LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling Dato: Tirsdag 7. september 2010 Tid: Kl. 10:00 Sted: Levanger rådhus, møterom 1008 NB! MERK TID OG STED Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste 017/10 Referatsaker 018/10 Bestilling av selskapskontroll 019/10 Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon IKT i samkommunen 020/10 Oppdragsansvarlig revisor den årlige uavhengighetserklæring 021/10 Orientering fra revisor vedr. revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon 2010 022/10 Orientering fra revisor om kvalitetssikringssystemet - forvaltningsrevisjon 023/10 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2010 024/10 Kontroll og tilsyn - forslag til driftsbudsjett 2011 Eventuelt Levanger/Steinkjer, 31.08.10 Karl Meinert Buchholdt leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 78 Mob. 90 95 04 40
SAK 017/10 REFERATSAKER Kontrollutvalget 07.09.10 Paul Stenstuen 017/10 417-1719-5.3 Referat 1 KomSek Trøndelag IKS 2 Innherred samkommune KomSek Trøndelag IKS Tilbakeføring av årsoverskudd 2009 Årsregnskap/Årsberetning 2009 Levanger kommune svar på revisjonsnotat Vedlagt Vedlagt Referatene tas til orientering. SAK 018/10 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget 07.09.10 Liv Tronstad 018/10 417-1719-5.3 1. Kontrollutvalget finner ikke grunn til å endre prioriteringslisten. 2. Kontrollutvalget ber revisor utarbeide forslag til prosjektplan iht. signaler gitt i møte. Ingen 1. Kontrollutvalgets sak 022/09 2. Kontrollutvalgets sak 021/09 3. Kommunestyrets sak 059/08 4. Kontrollutvalgets sak 024/08 5. Kontrollutvalgets sak 002/08 6. Kontrollutvalgets sak 023/07 7. Kommuneloven 8. Forskrift for kontrollutvalg
Saksopplysninger Kommunestyret behandlet plan for selskapskontroll for 2008-2011 i møte den 25.06.08, under sak 059/08. Kommunestyret gjorde da slikt vedtak: 1. Kommunestyret slutter seg til Plan for selskapskontroll i Levanger kommune for 2008-2011 med følgende forslag til prioriteringsliste: Selskap Prioritet i planen Levanger Næringsselskap AS 1 Innherred Produkter AS 2 Levanger Fritidspark AS 3 Levanger Parkering AS 4 Levanger Tomteselskap AS 5 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden Det er blitt gjennomført selskapskontroll knyttet til Levanger Næringsselskap AS, jf. kontrollutvalgets sak 021/09 samt kommunestyrets sak 066/09 den 09.12.09. Innherred Produkter AS står etter dette øverst på prioriteringslisten. Iht. aksjonæroversikten i selskapets årsrapport har selskapet et relativt bredt eierskap. Nord-Trøndelag fylkeskommune, Levanger kommune og Verdal kommune er de største eierne med eierandeler på henholdsvis 50,54%, 26,18% og 12,35%. Selskapet har imidlertid både kommunale og private aksjonærer, slik at kommunelovens 80 som hjemler kontrollutvalget en utvidet (full) innsynsrett ikke vil kunne komme til anvendelse. Slik en forstår revisor er revisor ikke kjent med opplysninger som tilsier at prioriteringslisten bør endres. Vurdering Selskapskontroll kan bestå av 2 elementer, eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i selskap. Eierskapskontroll er den lovpålagte del av en selskapskontroll og er obligatorisk. Eierskapskontroll innebærer kontroll med kommunens forvaltning av og utøvelse av eierskapet. Denne delen av en selskapskontroll kan gjennomføres uavhengig av om kontrollutvalget har utvidet innsynsrett i selskapet eller ikke. Forvaltningsrevisjon kan gjennomføres som ledd i, eller i tilknytning til, selskapskontroll. Forvaltningsrevisjon i selskap vil imidlertid primært være aktuelt i selskap hvor kontrollutvalget har full innsynsrett.
SAK 019/10 RAPPORT ETTER GJENNOMFØRT FORVALTNINGSREVISJON IKT i samkommunen Kontrollutvalget 07.09.10 Paul Stenstuen 019/10 417-1719-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen merke seg revisors konklusjoner og anbefaling. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret oversender rapporten til samkommunestyret med følgende anbefaling til vedtak: Samkommunestyret tar rapporten til orientering og ber administrasjonssjefen følge opp de avdekkede forbedringspunkter. Rapport 1719/1721-1/2010 IKT i samkommunen utarbeidet av KomRev Trøndelag IKS 1. Kontrollutvalgets sak 008/10 2. Brev datert 07.01.09 fra KomRev Trøndelag IKS 3. Brev datert 05.01.09 til KomRev Trøndelag IKS 4. Forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet IKT i samkommunen 5. Kontrollutvalgets sak 022/09 6. RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 7. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 8. Forskrift om kontrollutvalg 9. Kommuneloven Saksopplysninger Kontrollutvalget valgte å prioritere IKT mht. forvaltningsrevisjon etter en henvendelse fra administrasjonen. Her ble kontrollutvalget anmodet om å vurdere kostnadene knyttet opp mot IKT. Kontrollutvalget ba revisor utarbeide forslag til prosjektplan i sak 022/09. I sitt forslag til prosjektplan skisserte revisor følgende problemstilling for prosjektet: Skiller samkommunen seg fra andre kommuner når det gjelder kostnader til IKT? Vi ser på: Regnskapsføring Kostnadsnivå Innkjøpsordning/avtaler
Avgrensning Telefoni og kopiering er vanskelig sammenlignbart, og telefoni utelates også fordi det omfatter ansattes telefonavtaler Revisor anslo prosjektets totale tidsforbruk internt hos seg til 360 timer. Forslaget til prosjektplan ble behandlet av kontrollutvalget i møte den 02.02.10, sak 008/10. Kontrollutvalget gjorde da slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget ber revisor iverksette forvaltningsrevisjonsprosjekt IKT i samkommunen 2. Kontrollutvalget ber om at prosjektet spisses noe i forhold til kontrollutvalgets fokusområder. Revisor har nå ferdigstilt prosjektet, og har avlevert sin rapport. I revisors rapport heter det bl.a. på side 4: IKT-kostnader er lite tilgjengelig i dagens systemer for rapportering, og det er derfor uoversiktlig hva dette utgjør av kostnader for kommunene. Dette er det enighet om på nasjonalt plan, men det er foreløpig lite som er gjort på området. Vi har på tross av mangler laget en sammenlikning, med en lang rekke forbehold, som vi mener kan gi en pekepinn på hvordan samkommunen ligger an i forhold til nabokommunene når det gjelder kostnadsnivå. Resultatene fra sammenlikningsanalysen viser at samkommunen til tross for økning i driftsutgiftene har lyktes med å holde et kostnadsnivå som er akseptabelt i forhold til nabokommunene. Samkommunen har stordriftsfordeler både når det gjelder innkjøp og driftsmåte i forhold til andre samarbeidsordninger. IKT-enheten drives samlet fra ett kontor og har oversikt over det meste som foregår av innkjøp innenfor IKTområdet i de to kommunene som utgjør Innherred samkommune. Under pkt. 6 konklusjon gir revisor uttrykk for at Vi mener at på bakgrunn av de forholdene vi har vurdert at målsettingene for felles IKT- tjeneste i Innherred samkommune er oppfylt. Revisor anbefaler videre kommunene om å etterspørre fremtidige KOSTRA-tall for IKTområdet. Revisor gir imidlertid også uttrykk for at det er viktig at kommunene har oppdaterte oversikter over hva og hvor mye som driftes, slik at enhetskostnadene blir korrekte og kan gi et sikrere grunnlag for sammenligninger over tid og med andre kommuner. Det vises for øvrig til revisors rapport i sin helhet. Vurdering Revisor finner, på bakgrunn av de undersøkelser som er gjort, å kunne konkludere med at IKT-enheten har lyktes med å holde et kostnadsnivå som er akseptabelt sett i forhold til nabokommunene, og for at målsettingene i forbindelse med etableringen av en felles IKTtjeneste i Innherred samkommune synes å være oppfylt.
Det er av flere årsaker viktig at en har oppdaterte oversikter over hvor mye som driftes, hva som driftes og for hvem. I denne sammenheng vil dette kunne bidra til at en vil kunne utarbeide mer presis styringsinformasjon. En vil derfor anbefale at dette blir prioriterert. Eventuelle svakheter knyttet til datagrunnlaget er en gjennomgående problemstilling i forbindelse med analysearbeid. Slike svakheter kan bl.a. skyldes et magert datatilfang og/eller skjevheter i dette. Som eksempel her kan nevnes at en eventuell uensartet regnskapsmessig rapportering vil kunne introdusere skjevheter i datagrunnlaget. I tillegg bør en være oppmerksom på at det kan være forhold knyttet til den enkelte kommune som vil kunne medføre ulikheter i produksjonen av de ulike tjenester. En bør derfor utvise en viss varsomhet ved fortolkningen. IKT-enheten er organisatorisk underlagt samkommunestyret. En vil derfor anbefale at rapporten oversendes samkommunestyret med en anbefaling til vedtak. SAK 020/10 OPPDRAGSANSVARLIG REVISOR DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETSERKLÆRING Kontrollutvalget 07.09.10 Paul Stenstuen 020/10 417-1719-5.3 Saken legges fram uten forslag til vedtak. Revisors uavhengighetserklæring (legges fram i møtet) 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget, jf. revisjonsforskriftens 15. Oppdragsansvarlig revisor vil legge fram sin egenvurdering i møte.
SAK 021/10 ORIENTERING FRA REVISOR VEDR. REVISJONSSTRATEGIEN FOR REGNSKAPSREVISJON 2010 Kontrollutvalget 07.09.10 Paul Stenstuen 021/10 417-1719-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Ingen 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder (RS 300) skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2010 i møtet. Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. SAK 022/10 ORIENTERING FRA REVISOR OM KVALITETSSIKRINGSSYSTEMET - FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget 07.09.10 Paul Stenstuen 022/10 417-1719-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering
Ingen 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Revisor ga kontrollutvalget en orientering sitt interne kvalitetssikringsarbeid knyttet opp mot regnskapsrevisjon i møte den 22.06.10. Revisor vil som anmodet gi en orientering sitt interne kvalitetssikringsarbeid knyttet opp mot forvaltningsrevisjon i møte. SAK 023/10 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 1. HALVÅR 2010 Kontrollutvalget 07.09.10 Paul Stenstuen 023/10 417-1719-5.3 1. Kontrollutvalget slutter seg til rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2010 tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om innskjerpe saksbehandlingsrutinene iht. revisors anbefaling. Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2010. Ingen Saksopplysninger Rapporten omfatter forvaltningsrevisjon fra avholdte møter 1. halvår 2010 for driftskomiteen, formannskapet og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. Revisor gir etter en helhetsvurdering uttrykk for at saksbehandlingen er bra. Revisor viser imidlertid til at finansieringen av nye tiltak ikke var klar på vedtakstidspunktet i enkelte saker, og gir videre uttrykk for at dette er et brudd med kommunelovens og budsjettforskriftens krav.
På bakgrunn av dette anbefaler revisor at saksbehandlingsrutinene blir innskjerpet på en slik måte at både de økonomiske konsekvenser og finansiering blir med, og at balansekravet i budsjettforskriftens 5 blir overholdt. For nærmere informasjon vises til den vedlagte rapport fra revisor. Vurdering En slutter seg til revisors vurdering og anbefaling. SAK 024/10 KONTROLL OG TILSYN - FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT 2011 Kontrollutvalget 07.09.10 Paul Stenstuen 024/10 417-1719-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2010 for kontrollutvalget - med en total ramme på kr. 1 374 600. Budsjettforslaget tar ikke høyde for et eventuelt ekstraordinært ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Ingen Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 16.6.2004. 2. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av 15.12.2000. 3. Kommunestyrets sak 16/08 Plan for forvaltningsrevisjon 4. Kommunestyrets sak 59/08 Plan for selskapskontroll 5. Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. 6. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den 10.05.10.
Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar i første rekke et påseeransvar, og utvalgets oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kjøp av revisjonstjenester, kjøp av sekretariatstjenester samt kontrollutvalgets egne aktiviteter. De vesentligste budsjettpostene er således kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. KomSek Trøndelag IKS (KomSek) er utvalgets operative ledd og har bl.a. ansvaret for saksutredning og oppfølging av utvalgets saker. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er revisjonsoppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jf. utredningen i forkant av selskapets stiftelse og prospekt for selskapet som deltakerkommunene sluttet seg til.) Representantskapene i de to selskapene vedtok budsjett for 2011 og økonomiplan for perioden 2011-2014 i møte den 10. mai. De øvrige kostnader er godtgjørelser mv. for kontrollutvalgets medlemmer og andre kostnader i forbindelse med møteavvikling. I tillegg er det tatt høyde for at kontrollutvalgets medlemmer skal kunne holde seg faglig oppdatert. Satsene for godtgjøring til folkevalgte mv. fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2011 som for tidligere år. På bakgrunn av dette har en satt opp følgende forslag til budsjettramme og økonomiplan for perioden 2010-2014: Budsjett og økonomiplan Budsjett Forslag Anslag 2010-2014 2010 2011 2012 2013 2014 Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv. 22 000 76 600 76 600 76 600 76 600 Kjøp av sekretariatstjenester 190 000 190 000 190 000 190 000 Kjøp av revisjonstjenester 1 108 000 1 108 000 1 108 000 1 108 000 Kjøp fra IKS der kommunen er deltager 1 250 000 Total ramme kontrollutvalget 1 272 000 1 374 600 1 374 600 1 374 600 1 374 600
Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt fastsatt av kommunestyret. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i det samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader mht. kontroll og tilsyn skal for øvrig føres på funksjon 110. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestiller rollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingen til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. Kontrollutvalget har hatt en spesiell oppmerksomhet rettet mot kommunens internkontroll og kvalitetssikringssystem. I forslaget til budsjett og økonomiplan blir det forutsatt at et eventuelt fortsatt sterkt fokus på kommunens internkontroll kan løses ved regelmessige orienteringer fra administrasjonssjefen. Saken legges med dette frem for kontrollutvalget til en diskusjon knyttet til kontrollutvalgets budsjett og anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontroll og tilsyn.