd med nasjonale føresetnader og mål, samt mål, strategiar og handlingsprogram på fylkesplan. Mappegjennomgangen synte at TFK har skriftlege sakshandsamingsrutinar som sikrar at sakshandsamar hugsar å vurdere om prosjektet er i tråd med fylkeskommunens mål og planar. Mappene som revisjonen gjekk gjennom hadde sakshandsamingsrutinar vedlagt saman med vedtaket, der sakshandsamar hadde kryssa av for om søknaden vart vurdert til å vere innanfor fylkeskommunale mål og planar, eller ikkje. Kommunal- og regionaldepartementet krev at sakshandsamar kategoriserer søknadane innanfor nasjonale satsingsområde i sakshandsamingssystemet. Kva tildelingar som er gjort innan dei ulike nasjonale kategoriane rapporterer fylkeskommunen inn til departementet ein gong i året. 6.5 Vurdering av drift Revisjonskriterium: Fylkeskommunen skal ha rutinar for å sikre at midlane ikkje skal nyttast til investeringar i og/eller ordinær drift eller velferdsproduksjon Telemark fylkeskommune har ikkje skriftlege rutinar for at og korleis sakshandsamar skal vurdere dette. Vi har ikkje sett dokumentasjon på at sakshandsamar vurderer kostnadsoverslaget som føreligg opp mot at midlane ikkje skal nyttast til investeringar, ordinær drift eller velferdsproduksjon. I intervju vert det sagt at denne vurderinga tar sakshandsamar med den enkelte aktør munnleg. I tillegg kan sakshandsamar gjennom deltaking i prosjektets styringsgruppe eller arbeidsgruppe fylgje med på at midlane for eksempel ikkje går til drift eller andre formål som ikkje er i tråd med vedtatt prosjektplan. 6.6 Dokumentasjon av tildeling Revisjonskriterium: Avgjersle om tildeling bør dokumenterast skriftleg Alle søknader vert politisk handsama i det politiske utvalet saka høyrer til under. Mappegjennomgangen synte at vedtak om tildeling vert dokumentert gjennom politiske vedtak som er journalført og arkivert i alle mappene vi har gått gjennom. 6.7 Revisor sin vurdering Eit generelt funn i denne delen er at Telemark fylkeskommune manglar skriftlege rutinebeskrivingar som sikrar god forvaltning av midlane at sakshandsamingsoppgåver vert utførd og at ansvar for oppgåvene vert fordelt. Vurderer sakshandsamar eigen habilitet i dei sakene han/ho handsamar? TFK har ikkje rutinebeskrivingar som sikrar at sakshandsamar vurderer eigen habilitet. Det føreligg ingen krav i forvaltningslova om at ein skriftleg skal dokumentere eigen habilitet i forhold til søkar. Telemark kommunerevisjon IKS 18

På eit saksområde som dette der mykje er basert på nettverk og mykje skjønn kan ein tenke seg at nettverka i seg sjølv - for ein søkar som ikkje er ein del av desse nettverksforbindelsane kan bidra til å svekke tilliten til sakshandsaminga. Fylkeskommunen bør difor vurdere å legge inn rutinar som sikrar at sakshandsamar faktisk vurderer eigen habilitet og at dette kan dokumenterast. Kontrollerer sakshandsamar søkars informasjon som har betyding for stønadsbeløpet? TFK kan ikkje dokumentere at det vert ført kontroll med grunnlaget for søkars kostnadsberekningar. Ein slik kontroll er viktig for å eventuelt justere stønadsbeløp. Økonomikontoret utfører ein slik kontroll for å sjekke at tala ser rimeleg greie ut. Inneheld prosjektsøknadane ein prosjektplan med etterprovbare og realistiske mål med milepælar, aktivitets- og resultatutgreiingar, kostnadsoverslag og finansieringsplan? TFK har ikkje skriftlege rutinar for å hente inn prosjektplan eller kva ein prosjektplan/søknad innan dette området skal innehalde. Mappegjennomgangen synte likevel at det er praksis på å innhente prosjektplanar. Kvaliteten på prosjektplanane varierer og TFK bør sette krav om kva ein prosjektplan/søknad skal innehalde slik at alle søknadar til dømes inneheld milepælar og aktivitetsplanar. Nokre prosjekt har mål som revisjonen meiner er svært vide. Vide mål gjer avtala om kva ein faktisk har fått stønad til meir uklar. Vide mål gjer det vanskeleg å vurdere realismen i prosjekt og å etterprøve resultat. På den andre sida har revisor forståing for at det innan utviklings- og nyskapingsområdet kan være utfordrande å vere klinkande klar på kva resultat ein ynskjer å nå. Ein bør likevel etterstreve å vere så konkret som råd, for det motsette av målretting er jo nettopp at ein er lite konkret på kva målet er. Er måla vide, vert konkrete milepelar og aktivitetsplanar desto viktigare. Er stønadstildeling vurdert til å vere i tråd med nasjonale føresetnader og mål, samt mål, strategiar og handlingsprogram på fylkesplan? TFK syner god praksis på vurdering av søknader opp mot fylkeskommunale mål og planar. TFK rapporterer og registrerar prosjekt innanfor område som er omfatta av nasjonale målsettingar og rapporterer på dette til KRD. Fylkeskommunen er i årleg dialog med kommunal- og regionaldepartementet på dette området. Vert det gjort vurderingar av om midlane ikkje nyttast til investeringar i og/eller ordinær drift eller velferdsproduksjon? Det føreligg ikkje dokumentasjon på sakshandsamars vurdering av kostnadsoverslaget som føreligg i søknaden. Det er praksis på å gjere denne vurderinga munnleg saman med tilskotssøkar. Vert avgjersle om tildeling skriftleg dokumentert? TFK har god praksis for dokumentasjon på vedtak om tildeling. Telemark kommunerevisjon IKS 19

7 Tilskotsbrev og utbetaling Utformer og formidlar Telemark fylkeskommune tilskotsbrev etter gjeldande retningslinjer? 7.1 Tilskotsbrev Revisjonskriterium: Innvilga søknad bør stadfestast med eit tilskotsbrev som tilfredsstiller pålagte krav. 4 Mappegjennomgangen syner at fylkeskommunen bekreftar innvilga søknad med eit tilskotsbrev til eksterne søkarar. Tilskotsbrevet som vert nytta er eit standardformulert skriv med få endringar frå prosjekt til prosjekt. Tilskotsbreva manglar ofte formål og kva slags tiltak dei tildelte midlane kan nyttast til. Vi har sett eksempel på at det vert sett premissar for tilskot i saksutgreiing og vedtak utan at premissane vert vidareformidla i tilskotsbrevet. Eit eksempel på dette er søknad om tilskot frå ein festival der fylkesrådmannen i si saksutgreiing viser at stønad til årlege arrangement er definert som driftsstøtte, men at fylkeskommunen kan gje støtte dersom festivalen inngår som eit viktig element i satsinga på lokalmat elles i fylket. Vi kan ikkje sjå at dette kravet/denne føresetnaden vart vidareformidla som stønadskriterium i tilskotsbrevet til festivalen. Det vert sagt i intervju at sakshandsamarar ved TFK som oftast er representert i styringsgruppe eller arbeidsgruppe for prosjekta som får stønad. TFK opplyser at premissar kan verte vidareformidla munnleg. 7.2 Budsjettdisponeringsmynde Revisjonskriterium: Tilskotsbrev bør vere signert av tilsett med budsjettdisponeringsmynde. Fylkestinget har den øvste budsjettdisponeringsmynda. Denne mynda vert delegert gjennom delegasjonsreglement vidare nedover i organisasjonen. Tilskotsbreva har vorte signert av ein tilsett ved team økonomi som hadde generalfullmakt til å signere tilskotsbreva og anvise tilskotet. I fylkeskommunens økonomihåndbok pkt. 4.1 står det følgande om anvisning: «En anvisning er en myndighet til å godkjenne at en utgift kan belastes det angitte budsjettet (ansvar), herunder at de underliggende prosedyrer er fulgt (faktura er attestert) og at det er budsjettmessig dekning for utgiften. Anvisning utløser utbetaling. Det er lederen ved hver virksomhet som har fått delegert anvisningsmyndighet for sitt ansvarsområde». TFK har frå 2012 endra rutinane på dette området, ved at det nå skal være tilsette med budsjettdisponeringsmynde som skal anvise, og altså ikkje tilsette på økonomi. 7.3 Attestasjon Revisjonskriterium: Tilskotet bør vere attestert før utbetaling og det bør gjennomførast kontroll av at utbetalingsforslaget er i tråd med vedtaket om tilskot. 4 Sjå nærare krav om innhald i underproblemstilling 6 i vedlegg 2 Telemark kommunerevisjon IKS 20

Tilsett ved team økonomi har signert på alle tilskot som er gjort i dei sakene revisjonen har kontrollert. Fylkeskommunen har rutinebeskrivingar i økonomihåndboka som seier at sakshandsamar har ansvar for at vilkåra hjå tilskotsmottakar er oppfylt før utbetaling. Vi finn ikkje dokumentasjon på at slik kontroll vert utførd. I samtale med ein økonomikonsulent ved team økonomi vert vi fortald at ein slik kontroll vert utførd ved deira avdeling når utbetalingskravet frå tilskotsmottakar kjem inn. Ein tar kontakt med sakshandsamar og kontrollerar at tala ser rimeleg greie ut. Det er usikkerheit om kven som eigentleg har ansvar for kontrollen og kor god kvaliteten på denne kontrollen er, vert revisjonen fortald. 7.4 Revisor sin vurdering Eit generelt funn i denne delen er at Telemark fylkeskommune manglar skriftlege rutinebeskrivingar som sikrar god forvaltning av midlane at sakshandsamingsoppgåver vert utførd og at ansvar for oppgåvene vert fordelt. Er innvilga søknadar bekrefta med eit tilskotsbrev som tilfredsstiller pålagte krav? TFK syner god praksis på at tilskota vert bekrefta med eit tilskotsbrev. Innhaldet i tilskotsbrevet kan likevel betrast og i større grad tilpassast individuelle krav som vert sett til stønadsmottakar. Tilskotsbrevet er viktig for å synleggjere kva premisser som fylgjer midlane. At eventuelle premisser vert munnleg vidareformidla meiner vi ikkje er eit godt nok. Særleg sårbart vert dette når prosjektet skal gå over fleire år. Er tilskotsbrev signert av tilsett med budsjettdisponeringsmynde? Det har ikkje vore samsvar mellom det som står om anvisning i økonomihandboka og oversikten over dei som har fått fullmakt til å anvise på fylkeshuset. Tilsette ved team økonomi har ikkje budsjettansvar for nokon av rammeområda og bør difor heller ikkje anvise utgifter på disse ansvara. TFK har frå 2012 endra rutinane på dette området, ved at det nå skal være tilsette med budsjettdisponerings-mynde som skal anvise, altså ikkje tilsette på økonomi. Er tilskota attestert og er det kontrollert at utbetalingsforslaget er i tråd med vedtaket om tilskot? TFK har skriftlege rutinar for at kravet om tilskotsutbetaling skal kontrollerast. Vi finn ikkje dokumentasjon på at kontroll er utførd men har blitt fortald at slik kontroll vert utført. Sidan ikkje formål, tiltak eller andre særskilde vilkår alltid vert lagt inn i tilskotsbrevet vil kvaliteten på denne kontrollen bli mangelfull. I praksis er det usikkerheit om kven som har ansvar for å utføre kontrollen og kva som eigentleg skal kontrollerast. Når skriftlege rutinar manglar gjer TFK seg også sårbar ved eventuell sjukdom og bruk av vikarar, eller ved nytilsetting eller anna bytte av sakshandsamar. Telemark kommunerevisjon IKS 21

8 Rapportering og oppfylging Sørgjer Telemark fylkeskommune for at rapportering og oppfølging av tilskotsmidlane er i tråd med gjeldande retningsliner? 8.1 Innhenting av resultatrapportering Revisjonskriterium: Telemark fylkeskommune skal stille krav til resultatrapportering og innhente slike rapportar TFK set for det meste krav om sluttrapport i sitt tilskotsbrev men vi fann ikkje at det vert sett krav om undervegsrapportering på fleirårige prosjekt. I tilskotsbrevet vert det sett krav om at prosjektet skal gjennomførast i samsvar med dei planar og kostnadsoverslag som ligg til grunn for tilsegnet Vi finn i mappegjennomgangen at det kan variere i kva grad tilskotsmottakar rapporterer konkrete resultat på mål og tiltak frå prosjektsøknaden. Dette får vi også bekrefta i intervju. I tilskottsbrevet er ikkje fylkeskommunen klar på at det skal rapporterast tilbake på dei mål og tiltak ein fekk tilsegn på. Undervegsrapporteringa som føregår er for det meste munnleg. Sakshandsamar ved TFK være representert i prosjektets styringsgruppe eller arbeidsgruppe og halde seg orientert på den måten. Vi finn og fleire eksempel på at TFK har stilt krav og premisser i tilskotsbrevet som, ved manglar, ikkje vert fylgd opp mens utbetlingar likevel går som normalt. I samband med innføring av det nye systemet Regionalforvaltning.no.som er eit kommunikasjonsverktøy mellom departement/stat, forvaltningsorgan (TFK) og søkar, skal det etablerast betre rapporteringsrutinar, får revisjonen opplyst. 8.2 Vurdering av resultat opp mot størrelsen på endeleg tilskotssum Revisjonskriterium: Telemark fylkeskommune bør kontrollere rapporteringa frå tilskotsmottakar og vurdere tilskotsbeløpet ut frå dette I saksmappene er det ikkje dokumentert at TFK kontrollerar resultata frå prosjekta og vurderer vidare tilskotssum. I intervju vert det sagt at ein innan utviklingsområdet vil kome til å støtte både prosjekt som gjev gode resultat og prosjekt som ikkje oppnår ynskt resultat. Revisjonen har ikkje sett eksempel på at fylkeskommunen justerer tilskotsbeløpet ned når resultatet ikkje vert som forventa. Sakshandsamar seier dette er eit utfordrande skjønnsområde og stiller spørsmål ved kva resultat som er dårleg nok til at stønadssum skal justerast ned. Sakshandsamar understreker at nyskapande prosjekt vil ha ein naturlig risiko over seg og at enkelte prosjekt ikkje vil kunne oppfylle dei mål som er skissert i ein prosjektplan. Det må være rom for kreativitet i å skape nye samfunnsutviklingsprosjekt, meiner han, og det vil vere slik at nokre lukkast mens andre lukkast ikkje. Vellukka eller ikkje - båe har mykje læring. Det ligg ikkje krav i retningslinjene om at ein ikkje skal utbetale heile stønadssummen dersom resultata ikkje vart som venta. Sakshandsamar opplyser at ein heller arbeider med å justere prosjektet undervegs, innanfor det ein har høve til i forhold til opphavleg søknad. Det vert sagt i intervju at vektinga av delmåla i prosjekta kan verte justert vert det vanskeleg å gjennomføre eit av delmåla, rettar ein merksemda mot andre delmål som det er mogleg å få Telemark kommunerevisjon IKS 22

gjennomført. Det vert sagt i intervju at det kan skade heile prosjektet dersom TFK går inn og vektar pengebruken i høve til resultat på de ulike delmåla. Det vert opplyst at det har vore prosjekt der TFK har nedjustert tilskotsbeløpet, men det har fyrst og fremst vore når prosjektet har hatt lågare kostander enn opphavleg kostnadsoverslag. Ved team økonomi mottar ein krav om utbetaling frå stønadsmottakar og kontrollerar at tala ser rimeleg greie ut. I samtale med team økonomi kjem det fram at det er usikkerheit kring kven som skal kontrollere om summane som vert kravd utbetalt stemmer med aktiviteten i prosjektet. Alle tilskotsmottakarar er plikta til å rapportere inn til KRD på eit eige skjema (4c) for å få utbetalt sluttsummen på prosjektet frå TFK. Skjema 4 c er eit nasjonalt system for effekt- og resultatindikatorar. Her rapporterer ein ikkje i høve dei konkrete måla eller tiltaka som prosjektet har fått stønad til. 8.3 Prosjektrekneskap og samanlikning med kostnadsoverslag Revisjonskriterium: Telemark fylkeskommune bør sørgje for å få innlevert prosjektregnskap som kan samanliknast med kostnadsoverslaget. Det skal koma klart fram korleis midlane er nytta. På dette området finn revisjonen mange avvik frå kravet i mappegjennomgangen. Fleire av stønadsmottakarane vi har sett har ikkje levert inn prosjektrekneskap i det heile. Andre igjen har levert inn rekneskap på eit anna nivå enn kostnadsoverslaget i søknaden, slik at samanlikning med kostnadsoverslaget er vanskeleg eller ikkje mogleg. Vi kan ikkje sjå i dei sakene vi har gått gjennom at dette har stoppa utbetaling. Revisjonen vert fortald at når TFK kjem i gang med å nytte Regionalforvaltning.no legg godt til rette for å betre rutinane på dette området, og at fokuset her skal aukast. 8.4 Revisorattestasjon Revisjonskriterium: Det skal ligge føre revisorattestert rekneskap før siste utbetaling skjer Mappegjennomgangen viser at det er variasjonar i etterlevinga av dette kravet, fordi rekneskapen og attestasjon ikkje alltid ligg føre ved siste utbetaling. 8.5 Revisor sin vurdering Stiller Telemark fylkeskommune krav til resultatrapportering og innhentar slike? TFK stiller for det meste krav om sluttrapportering. Vi finn at det kan variere kor tru tilskotsmottakar er på rapportere konkrete resultat på måla som føreligg i søknaden. Revisor meiner TFK bør sette tydelegare krav i tilskotsbrevet om at det skal rapporterast på dei mål og tiltak som føreligg i søknaden. Uansett lengde på prosjektet (eittårig eller treårig) ber TFK berre om sluttrapport. Revisor meiner TFK bør krevje inn ein skriftleg årleg resultatrapport når prosjektet går over fleire år. Dette bør danne grunnlag for vurdering av vidare tilskot. Telemark kommunerevisjon IKS 23

Kontrollerer Telemark fylkeskommune rapporteringa frå tilskotsmottakar og vurderer tilskotsbeløpet ut frå dette? Det kan ikkje dokumenterast at TFK faktisk kontrollerer resultata frå prosjekta og så vurderer vidare tilskotssum. Denne kontrollen er viktig for å eventuelt stoppe prosjekt ein ser ikkje vil nå venta resultat. Med omsyn til intensjonen bak midlane om verdiskaping er det viktig å vri bruken av midlar mot område som gjev verknader og skru att der utviklinga ikkje gjev ynskt resultat. Sørgjer Telemark fylkeskommune for å få innlevert prosjektregnskap som kan samanliknast med kostnadsoverslaget? Det skal koma klar fram korleis midlane er nytta. TFK ser ikkje ut til å ha gode nok rutinar for å innhente prosjektrekneskap. For kontroll med bruk av midlane er det viktig å samanlikne prosjektrekneskapen med opphavleg kostnadsoverslag. Dette er viktig for å kontrollere at tilskotet ikkje er større enn den faktiske kostnaden i prosjektet. Dette gjer det ikkje mogleg eller vanskeleg å samanlikne opprinnleg kostnadsoverslag med faktiske kostnader Har revisor har attestert rekneskapen før siste utbetaling skjer? Her finn revisor variasjon i etterleving av krav, fordi rekneskapen ikkje alltid ligg føre ved siste utbetaling. 9 Registrering av inngåtte forpliktingar Er tilskota registrert på ein slik måtte at Telemark fylkeskommune har oversikt over inngåtte forpliktingar? Revisjonskriterium: Telemark fylkeskommune registrerer inngåtte forpliktingar og har kontroll på storleiken av desse Telemark fylkeskommune fører register på alle søknadar som har fått tildelt stønad og kva storleik stønadssummane har. Dett registeret er grunnlaget for våre figurar i del 2. 9.1 Revisor sin vurdering Registrerer Telemark fylkeskommune inngåtte forpliktingar og har kontroll på storleiken av desse? TFK ser ut til å ha gode rutinar for registrering av inngåtte forpliktingar. Telemark kommunerevisjon IKS 24

10 Revisor sin konklusjon og tilrådingar Varetek Telemark fylkeskommune forvaltningsoppgåva med KRD -midlar på ein forsvarleg måte? Vi har funne brot på gjeldande retningsliner innan fleire område under våre undersøkingar. Dei distriktspolitiske midlane skal som hovudregel tildelast innan det distriktspolitiske verkeområdet. Revisor meiner at den samla forvaltninga av midlane er i strid med denne hovudregelen, ved at ein større del av midlane er tildelt organisasjonar lokalisert utanfor verkeområdet enn innanfor. I følgje retningslinene for forvaltning av kap. 551 post 60 kan fylkeskommunen nytte noko av midlane utanfor verkeområdet for å medverke til å løyse ut regionale potensial for verdiskaping, men opplysningar om det distriktspolitiske verkeområdet har ikkje gått fram av dei saksutgreiingane vi har sett. Ein har såleis ikkje hatt eit synleg fokus på om ein tildeler i samsvar med hovudregel, eller som eit unntak frå hovudregel. Fråvik frå hovudregelen gir også ein risiko for at tildelt støtte er i strid med EØS-avtalen. Revisor meiner at forvaltninga av kap. 551 post 60 midlane i Telemark fylkeskommune i for stor grad ber preg av tildeling gjennom nettverk, og at sakshandsaminga i for stor grad kviler på munnleg praksis. Telemark fylkeskommune har nokre skriftlege rutinar som også dekker forvaltninga av post 60 midlane, men dei er å finne ulike stader i organisasjonen, og det vert noko stykkevist og delt. Vi meiner at det er behov for ei avklaring av ansvar og kva forvaltningsoppgåver som faktisk fylgjer midlane. Det er revisor sitt inntrykk at Telemark fylkeskommune er sterkare i prosjekta si startfase enn på oppfølging av resultat. Vi har sett fleire døme på at tilskota går til utbetaling sjølv om ein ser at resultatet ikkje vert som venta eller sentral dokumentasjon som til dømes prosjektrekneskap og revisorattestasjon manglar. Rolla som regional utviklingsaktør er ei av fylkeskommunens viktigaste oppgåver. Ein bør difor samle og betre rutinane på dette forvaltningsområdet transparens, likebehandling og å vere føreseieleg er viktige prinsipp å ivareta. Vi har spurt: 1. Har regionalstøtte, etter kap. 551 post 60, som hovudregel vorte tildelt innanfor det distriktspolitiske verkeområdet i Telemark? Ut frå våre funn meiner vi at Telemark fylkeskommune har brote med hovudregelen om at tildeling av midlane skal skje innan det distriktspolitiske verkeområdet. I åra 2009-2011 har det til saman vorte utbetalt meir midlar til organisasjonar lokalisert utanfor verkeområdet enn inn i verkeområdet. Midlane vil i fyrste rekke skape aktivitet der mottakarorganisasjonen er lokalisert. Midlane innan kap. 551. post 60 skal styrke grunnlaget for busetjing og verdiskaping i område og landsdelar med særlege utfordringar, og skal i hovudsak brukast innanfor det distriktspolitiske verkeområdet (sone 3 og 4). Ei rekke av prosjekta som har fått tildelt midlar er fysisk lokalisert i sone 1 altså geografisk plassert utanfor verkeområdet. Vi fann at Telemark kommunerevisjon IKS 25

prosjekta lokalisert i sone 1 i liten grad har hatt eit særleg fokus retta inn mot verkeområdet, men har heller hatt nedslagsfelt i heile Telemark. Telemark fylkeskommune bør i større grad ta omsyn til hovudregelen om at tildeling av midlar etter kap. 551 post 60 skal skje inn i verkeområdet. 2. Omtalar saksutgreiinga i tildeling av distriktspolitiske utviklingsmidlar regelverket og dei faktiske forholda knytt til det geografiske verkeområdet? Revisjonen kan ikkje finne at regelverk og dei faktiske forholda blir omtala i saksutgreiingane. Fakta knytt til det geografiske verkeområdet for dei distriktspolitiske verkemidlane (post 60) bør etter vår vurdering koma fram i saksutgreiinga og vere grunnlag for fylkesrådmannens innstilling. 3. Har Telemark fylkeskommune retningsliner som seier noko om målgruppe og tildelingskriterium for midlane? Telemark fylkeskommune har ikkje retningsliner som seier noko om målgruppe og tildelingskriterium for midlane. Revisor meiner at det er naturleg at TFK er ein tydelegare premissleverandør for korleis midlane skal prioriterast og nyttast. Revisor meiner det er viktig at Telemark fylkeskommune vert tydelegare på kva målgrupper og prioriteringar ein ynskjer å gjere i Telemark, slik at det ikkje er den meir eller mindre tilfeldige søkarmassen som vert styrande for korleis midlane vert brukt. Retningsliner på området kan bidra til at fylkeskommunen vert ein tydelegare premissleverandør. Telemark fylkeskommune bør utarbeide eigne retningslinjer som definerer målgruppe og tildelingskriterium for midlane. 4. Har Telemark fylkeskommune sørgd for at kunngjering om midlane når heile målgruppa? Telemark fylkeskommune har ikkje kunngjort midlane og har med det ikkje sikra at informasjonen når heile målgruppa. Kunngjering skal sikre at distriktsutviklingsmidlane faktisk når dei aktørane midlane er tiltenkt. Revisor meiner det har vore risiko for forskjellsbehandling når TFK har nytta nettverk og samarbeidspartnarar til å informere om midlane. Revisor meiner TFK ikkje har sikra lik behandling av aktørane og transparens i sakshandsaminga. Telemark fylkeskommune bør kunngjere midlane. Det bør gjerast på ein slik måte at ein når heile målgruppa. Vidare bør kunngjeringa seie noko om formålet med ordninga, tildelingskriterium, kva opplysningar søkaren må gje i søknaden, og eventuell tidsfrist. 5. Fylgjer Telemark fylkeskommune sentrale sakshandsamingskrav og gjeldande retningsliner ved godkjenning av søknad? Vurderer sakshandsamar eigen habilitet i dei sakene han/ho handsamar? Telemark kommunerevisjon IKS 26

Telemark fylkeskommune kan ikkje dokumentere at sakshandsamar vurderer eigen habilitet i dei sakene han/ho handsamar. Revisor understrekar at det ikkje føreligg krav om at ein skriftleg skal dokumentere at det er gjort habilitetsvurdering. På den andre sida meiner revisor at eit saksområde som dette der ein baserer mykje på nettverk og skjønn, kan tenke seg at nettverka i seg sjølv - for ein søkar som ikkje er ein del av desse nettverksforbindelsane kan bidra til å svekke tilliten til sakshandsaminga. Revisor meiner fylkeskommunen difor bør vurdere å legge inn rutinar som sikrar at sakshandsamar vurderer eigen habilitet i høve kvar søknad og at dette kan dokumenterast. Kontrollerer sakshandsamar søkars informasjon som har betyding for stønadsbeløpet? Telemark fylkeskommune kan ikkje dokumentere at det vert ført kontroll med berekningsgrunnlaget som er grunnlag for stønadsbeløpet. Ein slik kontroll er viktig bl.a. for å undersøke om søknaden inneheld tilstrekkelig grunnlag for dei summane det er søkt om. Fylkeskommunen bør innføre skriftlege rutinar som sikrar at ein slik kontroll vert utførd, og avklare kven som har ansvar for å utføre han. Inneheld prosjektsøknadane ein prosjektplan med etterprovbare og realistiske mål med milepælar, aktivitets- og resultatutgreiingar, kostnadsoverslag og finansieringsplan? TFK har ikkje skriftlege rutinar for å hente inn prosjektplan eller for kva ein prosjektplan/søknad innan dette området skal innehalde. Mappegjennomgangen synte likevel at det er praksis på å innhente prosjektplanar. Kvaliteten på prosjektplanane varierer og TFK bør sette krav om kva ein prosjektplan/søknad skal innehalde slik at alle søknadar til dømes inneheld milepælar og aktivitetsplanar. Nokre prosjekt har mål som revisjonen meiner er svært vide. Vide mål gjer avtala om kva ein faktisk har fått stønad til meir uklar. Vide mål gjer det vanskeleg å vurdere realismen i prosjekt og å etterprøve resultat. På den andre sida har revisor forståing for at det innan utviklings- og nyskapingsområdet kan være utfordrande å være klinkande klar på kva resultat ein ynskjer å nå. Hovudfunnet er at det føreligg kostnadsoverslag og finansieringsplan i søknadane, men vi har funne avvik. Fylkeskommunen bør ha skriftlege rutinar/mal for kva ein prosjektplan skal innehalde Er stønadstildeling vurdert til å vere i tråd med nasjonale føresetnader og mål, samt mål, strategiar og handlingsprogram på fylkesplan? Telemark fylkeskommune syner god praksis på vurdering av søknader opp mot fylkeskommunale mål og planar. Revisor meiner fylkeskommunen bør vurdere å gjere tydelegare prioriteringar på kva fylkeskommunale mål ein ynskjer å styre kap. 551 post 60 midlane mot (jamfør del 2.3 og 3 i denne rapporten). I høve til nasjonale mål, registrerar og rapporterer fylkeskommunen prosjekt innanfor nasjonale kategoriar som er omfatta av nasjonale målsettingar. Fylkeskommunen er i årleg dialog med Kommunal- og regionaldepartementet på dette området. Vert det gjort vurderingar av om midlane ikkje nyttast til investeringar i og/eller ordinær drift eller velferdsproduksjon? Det føreligg ikkje dokumentasjon på sakshandsamars vurdering av kostnadsoverslaget som føreligg i søknaden. I intervju vert det sagt at denne vurderinga tar sakshandsamar munnleg med den enkelte aktør. Telemark kommunerevisjon IKS 27

Vert avgjersle om tildeling skriftleg dokumentert? TFK har god praksis for dokumentasjon på vedtak om tildeling. 6. Utformar og formidlar Telemark fylkeskommune tilskotsbrev etter gjeldande sakshandsamingsreglar og retningslinjer? Er innvilga søknadar bekrefta med eit tilskotsbrev som tilfredsstiller pålagte krav? TFK syner god praksis på at innvilga søknader vert bekrefta med eit tilskotsbrev. Innhaldet i tilskotsbrevet kan likevel betrast og i større grad tilpassast individuelle krav som vert sett til stønadsmottakar. Tilskotsbrevet er viktig for å synleggjere kva premisser som fylgjer midlane. Tilskotsbrevet bør og innehalde formål og kva slag tiltak midlane kan brukast til. Det er viktig at primissane og krava som TFK set i tilskotsbrevet faktisk vert fylgd opp ved seinare del- og sluttutbetlingar. Er tilskotsbrev signert av tilsett med budsjettdisponeringsmynde? TFK sin praksis at tilskotsbreva har vorte signert og anvist av ein tilsett ved team økonomi har ikkje vært i samsvar med fylkeskommunens delegeringsreglement og rutinar for attestasjon og anvisning men TFK har frå 2012 endra rutinane på dette området, ved at det nå skal være tilsette med budsjettdisponeringsmynde som skal anvise, altså ikkje tilsette på økonomi. Dette bør da også synleggjerast ved signaturen på tilskotsbreva. Er tilskota attestert og er det kontrollert at utbetalingsforslaget er i tråd med vedtaket om tilskot? TFK har skriftlege rutinar for at kravet om tilskotsutbetaling skal kontrollerast. Vi finn ikkje dokumentasjon på at kontroll er utførd men har blitt fortald at slik kontroll vert utført. Sidan ikkje formål, tiltak eller andre særskilde vilkår alltid vert lagt inn i tilskotsbrevet vil kvaliteten på denne kontrollen bli mangelfull. I praksis er det usikkerheit om kven som har ansvar for å utføre kontrollen og kva som eigentleg skal kontrollerast. Når skriftlege rutinar manglar gjer TFK seg også sårbar ved eventuell sjukdom og bruk av vikarar, eller ved nytilsetting eller anna bytte av sakshandsamar. Telemark fylkeskommune bør ha skriftlege rutinar for å avklare kontrollpunkt og at kontrollen faktisk vert utført av sakshandsamar. 7. Sørgjer Telemark fylkeskommune for at rapportering og oppfølging av tilskotsmidlar er i tråd med gjeldande retningslinjer? Stiller Telemark fylkeskommune krav til resultatrapportering og innhentar slike? TFK stiller for det meste krav om sluttrapportering. Vi finn at det kan variere kor tru tilskotsmottakar er på rapportere konkrete resultat på måla som føreligg i søknaden. Revisor meiner TFK bør sette tydelegare krav om at det skal rapporterast på dei mål og tiltak som føreligg i søknaden. Uansett lengde på prosjektet (eittårig eller treårig) ber TFK berre om sluttrapport. Revisor meiner TFK bør krevje inn ein skriftleg årleg resultatrapport når prosjektet går over fleire år. Telemark kommunerevisjon IKS 28

Telemark fylkeskommune bør hente inn skriftleg årleg resultatrapportering (undervegsrapportering). Kontrollerer Telemark fylkeskommune rapporteringa frå tilskotsmottakar og vurderer tilskotsbeløpet ut frå dette? Det kan ikkje dokumenterast at TFK faktisk kontrollerer resultata frå prosjekta, og så vurderer vidare tilskotssum. Denne kontrollen er viktig for eventuelt å stoppe prosjekt ein ser ikkje vil nå venta resultat. Med omsyn til intensjonen bak midlane om verdiskaping, er det viktig å vri bruken av midlar mot område som gjev verknader og skru att der utviklinga ikkje gjev ynskt resultat. Sørgjer Telemark fylkeskommune for å få innlevert prosjektregnskap som kan samanliknast med kostnadsoverslaget? Det skal koma klar fram korleis midlane er nytta. TFK ser ikkje ut til å ha gode nok rutinar for å innhente prosjektrekneskap av og til føreligg det ikkje i det heile, eller tilskotsmottakar har levert inn t.d. årsrekneskap som ikkje er på same nivå som kostnadsoverslaget for prosjektet. Det gjer det vanskeleg eller umogeleg for sakshandsamar å kontrollere faktiske utgifter mot planlagde utgifter. Vi har sett fleire døme på at sjølv om prosjektrekneskap manglar, så er likevel tilskot utbetalt som vanleg. Telemark fylkeskommune bør ha ei skriftleg rutine som sikrar at sluttregnskap på rett nivå alltid vert henta inn, og at kontroll av samanhengen mellom planlagde og faktiske utgifter vert utførd. Fylkeskommunen bør også plassere ansvaret for kven som skal utføre denne kontrollen i eigen organisasjon. Har revisor har attestert rekneskapen før siste utbetaling skjer? Revisor finn variasjon av om revisorattestasjon er levert inn. Der rekneskap ikkje er levert inn føreligg (som regel) heller ikkje revisorattestasjon. Fylkeskommunen bør ha ei skriftleg rutine som sikrar at revisorattestasjon vert henta inn saman med rekneskapet. 8. Fører Telemark fylkeskommune oversikt over tilskotsbeløp og inngåtte forpliktingar? Registrerer Telemark fylkeskommune inngåtte forpliktingar og har kontroll på storleiken av desse? TFK ser ut til å ha gode rutinar for registrering av inngåtte stønadsforpliktingar. På bakgrunn av dette tilrår revisor: ----- Telemark fylkeskommune bør i større grad ta omsyn til hovudregelen om at tildeling av midlar skal skje inn i det distriktspolitiske verkeområdet Fakta knytt til det geografiske verkeområdet for den einskilde søknad bør koma fram i fylkesrådmannens sakutgreiing Telemark kommunerevisjon IKS 29

Telemark fylkeskommune bør utarbeide eigne retningsliner som definerer målgruppe og tildelingskriterium for midlane Telemark fylkeskommune bør kunngjere midlane Telemark fylkeskommune bør vurdere å samle, avklare ansvar og betre sine rutinar med forvaltinga av midlane. Det bør særleg leggast eit fokus på å betre oppfylging av resultat hjå tilskotsmottakar Telemark kommunerevisjon IKS 30

Litteratur og referanse til kjelder Lover og forskrifter: Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommunelova). Forskrift 15. juni 1994 nr. 905 om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. Lov 27. november 1992 nr. 109 om gjennomføring av hoveddelen av EØS-avtalen Lov 27. november 1992 nr. 117 om offentlig støtte Forskrift 5. desember 2003 nr. 1429 om gjennomføring av EØS-regler om unntak frå notifikasjonsplikt for enkelte former for offentlig støtte Rapportar: Olsen, Jan Erik Gran og Wike Morten (2010) Gjennomgang av tilskuddsforvaltningen i fylkeskommunene. PricewaterhouseCoopers AS. Furre Harald, Johansen Steinar, Brastad Bjørn, Gundersen Frants (2009) Effektindikatorsystem for og evaluering av kapittel 551, post 60. Harmoni innen vide rammer. NIBR, Oxford research Kobro Lars U og Vareide Knut (2011) Evaluering av kommunale og regionale næringsfond. Telemarksforsking Pedersen Henrik Stener (2012) Sammendragsrapport Evaluering av kommunale og regionale næringsfond. Rambøll Offentlige dokument: St. mld. nr. 25 (2008-2009): Lokal vekstkraft og framtidstru, Om distrikts- og regionalpolitikken Veileder - EØS-avtalens regler om offentlig støtte Veileder - Resultatmåling, Mål og resultatstyring i staten Retningslinjer Kapittel 551, post 60 tilskot til fylkeskommunar for regional utvikling. Kapittel 551, post 61 Næringsretta midlar til regional utvikling, kompensajon for auka arbeidsgjevaravgift. Vedlegg 1: Fylkesrådmannens høyringssvar Vedlegg 2: Revisjonskriterium Vedlegg 3: Metode Vedlegg 4: Dokumentasjon frå mappegjennomgangen Vedlegg 5: Stønadsmottakarar 2009-2011 Telemark kommunerevisjon IKS 31

I. Vedlegg: Høyringsuttale frå fylkesrådmannen: Telemark kommunerevisjon IKS 32

Telemark kommunerevisjon IKS 33

Telemark kommunerevisjon IKS 34