Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 25.04.2014 14/290-1 /K1-033 Deres dato Deres referanse Vår saksbehandler: Per Olav Pettersen, tlf 98 26 30 05 Representantskapet INNKALLING TIL REPRESENTANSKAPSMØTE 01/2014 Det innkalles herved til representantskapsmøte 01/2014 i Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS Onsdag 7. mai 2014 klokken 12:00 14:00. Møtet avholdes på Tønsberg Brannstasjon. Vedlagt følger sakskart og saksdokumenter. Med vennlig hilsen Per Olav Pettersen Brannsjef 2 Vedlegg Kopi: Revisor Postadresse Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS Tønsberg brannstasjon Kopstad brannstasjon Nøtterøy brannstasjon Ollebukta 6, 3126 Tønsberg Ollebukta 6, Tønsberg Nykirke Kirkeveien 222, Borgheim Tlf 33 00 36 00 Faks: 33 00 36 09 Faks: 33 40 12 27 E-post: post@vibr.no Org.nr.: 982 847 796 Bankkonto: 2470.25.42215
2 av 12 SAKSKART TIL REPRESENTANTSKAPSMØTE 01/2014 Saksnr. 01/2014 Godkjenning av innkalling og sakskart Saksnr. 02/2014 Valg til underskrivning av protokoll Saksnr. 03/2014 Årsregnskap med årsberetning for 2013 Saksnr. 04/2014 Valg av styremedlemmer Saksnr. 05/2014 Godtgjørelse til styret Saksnr. 06/2014 Orientering om status Nøtterøy Brannstasjon Saksnr. 07/2014 Eventuelt
3 av 12 Saksnr. 01/2014 Godkjenning av innkalling og sakskart til representantskapsmøte 01/2014 Forslag til vedtak Innkalling og sakskart til representantskapsmøte 01/2014 godkjennes.
4 av 12 Saksnr. 02/2014 Valg til underskrivning av protokoll Forslag til vedtak Velges på møtet.
5 av 12 Saksnr. 03/2014 Årsregnskap og årsberetning for 2013 Daglig leders innstilling Daglig leder anbefaler styret å invitere representantskapet til å gjøre følgende vedtak: Regnskap med årsberetning for 2013 fastsettes. Mindreforbruket i driftsregnskapet for 2013 på kr 4 337 432,- avsettes til disposisjonsfond Udekket behov i investeringsregnskapet for 2013 på kr 100 360,- dekkes ved bruk av disposisjonsfond 24 april 2014, styrets behandling og vedtak Årsregnskap med årsmelding for 2013 ble behandlet som saksnr. 16/2014 på styremøte 04/2014 24. april 2014. Følgende ble enstemmig vedtatt av styret Styret inviterer representantskapet til å gjøre følgende vedtak: Regnskap med årsberetning for 2013 fastsettes Mindreforbruket i 2013 på kr 4 337 432,- avsettes til disposisjonsfond Merforbruk på kr 100 360,- i kapitalregnskapet dekkes ved bruk av disposisjonsfond Vedlegg: 1. Årsberetning og årsregnskap 2013 2. Revisjonsberetning 2013
6 av 12 Bakgrunn I henhold til lov om interkommunale selskaper med tilhørende forskrift, fastsetter representantskapet årsregnskapet med revisjonsberetning. Nøtterøy kommune, som regnskapsfører, har avsluttet og oversendt regnskap med noter for VIB for 2013. Regnskapene er satt opp i samsvar med kommunelovens prinsipper og god regnskapsskikk. Årsregnskapet med noter, forslag til årsberetning og revisjonsrapport ligger vedlagt. Driften av selskapet ble i 2013 gjennomført iht. styrets vedtak. Økonomiske konsekvenser Regnskapsmessig resultat 2013: Driftsregnskapet viser et mindreforbruk på kr 4 337 432,-. Avviket under posten Refusjoner skyldes høyere refusjon av sykelønn enn budsjettert samt at momskompensasjon for investering og drift ikke er budsjettert. Avviket under posten Salgsinntekter skyldes høyere inntekter på utførte tjenester og økt salg av direkteoverførte brannalarmer til Vestviken 110. Avviket under posten Lønn inkl sosiale utgifter skyldes i hovedsak et lønnsoppgjør med stort overheng med tilhørende lavere pensjon premie og arbeidsgiveravgift. Avviket under posten Overføringer skyldes i hovedsak moms på drift. Avviket under posten interne finanstransaksjoner skyldes at det ikke er brukt investeringsmidler som ble budsjettert i 2013 (forsinket leveranse av kjøretøyene V 0.1, V 3.8 og V3.1) disse er overført til 2014. Investeringsregnskapet viser et udekket behov på kr 100 360,-. Dette skyldes et innkjøp som er overført fra driftsregnskapet til investeringsregnskapet. Konklusjon/anbefaling Daglig leder anbefaler styret å invitere representantskapet til å gjøre følgende vedtak: Regnskap med årsberetning for 2013 fastsettes. Mindreforbruket i 2013 på kr 4 337 432,- avsettes til disposisjonsfond Udekket behov i investeringsregnskapet for 2013 på kr 100 360,- dekkes ved bruk av disposisjonsfond
7 av 12 Saksnr. 04/2014 Valg av styremedlemmer Forslag til vedtak Fremkommer på møtet. Bakgrunn I henhold til 5 i VIBs selskapsavtale skal styret ha 6 medlemmer. Representantskapet velger 4 av styrets medlemmer. 2 representanter velges av og blant de ansatte. 10 i lov om interkommunale selskaper henviser til reglene i aksjelovens 20-6 om representasjon av begge kjønn i styret. Aksjeloven 20-6 fastslår at dersom styret har seks eller åtte medlemmer utenom de ansattes representanter skal hvert kjønn være representert med minst tre. Det samme gjelder for varamedlemmer. Styremedlemmene velges for to år. Valgkomité Leder: Alf Johan Svele Medlemmer: Petter Berg og John Marthiniussen. Valg av styremedlemmer Følgende er på valg: Funksjon Medlem Valgt Styreleder Kurt Orre Høst 2011 Nestleder Bjørg Marit Sollie Høst 2011 Styremedlem Jørgen Fidjeland Høst 2011
8 av 12 Saksnr. 05/2014 Godtgjørelse til styret Forslag til vedtak Fremkommer på møtet. Styrehonorar Denne ble sist endret i representantskapssak nr. 06/2013 Godtgjørelse til styret Følgende ble enstemmig vedtatt: Leder kr 42 000 Styremedlemmer kr 23 000 Varamedlemmer pr. møte kr 1 100
9 av 12 Saksnr. 06/2014 Orientering om status Nøtterøy Brannstasjon Forslag til vedtak Representantskapet tar redegjørelsen til orientering Nøtterøy Brannstasjon bakgrunn Kirkeveien 222 AS er eier av Nøtterøy Brannstasjon. Borgheim Sentrumsbygg AS er morselskap og eies av Nøtterøy Kommune. VIB leier brannstasjonen av Nøtterøy kommune etter en husleiekontrakt som er identisk for brannstasjonen på Nøtterøy og i Tønsberg. Kopstad Brannstasjon eier VIB, mens tomta er stilt vederlagsfritt til disposisjon av Horten Kommune. Husleie ble avtalt mellom eierkommunene ved oppstarten av selskapet. Den gangen omfattet det også brannstasjonen i Horten. Husleieprisen ble politisk bestemt og satt lavt i forhold til sammenlignbare leiepriser. Leieprisen justeres med hele konsumprisindeksen hvert år. Nøtterøy Brannstasjon Nødvendig oppgradering Brannstasjonen på Nøtterøy er opprinnelig fra trettiårene og bærer preg av både alder samt manglende oppgradering og vedlikehold i forhold til dagens standard og krav. VIB har derfor sammen med bedriftshelsetjenesten og i dialog med eier av bygget kartlagt vedlikeholdsbehovet. Resultatet ble presentert og behandlet i styremøte i VIB 22. oktober 2013 og deretter oversendt bygningseier. Styrets behandling og vedtak - Saksnr. 39/2013 Nøtterøy Brannstasjon. Følgende ble enstemmig vedtatt: Styret viser til tidligere dialog med Borgheims Sentrumsbygg om den bygningsmessige standarden ved Nøtterøy brannstasjon der det var enighet om at VIB skulle gi en presisering av krav til bygningen for å bedre arbeidsmiljøet. De viktigste tiltakene er å etablere: Generell oppgradering i forhold til mugg/råte og inneklima/ventilasjon Garderober i tilknyting til soverommene med dusj og toalett for begge kjønn Ny utrykningsgarderobe Garderobe til bruk etter utrykning Tilfredsstillende ventilasjon inkl. eget eksosavtrekk for kjøretøyer Vaskehall for utstyr og biler Det vises for øvrig til brannsjefens saksfremstilling. Bygningseier engasjerte SWECO til å utarbeide en vurdering av Nøtterøy Brannstasjon med bakgrunn i de presiserte krav til bygningen for å bedre arbeidsmiljøet. Denne vurderingen ble utarbeidet i dialog med VIB. «Mulige planløsninger og prisoverslag datert 24. februar 2014 ble deretter oversendt av bygningseier til VIB og Nøtterøy Kommune. Det samlede prisoverslaget for oppgraderingen er på kr 4 830 000,- eks moms. Opp til anslagsvis 2 millioner kroner kan etter bygningseiers vurdering sees på som huseiers ansvar for vedlikeholdet av bygget. Resterende er på kr 2 830 000,- VIB avtalte et møte med utleier Nøtterøy Kommune hvor saken ble gjennomgått. Etter ønske fra Rådmannen i Nøtterøy kommune ble VIB bedt om å utarbeide et notat hvor
10 av 12 kostnader og beredskapsmessige konsekvenser beskrives dersom Nøtterøy Kommune velger å ikke rehabilitere Nøtterøy brannstasjon. Saken ble presentert og behandlet i styremøte i VIB 31. mars 2014 og deretter oversendt Nøtterøy kommune. Brevet følger vedlagt. Styrets behandling og vedtak - saksnr. 13/2014 Nøtterøy Kommune Brannberedskap muligheter og konsekvenser Følgende ble enstemmig vedtatt: 1. Styret i VIB viser til brannsjefens utredning utarbeidet etter ønske fra rådmannen i Nøtterøy kommune om beredskapsmessige konsekvenser av en nedlegging av brannstasjonen på Nøtterøy. Styret har ikke vesentlige merknader til utredningen. 2. Styret viser til vedtak i sak 39/2013 med tiltak som må gjennomføres ved Nøtterøy brannstasjon for å sette bygningen i forsvarlig stand. Styret ber om at Nøtterøy kommune så snart som mulig iverksetter nødvendige tiltak. 3. Styret viser for øvrig til eieravtalens bestemmelse om at Nøtterøy brannstasjon skal bestå som normalløsning «så lenge Kanalbrua er eneste veiforbindelse til Nøtterøy». Som svar har VIB mottatt et brev datert 10. april 2014 fra Nøtterøy kommune signert rådmannen Nøtterøy brannstasjon Kirkeveien 222 oppgradering. Brevet følger vedlagt. Rådmannen viser til vedtaket i styret ovenfor og anfører at de skisserte arbeidene med opprustningen av brannstasjonen kan deles i to deler, den delen som bygningseier erkjenner et ansvar for å oppgradere kalkulkert til 1,5 2,0 millioner kroner og den delen av arbeidene som omfatter oppgradering av bygningen som døgnkontinuerlig bruk for brannmannskaper. Dette omhandler leietakers bruk av leiearealet og er leietakers ansvar. Disse arbeidene er kalkulert til ca 2,8 millioner kroner. Leieavtalens punkt 4.6 regulerer disse arbeidene. Arbeidene må gjøres i nært samarbeid med bygningseier, men betales av leietaker. Eventuelt kan dette gjøres ved at bygningseier finansierer investeringen, men at det nedbetales over noen år gjennom husleien. Her henvises det til husleieavtalen punkt 4.6 Leiers adgang til å gjennomføre forandringer. Den sier: Leieren kan ikke uten utleiers skriftlige samtykke foreta forandringer i lokalene eller på eiendomen for øvrig. Leieren kan med utleiers godkjenning gjennomføre endringer som er nødvendige. Godkjenningen kan ikke nektes uten saklig grunn. I brevet skriver rådmannen videre at Nøtterøy kommune tolker vedtaket i VIBs styre gjengitt ovenfor slik at VIB vil være med å finansiere deler av den utbedringen av brannstasjonen som er en standardhevning og knyttet til forhold som er spesifikt nødvendige for VIB og anslått til 2,8 mill kroner. Rådmannen drøfter videre hva dette vil utgjøre i årlige finanskostnader og påpeker at renoveringskostnadene er et overslag og ikke basert på anbud. Risikoen for eventuelle overskridelser bør etter rådmannens syn fordeles på de som skal bære kostnadene. Nøtterøy Brannstasjon driftskostnader Rådmannen tar i det samme brevet også opp kostnadene til renhold, strøm og varme. VIB har ikke tidligere betalt for disse kostnadene slik det gjøres på stasjonen i Tønsberg og som husleiekontrakten åpner for. Rådmannen varsler i brevet at Nøtterøy kommune vil endre sin
11 av 12 praksis på dette området. Dette vil medføre en årlig økt kostnad for VIB på om lag kr 290 000,-. Det er ikke lagt inn midler til dette i VIB sitt budsjett for 2014. Nøtterøy Brannstasjon videre fremdrift For å komme videre i saken er det nødvendig med en avklaring av de økonomiske forhold. Nedenfor er det satt opp to tabeller med de kostnadsmessige konsekvenser for to alternativer, alternativ en flytting og alternativ to renovering i forhold til dagens situasjon. De beredskapsmessige konsekvensene av en flytting er beskrevet og drøftet i skriv datert 1. april 2014 til rådmannen i Nøtterøy kommune, Nøtterøy og Tjøme Kommune Brannberedskap muligheter og konsekvenser som følger vedlagt. I dag Alternativ 1: Flytting Alternativ 2: Renovering Husleie 440 000-440 000 440 000 Vedlikehold som dekkes av VIB 160 000-160 000 160 000 Innsparing på drift i VIB +/- -450 000 +/- Finanskostnader renovering 200 000 Finanskostnader lett slukkebil +100 000 Husleie reservebil (60 m 2 X kr 320) +20 000 Drift reservebil +20 000 +/- fra dagens situasjon -910 000 +200 000 Lett slukkebil og husleie reservebil er kostnader for nødvendige kompenserende tiltak ved en flytting. Kostnadene til renovering er beregnet til 4,8 mill. kr. Av disse dekker bygningseier inntil 2 mill. kr. Resterende 2,8 mill. kr er anslått til å utgjøre om lag kr 200 000,- pr. år i finanskostnader. Dersom man i tillegg tar med rådmannens varslede kostnader til renhold, strøm og varme øker kostnadene tilsvarende som vist i tabellen nedenfor. I dag Alternativ 1: Flytting Alternativ 2: Renovering +/- fra dagens situasjon -910 000 +200 000 Renhold, strøm/varme 0-290 000 290 000 +/- fra dagens situasjon -1 200 000 +490 000 Tabellene viser en årlig innsparing i forhold til dagens budsjett ved flytting av beredskapsstyrken på stasjon Nøtterøy inn til stasjon Tønsberg og en nedleggelse av stasjon Nøtterøy på kr 910 000,-. Medtas økte utgifter til renhold, strøm og varme øker denne innsparingen til 1,2 millioner kroner årlig. En renovering vil øke VIBs årlige kostnader årlig med kr 200 000,- i forhold til dagens budsjett. Tilsvarende øker dette til nesten en halv million kroner når varslede kostnader til renhold, strøm og varme medtas. Dette forutsetter at bygningseier erkjenner et ansvar for en generell oppgradering kalkulert til 2,0 millioner kroner og at den resterende kostnad kalkulert til 2,8 millioner kroner dekkes av VIB slik rådmannen i Nøtterøy kommune mener i brev datert 10. april 2014. Dersom VIB skal dekke disse kostnadene må det skje gjennom en budsjettendring vedtatt i representantskapet.
12 av 12 Saksnr. 07/2014 Eventuelt Neste representantskapsmøte er planlagt 6 november 2014 klokken 12:00-14:00. Møtet avholdes på Tønsberg Brannstasjon.