OVERHALLA KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Fredag 20.09.2013 Møtetid: Kl. 09.00 Møtested: Kommunestyresalen, Overhalla rådhus De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. SAKLISTE 015/13 Referatsaker 016/13 Rådmannen orienterer 017/13 Revisor orienterer U.off./Fvl. 13 018/13 Forvaltningsrevisjon innspill til problemstillinger m.v 019/13 Prosjektplan Selskapskontroll Namas AS 020/13 Budsjett 2014 for kontroll og tilsyn Overhalla kommune 021/13 Arbeidet fremover m.v. Steinkjer 13.09.2013 Ann Gregersen/s/ Leder Einar Sandlund Kontrollsekretær Telefon 741 11 477/ 938 97 555 e-post: einar.sandlund @komsek.no
SAK 015/13 REFERATSAKER Kontrollutvalget 200913 Einar Sandlund 015/13 428-1744-5.3 Kontrollutvalget tar de fremlagte referatsaker til orientering. Referater - vedlagt Nr. Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 Helsetilsynet Rapport fra tilsyn kvalifiseringsprogram NAV 2 Overhalla kommune Svar på revisjonsnotat årsregnsakp 2012 3 KomSek Trøndelag IKS Notat fra kontaktmøte KomRev 25.04.13 u.off/fvl 13 4 KRD Mandat for offentlig utredning ny kommunelov 5 Overhalla kommune Kst.vedtak - skatteoppkreverfunksjoen 2012 6 KomSek Trøndelag IKS Notat fra kontaktmøte KomRev 25.04.13 u.off/fvl 13 7 Overhalla kommune Kst.vedtak gj.gang rapport saker 2. halvår 2012 8 Overhalla kommune Kst.vedtak årsberetning 2012 9 Overhalla kommune Kst.vedtak årsregnskap 2012 SAK 016/13 RÅDMANNEN ORIENTERER Kontrollutvalget 200913 Einar Sandlund 016/13 428-1744-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering.
Rådmannen, eller de han bemyndiger, er invitert til å orientere kontrollutvalget om aktuelle saker. SAK 017/13 REVISOR ORIENTERER - U.off/Fvl. 13 Kontrollutvalget 200913 Einar Sandlund 017/13 428-1744-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Brev fra KomRev Trøndelag IKS, datert 13.08.13 Vurdering av oppdragsansvarlig revisor sin uavhengighet i forhold til Fosnes kommune. Møtet er lukket under revisors orientering, jfr. Fvl. 13 og Kl. 31 nr. 2 Kontrollutvalget skal påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, samt påse at det føres kontroll med den økonomiske forvaltningen slik at den foregår i samsvar med gjeldene bestemmelser og vedtak. Revisjonen vil i møte orientere om sitt revisjonsarbeid og revisjonsstrategi for 2013. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget, jfr. revisjonsforskriftens 15. SAK 018/13 FORVALTNINGSREVISJON INNSPILL TIL PROBLEMSTILLINGER M.V Kontrollutvalget 200913 Einar Sandlund 018/13 428-1744-5.3 1. Kontrollutvalget slutter seg til de fremlagte tema og problemstillinger med følgende endringer: -
- 2. Revisjonen bes utarbeide prosjektplan i henhold til dette. Notat fra revisjonen datert 10.07.13 U.off /Fvl. 13 Vedtatt plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 Vedtatt plan for forvaltningsrevisjonen sier at oppvekst er tema for neste forvaltningsrevisjonsprosjekt. Det sies videre at det skal sees på samhandling mellom barnehage, skole og helsetjeneste. Det pekes også på tiltak og oppfølging i barnevernet. Revisjonen ønsker en nærmere avklaring og -avgrensing av tema og problemstillinger fra kontrollutvalget, og har utarbeidet vedlagte notat som grunnlag for diskusjon. Vurdering Saksbehandler viser til begrepet oppvekst er omfattende og komplekst. Samhandlingen mellom helsetjeneste, barnehage og skole er viktig for at relevante tiltak blir iverksatt for de som trenger det. Tjenester innenfor de nevnte tjenester leveres av kommunen. Imidlertid er andre aktører som PPT, BUP og spesielt barnevern ofte sentrale samarbeidspartnere. Saksbehandler viser til at barnevernstjenesten leveres av Midtre Namdal Samkommune(MNS) og tjenesten det siste året har vært gjenstand for en omfattende gjennomgang av fylkesmannen m.v. For Overhalla kommune sin del vil således tema for en evt. forvaltningsrevisjon være om kommunen får de tjenester som MNS skal levere. Forvaltningsrevisjon av selve tjenesten er det kontrollutvalget i MNS som må ta stilling til. SAK 019/13 PROSJEKTPLAN SELSKAPSKONTROLL NAMAS VEKST AS Kontrollutvalget 200913 Einar Sandlund 019/13 413-1744-5.3 Kontrollutvalget godkjenner prosjektplan datert 05.09.13 for selskapskontroll av Namas Vekst AS. Prosjektplan datert 05.09.13 for selskapskontroll Namas Vekst AS Kommunestyret behandlet plan for selskapskontroll i sak 114/12 den 18.12.12. Her ble følgende selskap satt opp for selskapskontroll:
1. Namas Vekst AS 2. Rian Galleri BA 3. Namdal Bomvegselskap AS Jfr. prosjektplanen vil selskapskontrollen ha fokus på utøvelsen av kommunens eierskap i Namas Vekst AS er i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, samt etablerte normer for god eierstyring. Dvs. den obligatoriske eierskapskontrollen. Hvis kontrollutvalget ønsker en dypere kontroll(forvaltningsrevisjon) må det formuleres tema/problemstillinger de ønsker belyst. Dette er frivillig, men vil i så fall ta ressurser fra kommunens øvrige forvaltningsrevisjon. Vurdering Saksbehandler viser til at kommunens samlede ressurser til både selskapskontroll og forvaltningsrevisjon er begrensede og anbefaler kontrollutvalget å vedta prosjektplanen slik den er avgitt. SAK 020/13 BUDSJETT 2014 FOR KONTROLL OG TILSYN I OVERHALLA KOMMUNE Kontrollutvalget 200913 Einar Sandlund 020/13 413-1744-5.3 Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2014 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Overhalla kommune, med en total ramme på kr. 781 000. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. 1. Forslag til detaljbudsjett 2014 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Overhalla kommune. 2. Vedtatt budsjett 2014 og økonomiplan 2014 2017 for KomSek Trøndelag IKS. 3. Vedtatt budsjett 2014 og økonomiplan 2014 2017 for KomRev Trøndelag IKS. Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 2. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner.
3. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den 07. mai 2013. Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar og oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder: 1) Kontrollutvalgets egne aktiviteter, 2) Kjøp av sekretariatstjenester og 3) Kjøp av revisjonstjenester. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i utvalgets samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader til kontroll og tilsyn skal føres på funksjon 110 i regnskapet. Budsjett og økonomiplan Budsjett Forslag Anslag * 2014 2017 2013 2014 2015 2016 2017 Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv. 63 700 67 000 67 000 67 000 67 000 Kjøp av sekretariatstjenester 139 000 144000 144000 144000 144000 Kjøp av revisjonstjenester 539 000 570000 570000 570000 570000 Total ramme kontrollutvalget 741 700 781 000 781 000 781 000 781 000 * Under forutsetning om en kostnadsvekst på 3,0 % i 2013 er alle tall i 2013-kr. De vesentligste budsjettpostene er kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. Dernest kommer godtgjørelser mv. i forbindelse med møteavvikling og godtgjørelser samt faglig oppdatering for kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer.satsene for godtgjøring til folkevalgte fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2014 som for tidligere år (6 møter). For de øvrige utgifter er det lagt til grunn en forutsetning om en gjennomsnittlig kostnads-økning på 3,0 %.Kontrollutvalgets sekretariat, KomSek Trøndelag IKS (KomSek) utgjør kontrollutvalgets operative ledd. KomSek har ansvar for saksutredning og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Representantskapet i KomSek vedtok den 07. mai 2013 budsjett 2014 og økonomiplan 2014 2017. KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er kommunens revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er oppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jfr. utredningen i forkant av selskapets stiftelse, og prospektet for selskapet som kommunen sluttet seg til). Representantskapet i KomRev vedtok den 07. mai 2013 budsjett 2014 og økonomiplan 2014 2017. Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme (jfr. forslag til detaljbudsjett 2014) etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt vedtatt av kommunestyret.
Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettssikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestillerrollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingene til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. Saken legges frem for kontrollutvalget til prinsipiell diskusjon knyttet til utvalgets prioriteringer for kommende år, samt en anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontroll- og tilsynsarbeidet. SAK 021/13 ARBEIDET FREMOVER M.V. Kontrollutvalget 140613 Einar Sandlund 014/13 428-1744-5.3 Kontrollutvalget 140613 Einar Sandlund 021/13 428-1744-5.3 Saken legges frem forslag til vedtak. Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kommunelovens kap. 12 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Håndbok for kontrollutvalg Kontrollutvalget har ytret ønske om å ha et arbeidsmøte hvor en gjennomgår aktuelle lovbestemmelser, arbeidsformer og andre praktiske utfordringer i sitt arbeid. Kontrollutvalget behandlet teamet i sak 014/13 uten nærmere konklusjon og fattet vedtak om å behandle saken i neste møte. Vurdering Saksbehandler ser det som naturlig ut fra ovenstående at dette settes om en egen sak uten nærmere forslag til vedtak. Jfr. vedtaket i sak 014/13 legges saken frem for behandling.