TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Fylkeshuset i Troms, fylkesrådssalen 15.5.2012 10.00 15.20 Tilstede på møtet Medlemmer Elisabeth Steen Edmund Kristoffersen Tor Zachariassen Benedikte Figenschou Varamedlem Åshild Fause (tilstede i sakene 47/12 referatsak I og 48/12) Jens Revold (tilstede i sakene 47/12 referatsak I og 48/12) Andre Fra Tromsø Parkering KF: Direktør Tore Harry Paulsen (tilstede i sak 39/12) Økonomikonsulent Anita Johansen (tilstede i sak 39/12) Behandlede saker Sak nr./år Sak 34-48/12 Fra Tromsø Havn KF: Havnestyrets leder Frid Fossbakk (tilstede i sak 41/12) Havnedirektør Halvar Pettersen (d.s.) Økonomi- og administrasjonsleder Aashild Forseth (d.s.) Fra Tromsø kommune: Byrådsleder Øyvind Hilmarsen (tilstede i sakene 37/12 og 45/12) Rådgiver Peter Reinholdtsen (tilstede i sak 37/12) Økonomisjef Geir Andersen (tilstede i sak 45/12) Regnskapssjef Lars-Børge Rognlid (d.s.) Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann Revisor Sissel Rasmussen Forvaltningsrevisor Lene Zahl Johnsen (tilstede i sak 46/12) Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Inger Johansen Rådgiver Martin S. Krane
Blad 2 Underskrifter Elisabeth Steen sign. Tor Zachariassen sign Edmund Kristoffersen sign. Åshild Fause sign Benedikte Figenschou sign. Jens Revold sign Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 8.5.2012 som ble enstemmig godkjent.
Blad 3 Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. Lukket møte 34/12 Godkjenning av protokoll fra møtet 16.4.2012 (1) 35/12 Godkjenning av protokoll fra møtet 16.4.2012 (2) 36/12 Kostnadsoverskridelser og tapte spillemidler i forbindelse med byggingen av Tromstun skole oppfølging av kontrollutvalgssak 18/12 37/12 Utsatt sak fra møtet 16.4.2012 sak 27/12 Tromsø kommunes involvering i forbindelse med utvikling av Strandvegen 8 orientering 38/12 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2011 Tromsø Parkering X KF 39/12 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø Parkering KFs årsregnskap for 2011 40/12 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2011 Tromsø Havn KF X 41/12 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2011 42/12 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2011 Tromsø kommune X 43/12 Revisjonsbrev nr. 16 Tromsø kommunes ansvar for gjeld i Remiks Miljøpark AS 44/12 Revisjonsbrev nr. 17 Tromsø kommune bundne driftsfond pr. 31.12.2011 45/12 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø kommunes årsregnskap for 2011 46/12 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Kvalitet i eldreomsorgen orientering 47/12 Referatsaker 48/12 Drøftingssak henvendelse vedrørende Troms Kraft AS
Blad 4 OFFENTLIGE SAKER 34/12 Godkjenning av protokollen fra møtet 16.4.2012 (1) Protokollen fra møtet 16.4.2012 (1) godkjennes. Protokollen fra møtet 16.4.2012 (1) godkjennes. 35/12 Godkjenning av protokollen fra møtet 16.4.2012 (2) Protokollen fra møtet 16.4.2012 (2) godkjennes. Protokollen fra møtet 16.4.2012 (2) godkjennes. 36/12 Kostnadsoverskridelser og tapte spillemidler i forbindelse med byggingen av Tromstun skole oppfølging av kontrollutvalgssak 18/12 Felles forslag til vedtak: Saken utsettes. Ekstraordinært møte i kontrollutvalget fastsettes til mandag 11. juni kl. 14 for behandling av saken. Forslaget enstemmig vedtatt.
Blad 5 Saken utsettes. Ekstraordinært møte i kontrollutvalget fastsettes til mandag 11. juni kl. 14 for behandling av saken. 37/12 Utsatt sak fra møtet 16.4.2012 sak 27/12 - Tromsø kommunes involvering i forbindelse med utvikling av Strandvegen 8 - orientering Byrådsleder orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 38/12 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2011 Tromsø Parkering KF Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Oppdragsansvarlig revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering.
Blad 6 39/12 Kontrollutvalget uttalelse om Tromsø Parkering KFs årsregnskap for 2011 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø Parkering KFs årsregnskap for 2011. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Direktøren orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø Parkering KFs årsregnskap for 2011. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Utskrift av saksprotokoll sendt 25.5.2012 til: - Tromsø kommune v/ ordfører med gjenpart til Tromsø Parkering KF v/ styret 40/12 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2011 Tromsø Havn KF Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Oppdragsansvarlig revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering.
Blad 7 41/12 Kontrollutvalget uttalelse om Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2011 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2011. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Havnedirektøren orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2011. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Utskrift av saksprotokoll sendt 25.5.2012 til: - Tromsø kommune v/ ordfører med gjenpart til Tromsø Havn KF v/ styret 42/12 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2011 Tromsø kommune Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Oppdragsansvarlig revisor/revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering.
Blad 8 43/12 Revisjonsbrev nr. 16 (2011) Tromsø kommunes ansvar for gjeld i Remiks Miljøpark AS 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 16, og ber byrådet svare kontrollutvalget innen 20.6.2012, med gjenpart til revisjonen. 2. Når svar foreligger fra byrådet, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 16, og ber byrådet svare kontrollutvalget innen 20.6.2012, med gjenpart til revisjonen. 2. Når svar foreligger fra byrådet, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. Utskrift av saksprotokoll sendt 25.5.2012 til: - Tromsø kommune v/ byrådsleder - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor 44/12 Revisjonsbrev nr. 17 (2011) Tromsø kommune bundne driftsfond pr. 31.12.11 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 17, og ber byrådet svare kontrollutvalget innen 30.6.2012, med gjenpart til revisjonen. 2. Når svar foreligger fra byrådet, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 17, og ber byrådet svare kontrollutvalget innen 30.6.2012, med gjenpart til revisjonen.
Blad 9 2. Når svar foreligger fra byrådet, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. Utskrift av saksprotokoll sendt 25.5.2012 til: - Tromsø kommune v/ byrådsleder - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor 45/12 Kontrollutvalget uttalelse om Tromsø kommunes årsregnskap for 2011 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø kommunes årsregnskap for 2011. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til byrådet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Byrådsleder orienterte kort om kommunens årsregnskap for 2011. Byrådsleder, økonomisjef og regnskapssjef svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø kommunes årsregnskap for 2011. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til byrådet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Utskrift av saksprotokoll sendt 21.5.2012 til: - Tromsø kommune v/ ordfører 46/12 Forvaltningsevisjonsprosjekt Kvalitet i eldreomsorgen - orientering Forvaltningsrevisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer.
Blad 10 Felles forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget viser til notat av 7.5.2012 fra KomRev NORD, og ber byrådsleder sørge for at Tromsø kommune oversender dokumentasjonen revisjonen etterspør i prosjektet så snart som mulig. 2. Kontrollutvalget er orientert om forvaltningsrevisors videre fremdrift i prosjektet, og slutter seg til det. Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget viser til notat av 7.5.2012 fra KomRev NORD, og ber byrådsleder sørge for at Tromsø kommune oversender dokumentasjonen revisjonen etterspør i prosjektet så snart som mulig. 2. Kontrollutvalget er orientert om forvaltningsrevisors videre fremdrift i prosjektet, og slutter seg til det. Utskrift av saksprotokoll sendt 25.5.2012 til: - Tromsø kommune v/ byrådsleder - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 47/12 Referatsaker Referert: A. SAKSLISTER MØTER I BYRÅDET a) Byrådsmøtet 19.4.2012 b) Byrådsmøtet 25.4.2012 c) Byrådsmøtet 26.4.2012 d) Byrådsmøtet 3.5.2012 e) Byrådsmøtet 7.5.2012 f) Byrådsmøtet 10.5.2012 g) Byrådssakene 107 og 110/12 B. ÅRSREGNSKAP 2011 TROMSØ KOMMUNES ANSVAR FOR GJELD I REMIKS MILJØPARK AS a) E-post korrespondanse av 18.4.2012 fra KomRev NORD og Tromsø kommune C. VURDERING AV BUNDNE DRIFTSFOND PR. 31.12.11
Blad 11 a) Brev av 19.4.2012 fra KomRev NORD D. OVERSENDELSE RESULTAT AV EKSTERN KVALITETSKONTROLL 2011 I KOMREV NORD IKS a) Brev av 19.4.2012 fra KomRev NORD E. FORFALTE KOMMUNALE FORDRINGER MOTREGNING I SKATT, MERVERDIAVGIFT OG LEVERANDØRGJELD a) Brev av 24.4.2012 fra KomRev NORD F. NYVALG KONTROLLUTVALGET a) E-post korrespondanse av 23.4.2012 fra kontrollutvalgets leder og Tromsø kommune G. RUTINE FOR AJOURHOLD AV BRUKERTILGANGER I ELEKTRONISKE FAGSYSTEM a) Brev av 24.4.2012 fra KomRev NORD H. K-SEKRETARIATET IKS MØTE REPRESENTANTSKAPET a) Protokoll fra møte i representantskapet 27.4.2012 Felles forslag til vedtak: 1. Referatsak A: følgende saker legges frem til neste møte: 151, 168 og 174/12. 2. Referatsakene B-H tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Sak 47/12, referatsak I, omhandler habilitetsvurderinger til medlemmene Tor Zachariassen og Elisabeth Steen i forbindelse med tidligere verv som medlem av bedriftsforsamlingen i Troms Kraft AS. Tor Zachariassen og Elisabeth Steen fratrådte møtet under utvalgets behandling av habilitetsspørsmålet. Begge ble erklært inhabile ved behandling av sak 47/12 referatsak I samt sak 48/12 (iht. fvl. 6, 2. ledd), og fratrådte møtet under behandlingen av sakene. Varamedlemmene Åshild Fause og Jens Revold tiltrådte møtet. Nestleder i kontrollutvalget Edmund Kristoffersen ledet møtet videre. I. HABILITETSVURDERINGER I FORHOLD TIL SAKER SOM GJELDER TROMS KRAFT AS (ettersendt) a) Notat av 10.5.2012 fra K-Sekretariatet - for Elisabeth Steen b) Notat av 10.5.2012 fra K-Sekretariatet - for Tor Zachariassen
Blad 12 Felles forslag til vedtak: Referatsak I: Kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets vurderinger. Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Referatsak A: følgende saker legges frem til neste møte: 151, 168 og 174/12. 2. Referatsakene B-H tas til orientering. 3. Referatsak I: Kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets vurderinger. Sak 48/12 omhandler henvendelse vedrørende Troms Kraft AS og drøftinger i saken gjelder selskapskontroll og kontrollutvalgets rolle i den forbindelse. Habilitetsvurderingene av Elisabeth Steen og Tor Zachariassen er gjort i sak 47/12, referatsak I gjelder også for sak 48/12, og varamedlemmene Åshild Fause og Jens Revold deltok i behandlingen, og nestleder i kontrollutvalget Edmund Kristoffersen ledet møtet. 48/12 Drøftingssak henvendelse vedrørende Troms Kraft AS 1. Kontrollutvalget finner ikke å kunne følge opp de spørsmålsstillingene Jens Ingvald Olsen tar opp i sitt brev av 27.4.2012 til kontrollutvalget innenfor rammene av selskapskontrollen i Troms Kraft AS. 2. Jens Ingvald Olsen tilsendes utskrift av kontrollutvalgets vedtak og saksframlegget til kontrollutvalget. Felles forslag til endring: Punkt 1 endres og blir som følger: Kontrollutvalget har ikke hjemmel til å følge opp de spørsmålsstillingene Jens Ingvald Olsen tar opp i sitt brev av 27.4.2012 til kontrollutvalget innenfor rammene av selskapskontrollen i Troms Kraft AS. Nytt punkt 2 tilføyes og blir som følger: Kontrollutvalget viser til at utvalgets oppgaver i forbindelse med selskapskontroll ikke omfatter kontroll med selskapets forretningsmessige disposisjoner, ettersom dette hører inn under styrets ansvarsområde. Videre vil utvalget vise til at det tilligger aksjeeierne på generalforsamling å foreslå granskning av selskapets forvaltning eller bestemte forhold etter aksjelovens 5-25. Innstillingens punkt 2 blir nytt punkt 3.
Blad 13 Innstillingen, med de foreslåtte endringene, enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget har ikke hjemmel å følge opp de spørsmålsstillingene Jens Ingvald Olsen tar opp i sitt brev av 27.4.2012 til kontrollutvalget innenfor rammene av selskapskontrollen i Troms Kraft AS. 2. Kontrollutvalget viser til at utvalgets oppgaver i forbindelse med selskapskontroll ikke omfatter kontroll med selskapets forretningsmessige disposisjoner, ettersom dette hører inn under styrets ansvarsområde. Videre vil utvalget vise til at det tilligger aksjeeierne på generalforsamling å foreslå granskning av selskapets forvaltning eller bestemte forhold etter aksjelovens 5-25. 3. Jens Ingvald Olsen tilsendes utskrift av kontrollutvalgets vedtak og saksframlegget til kontrollutvalget. Utskrift av saksprotokoll sendt 25.5.2012 til: - Jens Ingvald Olsen Forslag til vedtak i sak 48/12 ble fremmet av Jens Revold og Åshild Fause, men ble avvist av møteleder. Årsaken for avvisningen er at forslaget ikke ligger innenfor utvalgets mandat. Protokolltilførsel fra Jens Revold og Åshild Fause: Forslaget avvist til realitetsbehandling. Forslag i tilknytning til sak om Troms Kraft spørsmål fra Jens Ingvald Olsen. Forslag til vedtak: 1. Saken rundt aksjekjøpet i Nordkraft AS er av stor prinsipiell betydning. Dette særlig fordi kursdifferansene i dette kjøpet og et annet svært nærliggende i tid, er store. 2. Tromsø kommunes tidligere og nåværende ledelse synes i liten grad å ha vært orientert godt nok fra kommunens representanter i Troms Krafts styre og besluttende organ. 3. Kontrollutvalget i Tromsø kommune ønsker med dette å følge opp saken: a) Ved å gå inn i denne saken og klargjøre om representantene for Tromsø kommune har opptrådt i tråd med eierinteressene. b) Ved å se denne i lys av planlagt eierskapskontroll og en større forvaltningsrevisjon av Tromsø kommunes eierinteresser i Troms Kraft. Rett utskrift: Finnsnes, den 21. mai 2012 Inger Johansen