ROGALAND FYLKESKOMMUNE Mediestrategi: Rogaland fylkeskommune driver aktiv informasjonsformidling. MEDIEVEILEDNING
Mediestrategi Rogaland fylkeskommune driver aktiv informasjonsformidling mot media. Målet er at media skal bidra til å gi innbyggerne i Rogaland et korrekt bilde av fylkeskommunes virksomhet.
Når media tar kontakt HVEM KAN UTTALE SEG! Si fra når du har uttalt deg Alle som har uttalt seg i en sak/fått henvendelser fra media, skal rapportere dette til sin overordnede og informasjonssavdelingen.!politiske vurderinger gis kun av politikere. Folkevalgte Fylkesordføreren er den fremste folkevalgte og kan uttale seg om alle saker. De folkevalgte organer avgjør selv hvordan de fordeler oppgaven med å uttale seg om fylkeskommunale saker. Forespørsler om saker av politisk karakter skal derfor vises til det politiske nivået. Politiske vurderinger gis kun av politikere. Administrasjon Administrasjonen uttaler seg i saker som ligger innenfor det myndighetsområde som er delegert fra folkevalgte til administrasjonen. Vurderinger av faglig art og svar på spørsmål av prinsipiell karakter skal gis av lederen for vedkommende virksomhetsområde: av fylkesdirektør, fylkesinformasjonssjef, seksjonsleder eller av rektor/virksomhetsleder. Vurderinger av saker som berører flere virksomhetsområder, henvises til fylkesrådmannen. Saksbehandler kan gi informasjon om vedtak, faktiske saksforhold osv. 3
NÅR JOURNALISTEN RINGER Gode råd når journalisten ringer: Hvem spør - sjekk navnet på journalisten. Notér ned navn og telefonnummer. Hvem jobber journalisten for? Hvilken sammenheng skal saken inn i? I hvilken sammenheng skal dine uttalelser nyttes. I hvilket medium skal saken publiseres?! Vær ærlig, dersom du ikke kan svare, si hvorfor. Hvis du er usikker om du skal uttale deg, ta kontakt med lederen din eller informasjonsavdelingen. Tilgjengelighet og service Rogaland fylkeskommune skal være en åpen og tilgjengelig organisasjon. Alle representanter for media som henvender seg til oss skal bli møtt med en positiv holdning. Samarbeid med media må bygge på gjensidig respekt for hverandres rolle i samfunnet. Du kan be om: Tid til å hente inn opplysninger og konferere med andre i fylkeskommunen, for eksempel be journalisten ringe litt senere. Tid til å vurdere om du vil svare, fordi saken er under arbeid og det derfor ikke er sikkert om det er noe avklart budskap å gå ut med. At de henvender seg til andre, dersom det er rette vedkommende - hjelp gjerne med å oppnå forbindelse. Når du svarer: Svar på det du kan svare på, det som ligger innenfor ditt ansvarsområde. Unngå vanskelige tekniske termer og byråkratspråk. Svar konkret, fullstendig og avsluttet. Formuler et kort hovedbudskap. Kom med konklusjonene først, utdypende forklaringer etterpå. Bestem deg for det du vil si, og si det. Si klart fra dersom du ikke forstår spørsmålet, unngå krangling med intervjueren Si ikke noe off the record, ikke gi fortrolige opplysninger og kommenter aldri enkeltpersoner. Vær lojal mot vedtak som er fattet. Unngå rom for tolkninger. 4
Dine rettigheter som intervjuobjekt: Det er ditt valg om du vil stille opp i et intervju. Avklar sammenheng og problemstillinger. Ikke start intervjuet før du er klar. Gjør avtale med journalisten: Tema, vinkling, eventuelt lese intervjuet eller høre/se båndet. Sjekk om du er riktig gjengitt eller om journalisten har misforstått noe. Brytes avtalen, kan du bryte intervjuet.! Kjenn deg selv: Som ansatt uttaler du deg på vegne av Rogaland fylkeskommune. Skill mellom jobb og privatliv. 5
Når vi tar kontakt med media En aktiv mediepolitikk innebærer at vi selv tar kontakt med media når vi ønsker omtale av fylkeskommunale saker som har betydning for befolkningen. Offentlige organisasjoner har informasjonsplikt og media forventer høy grad av profesjonalitet og kjennskap til journalistiske metoder og vektøy. Informasjonsavdelingen skal legge til rette for at all kontakt mellom fylkeskommunen og media er i henhold til gjeldene kommunikasjonsstrategi. Ta derfor kontakt med informasjonsavdelingen før en iverksetter informasjonstiltak. Informasjonstiltak mot media skal til faglig vurdering av informasjonsavdelingen. MEDIEKANALENE Tradisjonelle medier TV, radio og trykte medier regnes for å være tradisjonelle mediekanaler. Felles for tradisjonelle medier er at de kommuniserer til et bredt publikum. Muligheten for tilbakemelding fra publikum er begrenset. Redaksjonsarbeidet er i stor grad preget av de respektive journalistiske verktøy og fastsatte tidsfrister og sendeplaner. Nye medier Nye mediekanaler er en beskrivelse av former for elektronisk kommunikasjon muliggjort av datateknologi som bruker internett som kommunikasjonskanal mellom avsender og publikum. Eksempler på nye medier: nettaviser, diskusjonsfora, blogg* og podkast*. Kanalene bygger på internetteknologi og kjennetegnes ved at de prioriterer individet fremfor massen og åpner for dialog med publikum. Nye medier har ikke deadlines. 6
*BLOGG er en oppdatert internettside hvor én eller flere forfattere ytrer synspunkter. Innleggende oppdateres i omvendt kronologisk rekkefølge, og det nyeste innlegget legges automatisk øverst på siden. *PODKASTING er en måte å publisere lydeller videoopptak på internett som kan abonneres på. Podkasting (eng. podcasting) er en sammenslåing av ordene ipod og kringkasting (broadcasting). Rogaland fylkeskommune forholder seg primært til tradisjonelle medier. Utviklingen i medieindustrien går mot konvergens mellom tradisjonelle og nye medier (f.eks. Mediehuset Stavanger Aftenblad). Redaksjonell omtale i papiraviser kan derfor ende i omtale i nettaviser, bli tema i bloggsfæren og debattert i nettbaserte diskusjonsfora. Rogaland fylkeskommune har et begrenset engasjement i forhold til nye medier fordi disse i liten grad er under redaksjonell kontroll og fordi det er større fare for usaklig kommunikasjon. I situasjoner der fylkeskommunal aktivitet er tema i disse fora skal informasjonsavdelingen kontaktes. KILDE: Wikipedia 7
MEDIAS NYHETSKRITERIER Det er trykkefrihet og ytringsfrihet i Norge. Media har full rett til å bringe all informasjon, forutsett at den er korrekt, ikke krenker enkeltindivider eller er injurierende. Rogaland fylkeskommune skal praktisere meroffentlighet, og publikum og media skal sikres innsynsrett og enkel tilgang til saksdokumenter. Media er opptatt av det uvanlige og søker ofte en samfunnskritisk vinkling. Media fokuserer gjerne på enkeltindivider og spiller på følelser. En sak må oppfylle visse kriterier for å kunne karakteriseres som nyhet. Det er nyttig å kjenne nyhetskriteriene når vi ønsker å fange medias oppmerksomhet. Nyhetskriteriene VIKTIGHET får saken store følger? Er den betydningsfull for mange? NÆRHET hører saken hjemme i mediets nedslagsfelt - geografisk/følelsesmessig/ profilmessig? RELEVANS er saken en nyhet, noe som nettopp har skjedd, eller som ikke er kjent fra før? DRAMATIKK er det snakk om voldsomme eller brå hendelser? KONFLIKT for media er uenighet mye mer spennende enn enighet. KURIOSITET betydningsløse saker kan få gode oppslag bare de er uvanlige nok. AKTUALITET er saken på dagsorden, kan den knyttes til en debatt som pågår? POSITIVITET en gladmelding om noe nytt, uvanlig, til glede for mange? Stort sett er media mer interessert i konflikter enn i "myknytt". For å få media til å tenne på våre gode nyheter, bør vi vinkle stoffet mot flere av kriteriene ovenfor. 8
PRESSEMELDINGEN TITTEL MED SNERT! FYLDIG INGRESS BRØDTEKST Pressemelding Pressemeldinger brukes i løpende informasjon om aktuelle saker. De er særlig viktige i saker av spesiell eller sensitiv karakter der det er viktig å gi korrekt informasjon. En pressemelding skal utarbeides i samarbeid med informasjonsavdelingen etter følgende prinsipper: Benytt journalistiske virkemidler, ikke form pressemeldingen som en kunngjøring. Pass på rettskrivningen - spesielt i navn og titler.!kom media i forkjøpet. Vær premissleverandør! Skriv kort og presist - bør begrenses til en A4-side. Gå rett på sak. Utfyllende stoff blir vedlegg. Husk en god overskrift! Det er den som vekker appetitten. Legg ved relevant bilde eller illustrasjon. Pressemeldingen skal gi svar på: HVEM - HVA - HVOR - NÅR - HVORDAN og eventuelt HVORFOR Pressemeldingen distribueres av informasjonsavdelingen. Følg gjerne opp pressemeldingen med en telefon til vaktsjef. Regn ikke med at ditt forslag til tittel blir brukt, og vær klar over at avisen står fritt til å lage egne overskrifter og ingresser. Det er utarbeidet egen mal for pressemeldinger i Rogaland fylkeskommune. Alle pressemeldinger fra fylkeskommunen skal skrives i henhold til malen. Mal for pressemelding. 9
Pressekonferanse Pressekonferanser benyttes kun i akutte eller store saker. Målet med pressekonferansen er å samordne informasjonsarbeidet på en rasjonell måte, og det er ønskelig å gi media anledning til intervju og kommentarer fra flere. Det skal alltid være en informasjonsansvarlig tilstede under pressekonferanser. Vedkommende har ansvar for blant annet: Lede pressekonferansen Sørge for at det er nok stoff og ressurspersoner tilstede Organisere pressemappe til journalistene Organisere deltakerliste Koordinere evt. matservering Pressekonferanser er ressurskrevende. Ta kontakt med informasjonsavdelingen når du har planer om å arrangere en pressekonferanse. Tilsvar til presseoppslag Rogaland fylkeskommune skal følge en saklig og korrekt linje når det gjelder korrigering av feilinformasjon i media. Ved spørsmål innenfor administrasjonens virkeområde skal tilsvar gis av fylkesrådmannen, fylkesdirektør, fylkesinformasjonssjef eller rektor/virksomhetsleder. Kriseinformasjon Det er egne retningslinjer og rutiner for kriseinformasjon. Hovedpoengene ved kriseinformasjon er: Hurtighet Samordnet, konsistent informasjon Tydelig avklaring av hvem som uttaler seg om hva: sentralisering av informasjon 10
Informasjonsavdelingen står til tjeneste med kommunikasjonsfaglige råd og vink. Kontakt oss!
ROGALAND FYLKESKOMMUNE Arkitekt Eckhoffsgate 1 Postboks 130, 4001 Stavanger Telefon 51 51 66 00 Utgiver: Informasjonsavdelingen Januar 2009