Møtedeltakere: Møtereferat HOVEDSTYREMØTE NR 10 2016 Idrettsbygget Gløshaugen, 30.03.2016, kl. 17:15-19:15 Emilie Zakariassen Leder Tilstede Thomas Maudal Gilje Nestleder Tilstede Mathias Moe Kasserer Tilstede Vilde Elisabeth Qvale Økonomiansvarlig Tilstede Martine Aasen Strande Styremedlem Tilstede Gard Ytterdal Smoge Styremedlem Tilstede Trond Jørgen Opheim Styremedlem Tilstede Kristian Fredriksen Styremedlem Tilstede Vilde Dalen Aas Varamedlem Tilstede Katrine Lind Hegg Varamedlem Tilstede Styresaker: Sak 1: Godkjenning av referat (5 min) Innstilling: Vedtak Se utsendt referat fra HSM 08 og 09. Vedtak: Referat fra HSM 08 og 09 godkjennes. Referat: Godkjenner HSM 08 og 09 ved akklamasjon. Sak 2: Ukentlig oppdatering(10 min) Emilie: møte med sit, skrevet ferdig referatet fra generalforsamlingen, intervjuet av fredrikstad blad og under dusken Thomas: mye småting og mail Mathias: regnskapet Vilde Q: jobbet med å sette seg inn i rollen Gard: målene i gip er fikset, befaring med UKA og NTNU-drift, jobber med ny plan for Dødens Dal Trond Jørgen: kalt inn til HSK-møte Martine: Gudenes natteliv Kristian: hjulpet Martine med Gudens natteliv, jobber med nettsida Vilde A: lest korrektur på KA, kalt inn til HSK-møte Katrine: lest korrektur på KA, skrevet ferdig referat fra forrige møte, kalt inn til HSK-møte Sak 3: Valg av klesleverandør (30 min) Innstilling: Vedtak 1
Gamle HS jobbet med å finne en ny klesleverandør til NTNUI og har sjekket rundt om med flere ulike leverandører og merker. Legger også ved de tre ulike kontraktene vi har fått, fra Scandisport, Norcontact, Noname og Smartprofil. Kan utenom det skrive litt om de ulike leverandørene. Scandisport/ Macron: Kan tilby en del ulike idretter, er dog en veldig avansert avtale som minner veldig om en sponsorkontrakt. De har satt at de står fritt til å justere prisene uten forvarsel. Kan lage nettbutikkløsning til NTNUI. Kan sende fra både Italia (min ordre 16-90 dager leveringstid) og Kina (min ordre 1000-90 dager leveringstid) kontrakt fra 2016-2022. Har sportsmedisinsk Smartprofil: Enkel samarbeidsavtale, eneste som jeg ser på som en nødvendighet å få inn er et punkt om prisjustering, at den eksempelvis følger konsumprisindeksen. Her kan vi både bestille craft (6uker leveringstid-min ordre 10) og hummel (3-4mnd leveringstid- min ordre 500). Smartprofil har lager på Sandmoen og kan lagre ting for oss der. De kan også tilby billigere merker som "clique" som har type hettegensere og annet rekvistia. Har eget trykkeri og kan tilby ettertrykk, og nettbutikkløsning. 3 år avtale, med 3mnd gjensidig oppsigelse. Har sportsmedisinsk Nor- Contact: Tilbyr hummel til samme leveringstid og leveringspunkt som smartprofil. Litt mer avansert kontrakt enn smart-profil, men mindre avansert enn macron/scandisport. Dersom Nor-contact går konkurs er avtalen fortsatt bindende. Får 30 000 i førstehjelpsutstyr/ hummelprdukter i året. Kan tilby nettbutikk. Justerer priser etter konsumprisindeksen. Noname: Gard har vært i kontakt med Noname, og vi har fått tilsendt en kontrakt, men det har pr. dags dato ikke vært noen møter. Nomane ønsker mye promotering og ønsker en sponsoravtale fra vår side uten at vi får spons tilbake. Ønsker at alle i NTNUI skal bruke Noname. 4 års avtale. Justeringer på design kan selvfølgelig gjøres! Vi må bestemme oss for hvilken leverandør vi ønsker å gå for. Referat: Gjennomgang av sak, med kontrakter, design, priser osv. Lengden på avtalen og fleksibilitet, ses på som viktige punkter. NTNUI skal kjøpe en tjeneste, ikke sponses og mener da det ikke kan stilles for mye promoteringskrav til klubben. Macron veldig bindene, gir mindre frihet til gruppene og deres sponsorarbeid. Gamle HS og KK anbefaler Smartprofil. Smartprofil har en enkel avtale, som er let å følge opp. Vet lite om NoName, men det vi vet er at de krever mye profilering. Vedtak: For Macron: 0, for NoName: 0, for Nor-Contact: 0, for smartprofil: 8 Enstemmig vedtak for smartprofil Venter med avgjørelsen angående hvilket klesmerke vi skal gå for. (craft/hummel) Sak 4: HSK- grupper (10 min) Innstilling: Diskusjon Forslag fra forrige møte var: - Kartlegge behov, utnytte til vår fordel, - Presentasjon av egen gruppe, utfordringer, hva de er flinke til - Møtemat - Bryte isen med noe gøy - HS presentere hva vi gjør og hva vi kan tilby Thomas har lagd et forslag til mail å sende ut. Har dere innkalt? 2
Referat: Gruppeledere skal møte. De fleste HSK-kontakter har innkalt, resten skal ha kalt inn i løpet av uka. Sak 5: Halvtårsmedlemsskap (15 min) Saksfremlegger: Mathias og Emilie Innstilling: Diskusjon På ordinær generalforsamling ble det vedtatt at det skulle bli en søkeordning om refusjon på deler av heltårsmedlemsskap. Hvilken pris må vi ta for dette? Vi må også sette ned noen kriterier og retningslinjer. Referat: Skal være billigere å kjøpe halvårsmedlemskap ntnui + sit enn bare å kjøpe NTNUImedlemsskap. Skal kun få refusjon om det er helsemessige, studiemessige eller lignende årsaker. Vilde Q, Thomas og Mathias skal sette seg ned å bestemme pris, retningslinjer og prøveperiode. Sak 6: Gudenes Natteliv (15 min) Saksfremlegger: Martine og diskusjon Hva skal gjøres i forkant av fredagens arrangement, og hva skal gjøres på dagen? Hvor mange kan møte opp for å hjelpe til? Er det noe som mangler? Referat: Går bra nå, har vært mye i påsken. Vært litt fram og tilbake med samfundet, fotogjengen er med, trenger premier (luer, bøker?) til lekene. Alle i HS bidrar på pynting og rydding av samfundet. Sak 7: Ekstraordinær generalforsamling (5 min) Saksfremlegger: Mathias og Katrine Ifølge lovene må innkalling og sakspapirene sendes ut 14 dager før en ekstraordinær generalforsamling. Pga at regnskapet ikke er hundre prosent enda har vi ikke hatt mulighet til å kunne ha en ekstraordinær generalforsamling i uke 13. Hvordan ligger det an med regnskapet og sakspapirene nå? Når regner vi med å være ferdige? Referat: Venter på revisor og hytta, regner med å få sendt ut sakspapirer og innkalling neste uke. Da blir det ekstraordinær generalforsamling i uke 16. Sak 8: Innføring i det økonomiske systemet (30 min) Saksfremlegger: Mathias Mathias tar en informasjonsrunde om hvordan det økonomiske fungerer i NTNUI mtp HSstøtte, ekstrabevilgninger og diverse. 3
Referat: Ble en veldig kort gjennomgang pga, mangel på tid. Det viktigste er at det er for sent for gruppene å søke ordinære midler i år da innstillingen er låst. Neste mulighet er ekstramidler, dette er 200.000 som deles ut ganske strengt. Sak 9: Innkjøp av ny koie(20 min) Saksfremlegger: Mathias, Thomas og Emilie Innstilling: Diskusjon og vedtak Koiene har i ukene før påske diskutert muligheten for å anskaffe en ny koie. Grunnen til dette er at de har oppsparte midler og folk som har lyst til å bruke tid og krefter på et større prosjekt. I tillegg mistet de i juni 2015 koia Kvernmovollen, og med økende besøkstall ønsker vi ikke at koienettets kapasitet skal reduseres. Generelt har de sett at det er koiene som er lettest tilgjengelig med kollektivtransport og med relativt kort innmarsj som er mest brukt, og de har derfor satt dette som hovedkriterie for en ny koie. I tillegg har det vært ønskelig med noe rimelig, som de heller kan restaurere på egenhånd. En gruppe fra koiestyret har derfor leitet på finn.no, sjekket lokale meglere etc. etter passende tomter/hytter. Uka før påske fant vi en hytte i nærheten av Berkåk som virket interessant. To personer fra styret dro innom fredag før påske for å sjekke ut hytta, og fikk et positivt inntrykk. Link til annonsen på finn.no er: http://m.finn.no/realestate/leisuresale/ad.html?finnkode=71208250&fks=71208250. Hvis dere er interessert kan du sjekke ut litt bilder, kart og plantegning også: https://onedrive.live.com/redir?resid=5a567f6ae0f4b99d!1241&authkey=!ahmlqkj2tm e66vu&ithint=folder%2cjpg. Hytta er enkel å komme til med buss eller tog, og det er kort innmarsj. I tillegg ligger den nært fint turterreng (Ilfjellet) og omtrent 15 km fra en annen koie, Iglbu (ca. 15 km). Koiene må gjøre endel dugnad, spesielt innvendig, men det er de innstilt på. Koiene ønsker å få tilgang til Koiefondet for å kjøpe denne. Økonomiavdeligen har ingen innvendinger annet enn at de kanskje burde vurdere å ta budet ut som et lån fra HS, eller i alle fall brorparten av det, og heller bruke fondet videre til vedlikehold, for å unngå at investeringen spiser for mye av daglig drift. De 200.000,- de satte av i 2015 var mer et avvik fra normen, og soliditeten til koiene er fortsatt litt i luften. Budet vil spise ~40% av koiefondet. Referat: Eietomt, ikke festetomt dette er bra. HS skal forholde oss til reglene angående fondet og koiene kan da ikke få penger til kjøp av koia herifra, men kan ta opp et lån fra HS. Dette er også en tryggere økonomisk løsning for koiene. HS er positive til kjøp av ny koie, men vil ikke bruke fondet til dette. Vedtak: For ny koie: 8. Mot ny koie: 0 Sak 10: Eventuelt(x min) 10.1 Jørgen fra Rumpeldunk ønsker å se på muligheten til å lage en 7 kamp konkurranse. Der hver gruppe stiller med et lag og konkurrerer i forskjellige idretter. Lurer på hva HS tenker om dette. 4
Referat: HS synes dette høres kult ut og er positive til ideen. 5