FLATANGER KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 11.05.2016 Møtetid: Kl. 10.00 Møtested: Møterom II, miljøbygget De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 013/16 Referatsaker 014/16 Kontrollutvalgets uttalelse til kommunens årsregnskap 2015 015/16 Plan selskapskontroll Steinkjer 03.05.2016 Ronald Geving/s/ Leder Paul Stenstuen Kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 78 90 95 04 40 KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76, e-post: post@komsek.no,
FLATANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 013/16 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 11.05.2016 Paul Stenstuen 013/16 430-1749-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak: Referatene tas til orientering. Referater Nr Fra/Til Tittel på dokumentet 1 KomRev Trøndelag IKS Revisjonsnotat til regnskapet for 2015 Vedlagt 2 Kommunestyret Sak 20/16 Plan for forvaltningsrevisjon Ikke vedlagt 3 Kommunestyret Sak 19/16 Skatteoppkreverfunksjonen Ikke vedlagt Steinkjer 03.05.2016 Paul Stenstuen kontrollsekretær
FLATANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 014/16 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL KOMMUNENS ÅRSREGNSKAP 2015 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 11.05.16 Paul Stenstuen 014/16 430-1749-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar vedlagte forslag til uttalelse til årsregnskapet for kommunes årsregnskap for 2015. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 3. Kontrollutvalget tar Årsmelding for Flatanger kommune for 2015 til orientering. Vedlegg (til kontrollutvalgets faste medlemmer) 1. Forslag til uttalelse til Flatanger kommunes årsregnskap for 2015. 2. Revisjonsberetning 2015 datert 12.04.16 3. Flatanger kommunes årsregnskap for 2015 utsendt fra kommunen 4. Flatanger kommunes årsberetning for 2015 utsendt fra kommunen Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner 4. Kommuneloven Saksopplysninger Årsregnskapets funksjon er å gjøre rede for tilgangen på, og anvendelsen av, de midlene som er stilt til rådighet. Årsregnskapet ses i sammenheng med kommunens årsmelding - hvor det også redegjøres for arbeidet gjennom året og for hva som er oppnådd. Sammen utgjør disse derfor de viktigste dokumentene en kommune avgir i løpet av året. Årsregnskapet for 2015 Driftsregnskapet er gjort opp med et mindreforbruk på 1,6 mill. kr. Regnskapet viser at de samlede driftsinntekter og driftsutgifter var på henholdsvis 109 og 107 mill. kroner. Dette gir et brutto driftsresultat på 2,4 mill. kr.
Driftsregnskapet nøkkeltall Regnskap 2015 Budsjett 2015 Regnskap 2013 Til fordeling drift 78 270 249 76 791 000 85 654 369 Netto driftsresultat 1 937 434-726 000 1.091 752 Bruk av tidligere års avsetninger 3 047 392 1 865 000 3 408 920 Årets avsetninger 3 352 218 1 139 000-3 729 615 Regnskapsmessig mindreforbruk 1 632 608 0 771 057 Investeringsregnskapet for 2015 Sum finansiert er lik finansieringsbehovet på kr. 8,8 millioner kroner. Investeringsregnskapet er således gjort opp i balanse. Noter til regnskapet Det blir i notene til regnskapet gitt en del viktig tilleggsinformasjon som har betydning for forståelsen av regnskapet. Årsberetningen Kommunens årsberetning og årsmelding for 2015 synes å gi en helhetlig oversikt over kommunens virksomhet for året og inneholder de lovpålagte deler. Om frister for årsavslutningen Følgende frister gjelder, jfr. Forskrift om årsregnskap og årsberetning og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner: Årsregnskapet skal være avlagt innen 15. februar. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Revisjon av årsregnskapet Kontrollutvalget skal forsikre seg om at regnskapene revideres på betryggende måte, av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Flatanger kommunes årsregnskap for 2015 er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Revisor tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Revisor la fram sin uavhengighetserklæring for kontrollutvalget i sak 019/15 i møtet den 09.09.15. Revisjonsstrategien for regnskapsåret 2015 ble presentert i møtet den 16.11.15 sak 025/15. Kontrollutvalget har på denne måten påsett at regnskapet er blitt revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt revisjonsforskriftens kap. 5 (revisors kvalifikasjoner) og kap. 6 (krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Kontrollutvalget følger opp revisors arbeid bl.a. ved å motta rapporter etter gjennomgang av møteprotokoller, statusrapporter og orienteringer fra revisor mv. Revisjonsberetningen Revisor har avgitt sin revisjonsberetning den 12.04.16. Revisors beretning er avgitt uten forhold eller merknader.
Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget skal avgi uttalelse til kommunens årsregnskap. Det vises her til forskrift om kontrollutvalg 7, hvor det bl.a. heter: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet / kommunerådet eller fylkesutvalget / fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret / fylkestinget. Kontrollutvalget skal i sin uttalelse kommentere revisjonsmerknader av vesentlig karakter og eventuelle tidligere revisjonsmerknader som ikke er blitt tilfredsstillende fulgt opp. Ettersom dokumentene er en oppsummering av fjoråret, kan kontrollutvalget også kommentere andre forhold som måtte være mangelfullt fulgt opp. Saksbehandlers vurdering Revisors beretning er avgitt uten forhold eller merknader, og er en såkalt ren beretning. Kontrollutvalget har ikke mottatt nummerte brev fra revisor i forbindelse med revisjonen av årsregnskapet. Kontrollutvalget kan derfor vedta en uttalelse i tråd med vedlagte forslag. Kontrollutvalget har imidlertid anledning til å knytte ytterligere kommentarer opp mot årsregnskapet og årsmeldingen. Steinkjer 03.05.16 Paul Stenstuen kontrollsekretær
FLATANGER KOMMUNE Kontrollutvalget Flatanger kommunestyre KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL FLATANGER KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2015 Kontrollutvalget har i møte den 11. mai 2016, sak 014/16 behandlet Flatanger kommunes årsregnskap for 2015. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter, samt noter. Sammen med regnskapet foreligger rådmannens årsmelding for 2015 og revisjonsberetning avgitt av KomRev Trøndelag IKS. I forbindelse med gjennomgangen har kontrollutvalget fått muntlig orientering fra rådmann og revisor. Kontrollutvalget har fått alle de opplysninger og dokumenter som de har bedt om. Kontrollutvalget viser for øvrig til revisjonsberetningen. Kontrollutvalget mener at årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov. Årsregnskapet gir et riktig inntrykk av de forhold som omtales i årsmeldingen. Etter kontrollutvalgets vurdering er regnskapet ført i samsvar med gjeldende lover og regler. Kontrollutvalget mener at det fremlagte årsregnskap kan fastsettes som Flatanger kommunes årsregnskap for 2015. Flatanger 11. mai 2016 Ronald Geving Håvard Hårstadstrand Egil Steffensen Kopi: Formannskapet
FLATANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 016/16 PLAN SELSKAPSKONTROLL Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 11.05.16 Paul Stenstuen 016/16 430-1749-5.3 Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til det fremlagte forslag til plan for selskapskontroll 2016-2019. 2. Planen oversendes kommunestyret for videre behandling. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret. 1. Kommunestyret vedtar det fremlagte forslag til plan for selskapskontroll 2016-2019. 2. Selskapskontroll mht. Midtre Namdal Avfallsselskap IKS med forvaltningsrevisjon gis 1. prioritet. Prosjektet og dets utforming bør så langt mulig samkjøres med de øvrige deltakerne i selskapet. 3. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta omprioriteringer og endringer i planperioden. Vedlegg Forslag til plan for selskapskontroll 2016-2019, KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Sak 7/16 2. Sak 28/15 3. Sak 21/15 4. Plan for selskapskontroll 2012-2015 5. Forskrift om kontrollutvalg 6. Kommuneloven Saksopplysninger Selskapskontroll er en lovpålagt oppgave, og det er kontrollutvalgets ansvar å sørge for at det blir utarbeidet en plan for gjennomføring. For inneværende valgperiode skal slik plan være utarbeidet og vedtatt av kommunestyret innen 31.12.2016. Kontrollutvalget behandlet sak vedrørende innspill til de overordnede analyser mht. planene for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i sitt møte den 09.09.15, sak 21/15. når det gjaldt selskapskontroll pekte kontrollutvalget på Midtre Namdal Avfallsselskap, og selskapskontroll med forvaltningsrevisjon(hytterenovasjon). Kontrollutvalget ba revisor igangsette arbeidet med overordnede analyser i møte den 16.11.16.
Kontrollutvalget behandlet pånytt sak vedrørende innspill til de overordnede analyser mht. planene for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i sitt møte den 20.01.15, sak 7/16. Kontrollutvalget opprettholdt sitt vedtak i sak 21/15. Revisor har utarbeidet sitt forslag til plan for selskapskontroll. Revisors forslag er vedlagt saken og det vises til dette i sin helhet. Vurdering Selskapskontroll(og forvaltningsrevisjon) skal ha elementer av både kontroll og læring. Kommunen har valgt selskapsformen for deler av sin virksomhet og tjenesteproduksjon. Planverkene for gjennomføring av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon bør derfor ses i sammenheng. Det er kommunestyret som gjør det endelige vedtak mht. prioritering av hvilket selskap det skal utføres kontroll i. Kontrollutvalget bør imidlertid foreta en prioritering før saken oversendes kommunestyret. Det bør tas høyde for at det vil kunne oppstå endringer i løpet av planperioden. Både mht. kommunens eierinteresser i selskaper og forhold som måtte oppstå. Det anbefales derfor at kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planperioden. Det fremlagte forslag til vedtak og innstilling er i tråd med kontrollutvalgets tidligere vedtak og signaler. Kontrollutvalget har tidligere pekt på Midtre Namdal Avfallsselskap IKS og hytterenovasjon som et aktuelt tema. Det anses som viktig at kontrollutvalget diskuterer og tar stilling til formålet med en eventuell selskapskontroll med forvaltningsrevisjon mht. Midtre Namdal Avfallsselskap IKS. Dette kan imidlertid gjøres i forbindelse med en eventuell konkret bestilling hos revisor. Selskapskontroll og de enkelte prosjekters konkrete utforming bør så langt mulig samkjøres med de øvrige deltakerne i selskapet. Steinkjer 03.05.16 Paul Stenstuen kontrollsekretær