Oslo universitetssykehus HF

Oslo universitetssykehus HF Protokoll UTKAST Møtenavn: Til: Styremøte Styrets medlemmer Dato dok.: 23.06. 2010 Dato møte: 23. juni 2010 kl. 9:00-16:50 på Gaustad sykehus i Oslo. Offentlighet: Referent: Randi Borgen Tilstede: Steinar Marthinsen, Marianne Borgen, Anders Utne (ikke til stede på sak 84), Gøran Stiernstedt, Gro Balas, Ellen Christine Christiansen (ikke til stede på sak 84, 89, pkt. 7-9/sak 94), Barbro Hætta-Jacobsen (ikke til stede ved sak 84, vedtak i sak 86, 87, 88, sak 90, sak 94, sak 95), Tor Ingebrigtsen, Arnhild Hage, Bjørn Wølstad-Knudsen, Rita von der Fehr, Christina Schøndorf. Forfall: Guro Fjellanger, Vibeke Braastad Kristiansen Arne Ellingsberg (observatør), Stine Strømsøy (observatør) Tilstede fra administrasjonen: Siri Hatlen, Jan Eirik Thoresen, Morten Reymert, Tove Strand, Christina Rolfheim Bye, Rolv Økland, Cathrine Lofthus, Hans Nilsen Hauge, Kenneth Solstrand, Eva Bjørstad, Jørgen Jansen, Hulda Gudlaugsdottir, Einar Hysing, Jonette Øyen, Roar Prytz Christensen, Øystein Helland, Kari Årdal Bjercke, Nina Skylv m.fl. Tilstede: direktør konsernrevisjon Helse Sør-Øst RHF Liv Todnem Sak 73/2010 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak om leiavtale mellom Kreftregisteret og Oslo Cancer Cluster Innovasjonspark AS ble fremmet som tilleggssak og behandlet som sak 95/2010. Under sak 94/2010 Andre orienteringer: Den faglige styrking av akutt- og avgiftningsapparatet ble utvidet til å omfatte Helse- og omsorgsdepartementets

spørsmål til Helse Sør-Øst RHF om omorganisering av rustilbudet ved Oslo universitetssykehus HF. Styret godkjenner innkalling og saksliste. Sak 74/2010 Godkjenning av protokoll styremøte 27.05.2010 Styret godkjenner protokollen fra møtet 27. mai 2010. Sak 76//2010 Godkjenning av protokoll telefonstyremøte 04.06.2010 Styret godkjenner protokollen fra telefonstyremøte 4. juni 2010 Sak 78/2010 Rapportering og tiltaksoppfølging Rapporteringen omfatter hovedtall innenfor pasientbehandling, økonomi/bemanning, investeringer og likviditet. Aktiviteten innen somatikk har vært noe lavere enn forutsatt i budsjettet. Antall DRG poeng er 2,6 pst lavere enn planlagt. Innenfor voksenpsykiatrien og rus- og avhengighetsbehandling har det vært lavere aktivitet innen døgnvirksomheten enn det som var forutsatt i budsjettet og noe lavere i forhold til 2009. I den polikliniske aktiviteten (voksenpsykiatrien) har aktiviteten vært høyere enn budsjettert, og også høyere i forhold til 2009. Antall årsverk er redusert med 51 årsverk, tilsvarende 0,3 pst, sett i forhold til samme periode for 2009. Sykefraværet hittil er på 7,4 pst. Det økonomiske resultatet per mai 2010 er på minus 21,3 mill. kroner, som gir et negativt akkumulert avvik i forhold til periodens budsjett på 94,8 mill. kroner. Brukerutvalget ved Oslo universitetssykehus HF hadde avgitt en skriftlig uttalelse til saken som ble delt ut i møtet (brev datert 22.06.2010). De ansattes representanter (Bjørn Wølstad-Knudsen, Arnhild Hage, Rita Huitfeldt von der Fehr og Christina Schøndorf) fremsatte stemmeforklaring som lød: De ansattes representanter viser til protokolltilførsel til foretaksprotokoll av 03.02.2010 og til sak 33/2010, og mener at krav om aktivitetsnivå i 2010 og samtidig gjennomføring av store omstillinger er satt for høyt. Det er nå konstatert høy risiko knyttet til slitasje på ledere og ansatte, jamfør sak 79/2010. En krevende situasjon med store omstillingsprosesser er forventet å vare i flere år. Oslo universitetssykehus HF styreprotokoll 23. juni 2010 side 2 av 9

1. Styret tar rapportering per mai til orientering og tiltakene som det er redegjort for til etterretning. Styret merker seg at administrerende direktør arbeider målrettet for å redusere fristbrudd og prioritere rettighetspasienter. Administrerende direktør vil komme tilbake med en nærmere redegjørelse om dette til neste styremøte. 2. Styret understreker viktigheten av at det arbeides med å nå målene for 2010. 3. Styret ber om å få rapportering per 30.06.2010 tilsendt så snart den er ferdig utarbeidet. Styreleder vil vurdere om det er behov for å gjennomføre ekstraordinært styremøte før styremøte i september. Sak 79/2010 Ledelsens gjennomgang 1. tertial 2010 Ledelsens gjennomgang bygger på administrerende direktørs dialog med ledernivåene der hensikten er å sikre god styring og intern kontroll. Sentralt i denne prosessen er å få kunnskap om risiko, hvordan en identifiserer, prioriterer og håndterer risiko. Ledelsens gjennomgang inngår i styringssystemet for Oslo universitetssykehus HF. Sykehusets mål og oppgaver er konkretisert i oppdragdokumenter for hver klinikk. Det er månedlig lederdialog med oppfølging av resultater. Ledelsens gjennomgang vurderes som en god metode for gjensidig dialog og innsikt i organisasjonen i form av grunnlag for prioriteringer og forbedringer. Det ble gitt en presentasjon av internkontroll aktiviteten og overordnet risikobilde per 1. tertial. 1. Styret tar ledelsens gjennomgang til etterretning og ber om at styrets synspunkter blir tatt med i det videre arbeidet med utviklingen av systemet. 2. Styret vil gi anerkjennelse for det gode arbeidet som er lagt i ledelsens gjennomgang. 3. Styret konstaterer at kvalitet og pasientsikkerhet er ivaretatt på en god måte. Styret er videre tilfreds med at administrerende direktør har høyt fokus på å sikre at kvalitet og sikkerhet i pasientbehandlingen blir ivaretatt. 4. Styret er innforstått med den høye gjennomføringsrisikoen knyttet til gjennomføring av omstilling innen hovedstadsområdet og belastning for ansatte og ledere. 5. Styret ser at omstillingen i Oslo universitetssykehus HF ikke kan gjennomføres uten at omstillingskostnadene blir dekket med nødvendig tilførsel av likviditet i tråd med oppsummeringen fra møte 8. mars 2010 mellom representanter fra styret i Oslo universitetssykehus HF og ledelsen i Helse Sør-Øst RHF. Sak 80/2010 Nummerert brev fra revisor Revisor har oversendt brev til ledelsen etter årsoppgjør revisjonen for 2009. I brevet, som er datert 7. juni 2010, er det påpekt områder som bør ha et særskilt fokus i 2010 og/eller bør være gjenstand for rutinemessige forbedringer. Oslo universitetssykehus HF styreprotokoll 23. juni 2010 side 3 av 9

Styret tar orienteringen om oppfølging av revisors brev datert 7. juni 2010 til etterretning. Sak 81/2010 Tema: Klinikk for kirurgi og nevrofag Det ble gitt en presentasjon av klinikken ved klinikkleder Siri Vedeld Hammer. Styret tar presentasjonen til orientering. Sak 82/2010 Kommunikasjonsstrategi i Oslo universitetssykehus HF Styret har i styremøte 24.03.2010 behandlet som orienteringssak Kommunikasjonsstrategi og kommunikasjonsutfordringer (sak 36/2010). Det har vært arbeidet videre med innhold og hovedpunktene i strategien for perioden 2010-2012 ble presentert i saken. En utfyllende strategi ble delt ut i møtet. Styret tar saken til orientering. Sak 83/2010 Status overføring til Akershus universitetssykehus HF og Vestre Viken HF Som del av Helse Sør-Øst RHF styrevedtak 108-2008 skal et pasientgrunnlag tilsvarende ca 160 000 personer overføres fra Oslo universitetssykehus HF til Akershus universitetssykehus HF. Ansvaret for flere lokal- og områdefunksjoner skal også overføres til Vestre Viken HF. I styremøte 29. april 2010 (sak 46/2010) ble det påpekt viktigheten av å arbeide med å redusere risiko og sikre forutsigbarhet i prosessene. I denne saken ble styret orientert om status og risikobildet. 1. Styret tar redegjørelsen til orientering. 2. Styret tar til etterretning framlagte statusrapporter, inklusive risikovurderinger og tiltak 3. Styret ber seg forelagt plan for endring av pasientstrømmer og plan for ut- og innfasing av aktivitet når disse foreligger. Sak 84/2010 Ressurssenter for bemanningstilpasning Møtet ble lukket for publikum under behandling av saken jfr. offentleglova 23. Sak 85/2010 Status for integrasjon DAG 2 Ved Dag 2 skal det være lagt til rette for at Oslo universitetssykehus HF i organiseringen av pasientbehandlingen skal kunne fungere som ett helhetlig og Oslo universitetssykehus HF styreprotokoll 23. juni 2010 side 4 av 9

integrert sykehus. Dette betyr at først når Dag 2 er gjennomført, vil det være fullt ut mulig å flytte pasienter og personell mellom de tidligere helseforetakene. Det er iverksatt en rekke prosjekter innen ulike områder for å nå Dag 2 og anslått tidspunkt er 13. september 2010. Det ble i møtet gitt status for de ulike prosjektene. Møtet ble lukket for publikum under deler av saken jfr. offentleglova 23. Styret tar saken til orientering. Sak 86/2010 Ny felles inntektsmodell for Helse Sør-Øst RHF Helse Sør-Øst RHF sitt arbeid med ny kriteriebasert inntektsmodell vil ha stor betydning for Oslo universitetssykehus HF. Primært vil det påvirke nivået på det helsetilbud som kan tilbys Oslos og regionens befolkning i fremtiden. Videre vil det ha betydning for omfanget av de omstillingsutfordringer Oslo universitetssykehus HF vil stå overfor de nærmeste årene. Det er i tidligere styremøter blitt orientert om saken (sak 49-2010 og sak 62-2010). Det ble gitt en orientering om Helse Sør-Øst RHF styrebehandling av saken fra møte 9. juni 2010 (sak 41-2010. Styret tar redegjørelsen om ny inntektsmodell i Helse Sør-Øst RHF til orientering. Sak 87/2010 Mål og budsjett 2011 og økonomisk langtidsplan 2011-2014 Helse Sør-Øst RHF har behandlet ovennevnte sak i styremøte 9. juni 2010 som skisserer hovedtrekkene i finansieringen av Oslo universitetssykehus HF. Betydning og konsekvenser av rammebetingelsene har blitt gitt i styremøte 4. juni 2010 (sak 72/2010) og utfyllende gjennomgått i dette møtet. Det arbeides med et foreløpig budsjett for Oslo universitetssykehus HF for årene 2011-2013. Formålet er å synliggjøre kostnadsreduksjonen som foretaket må gjennomføre i ordinær drift og sikre et resultat i balanse i tråd med eiers krav. 1. Styret tar redegjørelsen om foreløpig langtidsbudsjett 2011-2013 til orientering. 2. Styret tar til orientering de investeringsplanene som er gjengitt i avsnitt 7 i styresak 78-2010 for investeringer i videreføring av eksisterende drift i Oslo universitetssykehus HF fram mot dag 3 og dag 4 og ber administrasjonen gjennomføre investeringsplanen slik den framgår av brev av 15.06.2010 fra Oslo universitetssykehus HF til Helse Sør-Øst RHF. Styret tar videre til etterretning at dette må skje innenfor det vedtatte fullmaktsregime for investeringer i Helse Sør-Øst RHF. Styret tar til etterretning at Oslo universitetssykehus i tråd med oppsummering etter møte 8. mars 2010 fortsetter den løpende dialogen med Helse Sør-Øst RHF. Oslo universitetssykehus HF styreprotokoll 23. juni 2010 side 5 av 9

3. Styret ber om å bli løpende orientert om framdriften i investeringene og prosjekteringskostnadene, herunder prognoser for sluttføring og kostnader, fortløpende på kommende styremøter. Sak 88/2010 Strategisk hovedplan for utviklings- og omstillingsarbeidet mot Dag 4 (2012) Utvikling og omstilling av Oslo universitetssykehus HF som angitt i målene for Hovedstadsprosessen, (styresak 108/2008, Helse Sør-Øst RHF), parallelt med ordinær drift krever planlegging og styring. Styret har i flere møter blitt orientert om arbeidet med strategisk hovedplan. (bl.a. sak 60/2010, sak 72/2010). Denne gang ble det nærmere redegjort for gjennomføring og oppfølging av utviklings- og omstillingsarbeidet. Styreleder bekreftet overfor styret at Helse Sør-Øst RHF er kjent med innholdet i sakene 86, 87, 88/2010 og de korresponderende vedtak. 1. Styret tar redegjørelsen til orientering. 2. Styret ber administrasjonen fortsette planlegging og gjennomføring av utvikling av Oslo universitetssykehus HF i tråd med styrevedtak 108/2008 i Helse Sør-Øst RHF og det som er redegjort for i saken. 3. Styret viser for øvrig til Helse Sør Øst RHF vedtak i styremøte 09.06.2010 (sak 42/2010) og dette styremøte sak 87-2010. Sak 89/2010 Salg av Husebybakken 6, gnr. 29, bnr. 133 Møtet ble lukket for publikum under behandling av saken jfr. offentleglova 23. Sak 90/2010 Samlokalisering av systemavhengige administrative enheter Oslo universitetssykehus HF leier i dag arealer i Forskningsveien 2 til enkelte administrative enheter. For å oppnå god og effektiv driftsituasjon er det behov for å samordne administrative enheter som er avhengige av felles systemer. Dette gjelder bl.a virksomhetene regnskap, innkjøp, saksarkiv, dokumentsenter, IKT, analyse, kvalitet, Fou. Sykehuset har ikke arealer selv innenfor Gaustad eller i Kirkeveien hvor disse enhetene i sin helhet kan samlokaliseres. Ordningen vil også bidra til å forenkle strategiske flyttinger av den kliniske aktiviteten. I eksisterende leieavtale, som i hovedsak løper ut 2021, har det åpnet seg mulighet til å utvide leieobjektet. 1. Styret tar redegjørelsen om behov for samlokalisering av systemavhengige administrative enheter til orientering. Oslo universitetssykehus HF styreprotokoll 23. juni 2010 side 6 av 9

2 Styret tar til orientering at administrerende direktør vil innlede forhandlinger med eier av Forskningsveien 2 med sikte på å utvide leide lokaler. 3 Administrerende direktør gis fullmakt til i samråd med styreleder å inngå ny utvidet leieavtale dersom det oppnås enighet om en tilfredsstillende avtale. 4 Styret bes om å bli orientert om saken. Sak 91/2010 Årsoppgjør 2009 for stiftelsen: Gave fra Oslo hjemmenes vel Formålet for legatet Gave fra Oslo Hjemmenes Vel er å medvirke til forskning innen hjerte- og blodkarsykdommer. Oslo universitetssykehus HF sitt styre er, i følge statuttene, styre for legatet. Styret godkjenner årsregnskap for 2009 for legatet Gave fra Oslo Hjemmenes vel. Sak 92/2010 Årsplan for styret i 2011 1. Styret vedtar følgende tidspunkter for styremøter for 2011 Onsdag 16. februar klokken 8-16 Torsdag 31. mars klokken 8-16 Torsdag 28. april klokken 8-16 Torsdag 26. mai klokken 8-16 Torsdag 23. juni klokken 8-16 Torsdag 29. september klokken 8-16 Torsdag 27. oktober klokken 8-16 Torsdag 24. november klokken 8-16 Onsdag 14. desember klokken 8-16 2 Styret vil avholde et styreseminar onsdag 28. september 2011, klokken 17-22. Sak 93/2010 Protokoll fra Styremøte i Helse Sør-Øst RHF Styret tar foreløpig protokoll fra styremøte 9. juni 2010 i Helse Sør-Øst RHF til etterretning. Sak 94/2010 Andre orienteringer 1. Status drift Aker 2010/2011 2. Pasientrettigheter: ventelisteadministrering 3. Redegjørelse om den faglige styrkingen av akutt- og avgiftningsapparatet Oslo universitetssykehus HF styreprotokoll 23. juni 2010 side 7 av 9

Saken ble utvidet med en orientering av klinikkleder for Klinikk for psykisk helse og avhengighet om rusbehandlingstilbudet i Oslo universitetssykehus HF. Følgende dokumenter ble delt ut i møtet: Spørsmål fra Helse- og omsorgsdepartementet om rusbehandlingstilbudet ved Oslo universitetssykehus, meddelt i mail fra Helse Sør-Øst RHF av 18.06.2010. 2 notater til Helse Sør-Øst RHF av 22.06.2010: Det ene omhandler vurdering av det samlede behovet for akutt- og avgiftningstilbud i Osloregionen sett i forhold til den eksisterende kapasiteten på området ved etableringen av Rusakutten og avviklingen av Montebello og en oversikt over utviklingen i ventetider på akutt/avgiftningsbehandling fra 2007 og frem til 1. tertial 2010. Det andre notatet omhandler en redegjørelse for sykehusets bruk av 50 mill. kroner som var forutsatt brukt til etablering av Rusakutt i forbindelse med Regjeringens tiltakspakke i 2009. Det ble også lagt fram brev fra Rusmisbrukernes interesseorganisasjon, RiO. 4. Orientering om samhandling med Oslo kommune 5. Status i formalinsaken 6. Status flytting av hjertekirurgi 7. Orientering om korrespondanse lukket behandling 8. Status lønnsoppgjøret lukket behandling 10 Status lokalsykehusfunksjoner rehabilitering i samarbeid med Sunnaas sykehus HF 11. Orientering fra foretaksmøte 15.06.2010 i Oslo universitetssykehus HF 12. Referat fra møte i Brukerutvalget 26.04.2010. 13. Foretaksprotokoll Helse Sør-Øst RHF 08.06.2010 delt ut i møtet. Styret tar saken til orientering. I tilknytning til pkt. 3, Redegjørelse om den faglige styrking av akutt- og avgiftningsapparatet ble det gjort følgende enstemmige vedtak: Styret ble orientert av Øystein Meland om styrkingen av rusområdet. Styret ser det som viktig at en fortsetter arbeidet med å styrke rusområdet og vil fortløpende overvåke behovet for en ytterligere styrking av tilbudet. Sak 95-2010 Leieavtale mellom Kreftregisteret og Oslo Cancer Cluster Innovasjonspark As Kreftregisterets nåværende leieavtale i Fridtjof Nansens vei 17/19 utløper 31.10.2012. Kreftregisterets arealbehov antas å øke i en framtid. I forbindelse med etablering av Oslo Cancer Cluster på Montebello nær Radiumhospitalet og planer om oppføring av nytt bygg for å samle kreftmiljøet i Norge i Ullernchaussen er Kreftregisteret gitt anledning til å leie arealer i bygget. Leieforholdet er planlagt å starte 01.09.2013. Oslo universitetssykehus HF styreprotokoll 23. juni 2010 side 8 av 9

Styret gir administrerende direktør sammen med styreleder fullmakt til å inngå ny leieavtale sammen med Kreftregisteret etter nærmere avklaring med Helse Sør-Øst RHF. Steinar Marthinsen Styreleder Göran Stiernstedt Nestleder Marianne Borgen Barbro Hætta-Jacobsen Gro Balas Guro Fjellanger Arnhild Hage Ellen Christine Christiansen Anders Utne Vibeke B. Kristiansen Tor Ingebrigtsen Bjørn Wølstad-Knudsen Christina Schøndorf Rita von der Fehr Oslo universitetssykehus HF styreprotokoll 23. juni 2010 side 9 av 9