Program Innleiing v/ Elise Lunde, Presentasjon av firma og tilsette Kveldsmat Elektroniske bilag v/ Ingeborg Ueland og Elise Lunde Min Side v/ Kjell Augestad Handtering av bilag v/ Solgunn R. Madland Fakturering Purring/inkasso - Remittering v/ Ragna Nordbø Tilbakemelding - Tips, ris, ros og forslag til andre tenester Siste nytt fra lønnsområdet. v/ Gunbjørg Handeland Endra innleveringsrutiner frå 2015 Ynskje om en fast utbetalingsdato for våre lønnskunder Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi 1
Innleiing Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi 2
Elektronisk informasjonsformidling Papir er på vei ut Eksempel Dataflyt i landbruket, Tine, Nortura, Gartnerhallen Inngående fakturaer kva med dei? Frå 01.07.2012 statlige virksomheter godtar ikkje papirfakturaer Frå 01.01.2015 Kommunale virksomheter godtar ikkje papirfakturaer
Autotrans (EHF) Utveksling av elektroniske transaksjoner.
Autotrans fordeler Inngående EHF-fakturaer hentes direkte inn i Duett - uten papir eller skanning Spar tid og ressurser - enklere saksbehandling (attestering, godkjenning, oppfølging) Du får betalt fakturaer med kort kredittid innen fristen, og slipper dermed purringer, renter og gebyrer Sparer porto, konvolutt, papir og tid ved utsending EHF-faktura er umiddelbart tilgjengelig hos mottaker - ingen postforsinkelse
Erstatt permene med elektroniske bilag
Hvordan Elektronisk - ta bilde av bilaget med smartphone - bruk skanner - Videresend PDF fakturaer Send - via e-post - via dropbox
Fordeler Enklere hverdag mindre papir - regnskapet er alltid tilgjengelig Mer oppdatert regnskap - fullt integrert med økonomisystemet Spar miljøet elektronisk arkivering
Ett eksempel 1. Noter nødvendig informasjon på bilaget 2. Legg bilaget inni riktig mappe i Dropbox -betalt - ikke betalt - 3. Ved remittering/betaling av regninger - attestasjonsnivå 4. Tilgang via minside
Husk Bilagene må være lagret på lagringsmedium i Norge - Dropbox og Google Disk er ikke lokalisert i Norge - DVD, harddisk eller norsk, nettbasert lagringstjeneste Sikkerhetskopi - Lagret på annet geografisk sted enn hovedlagringsplassen Mulighet for å skrive ut de neste 10 årene
Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi 13
Min Side Registrering Legge inn ordre Skrive ut faktura Oppslag på reskontro/kunder Rådgiving Presentasjon av rekneskapen Grafiske rapportar Oppslag på nøkkeltall 24/7 Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi 14
Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi 15
Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi 16
Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi 17
MIN SIDE Prisar: Pr. mnd. 200,- + mva Inkl. Etablering/tilknytting DUETT Oppretting av 10 kunder / 10 varer Evt. tillegg for opplæring ein til ein DUETT pris og tilpassing etter kundens behov Demonstrasjon Tysdag 2. desember kl 13 Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi 18
Bilagshåndtering Reduksjon av kostnader i regnskapet starter på kontoret hjemme! Hvordan er regnskapsførers hverdag i bilagshåndteringen? Hva er våre utfordringer? Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi 19
Bilagshåndtering 1. Skill mellom virksomhetens økonomi og privatøkonomi Ha egen konto til drift Ikke bruk virksomhetens konto til fortløpende privat bruk. Ved overføring til privat, bruk et rundt beløp for eksempel en eller to ganger pr mnd 2. Ved kontantsalg,- tell opp daglig 3. Ha oversikt over bilagene dine Ha en egen perm for bilag Sorter etter fakturadato Før på betalings-/trekkdato Lever alltid originalbilag, ikke bare purringen Ved betaling fra annen konto enn drift, før dette på fakturaen Husk å levere dokumentasjon på efaktura Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi 20
Bilagshåndtering 1. Gå gjennom kontoutskriften før innlevering Syns du dette tar mye tid, vil det for regnskapsføreren din ta dobbelt så lang tid! Pass på at betalingene/transaksjonene har en faktura eller kvittering som følger med regnskapet. 2. Alle kvitteringer på kontantkjøp må attesteres Se oppstilling nedenfor, som viser i hvilke tilfeller kjøper og selger må attestere Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi 21
Bilagshåndtering Kontante salg/kjøp Selgers dokumentasjon Kjøpers dokumentasjon Merknad 1. Kjøp over kr 1 000 inkl. mva beregnet for videresalg eller direkte innsatsfaktor Ja Ja 2. Drivstoff i person- eller varetransport Ja Ja 3. Kontantvederlaget er på minst kr 40 000 inkl. mva. Ja Ja 4. Andre kjøp over kr 1 000 inkl mva. betalt med den bokføringspliktiges betalingskort 5. Andre kjøp over kr 1 000 inkl. mva betalt med kontanter 6. Andre kjøp inntil kr 1 000 inkl. mva. betalt med kontanter Nei Nei Del av kortnummer fremgår av salgsdokumentet Nei Ja Selger påfører kjøpers navn og signerer/stempler Nei Nei Kjøper påfører formål eller bruksområde, daterer og signerer 7. Andre kjøp enn 1, 2 eller 3 foretatt av ansatte (utlegg) Nei Nei Utleggsoppstilling med formål eller bruksområde vedlagt kvitteringer Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi 22
Bilagshåndtering 1. Ved tjenestereiser,- lag oppstilling over reisene Husk dokumentasjon som følger med oppstillingen 2. Elektronisk innlevering av bilag Mulig å ta bilde av kvittering Krav til kvalitetssikring Bortfall av dokumentasjon av originalbilag fra 01.07.14 Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi 23
Fakturering Purring/inkasso - Remittering Fakturering: Krav om innhald, utsjåande og tidspunkt for fakturering. Kan fakturera via vårt program (Duett) eller via «Min side». Me kan fakturere for deg. Fordel: Alltid oppdatert programvare Purring/inkasso: Vi kan purre for deg, uavhengig av om du fakturerer hos oss. 1 purring. Så sender me eventuelt saka over til vårt inkassoselskap (Alfa-Inkasso) utan kostnader for deg. Remittering: Betale regninger for deg (frå din konto). Bare aktuelt dersom det er ryddig økonomi, og penger på konto til ei kvar tid. Dette pga me har ikkje lov å prioritere kven som skal betalast først og sist. Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi 24
Forsikring gjennom NAV Sjølvstendig næringsdrivande (ikkje ansatt) Sykepengegrunnlaget er gjennomsnittlig pensjonsgjevande inntekt 3 siste år. Kan velge mellom: 65% dekning av grunnlag fra 1-16 dag 1,8% av grunnlag 100% dekning av grunnlag fra 17. dag 2,8% av grunnlag 100% dekning av grunnlag fra første sykefraværsdag 9,3% av grunnlag Forsikring for sykepenger i arbeidsgiverperioden: Lønnsgrunnlag foregåande år må ikkje overstige 40 ganger grunnbeløpet (gjennomsnitt 2013 kr. 84.204,-) Lønnsgrunnlag kr. 3.368.160,- (utbetaling til arbeidstakere) Premien er 1,2% av lønnsgrunnlaget. Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi 25
Siste nytt fra lønnsområdet A-ordningen starter 01.01.15 A-ordningen går kort sagt ut på at fem skjemaer samles i ett felles skjema. Dette nye skjemaet har fått navnet a-meldingen, og skal leveres for hver måned hvor foretaket har utbetalt lønn eller er registrert med ansatte. Skjemaer som utgår Skatteetaten har tre skjemaer som fra og med inntektsåret 2015 utgår. Dette er terminoppgave for arbeidsgiveravgift og skattetrekk (RF-1037), årsoppgave for arbeidsgiveravgift/følgeskriv LTO (RF-1025) og lønns- og trekkoppgavene (RF-1015). Siste gang disse skjemaene brukes er i januar 2015, og da for henholdsvis 6. termin 2014 (førstnevnte) og året 2014. Fra NAV forsvinner melding om arbeidsforhold til Aa-registeret (NAV 25-01.10). Dette skjemaet gjelder inn- og utmelding av arbeidsforhold til arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret. Dagens skjema brukes på inn- og utmeldinger frem til nyttår. De som i dag er plukket ut til å gi opplysninger til SSB om lønnsstatistikk, vil oppleve at dette utgår. I stedet vil alle arbeidsgivere som følge av den nye løsningen levere inn grunnlag for lønnsstatistikk i fremtiden. Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi 26
Siste nytt frå lønnsområdet Det er viktig å huske at a-melding skal sendes på alle registrerte arbeidsforhold, selv om det ikke er utbetalt lønn i måneden. Lønsopplysninger blir nå tilgjengelig for NAV, skatteetaten, SSB, Politi og Arbeidstilsynet pr. mnd. Nytt frå 2015 er at det er utbetalingsdato som blir lønningsmåned. Vi anbefaler at timelønnede går fra 10. til 9. i måneden. VIKTIG: Forskudd må lønsmeldes samme måned som det er utbetalt. 27 Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi
Siste nytt frå lønnsområdet Feriepengegrunnlag vil nå kun vise på siste lønnslipp. Lønnsinfo for kvar enkel arbeidstaker ligger tilgjengelig på altinn, slutt på Lønns og trekkoppgavene ved slutten av året. Utleggstrekk/Påleggstrekk er viktig at blir levert til lønskontoret fortløpende, så snart det er mottatt. A-meldingen sendes inn 5 i neste måned, eks. for januar blir det 5 febr. osv, viss fristen ikkje overholdes kan firma bli bøtlagt. Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi 28
Siste nytt frå lønnsområdet Endringer på ansatte må meldes fortløpende til lønningskontoret skriftlig på mail til lonn@finnoy.com og gunbjorg@finnoy.com eller pr brev til Finnøy Økonomi, lønsansvarlig. Innlevering av timer/lønsgrunnlag må sendes lønningskontoret 3 dager før lønsdato dvs. den 12 i mnd viss ein har den 15. i mnd som lønnsdato. Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi 29
Siste nytt frå lønnsområdet Arbeidsgiver må gi lønskontoret følgende opplysninger fortløpende og minimum ei veke før lønskjøring. - Arbeidskontrakt på nytilsatte som må inneholde: - - Personnummer - - Startdato - - Arbeidsforhold (fast eller midlertidig) - - Fastlønn eller timelønn - - Yrkeskode - - Naturalytelse (telefon, fri bil, forsikringer) - - Stillingsprosent - - Arbeidssted - - Bankkontonummer - - emailadresse - Yrkeskatalog finn du her: http://www.ssb.no/a/yrke Kundemøte 4. november 2014, Finnøy Økonomi 30