Kontrollutvalget i Ballangen kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte fredag den 2. oktober 2008, kl. 13.00 ved rådhuset i Ballangen. Sakskart Sak 17/08 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 5. september 2008. Sak 18/08 Sak 19/08 Sak 20/08 Arbeid med plan for forvaltningsrevisjon. Bruk av kommunens Næringsfond. Eventuelt/orienteringssaker - Fastsettelse av møteplan for 2. halvår 2008 - Suppleringsvalg uttrådt kontrollutvalgsmedlem - AMU oppfølging fremdrift av arbeidsmiljø og HMS-arbeid i kommunen. Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Ballangen, 24. september 2008 Narvik, 24. september 2008 Olav Steinland Hålogaland Revisjon AS Kontrollutvalgets leder Espen Lund Kontrollutvalgssekretariatet
Kontrollutvalgssak 17/08
Kontrollutvalget i Ballangen 2007-2011 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Ballangen rådhus, møterommet i 2. etasje 5. september 2008 Fra sak: Til sak: 14/2008 16/2008 Fra kl.: Til kl.: 09.00 11.30 Følgende medlemmer møtte: Olav H. Steinland (leder) Kjersti Dalin Simonsen Atle Thorstensen Frode Nordtømme for Odd Skogvold (nestleder) for Ågot Gjærde Benjaminsen for Karl-Otto Kaati IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ingen MELDT FORFALL: Odd Skogvold Ågot Gjærde Benjaminsen Karl-Otto Kaati (vara ikke tilgjengelig) FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Espen Lund møtte for sekretariatet Marith Aronsen, fagansvarlig regnskap, i sak 15/08 ANDRE: Ingen 4 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling enstemmig godkjent. Sak 14/08 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 21. april 2008. Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 21. april 2008 ble gjennomgått og kontrollutvalget fattet så slikt VEDTAK: Protokoll fra møte i Ballangen kontrollutvalg den 21. april 2008 godkjennes. Enstemmig vedtak. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 5.09.2008.docx sak 14/08 til 16/08 Side 1
Kontrollutvalget i Ballangen 2007-2011 Sak 15/08 Oppfølging KU-sak 03/08 arbeidsmiljø i kommunen, svar fra rådmann. Resultater fra kommunens regnskap ble referert, og det ble orientert kort om prosessen med utarbeidelse av regnskapet for 2007. Kontrollutvalgets medlemmer stilte spørsmål til regnskapsansvarlig og revisjon som ble tilfredsstillende besvart. Kontrollutvalget avsa deretter slik UTTALELSE: 1: Kontrollutvalget vil anbefale at regnskap 2007 godkjennes. 2: Kontrollutvalget vil likevel få rette oppmerksomheten mot følgende: 2-1: Uoverensstemmelser i kommuneregnskapet bør lukes bort før regnskapet avsluttes formelt. 2-2: Kontrollutvalget viser til presiseringer i revisjonsberetningen vedrørende vesentlige avvik mellom budsjett og regnskap. Kontrollutvalget oppfordrer administrasjonen om snarest å sørge for etablering av rutiner for å fange opp slike avvik slik at fremlagt regnskap viser bedre samsvar mellom regnskap og budsjett. 2-3: Videre vil kontrollutvalget rette oppmerksomheten mot at revisjonene har presisert at regnskapet ikke er avlagt innen lovens og forskriftens tidsfrist for avleggelse av regnskapet. Kontrollutvalget forutsetter at det etableres rutiner slik at rettidig regnskapsavleggelse kan foretas i fremtiden. 2-4: Endelig vil kontrollutvalget rette oppmerksomheten mot underdekning i investeringsregnskapet på kr. 189.909,- for 2007. Kontrollutvalget forutsetter at det utarbeides og fremlegges oversikt/forslag til hvordan dette skal dekkes inn i forbindelse med fremleggelsen av regnskapet for kommunestyret. 2-5: Av brev fra revisjon i forbindelse med avslutningen av revisjonen for regnskapet 2007, fremkommer at det er foretatt inntektsføringer i regnskapet i forbindelse med revidert selvkostkalkyle for område VAR. Kontrollutvalget er enig i revisjonens vurdering om at dekning av tidligere års underskudd bør behandles politisk gjennom budsjettvedtak, og ikke kun gjennom regnskapsavleggelsen, og det forutsettes at saken forelegges kommunestyret i forbindelse med behandling av regnskapet. 2-6:Det fremkommer også av revisjonens brev til administrasjonen at det foreligger poster i regnskapet som ikke er tilfredsstillende dokumentert og hvor det kan foreligge til dels betydelige tap i utestående fordringer/utlån. Kontrollutvalget ber om at det snarest etableres klare rutiner for løpende vurdering av utestående fordringer. 2-7:Revisjonen har tatt opp avvik mellom bokførte pensjonsmidler/- forpliktelser og beregnede midler/forpliktelser. I denne forbindelse ber kontrollutvalget administrasjonen iverksette nødvendige tiltak for å etablere tilfredsstillende rutiner for oppfølging og avstemming Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 5.09.2008.docx sak 14/08 til 16/08 Side 2
Kontrollutvalget i Ballangen 2007-2011 av pensjonsordninger, herunder oppfølging av opplysninger i aktuarberegningen. Uttalelsen var enstemmig. Sak 16/08 Eventuelt/orienteringssaker - Fastsettelse av møteplan for 2. halvår 2008 VEDTAK: Med bakgrunn i at flere av kontrollutvalgets faste medlemmer ikke var til stede, ble det vedtatt å utsette fastsetting av møteplan for 2. halvår 2008 til neste møte. Møtet ble etter dette hevet. Ballangen, 19. september 2008 Olav H. Steinland Leder i Ballangen kontrollutvalg Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 5.09.2008.docx sak 14/08 til 16/08 Side 3
Kontrollutvalgssak 18/08
Bestilling av forvaltningsrevisjon KOMREV ÅPENHET, TILLIT, KVALITET OG FELLESSKAP Oppgaver og aktører i forvaltningsrevisjon Overordnet analyse/plan forvaltningsrevisjon Bestilling av forvaltningsrevisjon Gjennomføre forvaltningsrevisjon Oppfølging -Kontrollutvalg -Kontrollutvalg -Revisor -Kontrollutvalg -Sekretariat -Sekretariat -Sekretariat 1
Forvaltningsrevisjon utgangspunkt Risiko-og vesentlighetsvurderinger Overordnet analyse Plan for forvaltningsrevisjon Utformingen av plan for forvaltningsrevisjon Ingen spesifikke krav i lovverket Tidshorisonten vil legge premisser for utformingen 4 års tidshorisont: bør være generell og fleksibel 1 års tidshorisont: mer spesifikk og fast Angi KU sine prioriteringer områder, sektorer og virksomheter Viktig at KU får myndighet til å gjøre endringer 2
Kontrollutvalgets bestillerrolle Verken lov eller forskrift nevner ordet bestiller eller bestilling. Blir brukt: Lovforarbeidene I departementets merknader o Til forskrift om kontrollutvalg o Til forskrift om revisjon RSK 001 STANDARD FOR FORVALTNINGSREVISJON Om bestilling: 10) Revisor må i gjennomføring av forvaltningsrevisjon forholde seg til kontrollutvalgets bestilling. 11) Revisor plikter å vurdere kontrollutvalgets bestilling i forhold til gjennomførbarhet og revisors faglige uavhengighet. Dersom revisor finner det påkrevd, må revisor avklare bestillingen med kontrollutvalget, eventuelt vurdere å si fra seg forvaltningsrevisjonsprosjektet. 3
Bestillingsskjema og prosjektskisse KOMREV ÅPENHET, TILLIT, KVALITET OG FELLESSKAP I forkant av bestilling Det bør innhentes relevant informasjon til KU før bestilling av prosjekt gjennomføres: KOSTRA Årsmeldinger Hjemmeside/internett Rapporter fra andre tilsynsorgan (Fylkesmannen) Media Vil styrke bestillerprosessen 4
Bestilling til KomRev Bestilling til: KomRev IKS Arbeidstittel: Kommune: Saksbehandler Bakgrunn for prosjektet Mål/Formål med prosjektet Bestilling til KomRev Mulige problemstillinger: Utfyllende opplysninger Neste møte i kontrollutvalget er satt til: dd.mm.år Vedlegg: Dato: Sign: 5
Avslutningsvis - bestilling If you don`t know where you re going, any road will take you there Revisor må vurdere Uavhengighet Gjennomførbarhet: Kan problemstillingen besvares? Har revisjonen den nødvendige kompetansen? Kan eventuelt nødvendig kompetanse skaffes? 6
Kommunikasjon og dialog Bestillingsdialogen: God kommunikasjon med KU bidrar til Forankring av revisjonsarbeidet Kvalitetssikring Endring: Dersom undersøkelsens problemstilling (er) endres, skal dette avklares med KU Designe prosjekter Arbeidet med å designe forvaltningsrevisjonsprosjektet er svært kritisk for om man lykkes med gjennomføringen av et forvaltningsrevisjonsprosjekt. God og riktig planlegging forutsetter kunnskap om elementene i forvaltningsrevisjonsprosessen. Det foreligger ikke noe standard design for alle typer forvaltningsrevisjonsprosjekter. 7
Revisjonskriterier Skiller FR fra konsulentrapport Rød tråd fra problemstilling via kriterier til funn og vurderinger Kriteriene skal være relevante og konkrete Kan hentes fra for eksempel: Lover Forskrifter Forarbeider Politiske vedtak, mål, føringer og lignende Administrative retningslinjer Prosjektskisse fra KomRev Prosjekttittel: Kommune: Bakgrunn: Prosjektleder: Prosjektmedarbeider: 8
Prosjektskisse fra KomRev Formål: Arbeidsbeskrivelse: Problemstilling: Revisjonskriterier: Metode: Prosjektskisse fra KomRev Prosjektstart: dato Forventet ressursbruk: timer Forventet ferdigstillelse: dato Kritiske faktorer: Vedlegg: Dato: Sign: 9
Gangen i våre prosjekter: Bestilling fra kontrollutvalget (KU) Utarbeidelse av prosjektskisse (planlegging av prosj.) Godkjenning av prosjektskisse i KU Oppstartsmøte/brev til administrasjonen Datainnsamling Rapportskriving Verifisering hos administrasjonen Rapporten ferdigstilles Rapporten behandles i KU Kap. 5. Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon 12. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. 10
Kontrollutvalgssak 19/08
Kontrollutvalgssak 20/08
Kapittel2.De kommunale ogfylkeskommunale organer. Page1of 3 16. Opprykk og nyvalg. 1. Har medlemmer forfall (121) til et møte i et folkevalgt organ, (122) innkalles varamedlemmer såvidt mulig i den nummerorden de er valgt. (123) Varamedlemmer innkalles fra den gruppe hvor det er forfall. (2006/5-8) 2. Hvis medlemmer av kommunestyret eller fylkestinget trer endelig ut eller fårvarig forfall, trer varamedlemmer fra vedkommende gruppe inn i deres sted i den nummerorden de er valgt hvis organet er valgt ved forholdsvalg. (2006/5-9) Eret kommunestyre valgt ved flertallsvalg, trer varamedlemmer inn iden nummerorden de er valgt. Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av medlemmene i formannskapet eller fylkesutvalget, skal varamedlem fra det underrepresenterte kjønn tre inn så langt det er mulig. (126) 3. Dersom et medlem av et annet folkevalgt organ enn kommunestyre og fylkesting, kommunestyrekomité og fylkestingskomité trer endelig ut, velges nytt medlem, selv om det er valgt varamedlem. Organet skal suppleres fra den samme gruppe som den uttredende tilhørte. Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av medlemmene i organet, skal det så langt det er mulig velges nytt medlem fra det underrepresenterte kjønn. (2006/5-10) 4. Trer lederen av et folkevalgt organ endelig ut av organet, skal det velges ny leder. (131) 5. (132) Erantallet varamedlemmer eller en gruppes varamedlemmer til formannskapet, fylkesutvalget eller et annet folkevalgt organ valgt av kommunestyret eller fylkestinget blitt utilstrekkelig, kan kommunestyret eller fylkestinget selv velge ett eller flere faste eller midlertidige varamedlemmer. Suppleringsvalg skal skje fra den gruppen som har et utilstrekkelig antall varamedlemmer. (134) (2006/5-11) Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av varamedlemmene til organet eller gruppens varamedlemmer, skal det sålangt det er mulig velges nytt varamedlem fra det underrepresenterte kjønn. (135) Myndigheten til å foreta suppleringsvalg til andre organer enn formannskapet eller fylkesutvalget kan delegeres til formannskapet eller fylkesutvalget. (136) 6. Ved suppleringsvalg etter nr. 3og nr. 5kan vedkommende gruppe selv utpeke den som skal rykke inn påden ledige plassen. Gruppen underretter deretter kommunestyret eller fylkestinget, som velger vedkommende dersom de lovbestemte vilkår er oppfylt. Tilsvarende gjelder ved suppleringsvalg ihenhold til nr. 5siste punktum. (2006/5-12) Note (121) Ved Jan Fridthjof Bernt. Denne regelen gjelder ialle situasjoner hvor et medlem ikke møter, eller ikke kan fungere, uavhengig av årsak. Varamedlem skal innkalles også hvor et fravær ikke skyldes lovlig forfall, eller hvor det er nødvendig at vedkommende fratrer under behandlingen av en enkelt sak pga. inhabilitet. Note (122) Ved Jan Fridthjof Bernt. Bestemmelsen gjelder alle folkevalgte organer, også kommunestyre og fylkesting. Note (123) Ved Jan Fridthjof Bernt. Kravet om at nummerordenen skal følges, gjelder i alle situasjoner hvor dette er praktisk mulig. Det er således ikke adgang til å springe over medlemmer på varamedlemslisten av politiske grunner, fordi vedkommende har meldt seg ut av partigruppen, fordi annet medlem har særlig god greie påaktuelle saker, eller fordi det er mindre byrdefullt for et annet medlem å møte. http://abo.rettsdata.no/propub/docview/0902/051832/05183202?docsearchcontext=&... 25.09.2008
Kapittel2.De kommunale ogfylkeskommunale organer. Page2of 3 Note 2006/5-8 Bestemmelsen er endret slik at kravet om at varamedlemmer innkalles fra gruppen der det er forfall gjelder for alle valg både forholdstallvalg og avtalevalg. Note 2006/5-9 Formannskap og fylkesutvalg er fjernet fra bestemmelsen som en konsekvens av endringen i 16 tredje ledd, se note 10. Note 2006/5-8 Bestemmelsen er endret slik at kravet om at varamedlemmer innkalles fra gruppen der det er forfall gjelder for alle valg både forholdstallvalg og avtalevalg. Note (126) Ved Jan Fridthjof Bernt. Siste punktum tilføyd ved lov 16. april 1999 nr. 18. Man har sett eksempler på at man har omgått reglene om kjønnsmessig balanse påen enkelte listes representasjon ved å nominere kandidater som forutsettes å søke seg fritatt etter valget, for så å bli erstattet med representanter for det andre kjønn. Jf. Overå/Bernt s. 120. Note 2006/5-10 Bestemmelsen er endret slik at formannskap og fylkesutvalg er tatt ut. Dermed måledige plasser idisse organene fylles ved supplering og ikke ved at varamedlemmene trer inn, som tidligere var ordningen. Videre er bestemmelsen endret slik at varamedlemmer som trer inn for representanter ikommunestyret og fylkestinget, også trer inn i komiteene representanten satt i, jf. 10 femte ledd og 16 annet ledd. Note (131) Ved Jan Fridthjof Bernt. Ved forfall er det nestleder som fungerer som leder. Hvor lederen trer endelig ut som medlem av organet, skal det derimot foretas nyvalg. Den samme regelen må gjelde også når leder blir fritatt for ledervervet, men uten å tre ut av organet. Note (132) Ved Jan Fridthjof Bernt. Nr. 5ble tilføyd ved lov 10. jan. 1997 nr. 8. Nåværende tredje punktum ble skutt inn iteksten ved lov nr. 16. april 1999 nr. 18. Note (134) Ved Jan Fridthjof Bernt. Ved flertallsvalg skjer derimot suppleringsvalget på fritt grunnlag. Note 2006/5-11 Bestemmelsen er endret slik at regelen også gjelder for avtalevalg. Note 2006/5-10 Bestemmelsen er endret slik at formannskap og fylkesutvalg er tatt ut. Dermed måledige plasser idisse organene fylles ved supplering og ikke ved at varamedlemmene trer inn, som tidligere var ordningen. Videre er bestemmelsen endret slik at varamedlemmer som trer inn for representanter ikommunestyret og fylkestinget, også trer inn i komiteene representanten satt i, jf. 10 femte ledd og 16 annet ledd. Note (135) Ved Jan Fridthjof Bernt. Tredje punktum tilføyd ved lov 10 jan. 1999 nr. 18 som et ledd i forsøket pååeffektivisere lovens regler om kjønnsmessig balanse i de folkevalgte organene. Jf. 37 nr. 4, hvor det fremgår at kravet om kjønnsmessig balanse gjelder også for varamedlemslisten. Note (136) Ved Jan Fridthjof Bernt. http://abo.rettsdata.no/propub/docview/0902/051832/05183202?docsearchcontext=&... 25.09.2008
Kapittel2.De kommunale ogfylkeskommunale organer. Page3of 3 Bestemmelsen må leses antitetisk. Andre organer enn formannskap eller fylkesutvalg kan ikke tildeles slik kompetanse. Note 2006/5-12 Bestemmelsen er ny, og gir regler om gjennomføringen av suppleringsvalg, tilsvarende de som gjelder for suppleringsvalg til kommunestyret og fylkestinget i valgperioden når det ikke er flere kandidater igjen på den opprinnelige listen, jf. valgloven 14-2 tredje ledd. Regelen samsvarer med det som har vært praksis ikommunene, jf. Ot.prp. nr. 96 (2005-2006) s. 66. http://abo.rettsdata.no/propub/docview/0902/051832/05183202?docsearchcontext=&... 25.09.2008