Trysil kommune MØTEINNKALLING Utvalg: Kontrollutvalget i Trysil Dato: 15.02.2017 Møtested: Rådhuset, Kantine Kroken Tidspunkt: 09:00 Faste medlemmer melder evt forfall, som skal være begrunnet, til møtesekretær, 48 88 30 36 eller mobil 95 13 31 87. Vararepresentanter møter bare når de blir innkalt som følge av forfall.
SAKSLISTE: Saksnr Innhold PS 17/1 Bestilling av prosjektplan for forvaltningsrevisjon - "Effektiv styring og drift av pleie og omsorgssektoren" PS 17/2 Statusrapport revisjon 2016 PS 17/3 Orientering fra Hedmark Revisjon IKS PS 17/4 Ny behandling - konflikt Bjørnåsveien PS 17/5 Selskapskontroll Trysil kommune 2017 PS 17/6 Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors uavhengighet - 2017 PS 17/7 Gjennomgang av saklister og protokoller fra styrer, råd og utvalg februar 2017 PS 17/8 Referatsaker 15. februar 2017 Underskrift leder: Astrid Oppegård ---------------------- Kristin Moe Sekretær
Trysil kommune Saksframlegg Dato: 07.02.2017 Referanse: 7105/2017 Arkiv: 210 Vår saksbehandler: Kristin Moe Bestilling av prosjektplan for forvaltningsrevisjon - "Effektiv styring og drift av pleie og omsorgssektoren" Saksnr Utvalg Møtedato 17/1 Kontrollutvalget i Trysil 15.02.2017 Sekretærens innstilling: Kontrollutvalget vil på bakgrunn av «Plan for forvaltningsrevisjon 2015 2019» bestille en prosjektplan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon av prosjekt nr. 11 «Effektiv styring og drift av pleie og omsorgssektoren». Trysil kommune Kristin Moe sekretær (Dokumentet er elektronisk godkjent og er derfor uten signatur.)
Bakgrunn Kontrollutvalget behandlet i sitt møte den 27.01.2016 «Plan for forvaltningsrevisjon for Trysil kommune 2015 2019». Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret var at de ønsket å prioritere prosjekt nr. 11 «Effektiv styring og drift av pleie og omsorgssektoren» i 2016, og prosjekt nr. 18 «Integrering av flyktninger og innvandrere» i 2017. Når planen var oppe til behandling i kommunestyret ble rekkefølgen endret slik at gjennomføring av en forvaltningsrevisjon av «Integrering av flyktninger og innvandrere» ble prioritert først. Vurdering Prosjektplanen for dette prosjektet ble behandlet i kontrollutvalget 15.06.2016. Endelig forvaltningsrevisjonsrapport er planlagt ferdig i mai 2017. Konklusjon Kontrollutvalget vil i dagens møte 15. februar bestille av Hedmark Revisjon IKS en prosjektplan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Effektiv styring og drift av pleie og omsorgssektoren».
Trysil kommune Saksframlegg Dato: 07.02.2017 Referanse: 7064/2017 Arkiv: 216 Vår saksbehandler: Kristin Moe Statusrapport revisjon 2016 Saksnr Utvalg Møtedato 17/2 Kontrollutvalget i Trysil 15.02.2017 Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Statusrapport Sekretærens innstilling: Kontrollutvalget tar statusrapport revisjon for 2016 Trysil kommune til orientering. Trysil kommune Kristin Moe sekretær (Dokumentet er elektronisk godkjent og er derfor uten signatur.)
Bakgrunn I oppdragsavtale for 2016 fremgår det av punkt 4.5 Økonomirapportering at revisor skal rapportere til kontrollutvalget 1. og 2. tertial (30/4 og 31/8). Videre skal det avgis en årsrapport, 31/12. I tillegg til økonomirapporteringen kommer egne faglige statusrapporter knyttet til planlegging/revisjonsstrategi, interimsrevisjon og årsavslutningsrevisjon når det gjelder regnskapsrevisjon. Når det gjelder forvaltningsog selskapskontroller kommer det statusrapporter undervegs. Vurdering Viser til vedlagte rapport. Konklusjon Det skulle ikke være behov for særskilt oppfølging av statusrapporten fra kontrollutvalget siden det ikke er registrert avvik i forhold til oppdragsavtalen for 2016. Når det gjelder prosjekt 175 tilbakeføres de midler som selskapet har mottatt akonto i 2016 i forhold til oppdragsavtalte timer. Trysil kommune avsetter de ubrukte midlene (totalt 280 timer a kr 900) i sitt regnskap for 2016 til dekning av utgifter vedrørende prosjekt 175 som vil påløpe i 2017. Mindreforbruket på 326,75 timer blir avregnet med Trysil kommune pr 31.12.16.
Hedmark Revisjon IKS Statusrapport revisjon for 2016 Trysil kommune Årsrapport 2016 Utarbeidet 18.01.17
Rapportering Av oppdragsavtale for 2016 fremgår det av punkt 4.5 Økonomirapportering at revisor skal rapportere til kontrollutvalget 1. og 2.tertial (30/4 og 31/8). Videre skal det avgis en årsrapport (31/12). I tillegg til økonomirapporteringen kommer egne faglige statusrapporter knyttet til planlegging/revisjonsstrategi, interimsrevisjon og årsavslutningsrevisjon når det gjelder regnskapsrevisjon, og statusrapporter under vegs når det gjelder arbeid med forvaltnings- og selskapskontrollrapporter. Rapporteringen skal gjøres på samme nivå som oppdragsavtalen og oversendes kontrollutvalget senest en måned etter utløp av rapporteringsperioden. Tertialrapporteringene skal begrunne eventuelle vesentlige avvik mellom budsjett og prognose. Rapporteringen vår tar utgangspunkt i avtalt ressursbruk slik den fremgår av oppdragsavtalens punkt 3. Tabellen under viser avtalt timetall, samt status pr rapporteringstidspunkt: Tjeneste Ubrukte timer 2015 Timer avtalt 2016 Totalt antall timer til disp i 2016 1 Timer medgått pr 30.04 Timer medgått pr 31.08 Timer medgått pr 31.12 Ubrukte timer pr 31.12.16 Regnskapsrev. 1 Rev.årsregnskap 525 147,75 266,50 510,50 2 Revisjonsuttalelser 125 53,50 62,75 115,00 3 Beboerregnskap 50 1,25 33,75 36,25 4 Veiledning/bistand 25 7,50 7,50 8,00 SUM 1-4 -49,25 725 675,75 210,00 370,50 669,75 6,00 Bestilte rev.tj. 5 Mindre undersøk. 50 2,25 15,50 15,50 6 Forvaltningsrev. 250 0,00 0,00 10,25 7 Selskapskontroll 25 0,00 0,00 0,00 SUM 5-7 16,75 325 341,75 2,25 15,50 25,75 316,00 Annet 8 Møter i KU/ KS 2,00 50 52,00 20,50 29,75 47,25 4,75 SUM TOTALT 1-8 -30,50 1 100 1 069,50 232,75 415,75 742,75 326,75 Linje 5 omfatter følgende særskilte bestillinger: 1245 Plan forvaltningsrevisjon 2,25 timer 1277 Prosjektplan integrering av flyktninger 13,25 timer Totalt 15,50 timer Linje 6 omfatter følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter/foranalyser: 175 Integrering av flyktninger 10,25 timer Linje 7 omfatter følgende selskapskontroller: Ikke bestilt noen selskapskontroller i 2016. 1 Ubrukte timer i 2015 overført til avregning og/eller bruk i 2016. 1
Kommentar til og vurdering av ressursbruken Oppdragsavtalen 1-4: Revisjonsberetning for Trysil kommunes regnskap er avlagt i april 2016. Mesteparten av ressursbruken i forhold til revisjonsuttalelser tilskrives momskompensasjon, ressurskrevende tjenester og psykisk utviklingshemmede. Oppdragsavtalen 5-7 Planlagt ressursbruk og status iht medgått fremgår av tabellen over. Det er ikke registrerte avvik i forhold til igangsatte prosjekter som etter vår vurdering trengs å følges opp. Imildertid har ikke prosjektet integrering av flyktninger som skulle gjennomføres høsten 2016 hatt den fremdriften som var planlagt pga langstidssykefravær i selskapet høstyen 2016. Prosjektet er påbegynt igjen i januar 2017. Se siste punkt i statusrapporten mht hvordan dette regnskapsteknisk løses i forhold til avregning med Trysil kommune pr 31.12.16 og i forhold til kostnader som påløper på prosjektet i 2017. Kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon er behandlet av kommunestyret, og det er utarbeidet en prosjektplan knyttet til integrering av flyktninger. Arbeidet med selve revisjonsrapporten er forsinket og vil bli levert i 2017. Oppdragsavtalen 8 Medgått er tid er innenfor det som er forutsatt i oppdragsavtalen. Vi har brukt 29,00 timer på møtedeltakelse og 18,25 timer på forberedelser i 2016. I tillegg kommer kjøring med 43,00 timer som er innkalkulert som en del av timeprisen på kr 900. Dette knytter seg både til møteaktivitet, regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Avvik som behøver å følges opp av kontrollutvalget Etter revisors vurdering er det ikke behov for særskilt oppfølging av statusrapporten fra kontrollutvalget siden det ikke er registrert avvik i forhold til oppdragsavtalen for 2016. Når det gjelder prosjekt 175 tilbakeføres de midler som selskapet har mottatt akonto i 2016 i forhold til oppdragsavtalte timer. Trysil kommune avsetter de ubrukte midlene (totalt 280 timer a kr 900) i sitt regnskap for 2016, til dekning av utgifter vedrørende prosjekt 175 som vil påløpe i 2017. Mindreforbruket på 326,75 timer skal avregnes med Trysil kommune pr 31.12.16. Løten, den 18.januar 2017 Morten Alm Birkelid daglig leder 2
Trysil kommune Saksframlegg Dato: 07.02.2017 Referanse: 7110/2017 Arkiv: 216 Vår saksbehandler: Kristin Moe Orientering fra Hedmark Revisjon IKS Saksnr Utvalg Møtedato 17/3 Kontrollutvalget i Trysil 15.02.2017 Sekretærens innstilling: Kontrollutvalget tar Hedmark Revisjon IKS sin redegjørelse til orientering. Trysil kommune Kristin Moe sekretær (Dokumentet er elektronisk godkjent og er derfor uten signatur.)
Bakgrunn Kontrollutvalget fattet i sitt forrige møte, sak 16/32 punkt 2, følgende vedtak: «Forvaltningsrevisjonsprosjektet «Integrering av flyktninger» er bestilt og påbegynt i 2016. Prosjektet vil imidlertid bli ferdigstilt i mars 2017. Kontrollutvalget ber om at midlene som tilbakeføres fra revisjonsselskapet i 2016, kr 250 000,- avsettes til fullføring av prosjektet i 2017. Vurdering Daglig leder i Hedmark Revisjon IKS kommer i møtet 15. februar og redegjør for saken.
Trysil kommune Saksframlegg Dato: 06.02.2017 Referanse: 7028/2017 Arkiv: 047 Vår saksbehandler: Kristin Moe Ny behandling - konflikt Bjørnåsveien Saksnr Utvalg Møtedato 17/4 Kontrollutvalget i Trysil 15.02.2017 Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Diverse brev fra Lars M. Bernhoft-Osa Sekretærens innstilling: Kontrollutvalget har mottatt flere henvendelser fra Lars M. Bernhoft-Osa, men anser ikke disse å ligge innenfor kontrollutvalgets arbeidsområde. Kontrollutvalget hadde også henvendelsen oppe til diskusjon i møte 2. desember 2015 og 4. mai 2016 der det ble fattet samme vedtak. Trysil kommune Kristin Moe sekretær (Dokumentet er elektronisk godkjent og er derfor uten signatur.)
Bakgrunn Saken har vært oppe til drøfting to ganger tidligere i kontrollutvalget, 2. desember 2015 og 4. mai 2016. Begge ganger har en kommet fram til at hans henvendelser ikke ligger innenfor kontrollutvalgets arbeidsområde. Han er blitt tilskrevet og orientert om saken. Det har etter siste behandling kommet inn flere brev, stort sett med kontrollutvalget som kopimottaker. Kontrollutvalget v/leder, ønsker derfor at saken settes opp på sakskartet til ny behandling. Vurdering Brev som er mottatt av sekretariatet etter forrige behandling er videresendt medlemmene og legges derfor ikke ved saken i dag. Disse er derimot knyttet til saken elektronisk slik at de er å finne på kommunens hjemmeside under kontrollutvalget og «einnsyn».
Trysil kommune Saksframlegg Dato: 06.02.2017 Referanse: 7003/2017 Arkiv: 026 Vår saksbehandler: Kristin Moe Selskapskontroll Trysil kommune 2017 Saksnr Utvalg Møtedato 17/5 Kontrollutvalget i Trysil 15.02.2017 Saksdokumenter vedlagt: Sekretærens innstilling: Saken legges fram uten forslag til innstilling. Trysil kommune Kristin Moe sekretær (Dokumentet er elektronisk godkjent og er derfor uten signatur.)
Bakgrunn I Lov om kommuner og fylkeskommuner og forskrift om kontrollutvalg er det krav om at kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Vurdering Kontrollutvalget behandlet i sitt møte 15.06.2016, sak 16/21, «Plan for selskapskontroll 2016 2019». De fattet følgende vedtak: Den framlagte plan for selskapskontroll i selskapene: Trysil kommune Holding AS Trysil Industrihus AS Tepas Personal AS I perioden 2016 2019 godkjennes. Kontrollutvalget gis fullmakt til å prioritere mellom de aktuelle selskapene. Konklusjon Kontrollutvalget vil i møte den 15. februar komme fram til en prioritert liste over selskapskontroller de ønsker å gjennomføre, og etter møte bestille en prosjektplan for gjennomføring av selskapskontroll i selskapet de ønsker å prioritere som nr 1.
Trysil kommune Saksframlegg Dato: 06.02.2017 Referanse: 6982/2017 Arkiv: 210 Vår saksbehandler: Kristin Moe Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors uavhengighet - 2017 Saksnr Utvalg Møtedato 17/6 Kontrollutvalget i Trysil 15.02.2017 Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Revisors egenvurdering Sekretærens innstilling: Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisors egenvurdering av uavhengighet i revisjonsoppdraget for revisjonsåret 2017 til orientering. Trysil kommune Kristin Moe sekretær (Dokumentet er elektronisk godkjent og er derfor uten signatur.)
Bakgrunn I følge Forskrift om revisjon 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til revisors uavhengighet og objektivitet finner vi i Kommuneloven 79 og Forskrift om revisjon (kap. 6). Vurdering Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. I Hedmark Revisjon IKS sine revisjonsplaner vil vurdering av uavhengighet til hver enkelt revisor i kommunens revisjonsteam inngå som et eget punkt i revisjonsplanen. Oppdragsansvarlig revisors skriftlige egenvurdering skal ligge som et vedlegg til dette punktet. Konklusjon Av vedlagte egenvurdering framkommer ingen forhold som svekker revisors uavhengighet eller objektivitet i forhold til oppdraget i Trysil kommune.
Kontrollutvalget i Trysil kommune v/sekretariat for kontrollutvalg i Sør-Østerdal Torget 1 2450 Rena Postboks 84, 2341 Løten Telefon: 62 43 58 00 www.hedmark-revisjon.no post@hedmark-revisjon.no Org.nr.: 974 644 576 MVA Bankgiro: 1822.46.49505 Saksbeh.: Direkte tlf.: Deres ref.: Vår ref.: Dato: Laila Irene Stenseth 90 11 21 15 800/2017 17.1.2017 Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Trysil kommune 2017. Innledning I henhold til forskrift om revisjon (revisjonsforskriften) 12 skal oppdragsansvarlig revisor for kommuner ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet tilligger kontrollutvalget, jamfør merknader til nevnte bestemmelse. I følge revisjonsforskriften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. De øvrige revisorer som har arbeidsoppgaver tilknyttet Trysil kommune fyller ut egne skjemaer som arkiveres i permen for oppdraget. Lovgivningsmessige krav til revisors uavhengighet Følgende fremgår av kommuneloven 79: Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisjons- og kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Som nærstående regnes a) ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold b) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken, og deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold og c) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som nevnt under bokstav a. Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet. Besøksadresse Besøksadresse hovedkontor Løten: kontor Kongsvinger: Kildevegen 14 Fjellgata 4
Krav til uavhengighet er nærmere spesifisert i revisjonsforskriften 13. Revisor kan etter denne forskrift ikke inneha andre stillinger hos kommunen eller fylkeskommunen eller i virksomhet som den kommunen eller fylkeskommunen deltar i ved siden av revisoroppdraget. Revisor kan ikke være medlem av styrende organer i virksomhet som kommunen eller fylkeskommunen deltar i. Revisor kan ikke delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiverne eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon. I tillegg er det følgende begrensninger ved gjennomføring av oppgaver, jf. revisjonsforskriften 14: revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs. kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av uavhengighet Punkt 1: Ansettelsesforhold Punkt 2: Medlem i styrende organer Vi har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i Hedmark Revisjon IKS. Vi er ikke medlem av styrende organ i noen virksomhet som Trysil kommune deltar i. Punkt 3: Delta eller inneha funksjoner i annen virksomhet, som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit Punkt 4: Nærstående Punkt 5: Rådgivnings- eller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Vi deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen virksomhet som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Vi har ikke nærstående som har tilknytning til Trysil kommune som har betydning for uavhengighet og objektivitet. Før slike tjenester utføres vil det bli foretatt en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, skal revisor ikke utføre tjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt. Hedmark Revisjon IKS 2
Revisor besvarer løpende spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike veiledninger må skje med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. Punkt 6: Tjenester under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver Punkt 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Punkt 8: Andre særegne forhold Vi har ikke ytet rådgivnings- eller andre tjenester overfor Trysil kommune som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. Vi har ikke ytet tjenester overfor Trysil kommune som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Vi opptrer ikke som fullmektig for Trysil kommune. Vi kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til uavhengighet og objektivitet. Med hilsen Laila Irene Stenseth Jo Erik Skjeggestad Lina Kristin Høgås-Olsen oppdragsansvarlig oppdragsansvarlig oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor forvaltningsrevisor forvaltningsrevisor Hedmark Revisjon IKS 3
Trysil kommune Saksframlegg Dato: 07.02.2017 Referanse: 7093/2017 Arkiv: 033 Vår saksbehandler: Kristin Moe Gjennomgang av saklister og protokoller fra styrer, råd og utvalg februar 2017 Saksnr Utvalg Møtedato 17/7 Kontrollutvalget i Trysil 15.02.2017 Sekretærens innstilling: Gjennomgang av saklister og protokoller fra styrer, råd og utvalg tas til orientering. Trysil kommune Kristin Moe sekretær (Dokumentet er elektronisk godkjent og er derfor uten signatur.)
Bakgrunn I forskrift om kontrollutvalg - 4 Tilsyn og kontroll er det bestemmelser om at kontrollutvalget fører tilsyn med hele kommunens virksomhet. Kontrollutvalgets medlemmer får tilsendt alle sakslister, saksutredninger og protokoller fra de forskjellige råd og utvalg. Vurdering Siden forrige møte i kontrollutvalget har det vært avholdt møter i formannskapet, hovedutvalg for forvaltning og teknisk drift, hovedutvalg for helse og omsorg, kommunestyret og hovedutvalg for oppvekst og kultur.
Trysil kommune Saksframlegg Dato: 07.02.2017 Referanse: 7078/2017 Arkiv: 033 Vår saksbehandler: Kristin Moe Referatsaker 15. februar 2017 Saksnr Utvalg Møtedato 17/8 Kontrollutvalget i Trysil 15.02.2017 Sekretærens innstilling: Referatsaker tas til orientering. Trysil kommune Kristin Moe sekretær (Dokumentet er elektronisk godkjent og er derfor uten signatur.)
1. Trysil kommuneskoger KF hovedutskrift fra styremøte 14.11.2016 2. Trysil kommuneskoger KF innkalling til styremøte 16.12.2016 3. einfo 17/1 kortsiktige lån i kommunene 4. einfo 17/2 ny revisjonsberetning for momskompensasjon 5. Trysil kommuneskoger KF - Innkalling til styremøte 07.02.2017 6. SØIR IKS protokoll fra representantskapsmøte 13.12.2016