NAMDALSEID KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 20.01.2015 Møtetid: Kl. 09.00 Møtested: Møterom Dåapma De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/15 Referatsaker 002/15 003/15 004/15 005/15 006/15 007/15 Oppfølging av besøk på enhet teknisk kultur og service Særskilt orientering fra rådmannen avvikshåndtering, status og rutiner Særskilt orientering fra rådmannen rutiner for avhendelse/salg av utstyr Henvendelser fra innbygger vedr. kommunens rutiner og saksbehandling ved deponering/tipplasser for fyllmasser Kontrollutvalgets årsrapport 2014 til kommunestyret Besøk ved kommunal enhet Steinkjer 13.01.2015 Nils Kristian Lie/s/ leder Einar Sandlund kontrollsekretær E-post: einar.sandlund@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 77 Mob. 938 97 555
SAK 001/15 REFERATSAKER Kontrollutvalget 20.01.2015 Einar Sandlund 001/15 420-1725-5.3 Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet /Ikke vedlagt 1. KMD Høring forslag til endringer i lov om interkommunale selskaper 2. Namdalseid Kst. vedtak KU sinårsplan 2015 3. 4. 5. kommune Kontrollutvalget i Namdalseid Namdalseid kommune KMD Postjournal 2014 U.off/Offl. 13, Fvl. 13 Regnskapsavslutning 2014/budsjett 2015 Høring Foreslår å oppheve samkommunemodellen SAK 002/15 OPPFØLGING AV BESØK PÅ ENHET TEKNISK KULTUR OG SERVICE Kontrollutvalget 11.11.2014 Einar Sandlund 026/14 420-1725-5.3 Kontrollutvalget 20.01.2015 Einar Sandlund 002/15 420-1725-5.3 Saken legges frem uten forslag til vedtak Referat etter møte og besøk på Teknisk enhet 28.08.14 u.off. jfr. Offl 14 og 16 Ingen. Tilleggsopplysninger Viser til behandling i kontrollutvalget den 11.11.2014, sak 026/14, hvor det ble fattet slikt vedtak:
Saken utsettes til førstkommende møte for at kontrollutvalget vil treffe hovedverneombud og verneombud teknisk.. Hovedverneombud og verneombud teknisk er innkalt til kontrollutvalget i særskilt brev datert 15.12.14. Det har ikke fremkommet øvrig nye opplysninger i saken Kontrollutvalget gjennomførte den 23.09.2014 besøk ved enhet teknisk kultur og service. Besøket ble gjennomført for å bli kjent med og å få nærmere kunnskap om kommunens tekniske, kulturelle og servicetjenester. Enhetens oppgaver favner vidt og bredt med stor grad av utrettet virksomhet, og stor kontakt med brukere og publikum. Kontrollutvalget stilte spørsmål og fikk svar på det de spurte om.ved besøket deltok kontrollutvalgets medlemmer, hovedrevisor og utvalgets sekretær. Besøkene var delt i 3 sekvenser: 1. Møte med enhetsleder 2. Møte med hovedtillitsvalgt for Fagforbundet og Delta 3. Møte med hovedverneombud. Med bakgrunn i besøket er det skrevet et internt referat som grunnlag for kontrollutvalgets behandling/oppfølging av besøket. Kontrollutvalget møtte ikke verneombudet for uteseksjon teknisk og utvalget har således bedt om at vedkommende inviteres til å komme og orientere om sin virksomhet under behandlingen. Saksbehandler viser til ovenforstående og legger saken frem for kontrollutvalget til behandling uten forslag til vedtak SAK 003/15 SÆRSKILT ORIENTERING FRA RÅDMANNEN AVVIKSHÅNDTERING, STATUS OG RUTINER Kontrollutvalget 20.01.2015 Einar Sandlund 003/15 420-1725-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Ingen. Ingen Kontrollutvalget har bedt rådmannen om å gi en særskilt orientering vedrørende status og rutiner på kommunens avvikshåndtering
SAK 004/15 SÆRSKILT ORIENTERING FRA RÅDMANNEN RUTINER FOR AVHENDELSE/SALG AV UTSTYR Kontrollutvalget 20.01.2015 Einar Sandlund 004/15 420-1725-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Ingen. Sak 028/14 i kontrollutvalget Kontrollutvalget fattet i sak 028/14 slikt vedtak: Kontrollutvalget ber om at rådmannen gir en generell orientering om kommunens rutiner for avhendelse av utstyr i førstkommende møte. SAK 005/15 HENVENDELSER FRA INNBYGGER VEDR. KOMMUNENS RUTINER OG SAKSBEHANDLING VED DEPONERING/TIPPLASSER FOR FYLLMASSER Kontrollutvalget 20.01.2015 Einar Sandlund 005/15 420-1725-5.3 1. Kontrollutvalget tar henvendelsene datert 11. og 28.11.14 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar rådmannens skriftlige redegjørelse datert 08.01.15 til orientering 3. Kontrollutvalget. Trykte vedlegg 1.Brev fra Alf Åge Alfsen datert 11.11.2014 2. Brev fra Alf Åge Alfsen datert 24.11.2014 3. Brev fra rådmannen datert 08.01.2015 Diverse vedlegg i brev fra Alf Åge Alfsen datert 11.11.2014 Diverse vedlegg i brev fra Alf Åge Alfsen datert 24.11.2014 Brev til rådmannen fra kontrollutvalgssekretær datert 10.11.2014.
Kontrollutvalget har mottatt to henvendelser fra Alf Åge Alfsen datert hhv. 11. og 24.11.2014 vedrørende rutiner og saksbehandling ved tildeling av deponi/tipplass i Namdalseid kommune. Utvalget ba i merknad i sin møteprotokoll datert 12.11.14 om at henvendelsen skulle fremlegges som egen sak i neste møte. Når det gjelder slike henvendelser, må kontrollutvalget selv vurdere om saken hører inn under utvalgets kompetanseområde, om de vil prioritere saken og på evt. hvilken måte. Kontrollutvalget er ikke noe klageorgan og kan ikke prøve hensiktsmessigheten i saker, jfr. merknadene til Forskrift om kontrollutvalg 4. Merknadene til samme paragraf sier videre at det ikke ligger til kontrollutvalget å vurdere den politiske hensiktsmessigheten av de vedtak som er truffet av politiske organer. Det samme gjelder vedtak truffet av rådmannen, med hjemmel i delegert myndighet. I henvendelsen datert 11.11.14 ønsker Alfsen gjennomgang av kommunens saksbehandling og rutiner ved etablering av følgende 3 deponier i kommunen: - Massedeponi ved Namdalseid kommune - Deponiet ved Storåsen industriområde - Deponimasser Ågårdsbrua I henvendelsen datert 24.11.14 ber han kontrollutvalget vise sin funksjon ved å gjennomføre kontroll og tilsyn. Han viser blant annet til innbyggertilliten til offentlig forvaltning, at lov- /regelverk blir fulgt, målrettet effektiv og etisk saksbehandling og at forvaltningen ivaretar andres tarv. Med bakgrunn i henvendelsene fra Alfsen og kontrollutvalgets merknad i sin protokoll 12.11.14 ble rådmannen i brev den 10.12.14 bedt om følgende: - Å gi en skriftlig redegjørelse til kontrollutvalget på kommunes generelle rutiner og saksbehandling på eksterne søknader på etablering av massedeponier, herunder slike deponier som kommunen selv etablerer. Rådmannens ga sin skriftlige redegjørelse datert 08.01.15, jfr. vedlegg. Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med kommunens forvaltning på vegne av kommunestyret. Utvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Saksbehandler viser videre til at kontrollutvalget ikke er noe klageorgan og skal ikke prøve hensiktsmessigheten i saker og vedtak som er truffet av politiske organer eller av rådmannen med hjemmel i delegert myndighet. Ut fra ovenfornevnte ba saksbehandler rådmannen om en skriftlig redegjørelse på kommunens generelle rutiner og saksbehandling i deponisaker. Saksbehandler viser således til vedlagte svar fra rådmannen datert 08.01.15 hvor det er gjort en grei generell redegjørelse på rutiner og saksbehandling
Saksbehandler anbefaler kontrollutvalget å ta henvendelsene fra Alfsen, og rådmannens skriftlige redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget kan imidlertid selv vurdere om de skal be revisjonen foreta en nærmere undersøkelse av saksbehandling og rutiner knyttet til slike forhold. Saksbehandler viser i så tilfelle til at det ikke er avsatt særskilte ressurser til dette. SAK 006/15 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2014 TIL KOMMUNESTYRET Kontrollutvalget 20.01.2015 Einar Sandlund 006/15 420-1725-5.3 Kommunestyret 20.01.2015 Einar Sandlund 420-1725-5.3 1. Det framlagte forslaget til Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 vedtas. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret med slik innstilling til vedtak: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 til orientering. Kontrollutvalgets årsrapport 2014 til kommunestyret Kontrollutvalgets årsplan 2014 Ifølge kommunelovens 76 har kommunestyret det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning. Til å forestå det løpende tilsynet på sine vegne, velger kommunestyret et kontrollutvalg, jfr. kommuneloven 77. Kontrollutvalgets arbeid og rapportering er nærmere regulert i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Det følger av departementets merknader til denne at kontrollutvalget ikke er underlagt annen instruksjonsmyndighet enn kommunestyrets, og at all rapportering tilbake skal skje direkte til kommunestyret. Kontrollutvalget vurderer fortløpende hvilken informasjon og hvilke saker som vil være aktuelle å presentere for kommunestyret. Kontrollutvalget har hatt den praksis at forhold som kontrollinstansen avdekker, løses på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis resulterer i rapporter til kommunestyret, jfr. forskriftens 4: Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Kontrollutvalgets årlige rapport vil derfor være en oppsummering av utvalgets arbeid i løpet av året og vil derfor være viktig informasjon til kommunestyret om det tilsyn utvalget utøver på kommunestyrets vegne.
Alle møteinnkallinger med saksdokumenter er sendt ordfører, og rådmann. Dette fungerer som en fortløpende informasjon til kommunen og det politiske miljøet.ordfører har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Ut fra tidligere praksis er det også for 2014 utarbeidet en årsrapport til kommunestyret der det er redegjort for sentrale deler av kontrollutvalgets virksomhet og aktivitet i 2014. SAK 007/15 BESØK VED KOMMUNAL ENHET Kontrollutvalget 20.01.2015 Einar Sandlund 007/15 420-1725-5.3 Kontrollutvalget avlegger besøk ved enhet **.**.2015 Ingen Ingen Kontrollutvalgets arbeids- og ansvarsområde favner bredt, og i tillegg til ordinære møter kan utvalget foreta besøk ved kommunale institusjoner og avdelinger. Slike besøk skal ikke være noe formelt tilsyns- eller kontrollbesøk, men en mulighet for kontrollutvalget å gjøre seg kjent med kommunens virksomhet. Tradisjon for slike besøk er at kontrollutvalget treffer ledelse, tillitsvalgte og brukerrepresentanter hver for seg, samt en omvisning på enheten. Generelle temaer for møtene er enhetens målsettinger, utfordringer og ressurser. Besøket gjennomføres som en egen sak i kontrollutvalgsmøtet. Siden 2011 har kontrollutvalget gjennomført 3 enhetsbesøk. Det var i 2011 ved enhet Omsorg, i 2013 ved Statland skole og Namdalseid Barne- og Ungdomsskole, samt i 2014 ved enhet teknisk kultur og service. Saksbehandler viser til at kommunale tjenester i all vesentlig utstrakt grad er brukerrettet. Besøkene som har vært gjennomført har vært mot brukerrettede tjenester. Av tjenester som ikke er besøkt gjelder det barnehage. Pleie- og omsorg ble besøkt i 2011, men har siden fått nye lokaler og endrede tjenester. Disse tjenestene er av vesentlig betydning for de av kommunenes innbyggere som har behov for disse. Ut fra årsplanen bør et besøk gjennomføres ifb. med kontrollutvalgets møte den17.03.15 eller som ekstraordinært møte. Saken legges frem for diskusjon i kontrollutvalget uten nærmere forslag på besøksenhet.